GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE INTRODUCCION El software SIG PROYECTOS MODULO DE SOPORTE TECNICO PARA LA EJECUCION DE PROYECTOS , es la herramienta informtica diseado por la Unidad de proyectos para apoyar a los equipos tcnicos en el proceso de ejecucin de proyectos, la cual es posible compartir con el proceso de seguimiento, monitoreo y evaluacin. Es una herramienta prctica diseada en plataforma ACCESS, en el cual estn integradas las principales formas que integran el Instructivo para la ejecucin, seguimiento, monitoreo y evaluacin de proyectos del Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe. El presente manual tiene la finalidad de orientar a los tcnicos en el manejo del sistema informtico, as como servir de soporte para los procesos de capacitacin al personal tcnico y administrativo responsable de la ejecucin, seguimiento, monitoreo y evaluacin de proyectos del GPZCH. Para la adecuada sinergia institucional, es necesario que la presente plataforma est sincronizada con la Unidad de Proyectos, para tener un flujo adecuado de informacin. CREACIN DE LA CARPETA DE NUESTRO PROYECTO.- Para el correcto funcionamiento del sistema, es necesario que en el Directorio D se cree una carpeta con el cdigo de su proyecto, el cual ser entregado por la Unidad de Proyectos. En este caso se ha creado una carpeta para el proyecto NN el cual tiene el cdigo PROY-01. Dentro de esta carpeta vamos a crear las diferentes subcarpetas que componen la ejecucin de nuestro proyecto, para lo cual vamos a requerir mantener un orden en el manejo de la informacin, para lo cual debemos crear el siguiente directorio. Nuevas carpetas se crearn en funcin de las necesidades de los proyectos.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE 1. SINCRONIZACION DE REAS DE TRABAJO.
En forma general, sincronizar es hacer que coincidan en el tiempo dos o ms fenmenos. En este caso, no es otra cosa que programar para que las actividades que ejecutamos en la ejecucin de nuestro proyecto, estn disponibles en un espacio virtual para el acceso pblico (solo para descarga de informacin) y as facilitar el proceso de seguimiento, monitoreo y evaluacin. Los pasos que se tiene que seguir para montar este proceso son sencillos y se muestran a continuacin: Primero se deber ubicar en la barra de navegacin la direccin www.zumodrive.com y descargar el software gratuito para Windows (tambin existe software para Mac, lo que es detectado automticamente por el sistema).

El software se guarda en el archivo destinado a las descargas, o en la ubicacin que sea de su preferencia. Una vez completada la descarga, que dura unos minutos dependiendo de la velocidad de su conexin (el archivo tiene 9 MB), abra el programa para que inicie la instalacin del sistema. En primer trmino debe aceptar la instalacin I Agree . El software se instalar en la carpeta que viene por defecto, si no desea que se instale aqu, seleccione (Browse ) la carpeta donde desea que se instale el programa. Luego hay que esperar a que termine el proceso de instalacin. Una vez lista la instalacin, de clic en Finish.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE Con esto tenemos instalado ZUMODRIVE en nuestro PC. El siguiente paso consiste en iniciar la sesin, para lo cual existe la opcin de iniciar sesin o crear cuenta nueva. Vamos a mostrar las dos opciones. Para crear una cuenta nueva, se selecciona la opcin No, registrarme. Para ello deber utilizar la direccin de correo electrnico asignado para el sistema SIGPROYECTOS, en el nombre un nombre corto del proyecto, la contrasea ser la misma asignada para el proyecto, el nombre del PC se pone por defecto. Por defecto salen algunas opciones de carpeta para sincronizar, as como la opcin de aadir carpeta que es la que vamos a seleccionar para navegar entre los diferentes directorios para ubicar la carpeta de nuestro proyecto en el directorio D . Una vez ubicada la carpeta aceptar . Navegamos para ubicar en el directorio D la carpeta del proyecto y aceptamos. Una vez verificada que la carpeta tiene activa la pestaa, se da clic en siguiente y esperamos a que corra el sistema. Damos en siguiente. Y a continuacin seleccionamos la opcin gratuita de 1 GB y en Finish.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE Corre el sistema, nos sale el mensaje de bienvenida, aceptamos en Finalizar Nos redirecciona al rea virtual de nuestro proyecto. Por defecto obtenemos 1 GB de espacio virtual, el cual podemos aumentar hasta 2 GB completando los pasos y hasta 5 GB invitando a otros usuarios. Dando Clic en Archivos, podemos visualizar la informacin que est cargada en el rea virtual del proyecto. Este proceso es una sola vez, luego no tendremos que hacer nada mas, solo dedicarnos a trabajar en el Directorio D del PC y el resto es automtico. Para verificar que la informacin se est cargando, basta con mirar en la barra como se movilizan las flechas. La siguiente opcin es para cuando ya se tiene una cuenta en zumodrive, lo que se debe hacer es directamente iniciar sesin con su direccin de correo electrnico y contrasea. Luego se selecciona el archivo que se va a compartir, tal como en el caso anterior. Se deja que corra el sistema y que se sincronice la informacin.

