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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVO (SIGA) El Sistema Integrado de Gestin Administrativa-SIGA es un proyecto desarrollado por el Ministerio de Economa y Finanzas a travs de un convenio con el Ministerio de Salud y financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo - BID. El Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para la gestin Administrativa, en la cual se contempla todos los Procesos Tcnicos del Abastecimiento, como son la elaboracin de los Cuadros de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, los Requerimientos de Bienes y Servicios, para la afectacin presupuestal y realizar los Procesos de Seleccin si el requerimiento as lo amerite. Procesos SIGA ML

PROGRAMACIN

PEDIDOS

PROCESO DE SELECCION

ADQUISICIONES

ALMACN

Programacin: y y cuadro de necesidades. Plan anual de adquisiciones y contrataciones (PAAC).

Pedidos: y y y Registro de pedidos. autorizacin de pedidos. Requerimiento de compra.

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Autorizacin de compra. Proceso de seleccin: Menor cuanta, adjudicacin directa, licitacin/concurso publico. Contratos. Adquisiciones:

y y

y y

Cuadro de Adquisiciones. O/C, O/S. Almacn:

y y y y

Afectacin Calendario de Compromisos. Entradas y Salidas de Almacn. Atencin de pedidos. Krdex. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES (PAAC) Es una informacin que contiene el resumen de los requerimientos de bienes y servicios y obras para un periodo presupuestal (1 de enero al 31 de diciembre), la cual se sujetar al presupuesto institucional aprobado (anual). PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES El PAAC ser aprobado por una resolucin directoral. El PAAC sera publicado en el SEACE. SEACE (SISTEMA ELECTRONICO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO El Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SE@CE), es el sistema electrnico que permite el intercambio de informacin y difusin sobre las adquisiciones y contrataciones del Estado, as como la realizacin de transacciones electrnicas. Los actos realizados por medio del SE@CE que cumplan con las disposiciones jurdicas vigentes poseen la misma validez y eficacia jurdica que los actos realizados por medios manuales pudindolos sustituir para todos los efectos legales. Las adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y obras se regula por la LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO D.S. N 083-2004-PCMMODIFICADO POR LEY 28267.

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APLICACIN todas las entidades del estado REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES Para ser postor se requiere estar inscrito en el registro nacional de proveedores (RNP) y no estar sancionado o impedido para contratar. Este registro es administrado por CONSUCODE a quien mantendr el registro actualizado en su pgina web. CONSUCODE (CONSEJO SUPERIOR DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO) Es un organismo pblico descentralizado adscrito al Ministerio de Economa y Finanzas, con personalidad jurdica de derecho pblico, con autonoma tcnica, funcional, administrativa, econmica y financiera, con representacin judicial propia, sin perjuicio de la defensa del coadyuvante de la Procuradura Pblica del Ministerio de Economa y Finanzas. PROCESOS DE SELECCIN LICITACION PUBLICA - POR CONTRATACION DE OBRAS Y ADQUISICION DE BIENES, SE REALIZA POR COMPRAS A PARTIR DE S/ 1,173,000.00 EN OBRAS Y S/ 462,300.00 EN BIENES CONCURSO PUBLICO - POR CONTRATACION DE SERVICIOS DE TODA NATURALEZA, SE REALIZA A PARTIR DE S/ 207,000.00 ADJUDICACIONES DIRECTAS-ADQUSICIONES O CONTRATACIONES: OBRAS- SE REALIZA A PARTIR DE S/ 586,500 A S/ 1,172,999.00 BIENES-SE REALIZA A PARTIR DE S/ 46,230.00 A S/ 462,299.00 SERVICIOS- SE REALIZA A PARTIR DE S/ 20,700.00 A S/ 206,999.00 ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA - POR ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: OBRAS- SE REALIZA A PARTIR DE S/ 3,450.00 A 117,299.00 BIENES-SE REALIZA A PARTIR DE S/ 3,450.00 A S/ 46,299.00 SERVICIOS- SE REALIZA A PARTIR DE S/ 3,450.00 A S/ 20,699.00 NO ES DE APLICACIN ESTA LEY LAS ADQUISICIONES MENORES DE UNA UIT (S/3,600.00) ESTA PROHIBIDO EL FRACCIONAMIENTO, NO DEBE DIVIDIRSE LA ADQUISICION O CONTRATACION PARA EVITAR EL FRACCIONAMIENTO.

