Trabajar con Consultas

Caractersticas de las consultas

Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. Tambin se pueden usar como origen de registros para formularios e informes. Una consulta es una solicitud de informacin a una base de datos, mediante criterios que el usuario establece. Las consultas pueden ser de una tabla, de un grupo de tablas o de otras consultas. Cuando se trata de un grupo de tablas, estas pueden tener una relacin entre ellas. En caso de que no exista con anterioridad alguna relacin, es posible establecerla para efectos de la consulta, al igual que tambin es posible eliminarla cuando ya estuviera creada. Las consultas muestran bsicamente valores de campos almacenados en una o varias tablas, valores obtenidos de otras consultas o valores de campos calculados para la propia consulta. Algunas de las operaciones bsicas que se pueden efectuar en las consultas son las siguientes:

Elegir tablas y/o consultas: en una consulta se puede mostrar informacin de una o ms tablas, incluso de una o ms consultas previamente realizadas. La informacin que se muestra resuelve una pregunta a la base de datos. Seleccionar registros: incluir en la consulta solo los registros que cumplen con los criterios aplicados. Seleccionar campos: de las tablas y/o consultas seleccionadas puede no ser necesario mostrar todos los campos. Realizar clculos: se pueden efectuar clculos con los campos mostrados en la consulta, tales como contar el nmero de registros seleccionados, acumular totales, etc. Ordenar registros: los registros que finalmente son seleccionados para la consulta, pueden ser sometidos a un proceso de ordenacin, que permita visualizar la informacin de una forma ms clara.

Tipos de consultas
La utilizacin de las consultas varia dependiendo de que se trate de una consulta de seleccin o de una consulta de accin. Consultas de seleccin En las consultas de seleccin, al producirse el resultado como una hoja de respuesta dinmica, el usuario la puede utilizar de forma similar a una tabla. Las consultas de seleccin son las ms comunes, en donde se recuperan datos de una o ms tablas usando los criterios que se especifiquen y, a continuacin, los muestra en el orden deseado. La diferencia principal radica en que dependiendo del tipo de consulta se podr editar o slo consultar. Esto se debe a que en la edicin de los datos, lo que realmente se modifica son los datos subyacentes que estn almacenados en las tablas. En una consulta de totales, por ejemplo, los registros no son modificables, ni es posible aadir otros nuevos. Consultas de accin Las consultas de accin ejecutan una accin sobre los registros seleccionados en la consulta. Esta accin puede ser creacin de nuevas tablas, eliminar, insertar o modificar registros. Las consultas de accin modifican de manera automtica y permanente la informacin de las tablas de la base de datos, por lo que se presenta un aviso indicando esta circunstancia. Estas consultas de accin son especialmente tiles cuando se quieren modificar muchos datos de una tabla que cumplen determinada condicin. Por ejemplo, se pueden modificar los importes correspondientes a los alquileres de inmuebles en una tabla arrendamientos, de tal manera que si el inmueble se encuentra ubicado en una zona balnearia, se modifique el importe almacenado en la actualidad por el importe incrementado en cierto porcentaje. De la misma manera se pueden eliminar todos los registros que cumplan determinada condicin. En general se puede decir que esta manera de actualizar los datos es ms cmoda que recorrer los datos uno a uno para actualizarlos. Al actualizar muchos datos de una sola vez aumenta el riesgo de cometer errores, por lo que para realizar este tipo de operaciones, hay que estar muy seguro de lo que se est haciendo antes de modificar muchos datos en una tabla.

Vistas de una consulta

Existen tres modos diferentes para ver una consulta: vista Diseo, vista Hoja de datos y vista SQL.

Para crear o modificar una consulta se utiliza la vista Diseo. Para observar el resultado de una consulta se utiliza la vista Hoja de datos. Para realizar consultas utilizando el lenguaje estndar SQL (Lenguaje estructurado de consultas) se usa la vista SQL.

El botn Vista de la barra de herramientas permite alternar entre las vistas posibles para la consulta: si esta visible la vista diseo, el botn Vista se muestra como vista Hoja de datos; mientras que si est visible la vista hoja de datos,

el botn Vista se muestra como vista Diseo. Para pasarse entre una y otra vista alcanza con hacer clic directamente sobre el botn correspondiente. Sin embargo para pasarse a la vista SQL se debe seleccionar la flecha del botn Vista y posteriormente escoger de la lista, la opcin Vista SQL. En la vista Diseo, la consulta se presenta en una ventana que se encuentra dividida en dos reas. En la parte superior se muestran las tablas y consultas que intervienen en la consulta que se est diseando, mientras que en la parte inferior denominada cuadrcula de diseo de la consulta es donde se muestran los campos seleccionados y se definen los criterios y otras opciones para los mismos.

Cuadrcula de diseo

La cuadrcula de diseo de una consulta presenta las siguientes opciones:

Fila Campo: Agrega un campo al resultado de la consulta o filtro activos. Para agregar un campo, hacer clic en la celda de la cuadrcula de diseo y luego seleccionar un campo de la lista de campos. Tambin se lo puede arrastrar directamente a la celda desde la tabla correspondiente ubicada en el rea superior de esta ventana. Fila Tabla: Indica la tabla en la que est ubicado el campo seleccionado. Se utiliza para aclarar a qu tabla pertenece cada campo en una consulta o filtro de mltiples tablas.

Fila Orden: Se utiliza para indicar el tipo de orden para la consulta o filtro activo: Ascendente (0 a 9, A a Z), Descendente (9 a 0, Z a A), o sin ordenar. Para ordenar en base a un campo, seleccionar una celda Orden y luego seleccionar el tipo de orden que se desee. Casilla Mostrar: Muestra u oculta una columna en los resultados de la consulta o filtro activos. Si se oculta una columna, puede seguir utilizndose para especificar un criterio. Filas Criterios y O: Define uno o ms conjuntos de condiciones restrictivas que obtienen un conjunto especfico de registros en los resultados de la consulta o del filtro. Se puede continuar agregando valores o expresiones alternativas bajo la celda O. Fila Total: Agrupa los datos de la consulta activa o realiza clculos acumulativos; por ejemplo promedios y cuentas. Para ocultar o mostrar la fila Total, hacer clic en el botn Totales de la barra de herramientas.

La vista Hoja de datos de una consulta es similar a la vista Hoja de datos de una tabla. En dicha hoja, a la cual se la denomina hoja de respuesta dinmica, se obtiene el resultado de la consulta, a partir de la informacin extrada de las tablas y otras consultas de la base de datos. Esta consiste en una tabla dinmica con todos los campos seleccionados. En la parte inferior se muestran una serie de botones que permiten recorrer la tabla o ubicar un registro con mayor facilidad.

La consulta que se muestra en la vista Diseo, posee esta estructura en la vista SQL.

Todas las consultas diseadas se pueden visualizar en la vista SQL. En dicha vista se puede observar una serie de instrucciones propias del lenguaje estndar SQL (Lenguaje estructurado de consultas). Esta vista puede ser utilizada por

aquellos usuarios que poseen un mayor conocimiento de programacin.