Con esto tenemos instalada nuestra rea virtual de trabajo. Posteriormente podemos sincronizar nuevas carpetas segn la necesidad.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE 2. COMPARTIR REA DE TRABAJO El siguiente paso es compartir el rea de trabajo con la Unidad de Proyectos, para lo cual vamos a ir Al directorio D, seleccionamos nuestro proyecto y con el botn derecho desplegamos el men de opciones, del cual seleccionamos la opcin de ZumoDrive Compartir.

Aadir usuario.

Anotamos el correo de la unidad de proyectos proyectoszch@gmail.co m y compartir. Saldr un mensaje verificacin. de

Esto es todo, ahora la informacin que est en el Directorio D , referente a la ejecucin del proyecto se encuentra lista para ser revisada por la Unidad de proyectos. Al mismo tiempo que estar respaldada cuando ocurran inconvenientes con su PC porqu ahora est creada una sincronizacin entre el rea fsica de trabajo, el rea virtual de su proyecto y el rea virtual de la unidad de proyectos. 3. MANEJO SIGPROYECTOS El programa SIGPROYECTOS est diseado para: Apoyar a los equipos tcnicos en la ejecucin de los proyectos, ya que al tiempo que se planifican y se emiten informes de las actividades, se est alimentando internamente al resto de elementos de la lgica de intervencin, esto es resultados, propsito y fin del proyecto, con lo cual se tendr en forma dinmica el estado global de ejecucin de los proyectos. Apoyar a los tcnicos en la formulacin de los elementos claves para la incorporacin de los proyectos en el presupuesto del GPZCH, esto es: Marco Lgico, Presupuesto detallado, Presupuesto resumen para el rea financiera y Plan Anual de Compras, as como los primeros elementos de apoyo a la ejecucin del proyecto como es el Plan operativo Anual.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE Lo primero que se deber realizar es instalar el programa, para lo cual en la pgina web www.proyectoszch.tk debern ir a la SECCION SIGPROYECTOS y al vinculo de descarga del programa SIGPROYECTOS, el cual deber ser instalado en el directorio D en la carpeta del proyecto, una vez instalado hay que descomprimir el archivo en la misma carpeta y abrirlo. Se abrir la pantalla de inicio del programa, en donde se encuentran las diferentes opciones que se encuentran creadas. Las funciones incorporadas son: Tecla de activacin de las funciones del programa. Tecla para seleccionar el proyecto en el cual se desea trabajar. Tecla para cerrar el programa y salir del sistema. Teclas para editar contenido de los formularios del sistema. Teclas de vista previa del formulario. Tecla para impresin de formulario. Tecla para envo de formulario con informacin digital al correo de la unidad de proyectos.

El programa tiene autoguardado para los cambios que se realicen, por lo que no hay que preocuparse de guardar la informacin. Procedimiento de operacin de SIGPROYECTOS 3.1. Activacin de las funciones del programa. El programa no efectuar los comandos si antes no se activa las funciones, para lo cual deber proceder a: Clic en la tecla de activacin de funciones de INICIO. desplegar las opciones. Seleccionar habilitar funciones. Aceptar.