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EXPEDIENTE la entidad llevara un expediente de todas las actuaciones del proceso contratacin o adquisicin desde la decisin para adquirir o contratar hasta la culminacin del contrato. VALOR REFERENCIAL valor determinado mediante estudios o indagaciones del mercado, el valor referencial no puede tener una antigedad de seis meses COMIT ESPECIAL cada proceso de seleccin excepto la adjudicacin de menor cuantia sera llevado a cabo por un comit especial (organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad del proceso) hasta antes de la suscripcin del contrato. esta integrado por tres o cinco titulares, quienes tendrn suplentes. una vez que el titular hubiera sido reemplazado por el suplente ya no podr reincorporarse es designado con resolucin directoral esta conformado por: un miembro como mnimo de la dependencias usuarias de los bienes o servicios u obras requeridas un miembro de la dependencia encargada de las contrataciones y adquisiciones (logstica) un miembro tiene que tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria. COMPONENTES DEL SISTEMA SIGA

   

Subsistema de Presupuestos Subsistema de Logstica Subsistema de Finanzas Subsistema de Recursos Humanos

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SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO  Formulacin: Ingresos y Egresos de presupuestos mediante presupustales, actividades y/o proyectos de la institucin. cdigos

 Ejecucin: Centralizacin automtica de la afectacin y ejecucin presupuestal lo cual permite efectuar el seguimiento y control respectivo.  Evaluacin: Emisin de reportes de lo Ejecutado vs. Presupuestado, facilitando el anlisis para la evaluacin.

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SUBSISTEMA DE LOGISTICA

Subsistema de LOGISTICA  cada proceso de seleccin excepto la adjudicacin de menor cuantia sera llevado a cabo por un comit especial (organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad del proceso) hasta antes de la suscripcin del contrato.  esta integrado por tres o cinco titulares, quienes tendrn suplentes. Una vez que el titular hubiera sido reemplazado por el suplente ya no podr reincorporarse es designado con resolucin directoral

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 Esta conformado por: un miembro como mnimo de las dependencias usuarias de los bienes o servicios u obras requeridas. un miembro de la dependencia encargada de las contrataciones y adquisiciones (logstica). un miembro tiene que tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria. Subsistema de CONTABILIDAD      Registro en lnea y centralizado de las operaciones administrativas de la SUNASS. Conciliacin Bancaria. Generacin de los libros contables. Ajuste por inflacin. Generacin Estados Financieros. Subsistema de RECURSOS HUMANOS

       

 Generacin de mltiples planillas. Registro de informacin de trabajadores. Registro de conceptos de ingresos y descuentos por planilla. Administracin de clculos de descuentos mediante frmulas programadas por el usuario 100% flexibles. Generacin de reportes de planillas. Generacin automtica de CTS. Generacin automtica de asientos contables de planilla. Modulo de evaluacin de Personal. Generacin del Bono de Productividad del personal.

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EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA (SIGA)

I. MARCO DE REFERENCIA Es evidente el inters que muestran los pases de Amrica Latina por contar con una herramienta que apoye la gestin financiera del Estado en base a procedimientos claros, uso de tecnologa y eficiencia. Esto se traduce en esfuerzos importantes para desarrollar e implantar un sistema de administracin financiera. EL OBJETIVO: Es mejorar la Gestin de las Finanzas Pblicas, permitiendo la integracin de la informacin de los procesos de ejecucin presupuestaria, financiera y contable. Para llevar adelante esta tarea los pases no slo deben asignar recursos importantes (equipamiento, licencias, tcnicos para desarrollo de software) sino adems significa una suerte de apuesta por contar con un instrumento de utilidad prctica. Por estas consideraciones, debemos destacar la importancia de manejar 2 elementos crticos: -Cobertura del Sistema. Un reto para un Sistema de este tipo es que permita alcanzar una cobertura de operacin en el 100% de las UEs y que cada una de stas registre el 100% de las operaciones de gastos e ingresos. - Plazos razonables (cunto tiempo toma el desarrollo y la puesta en operacin del Sistema). Un plazo recomendado es 2 aos. De otra manera se pierde credibilidad con los usuarios.

