You are on page 1of 46

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Contabilidad Prctica (1/5). Organizaciones. Sociedades. Cuentas


Autor: javier suarez simahan

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Presentacin del curso


Este curso de contabilidad estudia los conceptos de organizaciones, sociedades y cuentas. La contabilidad es esencial para todo negocio, por tanto es imprescindible el conocimiento de ella para la realizacin de una buena organizacin tanto personal como empresarial. Realizado desde el prisma de Colombia. Buscamos que, adems de aprender algunas teoras referentes a la contabilidad, aprendamos a manejar un software contable, sepamos definir los parmetros de interface (lo que en su estructura interna realiza este software), y que luego de alimentarlo con datos que se digitaran con soportes o documentos contables (comprobantes), nos arrojen algunos informes tales como: Estados Financieros, Auxiliares, etc. El sistema contable utilizado en este libro es el Sistema Contable por Computador, que nos permitir llevar a cabo una serie de operaciones que den origen a movimientos contables, ahorrndonos mucho tiempo y mejorando la organizacin de la labor contable. Te recordamos que sta es la primera parte del curso (de cinco en total), la cual estar centrada en los aspectos generales de la contabilidad; el marco terico sobre las organizaciones, las empresas, las sociedades, los comerciantes; lo propio en torno a las cuentas, esto es, concepto, estructura, clasificacin, etc.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

1. Contabilidad prctica. Introduccin


CONTABILIDAD PRCTICA (Contabilidad Prctica Versin 1.0) Introduccin La contabilidad es esencial para todo negocio, por tanto es imprescindible el conocimiento de ella para la realizacin de una buena organizacin tanto personal como empresarial, por tal razn esta herramienta facilita de manera prctica el aprendizaje de la contabilidad. Contabilidad Prctica, con ella podemos aprender de manera prctica y sencilla los conocimientos necesarios para el manejo de la contabilidad por computador; adems, incluiremos en esta documentacin un software contable, el cual le servir para poner en prctica todos los conocimientos adquiridos a travs de este libro. De la misma forma se crearan unas plantillas en Excel, las cuales le ayudaran para realizar algunos ejercicios, tales como la realizacin de Balances Generales, Estados de Ganancias y Prdidas, plantillas para la elaboracin de Anlisis Financieros, Flujos de Caja, etc. Con todo esto buscamos que, adems de aprender algunas teoras referentes a la contabilidad aprendamos a manejar un software contable, saber definir los parmetros de interface, lo que en su estructura interna realiza este software, y que luego de alimentarlo con datos los cuales se digitaran con soportes o documentos contables (comprobantes), nos arrojan algunos informes tales como: Estados Financieros, Auxiliares, etc. El sistema contable utilizado en este libro es el Sistema Contable por Computador, el cual se caracteriza por usar una herramienta computarizada, esta es utiliza para llevar a cabo una serie de operaciones que dan origen a movimientos contables, adems, nos ahorrar tiempo y tenemos mejor organizada la labor contable.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

2. Contabilidad. Aspectos generales


Capitulo 1 - Introduccin a la Contabilidad 1.1 Aspectos Generales LA CONTABILIDAD Desde que el hombre surge en la tierra ve la necesidad de tener por decirlo de alguna forma, la prioridad de guardar algunos registros de sus bienes, posesiones o actos de comercio, debido a que no tena la capacidad de mantener en su memoria todos estos bienes y transacciones, entonces La Contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero, pues sta proporciona suficiente material informativo sobre un desenvolvimiento econmico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo ptimo del negocio. Los mtodos utilizados para llevar a cabo la contabilidad y la tenedura de libros, creados tras el desarrollo del comercio, provienen de la antigedad y de la edad media. La contabilidad de doble entrada se inici en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad ms antiguos que se conservan, procedentes de la ciudad de Gnova, datan del ao 1340, y muestran que, para aquel entonces, las tcnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorera y de los bacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permiti el progreso de las tcnicas contables en Oriente. El primer libro contable publicado fue escrito en 1494 por el monje veneciano Fray Luca Paciolo. A pesar de que la obra de Paciolo, ms que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de la contabilidad, sus libros sintetizaban principios contables que han perdurado hasta la actualidad. La Revolucin Industrial provoc la necesidad de adaptar las tcnicas contables para poder reflejar la creciente mecanizacin de los procesos, las operaciones tpicas de las fbricas y la produccin masiva de bienes y servicios. Con la aparicin, a mediados del siglo XIX, de las corporaciones industriales, propiedad de accionistas annimos y gestionadas por profesionales, el papel de la contabilidad adquiri an mayor importancia. La tenedura de libros, parte esencial de cualquier sistema completo, ha ido informatizndose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez ms, corresponde a los ordenadores o computadoras la realizacin de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informticos permiti sacar mayor provecho de la contabilidad utilizndose a menudo el trmino procesamiento de datos, y actualmente el concepto de tenedura ha cado en desuso. La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras: la contabilidad financiera o contabilidad externa y la contabilidad de costes o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la informacin que se facilita al pblico en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin tambin tiene mucho inters para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


empresa, su grado de liquidez (es decir, las posibilidades que tiene para obtener con rapidez dinero en efectivo) y su rentabilidad. La contabilidad de costes estudia las relaciones coste-beneficio-volumen de produccin, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificacin y el control de la produccin, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la poltica de capital. Esta informacin no suele difundirse al pblico. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genrico facilitar al pblico informacin sobre la situacin econmico-financiera de la empresa, la contabilidad de costes tiene como objetivo esencial facilitar informacin a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempear sus funciones. El Estado ejerce un control sobre las empresas a travs de la contabilidad; por ello exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artculos del Cdigo de Comercio: Art. 19, numeral 3: es obligacin de todo comerciante "llevar contabilidad de sus negocios conforme a las prescripciones legales"; Art. 48: "todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del cdigo y dems normas sobre la materia". La Contabilidad es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