Se volver a la pantalla de inicio, pero esta vez ya estn habilitadas las funciones.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE 3.2. Seleccin del proyecto a trabajar. Para seleccionar el proyecto que va a trabajar y los formularios que necesita activar, debe oprimir los binculos de la pantalla de inicio, enseguida el programa lo llevar a la siguiente pantalla:

Aqu tiene las opciones para crear y activar el Marco Lgico, Plan Operativo Anual (POA), presupuesto y las planificaciones e informes mensuales. En el Marco Lgico y POA puede cargar ya sea la propuesta original o la reformulacin, segn sea el caso, deber percatarse cul de ellos necesita activarlo. El formulario ya se encuentra parametrizado. En lo que respecta a las planificaciones e informes mensuales, debe generar cada mes de ejecucin, en las opciones activar plan y activar informe debe seleccionar cul de ellos necesita editarlo e imprimirlo, en cada columna debe estar solo uno activo. Para volver a la pantalla inicial de un clic en el icono de casa. 3.3. Editar contenido del marco lgico Para editar el contenido del marco lgico, damos clic en la pantalla de inicio en el icono libreta, el cual nos lleva a la siguiente pantalla, donde tenemos las siguientes reas de trabajo. Ventanas de responsabilidad tcnica. Ventanas de datos generales del ML

rea de lgica de intervencin.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE Informacin en las ventanas de informacin tcnica.- En estas ventanas tenemos que ingresar los datos del personal tcnico segn corresponda, en el siguiente modelo: Nombre del personal, cargo. Ejemplo. Ing. Pepito Prez, Coordinador del Proyectos. Informacin en las ventanas de datos generales del ML.- En estas ventanas debemos verificar que el marco lgico corresponda al que deseamos editar, lo cual se verifica en el tipo de marco lgico (original o reformulado) la activacin (activo, inactivo) y la fecha de elaboracin. Informacin en el rea de lgica de intervencin.- Aqu debemos ingresar la informacin segn el esquema 4x4 de la matriz de Marc Lgico, en donde en cada columna debemos ingresar la siguiente informacin: o Lgica de intervencin.- La informacin a ingresar ya se encuentra parametrizada segn se requiera ingresar el FIN (- FIN), PROPOSITO (- PROPOSITO), RESULTADOS (- RESULTADOS) ACTIVIDADES (ACTIVIDADES). o Descripcin.- Se refiere a la descripcin ya sea del fin, propsito, resultado o actividad del proyecto. o Nmero.- Sirve como comodn (ayuda) para ordenar la presentacin a nivel de los resultados y las actividades. o Indicador.- Es la medida cuantitativa o la observacin cualitativa que permite identificar cambios en el tiempo y cuyo propsito es determinar qu tan bien est funcionando el proyecto. A nivel del propsito y los resultados el indicador deber tener como elementos, el tiempo, cantidad y calidad de la variable del proyecto, en el nivel de las actividades el indicador se refiere al costo de la actividad, por lo cual esta informacin se pondr luego de tener listo el presupuesto. o Medio de verificacin.- En este casillero se ubicarn las fuentes a las cuales se acudir para verificar el cumplimiento de las actividades, logro de los resultados y avances en el propsito del proyecto. o Supuesto.- Son los Factores importantes para el cumplimiento de las metas, pero fuera de la esfera de accin del proyecto.

Una vez lista la informacin cargada, presione F7 y correr el asistente para revisin ortogrfica, cierre la vista, lo llevar a la pantalla de inicio, desde donde podr mirar la vista previa del marco lgico en el icono de lupa, ver esta forma, si est conforme, cierre y presione el icono de impresora para imprimirlo.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE 3.4. Editar presupuesto Aqu las opciones ya sea de editar el presupuesto original o el reformulado, segn sea la necesidad seleccione la opcin. Al seleccionar presupuesto original, tiene la siguiente pantalla. Aqu cada columna le sirve para: Anclar el presupuesto al Resultado del Marco Lgico. Anclar presupuesto a las Actividades del proyecto. Asignar el Codigo segn el INCOP. Asignar la Partida segn

