PROCEDIMIENTO PARA CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO.

GOBIERNO DE JALISCO
SECRETARA DE SALUD

AUTORIZACIONES
DOCUMENT:

RBRICA LIC. EDUARDO HERNNDEZ RAMREZ

APOYO ADMINISTRATIVO

VO. BO.

RBRICA
LIC. JUAN RAMN DE LA CRUZ TORRES
COORDINADOR ADMINISTRATIVO

RBRICA
DR. VCTOR HUGO RAMREZ SIORDIA.
DIRECTOR CAISAME ESTANCIA PROLONGADA

APROB:

RBRICA Q.F.B. LEONOR E. MONTEJANO MARTNEZ.

SUBDIRECCIN DE ADMINISTRACIN E INNOVACIN

AUTORIZ:

RBRICA DR. DANIEL OJEDA TORRES

DIRECTOR INSTITUTO JALISCIENSE DE SALUD MENTAL

CDIGO: FECHA DE EMISIN: FECHA DE REVISIN: FECHA DE AUTORIZACIN COPIA NO.:

DOM-PO50-I6_001 16 DE ABRIL DEL 2010 30 DE ABRIL DEL 2010 09 DE JUNIO DEL 2010

Sello

DOCUMENTO DE REFERENCIA
El Presente procedimiento S cumple con lo establecido en la Gua Tcnica para Documentar Procedimientos.
Sello

Este documento es vigente y est actualizado porque responde a las necesidades actuales de la unidad, y no hay uno nuevo que lo sustituya. Responsable de la informacin: Centro de Atencin Integral de Salud Mental Estancia Prolongada. Responsable de la Publicacin: Depto. de Organizacin y Mtodos Fecha de Publicacin 09 junio 2010

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FECHA DE REVISIN:

Objetivo

Asegurar el control y seguimiento de las Solicitudes de Mantenimiento para que se otorgue un servicio que asegure el buen funcionamiento de las instalaciones de manera eficaz, confiable y continua para brindar un mejor servicio, garantizando la salud de los usuarios y trabajadores. Lmites el procedimiento: Inicia desde la necesidad del mantenimiento preventivo y correctivo hasta la conclusin del trabajo Coordinacin administrativa, Jefatura de mantenimiento, Almacn

Alcance
reas que intervienen:

1.

Los procedimientos documentados debern sujetarse a las siguientes disposiciones y sern de observancia para todos los Centros de Responsabilidad y Contralora Interna. Un procedimiento actualizado es aquel que est vigente y responde a las necesidades actuales de la Institucin Un procedimiento es vigente mientras no haya uno nuevo que lo supla o sustituya; por lo tanto se sigue aplicando aunque las fechas de autorizacin no correspondan a los del mes y ao en curso, ni los nombres de los directivos a los que ostentan el cargo en la actualidad. Un procedimiento es obsoleto cuando su contenido ya no responde a las necesidades actuales de la Institucin y ste se encuentra en desuso o existe uno nuevo.

Polticas

2. 3. 4. 5. 6.

La coordinacin administrativa debe de atender de manera inmediata las necesidades de mantenimiento correctivas de las instalaciones y equipos. Es responsabilidad de la coordinacin administrativa en coordinacin con el encargado de mantenimiento de contar con un programa de mantenimiento preventivo anual de las instalaciones del edificio. La coordinacin administrativa debe verificar el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo Es obligacin del Jefe de Mantenimiento atender el programa de mantenimiento preventivo en un periodo mximo de 03 das de acuerdo a lo programado Es obligacin del Jefe de mantenimiento atender las solicitudes de mantenimiento correctivo en un plazo no mayor de 03 das contando con la existencia del material.

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7.

Polticas
8.

Es responsabilidad del jefe de mantenimiento contar con la existencia y/o solicitar los insumos de mantenimiento preventivo y correctivo a la coordinacin administrativa. Es responsabilidad de jefe de mantenimiento designar los equipos de trabajo que realizara el frente a las solicitudes respectivas.

Definiciones
CEP FUSA CAISAME Caisame, Estancia Prolongada. Formato nico de Servicio y adquisiciones Centro de Atencin Integral de Salud Mental.

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No. ACT

RESPONSABLE

DESCRIPCIN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD

1.

Jefe de rea.

Elabora Solicitud de servicio a mantenimiento (ver anexo 2) y entrega al coordinador administrativo. Recibe formato Solicitud de servicio a mantenimiento (ver anexo 2), determina si procede la solicitud de mantenimiento: Procede? Entonces. Sella de recibido con fecha, hora y firma de autorizado la solicitud de mantenimiento, aplica actividad siguiente. Indica al solicitante el motivo por que el no procede y devuelve inmediatamente la solicitud de mantenimiento. Fin de procedimiento.

2. Coordinador Administrativo.

No

3.