3. Contabilidad. Objetivos. Definicin. Transacciones comerciales


Objetivos de la Contabilidad Tener en cualquier momento una informacin ordenada y sistemtica sobre el desenvolvimiento econmico y financiero de la empresa. Determinar en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa. Tener un adecuado control de todos los ingresos y egresos. Suministrar la planeacin, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operacin mercantil, sino que permite prever situaciones futuras. Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. Usar de fuente fidedigna informacin ante terceros (los proveedores, los bancos y el Estado). 1.2 Que se entiende por contabilidad La Contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la informacin econmica de una organizacin o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situacin de la entidad. La tenedura de libros se refiere a la elaboracin de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situacin y obtener la informacin financiera relevante de una entidad. El Artculo 1. Del Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993 Expresa "De conformidad con el artculo 6 de la ley 43 de 1990, se entiende por principios a normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas". Apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna. 1.3 Quienes estn obligados a llevar contabilidad Es obligacin de todo comerciante llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. La ley sanciona la inexistencia o insuficiencia de la contabilidad, cuando exista la obligacin de llevarla por ser necesario para efectos econmicos o impositivos, de tal manera que conforme a las caractersticas propias de cada negocio o actividad, permita ejercer un control efectivo y reflejar, la situacin econmica y financiera de la empresa; su aplicacin es necesaria tambin para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. 1.4 Transacciones Comerciales Se entiende por transaccin comercial todo acto que implique la adquisicin de bienes o servicios de forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma, dicho de otra forma, una transaccin comercial es todo aquello que ocurre cuando hay un intercambio financiero correspondiente a la compra o venta de un bien o servicio. Las transacciones financieras producen documentos fuentes de informacin, los cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etctera; esto es lo que llamamos asientos contables, por medio del cual registramos todas las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un dbito y a un crdito. Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso de la empresa por $2'800.000. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUNICACIN, cuenta de Activo que por aumentar, se debita; y BANCOS, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita. Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms cuentas deudoras y una acreedora.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

4. Partida doble. Mtodo de contabilizacin de los hechos contables


1.5 La Partida Doble Qu es la partida doble? La contabilizacin de los hechos contables se realiza basndose en el mtodo de la Partida Doble que nos dice que "todo hecho contable afecta como mnimo a dos cuentas". Los hechos contables se reflejan en la empresa en forma de asientos. En qu consiste el sistema de la partida doble? La Partida doble significa doble anotacin, es decir, este sistema consiste en registrar simultneamente las 2 partes contrapuestas (causa y efecto) que aparecen como mnimo en todo hecho contable. El sistema se basa en los siguientes principios: - En todo hecho contable siempre hay un deudor o deudores por el importe de la operacin y un acreedor o acreedores por el mismo importe. - En toda operacin contabilizable es deudor el elemento patrimonial que recibe, y acreedor aquel que entrega. - En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios elementos patrimoniales, ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros. - En cualquier momento la suma del debe ha de ser igual a la suma del haber. En el sistema de la partida doble el resultado del ejercicio se puede hallar de dos maneras diferentes: a. Resultado es igual a activo menos pasivo. b. Resultado es igual a ingresos menos gastos. - As llegamos a la ecuacin fundamental del sistema, activo igual a pasivo ms patrimonio (ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO) tambin activo ms gastos es igual a pasivo ms ingresos (ACTIVO + GASTOS = A PASIVO + INGRESOS). QU SON LOS ASIENTOS CONTABLES? Un asiento no es ms que la forma de representar un hecho contable. Continuando con el ejemplo anterior en el que EL SEOR CIFUENTES nos ha pagado $50.000 pesos de los $100.000 pesos que nos deba. En el momento del cobro del dinero, debemos reflejar ese hecho a travs de un asiento. Observa detenidamente la estructura de un asiento:

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Observa que las dos cuentas utilizadas son de ACTIVO; pero una aumenta (CAJA) y la otra disminuye (CLIENTES). Observa tambin que se cumple la norma de la partida doble; el asiento afecta a dos cuentas como mnimo. EN QU CONSISTE EL SISTEMA DE PARTIDA DOBLE? En primer lugar veamos la funcin de la contabilidad: Los fines que se asignan a la contabilidad financiera son reflejar el patrimonio de la unidad econmica, captar el autntico resultado obtenido y suministrar a los gestores de la empresa y los dems usuarios de la informacin contable, la informacin adecuada para la toma de decisiones. As la contabilidad financiera tiene como objetivo fundamental reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa. La contabilidad financiera representa la situacin inicial del patrimonio de la empresa y las variaciones que ste haya experimentado a lo largo del ejercicio econmico, procediendo al final a ordenar la informacin para calcular el beneficio o prdida del ejercicio y para informar sobre el valor del patrimonio en ese momento. La informacin as obtenida se resume en las cuentas anuales tambin llamadas ESTADOS CONTABLES que comprenden entre otros: el balance, el estado de resultados o de prdidas y ganancias (PYG), estado de flujo de efectivo, etc. El balance: Representa la situacin econmica (activo) y financiera (pasivo), de la empresa en un momento determinado. El estado de prdidas y ganancias (PYG): O Tambin de gastos e ingresos. Informa del resultado contable de la empresa que se obtiene por comparacin entre los ingresos y los gastos generados en el ejercicio. El estado de flujo de efectivo: Facilita datos complementarios y aclaraciones sobre las informaciones contenidas en las dos anteriores. La contabilidad es un sistema que facilita informacin objetiva a la direccin de la empresa y a terceras personas como accionistas, inversores, acreedores, trabajadores... La imagen fiel se consigue aplicando correctamente los principios contables recogidos en el plan general de contabilidad.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5. Contabilidad Legislacin Colombiana. Decreto 2649, Captulos I y II


1.6. Decreto 2649 de diciembre 29 de 1993 Principios de Contabilidad Generalmente aceptados dentro de la Legislacin colombiana. En este apartado presentamos los artculos del Decreto 2649 de 1993 (diciembre 29), por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia referentes a los principios. TTULO PRIMERO - Marco conceptual de la contabilidad CAPTULO I - De los principios de contabilidad generalmente aceptados Art. 1o. Definicin. De conformidad con el Artculo 6 de la Ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas. Apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna. Art. 2o. mbito de aplicacin. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estn obligadas a llevar contabilidad. Su aplicacin es necesaria tambin para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. CAPTULO II - Objetivos y cualidades de la informacin contable Art. 3o. Objetivos bsicos. La informacin contable debe servir fundamentalmente para: 1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el perodo. 2. Predecir flujos de efectivo. 3. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. 4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. 5. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. 6. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. 7. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. 8. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional, y 9. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica de un ente represente para la comunidad. Art. 4o. Cualidades de la informacin contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin sea comparable.

10

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


- La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender. - La informacin es til cuando es pertinente y confiable. - La informacin es pertinente cuando posee valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna. - La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos. - La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes. Art. 5o. Definicin. Las normas bsicas son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones, que fundamentan y circunscriben la informacin contable, con el fin de que esta goce de las cualidades indicadas en el Artculo anterior. Art. 6o. Ente econmico. El ente econmico es la empresa, esto es, la actividad econmica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. Art. 7o. Continuidad. Los recursos y hechos econmicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente econmico continuara o no funcionando normalmente en perodos futuros. En caso de que el ente econmico no vaya a continuar en marcha, la informacin contable as deber expresarlo. Al evaluar la continuidad de un ente econmico debe tenerse en cuenta que asuntos tales como los que se sealan a continuacin, pueden indicar que el ente econmico no continuara funcionando normalmente: 1. Tendencias negativas (prdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo negativos). 2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones, problemas de acceso al crdito, refinanciaciones, venta de activos importantes) y, 3. Otras situaciones internas o externas (restricciones jurdicas a la posibilidad de operar, huelgas, catstrofes naturales). Art. 8o. Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos econmicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional. La moneda funcional es el signo monetario del medio econmico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

11

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

6. Contabilidad Legislacin Colombiana. Decreto 2649, Captulo III (1/2)


CAPTULO III - Normas Bsicas Art. 9o. Perodo. El ente econmico debe preparar y difundir peridicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideracin al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al ao, con corte al 31 de diciembre, el ente econmico debe emitir estados financieros de propsito general. Art. 10. Valuacin o medicin. Tanto los recursos como los hechos econmicos que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en trminos de la unidad de medida. Con sujecin a las normas tcnicas, son criterios de medicin aceptados el valor histrico, el valor actual, el valor de realizacin y el valor presente. Valor o costo histrico es el que representa el importe original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente, en el momento de realizacin de un hecho econmico. Con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser re-expresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. Valor actual o de reposicin es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se consumira para reponer un activo o se requerira para liquidar una obligacin, en el momento actual. Va de realizacin o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realizacin el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversin del activo o a la liquidacin del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque. Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas en efectivo, o en su equivalente, que generara un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captacin de los bancos y corporaciones financieras para la expedicin de certificados de depsito a trmino con un plazo de 90 das (DTF), la cual es certificada peridicamente por el Banco de la Repblica. Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos econmicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad econmica y no nicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos econmicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre la

12

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre la situacin financiera y los resultados del ejercicio. Art. 12. Realizacin. Solo pueden reconocerse hechos econmicos realizados. Se entiende que un hecho econmico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externo s, el ente econmico tiene o tendr un beneficio o un sacrificio econmico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables. Art. 13. Asociacin. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada perodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente en las cuentas de resultados.

13

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

7. Contabilidad Legislacin Colombiana. Decreto 2649, Captulo III (2/2)


Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios econmicos en otros perodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el perodo corriente. Art. 14. Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un ente econmico obtiene utilidad, o excedentes, en un perodo nicamente despus de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluacin puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio fsico (operativo). Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la inflacin. Art. 15. Revelacin plena. El ente econmico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situacin financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelacin plena se satisface a travs de los estados financieros de propsito general, de las notas a los estados financieros, de informacin suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situacin econmica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno. Tambin contribuyen a ese propsito los dictmenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la informacin con sujecin a las normas de auditora generalmente aceptadas. Art. 16. Importancia relativa o materialidad. El reconocimiento y presentacin de los hechos econmicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. Un hecho econmico es material cuando, debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones econmicas de los usuarios de la informacin. Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relacin al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, segn corresponda. Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho econmico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

14

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


Art. 18. Caractersticas y prcticas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfaccin de las cualidades de la informacin, la contabilidad debe disearse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las caractersticas y prcticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicacin geogrfica, su desarrollo social, econmico y tecnolgico. Hasta aqu, lo que el decreto 2649 de 1993 establece en cuanto a los principios de contabilidad en Colombia. Nota: Con esto concluimos la presentacin del decreto en cuestin. Para redondear esta primera unidad de nuestro curso de contabilidad prctica, veamos el siguiente apartado. 1.7 Asientos Contables Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos econmicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden registrarse varias operaciones homogneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronolgicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Dentro del trmino previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos debito y crdito de cada cuenta y establecer su saldo.

15

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

8. Las organizaciones. Empresas. Clasificacin (1/3)


Capitulo 2 - Las Organizaciones 2. Las Empresa Se entender por empresa toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes, o para la prestacin de servicios. Dicha actividad se realizara a travs de uno o ms establecimiento de comercio. Art. 25 del Cdigo de Comercio. Dentro de la organizacin empresarial existen tres tipos de factores necesarios para realizar sus operaciones, estos son las personas que se encuentra representado por los propietarios, los gerentes, los administradores y todos los empleados que laboran en los procesos administrativos y operativos de la empresa, el capital que est constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, en mercancas, en maquinaria, en muebles o en cualquier otro aporte de bienes y el trabajo que es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo primordial de la empresa que puede ser la produccin de bienes, la comercializacin de mercancas o la prestacin de algn servicio. 2.1 Como se clasifican las empresas Las empresas se pueden clasificar segn los siguientes criterios: Por la actividad que realizan, por su tamao, por el origen de su capital, su tamao, conformacin de su capital, por la explotacin y conformacin de su capital, por los impuestos, por el nmero de propietarios, por la funcin social. POR LA ACTIVIDAD Extractivas: Son las empresas cuyo objetivo primordial es la explotacin de recursos que se encuentran en el subsuelo, como ejemplo estn las empresas de petrleos, aurferas, de piedras preciosas y de otros minerales. Comerciales: Son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos naturales, semi-elaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo as una utilidad. Un ejemplo de este tipo de empresa es un supermercado. Industriales: Son las dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semi-elaborados como las fbricas de telas, de muebles, de calzado, etc. Servicios: Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la

16

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


comunidad, ya sea de salud, educacin, transporte, recreacin, servicios pblicos, seguros y otros varios. Agropecuaria: Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos de origen agrcola y pecuario. Dentro de los ms comunes encontramos las granjas agrcolas, las granjas porcinas, avcolas, apcolas, invernaderos, haciendas de produccin agrcola etc.

17

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

9. Las organizaciones. Empresas. Clasificacin (2/3)


POR SU TAMAO Grande: Es la de mayor organizacin, posee personal especializado en cada una de las reas de trabajo, se observa una gran divisin del trabajo y las actividades mercantiles se realizan en un porcentaje elevado. Mediana: En este tipo de empresa se observa una mayor divisin y delimitacin de funciones administrativas y operacionales. La inversin y los rendimientos obtenidos son mayores que los de la pequea empresa. Pequeas empresas: Son aquellas que manejan muy poco capital y poca mano de obra, se caracteriza porque no existe una delimitacin clara y definida de funciones entre el administrador y/o el propietario del capital de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida divisin y especializacin del trabajo. Se dividen a su vez en: Pequea: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos. Micro: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantas muy personales. Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotacin en donde la familia es el motor del negocio convirtindose en una unidad productiva. POR EL ORIGEN DEL CAPITAL Oficiales o Pblicas: Su capital proviene del Estado. Privadas: Son aquellas en que el capital proviene de personas particulares. Economa Mixta: El capital proviene una parte del Estado y la otra de personas particulares. POR LA EXPLOTACIN Y CONFORMACIN DE SU CAPITAL. Multinacionales: En su gran mayora el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes pases del mundo (globalizacin). Grupos Econmicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueos. Nacionales: El radio de atencin es dentro del pas normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras.

18

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


Locales: Son aquellas en que su radio de atencin es dentro de la misma localidad.

19

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

10. Las organizaciones. Empresas. Clasificacin (3/3)


POR LOS IMPUESTOS Personas Naturales Declarantes: Estn obligados a presentar declaracin del Impuesto de Renta y Complementarios. Sucesiones Ilquidas: En este grupo corresponde a las herencias y legados que se encuentran en proceso de liquidacin. Rgimen Simplificado del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al rgimen Simplificado del IVA la sociedades y personas naturales que seale la las normas legales. Para efectos fiscales los responsables del rgimen simplificado no estn obligados a llevar libros de contabilidad, hallndose s obligados a llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias. El artculo 499 del E.T., precisa que pertenecen al rgimen simplificado del IVA, entre otras, las personas naturales comerciantes de menores ingresos, sealamiento que independientemente de su calidad de comerciantes es lo que permite atribuirles, para efectos fiscales, determinados derechos y obligaciones. Art. 499 del E.T. Dice: "Al Rgimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, as como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan entre otras las siguientes condiciones: - Que tengan mximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen sus actividades. - Que no sean usuarios aduaneros. - Que no hayan celebrado en el ao inmediatamente anterior ni en el ao en curso -contratos de venta de bienes o prestacin de servicios gravados por valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000)." Es as como el artculo 506 del mismo ordenamiento, dentro de las obligaciones fiscales atribuidas a los responsables del rgimen simplificado no formula exigencia legal alguna de llevar contabilidad en los trminos y condiciones dispuestos por el Cdigo de Comercio. Una interpretacin sistemtica de las normas reguladoras del impuesto al valor agregado permite precisar claramente el manejo fiscal que la ley atribuye a los responsables del rgimen simplificado. Cuando el pargrafo del artculo 437 del E.T., previene que, a las personas que pertenezcan al rgimen simplificado, que vendan bienes o presten servicios, les est prohibido adicionar al precio suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas, sopena de cumplir ntegramente las obligaciones predicables de quienes pertenecen al rgimen comn, con ello est delimitando las obligaciones predicables del rgimen simplificado no en razn de su calidad de comerciantes sino en razn de su actuar frente al rgimen fiscal, lo que de suyo le imprime un tratamiento especial a este tipo de responsables.

20

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


Rgimen Comn del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al rgimen comn del IVA la sociedades y personas naturales que seale la las normas legales. Art . 437 E.T. Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos y los importadores son sujetos pasivos. Son responsables del impuesto: - En las ventas, los comerciantes, cualquiera que sea la fase de los ciclos de produccin y distribucin en la que actan y quienes sin poseer tal carcter, ejecuten habitualmente actos similares a los de aquellos; - En la venta de aerodinos, tanto los comerciantes como los vendedores ocasionales de stos; - Los importadores; - Los contribuyentes del Rgimen Comn del Impuesto sobre las Ventas, cuando realicen compras o adquieran servicios gravados con personas pertenecientes al rgimen simplificado, por el valor del impuesto retenido, sobre dicha transacciones. Gran Contribuyente: Contribuyentes que por los ingresos y patrimonio que administran son clasificados por la DIAN como grandes contribuyentes, competencia que le es dada a la DIAN por las normas legales. SEGN EN NUMERO DE PROPIETARIOS Empresas Individuales: denominadas tambin empresas unitarias o de propietario nico. En ellas, aunque una persona es la duea, la actividad de la empresa se extiende a ms personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares. Ejemplos: Almacn don PATRICIO, de propiedad exclusiva de don PATRICIO ROMERO. Sociedades: son las empresas de propiedad de dos o ms personas llamadas socios. Ejemplo: ROMERO & ROMERO, Ca. Ltda., de propiedad de PATRICIO ROMERO y JUAN ROMERO.

21

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

11. Las sociedades. Contrato. Clasificacin Sociedades de Personas


2.2 LAS SOCIEDADES 2.2.1 Contrato de Sociedad Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Segn el Cdigo de Comercio Art. 98 "por el contrato de sociedad dos o ms personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre s las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social". La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica distinta de los socios individualmente considerados. La capacidad de la sociedad se circunscribir al desarrollo de la empresa o actividad prevista en su objeto. Se entendern incluidos en el objeto social los actos directamente relacionados con el mismo y los que tengan como finalidad ejercer los derechos o cumplir las obligaciones, legales o convencionalmente derivados de la existencia y actividad de sociedad. (Art. 99 C del Co.) 2.2.2 Clasificacin de las Sociedades De acuerdo con la forma como se asocian, las sociedades pueden ser: Sociedades de Personas Se clasifican en: Sociedad Colectiva: Se constituye por dos o ms personas, los socios pueden aportar dinero o bienes y su responsabilidad es ilimitada y solidaria. La razn social se forma con el nombre y / o apellidos de uno o varios socios seguido de la expresin & Compaa, Hermanos, e Hijos u otra anloga (Art. 303 C. de Co.). Ejemplo: ROMERO, PARRA & Compaa. La razn o firma social slo podr ser utilizada por las personas facultadas para representar a la sociedad. Esta, a su vez, slo se obligar por las operaciones que, adems de corresponder al objeto social, sean autorizadas con la razn o firma social. (Art. 306 C. de Co). La administracin de la sociedad colectiva corresponder a todos y cada uno de los socios, quienes podrn delegarlas a sus consocios o en extraos, caso en el cual los delegantes quedaran inhibidos para la gestin de los negocios sociales. Los delegados tendrn las mismas facultades conferidas a los socios administradores por la ley o por los estatutos, salvo las limitaciones que expresamente se les impongan. (Art. 310 C. de Co) Sociedad en Comandita Simple: Se forma por dos o ms personas, de las cuales por lo menos una tiene responsabilidad ilimitada. Los socios con responsabilidad ilimitada se denominaran socios gestores, y los de responsabilidad limitada socios comanditarios. (Art. 323 C.

22

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


socios gestores, y los de responsabilidad limitada socios comanditarios. (Art. 323 C. de Co.); en la razn social debe figurar el nombre o apellido de los socios que tienen responsabilidad ilimitada, seguido de la expresin & Ca. S. en C. (Art. 324 C.de Co.) Ejemplo: Torres & Ca. S. en C. La administracin de la sociedad estar a cargo de los socios colectivos, quienes podrn ejercer directamente o por sus delegados, con sujecin a lo previsto para la sociedad colectiva (Art. 326 C. de Co). Los comanditarios no podrn ejercer funciones de representacin de la sociedad sino como delegado de los socios colectivos y para negocios determinados. En estos casos debern indicar, al hacer uso de la razn social, que obran por poder, so pena de responder solidariamente con los gestores por las operaciones sociales que celebren o ejecuten. (Art. 327 C. de Co). Sociedad en Comandita por Acciones: En el acto constitutivo de la sociedad no ser necesario que intervengan los socios comanditarios; pero la escritura siempre se expresar el nombre, domicilio y nacionalidad de los suscriptores, el nmero de acciones suscritas, su valor nominal y la parte pagada. La sociedad en comandita por acciones no podr constituirse ni funcionar con menos de cinco accionistas. (art 343 C. de Co). El capital de esta sociedad estar representado en ttulos de igual valor. Mientras las acciones no hayan sido ntegramente pagadas sern necesariamente nominativas. (Art. 344 C. de Co).

23

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

12. Las sociedades. Clasificacin Sociedades de Capital (1/2)


Sociedades de Capital: Se clasifican en: Sociedad Annima: Esta sociedad se formar por la reunin de un fondo social suministrado por accionistas responsables hasta el monto de sus respectivos aportes; ser administrada por gestores temporales y revocables. (Art. 373 C de Co.) Se forma con un mnimo de cinco socios (Art. 374 C. de Co.). El Capital aportado est representado en acciones (Art. 375 C. de Co.). La razn social se forma con el nombre que caracteriza a la empresa seguido de la expresin S. A. Ejemplo: Galletas Tostaditas S.A. Al constituirse la sociedad deber suscribirse no menos del cincuenta por ciento del capital autorizado y pagarse no menos de la tercera parte del valor de cada accin de capital que se suscriba. (Art. 376 C. de Co). Sociedades de Economa Mixtas: Son de economa mixta las sociedades comerciales que se constituyen con aportes estatales y de capital privado. Las sociedades de economa mixta se sujetan a las reglas de derecho privado a la jurisdiccin ordinaria, salvo la disposicin legal en contrario. (Art. 461 C. de Co) En el acto de constitucin de toda sociedad de economa mixta se sealaran las condiciones que para la participacin del Estado contenga la disposicin que autorice su creacin; el carcter nacional, departamental o municipal de la sociedad; as como su vinculacin a los distintos organismos administrativos, para efecto de la tutela que debe ejercerse sobre la misma. (Art. 462 C. de Co). Sociedad de Responsabilidad Limitada: Los socios pueden ser mnimos dos, mximo veinticinco (Art. 356 C. de Co.). El capital est dividido en cuotas de igual valor (Art. 354 C. de Co.). La razn social est seguida de la palabra Limitada o de su abreviatura Ltda. (Art. 357 C. de Co.). Ejemplo: Almacn el Estudiante, Ca. Ltda. En las compaas de responsabilidad limitada los socios respondern hasta el monto de sus aportes. En los estatutos podr estipularse para todo o alguno de los socios una mayor responsabilidad o prestaciones accesorias o garantas suplementarias, expresndose su naturaleza, cuanta, duracin y modalidades. (Art. 353 C. de Co). La representacin de la sociedad y la administracin de los negocios sociales corresponden a todo y a cada uno de los socios; estos tendrn adems las siguientes atribuciones: 1 . Resolver sobre todo lo relativo a la cesin de cuotas, as como a la admisin de nuevos socios.

24

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


2 . Decidir sobre el retiro y exclusin de socios. 3 . Exigir de los socios la prestaciones complementarias o accesorias, si hubiere lugar; 4 . Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, el Representante Legal, el Revisor Fiscal o cualquier otra persona que hubiere incumplido sus obligaciones u ocasionado dao o perjuicio a la sociedad, y 5 . Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designacin le corresponda. La junta de socios podr delegar la representacin y la administracin en un gerente, estableciendo de manera clara y precisa sus atribuciones. Sociedad sin nimo de Lucro: Son las entidades que persiguen exclusivamente fines sociales, culturales, deportivos y de servicios, sin nimo de lucro. Ejemplo: el Club el Remanso, de propiedad de un fondo de empleados.

25

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

13. Las sociedades. Clasificacin Sociedades de Capital (2/2)


Escritura de Constitucin de una Sociedad "La sociedad se constituir por escritura pblica en la cual se expresar": 1. El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deber indicarse su nacionalidad y documento de identificacin legal; con el nombre de las personas jurdicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia. 2. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relacin con cada uno de los tipos de sociedad que regula este cdigo. 3. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitucin. 4. El objeto social, esto es, la actividad o negocio de la sociedad, haciendo una enunciacin clara y completa de las actividades principales. Ser ineficaz la estipulacin en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relacin directa con aquel. 5. El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitucin. En las sociedades por acciones deber expresarse, adems, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y trminos en que debern cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podr exceder de un ao. 6. La forma de administrar los negocios sociales, con indicacin de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas de socios, conforme a la regulacin legal de cada tipo de sociedad. 7. La poca y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia. 8. Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicacin de las reservas que deban hacerse. 9. La duracin precisa de la sociedad y las causales de disolucin anticipada de la misma. 10. La forma de hacer la liquidacin, una vez disuelta la sociedad, con indicacin de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicacin, puedan hacerse distribuciones en especie. 11. Si las diferencias que ocurran con los asociados entre s o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisin arbitral o de amigables

26

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


motivo del contrato social, han de someterse a decisin arbitral o de amigables componedores y en caso afirmativo, la forma de hacer la designacin de los rbitros o amigables componedores. 12. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta funcin no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados. 13. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo est previsto en la ley o en los estatutos. 14. Los dems pactos que, siendo compatibles con la ndole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato (Art. 110 C. de Co). Copia de la escritura social ser inscrita en el registro mercantil de la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deber ser registrada tambin en las Cmaras de Comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la Cmara del domicilio principal. (Art. 111 C. de Co).

27

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

14. Los comerciantes. Obligaciones


2.3 LOS COMERCIANTES "Se denominan comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona". (Art. 10 C. de Co). Las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se consideran comerciantes, pero estarn sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones. (Art. 11 C. de Co). 2.3.1 Quines son Comerciantes? Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos: Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil. Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto y Cuando se anuncia al pblico como comerciante por cualquier medio. (Art. 13 C. de Co). Obligaciones de los Comerciantes Matricularse en el Registro Mercantil. Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems documentos relacionados con sus negocios o actividades. Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art. 19 C. de Co). Licencia de funcionamiento. Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cmara de Comercio, deben adquirir la licencia de funcionamiento a travs de la Alcalda Municipal. La licencia de funcionamiento es el documento que permite a un comerciante ejercer el comercio de acuerdo con las normas del municipio. Cada municipio tiene facultades (Acuerdo No. 42 del 31 de agosto de 1984) para determinar los trmites y requisitos que puede exigir para otorgar la licencia de funcionamiento en su jurisdiccin municipal. Para obtener la licencia de funcionamiento, los comerciantes deben presentar los

28

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


siguientes documentos, expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la empresa: Copia del Registro Mercantil expedido por la Cmara de Comercio. Paz y salvo de la Tesorera Municipal por el pago de impuestos de industria y comercio. Patente de sanidad expedida por el Servicio de Salud Pblica. Certificado del Cuerpo de Bomberos y Certificados expedidos por las Oficinas de Planeacin Municipal y de Obras Pblicas, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante. Paz y salvo de Sayco y Acinpro.

29

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

15. Las cuentas. Qu son. Concepto


Capitulo 3 - Las Cuentas 3.1. Las Cuentas - Conceptos QU SON LAS CUENTAS? Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. Al dar un nombre a una cuenta, ste debe ser tan claro, explcito y completo que por el solo nombre se identifique lo que representa. La cuenta es el componente ms elemental y bsico de la Contabilidad. Es como una ficha de anotacin individual donde se anotan todos los movimientos econmicos (contables) como por ejemplo tenemos las cuentas de: CAJA, CLIENTES, BANCOS, etc. QU PODEMOS ENTENDER POR CUENTAS? La aproximacin a la idea de cuenta la podemos hacer por dos vas, la del concepto y el de la estructura. CONCEPTO DE CUENTA: La cuenta es un instrumento de representacin y medida de un elemento patrimonial que capta la situacin inicial de ste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo en el mismo. Cada cuenta nos ofrece una visin del elemento patrimonial que representa con independencia de los dems que componen el patrimonio y la coordinacin de todas ellas nos la da una visin global del patrimonio de la empresa. A parte de representar elementos del patrimonio, las cuentas tambin pueden referirse a funciones administrativas o a resultados. Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; as mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un perodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y prdidas, y de orden.

30

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

16. Cuentas. Clasificacin: Reales o de balance


3.1.2. Clasificacin de las cuentas:

Cuentas Reales o de Balance Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio. Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los vehculos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los crditos a su favor. Caractersticas: Estar en capacidad de generar beneficios o servicios. Estar bajo el control de la empresa. Generar un derecho de reclamacin. Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrar usted, en forma detallada, en el Plan nico de Cuentas, un poco ms adelante. Pasivo: representa todas las obligaciones contradas por la empresa para su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. Caractersticas: La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago. Existe una deuda con un beneficiario cierto. Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crdito.

31

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprender a manejar con el Plan nico de Cuentas. Patrimonio: matemticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueo o dueos para constituir la empresa y adems incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueos de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. Caractersticas: - Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos de la empresa. - Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio contable. - Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.

32

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

17. Cuentas. Clasificacin: Nominales, de resultado o transitorias


Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del perodo contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Prdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas. Ingresos: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo. Gastos: Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una prdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios pblicos y otros. Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es dbito. Costo de Ventas: Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta. Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es dbito. Cuentas de orden: Hay dineros, documentos y bienes que estn en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociacin. Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es dbito. Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia en Garanta. Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociacin constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, stas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crdito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.

33

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


Custodia. Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.

34

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

18. Estructura de la cuenta


3.1.2. ESTRUCTURA DE LA CUENTA: La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas se destinan a recoger los aumentos de valor y la otra recoge las disminuciones. El esquema de la cuenta se representa por una T. La parte izquierda es la "debe", la derecha "haber", pero no tiene ninguna relacin con el significado propio de la palabra. Las anotaciones en el debe o en el haber se pueden sumar y ambas sumas representan la dinmica de cada cuenta. Su diferencia o saldo revela la posicin esttica de dicha cuenta. 3.1.3. EN QU FORMA SE HACE LA CUENTA? La cuenta se representa en forma de T y tiene la siguiente estructura: Sobre la barra horizontal se inscribe el nombre de la cuenta, en las dos columnas de la misma se anotan los valores numricos, en la columna de la izquierda el debe (Del verbo latino debere) y en la de la derecha el haber (del verbo latino habere) o crdito (Pecuniam habens, habet omnem rem quem vult habere (tener dinero significa tener todo lo que valga la pena tener).

Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se dice que estamos haciendo un CARGO. Cuando es en el HABER, se dice que estamos haciendo un ABONO. Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA de 100.000 pesos.

Ahora un ABONO de 50.000 pesos en la misma cuenta:

Adelante diremos que dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se colocarn en el DEBE o en el HABER. Cada cuenta slo puede ser de: ACTIVO, PASIVO, INGRESOS o GASTOS. Por ejemplo, la cuenta de CAJA que estamos utilizando es una cuenta de ACTIVO, por lo que las entradas en caja (ingresos de dinero) se sitan en el DEBE. En nuestro caso prctico, hemos realizado un ingreso de 100.000 pesos y una extraccin de 50.000 pesos.

35

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

19. Saldo de una cuenta (1/2)


3.2. SALDO DE UNA CUENTA Saldo de una cuenta.- Se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre el DEBE y el HABER de la misma. Existen tres tipos de saldo: DEUDOR (el Debe es mayor que el Haber), ACREEDOR (el Haber es mayor que el Debe) y saldo NULO (ambos saldos son iguales.) Obsrvese estos tres ejemplos: SALDO DEUDOR

SALDO ACREEDOR

SALDO NULO

36

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

20. Saldo de una cuenta (2/2)


EN QU MOMENTO SE HACEN LOS ASIENTOS (CANTIDADES MONETARIAS) EN EL DEBE O EN EL HABER? En otras palabras Cmo sabemos si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el HABER?, Por ejemplo en la cuenta de PROVEEDORES por qu se hizo as? Todo depender del tipo de cuenta que sea. Obsrvese el siguiente esquema:

Las cuentas que hacen parte del Balance General o cuentas Reales son el Activo de naturaleza debito, las cuentas del Pasivo y Patrimonio son de naturaleza crdito, las cuentas nominales como el Gasto y el costo son de naturaleza debito y la del Ingreso es de naturaleza crdito. Slo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber si debemos asentar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Por ejemplo, la cuenta BANCOS es una cuenta de ACTIVO, as que si ingresamos dinero, debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER. Segn el esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su aumento se reflejara segn el grfico:

Ejemplo de saldo Supongamos que un cliente nuestro, JAVIER GONZALEZ, nos debe una factura con una cuanta de $100.000 pesos. Lo primero que hacemos es abrir la cuenta del cliente y CARGAR el importe en la parte correspondiente:

Ahora supongamos que el seor GONZALEZ nos hace un primer pago de $30.000 pesos. Apuntaremos lo siguiente:

37

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

De esta forma, el saldo de nuestro cliente es de $70.000 pesos, es decir, NOS DEBE esa cantidad. Debe tenerse en cuenta que el marco terico en el cual se desarrolla esta teora es la ciencia econmica y que es a partir de los hechos contables (hechos econmicos) que tienen valides estos conceptos.

38

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

21. Hechos contables. Concepto y clasificacin


3.3. QU SON LOS HECHOS CONTABLES? Los hechos contables son el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos econmicos realizando aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa. Un hecho contable puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una compra, una devolucin, etc. Los hechos econmicos deben ser apropiadamente clasificados segn su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas, esta clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente econmico. En desarrollo de las normas bsicas, las normas tcnicas regulan el ciclo contable. El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la informacin (Art. 46 Decreto 2649 de 1993). En nuestro ejemplo anterior, el seor GONZALEZ nos ha pagado $30.000 pesos. Ese pago se puede contabilizar como un hecho contable con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos econmicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. 3.3.1. CMO CLASIFICAMOS LOS HECHOS CONTABLES? Se pueden definir como aquellos acontecimientos que afectan o pueden afectar el patrimonio de la empresa. Segn las modificaciones que se produzcan en el activo, en el pasivo y neto o en los resultados, podemos clasificar los hechos contables en: Permutativos: Son los hechos que se pueden alterar (activo, pasivo o neto) pero sin afectar a los resultados. Por ejemplo la compra de un vehculo al contado, o el ingreso de efectivo en el banco. Se cambia un elemento de activo que sube por otro que baja. Modificativos: Son hechos que alteran los resultados, bien aumentando o bien disminuyendo el activo o el pasivo. Por ejemplo, el pago de una reparacin al contado, o el abono de intereses de una cuenta corriente. Mixtos: Son hechos que son a la vez Permutativos y modificativos. Por ejemplo la venta al contado de un coche usado por ms o menos su coste.

