Edgardo Cayn Fallon Julio A. Sarmiento S.

Construccin de Escenarios
Consiste en observar los diferentes resultados de un modelo, cuando se introducen diferentes valores en las variables de entrada. Por ejemplo: Ventas, crecimiento de ventas, aumento de costos. Esto supone que el modelo esta formulado de tal manera que todos la informacin que procesa el modelo es extrada de los datos de entrada y el modelo propiamente dicho solamente contiene referencias a estas celdas. Por lo general cuando se proponen este tipo de cambios lo que se hace es guardar mltiples veces el archivo con la informacin pertinente. Esta solucin, adems de ser poco eficiente en trminos de utilizacin de espacio de disco, es engorrosa pues no se puede visualizar fcilmente y se requiere hacer nuevos cuadros con informacin proveniente de diversos archivos y se deben crear nuevos espacios cada vez que se cree un nuevo Escenario. Excel trae un potente visualizador de escenarios el cual permite construir mltiples simulaciones sin alterar el modelo original. A continuacin mostraremos el funcionamiento de esta herramienta. Antes de crear un escenario es necesario nombrar las celdas que contienen los datos de entrada y los resultados del modelo. Para hacer este procedimiento seleccione el cuadro de nombres que est ubicado en el extremo superior izquierdo de la pantalla de Excel. All aparece el nombre de la celda que por lo general corresponde al nombre de la columna y el nmero de la fila donde se encuentra ubicada.

Cambie el nombre de la celda por uno relativo a la informacin que contiene esta. El nombre debe las siguientes caractersticas: Debe comenzar por una letra Todos los caracteres deben ser Alfanumricos No puede contener espacios

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Esto, aunque es una tarea a veces dispendiosa es muy importante para que la informacin que se cree en los escenarios sea suficientemente clara. Creacin de Escenarios en Excel 1. En el men Herramientas, seleccione la opcin Escenarios, aparecer un cuadro de dialogo como el que aparece en el grfico. Seleccione la opcin Agregar.

2. Escriba un nombre para el escenario que est creando y seleccione en el modelo las celdas donde estn los datos de entrada que va a va a cambiar en el escenario.

D un nombre al escenario que desea crear.

Seleccione las celdas a las cuales desea cambiar el valor

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3. Aparecern las celdas que defini como cambiantes, con el valor inicial, el cual ser cambiado por los parmetros deseados en el escenario.

Cambie los valores actuales por los parmetros deseados en el escenario

4. Cuando oprima aceptar Excel mostrar el Administrador de escenarios, en el cual aparecer el nombre del escenario creado. Para crear escenarios adicionales repita las instrucciones.

El escenario queda almacenado en el administrador

5.

Para ver los resultados del escenario puede oprimir la opcin Mostrar, la cual los valores originales del modelo sern reemplazados por los del escenario sealado. No se recomienda usar esta opcin para no alterar el modelo original.

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La segunda opcin es pedir un Resumen con lo cual se crear una nueva hoja en donde aparecern los resultados de todos los escenarios creados.

Si elige Mostrar los valores originales sern cambiados por los del escenario seleccionado.

Si elige Resumen se crear una hoja nueva, en donde aparecern los resultados de los escenarios creados.

6. Cuando elija la opcin Resumen aparecer un nuevo cuadro de dialogo en donde podrn seleccionar las celdas que contienen los resultados del modelo.

Este cuadro de dialogo solo aparecer cuando elija la opcin resmen, elija las celdas de las cuales quiere ver el resultado

7. Los resultados se muestran en una nueva hoja llamada Resumen de escenarios en esta se muestran en la primera columna los nombre de las celdas que Usted defini Pgina 14

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en cada uno de los escenarios y los resultados del modelo. A continuacin encuentra los valores originales de cada una de las celdas seguidas por las columnas donde se visualizan cada uno de los escenarios creados.

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Construccin de tablas dinmicas

Pasos preliminares Una tabla dinmica es un informe extractado de una Base de Datos en donde Usted puede manipular, ordenar, eliminar e incluir informacin dependiendo de sus necesidades especficas. Para que una tabla dinmica funcione de manera correcta, la base de datos de la que Usted extrae la informacin debe estar completamente diligenciada y sin errores de digitacin. Pasos para la construccin de tablas dinmicas: 1. En el men Datos, seleccione la opcin Informe de tablas y grficos dinmicos.

2. Escoja las opciones de ubicacin de los datos y del tipo de informe que desea hacer. Excel trae preconfigurada la opcin Lista o base de datos de Microsoft Excel, con esta opcin Excel buscar la base de datos en la pgina activa. 3. Si Excel no reconoce automticamente la base de datos, selela mostrndola en el cuadro de dialogo.

4. Oprima aceptar en el paso 3 de 3 para que se edite la tabla dinmica y pueda construir la informacin. Una vez concluido este paso se procede a construir la tabla dinmica.

