Terms of Reference for District Simulation Exercise October 2011

TOR (TERMS OF REFERENCE)

FOR SIMULACIN DISTRITAL DE TERREMOTO BOGOT 2011

Trminos de Referencia: SIMULACIN DISTRITAL DE TERREMOTO BOGOT 2011

1. Contexto En este mismo instante, en algn lugar del mundo, una comunidad se enfrenta al devastador impacto de un desastre natural Todos los aos ms de 200 millones de personas resultan afectadas por la fuerza destructiva de huracanes, ciclones inundaciones, terremotos, tsunamis, erupciones volcnicas, deslizamientos de tierra y otras amenazas de la naturaleza. Los acontecimientos de los ltimos aos nos han recordado que las amenazas naturales pueden afectarnos a todos, en cualquier parte. Del tsunami del ocano ndico al terremoto en el sur de Asia, de la devastacin que produjeron los huracanes y ciclones en los Estados Unidos, el Caribe y el Pacfico, a las fuertes inundaciones en Europa y Asia, cientos de miles de personas han perdido sus vidas y millones sus fuentes de sustento debido a los desastres ocasionados por las amenazas naturales. A pesar de que muchos conocen las paralizantes prdidas econmicas que resultan debido a los desastres, lo que pocos se dan cuenta es que esta devastacin puede prevenirse mediante iniciativas enfocadas en la reduccin del riesgo de desastres. Marco de Accin de Hyogo 2005-2015 EIRD Estrategia internacional para la reduccin de desastres. Como respuesta a esta problemtica global RedSalvavidas trabaja con el propsito de mitigar el impacto de emergencias y desastres a partir de la adopcin de las TICs. En nuestro proceso de ejecucin juega un papel muy importante la accin de incentivar la apropiacin de nuevas tecnologas en segmentos que consideramos deben alinearse de manera oportuna en torno a los procesos de gestin del riesgo de emergencias y desastres. A continuacin presentamos la formulacin general de un ejercicio de SIMULACIN (emergencias naturales y/o complejas), y en particular la propuesta tcnica, metodolgica y econmica para el componente de simulacin del SIMULACRO DISTRITAL DE TERREMOTO BOGOT 2011.

http://www.simulacrodistritaldeevacuacion.gov.co/portal/page/portal/Simulacro_Distrital_de_Evacuacion

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Localizacin Proyecto Nombre Proyecto Nmero referencia Presupuesto Donaciones Project duration lmplementing agency and partners Project executant

Colombia (emergencia invernal 2010-2011) Componente de Simulacin en el SIMULACIN DISTRITAL 2011 $22.800.000 6 meses (diseo, desarrollo, piloto, implementacin) RedSalvavidas OCHA - Ministerio TIC RedSalvavidas

2. Prposito y Objetivos Propsito El propsito del proyecto es disear y poner en prueba una arquitectura para el componente de simulacin en ejercicios de simulacro (locales, distritales, nacionales e internacionales). Objetivo General Realizar el diseo (propuesta tcnica y metodologica) e la Implementacin para el componente digital de simulacin, en el SIMULACRO DISTRITAL DE TERREMOTO 2011. Objetivos Especficos Identificar y caracterizar los canales de comunicacin a utilizar (sms, web 2.0, radio, papel). Sensibilizar a un pblico de inters sobre el impacto de las TICs en contextos de crisis. Identificar y seleccionar la muestra de usuarios voluntarios a participar como muestra representativa de la comunidad. Disear e implementar los protocolos de interaccin y sensibilizacin con la comunidad en general. Disear e implementar un evento de interaccin con la comunidad en el cual se llevar a cabo la simulacin. Configurar plataforma RedSalvavidas segn criterios de segmentacin geogrfica para el envo y recibo de mensajes. Disear y construir metodologa para el anlisis de datos y presentacin de resultados.

3. Entidades y Elementos del Sistema

1. 2. 3. 4. 5.