Crear una consulta

Las consultas no se almacenan en la base de datos, pues se tratan de un conjunto dinmico de registros mostrados en ocasin de ejecutar la consulta. El resultado de una consulta se muestra en una hoja de datos denominada hoja de respuesta dinmica. Access ofrece dos formas distintas de crear una consulta:

Se puede crear una consulta desde cero (crendola uno mismo) en la vista Diseo de la consulta. Se puede utilizar un asistente para consultas, el que realiza todo el trabajo bsico automticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas. Incluso aunque se est acostumbrado a crear consultas, tal vez se desee utilizar un asistente para disear rpidamente la consulta, y a continuacin, se puede cambiar a la vista Diseo para personalizarla.

Estos mtodos permiten crear fcilmente consultas que se deseen ejecutar de forma independiente o en las que se desea se basen varios formularios e informes. Tambin se puede crear automticamente una consulta con otros mtodos:

Para crear una consulta con el fin de utilizarla como base de un formulario o informe, se pueden utilizar los asistentes para formularios o informes. Estos asistentes crean el formulario o el informe, y si est basado en ms de una tabla, tambin crean su instruccin SQL base. Si se desea, se puede guardar la instruccin SQL correspondiente como una consulta. Para crear consultas sobre filtros que se cre usando Filtro por formulario, Filtro por seleccin o Filtro por entrada, se puede guardar el filtro como una consulta. Para crear una consulta, bsicamente los posos ha realizar son los siguientes:

1. 2. 3. 4. 5.

En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas. Hacer clic en el botn Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva Consulta, hacer clic en la opcin que se desee. Hacer clic en el botn Aceptar. Dependiendo de la opcin seleccionada en el cuadro de dilogo anterior, se debe:

Disear la consulta en la vista Diseo.

Si se escogi alguna de las opciones de Asistente, seguir las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente correspondiente.

Opciones para crear una nueva consulta

Vista Diseo: Crear una nueva consulta en la vista Diseo, sin utilizar un asistente. Asistente para consultas sencillas: Crear con un asistente una consulta de seleccin automticamente, a partir de los campos seleccionados. Asistente para consultas de referencias cruzadas: Crear con un asistente una consulta de referencias cruzadas que muestra datos con un formato compacto, similar al de una hoja de datos. Asistente para consultas de buscar duplicados: Crear con un asistente una consulta que busca registros con valores duplicados en un campo de una sola tabla o consulta. Asistente para consultas de buscar no coincidentes: Crear con un asistente una consulta que busca registros de una tabla que no tienen registros relacionados en otra tabla.

Consulta de seleccin
Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin se puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Crear una consulta de seleccin en la vista Diseo

Para crear una consulta de seleccin en la vista Diseo sin utilizar un asistente, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, a continuacin, hacer clic en el botn Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, hacer clic en la opcin Vista Diseo y, a continuacin, elegir el botn Aceptar. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, hacer clic en la ficha que enumera los objetos con cuyos datos se desea trabajar. La ventana Mostrar tablas dispone de tres fichas para mostrar slo las tablas, slo las consultas o las tablas y consultas a la vez. De esta manera es posible que una consulta forme parte de otra consulta. 4. Hacer doble clic directamente en el nombre de cada objeto que se desea agregar a la consulta o seleccionarlas y hacer clic en el botn Agregar para cada objeto que se requiera. A medida que se van seleccionando los objetos se van incorporando al rea de tablas y consultas de la ventana Consulta. Es posible aadir varias veces la misma tabla a una consulta (Access les va colocando un sufijo), lo que permite generar consultas bastante complejas, pero si la consulta que se desea realizar es sencilla esta posibilidad es a menudo fuente de posibles errores. La ventana Mostrar tablas puede abrirse posteriormente mediante el botn Mostrar tablas de la barra de herramientas o utilizando el mismo comando del men Consulta. 5. 6. Luego de seleccionar los objetos de la ventana Mostrar tablas, hacer clic en el botn Cerrar. Si se tienen varias tablas o consultas en la ventana Consulta, hay que asegurarse de que estn conectadas (relacionadas) entre s mediante una lnea de combinacin, de modo que Access sepa cmo est relacionada la informacin. Si no estn conectadas, se debe crear la lnea de combinacin correspondiente. Por ms informacin sobre cmo se relacionan las tablas, ver la seccin Relaciones entre tablas en el captulo Trabajar con Tablas. Si las tablas o consultas estn combinadas, se puede cambiar el tipo de combinacin para que afecte a qu registros selecciona la consulta.

7.

Agregar los campos que se requieran a la cuadrcula de diseo de la consulta. La forma ms sencilla de rellenar las columnas de esta cuadrcula es arrastrando los campos correspondientes de la zona superior a la primera columna libre o realizar doble clic directamente sobre cada campo a incorporar. Con esta operacin se rellena la fila correspondiente a Campo con el nombre del campo, la fila Tabla con el nombre de la tabla del campo y se marca la casilla de verificacin de la fila Mostrar. La verificaron de esta casilla indica si se desea o no que el campo aparezca en el resultado de la consulta. En el ejemplo que se muestra, se seleccionaron las tablas Alquileres y la tabla Inmuebles. La tabla Inmuebles presenta una relacin de uno a varios con la tabla Alquileres, dada por el campo clave id-inmueble. Para consultar por la direccin y el importe del alquiler de aquellas propiedades que se encuentran alquiladas, la consulta se debe disear seleccionando los campos id-alquiler de la tabla Alquileres y los campos direccin y precioalquiler de la tabla Inmuebles.

8.

Si se lo requiere, mejorar la consulta definiendo criterios, estableciendo un orden, creando campos calculados, obteniendo totales con los datos recuperados o modificar de otro modo el diseo de la consulta. Para guardar la consulta, hacer clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. Escribir un nombre que siga las reglas para nombrar objetos de Access y, a continuacin, elegir el botn Aceptar. Si no se guarda de este modo, Access consultar si se quieren guardar los cambios al cerrar la ventana de la consulta. Para ver el resultado de la consulta desde la vista Diseo, se debe hacer clic en el botn Vista de la barra de herramientas, el que en ese momento tendr el valor de vista Hoja de datos. Criterios de seleccin

9.

Es posible realizar un filtrado de los registros a incluir en una consulta mediante la definicin de criterios que se introducen en las filas Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.

Por ejemplo se puede establecer el siguiente criterio para el campo precioalquiler de la tabla Inmuebles, donde solo se incluirn en el resultado de la consulta aquellos registros que cumplan con dicha condicin (mayores que 5000).

Criterio

El criterio puede estar estructurado de diferentes formas. Si se lo incorpora a travs del generador de expresiones, Access lo estructurar de una forma ms completa: [Inmuebles]![precioalquiler]>5000 (sin las comillas). En este caso se observa que los primeros datos entre corchetes corresponden a los valores de las filas Tabla y Campo de la columna donde se ingres el criterio en la cuadrcula de diseo. Para no escribir el criterio y utilizar un asistente generador de expresiones hacer clic en el botn Generar de la barra de herramientas. Los criterios en las consultas se comportan de forma similar a los filtros, pudiendo incluir las condiciones lgicas OR y AND. Para introducir varios criterios que se comporten como el operador lgico Y (AND), es necesario introducirlos en la misma lnea. Para introducir varios criterios que se comporten como el operador lgico O (OR), es necesario introducirlos en lneas distintas o introducir el criterio escribiendo las clusulas (expresiones) de condicin en la fila de Criterios.

