MANUAL SISTEM FAIL

KANDUNGAN Bil. Perkara Muka Surat 1. Pendahuluan 1 2. Latarbelakang 1 3. Definisi/lstilah 1 -3 4. Sistem fail 3 -4 5. Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Housekeeping" 4-6 6. Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Functionaf 7. Prosidur-prosidur untuk aktiviti dalam sistem 7 fail 8. Siri 100 -Pentadbiran 9-16 9. Siri 200 -Bangunan Dan Harta 17-22 10. Siri 300 -Kelengkapan Dan Bekalan 23-25 11. Siri 400 -Kewangan 26 -31 12. Siri 500 -Perkhidmatan Dan Personel 32 -38 13. Siri 600 -Functional 39-42

1.0 SEPATAH KATA Manual Sistem Fail ini disediakan dengan tujuan membantu pegawai dan kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan teratur dan efisien. Adalah diharapkan setiap Bahagian dan Unit menggunakan panduan ini untuk membuka fail, menutup fail serta menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan. Semoga panduan ini akan menjadi bahan rujukan yang amat berguna kepada semua pengguna menjalankan urusan kerja seharian dengan lebih teratur dan sistematik.

2.0 PENDAHULUAN 2.1 LATARBELAKANG Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut prosidur, kehilangan fail, pengesanan dan pengeluaran fail yang lambat dan sebagainya. Untuk meningkatkan pengurusan fail di cadangkan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai "Block Numeric System"diperkenalkan. 2.2 DEFIINISI/ISTILAH 2.2.1 Rekod Rekod awam/rekod Kerajaan merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung dengan semua tugas atau kerja harian rasmi Jabatan. Rekod awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan, organisasi dan individu. 1

2.2.2 Fail Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang tertentu (nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di dalamnya mudah dikesan. 2.2.3 SistemFail Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan memudahkan pengesanan serta pengguna apabila diperlukan. 2.2.4 Klasifikasi Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali dengan ideniti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan Iainlain lagi. 2.2.5 Fail-Fail "Housekeeping" Fail-fail yang wujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi untuk melaksanakan dan melicinkan pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan kepada lima kategori utama seperti yang berikut:Pentadbiran Am Bangunan dan Harta Kelengkapan dan Bekalan Kewangan Perkhidmatan dan Personel

2.2.6 Fail-fail "Functional" Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh Organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional". 3.0 SISTEM FAIL 3.1 Faedah Sistem Fail Yang Baik Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepada pelanggan. 3.2 Skop Klasifikasi Fail Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi. Kesemua rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu; rekod-rekod "Housekeeping" dan rekod-rekod "Functional". 3.3 Fail-fail "Housekeeping" Bagi fail-fail "housekeeping" nombor-nombor seperti berikut diberikan:

Taiuk Besar Kod (nombor) Pentadbiran Am 100 Bangunan & Harta 200 Kelengkapan & Bekalan 300 Kewangan 400 Perkhidmatan & Personel 500 4.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "HOUSEKEEPING" TAJUK BESAR PENTADBIRAN AM KOD 100 MELIPUTI PELBAGAI PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN PERKHIDMATAN PENTADBIRAN, AKTA DAN PERUNDANGAN, PERSATUAN-PERSATUAN, JAWATANKUASA, PERSIDANGAN DAN MESYUARAT. SIR1100 -PENTADBIRAN AM NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 100 Pentadbiran Am 100 -1 Mesyuarat 100-2 Pekeliling dan Surat Pekeliling 100 -3 Pengurusan Am 100-4 Laporan 100-5 Kajian 100-6 Perangkaan 100-7 Persidangan Perkara-perkara utama boleh ditambah lagi dengan merujuk kepada Bahagian Korporat (Pentadbiran) Organisasi.

TAJUK BESAR BANGUNAN DAN HARTA KOD 200 MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN PEROLEHAN RUANG PEJABAT MELALUI PEMBELIAN ATAU PENYEWAAN BANGUNAN DAN TANAH ATAU DENGAN PEMBINAAN BANGUNAN BARU TERMASUK JUGA PERKARA MENGENAI UBAHSUAI DAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN SERTA PELBAGAI PERKARA MENGENAI KENDERAAN PEJABAT. SIRI 200 -BANGUNAN DAN HARTA NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 200 200 200 200 200 200 200 Bangunan dan Harta Am -1 Tanah -2 Sewaan Tanah -3 Permohonan Sewaan Tanah -4 Penyelenggaraan Bangunan dan Tanah -5 Pelupusan Harta dan Aset -6 Aset dan Inventor! LPB

TAJUK BESAR KELENGKAPAN DAN BEKALAN KOD 300 MELIPUTI URUSAN-URUSAN PEMOHON, PENYELENGGARAAN, PEROLEHAN DAN MEMBAIKI PERALATAN, INVENTORI PERALATAN DAN TINDAKAN PELUPUSAN ALAT-ALAT YANG TIDAK DIPAKAI ATAU BERLEBIHAN DAN PERKARA-PERKARA LAIN YANG BERKAITAN. SIRI 300 -KELENGKAPAN DAN BEKALAN NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 300 Kelengkapan dan Bekalan 300 -1 Perolehan Kelengkapan dan Kemudahan 300 -2 Penyelenggaraan Kelengkapan dan kemudahan 300 3 Pelupusan Kelengkapan dan Kemudahan

TAJUK BESAR KEWANGAN KOD 400 MELIPUTI PERKARA-PERKARA MENGENAI KEWANGAN SEPERTI PENERIMAAN, PENGAWALAN DAN PERBELANJAAN. IA MERANGKUMI AKAUN DAN ACARA PERKAUNAN, HASIL, BELANJAWAN, AUDIT, TUNTUTAN SERTA BUTIR-BUTIR KEWANGAN YANG LAIN TERMASUK GAJI, PEMBAYARAN ELAUN, PINDAHAN WANG. SIRI400 -KEWANGAN NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 400 Kewangan 400 -1 Kemudahan Pinjaman 400 -2 Kemudahan Pinjaman Kakitangan 400 -3 Pengurusan Kewangan 400 -4 Simpanan Tetap TAJUK BESAR PERKHIDMATAN DAN PERSONEL KOD 500 MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN PEGAWAI DAN KAKITANGAN SEPERTI PENGAMBILAN CUTI, DISIPLIN, KENAIKAN PANGKAT, PERTUKARAN, PERSARAAN, PRESTASI DAN SEBAGAINYA. SIRI 500 -PERKHIDMATAN DAN PERSONEL NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 500 500 500 500 500 500 500 500 Perkhidmatan dan Personel -1 Perjawatan -2 Pembangunan Sumber Manusia -3 Perubatan -4 Latihan dan Kursus -5 Seminar dan Korporat -6 Persaraan -7 Disiplin

5.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "FUNCTIONAL" Kod Untuk Fail-Fail "Functional" Kebanyakan fail-fail "functional" diwujudkan dan digunakan oleh Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja-kerja harian yang ada kaitan dengan aktiviti mereka. Kod nombor utama yang tertentu disediakan untuk siri rekod ini adalah seperti berikut: TAJUK BESAR "FUNCTIONAL" KOD 600 Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerjakerja penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine), kebombaan, keselamatan. NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA 600 1 Operasi 600 2 Pembinaan Projek 600 3 Keselamatan , Kawasan dan Harta 600 4 Kerja, Bekalan dan Penyelenggaraan Melalui Tawaran Sebutharga dan Tender 6.0 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 7 PROSIDUR-PROSIDUR UNTUK AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL Penerimaan dan Pendaftaran Surat Pendaftaran Fail Pembukaan Fail Penyimpanan dan Pengedaran Fail Pertukaran ke Sistem Baru