Entes del Sistema Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres Ente distrital (Bogot DC) FOPAE-DEPAE (organizadores y promotores del ejercicio Puntos focales (voluntarios #brigadadigital) Puntos focales de apoyo (#brigadadigital) Comunidad general (voluntarios, liderados y coordinados desde el escuadrn @redsalvavidas #brigadadigital)

4. Criterios de Evaluacin Items de evaluacin: Anlisis de flujos de informacin entre elementos del sistema Convocatoria e integracin de voluntarios digitales en el ejercicio particular de simulacin Uso y apropiacin de TIC para la gestin de la informacin en emergencias Comunicacin efectiva, eficiente y eficaz entre voluntarios y coordinadores

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Preguntas a responder: Se integran todos los elementos en la planeacin y ejecucin del ejercicio de simulacro y simulacin distrital de terremoto Bogot DC? Existe voluntad, y si existe en que proporcin y dimensin, de parte de la ciudadana en participar de ejercicios de prevencin ante posibles y probables emergencias (naturales y complejas)? Son correctas las herramientas y metodologas propuestas para la coordinacin de las comunicaciones y la gestin de flujos de informacin para simulaciones digitales? Se consideran desde la planeacin la generacin de toda la data posible en ejercicios de simulacin para su posterior anlisis colectivo? Cmo responde el proyecto ante las prioridades del problema? Cul es el impacto de las nuevas tecnologas en la preparacin ante eventos catastrficos? Cul es el impacto de las nuevas tecnologas en la generacin de informacin til para la atencin de desastres?

Posibles riesgos asociados al proyecto Tiempo en articulacin de jornada de simulacro y simulacin (antes, durante y despus) Incertidumbre en los resultados de la convocatoria (nmero de voluntarios, responsabilidad) Responsabilidades distribuidas entre voluntarios, contratistas, operadores y el gobierno Puesta a punto de herramientas para la gestin de los flujos de informacin

Posibles impactos positivos Integracin de la comunidad con ejercicios de simulacin y de simulacro Evaluacin de protocolos, de flujos de informacin y comunicacin en emergencias Anlisis y evaluacin de arquitecturas de coordinacin de inteligencias colectivas Motivacin del ciudadano en participar en ejercicios de prevencin

Posibles impactos negativos Caos en los flujos de informacin Complejidad en flujos de informacin para efectividad en las comunicaciones Descoordinacin de voluntarios

Experiencias y mejores prcticas en laboratorio Metodologas para el proceso de levantamiento de requerimientos Buenas prcticas en la captura de datos (walking-papers, forms, mobile, crowdsourcing para salas de crisis). Metodologas de capacitacin virtual y presencial para la apropiacin de conocimientos tiles en contexto de emergencia, que incorporan la utilizacin de herramientas digitales. Metodologas para la gestin y el anlisis de informacin. Metodologas para la coordinacin de voluntariado. Metodologa de Seguimiento En cada una de las etapas se implementar el siguiente proceso de seguimiento: Nmero de actividades NO completadas, con la siguiente clasificacin: Prioritarias, No Prioritarias, Pendientes (con fecha estimada). Impacto de incidentes ajenos al proyecto (o no planeados). Re-procesos identificados, solucionados y pendientes. Impacto de cambio de roles y personal asociado al proyecto (si existiera).

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Evaluacin de la cooperacin de las diferentes agencias e instituciones. Tiempos entre el monitoreo y la accin.

Impacto

En el flujo de informacin: permitir que el flujo de informacin sea creciente en su eficacia (en funcin del tiempo), eficiencia (en funcin de los recursos) y efectividad (en funcin del cumplimiento de los objetivos). En tiempos de captura y procesamiento: disminuir los tiempos entre la captura de informacin y la consolidacin de la misma. En coordinacin voluntarios: analizar de forma dinmica y colaborativa los flujos de informacin.

Sostenibilidad del Proyecto En la medida que se avance en la integracin de plataformas TIC (y su puesta a punto) con los procesos de coordinacin de personas y entidades, garantizaremos la preparacin correcta de la sociedad ante posibles emergencias naturales y/o complejas. Potencialidad de replicacin El componente fundamental es trabajar en la coordinacin de personas en trabajos colaborativos y voluntarios. El conocimiento que se genere al respecto es y ser libre para su correcta apropiacin por todos los estamentos de la sociedad. 5. Metodologa