el Manual de clasificacin de rubros del sector pblico (SIGEF). Detalle: el rubro necesario para desarrollar la actividad, el mismo se encuentra cargado en una base de datos. De no existir vaya al final de las opciones y en lpiz se abrir un formulario para ingresar otras categoras de gatos. Las siguientes columnas corresponden a la cantidad, costo unitario, frecuencia y el total (se calcula solo). Tiene al final de las filas el total del presupuesto cargado. Listo el presupuesto cierre y proceda a verificar la vista previa o imprimir, segn sea el caso.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE Al seleccionar presupuesto reformulado, tiene las siguientes opciones.

Las primeras corresponden a lo indicado para el presupuesto original. Las columnas marcadas con una R al inicio, son las que corresponden a la carga del presupuesto reformulado y se refieren a la cantidad, costo unitario, frecuencia del gasto y el total (calculado por el sistema). Al final estn los totales por cada presupuesto. El sistema carga el presupuesto original para que lo tenga de referencia para la reprogramacin de rubros del proyecto. 3.5. Editar plan operativo anual Al seleccionar la opcin de plan operativo anual (POA) se le cargar la pantalla que tiene correspondencia con la FORMA 02. En la parte superior del formulario deber ingresar lo correspondiente al periodo que cubre la planificacin y los tcnicos responsables. Los nombres debern ingresarse seguido del cargo. Ejemplo, Elabora: Ing. Pepito Lpez, COORDINADOR DEL PROYECTO.

Los campos de la parte inferior corresponde a toda la informacin segn la FORMA 02.

GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCION DE PLANIFICACION Y COORDINACION UNIDAD DE PROYECTOS GUIA DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE PROYECTOS DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE 3.6. Editar plan mensual Al seleccionar la opcin de plan mensual se le cargar la siguiente pantalla. La misma tiene una parte superior que corresponde a los encabezados y pie de firma segn la FORMA 04 y una parte inferior que corresponde al detalle de la planificacin segn la misma forma. La parte del detalle se muestra o se oculta con la opcin +-

Los campos ind-cant y ind-descrip sirven para detallar el indicador en cuanto a cantidad y calidad, por lo cual deber ingresar en el primer casillero nmero y en el segundo dato alfabtico. Los campos medio de verificacin, responsable, sector, beneficiario e insumos, se encuentran parametrizados, para seleccionar despliegue las opciones, se muestran algunas, caso de requerir otras, vaya al lpiz e ingrese la informacin. En los campos fechas se despliega un calendario para el correcto ingreso del dato. 3.7. Editar informe mensual. Al seleccionar la opcin de informe mensual se despliega la pantalla para ingresar la informacin de avance del plan (recuerde que en la pantalla de INICIO seleccion el mes que desea planificar e informar, si no est cargado el mes que necesita, regrese al inicio y en el icono de binculos active el mes). La pantalla que se cargar ser la siguiente, que guarda relacin con la FORMA 05 y la organizacin de la informacin es similar a la pantalla para el plan mensual.

El programa tiene la opcin para recopilar la informacin presupuestaria por partidas y obtener un resumen de las partidas del presupuesto, la cual servir de base para la incorporacin en el Presupuesto.

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Por el momento se muestran estas opciones que se encuentran disponibles en el SIGPROYECTOS, conforme avance el proceso de programacin se irn adicionando otras aplicaciones, principalmente lo que respecta al PAC. En el momento que las mismas se encuentren listas, se comunicarn para la actualizacin del software. No olvide que el presente programa es una herramienta para la organizacin y presentacin de su informacin, por lo cual debe ser el ltimo paso de un proceso de anlisis y construccin que no necesariamente se lo hace frente al computador. La Unidad de proyectos de la Direccin de Planificacin y Coordinacin, mediante su pgina web www.proyectoszch.tk o en forma fsica, estamos listos para resolver cualquier inquietud. Suerte.

Pablo Cisneros JEFE DE PROYECTOS