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-La posibilidad de lograr estas metas tiene que ver con una serie de elementos tales Como el numero de UEs, la infraestructura de equipamiento y conectividad y tambin si cuentan con el personal entrenado en el uso del Sistema y el manejo de las normas y procedimientos vigentes.

II. NIVELES DE INTEGRACIN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA. Es posible encontrar en estos pases, 3 formas de entender el sentido de integracin de estos sistemas.

II.1 Sistema Bsico, relacionado con la Ejecucin Financiera del Presupuesto.

Bajo este enfoque, se entiende este Sistema como una herramienta muy ligada a la Gestin Financiera del Tesoro en su relacin con las denominadas Unidades Ejecutoras (UEs). En esta acepcin, el sentido de integracin est asociado al concepto de Registro nico de las operaciones de gastos e ingresos de las UEs y el envo de informacin a los rganos Rectores: Direccin de Presupuesto Pblico (DPP), Direccin de Tesoro Pblico (DTP); y Direccin de Contadura (DCP). Este registro, a nivel de las UEs, est organizado en 2 partes: Registro Administrativo de Gastos (Fases Compromiso3 .Devengado .Girado) e Ingresos (Fases Determinado y Recaudado). Registro Contable (Permite elaboracin de EEFF para la Cuenta de la Repblica).

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Este Sistema lleva implcito 3 principios: 1. Criterio de Caja establecido por el MEF (Comit de Caja) como techo de gasto de cada UE (denominados usualmente Calendarios o PPC). En otras palabras, exige que el registro de los Compromisos que realizan las UEs en el Sistema se valide con los montos de la disponibilidad de recursos y no contra el presupuesto. 2. Caja nica en su doble acepcin: la UEs operan con cuentas virtuales (sin depsitos efectivos, i.e. sin saldos) que dependen de la Cuenta Principal de Tesoro y los pagos (cheques, cartas rdenes, depsitos) requieren de la Autorizacin explicita de Tesoro. 3. Debe considerar candados para su operacin, es decir procesos crticos que aseguran la obligatoriedad de su uso por parte de las UEs, sino se convierte slo en un sistema de registro y no una herramienta de orden, gestin y control. Por un lado, si una UE no registra en el Sistema no debiera poder pagar. Por otro lado es fundamental que tesoro autorice las operaciones registradas por las UEs usuarias del Sistema, lo que supone que opere a plenitud la Cuenta nica.

II.2 Sistema con un nivel de integracin intermedio. Un siguiente nivel de integracin, se logra incorporando el Sistema Bsico anterior, 3 mdulos del Ciclo Presupuestal y eventualmente un modulo de Planillas y un Mdulo de Registro de Procesos de Seleccin (etapa anterior al compromiso). Formulacin Presupuestal. Proceso para la elaboracin de Presupuesto por parte de las UEs que termina usualmente con la aprobacin por parte del Congreso con el denominado PIA (Presupuesto Institucional de Apertura). Modificaciones Presupuestales, permite modificar o incrementar el marco mediante Crditos Suplementarios, obtenindose el PIM (Presupuesto Institucional Modificado). Asignacin Presupuestal, permite al MEF emitir los Techos de Calendario Mensual o Trimestral. Respecto al Mdulo de Planillas, tambin denominado Nomina, permite registrar los diferentes conceptos de remuneraciones y procesar los pagos de los Servidores Pblicos. Puede ser un sistema centralizado o desconcentrado, en trminos tanto de versin de software como de abono en cuenta por parte del MEF.

