BALANCE GENERAL

Qu es el Balance General?
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.

Al elaborar el balance general el empresario obtiene la informacin valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro prximo. En resumen, es una * fotografa clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha en que se elabora.

1.1

Qu partes conforman el balance general :

Activos Pasivos Patrimonio

ACTIVOS Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:

El dinero en caja y en bancos. Las cuentas por cobrar a los clientes Las materias primas en existencia o almacn Las mquinas y equipos Los vehculos Los muebles y enseres Las construcciones y terrenos

Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categoras: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos. Activos corrientes Son aquellos activos que son ms fciles para convertirse en dinero en efectivo durante el perodo normal de operaciones del negocio. Estos activos son: a. Caja

Es el dinero que se tiene disponible en el cajn del escritorio, en el bolsillo y los cheques al da no consignados. b. Bancos

Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco. c. Cuentas por Cobrar

Es el saldo de recaudar de las ventas a crdito y que todava deben los clientes, letras de cambio los prstamos a los operarios y amigos. Tambin se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados. d. Inventarios

Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa. En empresas comerciales y de distribucin tales como tiendas, graneros, ferreteras, drogueras, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso. Slo se maneja el inventario de mercancas disponibles para la venta, valoradas al costo.
Es importante destacar que la realizacin de los inventarios debe hacerse y valorizarse de la manera ms rigurosa posible, ya que es fundamental para la correcta marcha de la contabilidad Existen varios tipos de Inventarios: a. Inventarios de Materias Primas

Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboracin del balance, valoradas al costo. b. Inventario de Produccin en Proceso

Es el valor de los productos que estn en proceso de elaboracin. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realizacin del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc.

Inventario de Produccin Terminada Es el valor de la mercadera que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de produccin.
Para la contabilizacin de sus inventarios se recomienda que usted utilice algunos formatos, siguiendo el modelo de los que encuentra en el ejemplo siguiente.

Activos Fijos Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades.

Maquinaria y Equipo Vehculos Muebles y Enseres Construcciones Terrenos

Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisicin se utiliza el valor de compra. Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de depreciacin. Para el registro de sus Activos Fijos se recomienda que usted utilice el modelo del formato de la pgina OTROS ACTIVOS Son aquellos que no se pueden clasificar en las categoras de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.

PASIVOS
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categoras. Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos.

1. Pasivos corrientes Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un perodo menor a un ao. a. Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realizacin del balance. b. Obligaciones Bancarias Es el valor de las obligaciones contradas (crditos) con los bancos y dems entidades financieras. c. Cuentas por pagar a proveedores Es el valor de las deudas contradas por compras hechas a crdito a proveedores. d. Anticipos Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo an no entregado. e. Cuentas por pagar Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los prstamos de personas particulares. En el caso de los prstamos personales o crditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben. f. Prestaciones y cesantas consolidadas Representa el valor de las cesantas y otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento g. Impuestos por pagar Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realizacin del balance. 2. Pasivo a largo plazo Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un perodo mayor a un ao, tales como obligaciones bancarias, etc. 3. Otros pasivos Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categoras de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado.

Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realizacin del balance. Este se clasifica en: Capital Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa. Utilidades Retenidas

Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa. Utilidades del Perodo Anterior Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el perodo inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el ltimo estado de prdidas y ganancias. El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operacin:
Patrimonio Es igual a Activos menos Pasivos. PATRIMONIO = ACTIVOS PASIVOS

Luego, ACTIVOS es igual a PASIVOS ms PATRIMONIO

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

2.

Gua para elaborar el Balance General

A continuacin se presenta un modelo del formato para elaborar el balance general. Obsrvelo cuidadosamente, sin escribir en los espacios. EMPRESA:______________ BALANCE FECHA:___________ ACTIVOS CTIVO CORRIENTES Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inv. Materias Primas Inv. Productos en Proceso Inv. Productos terminados Otros PASIVO Y PATRIMONIO Sobregiros GENERAL

Obligaciones bancarias Proveedores Anticipos Cuentas pagar Prestaciones cesantas Impuestos por y por

Total Activo Corriente ACTIVO FIJO Maquinaria Equipo - Depreciacin Vehculo - Depreciacin Muebles enseres - Depreciacin Construcciones -Depreciacin Terrenos Total Activos Fijos Otros Activos Gastos pagados por anticipado Otros Total Otros Activos Total Activos y y

pagar Total Pasivo Corriente PASIVO A LARGO PLAZO Obligaciones bancarias Cuentas pagar Otros Total Pasivo largo plazo Otros Pasivos a por

Total Otros Pasivos Total Pasivos Patrimonio Capital Utilidades Retenidas Uitilidad perodo anterior
Total Patrimonio Total Pasivos Patrimonio y

Para llenar correctamente instrucciones siguientes: a. Encabezamiento

este

formato

conviene

leer

las

El balance general se encabeza siempre con el nombre de la empresa y la fecha de preparacin ( o lo que es lo mismo: el da, mes y ao en que se toma la informacin de la situacin de la empresa). b. Distribucin

El formato del balance se divide en dos columnas. En la columna de la izquierda se colocan los Activos y en la columna de la derecha los Pasivos y el Patrimonio. c. Elaboracin