Un ejemplo del uso del operador lgico or es el siguiente:

se puede hacer esto o hacer esto otro

Ordenacin Si no se ha incluido ningn valor en la fila de Orden, los registros se muestran segn se encuentran en las tablas originales. Si se desea ordenar por otros campos se debe elegir una de las opciones de la fila Orden para el campo deseado: ascendente o descendente. Se puede realizar la ordenacin por ms de un campo, de forma que los registros que tienen igual valor para el primer campo en el

criterio de ordenacin se ordenan por el siguiente. Agrupaciones En las consultas es posible realizar agrupaciones o totales. Para mostrar la fila Totales en la cuadrcula de diseo de la consulta se debe utilizar el comando Totales del men Ver o seleccionar el botn Totales de la barra de herramientas. Luego de esto se muestra en la cuadrcula una fila denominada Totales por debajo de la fila Tabla. Esta fila se puede volver a ocultar ejecutando el mismo comando. En aquellos campos que se quieren agrupar si tienen el mismo valor, se deja la opcin por defecto Agrupar por. En el resto de los campos que se quiera mostrar ser necesario elegir una de las opciones disponibles, entre las que se destacan: Suma de los valores de la agrupacin, Media de los valores de la agrupacin, Mnimo de los valores de la agrupacin, etc.

En el ejemplo anterior se agrupan los valores que pueda adoptar el campo barrio, sumando para cada valor obtenido el contenido del campo precioalquiler.

Crear una consulta de seleccin utilizando un asistente

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o ms tablas o consultas. Si se desea, el asistente tambin puede entre otras sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros. No obstante, no es posible limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. Para crear una consulta de seleccin sencilla mediante un asistente, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, a continuacin, hacer clic en el botn Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, hacer clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin, elegir el botn Aceptar.

3.

En el botn de lista Tablas/Consultas, seleccionar el nombre de la tabla o consulta en la que se desea basar la consulta y, a continuacin, seleccionar (haciendo doble clic) los campos cuyos datos se desean recuperar. Tambin se pueden incluir o excluir los campos al cuadro Campos seleccionados, utilizando los botones correspondientes. Hacer clic en una tabla o consulta adicional si se desea y, a continuacin, seleccionar los campos que se desean utilizar de ella. Repetir este paso hasta que se disponga de todos los campos que se requieran para la consulta. En la siguiente ventana del asistente, se debe indicar si se desea realizar una consulta de Detalle o de Resumen. Si se escoge la opcin Detalle se muestra cada campo de cada registro, mientras que si se escoge la opcin Resumen se pueden establecer los valores de resumen que se desean calcular. En este ltimo caso hacer clic en el botn Opciones de resumen donde se despliega un cuadro para definir dichas opciones. En el ltimo cuadro de dilogo se debe asignar un nombre para la consulta, adems se puede seleccionar si se desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseo. Si la consulta resultante no es exactamente como se deseaba, se puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseo.

4.

5.

6.

Consulta de tabla de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa segn un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos.

Se pueden mostrar datos de una tabla de referencias cruzadas sin crear una consulta independiente en la base de datos mediante el Asistente para tablas dinmicas. Con una tabla dinmica, se pueden cambiar los encabezados de fila y columna segn se desee para analizar los datos de distintos modos. Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseo sin usar un asistente, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. 4. 5. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, despus, hacer clic en el botn Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, seleccionar la opcin Vista diseo y, despus, hacer clic en el botn Aceptar. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, hacer clic en la ficha que relaciona las tablas o consultas con cuyos datos se desea trabajar. Hacer doble clic en el nombre de cada objeto que se desee agregar a la consulta y, despus, hacer clic en el botn Cerrar. Agregar los campos a la fila Campos en la cuadrcula de diseo y especificar los criterios correspondientes. Hasta este punto es similar al procedimiento para crear una Consulta de seleccin. En la barra de herramientas, hacer clic en el botn despus hacer clic en la opcin cruzadas. 7. Tipo de consulta y

6.

Consulta de tabla de referencias

Para el campo o los campos cuyos valores se desea que aparezcan como filas, hacer clic en la fila Tab ref cruz y, despus, hacer clic en la opcin Encabezado de fila. Se tiene que mantener la opcin Agrupar por predeterminado en la fila Total de esos campos. Para el campo cuyos valores se deseen que aparezcan como encabezados de columnas, hacer clic en la fila Tab ref cruz y, despus, hacer clic en la opcin Encabezado de columna. Se puede elegir Encabezado de columna para un slo campo y se debe mantener la opcin Agrupar por en la fila Total de ese campo. De forma predeterminada, los encabezados de columnas se presentan en orden alfabtico o numrico. En el campo cuyos valores se desee utilizar en la tabla de referencia cruzada, hacer clic en la fila Tab ref cruz y, despus, hacer clic en la opcin Valor. Slo un campo puede establecerse a Valor. En la fila Total de este campo, hacer clic en el tipo de funcin agregada que se desea para la referencia cruzada (como Suma, Promedio o Cuenta).

8.

9.

10. Para especificar criterios que limiten los encabezados de filas antes de que se realice el clculo, se debe escribir una expresin en la fila Criterios de un campo con Encabezado de fila en la celda Tab ref cruz. Esto permite, por ejemplo, presentar los totales de alquileres de pelculas de ciertos gneros.

Para especificar criterios que limiten los registros antes de que se agrupen los encabezados de fila y antes de que se realicen las referencias cruzadas, se debe agregar el campo para el que se desee establecer criterios en la cuadrcula de diseo, hacer clic la opcin Dnde en la celda Total, dejar en blanco la celda Tab ref cruz y escribir una expresin en la fila Criterios. (Los resultados de la consulta no presentarn campos que contengan Dnde en la fila Total.). 11. Para ver los resultados de la consulta, hacer clic en el botn barra de herramientas. Vista de la

Si se incluye un campo en la cuadrcula de diseo de la consulta pero se hace clic en la opcin Sin mostrar en la celda Tab ref cruz y se establece Agrupar por en la celda Total, Access agrupar segn la misma como Encabezado de fila, pero no presentar la fila en los resultados de la consulta. Los valores del campo Encabezado de columna pueden incluir caracteres que no estn permitidos en los nombres de campos, como decimales. En tal caso, Access los reemplaza por el carcter de subrayado en la hoja de datos. Un ejemplo de la aplicacin de este tipo de consulta lo puede ser el siguiente:

En este caso se incorpora de la tabla Alquileres el campo importe y de la tabla Pelculas los campos genero y estudio. El campo que relaciona ambas tablas es id-ttulo. La idea es generar una consulta que permita obtener los totales por gnero y por estudio de los alquileres de pelculas. El resultado que se obtendra es similar al que se muestra.