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En verdad este Mdulo de Planillas es parte del Sistema de Gestin de Personal, que incluye tambin el Modulo de Capital Humano, tambin conocido por Legajo o Escalafn. En relacin a un Mdulo de Procesos de Seleccin, contribuye al ordenamiento en la medida que cubre la etapa anterior al compromiso, esto es la historia del Proceso, la Buena Pro y el Contrato. II.3 Sistema al mayor nivel de integracin. En esta acepcin, se considera, adicional al nivel II.2, el desarrollo conjunto de los siguientes mdulos: Logstica (incluye la Programacin de Necesidades, el Plan de Adquisiciones, los Procesos de Seleccin, el manejo de Inventarios (krdex). Control de Patrimonio (Activos Fijos). El desarrollo de este Supersistema , al que denominaremos Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA), constituye un reto enorme, an difcil de enfrentar para una empresa de prestigio mundial especializada en desarrollo de software ERP. Emprender el desarrollo de los otros Mdulos con esta visin de integridad es una tarea muy difcil de lograr en un perodo aceptable (mximo 2 aos), ya que implica revisin de procesos as como, trabajos de diseo, desarrollo y pruebas de cada Mdulo, adems de pruebas del conjunto antes de un perodo de implementacin de por s largo y complicado. Es cierto que un Estado puede y debe aspirar a mejorar su gestin en base a tecnologa y eficiencia. El uso de software puede contribuir a ello, concretamente el contar con un conjunto de Mdulos integrados para apoyar su gestin administrativa. Pero debemos tener en cuenta que si la institucin se autoimpone la exigencia de poner en marcha todos los Mdulos slo si operan en su conjunto, los tiempos y recursos asignados pueden constituir un costo demasiado elevado, sin que los eventuales beneficios as lo justifiquen. El peligro es que todo este esfuerzo no se concrete terminando en una experiencia frustrante. Si ms bien, se observa la implementacin de un SIGA como un objetivo en el mediano plazo, lo sensato parece ser iniciar el trabajo con el desarrollo eimplementacin de un Sistema Bsico y acometer el desarrollo progresivode los otros.

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. Aqu debe destacarse la importancia de manejar el sentido del xito, de unbuen resultado, que sirve para revitalizar el esfuerzo del equipo humano a cargo del Proyecto y que lo impulsa a la consecucin de otros logros.

III. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA (SIGA) CASO PERUANO

El SIGA es un sistema que supera el mbito del SIAF, que contribuye al ordenamiento y simplificacin de los procesos de la gestin administrativa en el marco de las normas establecidas por los rganos Rectores de los Sistemas Administrativos. Este sistema se viene desarrollando e implementando por etapas. A la fecha se cuenta con una segunda versin del Mdulo de Logstica (SIGA-ML) y, del Mdulo de Control Patrimonial (SIGA-MP). Estos mdulos, integrados, permiten a la UE ejecutar los procesos de la cadena logstica que van desde la programacin del Cuadro de Necesidades y realizacin de los procesos de compras hasta la distribucin de bienes de almacn y su registro patrimonial, esto ltimo en el caso de un activo. En la actualidad, el SIGA-ML se encuentra integrado al SIAF-SP a travs de una interfase. Estos mdulos han sido implementados a partir del ao 2002 en un grupo de UEs pertenecientes a diferentes sectores (en el marco de un programa piloto), algunas de las cuales han sido desactivadas o absorbidas por otras, existiendo a la fecha 15 UEs usuarias con niveles de avance diferentes. A partir de noviembre de 2004, sin embargo, sobre la base del reconocimiento de la gestin de abastecimientos como factor crtico en los servicios de salud y, de la experiencia exitosa del Programa de Administracin de Acuerdos de Gestin (PAAG), UE bajo el mbito del Ministerio de Salud, la Alta Direccin del Sector ha diseado un plan para la mejora de sus procesos de administracin a travs del uso, a nivel nacional (158 UEs), de los mdulos de Logstica y Control Patrimonial desarrollados por el Ministerio de Economa y Finanzas. IV Lecciones Aprendidas La experiencia de implantacin del SIGA en las instituciones piloto nos ense que el proceso iba a ser mucho complejo que el SIAF ya que supone un esfuerzo, no slo en la denominada implantacin del sistema, sino en la revisin y mejora de procedimientos de trabajo. Este sistema involucra ms reas, especialmente Logstica, Almacn y Control Patrimonial que deben intervenir en forma oportuna con determinadas acciones.