Los Activos y los Pasivos se colocan en el espacio correspondiente, indicando los valores que cada cuenta tiene en el momento en que se realiza el balance. Los distintos activos se suman y el resultado se coloca en el sitio Total de Activos. Igual procedimiento se sigue para los Pasivos. Para obtener el Patrimonio, se realiza la resta, Activos menos Pasivos igual a Patrimonio, tal como se indico anteriormente. A continuacin se ilustra la manera de obtener el Patrimonio: Ebanistera EL PINO tena la siguiente informacin a Diciembre 31 del ao pasado: Activos Pasivos Q Q 120.000.00 40.000.00

El Patrimonio en la fecha ser: Activos menos Pasivos igual a Patrimonio, o sea Q.120.000 Q.40.000 = Q.80.000

ESTADO DE RESULTADOS
En contabilidad el Estado de resultados o Estado de prdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. El estado financiero es dinmico, ya que abarca un perodo durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la informacin que presenta sea til y confiable para la toma de decisiones

Componentes

Elementos que integran el estado de resultados: ingresos, egresos, costos y gastos.

Modelo
El cuadro siguiente refleja un modelo de estado de resultados: Estado de Resultados +Ingresos por actividades - Descuentos y bonificaciones =Ingresos operativos netos Costo de los bienes vendidos o de los servicios prestados =Resultado bruto - Gastos de ventas - Gastos de administracin =Resultado de las operaciones ordinarias +Ingresos financieros - Gastos financieros +Ingresos extraordinarios - Gastos extraordinarios +Ingresos de ejercicios anteriores - Gastos de ejercicios anteriores Resultado antes de impuesto a las = ganancias - Impuesto a las ganancias =Resultado neto Resultado bruto El estado de resultados incluye en primer lugar el total de ingresos provenientes de las actividades principales del ente y el costo incurrido para lograrlos. La diferencia entre ambas cifras indica el resultado bruto o margen bruto sobre ventas que constituye un indicador clsico de la informacin contable. Habitualmente se calcula el resultado bruto como porcentaje de las ventas, lo que indica el margen de rentabilidad bruta con que oper la compaa al vender sus productos.

Resultado neto Luego se restan todos los gastos de venta, administracin. A este sub total se lo denomina Resultado de las operaciones ordinarias. Finalmente se restan los gastos financieros y se le suman los productos financieros, el impuesto a las ganancias o a la renta y la

participacin de los trabajadores en las utilidades (en caso de haber) para llegar al resultado neto o resultado del ejercicio.

FLUJO DE CAJA
Para un mejor control de ingresos y salidas de dinero.

En la empresa existe un orden para las cosas y un orden para las personas pero, tambin uno no menos importante: orden para el manejo de dinero. El flujo de Caja llamado tambin flujo de efectivo, presupuesto de caja o cash flow. Es un clculo del volumen de ingresos y de gastos, que ocurrirn en una empresa durante un determinado perodo. Ello posibilita saber si sobra o falta dinero en determinado momento. Si vemos que sobra, podemos pensar en invertirlo. Si falta buscaremos dnde conseguirlo (bancos, cooperativas de crdito, crdito de proveedores, prstamos de amigos o familiares) Llevar un buen control sobre los ingresos y salidas de dinero le permite:

Tener la cantidad suficiente de dinero que usted requiere para producir; Cumplir con sus compromisos de pago a proveedores y a las instituciones que le facilitaron crdito (ONGs, bancos, etc.); Tener bajo control los cobros de dinero que le adeudan los clientes; Mejorar el uso del dinero y la rentabilidad de su empresa

No hacerlo ocasiona:

No tener suficiente efectivo para hacer frente a sus obligaciones financieras Descrdito Acudir a sistemas costosos de financiacin Quiebra

Tener exceso de efectivo le produce:

Prdida por inflacin (los precios de materiales y productos suben ms que lo que el dinero dormido le producira) Prdida por no invertir su dinero adecuada y oportunamente Riesgo de prdida por robo

Previsiones de dinero
Por el plan de ventas, usted ya sabe lo que deber producir y cunto. Ello le permite conocer por anticipado las cantidades de materiales a utilizar y cunto pagar por ellos. De igual manera, cuntos operarios requerir y de qu nivel de salarios, tambin qu servicios de terceros utilizar y el costo de los mismos. Igualmente, los gastos de administracin comisiones y gastos de ventas. del negocio y, las

Con dicha informacin, usted est en condiciones de hacer un programa de egresos de dinero para un perodo determinado. El mismo plan de ventas le permite conocer a cunto ascendern los ingresos de dinero, mes a mes. Con toda esta informacin usted podr confeccionar su flujo de caja (programa de ingresos y egresos de dinero) con lo cual asegurar un mayor control sobre el efectivo de su negocio. Descargue un ejemplo de Flujo de Caja aqu

Programa Modulo

Integral 4

Gestin Costos

de y

Microempresas presupuestos

Manual elaborado con el apoyo del Programa de Cooperacin Tcnica del BID (Convenio ATN/SD-3183-GU) 1993

Inicio