PR.

07

PROCEDIMIENTO:

GESTIN DE LA DOCUMENTACIN

Edicin: _

N Paginas: _

Fecha: __/__/__

DEPARTAMENTO
GERENCIA RIESGOS LABORALES CALIDAD COMPRAS ADMIN. & CONT. & RRHH LOGSTICA & PLANIFICACIN DEP. TCNICO PRODUCCIN / SERVICIO ALMACN & MANTENIMIENTO

APLICA

GERENCIA

1 Edicin
REALIZADO:

Primera edicin este documento Concepto

REVISADO: APROBADO:

__/__/__ Fecha

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GESTIN DE LA DOCUMENTACIN

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NDICE,

1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. REFERENCIAS 5. RESPONSABILIDADES 5.1. Director Calidad 5.2. Administracin 5.3. Responsables de Departamento 5.4. Responsable de informtica 6. SISTEMA OPERATIVO 6.1. Manual del SGC 6.1.1. Controles de identificacin 6.1.2. Requisitos de contenido 6.1.3. Realizacin y actualizacin de los manuales 6.2. Procedimientos de SGC 6.2.1. Controles de identificacin 6.2.2. Requisitos de contenido 6.2.3. Realizacin, revisin, y aprobacin de los manuales 6.3. Especificaciones del SGC 6.3.1. Controles de identificacin 6.3.2. Requisitos de contenido y estructura 6.3.3. Realizacin, revisin, y aprobacin de las especificaciones 6.4. Gestin de formatos / plantillas 6.4.1. Controles de identificacin 6.5. Gestin de los registros 6.5.1. Identificacin de los registros 6.5.2. Archivo y proteccin de los registros 6.6. Gestin de documentos externos 6.7. Control de la distribucin y retirada de documentos 6.7.1. Distribucin interna 6.7.2. Distribucin externa 6.8. Proteccin de datos electrnicos 6.8.1. Copias de seguridad de datos electrnicos 6.8.2. Antivirus 6.9. Gestin de otros documentos 6.9.1. Catlogos de productos 7. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO

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Procedimiento del Sistema de Gestin de la Calidad

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1. OBJETO
Definir los mtodos y criterios para gestionar la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

2. ALCANCE
El presente procedimiento afecta a todos los documentos y registros del Sistema de Gestin de la Calidad.

3. DEFINICIONES
Informacin: datos que poseen significado. Documento: informacin y su medio soporte. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Especificacin: documento que establece requisitos. Documento de origen interno: documento que ha sido creado por la empresa. Documento de origen externo: documento que no ha sido creado por la empresa pero que de forma temporal o permanente est bajo el control de la empresa. Descripcin del documento: breve descripcin que resume con brevedad la funcin o el objeto principal de un documento. Formato / plantilla: medio soporte utilizado para la introduccin de un tipo determinado de informacin.

4. REFERENCIAS

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5. RESPONSABILIDADES

5.1. Director Calidad

Asignar cdigos a manuales, procedimientos, instrucciones, y otros documentos de acuerdo a la metodologa establecida en este procedimiento. Verificar que todos los documentos realizados por la empresa cumplen los requisitos definidos en este procedimiento antes de su aprobacin final. Identificar la necesidad de actualizar la documentacin e iniciar los procesos de actualizacin. Controlar la distribucin de documentos en el seno de la empresa.

5.2. Administracin
Sellar la entrada de documentos de origen externo.

5.3. Responsables de Departamento

Revisar los procedimientos y documentos aplicables a su departamento e iniciar su actualizacin cuando sea preciso. Aprobar las instrucciones de su departamento y asegurar que stas se mantienen actualizadas. Asegurar que los componentes de su departamento controlan la distribucin de documentos a otras organizaciones o particulares.

5.4. Responsable de informtica

Realizar las copias de seguridad de los datos electrnicos y verificar la eficacia del software antivirus instalado en cada equipo de la empresa.

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6. SISTEMA OPERATIVO

6.1. Manual del SGC

El manual de Gestin de la Calidad y otros Manuales especficos creados por la empresa para la operacin de los distintos aspectos de la gestin de la empresa se elaboran siguiendo los criterios descritos en este apartado.
6.1.1. Controles de identificacin

Todos los manuales creados por la empresa, incluido el Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, se codifican siguiendo la siguiente regla:

M.XX donde XX es un nmero correlativo asignado por Calidad.