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El uso del SIGA contribuye al orden pero implica disciplina y respeto por las normas que el Sistema justamente incorpora para cuidar que se respeten los procedimientos establecidos. Generalmente, los usuarios de este tipo de sistemas piden una flexibilizacin de ciertos procesos. Eventualmente esto puede determinar la perforacin del sistema, esto es, que maneje excepciones a las normas para atender casos urgentes. La etapa crtica para la puesta en marcha del Sistema es tener cargadas y actualizadas todas las Tablas (Catlogo de Bienes y Servicios, personal, almacenes, centros de costos, etc.) y, especialmente, realizar un corte, esto es sincerar los datos de los registros de stock para el nuevo sistema, en la medida que ste, justamente, controla dicho stock para tomar la decisin de realizar un proceso de seleccin de proveedores. Por otro lado, el proceso incluye tambin la migracin de informacin de los sistemas manuales o automatizados que utiliza la institucin para el control de los bienes patrimoniales. La entidad debe preparar una Base de Datos de su patrimonio, consistente con el registro contable. Luego, su migracin demanda la creacin de tablas de equivalencia de cdigos de bienes. Algunos de los puntos anteriores, sugieren la necesidad de que los mdulos del SIGA sean desarrollados de acuerdo a lo normado o lo que establezca el rgano rector. En el caso del SIAF-SP, esto fue posible en la medida que se encontraron procedimientos (a travs de Directivas) claros tanto en la DNPP, DNTP y CPN. En el caso del SIGA entendemos que es PCM el Ente rector.

Sin embargo, no se pudo encontrar procedimientos para: Catalogacin de Bienes. El uso del SIGA, requiere que se trabaje con una Tabla de Bienes y Servicios que permita un control de almacenes. Ya no es posible manejar slo los Clasificadores Presupuestales sino tambin un mayor detalle. Ante la falta de esta Tabla, el equipo SIAF ha trabajado a partir de los avances que tenan las UEs que participan como pilotos. Podemos mencionar que, como resultado de este trabajo se pudo contar con una Tabla de buena cobertura respecto a los bienes que mueven las entidades. Cabe sealar que el equipo SIAF del MEF se encuentra trabajando el Catlogo de Bienes y Servicios a un mayor nivel de desagregacin, esto es a nivel de tem.

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Documentos Fuente. Es el caso de las Ordenes de Compra y Servicios, Notas de Entradas al Almacn (NEAS) y Pedidos Comprobante de Salida (PECOSAS). Con el SIGA se pueden imprimir estos documentos. Se realizaron coordinaciones con la Contadura Pblica de la Nacin para la adecuacin y estandarizacin de estos formatos. El SIGA es un sistema que supera el mbito del SIAF. Para evitar el doble registro se ha venido trabajando con una Interfase (como otras entidades que tienen ERPs o mdulos de Abastecimientos). Ante el requerimiento de las instituciones usuarias y la demanda, se evalu la conveniencia de desarrollar un solo mdulo SIAF-SIGA. La idea es que el sistema sea modular (por parmetros para personalizar por cada institucin). En el caso de UEs pequeas, cuyas operaciones de compras y contrataciones son reducidas y presentan poca complejidad, podran operar con el SIAF que ya vienen utilizando. Para instituciones que s realizan procesos de envergadura y han pasado por una mejora y adecuacin de sus procesos s utilizaran el SIGA.

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