Projets et stages : rdaction du rapport et soutenance

COMMENT PREPARER ET REDIGER UN RAPPORT DE PROJET OU DE STAGE COMMENT LE PRESENTER ORALEMENT

Vincent Blanchot

La vie professionnelle dun diplm diut est remplie dactions de communication avec les suprieurs, les subordonns, les clients, les collgues dquipe Les rapports ou exposs sont des actions courantes en entreprise. Ils sont limage de votre travail auprs de vos collaborateurs ; ils doivent donc tre efficaces, permettre de se faire comprendre, convaincre, entraner des dcisions. Le but de ce document est de vous apporter quelques conseils pour raliser ceux qui vous sont demands au niveau de lIUT mais galement ceux pendant vos poursuites dtude ventuelles et surtout votre vie professionnelle. Si certaines recommandations peuvent apparatre comme videntes, lexprience montre quun tel document ne devrait pas tre inutile scolairement et professionnellement.

PREPARATION DU RAPPORT

Ds le dbut du projet ou du stage, veillez bien conserver et classer tous les documents utiles. Avant de commencer la rdaction du rapport, mettez au point un plan dtaill, et pensez que vous devrez respecter pour la rdaction proprement dite les impratifs qui vous sont imposs, en particulier en ce qui concerne le nombre de pages maximal autoris. Soyez clair(e) et correct(e) ; faites attention en particulier lorthographe et aux accords grammaticaux, vitez les familiarits ou largot. Hors des dmonstrations proprement dites, nutilisez pas dabrviations, de symboles mathmatiques ou de signes abscons. Nhsitez pas montrer la premire version de votre rapport votre responsable qui vous fera toutes remarques utiles, ainsi qu toute personne de bonne volont qui pourra relire votre travail et corriger les fautes dorthographe et de franais. Ne sous-estimez pas les dlais ncessaires pour les corrections, lcriture (ou mieux la frappe), la reproduction de votre rapport en autant dexemplaires quil est demand et la prparation de sa prsentation orale.

REDACTION DEFINITIVE DU RAPPORT

Noubliez pas que le rapport crit est utile : lentreprise ou lenseignant qui vous a donn le sujet, pour conserver une trace crite de votre travail ; lIUT, pour juger de votre travail ; mais surtout vous, pour apprendre rdiger un texte technique. Pensez celui qui lira votre rapport !

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2.1

Contenu du rapport

Le rapport contiendra : des remerciements ventuels (ils ne sont indispensables que sils sont sincres, sauf pour une thse) ; un sommaire dtaill avec renvoi aux numros de pages ; une introduction qui peut tre brve, mais qui doit dfinir lobjet du rapport et tre lisible mme par un non initi (se souvenir toujours que le sujet est a priori inconnu du lecteur) en rsumant par exemple le cailler des charges initial ; un dveloppement structur en chapitres ou parties, avec autant de niveaux de subdivision quil est ncessaire : Vous y expliquerez le problme trait, la dmarche suivie, les rsultats obtenus, et vous veillerez donner des informations suffisantes pour tre entirement compris par toute personne qualifie mais extrieure lentreprise ou lIUT. Vous dfinirez soigneusement toutes les notations particulires que vous utiliserez. Vous prsenterez des tableaux et des figures numrots et rfrencs dans le texte et accompagns de lgendes. Les figures devront, dans la mesure du possible, tre ralises laide dinstruments graphiques et prsentes avec chelles et units. Dans le cas de courbes multiples sur la mme figure, vous les distinguerez, soit en les nommant, soit en utilisant des graphismes diffrents pour chacune delles. Dans le cas o les tableaux ou figures se prsentent verticalement, vous veillerez ce que la lecture en soit possible en faisant tourner le document dun quart de tour dans le sens des aiguilles dune montre. une conclusion, qui peut galement tre brve, rsumant de faon synthtique ce qui a t dit et ouvrant des perspectives sur des travaux futurs ; une liste succincte de rfrences bibliographiques. Vous y indiquerez tous les documents utiliss au cours de ltude : ouvrage, thses, articles, Cette liste devra tre prsente en respectant les normes en vigueur (se renseigner) et tre suffisamment explicite pour permettre au lecteur de se procurer la rfrence en question. des annexes ventuelles. Vous y placerez les calculs longs et fastidieux, les tableaux de donnes encombrants, les reproductions de documents accessoires par rapport au sujet, et de faon gnrale tous les dtails techniques non ncessaires la comprhension globale de votre travail. Vous y placerez galement les listings que vous jugerez utiles, en prenant soin de les dliasser et den donner une mise en page correcte. Ces annexes seront numrotes et chacune portera un titre. 2.2 Ralisation du document