PANDUAN SISTEM FAIL BAGI AGENSI-AGENSI KERAJAAN

1. Panduan Sistem Fail ini dikeluarkan dengan tujuan untuk membantu pengguna yang terlibat dengan urusan fail dan surat menyurat rasmi kerajaan, dalam menjalankan kerja-kerja mereka. Di samping itu juga diharap dapat membantu mempercepatkan proses tindakanke atas perkara-perkara yang diuruskan oleh organisasi. 2. Panduan ini mengandungi prosedur-prosedur untuk aktiviti-aktiviti berikut: 2.1 Penerimaan dan Pendaftaran Surat 2.2 Pendaftaran Fail 2.3 Pembukaan Fail 2.4 Penyimpanan dan Pengedaran Fail 2.5 Pertukaran ke sistem baru 3. Adalah ditegaskan di sini bahawa Panduan Sistem Fail ini hanya merupakan bahan rujukan dalam usaha mereka untuk memperbaiki cara urusan fail di Agensi masing-masing. Disember 2005

KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT I. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT -Surat Terperingkat dan surat-surat untuk Perhatian Ketua Jabatanr 1 -2 -Surat Umum di alamatkan kepada Ketua Jabatan 2 -3 -Surat-surat Untuk Perhatian Pegawai 3-4 -Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sementara 4 II. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL -Pengkelasan Fail 5 -Nombor Rujukan Fail 6 -Caramember!NomborRujukanBagiFailUmum 6-14 -Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan 14 -Bertukar Ke nombor Rujukan Baru 15-18 III. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL -Membuka Fail Baru 19 -20 -Mendaftar Fail Baru 20 -22 -Membuka Fail Sambungan 22 -23 -Membuka Fail Sementara 23 IV. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL -Penyimpanan Fail 24 -Pergerakan/Pengedaran Fail 24 -25 -Simpan Dalam Perhatian 25 -26 V. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU -Langkah Yang Perlu Diambil 26 -Cara Pertukaran 26 -27 LAMPIRAN A Senarai Kod Organisasi LAMPIRAN B Contoh Senarai Subjek Utama LAMPIRAN C Contoh Kertas Doket LAMPIRAN D Carta Aliran Pendaftaran dan Pembukaan Fail LAMPIRAN E Borang Pergerakan Fail

1. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT Surat-surat rasmi terbahagi kepada 3 jenis iaitu: 1.1 Surat-surat Terperingkat dan Surat Untuk Perhatian Ketua Jabatan Semua surat-surat Terperingkat dan Untuk Perhatian Ketua Jabatan hendaklah diserahkan (tanpa dibuka) kepada Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) masing-masing untuk diambil tindakan seperti berikut: 1.1.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial). 1.1.2 Daftarkan surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat. ButirButir yang perlu dicatatkan ialah: a) Tarikh terima b) Tajuk surat (secara ringkas) c) Bilangan rujukan surat d) Nama Agensi Penghantar 1.1.3 Kandungkan surat dalam fail berkenaan. Sila rujuk para 3.1.3 muka surat 16 bagi prosedur mengandungkan surat. 1.1.4 Serahkan fail kepada Ketua Jabatan untuk tindakan. 1.1.5 Jika surat diminitkan kepada Ketua bahagian/Unit/mana-mana pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan untuk diambil tindakan. 1.1.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil ialah: a) Taip surat dalam sekurang-kurangnya salinan:

 Salina nasal dihantar ke Agensi berkenaan Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float file) b) Catatkan bilangan kandungan fail di sudut atas kanan salinan kedua yang dikandungkan dalam fail warna biru. c) Dengan menggunakan "rubber stamp" catatkan tarikh surat, nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar pada kertas minit dengan warna biru. Lihat para 3.1.3 (c) muka surat 16 untuk keterangan lanjut. 1.2 Surat Umum Yang Di alamatkan Kepada Ketua Jabatan Semua surat Umum yang di alamatkan kepada Ketua Jabatan dan tidak ada Untuk Perhatian mana-mana Bahagian/pegawai hendaklah dibuka oleh Pembantu Tadbir Fail (Seksyen Pentadbiran). Tindakan yang perlu diambil ialah: 1.2.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial). 1.2.2 Serah surat kepada Ketua Bahagian/Unit yang bertanggungjawab mengenai kandungan surat tersebut. 1.2.3 Bagi surat yang tidak dapat dipastikan untuk tindakan manamana Bahagian/Unit, sila rujukkan kepada Ketua Jabatan. 1.2.4 Ketua Bahagian/Unit serahkan surat kepada Pembantu Tadbir Fail masing-masing untuk diambil tindakan seperti di para 1.1.2 dan 1.1.3 muka surat 2.

1.2.5 Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan di dalam surat tersebut. 1.2.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas, tindakan-tindakan yang perlu diambil adalah sama seperti di para 1.1.6 (a-c) di muka surat 2. 1.3 Surat Untuk Perhatian Pegawai Semua surat-surat rasmi yang di hantar Untuk Perhatian Pegawai tertentu hendaklah diserahkan kepada Pembantu Tadbir Fail berkenaan untuk dibuka dan dicop tarikh terima serta diedarkan kepada pegawai berkenaan. Jika pegawai berkenaan tidak ada di Pejabat, surat itu hendaklah diserahkan kepada Ketuanya ataupun kepada salah seorang daripada rakan sejawatnya yang berkaitan untuk dimabil tindakan. 1.4 Secara ringkas tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam urusan penerimaan dan pendaftaran surat adalah seperti dicatatkan dalam rajah berikut:

CARTA ALIRAN PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT Terima surat Terperingkat/U.P. Ketua Agensi , Hantar kepada kerani ....... ^ Umum Hantar kepada Hantar Kepada Persuratan Bahagian berkenaan 1 ------Persuratan -----Bahagian MemDantu Knas Ketua Agensi/ kerani idbiran Timbalannya Buka surat, cop Buka surat, cop tarikh Tarikh terima dan terima dan tandaBuka surat. Cop tarikh > terima dan tandatangan ringkas Daftar surat Penting dalam Buku Daftar Tandatangan rinkas Pasti Bahagian yang < ^ Bertanggunjawab ^^ Daftar surat (Jika Perlu) dalam 1 Ya r Hantar kepada Buku Daftar ^ ^ Masukkan surat dalam fail khas r dan serahkan Bahagian Rfirkfinaan ^ kepada Ketua Anpnsi/timhalanTidak Rara Han minit Kepada Pegawai ._, ,_. TinHaU-an nya Baca dan minit ._ L-ir\orlr Dc^noiA/oi > , Hantar kepada D<"iciii/ii \^r\r\sf\ Melalui Kerani Tindakan Pegawaii ., berkenaan <^ ada di ^> Pejabat? LJ Hantar kepada i idiiidi i\e|JdUd Pegawai

^ ^ Bahagian r laan w \ r Ambil tindakan pcycivvdi berkenaan Untuk Perhatian Pegawai

1.5 Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta 1.5.1 Tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan suratsurat diterima ke dalam fail-fail yang berkenaan sebelum surat diedarkan. 1.5.2 Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail tidak dapat dikesan dengan segera, sampul kecil boleh dibuka sebagai langkah sementara tetapi diberikan nombor rujukan fail yang sama. Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai, sampul kecil dan isi kandungan fail sementara hendaklah dimasukkan ke dalam fail asal. 1.5.3 Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya memerlukan tindakan yang tersangat segera. Tetapi hendaklah dipastikan supaya nombor rujukan yang diberikan adalah nombor rujukan yang betul. Ini boleh dilakukan dengan merujuk kepada doket yang disediakan bagi fail ini. 1.5.4 Bagi perkara-perkara yang mustahak dan memerlukan tindakan serta-merta, Pegawai yang berkenaan bolehlah memberi pandangan ataupun menyampaikan keputusan melalui telefon tersebut dahulu, kemudian baru disusuli dengan surat kami. 2. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL Berikut ialah perosedur-prosedur yang terlibat semasa mengkela, mendaftar, merujuk, mengendalikan dan menyimpan fail. 2.1 Pengkelasan Fail Fail-fail Agensi-agensi kerajaan boleh dibuka seperti berikut:

Perkara Kod Pecahan Kod Pecahan Kecil Kod Utama Perkara Perkara Aduan Aduan Awam 2/1 Aduan Awam mengenai Sikap Kakitangan kerajaan 2/1/1 Rujukan Fail: JPM BK 01 / 2 / 1 / Aduan Awam mengenai sikap kakitangan kerajaan Jika tidak terdapat Pecahan Perkara, Bahagian ini tidak perlu diberikan kod rujukan. Hanya dalam keadaan benar-benar perlu barulah digunakan. MENENTUKAN SUBJEK YANG BENAR-BENAR TEPAT DAN DAPAT MEMBAYANGKAN MAKSUD KANDUNGAN FAIL AKAN MENGELAKKAN DARI PECAHAN KECIL PERKARA DIGUNAKAN. 2.3.7 Letakkan kod Rujukan Ketujuh iaitu KOD SIRI KES selepas kod Pecahan Kecil Perkara. Asingkan kod Pecahan Kecil Perkara dan kod Siri Kes dengan menggunakan sempang (-). Kod siri kes digunakan bagi fail yang dibuka untuk perkara yang sama tetapi mempunyai perbezaan dari segi nama, tempat, tahun dan sebagainya. Urusan ini diasingkan kerana ianya merupakan keskes yang berlainan walaupun bagi perkara yang sama. Kod Siri 13

Kes adalah amat sesuai digunakan untuk fail kakitangan dan failfail individu. Kod Siri Kes ini bermula samada selepas kod Perkara Utama, selepas Pecahan Perkara atau selepas Pecahan Kecil Perkara. 2.4 Cara Member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan Bagi fail kakitangan, cara pemberian nombor rujukan adalah seperti berikutJPM 01 431 1 r ara 1 r ! Fail Pertama Nam aK od Perk; Utama Ringkas bagi Kakitangan Bagi Kakitangan Jabatan Organisasi (Diambil dari Pertama di Perdana JPM Kod Perkara Bahagian atau Organisasi yang Menteri Utama di Lampiran B) berkenaan. Nombor Rujukan adalah JPM 01/431-1. Nombor rujukan bagi fail kakitangan adalah menggunakan Kod Siri Kes yang diletakkan selepas kod Perkara Utama iaitu kod bagi perkataan 'kakitangan'. Kod siri kes ini adalah berturutan daripada 1 hingga ke satu angka yang melambangkan jumlah kakitangan yang ada dalam organisasi tersebut. Selain menggunakan kod-kod siri kes seperti di atas nombor Kad Pengenalan (4 angka di hujung sahaja seperti yang diamalkan oleh klinik/hospital Kerajaan) juga boleh digunakan. KS BP 09 / 431 4489 r Nombor Kad Ringkas Ringkas Nama Nama

ir i Kod P erkara Pengenalan (4 Kementerian Bahagian Organisasi Utama nombor akhir) Kesihatan Perjawatan KK Kakitangan bagi kakitangan 14

2.5 Bertukar Ke Nombor Rujukan Baru 2.5.1 Contoh Pertama Nombor Rujukan Lama JPM / BP / 033 0001 ^ Ja b ^ r atan Baf r i lagian Pent* r ^ adbiran Bil. P r jrtam a Perdana Menteri Pentadbiran bagi fail Pentadbiran TajukFail: ACCOUNTANT Nombor Rujukan Baru JPM BP 01 378 / Jabatan Bahagian Kod Perjawatan Akauntan Perdana Pentad-Organisasi (Perkara (Pecahan Menteri biran JPM Utama) Perkara) Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI AKAUNTAN Tajuk dan nombor fail lama disusun semula dengan mementingkan penggunaan PERKARA UTAMA. Perkara yang diuruskan oleh fail ini ialah jawatan Akauntan. Oleh itu Perkara Utama yang sepatutnya digunakan ialah PERJAWATAN. Urusan AKAUNTAN akan menjadi Pecahan Perkara kepada Perkara Utama Perjawatan. Jika ada jawatan kedua misalnya jawatan Pegawai Tadbir dan iplomatik (PTD), urusan ini akan menjadi Pecahan Perkara yang kedua kepada Perkara Utama Perjawatan. Kod rujukan yang akan diberikan adalah seperti berikut:

15

JPM BP 01 378 / Jabatan Bahagian Kod Perjawatan PTD Perdana Pentad-Organisasi Menteri biran JPM Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI PTD Pecahan Perkara yang ketiga dan seterusnya akan diberikan nombor turutan yang berikutan. Nombor ini diberikan secara turutan mengikut fail yang dibuka bagi perkara tersebut dan sterusnya didaftarkan untuk memudahkan rujukan. 2.5.2 Contoh Kedua Nombor Rujukan Lama JPM / BK / 0777 0017 Jabatan Bahagian Akaun Fail yang ke Perdana Kewangan Kewangan 17 bagi tajuk Menteri Akaun & Kewangan Tajuk Fail: Akaun-Correspondence with BBMB Nombor Rujukan Baru JPM BK 01/7/1 Jabatan Bahagian Kod Akaun BBMB Perdana Kewangan Organisasi Menteri JPM 16

pengluarnfildengasegra.Dengapengluarnfil Dalam hal ini PERKARA UTAMA yang diuruskan ialah urusan Akaun. BBMB akan menjadi PECAHAN PERKARA kepada perkara utama urusan Akaun. Jika JPM berurusan dengan Kementerian Pelajaran mengenai Pelajar Luar Negeri yang menuntut di Malaysia dan ianya merupakan Pechan Perkara Kedua, nombor rujukannya adalah seperti berikut: JPM BP 12 658 / r ^ r ri ^ Ja Ko aja b 1 r 3lajar r atan Baha gian c Pe r Pel Perdana Pentadbir Organisasi Luar Menteri Kementerian Negeri Pelajaran Tajuk Fail: URUSAN PELAJAR LUAR NEGERI DENGAN KEMENTERIAN PELAJARAN 2.5.3 Contoh Ketiga Nombor Rujukan Lama JPM 01 18

Jabatan Perdana Pentadbiran Iklan Menteri Am. Jawatan 17

Tajuk Fail: Iklan Jawatan Nombor Rujukan Baru JPM BP 01 339 / Jabatan Bahagian Kod Iklan Iklan Perdana Pentadbiran Organisasi Jawatan Menteri JPM Tajuk Fail: IKLAN JAWATAN 2.5.4 Contoh Keempat Nombor Rujukan Lama JPM /2 1100 Jabatan Perdana Pentadbiran Gaji Menteri Upahan Tajuk Fail: Belanjawan Nombor Rujukan Baru JPM BK 01 81 Jabatan Bahagian Kod Belanjawan Gaji Elaun Perdana Kewangan Organisasi dan Iain-lain Menteri JPM habuan wang Tajuk Fail: BELANJAWAN 18

