Procedimiento Operativo Estndar Numero: INS - DIR- 10000 13000-OPL-001 OFICINA DE PLANEACION

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Fecha prxima revisin: 2005-Oct

ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDAR Elaborado por: Diana M. Martinez Cardona Profesional Planeacin 2002-oct-16

Revisado por:
Juan Miguel Vasquez. Jefe Oficina de Planeacion Aleja Rocio Gamez Funcionaria Aseguramiento de la Calidad 2002-oct-18

Aprobado por: Jorge Boshell Samper Director General 2002-oct-19

1 OBJETIVO Unificar la metodologa necesaria, en forma y contenido, para elaborar y presentar Procedimientos Operativos Estndar, de uso interno en todas las dependencias del Instituto Nacional de Salud. 2 ALCANCE Este documento se tomar como referencia nica para elaborar y presentar los Procedimientos Operativos Estndar pertenecientes a las diferentes dependencias del Instituto Nacional de Salud. 3 RESPONSABILIDAD Ser responsabilidad del Director, Jefes de Oficina, Subdirectores y coordinadores de rea controlar y verificar que los Procedimientos Operativos Estndar de la entidad se elaboren con este formato nico. 4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Gua para un manual de sistemas de calidad en un laboratorio de pruebas .OPS 1998. Gua de Aseguramiento de la Calidad basado en la Norma ISO 9000 NTC-ISO 17025 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de calibracin y ensayo

5 CONTENIDO 5.1 FUNDAMENTO Unificar los criterios bsicos, utilizados para elaborar los documentos que recopilan toda la informacin sobre los procesos administrativos, productivos y de laboratorio desarrollados en la entidad, como parte de las herramientas necesarias para implementar adecuadamente las polticas existentes en el aseguramiento de la calidad y mejora en el desarrollo y la comprensin de todos los procesos, garantizando un sistema ms eficiente y con mejor proyeccin hacia el futuro. Dentro de los beneficios que aporta tener una documentacin estndar estn:

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Proveer uniformidad, consistencia, y confianza en cada una de las actividades llevadas a cabo en la entidad. Disminuir errores sistemticos Proveer entrenamiento y gua para el personal de nuevo ingreso

5.2

DEFINICIONES

5.2.1 Documento: Texto que recopila la informacin bsica necesaria para describir el desarrollo de una actividad definida. 5.2.2 Procedimiento Operativo Estndar: Documento que describe la secuencia que debe seguir el desarrollo de una actividad paso a paso, teniendo en cuenta el grado de responsabilidad de cada una de las personas involucradas en la actividad, as como las interrelaciones y dependencias con otros departamentos. 5.3 CONDICIONES GENERALES NO APLICA 5.4 MATERIALES Y REACTIVOS NO APLICA 5.5 EQUIPOS NO APLICA 5.6 PROCEDIMIENTO 5.6.1 Encabezado Corresponde a la identificacin del POE la cual debe contener la siguiente informacin: La presentacin del POE esta en arial narrow, tamao 10 Logo de INS y nombre en mayscula y negrilla de la dependencia (Direccin , Subdireccin u oficina) que genera el POE

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Ttulo del POE en negrilla y mayscula Tipo de documento (procedimiento operativo estndar, instructivo, protocolo.) Numero del POE que corresponde a: Siglas de la Institucin (INS) Siglas de la Dependencia que origina el documento (Direccin General , Secretaria General, Subdirecciones o Divisiones) Cdigo de la dependencia, que origina el documento (Direccin General , Secretaria General, Subdirecciones) ,de acuerdo a codificacin oficial del INS Cdigo de la Divisin, oficina o grupo que genera el POE Siglas de la Divisin, Oficina o grupo al cual pertenece el POE Numero consecutivo interno del POE de cada Divisin, Oficina o grupo (000). Ver Anexo No. 1 Cdigos y siglas de las dependencias del INS. Nmero de pgina y total de pginas del POE. Versin del documento (00, 01,02,.) Fecha prxima revisin del POE Vigencia del documento (tiempo de vigencia de los POEs es de tres aos a partir de la fecha de aprobacin del mismo) Cuadro de aprobaciones: Elaborado por: En este punto debe escribirse el nombre de la(s) persona (s) que aportan la informacin necesaria para la elaboracin del POE (tcnico, auxiliar o profesional con mayor conocimiento en el tpico referente), se escribe el nombre y el cargo de la persona o personas involucradas minscula arial narrow 10.la firma de la persona en tinta negra Revisado por: Indica la persona que una vez realizado el POE, se asegura de su cumplimiento y entendimiento basado en la normatividad y en el reglamento interno segn sea el caso , se escribe el nombre y el cargo de la persona en minscula arial narrow 10. La firma de la persona en tinta negra

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Aprobado por: Indica la persona que ejerce mayor autoridad en calidad de Subdirector o Jefe de Oficina, comprometindose a velar por el cumplimiento del procedimiento escrito, se escribe el nombre y el cargo de la persona o personas en minscula arial narrow 10. La firma de la persona en tinta negra Para todos los procedimientos la vigencia mxima ser de tres aos a partir de la fecha de aprobacin del documento. NOTA: Este encabezado debe estar presente en todas las pginas del POE. 5.6.2 Objetivo

Debe determinar en forma clara y precisa la finalidad que posee la elaboracin del documento, teniendo en cuenta la actividad descrita en su desarrollo. 5.6.3 Alcance Debe establecer claramente el rea de aplicacin del documento. 5.6.4 Responsabilidad

Debe determinar quin(s) es el responsable(s) de la aplicacin y cumplimiento del procedimiento. En este punto se debe hacer referencia a los cargos no a las personas estableciendo, adicionalmente, el nivel de capacitacin requerido para la ejecucin del POE. 5.6.5 Documentos de Referencia En este punto se deben enumerar todos los textos o documentos de consulta o referencia, utilizados para la elaboracin del procedimiento, teniendo en cuenta el siguiente orden: Ttulo del texto o del documento. Autor. Editor. Ao de publicacin.