Consulta de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo que solicita informacin (parmetro o criterio). Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para los formularios e informes. Por ejemplo, se puede crear un informe de ventas

mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes sobre el que se desea el informe. Cuando se introduzca un mes, Access imprimir el informe apropiado. Para crear una consulta de parmetros que solicite criterios cada que vez que se ejecute, se debe realizar el siguiente procedimiento. 1. 2. Crear una consulta de seleccin o de referencias cruzadas. En la vista Diseo de la consulta, arrastrar los campos en los que se definirn los criterios y se usarn como parmetros, desde la lista de campos de la consulta a la cuadrcula de diseo de la consulta. En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parmetro, escribir el texto a solicitar entre corchetes. Access mostrar este texto cuando se ejecute la consulta. El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo. Para ver los resultados de la consulta, hacer clic en el botn barra de herramientas. Vista de la

3.

4.

En el ejemplo anterior se muestra un criterio definido como parmetro para el campo genero. Al visualizar los resultados de la consulta, Access despliega antes que nada el cuadro de dilogo correspondiente para ingresar el valor del parmetro. Se pueden definir varios parmetros a la vez, cuantos ms se definan para diferentes campos, menor ser el porcentaje de registros que concuerden con los criterios especificados.

Se debe especificar el tipo de dato de los parmetros en la consulta de referencias cruzadas o en una consulta de parmetros en la que se basa una consulta de referencias cruzadas o grfico. En la consulta de referencias cruzadas, tambin se debe establecer la propiedad Ttulos de columna.

Consultas de accin
Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operacin. Existen cuatro tipos de consultas de accin: de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tabla.

Consulta de eliminacin
Este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, se puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar ttulos que ya no figuran en un video club. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Se puede utilizar una sola consulta de eliminacin para eliminar registros de una sola tabla, de varias tablas en una relacin uno a uno o de varias tablas en una relacin uno a varios, si est activada la eliminacin en cascada. No obstante, si se necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregar criterios, se debe ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede eliminar registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo. Consideraciones importantes al utilizar una consulta que elimina registros:

Una vez eliminados registros mediante una consulta de eliminacin, no es posible deshacer la operacin. Por tanto, se debe ver una vista previa de los datos que la consulta ha seleccionado para su eliminacin antes de ejecutar la Vista de la barra de consulta. Para ello, hacer clic en el botn herramientas y mostrar la consulta en la vista Hoja de datos. No utilizar el comando Ejecutar.

Se deben conservar constantemente copias de seguridad de los datos. De esta forma, si se eliminan registros incorrectos, se podrn recuperar a partir de las copias de seguridad realizadas. En algunos casos, al ejecutar una consulta de eliminacin, se pueden eliminar registros de las tablas relacionadas, aunque no estn incluidas en la consulta. Esto puede suceder cuando la consulta slo contiene la tabla que est en el lado "uno" de una relacin uno a varios y se ha activado la eliminacin en cascada para esa relacin. Al eliminar registros de la tabla "uno", tambin se eliminarn registros de la tabla "varios. Si se inicia una consulta de eliminacin en una tabla de Paradox, dBASE o FoxPro vinculada a la base de datos, no se podr cancelar la consulta una vez iniciada su ejecucin. combinacin las teclas C + Para detener una consulta una vez iniciada (ejecutada), se deben presionar en

E.

Para eliminar registros mediante una consulta de una o varias tablas de una relacin uno a uno, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Crear una consulta nueva que contenga las tablas de las cuales se desea eliminar registros. En la vista Diseo de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al

botn

Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuacin, Consulta de eliminacin.

hacer clic en la opcin 3.

Para las tablas de las que se desee eliminar registros, se debe arrastrar el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta. Aparecer el valor Desde en la celda Eliminar situada bajo estos campos. Para especificar criterios para eliminar registros, se debe arrastrar a la cuadrcula de diseo los campos en los que se desea establecer los criterios. Aparecer Dnde en la celda Eliminar situada bajo estos campos. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrcula, se deben escribir los criterios que correspondan. Para ver una vista previa de los registros que se van a eliminar, hacer clic en el botn Vista de la barra de herramientas. Para regresar a la vista

4.

5. 6.

Vista de la Diseo de la consulta, hacer clic nuevamente en el botn barra de herramientas. A continuacin, realizar los cambios que se deseen en la vista Diseo. 7. Hacer clic en el botn Ejecutar de la barra de herramientas para comenzar con la accin de eliminar los registros estipulados.

Para eliminar registros mediante una consulta que incluya slo la tabla "uno" de una relacin uno a varios, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Crear una consulta nueva que contenga la tabla "uno" de la cual se desea eliminar los registros. Seguir los mismos pasos que en el proceso anterior. Al ejecutar una consulta de eliminacin en la tabla "uno" de una relacin uno a varios, y si est activada la eliminacin en cascada para esta relacin, Access tambin elimina los registros relacionados del lado "varios".

Para eliminar registros mediante una consulta que incluya ambas tablas de una relacin uno a varios, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Crear una nueva consulta que contenga las tablas en las cuales se desea eliminar registros o establecer criterios. En la vista Diseo de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al botn Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuacin, Consulta de eliminacin.

hacer clic en la opcin 3.

En la tabla con registros relacionados (en el lado "varios" de la relacin uno a

varios), se debe arrastrar el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta. Aparecer el valor Desde en la celda Eliminar situada bajo este campo. 4. En la tabla principal (en el lado "uno" de la relacin uno a varios), se debe arrastrar a la cuadrcula de diseo los campos en los que se desea establecer los criterios. Aparecer el valor Dnde en la celda Eliminar situada bajo este campo. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrcula, se deben escribir los criterios que correspondan. Para ver una vista previa de los registros que se eliminarn, hacer clic en el botn Vista en la barra de herramientas. Para regresar a la vista

5. 6.

Diseo de la consulta, hacer clic nuevamente en el botn Vista de la barra de herramientas. A continuacin, realizar los cambios que se deseen en la vista Diseo. 7. 8. Hacer clic en el botn Ejecutar de la barra de herramientas para eliminar los registros de la tabla del lado "varios" de la relacin. Seleccionar la lista de campos para cada tabla del lado "varios" y, a continuacin, presionar la tecla 9.

= para quitarla de la consulta.

Cuando slo quede la tabla principal en la consulta y el campo en el que se desea establecer criterios en la cuadrcula de diseo, hacer clic de nuevo en el botn Ejecutar de la barra de herramientas. De esta forma Access eliminar los registros especificados de la tabla del lado "uno" de la relacin.

Consulta de actualizacin
Este tipo de consulta realiza cambios globales a un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, se puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos de cierta categora en una tabla Productos. Con una consulta de actualizacin, se pueden cambiar los datos de las tablas existentes. Para cambiar registros como un grupo mediante una consulta de actualizacin, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Crear una consulta, para lo cual se deben seleccionar las tablas o consultas que incluyen los registros que se desean actualizar y los campos que se desean utilizar para establecer criterios. En la vista Diseo de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al botn Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuacin, Consulta de actualizacin.

2.

hacer clic en la opcin 3.

Arrastrar desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la

consulta los campos que se desean actualizar o para los que se desean especificar criterios. 4. 5. En la celda Criterios, especificar los criterios que sean necesarios. En la celda Actualizar a de los campos que se desea actualizar, escribir la expresin o el valor que se desea utilizar para cambiar los campos. Para ver una lista de los registros que se actualizarn, hacer clic en el botn Vista de la barra de herramientas. Esta lista no mostrar los nuevos valores. Para regresar a la vista Diseo de la consulta, hacer clic nuevamente en el botn Vista de la barra de herramientas. A continuacin, realizar los cambios que se deseen en la vista Diseo. 7. Hacer clic en el botn nueva tabla actualizada. Ejecutar de la barra de herramientas para crear la

6.

Consulta de datos anexados

Este tipo de consulta agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que se consiguen nuevos clientes y hay una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin, se puede anexarla a una tabla de Clientes propia. Las consultas de datos anexados tambin son tiles para:

Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que se desee anexar a una tabla slo los nombres y las empresas de productos cuyo valor sea de un importe considerable. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la otra tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes que tiene 11 campos, se desea anexar registros de otra tabla que tiene campos que coinciden con 9 de los 11 campos de la tabla Clientes. Una consulta de datos anexados anexar los datos de los campos coincidentes e ignorar el resto.

Para anexar registros de una tabla a otra mediante una consulta de datos anexado, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. En la vista Diseo de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al botn Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuacin, Consulta de datos anexados.

hacer clic en la opcin

2.

En el cuadro de dilogo Anexar que se presenta, se deben incluir los datos requeridos. Introducir el nombre de la tabla o seleccionarla de la lista correspondiente, y seleccionar la opcin:

Base de datos activa para anexar los resultados de la consulta a la base de datos activa. Otra base de datos e introducir el nombre de archivo de la base de datos a anexar a la tabla en otra base de datos. Si la base de datos no es una base de datos de Microsoft Access, utilizar el siguiente formato: nombre archivo nombre base de datos; por ejemplo, "C:\Datos\Ventas" "Paradox".

3.

Luego seguir prcticamente los mismos pasos empleados en las consultas anteriormente descriptas.

Consulta de creacin de tabla

Ese tipo de consulta crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para:

Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Access. Por ejemplo, es posible que se desee crear una tabla que contenga varios campos de la tabla Productos y, a continuacin, exportar esa tabla a una base de datos utilizada por el departamento de marketing. Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el tiempo. Realizar una copia de seguridad de una tabla. Crear una tabla histrica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, se puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual. Mejorar el rendimiento de los formularios e informes basados en consultas de tablas mltiples o en instrucciones SQL. Por ejemplo, cuando se deseen imprimir varios informes basados en una consulta de varias tablas que incluyan totales, se puede acelerar el proceso creando primero una consulta de creacin de tabla que recupere los registros que se necesiten y se los almacene en una tabla. A continuacin se pueden basar los informes en esta tabla o especificar la tabla en una instruccin SQL como el origen de los registros para un formulario o informe, de modo que no se tenga que volver a ejecutar la consulta para cada informe. No obstante, los datos de la tabla

quedan congelados en el momento en que se ejecuta la consulta de creacin de tabla. Para crear una nueva tabla a partir de los resultados de una consulta mediante una consulta de creacin de tabla, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. En la vista Diseo de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al botn Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuacin, Consulta de creacin de tabla.

hacer clic en la opcin 2.

En el cuadro de dilogo Crear tabla que se presenta, se deben incluir los datos requeridos. Introducir el nombre de la tabla en el cuadro correspondiente, y seleccionar la opcin:

Base de datos activa para crear una nueva tabla a partir de los resultados de la consulta en la base de datos activa. Otra base de datos para crear una nueva tabla en otra base de datos e introducir el nombre de archivo de la base de datos. Si la base de datos no es una base de datos de Microsoft Access, utilizar el siguiente formato: nombre archivo nombre base de datos; por ejemplo, "C:\Datos\Ventas" "Paradox".

3.

Luego, seguir prcticamente los mismos pasos empleados en las consultas anteriormente descriptas.

Consultas de Autobsqueda
Se puede disear una consulta de tablas mltiples para que se introduzcan automticamente determinados valores de campo para un nuevo registro. Cuando se introduce un valor en el campo combinado de la consulta o en un formulario basado en la consulta, Access busca y rellena la informacin existente relacionada con ese valor. Por ejemplo, si se conoce el valor del campo combinado entre una tabla Clientes y una tabla Pedidos (generalmente un identificador de cliente, como puede ser un codigocliente), se puede introducir el cdigo del cliente y dejar que Access introduzca el resto de la informacin de ese cliente. Si no se encuentra informacin coincidente, Access presenta un mensaje de error cuando se retira el enfoque del registro.

Para que una consulta determinados requisitos:

de Autobsqueda

funcione,

deben

cumplirse

La consulta tiene que estar basada en ms de una tabla y las tablas tienen que tener una relacin uno a varios (no se ha de exigir la integridad referencial). El campo combinado del lado "uno" de la relacin tiene que tener un ndice nico. Un ndice nico significa que el campo es una clave principal o que su propiedad Indexado est establecida a S (Sin duplicados). El campo combinado que se agrega a la cuadrcula de diseo tiene que proceder de la tabla del lado "varios" de la relacin uno a varios (es decir, es la clave externa de esa tabla). Para que Autobsqueda funcione, este campo no puede ser una clave principal y su propiedad Indexado no puede estar establecida a S (Sin duplicados). Por ejemplo, en una consulta que incluya las tablas Clientes y Pedidos, arrastrar a la cuadrcula de diseo el campo cdigocliente de la tabla Pedidos, no el de la tabla Clientes. El valor que se introduzca en el campo combinado del lado "varios" tiene que existir ya en el campo combinado del lado "uno".

Cuando se agrega o modifica el valor del campo combinado del lado "varios" de la relacin en un registro, Access busca y muestra automticamente los valores asociados de la tabla del lado "uno" de la relacin. Mientras que siempre es posible actualizar el campo combinado del lado "varios" de una relacin, el campo combinado del lado "uno" slo puede actualizarse si la opcin de actualizacin en cascada se activ cuando se defini la relacin entre las tablas. De todas formas, cuando se actualizan los datos, Access vuelve a calcular automticamente cualquier total o expresin de la consulta que dependa de los datos actualizados. Para crear una consulta Autobsqueda que rellene los datos automticamente, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Crear una consulta de seleccin; para ello, agregar dos tablas que tengan una relacin uno a varios. Agregar a la cuadrcula de diseo los campos para la consulta. Es necesario incluir el campo combinado del lado "varios" de la relacin uno a varios. Si se desea, especificar criterios en la fila Criterios para seleccionar registros especficos. Para ver el resultado de la consulta, hacer clic en el botn barra de herramientas. Vista de la

4.

Cuando se introduzcan nuevos datos en el campo combinado del lado "varios" de la relacin, Access buscar e introducir automticamente los datos

correspondientes al lado "uno" de la relacin.