3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL 3.1 Tindakan Untuk Membuka Fail Baru 3.1.1 Apabila menerima surat/alporan/permohonan atau Iain-lain dokumen, perhatikan sama ada surat-surat dan Iain-lain dokumen ini ada mempunyai nombor ujukan fail atau tidak. Jika ada kandungkan surat mengikut prosedur yang dinyatakan di para 3.1.3 3.1.2 Jika tidak ada, semak doket faharasat bilangan untuk memastikan sama ada fail-fail mengenai perkara yang sama telah didaftarkan. Jika ada kandungkan surat. Jika belum ada, buka fail dan didaftarkan dengan memberikan nombor rujukan seperti yang dinyatakan sebelum ini (para 2.3) 3.1.3 Kandungkan surat dalam fail dengan cara: a) Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan. Bagi surat diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah dan bagi surat yang dihantar keluar nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam. b) Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber stamp' (warna merah). Surat bth.......................drp...............dikdg. pada ............... . 19

c) Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber stamp'yang berwarna hitam/biru. Surat bth.......................dihantar kpd................pada.......... . 3.2 Tindakan Untuk Mendaftar Fail Baru 3.2.1 Untuk jabatan/unit yang menggunakan aplikasi fail berkomputer hendaklah merekod pendaftaran fail baru di dalam module dimaksudkan dengan memasukkan maklumat seperti tertera di paparan skrin komputer seperti di Lampiran A. Bagi tujuan penyelenggaraan kerja-kerja pemansuhan, edit, inquiri data dan senarai daftar hendaklah dilaksanakan mengikut keperluan semasa. 3.2.2 Sediakan dua pasang kertas doket untuk disimpan di dalam doket faharasat. Sepasang untuk fail bertaraf terbuka dan sepasang untuk fail-fail keselamatan. Sepasang doket faharasat mengandungi dua kertas doket berikut: a) Doket Faharasat Bilangan (borang Am 89) b) Doket Faharasat Abjad (borang Am 89A) 3.2.3 Taip butiran maklumat seperti di bawah ke atas doket dan susun di dalam binder (satu doket boleh memuatkan 400 helai kertas doket): a) Nombor Rujukan Fail b) Tajuk Fail 20

3.2.4 Doket Faharasat Bilangan (Numeric Index) Sediakan kertas doket faharasat bilangan sebanyak satu salinan dan susun di dalam binder faharasat bilangan (Numerical Index) mengikut tertib susunan nombor. Doket faharasat bilangan ini digunakan untuk mengetahui pergerakan fail. 3.2.5 Doket Faharasat Abjad (Alphabetical) Kertas doket ini merupakan salinan daripada kertas doket faharasat bilangan. lanya akan disusunkan di dalam binder mengikut abjad perkataan-perkataan yang dipilih. Untuk satu fail pilih 1/2/3 perkataan mengikut keperluan untuk dimasukkan ke dalam faharasat ini. a) Satu untuk perkataan utama yang merupakan perkara yang diuruskan oleh fail tersebut; Perkataan yang dipilih itu akan digariskan di bawahnya. Contohnya: Pengisian Jawatan Kerani. Ini bererti doket faharasat abjad bagi perkataan Jawatan ini akan disusun di dalam binder di bawah abjad 'J'. b) Dua lagi perkataan yang dipilih adalah perkataan-perkataan penting. Ini bermakna dua/tiga helai kertas doket faharasat perlu disediakan bagi kedua-dua/ketiga-tiga perkataan tersebut dan disusun mengikut susunan abjad. Walau bagaimanapun pemilihan tiga perkataan untuk faharasat abjad ini bergantung kepada keperluan. la hanya dilakukan apabila dirasakan pelu dan dapat membantu 21

didalam usaha pengesanan fail. Jika dirasakan tidak perlu, satu atau dua perkataan adalah memadai. Ini bermakna hanya satu atau dua kertas doket perlu disediakan. 3.2.6 Contoh Kedua-dua doket faharasat bilangan dan doket faharasat abjad adalah seperti di Lampiran C. 3.2.7 Kertas Doket untuk Fail Kakitangan Hanya satu kertas doket faharasat abjad perlu disediakan untuk fail-fail persendirian kakitangan. Susunan kandungan doket ini adalah berasaskan kepada huruf-huruf nama sebenar (Alphabetical Index) seseorang kakitangan. Penyusunan tidaklah dibuat di atas gelaran, jawatan atau pangkat yang dipegang. 3.2.8 Secara ringkas, cara pendaftaran dan pembukaan fail adalah ditunjukkan di dalam Lampiran D. 3.3 Membuka Fail Sambungan 3.3.1 Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang tetapi fail itu dianggap terlalu tebal) fail itu hendaklah ditutup dan kulit 2 atau kulit 3 atau seterusnya dibuka. 3.3.2 Apabila fail yang asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dengan terang dicatat seperti berikut: 'DITUTUP -KULIT 2 DIBUKA' 3.3.3 Di atas kulit baru, hendaklah dicatatkan nombor rujukan yang sama disertai dengan catatan 'kulit 2' (kit. 2). Bilangan kandungan dalam kulit baru akan dimulakan dengan nombor I1I. 22

3.3.4 Fail lama akan disimpan bersama dengan fail baru jika fail tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail itu tidak diperlukan lagi ianya perlu diasingkan dan disimpan dalam bilik fail. 3.4 Membuka Fail Sementara 3.4.1 Fail-fail sementara hanya perlu dibuka apabila surat-surat atau dokumen memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan telah hilang (tidak dapat dikesan). 3.4.2 Fail sementara juga boleh dibuka dalam keadaan di mana lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail yang sama. 3.4.3 Kulit fail yang digunakan bagi fail sementara ialah sampul kecil (AM 435A-Pin 1/82). Nombor rujukan dan tajuk fail bagi fail sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. 3.4.4 Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan ke dalam fail asal apabila fail yang hilang telah dapat dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah selesai dilakukan. 3.4.5 Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu sedangkan surat-surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang berkenaan masih diterima, maka fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut. 23

4. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL 4.1 Penyimpanan Fail Cara bagi menyimpan fail ialah: 4.1.1 Fail-fail bertaraf keselamatan hendaklah disimpan dalam bilik simpanan khas atau dalam kabinet besi. Tempat menyimpan fail bertaraf keselamatan perlulah diawasi setiap masa dan pengeluaran fail-fail dari tempat tersebut hanya boleh dilakukan oleh Pegawai yang dilantik atau Pembantu Tadbir yang dikhaskan untuk mengendalikan fail yang berkenaan. Susunan fail adalah berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket faharasat bilangan (numerical index). 4.1.2 Bagi fail-fail terbuka bolehlah disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (pigeon hole). Susunan fail adalah berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket faharasat bilangan. 4.1.3 Nombor-nombor faharasat bilangan yang penghabisan bagi satusatu kumpulan fail hendaklah diletakkan/ditampalkan pada petak-petak rak fail atau kabinet-kabinet yang berkenaan. Apabila sesuatu fail hendak dicari, nombor-nombor faharasat bilangan ini hendaklah dirujuk untuk menentukan rak atau kabinet mana fail yang berkenaan disimpan. 4.2 Pergerakan Fail Cara bagi mengendalikan urusan pergerakan/pengedaran fail adalah seperti berikut: 24