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Construccin de la tabla Ejemplo 1. Ejemplo 1. La base de datos Nmina tiene informacin que se puede usar para diferentes finalidades. En este caso se necesita informacin clasificada de la siguiente manera: Se necesita saber el nmero de horas dictadas en cada materia del programa de Administracin clasificadas por tipo de profesor (planta o ctedra) y un total de las horas dictadas.

5. La tabla dinmica se crea en una hoja de clculo nueva cuya presentacin es la siguiente:

Seleccin de campos de tabla: Ponga aqu los campos que quiere que aparezcan en la tabla dinmica. Tenga en cuenta que los datos se organizarn por la primera columna a la izquierda, continuando en orden sucesivo. Para el caso del ejemplo 1, se debe incluir primero el campo Asignatura, de manera que los datos aparezcan ordenados por esta caracterstica.

Seleccin de pgina: Aqu se incluye el campo por el cual se quiere dividir la informacin que aparecer en la pgina. Para el caso del ejemplo 1 es el campo Programa de tal manera que se puedan seleccionar nicamente los datos de Administracin.

Campo de resultados: Ponga aqu la informacin de resultado de la tabladinmica, esta puede ser una sumatoria, una funcin Contar. Para el ejemplo 1 el campo resultado es Total horas

Campos de Columna: Ponga aqui los campos que quiere que se desgloce. Tenga en cuenta que para que esta opcin funcione, el campo debe contener solamente unas cuantas categorias. Para el ejemplo 1 el campo columna es Dedicacin

Barra de tablas dinmicas: Contiene los comandos para la creacin y modificacin de las tablas, as como los campos que estn disponibles para el diseo de las mismas.

Despus de seleccionar los campos indicados se crear la tabla dinmica, la cual tendr el siguiente aspecto:

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Modificacin de las tablas dinmicas y correccin errores. Observe que aunque la tabla dinmica contiene la informacin requerida, todava requiere ciertos ajustes, los cuales estn numerados en la grfica anterior, estos son: Debe indicarse que la informacin debe ser nicamente la de la Carrera de Administracin: 1. Haga Clic sobre la flecha que se creo en la seleccin de pgina y seleccione la opcin ADMINISTRACIN DE EMPRESAS. Con esta opcin la tabla dinmica solamente mostrar la informacin relacionada con este programa.

2. Los datos que contiene el campo Dedicacin no estn completamente estandarizados, hay alguna celda que contiene el valor reemplaz a ... y otras celdas que estn vacas: Los errores de este tipo se deben solucionar en la base de datos de donde la tabla est extrayendo los datos. Para encontrar la celda que contiene el

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valor incorrecto, vaya a la base de datos y seleccione la columna Dedicacin. Oprima control + B o en el men Edicin, seleccione la opcin Buscar y escriba Reemplazo a para encontrar la celda que contiene el error.

Reemplace el valor de la celda que contiene el error. Es importante anotar que la tabla dinmica no se actualizar automticamente cuando usted cambie el valor de la celda, para que la tabla se actualice debe ir a la hoja donde esta se encuentra y en la barra de tablas dinmicas seleccionar el botn . Con lo cual la tabla quedar actualizada y se eliminar la columna. 3. El total general no est sumando las horas al semestre sino que est contando el nmero de cursos: Las tablas dinmicas pueden hacer mltiples operaciones dentro del campo de resultados, Excel define una operacin suma o contar por default, dependiendo del tipo de datos. Para cambiar este parmetro ubquese encima del campo y oprima Clic derecho, seleccione la opcin Configuracin del campo y aparecer un nuevo cuadro de dilogo en el cual puede seleccionar el valor .

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Una vez hecho este procedimiento la tabla dinmica contendr la informacin correcta que se pidi en el ejemplo 1.

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Insertar campos nuevos e insertar o eliminar totales y subtotales Usted puede en cualquier momento insertar nuevos campos a la tabla, cuando lo haga se crearn automticamente subtotales los cuales puede manipular o simplemente eliminar. Ejemplo 2 El Departamento de Administracin esta dividido en reas temticas, de tal modo que cada asignatura esta encargada a una de estas. Se necesita mostrar en la tabla creada en el Ejemplo 1., el rea a la cual pertenecen cada una de las asignaturas que el Departamento dicta al programa de Administracin. Para incluir el nuevo dato, Usted puede arrastrar el nuevo campo desde la barra de tablas dinmicas hasta la tabla o puede hacerlo con ayuda del asistente de tablas dinmicas como se mostrar a continuacin. 1. Haga clic sobre el asistente que est ubicado en la barra de tablas dinmicas . El asistente mostrar el paso 3 de 3 de la creacin de tablas dinmicas. 2. Seleccione la opcin Diseo. Aparecer un nuevo Cuadro de Dialogo con la informacin del diseo actual de la tabla dinmica 3. Arrastre el campo AREA a la seleccin de campos de la tabla, tal como se muestra en el grfico.

4. Elija Aceptar y Finalizar. La tabla dinmica ahora tiene una nueva columna en donde aparece el rea del Departamento, sin embargo, como anuncibamos anteriormente, Excel ha creado un subtotal que la hace prcticamente ilegible. Para Pgina 6

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eliminarlo haga clic derecho sobre el rtulo de la columna Asignatura y seleccione la opcin Configuracin de campo.