Crear una consulta a partir de un filtro

En lugar de disear una consulta desde cero en la vista Diseo de la consulta, se la puede crear automticamente guardando un filtro existente en una tabla, una consulta o un formulario como una consulta. Una consulta ofrece ms flexibilidad que un filtro. Para crear una consulta a partir de un filtro en una tabla, una consulta o un formulario, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Con el filtro mostrado en la ventana Filtro por formulario o en la ventana Filtro u orden avanzado, hacer clic en el botn de la barra de herramientas. 2. Guardar como consulta

Escribir un nombre para la consulta y, a continuacin, elegir el botn Aceptar.

La nueva consulta aparece en la ventana Base de datos e incluye automticamente todos los campos de la tabla base porque la propiedad Mostrar todos los campos de la consulta est establecida automticamente a S, pero se puede cambiar el diseo de la consulta si es necesario. Tambin se puede utilizar la consulta como un filtro. Se puede hacer si ya se ha guardado un filtro con el formulario o la hoja de datos y se desea utilizar la consulta como un segundo filtro.

Encontrar registros o valores de campo duplicados

A partir de los resultados de una consulta de buscar duplicados, se puede determinar si existen registros duplicados en una tabla o determinar qu registros de una tabla comparten el mismo valor. Por ejemplo, se pueden buscar valores duplicados en un campo de direccin para determinar si existen registros duplicados para el mismo proveedor, o bien puede buscar valores duplicados en un campo de ciudad para ver qu proveedores se encuentran en la misma ciudad. Access puede eliminar automticamente todos los registros duplicados de una tabla, aunque no es posible utilizar el asistente para consultas de buscar duplicados para ello. Para encontrar registros o valores de campo duplicados en una tabla mediante un asistente para consultas, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, a continuacin, hacer clic en el botn Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, escoger la opcin Asistente para consultas de buscar duplicados. Luego hacer clic en el botn Aceptar.

3.

Seguir las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente.

En el primer cuadro del asistente se debe indicar en que tabla o consulta se desea buscar valores de campos duplicados. Para cambiar los elementos listados, elegir otra opcin en el grupo Ver. Luego de escoger la tabla o consulta adecuada, hacer clic en el botn Siguiente.

En el siguiente cuadro del asistente se debe indicar que campos podran contener informacin duplicada. Para seleccionar los campos, alcanza con hacer doble clic sobre el nombre de estos; tambin se pueden incluir o excluir del cuadro Campos con valores duplicados utilizando los botones correspondientes. En el ltimo cuadro del asistente, se debe indicar si se desea que la consulta muestre otros campos adems de los que contienen valores duplicados. Si no se selecciona que se muestren los dems campos adems de los que tienen valores duplicados, el resultado de la consulta sumar las apariciones de cada valor duplicado.

Si la consulta resultante no es exactamente como se desea, se puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseo.

Es posible eliminar manualmente cada registro duplicado encontrado por el asistente. Por ms informacin sobre la eliminacin de registros, ver la seccin Eliminar un registro en el captulo Trabajar con datos.

Buscar registros no coincidentes entre tablas

Mediante el Asistente para consultas de buscar no-coincidentes, se pueden buscar registros en una tabla que no tengan registros relacionados en otra tabla.

Por ejemplo, en una base vdeo club se pueden buscar pelculas que nunca han sido alquiladas o se pueden buscar en una base de ventas a clientes que no tienen pedidos. Para buscar registros no coincidentes entre tablas mediante un asistente para consultas, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, a continuacin, hacer clic en el botn Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, escoger la opcin Asistente para consultas de buscar no-coincidentes. Posteriormente hacer clic en el botn Aceptar. Seguir las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente

3.

En el primer cuadro del asistente se debe indicar que tabla o que consulta contiene los registros que se desean incluir en el resultado de la consulta. Para cambiar los elementos listados, elegir otra opcin en el grupo Ver. Luego de escoger la tabla o consulta adecuada, hacer clic en el botn Siguiente. En el siguiente cuadro del asistente se debe indicar que tabla o que consulta contiene los registros relacionados.

En el siguiente cuadro del asistente se debe indicar que informacin est incluida en ambas tablas. Seleccionar los campos coincidentes en ambas tablas y luego coincidir. hacer clic en el botn Access muestra los campos seleccionados como coincidentes en el recuadro Campos coincidentes. En los siguientes cuadros del asistente se debe indicar los campos que se desean observar en el resultado de la consulta y en el ltimo cuadro se debe

indicar el nombre que se le desea dar a la consulta. Tambin se puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseo.

Abrir o ejecutar una consulta

Se puede abrir una consulta de seleccin, de tabla de referencias cruzadas o de accin en la vista Diseo. Tambin se puede abrir una consulta de seleccin o de tabla de referencias cruzadas en la vista Hoja de datos con el fin de ver el resultado de la consulta. No es posible abrir una consulta de accin en la vista Hoja de datos para ver sus resultados. No obstante, en esta vista se puede ver una muestra previa de los datos que se vern afectados por la ejecucin de la consulta de accin. Una consulta de accin se identifica mediante un signo de exclamacin (!) junto a su nombre en la ventana Base de datos. Para abrir una consulta en la vista Diseo, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. En la ventana Base de datos, escoger la ficha Consultas. Seleccionar la consulta que se desea abrir y, a continuacin, hacer clic en el botn Diseo.

Si un formulario o informe est basado en una consulta, se puede abrir la consulta directamente desde el formulario o el informe para modificar su diseo. Si anteriormente se ha guardado una consulta mientras estaba mostrada en la vista SQL, sa ser la vista que muestre Access la prxima vez que se abra dicha consulta. Para ejecutar una consulta de accin (creacin de tabla, de datos anexados, de eliminacin o de actualizacin), se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Abrir la consulta en la vista Diseo. Para ver una vista previa de los registros que se vern afectados, hacer clic en el botn Vista de la barra de herramientas y seleccionar los

registros. Para regresar a la vista Diseo de la consulta, hacer clic nuevamente en el botn Vista de la barra de herramientas. A continuacin, realizar los cambios que se deseen en la vista Diseo. 3. Hacer clic en el botn ejecutar la consulta. Ejecutar de la barra de herramientas para

Para detener una consulta una vez iniciada (ejecutada), se deben presionar en combinacin las teclas C +

E.

Disear o modificar consultas

En la vista Diseo de la consulta, se pueden llevar a cabo cualquiera de los siguientes procedimientos para completar el diseo de una nueva consulta que se acaba de crear, o modificar una consulta ya existente. Tambin se pueden utilizar estos procedimientos para modificar una Instruccin SQL que sea el origen de los registros de un formulario o informe. Los cambios que se realicen en la vista Diseo de la consulta quedan reflejados en la instruccin SQL correspondiente. Si se estn diseando o modificando consultas en un entorno multiusuario, hay ciertas cosas que se deben considerar. Si se abre una consulta para llevar a cabo cambios de diseo y otra persona modifica el diseo de la consulta antes de que se haya terminado, Access presenta un mensaje en el que le dice que el diseo ha cambiado desde que se comenz a trabajar. Se podr entonces reemplazar los nuevos cambios con sus cambios o guardar la versin de la consulta con un nombre diferente. Si otros usuarios estuvieran utilizando la consulta para visualizar los datos mientras se est cambiando el diseo, ellos no vern los cambios del diseo hasta que cierren y vuelvan a abrir la consulta.