4.2.1 Catat semua pergerakan fail yang diedarkan daripada Pembantu Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang menggunakannya. Catalan perlulah dibuat di sebelah belakang kertas doket faharasat bilangan (Lihat contoh di Lampiran C) dan di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah: a) Nama pemohon/penerima fail. b) Tarikh fail diedarkan 4.2.2 Jika fail perlu diedarkan dari seorang pegawai kepada pegawai yang lain tanpa melalui Pembantu Tadbir Fail pegawai yang berkenaan adalah bertanggungjawab untuk mengisikan maklumat ke dalam borang seperti yang ditunjukkan dalam Lampiran E dan mengembalikan borang tersebut kepada Pembantu Tadbir Fail. Jika ini tidak dapat dilakukan ia boleh memaklumkan hal tersebut kepada Pembantu Tadbir Fail malalui telefon. 4.3 Simpan Dalam Perhatian (SDP) 4.3.1 Tiap-tiap pegawai yang menerima surat yang mana tindakannya perlu diambil pada sesuatu masa yang ditetapkan, ia perlulah meminta Pembantu Tadbir Fail untuk mengandungkan surat berkenaan ke dalam dail berkaitan dan SDP fail berkenaan sehingga masa yang ditetapkan. 4.3.2 Pembantu Tadbir Fail perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail yang diperlukan dan memerlukan daftar tersebut tiap tiap hari. Fail dan surat yang diperlukan oleh pegawai hendaklah diserahkan 25

kepadanya pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan. Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di dalam Buku Marian Rasmi Pembantu Tadbir Fail dengan cara mencatat nombor-nombor rujukan fail pada tarikh yang dicadang untuk diambil tindakan. Pegawaipegawai sendiri boleh mencatatkan dalam Buku Marian Rasmi masing-masing nombor rujukan yang berkenaan pada tarikh yang ditetapkan untuk diambil tindakan. Ini berguna sebagai 'cross check' kepada Pembantu Tadbir Fail. 5. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU 5.1 Langkah Yang Perlu Diambil Berikut adalah beberapa panduan yang boleh diikuti untuk beralih/bertukar daripada system lama kepada sistam baru ini. 5.1.1 Tentukan tarikh untuk mula melaksanakan system baru. 5.1.2 Sediakan senarai kod-kod Perkara Utama/Pecahan Perkara/Pecahan Kecil Perkara yang diuruskan oleh Agensi berkenaan. 5.1.3 Pilih dan tentukan jumlah fail-fail yang aktif yang perlu ditukar kepada nombor rujukan baru. 5.1.4 Sediakan nombor rujukan baru dan kertas dket. Nombor rujukan lama boleh dibuat 'cross reference' dengan nombor baru dan sebaliknya jika perlu. 5.2 Cara Pertukaran Peralihan/pertukaran boleh dibuat seperti berikut: 26

5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 Mana-mana fail yang dikeluarkan untuk tindakan selepas tarikh pelaksanaan system baru, mesti ditukarkan kepada nombor rujukan baru dengan cara menutup fail lama tersebut dan membuka fail baru sebagaimana yang dinyatakan dalam prosidur membuka fail sambungan dan mendaftarkan fail tersebut dengan menggunakan sistem dan nombor rujukan baru. Semua suratsurat yang diterima selepas itu hendaklah dimasukkan ke dalam fail baru. Peralihan/pertukaran boleh dibuat secara 'overtime' atau apabila Pembantu Tadbir bertanggjawab mempunyai masa lapang dengan menentukan 'target' jumlah fail yang mesti ditukarkan dalam masa seminggu/sebulan. Jika tindakan ini perlu dibuat dengan segera bagi semua fail yang ada, program hendaklah dibuat bagi membolehkan semua fail ditukar dalam satu jangka masa yang ditentukan di mana semua tenaga Pembantu Tadbir-Pembantu Tadbir Rekod yang terlibat ditumpukan untuk tujuan ini. Jika sesuatu Agensi itu terlalu sebuk dan/atau kekurangan kakitangan untuk menukar fail yang sedia ada ke system baru; penukaran ke system baru boleh dibuat secara beransur-ansur iaitu dengan hanya membuka fail baru bagi surat-surat yang baru diterima sahaja. Fail-fail lama yang tidak aktif lagi hendaklah diasingkan dan dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan (jika tidak diperlukan lagi) setelah mendapat persetujuan dari Ketua Pengarah Arkib Negara. 27 c:mw(Panduan system fail agensi kerajaan)

LAMPIRAN A

LAMPIRAN A SENARAI KOD ORGANISASI KEMENTERIAN PERSEKUTUAN NO. KOD Jabatan Perdana Menteri 01 Kementerian Buruh 02 Kementerian Dalam Negeri 03 Kementerian Kebajikan Am 04 Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan 05 Kementerian Kehakiman 06 Kementerian Kemajuan Tanah dan Kemajuan Wilayah 07 Kementerian Kerja Raya 08 Kementerian Kesihatan 09 Kementerian Kewangan 10 Kementerian Luar Negeri 11 Kementerian Pelajaran 12 Kementerian Pembangunan Negara dan Luar Bandar 13 Kementerian Penerangan 14 Kementerian Pengangkutan 15 Kementerian Perdagangan dan Perindustrian 16 Kementerian Pertahanan 17 Kementerian Pertanian 18 Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan 19 Kementerian Perusahaan Awam 20 Kementerian Perusahaan Utama 21 Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar 22 Kementerian Tenaga, Telekom dan Pos 23 Kementerian Wilayah Persekutuan 24 KEMENTERIAN NEGERI 1) NEGERI SABAH Jabatan Ketua Menteri Sabah H41 Kementerian Kebajikan Masyarakat dan Perpaduan Negara H42 Kementerian Kebudayaan Belia dan Sukan H43 Kementerian Kerajaan Tempatan H44 Kementerian Kewangan H45 Kementerian Pembangunan Perindustrian dan Luar Bandar H46 Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya H47 Kementerian Pertanian dan Perikanan H48 Kementerian Tenaga Rakyat dan Pembagunan Alam Sekitar H49

KOD 2) NEGERISABRAWAK Jabatan Ketua Menteri Sarawak W41 Kementerian Kebajikan Masyarakat/Am W42 Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan W43 Kementerian Kerajaan Tempatan W44 Kementerian Kewangan W45 Kementerian Perhutanan W46 Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya W47 Kementerian Pertanian dan Pembangunan Masyarakat W48 Kementerian Perumahan W49 Kementerian Tanah dan Hasil Bumi W50 JABATAN PERSEKUTUAN Akauntan Negara (Jabatan) 81 Alam Sekitar (Jabatan) 82 Arkib Negara (Jabatan 83 Badan Pencegah Rasuah 84 Biro Bantuan Guaman (Bahagian) 85 Biro Nakotik (Pusat) 86 Biro Pengaduan Awam (Bahagian) 87 Biro Tatanegara 88 Biro Terjemah Persekutuan (Bahagian) 89 Buruh (Jabatan) 90 Filem Negara (Jabatan) 91 Gabnor (Pejabat) 92 Galian (Jabatan) 93 Hal Ehwal Islam -Pusat Islam (Bahagian) 94 Hal Ehwal Orang Asli (Jabatan) 95 Hasil Dalam Negeri (Jabatan) 96 Hospital Bahagian 97 Hospital Besar 98 Hospital Permai 99 Ikatan Relawan Rakyat (Jabatan) 100 Imigresen Malaysia (Jabatan) 10 Institut Kesihatan Umum 10 Institut Latihan Pegawai Perkhidmatan Pelajaran Malaysia 10 Institut Latihan Perusahaan 10 Institut Latihan & Pusat Kurantin Tumbuh-Tumbuhan ASEAN 10 Institut Penyelidikan Perubatan (IMR) 10 Institut Penyiaran Tun Abdul Razak (IPTAR) 10 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) 10 Istana Negara 10