Llena la bitcora de seguimiento a solicitudes de los servicios de mantenimiento (ver anexo 3), deriva solicitud de mantenimiento al encargado del rea de mantenimiento, recaba firma de acuse en la bitcora. Firma bitcora de mantenimiento en proceso, recibe solicitud de mantenimiento, elabora los dos tantos del formato requisicin de almacn (ver anexo 4) de acuerdo al material que se requiere y verifica la existencia de material en sub.-Almacn de mantenimiento:

4.

Jefe de Mantenimiento.

Material? Si No Aplica actividad 10.

Entonces. Acude al almacn general y verifica existencia con el encargado del almacn, aplica actividad siguiente.

Recibe el formato de requisicin de almacn, aplica procedimiento de almacn general, verifica si hay existencias de insumos requeridos: 5. Encargado de Almacn General. Hay existencia? Si No Aplica siguiente actividad Regresa la requisicin de almacn al jefe de mantenimiento y aplica actividad 17. Entonces.

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No. ACT

RESPONSABLE

DESCRIPCIN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD

6. 7. 8. 9.

Jefe de Mantenimiento.

Recaba firmas de autorizado de la coordinacin administrativa en la requisicin de almacn. Recibe requisicin de almacn debidamente autorizado, acude y entrega al almacn general la requisicin de almacn.

Coordinador Administrativo. Recibe requisicin de almacn, firma de autorizado y entrega a jefe de mantenimiento. Jefe de Mantenimiento.

Recibe insumos solicitados, registra en Tarjetn de krdex (ver anexo 5) la entrada (requisicin de almacn) Encargado de sub-almacn al sub-almacn, archiva copia de la requisicin de almacn, acomoda el material en lugar predeterminado, avisa de mantenimiento. al jefe de mantenimiento la existencia del material. Jefe de Mantenimiento. Personal de Mantenimiento. Programa de acuerdo a su control la fecha para realizar trabajo y aplica procedimiento de mantenimiento, recaba la firma de autorizacin de la coordinacin administrativa en la requisicin de almacn, entrega al personal designado para realizar el trabajo la requisicin para recabar los materiales en el sub-almacn. Recibe la requisicin de almacn debidamente firmada, acude al sub-almacn a recoger el material requerido, entrega la requisicin de almacn correspondiente al encargado del sub-almacn de mantenimiento.

10.

11.

12.

Recibe la requisicin, entrega el material de acuerdo a la requisicin de almacn, recaba firma de recibido Encargado de sub-almacn registra en tarjetn de krdex la salida de los materiales, archiva la requisicin de almacn como documento que de mantenimiento. ampara la salida. Personal de Mantenimiento. Recibe el material, revisa y firma de recibido, acude el da programado al rea solicitante en donde se requiere el mantenimiento. Aplica procedimiento de mantenimiento, una vez concluido el trabajo avisa al jefe de mantenimiento la conclusin del mismo. Reciba notificacin de la conclusin de la solicitud de mantenimiento, acude al rea y revisa que el trabajo este correctamente terminado, recaba firma del solicitante en la solicitud de mantenimiento, saca 01 copia de la solicitud, informa a la coordinacin administrativa del cumplimiento de la solicitud, archiva solicitud de mantenimiento, aplica actividad siguiente.

13. 14.

15.

Jefe de Mantenimiento. Nota: En caso de que detecte irregularidades en el trabajo entonces indica al equipo de trabajo que lo realizo que corrija las fallas detectadas, aplica actividad 14.
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No. ACT

RESPONSABLE

DESCRIPCIN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD

Recibe copia de solicitud de mantenimiento debidamente firmada por el solicitante, verifica la utilizacin de materiales en el rea respectiva, archiva copia. 16. Coordinador Administrativo. Fin de procedimiento. 17. 18. Jefe de Mantenimiento. Coordinador Administrativo. Recibe la requisicin de almacn, acude y entrega a la coordinacin administrativa la requisicin de material para su adquisicin. Recibe la requisicin de almacn, solicita al jefe de rea el formato nico de solicitud de adquisicin y servicio FUSA de acuerdo a la requisicin de almacn para su adquisicin y solventar as el servicio solicitado. Elabora formato nico de solicitud de adquisicin y servicio FUSA (ver anexo 6) de acuerdo a la requisicin de almacn y entrega al coordinador administrativo. Recibe formato nico de solicitud de adquisicin y servicio FUSA y requisicin de almacn e informa el tiempo de respuesta al jefe de rea, recaba firmas en el formato nico de solicitud de adquisicin y servicio FUSA, cotiza en el mercado el material solicitado, determina si el costo es mayor a 3,000.00: 20. Coordinador Administrativo. Costo mayor a $3,000.00? No S 21. 22. Coordinador Administrativo. Mensajero/Chofer. Aplica actividad 24. Entonces. Programa al mensajero para la compra y aplica siguiente actividad

19.