Adems del cdigo anterior en cada hoja del manual, los manuales incluyen los siguientes controles:
Una portada con el nombre o logotipo de la empresa, la referencia de la edicin,

fecha de la edicin, nmero de pginas que componen el manual, y firma del responsable (dicha firma implica la aprobacin de todo el documento completo).
ndice del contenido, estableciendo los apartados o captulos. Logotipo o nombre de la empresa en todas las pginas. Todas las pginas numeradas y totalizadas sin incluir anexos. Todas las pginas indican el nivel de edicin al que corresponden. 6.1.2. Requisitos de contenido

El contenido de los manuales creados por la empresa se ajusta en cada caso a los requisitos exigidos por las normas de referencia y al criterio de los responsables de su aprobacin.
6.1.3. Realizacin y actualizacin de los manuales

El proceso de realizacin y posterior revisin de los manuales para actualizarlos se realiza segn se detalla en el siguiente diagrama de bloques.

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RESPONSABLE DE REALIZAR LA ETAPA

ETAPAS

CONTROLES

La propuesta la puede realizar cualquier miembro de la empresa

SE REQUIERE PREPARAR UN NUEVO MANUAL

SE REQUIERE ACTUALIZAR UN MANUAL

Calidad o el responsable del rea tratada en el manual.

REDACCIN

El archivo digital se identifica como borrador tanto en el nombre del archivo como en la primera pgina del documento. Si hay cambios propuestos, stos se marcan en rojo u otro color visible indicando al final la fecha y persona.

Gerente

REVISIN DE LA REDACCIN

No

Todo correcto?

Gerente
APROBACIN DEL MANUAL

Calidad actualiza el documento aprobado y registra las modificaciones efectuadas.

6.2. Procedimientos de SGC

6.2.1. Controles de identificacin

Todos los procedimientos del sistema de Gestin de la Calidad se codifican siguiendo la siguiente regla:

PR.XX donde XX es un nmero correlativo asignado por Calidad.

Esta codificacin se aplica con independencia del objeto y naturaleza del procedimiento, es decir, la empresa agrupa procedimientos de mantenimiento, calidad, produccin, riesgos laborales, medio ambiente etc siguiendo esta pauta y su numeracin no tiene otro significado.
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Los controles mnimos de identificacin que portan todos los procedimientos son los siguientes:
Una portada con el nombre o logotipo de la empresa, la referencia de la edicin,

fecha de la edicin, nmero de pginas que componen el procedimiento, y firma del responsable de su aprobacin (dicha firma implica la aprobacin de todo el documento completo).
ndice del contenido, estableciendo los apartados o captulos. Logotipo o nombre de la empresa en todas las pginas. Todas las pginas numeradas y totalizadas sin incluir anexos. Todas las pginas indican el nivel de edicin y fecha al que corresponden. 6.2.2. Requisitos de contenido

El contenido de los procedimientos creados por la empresa se ajusta en cada caso a los requisitos exigidos por las normas de referencia que le son aplicables y al criterio de los responsables de su aprobacin.
6.2.3. Realizacin, revisin, y aprobacin de los manuales

El proceso de realizacin, revisin y aprobacin de los manuales se realiza segn se detalla en el siguiente diagrama de bloques.

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RESPONSABLE DE REALIZAR LA ETAPA

SE REQUIERE PREPARAR UN NUEVO PROCEDIMIENTO

ETAPAS

CONTROLES

La propuesta la puede realizar cualquier miembro de la empresa

SE REQUIERE ACTUALIZAR UN PROCEDIMIENTO

El archivo digital se identifica como borrador tanto en el nombre del archivo como en la primera pgina del documento. Si hay cambios propuestos, stos se marcan en rojo u otro color visible indicando al final la fecha y persona. Si hay cambios propuestos, stos se marcan en rojo u otro color visible.

Responsable del rea tratada en el procedimiento.

REDACCIN

Gerente

REVISIN DE LA REDACCIN

No

Todo correcto?

Calidad, y responsables de realizacin, revisin, y aprobacin.

APROBACIN DEL PROCEDIMIENTO

Calidad actualiza el documento aprobado y registra las modificaciones efectuadas.

6.3. Especificaciones del SGC

6.3.1. Controles de identificacin

La empresa utiliza para su gestin diversos documentos que contienen especificaciones (contienen requisitos del sistema de calidad de la empresa):
Fichas tcnicas de materia prima. Fichas de lugar de trabajo. Pautas de control/autocontrol. Instrucciones.

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Hojas de seguridad.

Todos los documentos de especificaciones se controlan mediante cdigos, o una descripcin unvoca que permita distinguirlo e identificarlo. La metodologa de codificacin se describe en otros procedimientos del sistema excepto en el caso de las instrucciones, que es como sigue:

IT.YY.XX donde:

XX es un nmero correlativo asignado por calidad. YY es un par de letras relacionadas con la naturaleza / finalidad de la instruccin.