KOD Istiadat (Bahagian) 110 Kabinet (Bahagian) 111 Kajibumi (Jabatan) 112 Kajicuaca Malaysia (Perkhidmatan) 113 Kajiteknik Makanan (Bahagian) 114 Kastam dan Eksais DiRaja Malaysia (Jabatan) 115 Kehakiman (Jabatan) 116 Kebajikan Masyarakat (Jabatan) 117 Kenamgkrapan (Jabatan) 118 Kemajuan Kerjasama (Jabatan) 119 Kemajuan Masyarakat -KEMAS (Jabatan) 120 Kemajuan Perkampungan (Bahagian) 121 Kerajaan Tempatan 122 Kerjaraya (Jabatan) 123 Kesatuan Sekerja (Pejabat) 124 Keselamatan Kerajaan Malaysia (Pejabat) 125 Keselamatan Sosial Pekerja-pekerja (Jabatan) 126 Kilang dan jentera (Jabatan) 127 Kimia (Jabatan) 128 Latihan Belia Dusun Tua (Pusat) 129 Latihan Belia Begara, PERTAK (Pusat) 130 Latihan Pembangunan Masyarakat (Pusat) 131 Laut (Jabatan) 132 Lesen dan Perdagangan (Jabatan) 133 Mahkamah 134 Mahkamah Perusahaan 135 Mahkamah Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja 136 Majlis Dagangan Komoditi 137 Majlis Kebangsaan Hal Ehwal Agama Islam 138 Majlis Keselamatan Negara 139 Majlis Penempatan Gaji 140 Majlis Raja-raja (Pejabat) 141 Makmal Ubat dan Setor 142 Maktab Turus Angkatan Tentera 143 Maktab-Maktab Perguruan 144 Mengawal Kusta Negara (Pusat) 145 Muzium (Jabatan) 146 Odit Negara (Jabatan) 147 Parlimen (Jabatan) 148 Parit dan Taliair (Jabatan) 149 Pasukan Petugas Anti Dadah (Bahagian) 150 Pencen (Jabatan) 151 Peguam Negara (Jabatan) 152 Pelajaran (Jabatan) 153 Pembangunan Koperasi 154

KOD Pemegang Amanah Raya Pentadbiran Pesaka (Jabatan) 155 Pemegang Harta 156 Pemegang Harta dan Pegawai Penerimaan (Pejabat) 157 Pemeriksa Kapal-kapal (Pejabat) 158 Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia -MAMPU (Unit) 159 Penapisan Filem Negara (Lembaga) 160 Pendaftaran Cap Dagangan dan Jaminhak (Jabatan) 161 Pendaftaran Kesatuan Pekerja (Pejabat) 162 Pendaftaran Negara (Jabatan) 163 Pendaftaran Perniagaan (Pejabat) 164 Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (Pejabat) 165 Pendaftaran Syarikat (Pejabat) 166 Penerangan Malaysia (Jabatan) 167 Penerbangan Awam (Jabatan) 168 Pengajian Pembangunan Malaysia (Pusat) 169 Pengangkutan Jalan (Jabatan) 170 Pengarah Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) 171 Penguatkuasa Akta Penanam Padi (Pejabat) 172 Pengurusan Bangunan Kerajaan (Bahagian) 173 Pengurusan Kontrak dan Bekalan (Bahagian) 174 Penilaian (Bahagian) 175 Penjara (Jabatan) 176 Penyelarasan dan Pelaksaan -ICU (Unit) 177 Penyelarasan Khidmat Kontraktor-kontraktor Bumiputra -PUSAKABUMI (Pusat) 178 Penyelidikan Sosio-Ekonomi (Unit) 179 Penyiaran Malaysia (Jabatan) 180 Penyiasatan Kajibumi (Jabatan) 181 Penyimpanan Mohor Besar Raja-Raja Melayu (Pejabat) 182 Peperangan Saraf (Bahagian) 183 Perangcangan Am dan Perancang Sosio Ekonomi (Bahagian) 184 Perancang Bandar dan Desa (Jabatan) 185 Perancang Ekonomi -EPU (Unit) 186 Perangkaan (Jabatan) 187 Percetakan Kerajaan/Negara (Jabatan) 188 Perdanan Menteri (Jabatan) 189 Perhubungan Perusahaan (Jabatan) 190 Perhubungan (Pejabat) -Sabah/Sarawak 19 Perhutanan (Jabatan) 19 Perikanan (Jabatan) 19 Perkembangan Kurikulum (Pusat) 19 Perkhidmat Awam Malaysia -JPA (Jabatan) 19 Perkhidmatan Bomba (Jabatan) 19 Perkhidmatan Haiwan (Jabatan) 19

KOD Perkhidmatan Pertolongan (Pusat) 198 Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) 199 Perjawatan Persekutuan (Pejabat) -Sabah/Sarawak 200 Perkhidmatan Pos (Jabatan) 201 Perlindungan Hidupan Liar dan Taman Negara -PERHILITAN (Jabatan) 202 Perpaduan Negara (Jabatan) 203 Peperiksaan (Lembaga) 204 Perpustakaan Negara 205 Pertahanan Awam (Jabatan) 206 Pertanian (Jabatan) 207 Pertubuhan Keselamatan Sosial (Pejabat) 208 Perumahan Negara (Jabatan) 209 Pesuruhjaya Khas Cukai Pendapatan (Pejabat) 210 Pinjaman Perumahan (Bahagian) 211 Polis Di Raja (Jabatan) 212 Rancangan Membasmi Malaria (Bahagian) 213 Sekolah Latihan Pergigian Pulau Pinang 214 Setiausaha Persekutuan Sarawak (Pejabat) 215 Suruhanjaya Pasukan Polis Di Raja 216 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam 217 Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan 218 Suruhanjaya Perkhidmatan Keretapi 219 Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran 220 Suruhanjaya Pilihanraya 221 Tabung Angkatan Tenteta (Lembaga) 222 Telekom (Jabatan) 223 Tanah dan Galian Persekutuan (Jabatan) 224 Tanah dan Galian Wilayah Persekutuan (Jabatan) 225 Tenaga Nuklear (Unit) 226 Tenaga Rakyat (Jabatan) 227 Tibi Negara (Pusat) 228 Timbalan Perdana Menteri (Pejabat) 229 Timbangrata Serantau (Pusat) 230 Ukur dan Pemetaan Negara (Jabatan) 231 Urusetia Rukun Tetangga 232 JABATAN NEGERI Dewan Undangan Negeri 33 Institut Tadbiran dan Penyelidikan Sabah (SINAR) 33 Jabatan Arkib Negeri 3 3 Jabatan Bekalan Air 33 Jabatan Hal Ehwal Agama Islam 33

KOD Jabatan Keretapi Negeri (Sabah) 336 Jabatan Muzium Negeri 337 Jabatan Peguam Negeri 338 Jabatan Pelabuhan dan Dermaga 339 Jabatan Pembangunan Perindustrian 340 Jabatan Perancang Bandar dan Wilayah 341 Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am Negeri 342 Jabatan Tanah dan Ukur/Jabatan Tanah dan Galian 343 Jabatan Undang-Undang Negeri 344 Pejabat DYMM Sultan/Yang DiPertuan Besar Yang DiPertua Negeri (Istana) 345 Pejabat Daerah/Jajahan/Pentadbiran Bahagian 346 Pejabat Kadhi Besar 347 Pejabat Kemajuan Negeri 348 Pejabat Kewangan Negeri 349 Pejabat Menteri Besar/Ketua Menteri 350 Pejabat Mufti 351 Pejabat Penasihat Undang-undang 352 Pejabat Penyelia Agama 353 Pejabat Perbendaharaan Negeri 354 Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri 355 Pejabat Setiausaha Jawatankuasa-jawatankuasa Negeri 356 Pejabat Tanah 357 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri 358 Unit Perancang (Ekonomi) Negeri 359 KOD NEGERI PERAK A SELANGOR B PAHANG C KELANTAN D JOHOR J KEDAH K MELAKA M NEGERI SEMBILAN N PULAU PINANG P PERLIS R TRENGGANU T WILAYAH PERSEKUTUAN F SABAH H SARAWAK W