Diseo de ejercicio de la simulacin: Conjunto de actividades que tendrn como objetivo establecer los parmetros tcnicos y metodolgicos para llevar a cabo el ejercicio de simulacin. Se destacan las siguientes actividades: Realizacin de recomendaciones generales para la seleccin de la muestra de individuos que harn parte del ejercicio. Anlisis de plataformas existentes para establecer modelos de implementacin adecuados al tiempo y objetivo de la plataforma. Anlisis y seleccin de alternativas tcnicas para el envo de mensajes de acuerdo a criterios de segmentacin geogrfica. Adecuacin de infraestructura tcnica para la plataforma. Diseo de escenarios de simulacin. Diseo de estructura organizacional requerida para llevar a cabo la simulacin. Diseo de mensajes de alerta. Diseo de propuesta de protocolos de activacin de mensajes de acuerdo a la infraestructura propuesta. Diseo de capacitacin y de herramientas de presentacin a la comunidad para fomentar la adopcin tecnolgica que se probar en el ejercicio de simulacin. Diseo de instrumentos de medicin del ejercicio. Duracin: todas las actividades de diseo de la simulacin, se llevarn a cabo por un equipo conformados por dos ingenieros y un especialista en emergencias, durante un periodo de 10 das calendario (contados a partir del da de inicio del proyecto). Adecuacin tcnica de la plataforma. Conjunto de actividades que tendrn como objetivo disponer la plataforma para el ejercicio de simulacin, incluyendo la segmentacin de usuarios con base a criterios geogrficos y envo de mensajes (e-mail, SMS, twitter,...) de alerta de acuerdo a dicha segmentacin geogrfica. Algunas de las actividades que se llevarn a cabo son: Instalacin y adecuacin funcional de plataformas informativas. Integracin con infraestructura actual de mensajera corta de los operadores colombianos (de

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ser posible).

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Implementacin de sistemas de segmentacin de usuarios de acuerdo a criterios geogrficos. Pruebas de envo y recepcin de mensajes (e-mail, sms, twitter,...). Adecuacin aplicacin mvil para puntos focales (esto se delimitar de acuerdo a los recursos que se destinen para el ejercicio). Diseo y desarrollo interfaces de exportacin de datos (rss, geo-rss).

Duracin: todas las actividades de adecuacin de la plataforma, se llevarn a cabo por un equipo conformado por ingenieros con amplia experiencia internacional en la implementacin de este tipo de sistemas, durante un periodo de 14 das calendario, contados a partir del da de inicio del proyecto (pago del anticipo).

Produccin del componente de comunicacin Conjunto de actividades que tendrn como objetivo disear y poner a punto la comunicacin que servir como escenario primordial de la simulacin. Algunas de las actividades que se llevarn a cabo son: Diseo y elaboracin de material de presentacin (de alto impacto) de los contenidos que se desarrollarn durante el evento. Este material ser desarrollado con una licencia Creative Commons, que facilitar su apropiacin por parte de una comunidad ms amplia de personas. Elaboracin de herramientas de medicin del evento. Establecimiento de la logstica del evento requerida para el desarrollo del mismo. Verificacin de los elementos logsticos para el desarrollo del evento. Registro fotogrfico y en video del evento (para compartir en medios virtuales). Cubrimiento 2.0 del evento. Duracin: todas las actividades de produccin del evento, se llevarn a cabo por un equipo conformado por ingenieros, y expertos en comunicacin visual, durante un periodo de 10 das calendario, contados a partir del cuarto da (calendario) de inicio del proyecto.

Anlisis de datos y presentacin de informe de resultados. Conjunto de actividades tendientes a analizar los resultados del ejercicio, a partir del registro del mismo y de la ejecucin de instrumentos de medicin que tiene como objetivo presentar un informe que ayude a direccionar acciones y tomar decisiones para la implementacin definitiva de este tipo de soluciones en comunidades vulnerables. Duracin: todas las actividades de anlisis de datos y presentacin de resultados, sern llevadas a cabo por el mismo equipo de diseo del ejercicio, durante un periodo de 10 das calendario contados a partir de la realizacin del evento de simulacin.

6. Entregables Listado general de entregables: Descripcin Actividad Diseo de ejercicio de la simulacin Entregable Documento con los detalles de la planeacion del ejercicio de simulacin

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Adecuacin tcnica de la plataforma Bolsa de mensajes SMS (todos los operadores): esta bolsa incluye mensajes necesarios para la conduccin del ejercicio de simulacin Produccin del componente comunicaciones

Plataforma funcional y disponible para soportar el ejercicio Envo exitoso de mensajes

Anlisis de datos y presentacin de informe de resultados

Diseo e implementacin estrategia de comunicaciones antes, durante y despues del ejercicio Documento de informe de evaluacin del ejercicio y anlisis de resultados

7. Estructura de Costos Descripcin Diseo de ejercicio de la simulacin Adecuacin tcnica de la plataforma Produccin del componente de comunicacin Acompaamiento sala de crisis Anlisis de datos y presentacin de informe de resultados Valor total (antes de IVA) OPCIONAL: Bolsa de mensajes (todos los operadores): esta bolsa incluye mensajes necesarios para la conduccin del ejercicio de simulacin Valor Total (antes de IVA) $ 5.700.000 $ 10.450.000 $ 4.750.000 $1.600.000 $ 1.900.000

$ 24.400.000
$

NO INCLUYE: