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FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

PROCEDIMIENTO AUDITORA INTERNA


MACROPROCESO: Gestin Evaluacin, Control y Seguimiento PROCESO: Inspeccin y Auditora Cdigo:
MD-CGFM-CEIGE-P-002

Versin: 2

Fecha de emisin: 2011-02-04

Nmero de Pginas: 22

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Procedimiento Auditora Interna

Control de Actualizaciones

Actualizacin a la versin No. 0 1

Actualizacin realizada Procedimiento Inicial Se actualiz el contenido general del procedimiento Se ajust y complement en forma general la informacin correspondiente a los controles, definiciones y documentos relacionados. En el flujograma, se incluyeron y detallaron ms actividades, especialmente en cuanto a la seleccin y evaluacin de auditores y se redefinieron otras ya existentes Se ajust la informacin del perfil y se complementaron los criterios de evaluacin de las competencias y desempeo de los auditores internos de calidad en el Formato Perfil auditor de calidad, seleccin y evaluacin CEIGE-R-021 Se crearon los Formatos Informacin auditores internos de calidad CEIGE-R-102 y Listado auditores internos de calidad CEIGE-R-103

Fecha de emisin 2008-02-25 2009-03-01

2011-02-04

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Procedimiento Auditora Interna

CONTENIDO

1. OBJETIVO: .........................................................................................................4 2. ALCANCE: ..........................................................................................................4 3. CONTROL:..........................................................................................................4 4. DEFINICIONES: ..................................................................................................4 5. ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA:....................................................................8 5.1 Programar las Auditoras Internas: .......... ..8 5.2 Seleccin Auditores de Calidad: ........... ..8 5.3 Planear las Auditoras Internas:........... ...8 5.4 Preparacin de la Auditora: ............ ...9 5.5 Desarrollo de la Auditora: ............ ......9 5.6 Preparar y Elaborar el Informe de Auditora por cada proceso aprobado y las Conclusiones Generales de la Auditoria: ........... ..........11 5.7 Reunin de Cierre: .......... ...12 5.8 Distribuir el Informe:................13 5.9 Evaluar a los Auditores: .......... ...13 5.10 Flujograma:.......... ..14 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS ...................................................................14 7. NORMATIVIDAD APLICABLE ..........................................................................19 8. ANEXO CONSIDERACIONES PARA LA REALIZACIN DE AUDITORAS

INTERNAS (NTC-ISO 19011) ...........................................................................19

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Procedimiento Auditora Interna 1. OBJETIVO: Determinar los parmetros para asegurar la realizacin de Auditoras Internas, con el fin de verificar que los procesos y procedimientos desarrollados estn de acuerdo con las disposiciones planificadas en el Sistema de Gestin de Calidad SGC y Modelo Estndar de Control Interno MECI del Ejrcito Nacional y que stos se han implementado y se mantienen, de conformidad con los requisitos establecidos en las Normas NTCGP1000, ISO 9001 y el Sistema de Control Interno. 2. ALCANCE: El procedimiento de Auditora Interna aplica a todos los procesos y procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad SGC, complementado con el Modelo Estndar de Control Interno MECI, adoptados por el Ejrcito Nacional. 3. CONTROL: La Inspeccin General como ente evaluador independiente, es el responsable de establecer y coordinar las directrices generales para el desarrollo de las Auditoras Internas. Con el fin de determinar la conformidad, implementacin y mejora del sistema se realizar un ciclo de auditoras al ao. La Inspeccin General a travs del Inspector Delegado de Control Interno, seleccionar los equipos auditores. En atencin al principio de independencia, los auditores no auditarn procesos en los cuales participen o sean responsables. Los auditores debern tener las competencias requeridas para lo cual debern ser seleccionados acorde con los parmetros establecidos: perfil, seleccin y evaluacin de los auditores. El Auditor Lder designado para una auditora en coordinacin con el Inspector Delegado de Control Interno, elabora el Plan de Auditoria. La Inspeccin General del Ejrcito en cabeza del Inspector Delegado de Control Interno, responde por la informacin a presentar en la Revisin por los Altos Mandos, con base en los resultados de las auditoras. 4. DEFINICIONES: Accin correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

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Procedimiento Auditora Interna Accin preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Acompaante: persona que apoya al auditor en una auditora, como prctica para desempearse como auditor. Adecuacin: Suficiencia de las acciones, para cumplir los requisitos. Alcance de la auditora: extensin y lmites de una auditora.
NOTA El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.

Auditado: organizacin que es auditada. Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditora Auditor Lder: persona designada para dirigir una auditora Auditora: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
NOTA 1 Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una autodeclaracin de conformidad de una organizacin. NOTA 2 Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditoras de segunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificacin de conformidad de acuerdo con los requisitos de las Normas NTCGP 1000, ISO 9001 y otros.

Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. Cliente de la Auditora: Organizacin, rea, dependencia o persona que solicita la auditora.
NOTA El cliente de la auditora puede ser el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditora.

Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

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Procedimiento Auditora Interna Conclusiones de la auditora: resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. Conformidad: Cumplimiento de un requisito Conveniencia: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas organizacionales. Coordinador de Grupo Auditor: persona que apoya al Auditor Lder en la conduccin de un grupo de auditores, cuando se conforman varios grupos de trabajo que deben desplazarse a otras ciudades. Correccin: accin tomada para eliminar una no conformidad detectada Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Equipo auditor: uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.

Evidencia de la Auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
NOTA La evidencia de la auditora puede ser cuantitativa o cualitativa.

Evidencia objetiva: dato que respalda la existencia o veracidad de algo.

Experto tcnico: persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor.
NOTA 1 El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural. Este documento es propiedad del EJERCITO NACIONAL No esta autorizado su reproduccin total o parcial Pgina 6 de 22

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NOTA 2 Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.

Hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.
NOTA Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditora como oportunidades de mejora.

Mejora continua: accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo. No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Plan de auditora: descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. Programa de auditora: conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
NOTA Un programa de auditora incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras.

Observador: persona que presencia una auditora sin interferir en ella, como preparacin para desempearse como auditor. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos. Validacin: confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista. Verificacin: confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

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Procedimiento Auditora Interna 5. ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA: 5.1 Programar las Auditoras Internas Para la programacin de auditoras internas de calidad se debe tener en cuenta lo siguiente: Cada ao se debe realizar a intervalos planificados un ciclo de auditoras internas, para ello se elabora anualmente el programa de auditoras. Las auditoras internas se programan teniendo en cuenta los procesos identificados y definidos por la entidad en el Manual de Calidad. 5.2 Seleccin Auditores de Calidad La Inspeccin General del Ejrcito tendr un listado con la informacin de Auditores Internos de Calidad, con base en el cual se seleccionan los auditores, teniendo en cuenta el perfil establecido y la competencia. Actualizar peridicamente el listado de los Auditores Internos de Calidad, teniendo en cuenta el retiro de personal o ingreso de nuevos auditores 5.3 Planear las Auditoras Internas Con base en el Programa de Auditoras se elabora el Plan de Auditora por el Auditor Lder en coordinacin con el Inspector Delegado de Control Interno. En el Plan de Auditora se registra: El proceso a auditar y responsable No. de la auditora Fecha de elaboracin Objetivo de la auditora Alcance de la auditora Criterios de la auditoria (Documentos de referencia requeridos elementos de la norma aplicable) Nombre del Auditor Lder Nombre de los integrantes del Equipo Auditor Agenda de la auditoria: fecha y sitio, hora, proceso y/o actividades, auditor, responsables del proceso Recursos Requeridos Una vez revisado y aprobado el Plan de Auditora, se enva a los Lderes de los procesos a auditar, mnimo ocho (8) das antes de iniciar las actividades de la Auditora.
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5.4 Preparacin de la Auditoria Asignacin de las tareas al equipo auditor: El Auditor Lder en reunin con el Equipo Auditor, deber asignar los procesos a auditar y comunica lugares, reas o actividades especficas. Tales asignaciones debern considerar la necesidad de independencia y competencia de los auditores y el uso eficaz de los recursos, as como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, acompaantes, observadores y expertos tcnicos. Se pueden realizar ajustes en la asignacin de tareas a medida que la auditora se va llevando a cabo, para asegurar que se cumplan los objetivos de la misma. Preparacin de los documentos de trabajo: Los integrantes del Equipo Auditor debern revisar la informacin pertinente a los procesos y tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo como la lista de verificacin para registrar las evidencias. Cualquier objecin del auditado debe ser resuelta entre el Auditor Lder, el auditado y el Inspector Delegado de Control Interno; cualquier revisin o ajuste al Plan de Auditora debe ser acordado entre las partes interesadas antes de continuar la auditora. 5.5 Desarrollo de la Auditora Interna En la ejecucin de las auditoras internas se llevan a cabo las siguientes etapas: a. Reunin de apertura: Es la primera actividad que se debe considerar en la Agenda del Plan de Auditora; a ella asisten el Equipo Auditor y los Lderes y Responsables de los procesos a auditar, es presidida por el Inspector General del Ejrcito o el Inspector Delegado de Control Interno. En el caso donde se conforman Grupos de Trabajo, ser el Coordinador quien la presida. El propsito de la reunin de apertura es: Confirmar el plan de auditora. Proporcionar informacin de cmo se llevaran a cabo las actividades de auditora. Confirmar los canales de comunicacin Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas. Atender cualquier inquietud planteada por los auditados

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Procedimiento Auditora Interna En la reunin de apertura, el auditor lder presenta a los auditados la siguiente informacin: Objetivo y Alcance de la Auditora Agenda prevista Metodologa a emplear de acuerdo con las tcnicas de auditora: o Escrita o Verbal entrevistas o Inspeccin fsica o Ocular - observacin en el sitio o Documental - revisin de documentos y registros.

b. Comunicacin durante la auditora: Dependiendo del alcance y la complejidad de la auditora, puede ser necesario llegar a acuerdos formales para la comunicacin entre el Equipo Auditor y el auditado durante la auditora. Los integrantes del Equipo Auditor debern consultarse peridicamente para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar las tareas entre los auditores del equipo segn sea necesario. Las evidencias recopiladas durante la auditora que sugieren un riesgo inmediato y significativo, debern comunicarse sin demora al auditado. Cuando las evidencias disponibles de la auditora indican que los objetivos de la misma no son alcanzables, el Auditor Lder deber informar las razones al Inspector Delegado de Control Interno y al auditado, para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir la reconfirmacin o la modificacin del Plan de Auditora, cambios en los objetivos de la auditora o su alcance, o la terminacin de la auditora. c. Recopilacin y verificacin de la informacin: Durante la auditora, deber recopilarse la evidencia mediante un muestreo apropiado y verificarse la informacin pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la informacin respecto a las interrelaciones entre procesos y actividades. Slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora y se basa en muestras de la informacin disponible; la evidencia deber ser registrada. Los mtodos para recopilar informacin se basan en las tcnicas de auditora:

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Procedimiento Auditora Interna Entrevistas, revisin de documentos y registros: Se desarrollan entrevistas a los auditados. Durante las mismas se van revisando los documentos y registros que el auditor solicite para verificar la veracidad de la informacin suministrada por los auditados y la ausencia de no conformidades respecto a los requisitos establecidos. Los hallazgos hechos durante las entrevistas se consignan por los auditores en el formato listas de verificacin para auditoras internas de calidad. Observaciones en el sitio: Cuando sea necesario, se realizan observaciones directas en el lugar de trabajo, para verificar la conformidad con los requisitos establecidos. La informacin recopilada puede ser: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que sea verificable. d. Evaluar la evidencia La evidencia de la auditora deber ser evaluada frente a los criterios de auditora para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios. Cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos pueden identificar oportunidades de mejora. El equipo auditor deber reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora en etapas adecuadas durante la misma. La conformidad con el criterio de auditora deber resumirse para indicar ubicaciones, funciones o procesos que fueron auditados. Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan, debern registrarse. Las no conformidades debern revisarse con el auditado para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y que se han comprendido. Se deber realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinin divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora. 5.6 Preparar y elaborar el informe de auditora por cada proceso auditado y las conclusiones generales de la auditora El Auditor Lder es el responsable de la preparacin y del contenido del Informe de la Auditora, el cual debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la auditora y hacer referencia a lo siguiente: Informacin general: Macroproceso, proceso y responsable del proceso auditado, No. de la auditora, lugar y fecha del informe.
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Procedimiento Auditora Interna Fecha de inicio y trmino de la auditora y lugares donde se realizaron las actividades de la auditora Los objetivos de la auditora El alcance de la auditora, particularmente la identificacin de las unidades y/o dependencias de la organizacin, los procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto. Criterios de la auditora. (Documentos de Referencia y Documentos Analizados) Resultados de la auditora. (Descripcin de los Hallazgos: Fortalezas, No conformidades y oportunidades de mejora) Conclusiones de la auditora. Identificacin del Auditor Lder y Equipo Auditor. El Auditor Lder se rene con el Equipo Auditor antes de la reunin de cierre para formular las Conclusiones Generales de la Auditora; en el caso de las Auditorias donde se conforman varios grupos de Auditores con un Coordinador, ser ste quien se rena con los Auditores para preparar las conclusiones de la Auditora. Para las conclusiones se tienen en cuenta los hallazgos establecidos por los auditores, los objetivos del Plan de Auditora y cualquier otra informacin apropiada recopilada durante la misma. Las conclusiones pueden tratar aspectos como: Grado de conformidad del SGC con los criterios de Auditora. Eficacia de la implementacin, mantenimiento y mejora del SGC. Capacidad de los Lderes de proceso para asegurar la continuidad, adecuacin, eficacia y mejora del SGC. El Auditor Lder deber presentar los Informes de Auditora por cada proceso y las Conclusiones Generales de la Auditora, al Inspector General del Ejrcito y al Inspector Delegado de Control Interno para su conocimiento. 5.7 Reunin de cierre: Es la ltima actividad programada en la agenda del Plan de Auditora. La Reunin de Cierre es presidida por el Inspector General del Ejrcito o el Inspector Delegado de Control Interno; el Auditor Lder deber presentar las conclusiones generales de la auditora de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por los Lderes y Responsables de los procesos auditados. En el caso de las Auditorias donde se conforman varios grupos de Auditores con un Coordinador, ste presentar a los Auditados las conclusiones de la Auditora y posteriormente har entrega de los informes de los procesos auditados.
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Si se presentan diferencias respecto del resultado del informe, entre el auditado y el equipo auditor, stas sern presentadas al Inspector General del Ejrcito y/o Inspector Delegado de Control Interno, para que adopte las medidas que considere pertinentes. 5.8 Distribuir el informe El Informe de la Auditora por cada proceso y las Conclusiones Generales de la Auditora deber entregarse a los Lderes y Responsables de cada proceso mximo a los ocho (8) das siguientes a la realizacin de la Auditora. Los integrantes del Equipo Auditor y todos los receptores del informe deben respetar y mantener la debida confidencialidad de los informes. La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan realizado y el informe de la auditora aprobado se haya distribuido. 5.9 Evaluar los auditores Con el fin de monitorear el cumplimiento de los objetivos de la auditora interna de calidad se debe evaluar el desempeo de los auditores utilizando para ello el formato de Perfil Auditor de Calidad, Seleccin y Evaluacin. Una vez el Equipo Auditor entregue el informe de la auditora practicada, el Auditor Lder realizar la evaluacin a cada uno de los auditores que participaron en la auditora y las presentar al Inspector Delegado de Control Interno para su anlisis y consolidacin, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la distribucin del informe de auditora. Con base en los resultados de los aspectos evaluados sobre el desempeo de los Auditores Internos, el Inspector Delegado de Control Interno adoptar las acciones pertinentes, orientadas al fortalecimiento de las competencias que se requieran para el mejoramiento continuo del procedimiento. Los auditados mediante cuestionario de percepcin, dan su concepto sobre el desempeo de los auditores.

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Procedimiento Auditora Interna 5.10 Flujograma de Actividades A continuacin se relacionan las actividades a realizar en la Auditora Interna, segn las directrices de la norma ISO 19011.
Flujograma
Inicio 1. ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD, con base en el Plan de Accin Anual, resultados de auditoras anteriores, solicitudes del cliente de las Auditoras (Altos Mandos), disponibilidad de recursos, presentarlo al Inspector General del Ejrcito e Inspector Delegado de Control Interno para su aprobacin. Si est de acuerdo con el contenido y las fechas programadas, aprueba y firma. No est de acuerdo, devuelve para los ajustes del caso. 2. APROBAR EL PROGRAMA DE AUDITORAS, verifica y aprueba con su firma. 3. SELECCIONAR EL EQUIPO AUDITOR, con base en el listado de Auditores Internos de Calidad, se selecciona el Auditor Lder y el Equipo Auditor, teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos establecidos. 4. ELABORAR Y REVISAR EL AUDITORIA entre el Auditor Lder y Delegado de Control Interno, con Programa de Auditoras y la seleccin acompaantes y observadores. 5. APROBAR EL PLAN DE AUDITORA Verifica y aprueba el Plan Si Comunicar a los auditados No es conducente el contenido, correcciones o ajustes del caso. Si es conducente, aprueba y firma. 6. COMUNICAR A LOS AUDITADOS, enviar el Plan de Auditora al Lder y Responsable del proceso mnimo ocho (8) das antes de la fecha programada para iniciar la auditora. 7. REALIZAR REUNIN PREVIA con el Equipo Auditor, a fin de impartir instrucciones sobre la Auditora a efectuar, informando procesos, situaciones especiales, alcance de la auditora, tiempo programado, entre otros aspectos. 8. PREPARAR LA AUDITORA: revisar los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, procesos asignados y elaborar la Lista de Verificacin en la cual se relacionen los aspectos a verificar en el desarrollo de la auditora. Inspector Delegado de Control Interno ordena las PLAN DE el Inspector base en el de auditores, Inspector General del Ejrcito Inspector Auxiliar Control Interno

Descripcin de la Actividad

Responsable

Elaborar el programa de Auditora

No Verifica y aprueba Si Aprobar el Programa de Auditoras Seleccionar Auditor Lder y Equipo Auditor, teniendo en cuenta los requisitos y perfil

Inspector Delegado de Control Interno

Inspector Delegado de Control Interno

Elaborar y revisar el Plan de Auditora

Inspector Delegado de Control Interno Auditor lder

No

Inspector General del Ejrcito

Realizar reunin previa con el Equipo Auditor

Auditor Lder Equipo auditor

Preparar la Auditora

Auditor Lder Equipo auditor

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Flujograma Descripcin de la Actividad Responsable

A
Realizar actividades de la Auditora Reunin de Apertura 8. REALIZAR ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA, de acuerdo con el Plan de Auditora. 8.1 REUNIN DE APERTURA, el Inspector General del Ejrcito y/o el Inspector Delegado de Control Interno, preside la Reunin de Apertura, a la cual asiste el Equipo Auditor y los Lderes de los procesos a auditar. Para el caso de las Auditorias donde se conforman varios Grupos de Auditoria con un Coordinador, ste preside la reunin. Auditor Lder Equipo auditor Inspector General del Ejrcito Inspector Delegado de Control Interno Auditor Lder

Presentacin para la Reunin de Apertura y Acta

Presentar Plan de Auditora y Auditores

El Auditor Lder explica el objetivo y alcance de la Auditora y metodologa a utilizar por el Equipo Auditor. Presenta a los auditores y los procesos a auditar. Se elabora un Acta de esta reunin. 8.2. RECOPILAR Y VERIFICAR LA INFORMACIN DE LA AUDITORA, se lleva a cabo de acuerdo con lo establecido en el Plan de de Auditora. La informacin se recolecta mediante la aplicacin de tcnicas de auditora (entrevistas, verificacin de documentos y registros) y se registra en las listas de verificacin y/o notas de cada auditor. 8.3. GENERAR HALLAZGOS, se evala la informacin obtenida frente a los criterios establecidos y se identifican los hallazgos: No conformidades, oportunidades de mejora y fortalezas. 9. PREPARAR Y ELABORAR EL INFORME DE AUDITORA POR CADA PROCESO AUDITADO Y LAS CONCLUSIONES GENERALES DE LA AUDITORIA, teniendo en cuenta los hallazgos (Fortalezas, oportunidades de mejora y no conformidades), cada auditor elabora el informe correspondiente. El Auditor Lder con el Equipo Auditor prepara las Conclusiones Generales de la Auditora y las presenta al Inspector General y/o al Inspector Delegado de Control Interno, previo a la reunin de cierre. En el caso de los grupos de auditora, el Coordinador es quien presenta las conclusiones. 10. PERCEPCIN QUE DEJA EL AUDITOR FRENTE AL AUDITADO. Suministrar a los lderes de los procesos auditados el cuestionario de percepcin, para su diligenciamiento. Al final de la auditora entregar esta informacin al Inspector Delegado de Control Interno. 11. REUNION DE CIERRE, el Inspector General del Ejrcito y/o el Inspector Delegado de Control Interno, preside la Reunin de Cierre, a la cual asiste el Equipo Auditor y los Lderes y Responsables de los procesos auditados, programada como mximo ocho (8) das despus de realizada la auditora.

Auditor Lder Equipo Auditor

Recopilar y verificar la informacin

Auditor Lder Equipo Auditor

Generar Hallazgos

Auditor Lder Equipo Auditor

Preparar y elaborar el informe de Auditora

Auditor Lder Equipo Auditor

Conclusiones Generales de la Auditora Informe de Auditora por cada proceso

Aplicacin cuestionario de percepcin del auditado

Auditor Lder y/o Coordinador de Grupo

Reunin de Cierre

Inspector General del Ejrcito Inspector Delegado de Control Interno

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Flujograma Descripcin de la Actividad Responsable

B
Presentacin para la Reunin de Cierre con las conclusiones de la auditora y Acta Presenta las Conclusiones Generales de la Auditora, de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por los auditados. Se elabora un Acta de esta reunin. Auditor Lder

Distribuir el informe de auditora por cada proceso

12. DISTRIBUIR EL INFORME, el informe de cada proceso auditado y las conclusiones generales de la auditora, se envan mediante oficio a los Lderes y Responsables de los Procesos auditados mximo ocho (8) das hbiles, despus de realizada la Auditora. 13. EVALUAR A LOS AUDITORES, desarrollando las siguientes actividades: Evaluacin de los Auditores, en los aspectos relacionados con la calidad y redaccin de los hallazgos, identificacin de los numerales de la norma afectados, soportes y evidencias de los mismos, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la distribucin del informe de auditora y los entrega al Inspector Delegado de Control Interno. Con base en lo anterior, se determinan los factores a mejorar por cada auditor interno de calidad y si se requieren acciones para fortalecer las competencias y el mejoramiento continuo del procedimiento. El resultado de esta evaluacin se registra en el listado de auditores. 14. ARCHIVAR copia del Informe en el Archivo de Gestin del rea de Control Interno de la Inspeccin General del Ejrcito. 15. PRESENTAR LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORAS INTERNAS, CUANDO SE REALICE LA REVISIN POR LOS ALTOS MANDOS, de acuerdo con los resultados de las Auditoras prepara la informacin para presentarla a los Altos Mandos en los periodos que se determinen. 16. ADOPTAR ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS DE MEJORA, de acuerdo con los hallazgos registrados en los Informes de Auditora y con base en el procedimiento establecido: Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

Inspector Delegado de Control Interno Secretaria Control Interno

Evaluar a los Auditores

Auditor Lder y/o Coordinador de Grupo

Secretaria Control Interno

ARCHIVAR

Presentar los resultados de las Auditoras Internas

Inspector Delegado de Control Interno

Adoptar Acciones Correctivas, preventivas o de mejora

Lderes y Responsables del Proceso

1 Seleccionar el Equipo Auditor Desarrollo Actividad 3 17. SELECCIONAR EL EQUIPO AUDITOR. Para la seleccin de los Auditores Internos de Calidad, se realiza la evaluacin de las competencias de los Auditores, acompaantes y observadores, previo a la Auditora a realizar, con las siguientes actividades: Inspector Delegado de Control Interno Auditor Lder

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Flujograma Descripcin de la Actividad Responsable

C
Mantener actualizado el listado de los Auditores Internos de Calidad Convocar al personal que se va a desempear como Auditor, acompaante y observador Aplicar prueba de conocimientos Prueba Calidad Auditores de Mantener actualizado el listado de Auditores Internos de Calidad, con registro de formacin, cursos, especialidad y experiencia. Convocar al personal que va a ser seleccionado como auditores, acompaantes y observadores, informando lugar, fecha y hora de presentacin.

Aplicar prueba de conocimientos para evaluar la competencia del personal convocado. Para la seleccin de auditores, prueba sobre la NTCGP 1000, ISO 9001, MECI, tcnicas de auditora, conocimientos del SGC de la Institucin. Para la seleccin de Acompaantes, prueba de conocimientos generales de la NTCGP 1000, ISO 9001, MECI y SGC de la Institucin. Para seleccionar los observadores, prueba de conocimientos bsicos de la NTCGP 1000, ISO 9001, MECI y SGC de la Institucin.

Prueba Acompaantes

Prueba Observadores

Seleccionar a los Auditores Internos de Calidad, acompaantes y observadores

Con base en los resultados de las pruebas aplicadas, seleccionar los Auditores, acompaantes y observadores, que hayan obtenido un promedio de calificacin entre 75% y 100%, para conformar el Equipo Auditor. El personal que no obtenga el promedio esperado en las pruebas de conocimientos, debe actualizarse, se tendr en cuenta en las capacitaciones que se programen y en prximas auditoras. Registrar en el listado de auditores la calificacin obtenida en la prueba de conocimientos. Si no se cuenta con personal idneo, contactar Auditores Externos.

Personal que no obtuvo el promedio, se tendr en cuenta en prximas auditoras. Registrar los resultados en el listado de auditores Contactar auditores Externos segn resultados Incluir el personal en el Plan de Auditora 2

Incluir en el Plan de Auditora a los Auditores, acompaantes y observadores, de acuerdo con los resultados.

Prctica del Acompaante o Auditor en Formacin

18. PRACTICA DE LOS AUDITORES EN FORMACIN. Los Acompaantes apoyan al Auditor con verificaciones y preguntas que consideren necesarias, previa coordinacin con el Auditor. El auditor da inicio a la auditora y en el momento acordado el acompaante interviene, desarrollando la entrevista y la recoleccin de las evidencias de acuerdo con el Plan de Auditora.

Auditor Interno Acompaante

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Procedimiento Auditora Interna


Flujograma Descripcin de la Actividad
La responsabilidad de la auditora es del Auditor Interno, de tal forma que, si el Acompaante no profundiza o se desva del plan acordado, el Auditor Interno debe retomar el dominio de la auditora y realizar las aclaraciones, indagaciones, o sntesis pertinentes ante el auditado, para dejar nuevamente el desarrollo del plan al Acompaante. Durante la auditora el auditor tomar nota tanto de los hallazgos que se vayan identificando en la auditora, como del desempeo del Acompaante. Al terminar la Auditora el Auditor debe presentar al auditado los hallazgos identificados y posteriormente se rene con el acompaante para retroalimentarlo y diligenciar el registro de evaluacin de la prctica. Con cada prctica el Acompaante va a mejorar sus competencias, por lo cual el Auditor puede modificar el alcance y la duracin de las prcticas, de acuerdo con el desempeo observado, para permitir que la intervencin del Acompaante sea mayor, a medida que se avanza en las prcticas. Se ha previsto realizar un mximo de 3 prcticas de auditora (3 procesos) a fin de adquirir las habilidades bsicas requeridas para realizar las auditorias. El puntaje para considerar satisfactoria la prctica es del 70%. Evaluar la competencia para ubicar al personal como auditores, acompaantes u observadores en prximas auditoras 3 Realizar Seguimiento 19. REALIZAR SEGUIMIENTO. La Inspeccin General del Ejrcito realiza el seguimiento a las acciones adoptadas por los procesos auditados, de acuerdo con el Programa de Auditora. 20. DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES 4, 5 Y 6. Para la Seleccin de auditores se toma la evaluacin que se haya realizado durante la vigencia, al inicio de las Auditoras. 21. EFECTUAR EL SEGUIMIENTO. Se verifica el avance y cumplimiento de las acciones propuestas. 22. ELABORAR EL INFORME DE SEGUIMIENTO, el cual debe ser especfico, claro, concreto y preciso, estableciendo la efectividad de las acciones tomadas. 23. PRESENTAR INFORME DE SEGUIMIENTO a los Lderes de los procesos correspondientes. ARCHIVAR Fin 24. ARCHIVAR copia del Informe en el Archivo de Gestin del rea de Control Interno de la Inspeccin General del Ejrcito. Equipo auditor Inspector Delegado de Control Interno Los Acompaantes que no logren este puntaje en la tercera prctica, deben recibir nuevamente capacitacin en el proceso de auditora, o participar como observador en tres procesos, antes de comenzar un nuevo ciclo de evaluacin de las prcticas.

Responsable

D
Responsabilidad del Auditor y desempeo del Acompaante

Evaluacin del desempeo de Acompaante Presentacin de hallazgos a los auditados

Definir el alcance y duracin de las prcticas a medida que se mejoran las competencias del acompaante

Desarrollar las actividades

Efectuar el seguimiento

Elaborar el informe de seguimiento Presentar los resultados de las Auditoras Internas

Equipo auditor

Equipo auditor

Secretaria de Control Interno

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Procedimiento Auditora Interna 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS Programa de Auditorias Informacin Auditor de Calidad Listado de Auditores Internos Perfil Auditor de Calidad, Seleccin y Evaluacin Plan de Auditoria Listas de Verificacin Acta Reunin de Apertura Cierre de Auditoria Informes de Auditoria

7. NORMATIVIDAD APLICABLE Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario- NTC -ISO - 9000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos NTC - ISO -9001 Sistema de Gestin de la Calidad para la rama ejecutiva del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios NTCGP -1000 Directrices para la Auditora de los Sistema de Gestin de la Calidad y/o Ambiental. NTC-ISO 19011 Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000 8. ANEXO CONSIDERACIONES PARA LAS AUDITORAS INTERNAS (NTC-ISO 19011 / DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL) PRINCIPIOS DE AUDITORA La auditora se caracteriza por depender de varios principios. Estos hacen de la auditora una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las polticas y controles de gestin, proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su desempeo. La adhesin a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditora que sean pertinentes y suficientes y para permitir a los auditores trabajar independientemente entre si para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares. a. Conducta tica: El funcionamiento de la profesionalidad, la confianza, integridad, confidencialidad y discrecin son esenciales para auditar. b. Presentacin Ecunime: La obligacin de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditora. Se informa de los obstculos significativos

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Procedimiento Auditora Interna encontrados durante la auditora y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. c. Debido cuidado profesional: La aplicacin de diligencia y juicio al auditar. Las Auditoras proceden con el debido cuidado, de acuerdo a la importancia de la tarea que desempean y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditora y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.

Los principios que siguen se refieren a la auditora: d. Independencia: La base para la imparcialidad de la Auditora y la objetividad de las conclusiones de la Auditora. Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libres de sesgo y conflicto de inters. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados slo en la evidencia de la auditora. e. Enfoque basado en la evidencia: El mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico. La evidencia de la Auditora es verificable, est basada en muestras de la informacin disponible, ya que una auditora se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo est estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditora. CRITERIOS PARA LA SELECCIN Y EVALUACIN DE LOS AUDITORES Atributos Personales, Conocimientos y Habilidades Los Auditores deben cumplir con determinadas cualidades personales, conocimientos y habilidades, a fin que las auditoras realizadas por ellos sean lo ms objetivas posibles y contribuyan a mejorar el desempeo de la Institucin. 1. Atributos Personales Los auditores deberan poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditora descritos. a. tico: imparcial, sincero, honesto y discreto b. Mentalidad abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos c. Diplomtico: con tacto en las relaciones con las personas
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Procedimiento Auditora Interna d. e. f. g. h. i. Observador: activamente consciente del entorno fsico y las actividades Perceptivo: instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones Verstil: se adapta fcilmente a diferentes situaciones Tenaz: persistente, orientado hacia el logro de los objetivos Decidido: alcanza conclusiones oportunas basadas en el anlisis y razonamiento lgicos. Seguro de s mismo: acta y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

2. Conocimientos y Habilidades Los auditores deben poseer conocimientos y habilidades relacionadas con: Habilidades Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora Planificar y organizar el trabajo eficazmente Llevar a cabo la auditora dentro del horario acordado Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos. Registros y datos, Entender lo apropiado del uso de tcnicas de muestreo y sus consecuencias para la auditora, Verificar la exactitud de la informacin recopilada, Confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditora, Evaluar aquellos factores que puedan afectar la confiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditora Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditora, Preparar informes de auditora, Mantener la confidencialidad y la seguridad de la informacin Comunicarse eficazmente

Conocimientos Documentos del sistema de gestin y de referencia: para permitir al auditor comprender el alcance de la auditora y aplicar los criterios de auditora. Sistemas de informacin y tecnologa para la autorizacin, seguridad, distribucin y control de documentos, datos y registros. Situaciones de la organizacin: estructura, funciones interaccin de procesos y terminologa relacionada. Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables a la organizacin

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Procedimiento Auditora Interna RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES: Auditor lder Participar en la seleccin del Equipo Auditor Elaborar el Plan de Auditora Participar en las reuniones de apertura y cierre de la auditora Representar al Equipo Auditor ante la Direccin Reunirse con el equipo auditor y analizar las evidencias para que sean pertinentes y suficientes y permitan la deduccin de conclusiones con respecto al Sistema de Gestin de la Calidad Auditado. Preparar y presentar el informe de auditora

Auditor Verificar que los requisitos de la auditora sean aplicables. Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditora Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas. Revisar la documentacin relacionada con el Sistema de Gestin de la Calidad existente. Documentar las observaciones. Presentar el informe con los resultados de la auditora. Verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora. Conservar y salvaguardar los documentos de la auditora en forma confidencial. Tratar la informacin confidencial con discrecin. Cooperar y apoyar al auditor lder.

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