Modificar el diseo de una consulta

Agregar o quitar una tabla o consulta a una consulta
Para agregar una tabla o consulta a una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Abrir una consulta en la vista Diseo. En la barra de herramientas, hacer clic en el botn Mostrar tabla.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, hacer clic en la ficha que lista los objetos con cuyos datos se desea trabajar. Si la tabla que se necesita est en otra base de datos o aplicacin, se debe vincular primero la tabla a la base de datos activa.

4.

Hacer clic en el nombre del objeto que se desee agregar a la consulta.

Para seleccionar objetos adicionales de uno en uno, mantener presionada la tecla

C mientras que se hace clic en el nombre de cada objeto.

Para seleccionar un bloque de objetos, hacer clic en el primer nombre de la lista, mantener presionada la tecla nombre del bloque.

S y luego hacer clic en el ltimo

5.

Hacer clic en el botn Agregar y luego hacer clic en el botn Cerrar. Tambin se puede agregar una tabla o consulta a una consulta arrastrando el nombre de la tabla o consulta desde la ventana Base de datos a la parte superior de la vista Diseo de la consulta.

Cuando se tengan mltiples tablas o consultas en una consulta, estas debern estar combinadas. Para quitar una tabla o consulta de una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Abrir una consulta en la vista Diseo. En la parte superior de la vista Diseo de la consulta, seleccionar la tabla o consulta que se desee borrar haciendo clic en cualquier parte de su lista de campos, y a continuacin presionar la tecla =.

Los campos que se haya arrastrado desde la lista de campos a la cuadrcula de diseo tambin son borrados de la consulta. Sin embargo, la tabla o consulta no es borrada de la base de datos.

Combinar mltiples tablas y consultas en una consulta

En la vista Diseo de la consulta, se debe arrastrar un campo desde la lista de campos de una tabla o consulta hasta el campo equivalente (un campo del mismo tipo de datos o de un tipo de datos compatible que contenga datos similares) de la lista de campos de la otra tabla o consulta. Con este tipo de combinacin, Access selecciona registros de ambas tablas o consultas slo cuando los valores de los campos combinados son iguales.

La combinacin de campos numricos debe realizarse slo si el valor de la propiedad Tamao Del Campo para ambos campos tiene el valor de Byte, Entero o Entero largo.

Se puede cambiar el tipo de combinacin, de forma que Access seleccione todos los registros de una tabla o consulta con independencia de si tiene registros

coincidentes o no en la otra tabla o consulta. Para cambiar el tipo de combinacin entre tablas y consultas en una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Abrir una consulta en la vista Diseo. Hacer doble clic en la lnea de combinacin entre las listas de campos de las tablas o consultas. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, hacer clic en la opcin de combinacin que se desea y, a continuacin, hacer clic en el botn Aceptar.
Combinacin

En la ventana Relaciones, se puede cambiar el tipo de combinacin predeterminada para las tablas. Por ms informacin sobre relaciones entre tablas, ver la seccin Relaciones entre tablas en el captulo Trabajar con Tablas. Todas las combinaciones creadas mediante el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin seleccionan registros slo si los valores de los campos combinados son iguales. Se pueden crear combinaciones que seleccionen registros slo si el valor de uno de los campos combinados es mayor que, menor que, distinto de, mayor o igual que, o menor o igual que el valor del otro campo combinado. Para ello, es necesario crear una instruccin SQL en la vista SQL.

Agregar o quitar campos a la cuadrcula de diseo

En una consulta, agregar slo aquellos campos cuyos datos se deseen visualizar, establecer con ellos los criterios, agrupar por, actualizar u ordenar. En el caso de un filtro avanzado, agregar slo los campos que se deseen utilizar para ordenar o especificar criterios, y Access presentar automticamente todos los campos del resultado filtrado. Para agregar campos a la cuadrcula de diseo de una consulta o filtro avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Abrir la consulta en la vista Diseo, o abrir un formulario u hoja de datos y presentar la ventana Filtro u orden avanzado. En una consulta, hay que asegurarse de que la lista de campos de la tabla o consulta que contiene los campos que se desean agregar, aparezca en la parte superior de la ventana. Se puede agregar una tabla o consulta si la lista de campos que se necesitan no est en la consulta. En la ventana Filtro u orden avanzado, Access presenta automticamente la lista de campos de la tabla, consulta o instruccin SQL base. No es posible agregar ms tablas o consultas a esta ventana.

3.

Seleccionar uno o ms campos de la lista de campos:

Para seleccionar un campo, hacer clic en el nombre del campo. Para seleccionar un bloque de campos, hacer clic en el primer campo del bloque, mantener presionada la tecla campo.

y hacer clic en el ltimo

Para seleccionar campos no contiguos, mantener presionada la tecla mientras se hace clic en los campos.

Para seleccionar todos los campos, hacer doble clic en la barra pequea de la lista de campos o hacer clic en el asterisco (*).

4.

Una vez seleccionados los campos de la lista, se deben arrastrar a las columnas de la cuadrcula de diseo.

Cuando se arrastra ms de un campo a la vez, Access coloca cada campo en una columna separada. Si se arrastra el asterisco a la cuadrcula, Access coloca el nombre de la tabla o consulta en una columna y adjunta un punto y un asterisco al nombre (por ejemplo, Categoras.*). Despus de cualquiera de estas operaciones, la hoja de datos tiene el mismo aspecto. Tambin se pueden agregar campos haciendo doble clic en el nombre de la lista de campos o seleccionando directamente un campo del cuadro de la lista de la fila Campo de la cuadrcula. Para quitar un campo de la cuadrcula de diseo de una consulta o filtro avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Abrir una consulta en la vista Diseo o abrir un formulario o una base de datos y mostrar la ventana Filtro u orden avanzado. Seleccionar el campo haciendo clic en su selector de columna, y luego presionar la tecla

=.

Cuando se borra un campo de la cuadrcula de diseo, slo se lo est borrando del diseo de la consulta o del diseo del filtro. No se est borrando el campo y sus datos de la tabla base, ni, en el caso de un filtro, se lo est eliminando de los resultados filtrados.

Establecer o cambiar los criterios en una consulta

Para introducir criterios en una consulta o filtro avanzado de forma tal de recuperar determinados registros, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Abrir una consulta en la vista Diseo o mostrar la ventana Filtro u orden avanzado de una tabla, consulta o formulario. Hacer clic en la primera celda Criterios del campo para el cual se desea

establecer criterios. 3. Escribir la expresin de los criterios directamente o mediante el Generador de expresiones. Para mostrar el Generador de expresiones, hacer clic en el botn Generar de la barra de herramientas.

Si la consulta incluye tablas vinculadas, los valores que se especifiquen en el criterio de los campos de las tablas vinculadas pueden distinguir maysculas de minsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base).