5. Seleccione la opcin Ninguno en el Cuadro de Dialogo y oprima Aceptar. De esta manera se han eliminado todos los Subtotales actuales y se ha completado la informacin requerida en el Ejemplo 2.

Ejercicios 1. Se requiere una tabla dinmica y un grafico que muestre el nmero de cursos dictados por profesores de categora A, B, C, D, E y F. en cada uno de los programas a los cuales el Departamento de Administracin presta servicios acadmicos. 2. Se necesita saber el nmero de profesores del Departamento que tienen Doctorado, Maestra, Especializacin y Pregrado clasificados por Area del Departamento. 3. Se quiere conocer el nmero de grupos a los que atiende el Departamento en cada uno de los programas a los cuales se le presta servicios acadmicos.

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Uso de la Funcin BUSCAR

Unas de las funciones ms tiles cuando se trabaja con Bases de Datos son las de Bsqueda y Referencia, las cuales identifican un valor en una matriz y devuelven un resultado. Mostraremos bsicamente dos funciones de Bsqueda en Excel: BUSCARV La cual hace la bsqueda en la primera columna de la matriz y BUSCARH la cual hace la bsqueda en la primera fila de la matriz. Para mostrar la utilidad de esta funcin se usar el siguiente ejemplo: Ejemplo 3. La Universidad ha decidido que el valor de la nmina de ctedra del Departamento de Administracin deber congelarse para el siguiente ao, pero los valores pagados a los profesores de ctedra tendrn un aumento del 6%. Esto significa, en pocas palabras que los profesores de planta tendrn que asumir algunos cursos adicionales para contrarestar el aumento en los salarios de los catedrticos. Se quiere conocer de forma aproximada cuantos cursos adicionales tendrn que asumir los profesores del Departamento para lograr esta meta. Para esto Usted cuenta con la informacin suministrada en la base de datos Nmina y la siguiente tabla de valores:
Valores pagados por hora (incluidas prestaciones) CATEGORIA A B C D E F VALOR 20.000 22.000 25.000 28.000 30.000 35.000

El procedimiento propuesto para llegar a este clculo aproximado es: 1. Calcular el valor actual de la nmina del Departamento. 2. Calcular el valor de la nmina del Departamento con el aumento del 6% 3. Calcular la diferencia entre las dos nminas y dividirla entre el valor promedio de la hora de ctedra del Departamento para saber cuntas horas deben ser asumidas por los profesores de planta. 4. Dividir el nmero de horas arrojadas en el paso 3 entre 721 para saber el nmero de cursos que deben ser asumidos por los profesores de planta

La gran mayora de cursos (o moda estadstica) que ofrece el Departamento tiene una duracin de 72 horas semestrales.

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El primer problema que tenemos al construir la simulacin es que la base de datos nmina, no contiene la informacin de los valores de las horas dictadas por cada uno de los profesores. Con lo cual se hace necesario crear una nueva columna en donde deber aparecer esta informacin. Observe adems que en el archivo ya est la categora de cada uno de los profesores (Campo Categora) y la matriz de horas dictadas (Columna AL), con lo cual lo que se requiere es enlazar las dos informaciones, para esto se usar la funcin BUSCARV. 1. Cree una nueva Columna a la derecha de la base de datos con el nombre Valor Hora. 2. Ubicado en el primer registro de la nueva columna (celda AG2) busque el men Insertar, seleccione Funcin o simplemente oprima el botn . 3. En el lado izquierdo del cuadro de dialogo seleccione la categora Bsqueda y Referencia y en el lado derecho ubique la funcin BUSCARV.

4. Aparecer la funcin BUSCARV, con los espacios requeridos para llenar cada uno de sus argumentos, los cuales debe llenar como se indica en la grfica, despus de llenar todos los argumentos oprima aceptar y aparecer el valor de la hora del profesor. Copie la formula que acab de escribir en toda la base de datos (no olvide poner el rango de la matriz como una referencia absoluta). De esta manera tiene la informacin bsica con la cual puede construir el resto del ejercicio usando tablas dinmicas.

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Es el valor que se quiere que Excel busque en la matriz. En este caso es la categora del profesor (Celda D2).

Es la matriz en donde se quiere que Excel busque el valor buscado (AL3:AM8). Tenga en cuenta que el valor debe aparecer en la primera columna de la izquierda de la matriz. La matriz en la cual Usted busca los datos puede tener muchas columnas, aqui debe indicar cual de ellas debe mostrar Excel como resultado. En nuestro ejemplo se necesita que se muestre el valor de la hora, esta informacin esta en la segunda columna de la matriz, por lo que el valor ser 2. Cuando se trata de valores numricos Excel puede encontrar el valor exacto o el valor inferior ms cercano.En el primer caso se debe escribir falso y en el segundo falso. EN nuestro ejemplo el valor bscado es un texto (como A, D o E) de manera que se deber escribir Falso

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