NATURALEZA / FINALIDAD Produccin y servicio Mantenimiento Riesgos Laborales Medioambiente Administracin / Contabilidad Otras

YY TR MN RL MA AC OT

Adems de la codificacin, en cada hoja de instruccin de trabajo debe figurar:

N de edicin y fecha de la edicin. Aplicacin (para qu tareas se ha de aplicar). Logotipo o nombre de la empresa. Nmero de pginas y total de pginas que comprende la instruccin. 6.3.2. Requisitos de contenido y estructura

El contenido de las especificaciones documentadas debe expresarse de forma clara y siempre que sea posible ampliarlo con esquemas o imgenes que ayuden a su

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comprensin. El contenido debe atenerse siempre a los requisitos de los responsables del rea tratada por la especificacin. Si la empresa dispone de un formato especfico para realizar la especificacin, Calidad le indica el cdigo para que lo localice en el listado de formatos (disponible en red informtica para todos los empleados) y pueda proceder a su redaccin. Todos los documentos de especificacin deben incluir en todas las hojas una referencia que permita identificar el documento: indicando el cdigo o descripcin unvoca, fecha de creacin (si fuera necesario), y edicin (si fuera necesario). Cuando el documento sea singular, es decir, un documento generado que no tiene un plan especfico para su creacin, ste debe incorporar en todas sus pginas la denominacin del documento y su fecha de creacin.

6.3.3. Realizacin, revisin, y aprobacin de las especificaciones

No todas las especificaciones estn sujetas a revisin o actualizacin, ya que dentro del sistema hay especificaciones que se crean para realizar un trabajo a la medida del cliente, o son documentos que no requieren nmero de edicin. En estos casos, dichas especificaciones reciben los controles definidos en los procedimientos del sistema (cdigo, fecha de creacin. Mtodos de revisin) Para las especificaciones sometidas a revisiones continuas (las especificaciones ms permanentes), el proceso de realizacin, aprobacin, y posterior actualizacin de las especificaciones lo supervisa el responsable de cada rea dentro de la empresa: Produccin, Servicio, Administracin, RRHH, Calidad, Contabilidad, Mantenimiento Dichos responsables se encargan de: determinar la necesidad de realizar los documentos de especificacin que sean necesarios para asegurar que la informacin es suficiente y que la operacin de los procesos es eficaz. designar la persona adecuada para su redaccin. revisar y aprobar la redaccin de las especificaciones (mediante su firma en el documento de especificacin). Identificar los documentos de especificaciones que deben ser actualizados e iniciar el proceso de actualizacin (el proceso de actualizacin es anlogo al de la creacin de una especificacin nueva).

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6.4. Gestin de formatos / plantillas

Los formatos o plantillas son estructuras de documento que permiten la introduccin de informacin de forma ordenada. La utilizacin de estas estructuras permite estructurar la informacin facilitando su lectura y asegura que toda la informacin necesaria sea introducida. Ejemplo de formatos utilizados por la empresa son hojas de incidencia, hojas de orden de trabajo, standards de oferta de cliente, etiquetas de identificacin sin rellenar

Los formatos pueden presentarse en formato papel o electrnico (como un formulario de base de datos) y en la mayora de los casos, no siempre, una vez rellenos, se convierten en registros del Sistema de Gestin de la Calidad.
6.4.1. Controles de identificacin

Con objeto de agrupar, controlar, y ordenar los formatos o plantillas utilizados en la gestin de la empresa, Calidad asigna a los formatos o plantillas un cdigo para diferenciarlas segn la siguiente regla:

Mod.XXX.Y donde XXX es un nmero correlativo e Y es la versin del formato

Este cdigo figura en el encabezado o en el pi de pgina del formato. No todos los formatos o plantillas utilizados por la empresa portan dicho cdigo, Calidad decide en cada caso sobre la necesidad de incorporar una nueva estructura segn sea conveniente atendiendo a los siguientes aspectos:

Nivel de utilizacin: si la plantilla se va a utilizar slo una vez, entonces no conviene asignarle cdigo. Viabilidad tcnica: en ciertas aplicaciones informticas es imposible, inviable, o innecesario aadir un cdigo de formato.

6.5. Gestin de los registros

Tal y como se indica en el captulo 3 de este procedimiento, un registro es un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. En la mayora de los casos los registros se generan utilizando formatos o plantillas de
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documento, en estos casos es importante ver que el registro (el formato rellenado) puede incorporar dos cdigos diferentes: el cdigo del formato (Mod.XXX), y el propio del documento. Por ejemplo, un informe de incidencia, cuyo cdigo de formato es Mod.003, portar tambin un cdigo de incidencia: NC.XXX, correspondiente al nmero correlativo de incidencia que le corresponda (ver procedimiento de No Conformidades).
6.5.1. Identificacin de los registros