Jefe de rea.

Entrega efectivo al mensajero el da programado para la compra a realizar, indica al mensajero donde y que va a comprar. Recibe efectivo y/o cheque y acude al comercio, paga y recaba la factura correspondiente, recibe y traslada la compra al CAISAME, entrega la compra a la coordinacin administrativa.

23.

Reciba material y factura, entrega el material adquirido al almacn general, recaba sello de recibido en la factura original, avisa al jefe de mantenimiento la adquisicin, guarda la factura y formato nico de solicitud de Coordinador Administrativo. adquisicin y servicio FUSA para reembolso, (aplicar procedimiento reposicin de gastos) y aplica actividad 04.
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24.

Archiva la requisicin de material al almacn, en folder de requisicin de material pendientes, saca 01 copia a y entrega el formato nico de solicitud de adquisicin y servicio FUSA original a recursos materiales, Coordinador Administrativo. recaba acuse de recibido en la copia por recursos materiales, efecta el seguimiento de la adquisicin, pregunta a almacn si el material solicitado llego, en caso de que el material no llego entonces continua seguimiento de adquisicin, aplica actividad 04. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y MTODOS

Asesorado por:

Lic. Laura Leticia Prez Peralta. PERSONAL QUE COLABOR EN LA DOCUMENTACIN

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Documentos de Referencia Cdigo DOM MO48

Documento Manual de Organizacin Especifico del CAISAME Estancia Prolongada.

Formatos Utilizados (Ver anexos) Cdigo Anexo 01 Anexo 02 Anexo 03 Anexo 04 Anexo 05 Anexo 06 Diagrama de flujo.

Documento Solicitud de servicio a mantenimiento. Bitcora de seguimiento a solicitudes de los servicios de mantenimiento. Requisicin de almacn. Tarjetn de Kardex. Formato nico de solicitud de adquisicin y servicio FUSA.

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FECHA DE REVISIN:

ANEXOS

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Anexo 01: Diagrama de Flujo

INICIO Elabora solicitud de mantenimiento y entrega a la coordinacin administrativa.

Recibe formato de solicitud de mantenimiento, determina si procede.

Si Procede?

Sella de recibido, firma, llena bitcora y deriva solicitud al encargado de mantenimiento.

Acuda al almacn general y verifica existencia con el encargado de almacn.

Recibe y revisa la existencia en almacn general mediante el jefe de esa oficina

No

No Recibe FUSA y requisicin y cotiza en el mercado el material requerido Costo mayor de $3,000.00? Si Si Solicita al jefe de rea el FUSA y req. de material para su adquisicin Archiva req. de material Deriva el FUSA a control de asistencia para su envo a recursos materiales (22) Recibe documento, registra en bitcora respectiva, introduce documento en sobre, entrega el mismo a la secretaria de la subdireccin de admn. para mensajeria No Efecta el seguimiento de la adquisicin de material por recursos materiales Reciba material, aplica procedimiento de mantenimiento, informa a jefe de mantenimiento de conclusin de trabajo. No Entrega efectivo al mensajero el da programado para la compra, indica donde y que va a comprar Acude al comercio, paga y recaba la factura correspondiente, recibe y traslada la compra a la Coordinacin. Coordinacin administrativa. Reciba y entrega el material adquirido, Guarda factura para reembolso Recibe requisicin , recoja material. Recibe requisicin, entrega material, registra en kardex.

Indica al solicitante el motivo por que el no procede y devuelve inmediatamente la solicitud de mantenimiento.

Firma, recibe solicitud y elabora requisicin y revisa existencia de material en sub.-almacn CEP.

material?

Fin Elabora requisicin y entrega a coordinacin administrativa.

Acude al da siguiente a recoger acuse de recibo

Llego el material?

Si

No

Reciba formato y se comunica con el jefe de almacn, verifica la existencia de material.

Hay existencia?

Si

Recaba firmas, entrega requisicin de almacn a la coordinador administrativa.

Recibe requisicin de almacn, firma y entrega a jefe de mantenimiento.

Recibe material y entrega al encargado de mantenimiento el material y solicitud de mantenimiento

Programa fecha, aplica procedimiento de mantenimiento

Reciba notificacin, archiva solicitud, en cado de detectar irregularidades entonces solicita que corrija.

Reciba solicitud , verifica la utilizacin de insumos, archiva copia.

Fin

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Anexo 02: Solicitud de Servicio a mantenimiento.

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Anexo 03: Bitcora de seguimiento a solicitudes de los servicios de mantenimiento.

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Anexo 04: Requisicin de almacn.

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FECHA DE REVISIN:

Anexo 05: Tarjetn de Kardex.

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Anexo 06: Formato nico de solicitud de adquisicin y servicio FUSA.

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Gua de llenado del FUSA.

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