KOD BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN Bank Kerjasama Rakyat Malaysia 381 Bank Negara Malaysia 382 Bank Pertanian Malaysia 383 Bank Pembangunan Malaysia 384 Bank Simpanan Nasional 385 Berita Nasional Malaysia (BERNAMA) 386 Dewan Bahasa dan Pustaka 387 Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 388 Hospital Universiti 389 Institut Kajian Strategik Antarabangsa (ISIS) 390 Institut Penyelidikan Getah Malaysia 391 Institut Penyelidikan dan Kemajuan Pertanian -MARDI 392 Institut Penyelidikan Minyak Kelapa Sawit (PORIM) 393 Institut Penyelidikan Perhutanan 394 Institut Teknologi MARA -ITM 395 Institut Piawaian & Penyelidikan Perindustrian Malaysia (SIRIM) 396 Institut Penyelidikan Galian Malaysia 397 Keretapi Tanah Melayu (KTM) 398 Kolej Tunku Abdul Rahman 399 Kompleks Kewangan 400 Kumpulan FIMA 401 Kumpulan Wang Simpanan Guru-Guru 402 Lembaga Arkitek Malaysia 403 Lembaga Balai Seni Lukis Negara 404 Lembaga Cukai Api 405 Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (MAJUIKAN) 406 Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) 407 Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan (KESEDAR) 408 Lembaga Kemajuan Pahang Tenggara (DARA) 409 Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu (KADA) 410 Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) 411 Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA) 412 Lembaga Kemajuan Tanah Persekutuan (FELDA) 413 Lembaga Kemajuan Ternakan Negara 414 Lembaga Kemajuan Trengganu Tengah (KETENGAH) 415 Lembaga Kemajuan Wilayah Jengka (LKWJ) 416 Lembaga Kemajuan Wilayah Kedah (KEDA) 417 Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA) 418 Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (EPF/KWSP) 419 Lembaga Kumpulan Wang Buruh India Selatan 420 Lembaga Kumpulan Wang Perpindahan Malaysia 421 Lembaga Latihan Perindustrian dan Persijilan Ketukangan Kebangsaan (LLPPKK) 422

KOD Lembaga Lebuhraya Malaysia 423 Lembaga Letrik Negara (LLN) 424 Lembaga Loteri Kebajikan Masyarakat 425 Lembaga Padi dan Beras Negara (LPN) 426 Lembaga Pelabuhan (Johor/Kelang/Kuantan/Kuching/ Pulau Pinang/Bintulu) 427 Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) 428 Lembaga Pemulihan dan Penyatuan Tanah (FELCRA) 429 Lembaga Pendaftaran dan Perlesenan Minyak Kelapa Sawit (PORLA) 430 Lembaga Pentadbir Rancangan-rancangan Kerajaan Tanam Semula Getah 431 Lembaga Penduduk dan Pembangunan Keluarga Negara 432 Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Getah Malaysia 433 Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Perusahaan Timah 434 Lembaga Buruh Pelabuhan Pulau Pinang 435 Lembaga Peperiksaan 436 Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia 437 Lembaga Perlesenan Tenaga Atom 438 Lembaga Perumahan Malaysia -Malaysian Housing Trust 439 Lembaga Perusahaan Nenas Tanah Melayu 440 Lembaga Pertubuhan Peladang (LPP) 441 Lembaga Pasaran dan Pelesenan Getah Malaysia (MRELB) 442 Lembaga Pusat Guru-Guru 443 Lembaga Tabung Angkataan Tentera 444 Lembaga Tembakau Negara 445 Lembaga Urusan dan Tabung Haji (LUTH) 446 Limbongan Kapal dan Kejuruteraan Malaysia 447 Majlis Amanah Rakyat (MARA) 448 Majlis Penyelidikan dan Kemajuan Sains Negara 449 Majlis Peperiksaan Malaysia 450 Majlis Sukan Negara 451 Maktab Kerjasama Malaysia 452 Perbadanan Kemajuan Filem Nasional (FINAS) 453 Perbadanan Kemajuan Getah Malaysia Berhad (MARDEC) 454 Perbadanan Kemajuan Kraftangan Malaysia 455 Perbadanan Kemajuan Pelancongan (TDC) 456 Perbadanan Nasional (PERNAS) 457 Perbadanan Pembangunan Bandar (UDA) 458 Perbadanan Perkapalan Antarabangsa Malaysia (MISC) 459 Perbadanan Perusahaan Berat Malaysia (HICOM) 460 Petroleum Nasional Berhad (PETRONAS) 461 Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah (RISDA) 462 Pusat Daya Pengeluaran Negara (PDPN) 463 Pusat Kumpulan Wang Perurshaan Perkapalan 464

KOD Pusat Penyelidikan Getah Malaysia (PRIM) 465 Pusat Penyelidikan Atom Tun Ismail (PUSPATI) 466 Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) 467 Suruhanjaya Pelabuhan Pulau Pinang 468 Syarikat Kemajuan Perumahan Pegawai-pegawai Kerajaan 469 Universiti Kebangsaan Malaysia 470 Universiti Islam Antarabangsa 471 Universiti Malaya 472 Unversiti Pertanian Malaysia 473 Universiti Sains Malaysia 474 Universiti Teknologi Malaysia 475 Universiti Utara Malaysia 476 BADAN BERKANUN NEGERI Lembaga Air/Pihak Berkuasa Air 581 Lembaga Letrik Sabah 582 Lembaga kemajuan Bintulu 583 Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri 584 Lembaga Kemajuan Penanam-penenam Padi 585 Lembaga Kemajuan Tanah Negeri 586 Lembaga Kesihatan Negeri 587 Lembaga Kolej 588 Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Guru-guru 589 Lembaga Maktab 590 Lembaga Padi Negeri 591 Lembaga Pelabuhan 592 Lembaga Pembangunan Perumahan dan Bandar 593 Lembaga Penyatuan dan Pemulihan Tanah 594 Lembaga/Perbadanan Muzium Negeri 595 Lembaga Simpanan dan Kemajuan Tanah 596 Lembaga Sukan dan Kebudayaan Negeri 597 Lembaga Zakat/Baitulmal 598 Kerajaan Tempatan (Majlis Perbandaran/Daerah) 599 Koperasi Pembangunan Desa 600 Kumpulan Pencen dan Anak Yatim 601 Mahkamah Syariah 602 Majlis Agama Islam dan Adat Istiadat Melayu 603 Perbadanan Kemajuan/Pembangunan Ekonomi Negeri 604 Perbadanan kemajuan/Pembangunan Pertanian 605 Perbadanan Kemajuan Ekonomi Islam 606 Perbadanan Pembekalan Letrik 607 Perbadanan Perpustakaan Awam 608 Perbadanan Perusahaan Kemajuan Kayu 609

KOD Perbadanan Pinjaman 610 Perbadanan Stadium 611 Perbadanan Urusan Kejuruteraan dan Limbongan Brooke 612 Pusat Pengajian Nilam Puri 613 Suruhanjaya Perumahan dan Pembangunan 614 Taman Negara 615 Yayasan Islam 616 Yayasan Negeri 617 Yayasan Pelajaran 618

LAMPIRAN B

LAMPIRAN B CONTOH SENARAI SUBJEK UTAMA HURUFA ACARA 1 ADUAN 2 AGENDA 3 AGENSI 4 AHLI JAWATANKUASA/COUNCIL 5 AHLI/ANGGOTA 6 AKAUN 7 AKHBAR/BERITA/MAJALAH/MAKALAH/PENERBITAN/SURAT KHABAR 8 UNDANG-UNDANG/ENAKMEN/AKTA 9 AKTIVITI 10 ALAMAT 11 ALATAN/ALAT TULIS/PEALATAN PEJABAT/PEKAKAS 12 ANGGARAN BELANJAWAN/PERUNTUKAN 13 ***** TAMBAHAN ***** HURUF B BADAN BERKANUN 72 BAHAN/KESATUAN/PERSATUAN/KELAB/GABUNGAN 73 BAHAN BERCETAK/BUKU/SURAT KERAJAAN 74 BAHASA 75 BANGLO/BANGUNAN/PERUMAHAN/KEDIAMAN 76 BANTUAN 77 BAUCER/JERNAL 78 BAYARAN 79 BEKALAN/BAHAN-BAHAN 80 BELANJAWAN 81 BENGKAL/WORKSHOP 82 BIASISWA/DERMASISWA/BANTUAN 83 BIL 84 BINTANG/KURNIAAN BINTANG 85 BIRO 86 BORANG 87 ***** TAMBAHAN ***** HURUF C CADANGAN/PERAKUAN 128 CAGARAN 129