La identificacin de los registros generados por la empresa se asegura mediante cdigos, como en el caso de los informes de incidencia, o incluyendo informacin unvoca que permita determinar su origen y dems aspectos necesarios para garantizar su validez como registro. Con carcter general, todos los registros generados por personal de la empresa han de incorporar la fecha de su creacin. Esta regla afecta a cualquier anotacin realizada sobre un papel (tal como una nota de llamada telefnica para alguien) u otra situacin similar. Los mtodos de codificacin de los registros que sean codificados se describe en los distintos procedimientos o instrucciones del sistema, all donde es ms adecuado.
6.5.2. Archivo y proteccin de los registros

El tiempo mnimo de conservacin de cada registro se define en el ltimo apartado de cada procedimiento ( DOCUMENTACIN Y ARCHIVO). As mismo, en cada procedimiento se describen los responsables de archivar, conservar, y recuperar los registros antes de su eliminacin final. La proteccin de los registros digitales se efecta segn se indica en el apartado 6.7.1 de este procedimiento.

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6.6. Gestin de documentos externos

Todos los registros y documentos de origen externo entregados a la empresa: albaranes de material, documentacin tcnica, planos de cliente son sellados con el sello de entrada (donde se indica la fecha) para controlar la entrada de los mismos. Cuando el sellado de la documentacin no es posible se utiliza el mtodo de identificacin ms adecuado, la informacin bsica es la fecha de entrada.

6.7. Control de la distribucin y retirada de documentos

6.7.1. Distribucin interna

El responsable de controlar la distribucin y retirada de copias de manuales, procedimientos, documentos de la poltica, instrucciones, y dems documentos es Calidad. Dicho control se realiza registrando informticamente la siguiente informacin:

Fecha: fecha de la entrega o distribucin del documento. Persona o situacin: persona a la que se ha entregado el documento o lugar donde se ha emplazado el documento. N Edicin o dato identificativo del documento: dato que permita conocer la naturaleza exacta del documento entregado o distribuido. Fecha de retirada: fecha de retirada cuando el documento sea retirado.

6.7.2. Distribucin externa

El envo de documentacin a proveedores, clientes, y otras organizaciones o particulares se controla registrando informticamente la siguiente informacin:

Fecha: fecha del envo del documento. Organizacin / Particular: organizacin o particular a la que se ha enviado el documento. Descripcin del envo: descripcin del documento.

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N Edicin o dato identificativo del documento: dato que permita conocer la naturaleza exacta del documento enviado. Medio: se determina si el envo se realiz por correo postal, email, personalmente

Cuando la documentacin enviada requiera una respuesta por parte de la organizacin o el destinatario, adems de la informacin anterior tambin se registra:

Fecha establecida de respuesta: fecha establecida para el retorno de respuesta. Fecha de recepcin de respuesta: fecha real de respuesta.

6.8. Proteccin de datos electrnicos

La empresa protege la integridad de sus datos almacenados en formato electrnico actuando sobre dos aspectos de la seguridad: La proteccin de los datos frente a la ejecucin de cdigos maliciosos, utilizando software especializado (antivirus). La proteccin de los datos frente a accidentes de hardware o software, realizando actividades planificadas de realizacin de copias de seguridad de la informacin importante (Backup de datos).
6.8.1. Copias de seguridad de datos electrnicos

El proceso de realizar copias de seguridad de la informacin digital en _______ se fundamenta en los siguientes principios:

El responsable de cada departamento decide qu informacin de su departamento debe almacenarse en una copia de seguridad. Cuando la informacin sea comn a ms de un departamento, los responsables de los departamentos afectados acuerdan qu informacin debe protegerse. Los responsables de cada rea indican al responsable de informtica qu informacin quieren que sea protegida. El responsable de informtica realiza las copias de seguridad de la informacin indicada de acuerdo a la sistemtica definida a continuacin.
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El responsable de informtica mantiene actualizada una carpeta digital donde figuran accesos directos a las carpetas que contienen la informacin que se pretende copiar. Las copias se realizan con una periodicidad semanal en soporte CD.
6.8.2. Antivirus

Todos los ordenadores de la empresa estn protegidos contra la accin de los virus informticos con un software anti-virus. La actualizacin del software se realiza de forma automtica en cada ordenador, por lo que cada usuario slo debe verificar que los procesos de actualizacin se efectan sin problemas. El responsable de informtica realiza un seguimiento de la eficacia del software comprado asistiendo a los usuarios en sus consultas y problemas. El responsable de informtica decide sobre el producto antivirus ms adecuado en funcin de las necesidades de la empresa y los resultados que un determinado producto vaya arrojando a lo largo del tiempo.

6.9. Gestin de otros documentos

6.9.1. Catlogos de productos

7. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO
Documento Tiempo de archivo Responsable

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