Prsentez le rapport sous la forme dun document unique* de format A4 (210 x 297), reli (agraf, coll ou assembl), muni dune page de couverture prcisant au minimum la fonction du document, son titre le nom des auteurs, le lieu et la date de la remise du rapport ou de la prsentation orale. Le corps du rapport pourra occuper de 15 60 pages selon la dure de votre travail et respectera de toutes faons le nombre maximal de pages autoris. Dans la mesure du possible, le rapport sera dactylographi au traitement de texte, trs utile pour effectuer les corrections. Prvoyez de donner votre rapport dfinitif votre responsable quelques jours avant la prsentation orale.

Except dans le cas o les documents annexes sont trop importants et doivent tre prsents dans un document spar.

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PRESENTATION ORALE

Le but de la soutenance orale est tout dabord de poser le problme dune manire claire et accessible un non initi, puis dexposer succinctement, en faisant apparatre les ides directives, la mthode de rsolution retenue, enfin den tirer les conclusions et ventuellement douvrir des perspectives pour des travaux ultrieurs. Cette soutenance doit convaincre lauditeur de lintrt de la dmarche qui fait lobjet de votre rapport. Pour cela, il convient de parler distinctement et assez fort en vitant de lire mot mot le dveloppement de lexpos tout entier. Par contre, en cas de difficults dlocution, il peut tre envisag de prparer lintroduction et la conclusion. Ralise dans des conditions que vous navez pas choisies, cette soutenance doit tre soigneusement prpare, ne serait-ce que pour tre sr de respecter absolument la dure impartie. Dpasser le temps de parole accord prouve une ngligence et un manque de prparation de lexpos oral et un manque de matrise du sujet, et indispose les membres du jury. Le meilleur moyen dexposer les rsultats est de saider dun support visuel. Sachez suffisamment tt quel type de matriel vous aurez votre disposition pour la prsentation. pour une prsentation avec ordinateur et videoprojecteur, pensez prvoir le transport de vos fichiers numriques sur cl ou cd. Evitez les disquettes dont la fiabilit laisse dsirer et de plus en plus dordinateurs ne sont plus quips de lecteur de disquettes. pour une prsentation avec rtroprojecteur, assurez-vous de limpression de vos transparents lavance. Pensez mettre au point la distance focale au dbut de la prsentation. PowerPoint est le logiciel standard en matire de prparation de transparents (ie : slides). Ces derniers doivent tenir dans le cadre de lcran et contenir finalement peu dinformations. Ce que vous dites est plus important que ce qui est crit. Ecrivez en caractres suffisamment gras ; les transparents issus de photocopies directes (sans grossissement) de pages dactylographies du rapport sont absolument proscrire. Des transparents correctement calligraphis peuvent tre suffisants. Lemploi de la couleur est grandement souhaitable, condition dtre significatif. Il est souvent judicieux dafficher progressivement les informations dun transparent afin de les synchroniser avec lexpos oral (utilisation dun cache pour les transparents photocopieuse). De plus, il peut tre utile de prparer pralablement et de prsenter, au tableau ou sur une feuille de papier distribue chaque auditeur, le plan de lexpos et dy faire rfrence au cours de la prsentation. On peut aussi afficher des schmas, dessins de dfinition ou des formules cls, condition que la lecture en soit possible pour tous les membres de lassistance. Si votre travail donne lieu une dmonstration (informatique ou autre), prparez lavance les manipulations ncessaires (mise en route, ouverture ) et intgrer la dmonstration dans le temps qui vous est imparti. Si vous tes plusieurs prsenter un rapport, partagez-vous quitablement le temps de parole. Profitez des temps morts pour prparer la dmonstration et enchanez-la avant ou aprs votre conclusion. Et pour finir, ayez une prsentation vestimentaire convenable (pas de baskets, short, jogging) ! La chemise est de rigueur.