CARUMAN 130 CEDERA/KECEDERAAN/KEMALANGAN 131 CEK 132 CENDERAMATA 133 CERAMAH/KULIAH/SYARAHAN 134 CETAK/ALAT-ALAT PERCETAKAN 135 CUKAI CUTI/CUTI BELAJAR HURUF D DADAH DAFTAR DAKWAH DASAR DATA DENDA 136 137 ***** TAMBAHAN ***** 170 171 172 173 174 175 DERMASISWA/BANTUAN 176 DEWAN 177 DIPLOMA 178 DOKUMENTASI 179 ***** TAMBAHAN ***** HURUF E EJAAN BARU 220 EJEN 221 ELAUN/LAIN-LAIN HABUAN WANG 222 ETIKA PERKHIDMATAN AWAM 223 ***** TAMBAHAN ***** HURUF F FAIL 254 ***** TAMBAHAN *****

HURUF G GAJI 265 GANJARAN 266 GANTIRUGI 267 ***** TAMBAHAN ***** HURUF H HADIAH 287 HAKMILIK 289 HAL EHWAL PENUNTUT 290 HAPUSKIRA 291 HARTA 292 HASIL 293 HUBUNGAN 294 HUTANG 295 ***** TAMBAHAN ***** HURUFI IBU PEJABAT 336 IJAZAH 337 IKHTISAS 338 IKLAN 339 IKTIRAF 340 INSTITUT PELAJARAN TINGGI 341 INSURANS 342 INVENTORI 343 ISTILAH-ISTILAH BAHASA 344 ***** TAMBAHAN ***** HURUFJ JABATAN PENUNTUT MALAYSIA 375 JADUAL 376 JADUAL TUGAS 377 JAWATAN/PERJAWATAN 378 JAWATANKUASA 379 JEMPUTAN 380 JENTERA 381 JUALAN 382 JUMAAH 383 JURUBAHASA 384

JURUODIT 385 JURUTAIP 386 ***** TAMBAHAN ***** HURUF K KABINET 427 KAD PENGENALAN/KUASA 428 KAD PERAKAM WAKTU 429 KAJIAN 430 KAKITANGAN 431 KEBAJIKAN 432 KEBENARAN 433 KEBERSIHAN 434 KECURIAN/KEHILANGAN 435 KEDIAMAN 436 ***** TAMBAHAN ***** HURUF L LAIN-LAIN HAL 487 LAMBANG/LOGO/LENCANA 488 LANTIKAN/PENGAMBILAN 489 LAPORAN-LAPORAN/PENYATA 490 LATIHAN 491 LAWATAN 492 LEMBAGA 493 ***** TAMBAHAN ***** HURUF M MAJALAH 524 MAJLIS 525 MAKLUMAT 526 MAKTAB 527 MANUAL PROSEDUR KERJA 528 MASA BEKERJA 529 MEL/POS 530 MELANJUTKAN PELAJARAN 531 MEMORANDUM/NOTA 532 MESIN PEJABAT 533 MESIN/MEKANISASI 534 MEAYUARAT 535

***** TAMBAHAN ***** HURUF N NASIHAT 576 NOTA 577 NOTA-NOTA SERAHTUGAS 578 NOTIS/PAPAN NOTIS HURUF O ODIT OPERASI PENUH OPSYEN/PILIHAN ORDINAN ORGANISASI HURUF P 579 ***** TAMBAHAN ***** 620 621 622 623 624 ***** TAMBAHAN ***** PAKAIAN/PAKAIAN SERAGAM (UNIFORM) 645 PAKAR/PERUNDING/PENASIHAT 646 PAMIRAN 647 PANDUAN 648 PANGKAT 649 PANJAR 650 PARLIMEN 651 PASUKAN 652 PEGAWAI PERKHIDMATAN PELAJARAN 653 PEGUAM 654 PEJABAT 655 PEKELILING 656 PEKERJAAN 657 PELAJAR 658 PELAJARAN 659 PELAN 660 PELATIH 661 PELAWAAN 662 PELAWAT/ROMBONGAN 663 PELUPUSAN 664 ***** TAMBAHAN **** *

HURUF R RAHSIA 725 RAMPAIAN SURAT MENYURAT 726 RANCANGAN 727 RAWATAN 728 RAYUAN 729 REKOD 730 RENCANA/RISALAH 731 ROMBONGAN/PELAWAT 732 RUANG PEJABAT 733 RUMAH 734 ***** TAMBAHAN ***** HURUF S SAGUHATI 775 SEKOLAH 776 SEKRETARIAT/URUSETIA 777 SEMINAR 778 SENARAI 779 SEWA 780 SIARAN AKHBAR 781 SIJIL/DIPLOMA/IJAZAH 782 SIMPOSIUM 783 SIRI PENERANGAN 784 SISTEM 785 SISTEM KOMPUTER 786 SISTEM PEPERIKSAAN 787 SKEL/TANGGAGAJI 788 ***** TAMBAHAN ***** HURUF T TABUNG 839 TAJAAN 840 TAKSIRAN 841 TAMBAHAN 842 TAMBANG/TIKET 843 TANGGAGAJI 844 TAPISAN KESELAMATAN 845 TARAF 846 TARIF 847 TATA RAKYAT 484

TATATERTIB/DISIPLIN TAWARAN TEGURAN TEKNIK TELEFON TELEGRAM/TELEGRAF TEMPAHAN TEMUDUGA TENDER HURUF U UCAPAN/TITAH UCAPAN UJIAN ULANG TAHUN UNIT UNVIERSITI UPACARA URUSAN URUSETIA USUL HURUFW WAKIL WANG WARAN WARGANEGARA WARTA WORKSHOP HURUFY YAYASAN YURAN 849 850 851 852 853 854 855 856 857 ***** TAMBAHAN ***** 898 899 900 901 902

903 904 905 906 ***** TAMBAHAN ***** 947 948 949 950 951 952 ***** TAMBAHAN ***** 983 984 ***** TAMBAHAN **** *

LAMPIRAN C

LAMPIRAN C DOKET FAHARASAT BILANGAN (BORANG AM 89) BAHAGIAN HADAPAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1 NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN PERKARA PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN BAHAGIAN BELAKANG TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA 30.5.86 SU 1.6.86 S 3.6.86 TSU

LAMPIRAN C (Sambungan) DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89) NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1 FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN PERKARA PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1 FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN PERKARA PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

LAMPIRAN D

LAMPIRAN D CARA MENDAPATKAN FAIL Dapatkan fail dan kandungan surat Fail berkenaan kod ini sudah di buka? Terima surat Pastikan perkara dan Pecahan perkara Berikan tajuk untuk fail baru

Rujuk buku kod Semak buku kod Pastikan kod yang sesuai -Pasti Kod Semak doket faharasat Rujuk Doket Faharasat Bil dan bil untuk kod berkenaan berikan nombor rujukan yang sesuai Tuliskan tajuk dan nombor rujukan ke atas fail Kandungkan surat dan edarkan fail Sediakan kertas doket faharasat bilangan dan faharasat abjad Susun kertas faharasat bilangan dan faharasat abjad dalam doket berkenaan Simpan doket-doket

LAMPIRAN E GC

LAMPIRAN E BORANG PERGERAKAN FAIL Kepada:........................................................................... .......................... . Daripada:......................................................................... .......................... . Tajuk Fail:............................................................................. .................... . Nombor Fail:............................................................................. ................. . Fail di atas telah diedarkan kepada: ............................ pada:................................ tandatangan: .................... Ebba/lampiran A(c)