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5.6.6 Contenido Todos los procedimientos deben contener los siguientes puntos: 5.6.6.1 Fundamento: Sustenta la razn por la cual se elabora el documento, teniendo en cuenta su contexto, aplicacin y utilidad. 5.6.6.2 Definiciones: Agrupa una lista de los trminos utilizados durante el desarrollo del procedimiento, explicando el significado de cada uno de ellos de una forma clara y de fcil comprensin. 5.6.6.3 Condiciones generales: si el procedimiento lo requiere ,en este punto se describen : las condiciones de bioseguridad especificas, y condiciones de limpieza y sanitizacion del rea y materiales de trabajo. En caso de tener un POE , u otro documento de origen externo (manual) que describa los anteriores aspectos , se hace referencia indicando el numero del POE o del manual. Cuando el procedimiento no requiere de condiciones de bioseguridad ni de limpieza y sanitizacion, se coloca en este item la palabra NO APLICA. 5.6.6.4 Materiales y reactivos : hace referencia a un listado de materiales y rectivos que se requieran para desarrollar las actividades descritas en el procedimiento. 5.6.6.5 Equipos : agrupa la lista de equipos que se requieran para el desarrollo de la actividad , en caso contrario se coloca la palabra NO APLICA. 5.6.6.6 Procedimiento: Describe, paso a paso, cada una de las actividades que se deben realizar en el desarrollo del proceso que se esta documentando. Debe realizarse mediante el uso de un lenguaje sencillo, claro y de fcil comprensin.

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DURANTE EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SE DEBE TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES PARMETROS: Describir cada una de las actividades que deben realizarse para cumplir con el objetivo del procedimiento. La redaccin y el lenguaje usados, deben ser claros de modo que no se preste a malas interpretaciones, inconsistencias o confusiones. El documento debe estar escrito en tiempo presente, tercera persona singular y con los verbos en infinitivo. Todo el documento debe estar escrito en letra arial narrow 10. La letra de los ttulos debe ser en mayscula negrilla hasta el numeral con dos cifras (ej. 5 , 5.1 ,..). Para numerales posteriores los ttulos deben ir en minscula negrilla. La numeracin se har en sistema decimal (ej. 1.1; 1.2 La fecha se colocar en el siguiente orden: cuatro dgitos para el ao ,tres iniciales para el mes , dos dgitos para el da . Ejemplo 2002-Feb-06 Es importante acompaar los Procedimientos de anexos que aclaren o mejoren la comprensin del mismo (tablas, formatos, grficos, etc.). Algunos temas guas que deben tenerse en cuenta para elaborar los Procedimiento Operativos Estndar de cada una de las reas, son los siguientes: Operaciones bsicas, mtodos, pasos o secuencias necesarias para realizar las diferentes actividades. Sistemas para manejar y archivar la documentacin. Programas de capacitacin, induccin y entrenamiento para el personal. Normas y condiciones de seguridad industrial. Manejo y operacin de equipos. Limpieza y mantenimiento de equipos y reas. Programas de mantenimiento y calibracin de equipos. Requisitos y especificaciones requeridas. Normas y procedimientos de laboratorio y de control interno para oficinas. En el anexo No. 2 se presenta la plantilla con los tems respectivos.

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5.7 ANEXOS Relacionar el flujograma del procedimiento ( descripcin grfica ) anexo No. 3 y otros documentos que se generen del procedimiento como tablas , grficos y dibujos que complementen la informacin y el entendimiento del documento, as como los formatos y registros que soporten la ejecucin del POE . 5.8 REGISTRO DE REVISIONES Y APROBACIONES Cada vez que se determine una revisin o cambio para un POE se genera un cambio en la versin del documento, este ser consecutivo iniciando con el 00 como creacin del documento y se debe registrar en la tabla que se presenta a continuacin. REVISI FECHA AA MM ON DD RESPONSABLE MOTIVO DEL CAMBIO

6 ANEXOS Anexo 1. Cdigos y siglas de las Dependencias del INS Anexo 2. Plantilla de presentacin del POE Anexo 3. Flujograma

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REGISTRO DE REVISIONES Y APROBACIONES FECHA AA MM DD 2000 Feb 21 2001 Dic 06 RESPONSABLE MOTIVO DEL CAMBIO

REVISI N 00 01

02

2002 Oct 19

Jose M. Granados Creacin del documento ,Alirio Molina, Rocio Gamez. Diana M. Adecuacin de la plantilla por Martinez exigencias gubernamentales INVIMA Modificacin en la codificacion de la SI Se suprime la tabla de distribucin y tabla de registro de capacitaciones Se coloca el Item de anexos Diana M. Martnez Unificacin de la plantilla para su aplicacin en todas las reas del INS Cambio en la presentacin Unificacin en la codificacion de las diferentes reas del INS Se anexa flujoframa Cambio del tipo de letra en todo el documento