39

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

22. Funcionamiento de la cuenta


3.4. CMO ES EL FUNCIONAMIENTO DE LA CUENTA? En resumen: Si es una cuenta de activo el valor inicial se apunta a la izquierda, al igual que los aumentos. Las disminuciones a la derecha. Si es una cuenta de pasivo o Patrimonio, el valor inicial a la derecha, los aumentos a la derecha y las disminuciones a la izquierda. Si es de gastos, slo tienen anotaciones (valor inicial y aumentos) a la izquierda. Si es de cualquier tipo de ingresos al revs que la de gastos. Una vez definido lo que son hechos contables, el prximo paso consiste en indicar la forma en cmo dejar una historia de estas transacciones, la cual consiste en llevar libros para estos fines, el cual conocemos con el nombre de tenedura de libros por partida doble. Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratndose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precis que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se est de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Cdigo de Comercio, de manera que las normas contables no contienen una clasificacin rigurosa de cules son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos. En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y til y las operaciones sean registradas en estricto orden cronolgico, bien sea de manera individual o por resmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilizacin de los llamados libros Diario y Mayor. En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias en orden cronolgico, esto es, se anotan todos los actos de comercio de tal forma "como si fuera nuestro diario personal", anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria; de la misma manera se hace con el libro diario comercial. En el Mayor se registran los saldos en resumen cuenta por cuenta, de las transacciones realizadas y anotadas en el diario, esta informacin es la base para realizar los estados financieros. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia. Art. 123 del Decreto 2649 de 1993. Los estados financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Art. 125 del Decreto 2649 de 1993. Realicemos algunos ejemplos:

40

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


1. La empresa Servicios Ltda., dedicada a prestar servicio de lavandera, se constituye con un Capital (aporte social) de $100.000.000, esta empresa inicia operaciones el da 1 de enero de 2007. 2. El da primero alquila un local por $200.000 mensuales, para el funcionamiento de la lavandera. 3. El da 2 de enero abre una Cuenta Corriente en el Banco Nacional con $80.000.000.= 4. El da 3 de enero compra equipo de lavandera por valor de $25.000.000, de lo cual paga en efectivo $20.000.000 y gira un cheque por $5.000.000. 5. El da 4, compra un computador por $1.500.000, gira un cheque por $500.000 y el saldo a crdito a 4 meses. 6. El da 5, compra 3 escritorios por valor de $150.000 y tres sillas por $60.000, para lo cual gira cheque. 7. El da 6, Compra con cheque vehculo por $13.000.000, para reparto y recoleccin de ropa para lavandera. 8. El da 6 de enero realiza contrato por servicios a 3 empleados, para pagarles mensual $500.000 a cada uno. 9. El da 7, compra implementos de aseo para el lavado de la ropa por $300.000 con cheque 10. El da 8, realiza servicio de lavado por $1.600.000 de contado 11. El da 9, realiza servicio de lavado a crdito por $1.000.000 al Hotel el Caminante. 12. El da 10, compra chequera por $60.000 13. El da 14, paga servicio de Agua por $30.000 y telfono por $100.000. con cheque 14. El da 15, paga la primera quincena de sueldo a los tres empleados. 15. El da 16, realiza factura No.0005 por servicio de lavandera al seor Pedro Prez, por $1.800.000. 16. El da 25, paga servicio de electricidad por $150.000 con cheque. 17. El da 27, compra papelera por $50.000. paga con cheque 18. El da 28, compra tiles de aseo y cafetera por $80.000 en efectivo. 19. El da 30, el dueo del local le pide el favor le sea pagado el mes de arriendo del local, la empresa gira un cheque. 20. El da 30, se paga la segunda quincena a los tres trabajadores, con cheque. Con toda esta informacin se pide: Realizar los asientos en el Libro Diario y el Libro Mayor. Nota: En los siguientes captulos ofrecemos ejemplos hechos del Libro Diario y Libro Mayor.

41

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

23. Libro Diario. Ejercicio


Nota: para este ejercicio utilizaremos las cuentas "T", para representar el Libro Mayor, adems, no utilizaremos los cdigos contables en este ejercicio.

42

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

43

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Notas: En el numeral 9. El da 7, compra implementos de aseo para el lavado de la ropa por $300.000 con cheque, se lleva al gasto el cual es un error voluntario, debido a que este se manejarse como un gasto Diferido el cual trataremos ms adelante. El numeral 12, gasto de chequera es un gasto financiero cuenta 53. No Operacional. El numeral 17, compra de papelera se maneja como gasto diferido el cual trataremos ms adelante. El numeral 20, pago de arriendo, este tiene una causacin especial, debido a que este tipo de transacciones maneja Impuestos el cual esta vez pasamos por alto de manera voluntaria, debido a que los impuestos sern tratados ms adelante.(La sumatoria de los valores debito deben ser igual a la sumatoria de los valores crdito, por lo cual se verifica la partida doble.)

44

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

24. Libro Mayor. Ejercicio


Asientos en el Libro Mayor: Los movimientos realizados en el Libro Diario se trasladan al mayor de manera resumida, utilizando para ello una cuenta "T", por cada una de las cuentas que se afectaron o tuvieron movimiento.

45

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

NOTA: Con este captulo hemos llegado al final del curso en su primera parte. Recuerda que ste consta de cinco partes en total, que puedes cursar cuando desees.

46