Para introducir otra expresin en el mismo campo o en otro campo, hay que situarse en la celda Criterios apropiada y escribir la expresin.

Mostrar u ocultar un campo del resultado de una consulta

Se puede agregar a la cuadrcula de diseo de la consulta un campo que se utilice para establecer los criterios o el criterio de ordenacin y sin embargo no mostrar los datos de ese campo particular en el resultado de la consulta. En la vista Diseo de la consulta, seleccionar el cuadro Mostrar de la cuadrcula de diseo para mostrar el campo o desactivar la casilla Mostrar para ocultar el campo. Si se desea crear un formulario o informe basado en la consulta y la propiedad Mostrar todos los campos de la consulta est establecida a No, se debe mostrar los campos para los que se van a crear controles dependientes en el formulario o informe.

Cuando se cierra una consulta, Access mueve los campos ocultos a las columnas ms a la derecha de la cuadrcula de diseo.

Especificar un orden para el resultado de una consulta

Para ordenar registros usando la cuadrcula de diseo de una consulta o un filtro avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Abrir una consulta en la vista Diseo o mostrar la ventana Filtro u orden avanzado de una tabla, consulta o formulario. Para ordenar por ms de un campo, se deben colocar los campos en la cuadrcula de diseo en el orden en el que se desee que se lleve a cabo la ordenacin. Access ordena primero por el campo situado ms a la izquierda, luego por el siguiente campo a la derecha, y as sucesivamente. Por ejemplo, para ordenar primero por el campo Apellido y a continuacin por el campo Nombre, el campo Apellido debe estar a la izquierda del campo Nombre en la cuadrcula.

3.

En la celda Orden de cada uno de los campos por los que se desea ordenar, hacer clic en la opcin que corresponda. Para ver el resultado de la consulta, hacer clic en el botn barra de herramientas. Ver de la

4.

Utilizacin del asterisco en la cuadrcula de diseo

La seleccin del asterisco (*) en una consulta tiene una ventaja sobre la seleccin de todos los campos. Cuando se utiliza el asterisco, los resultados de la consulta incluyen automticamente cualquier campo que se haya adjuntado a la tabla o consulta base despus de haberse creado la consulta; y excluyen de forma automtica los campos que se hayan borrado. Cuando se utiliza el asterisco, no se pueden ordenar los registros o especificar los criterios de los campos, a menos que se agreguen esos campos al mismo tiempo que los asteriscos a la cuadrcula de diseo. Si se introduce un asterisco en la fila Campo en vez de arrastrarlo, debe introducirse tambin el nombre de la tabla. Por ejemplo, se debe escribir Inmuebles.* (sin las comillas). Para especificar criterios o un orden cuando se usa el asterisco en la cuadrcula de diseo, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Abrir una consulta en la vista Diseo. Arrastrar el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la fila Campo de la cuadrcula de diseo. Agregar los campos que se deseen ordenar o para los que se deseen establecer criterios arrastrndolos desde la lista de campos hasta la fila Campo. Seleccionar un orden en la celda Orden de los campos que desean ordenar. Introducir criterios en la fila Criterios de los campos que se requieran. Desactivar la casilla de verificacin Mostrar para todos los campos excepto el asterisco; de lo contrario esos campos aparecern dos veces en el resultado de la consulta. Hacer clic en el botn resultado de dicha consulta. Vista de la barra de herramientas para ver el

4. 5. 6.

7.

Realizar clculos en consultas

Se pueden realizar clculos en una consulta mediante:

Clculos predefinidos, llamados "totales", para calcular las siguientes cantidades a partir de grupos de registros o a partir de todos los registros combinados en la consulta: suma, promedio, cuenta, mnimo, mximo, desviacin estndar o varianza. Un clculo personalizado para llevar a cabo en cada registro clculos numricos, de fechas y de texto utilizando los datos de uno o ms campos. Se necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrcula de diseo para estos tipos de clculos. En vez de presentar los resultados del clculo, se pueden utilizar:

Como criterios para determinar los registros que selecciona la consulta o para determinar sobre qu registros llevar a cabo una accin. Para actualizar los datos desde una consulta de actualizacin.

Cmo realizar clculos en una consulta

Existen muchos tipos de clculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por ejemplo, se puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo, multiplicar los valores de dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de la fecha actual. Cuando se muestran los resultados de un clculo en un campo, realmente no se almacenan en la tabla base. En su lugar, Access ejecuta de nuevo los clculos cada vez que se ejecuta la consulta, de forma que los resultados estn siempre basados en los datos ms actuales de la base de datos. Por tanto, no es posible actualizar de forma manual los resultados calculados. Para presentar en un campo los resultados de un clculo, se puede utilizar el clculo predefinido que proporciona Access o los clculos personalizados que se definan. Utilizar los clculos predefinidos, llamados "totales", si se desean calcular las siguientes cantidades para grupos de registros o para todos los registros combinados: suma, promedio, cuenta, mnimo, mximo, desviacin estndar o varianza. Se debe elegir un clculo de totales para cada uno de los campos que se desee calcular. Se pueden calcular algunos tipos de totales mediante el Asistente para consultas sencillas. O bien, se pueden calcular todos los tipos de totales mediante la fila Total de la cuadrcula de diseo de la consulta, donde se selecciona la funcin agregada del clculo que se desee llevar a cabo en un campo.

En la cuadrcula de diseo de la consulta tambin se pueden especificar los criterios para limitar los grupos sobre los que calcular totales, limitar los registros incluidos en el clculo o limitar los resultados que se presentan despus de que se haya realizado el clculo. Un clculo personalizado permite llevar a cabo en cada registro clculos numricos, de fechas y de texto utilizando los datos de uno o ms campos. Por ejemplo, con un clculo personalizado se puede multiplicar los valores de un campo por una determinada cantidad, encontrar la diferencia entre dos fechas almacenadas en distintos campos, combinar varios valores de un campo Texto o crear subconsultas. Mediante las opciones de la fila Total en la cuadrcula de diseo, es posible llevar a cabo el clculo en grupos de registros y calcular sumas, promedios, cuentas u otro tipo de totales en el campo calculado. En el caso de clculos personalizados, se necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrcula de diseo. Para crear un campo calculado, se debe escribir una expresin en una celda en blanco de Campo en la cuadrcula de diseo de la consulta. La expresin puede constar de clculos mltiples, tambin se pueden especificar los criterios por los que un campo calculado puede afectar a los resultados del clculo. No obstante, no es necesario mostrar los resultados de un clculo en un campo. En su lugar, es posible utilizarlos como criterios para determinar los registros que debe seleccionar la consulta o para determinar sobre qu registros se debe llevar a cabo la accin. Tambin se puede utilizar un clculo para actualizar los datos desde una consulta de actualizacin. Un campo calculado es un campo definido en una consulta para presentar el resultado de una expresin en lugar de datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que se cambia algn valor en la expresin. Un control calculado es un control en un formulario o informe que presenta el resultado de una expresin en lugar de datos almacenados. La expresin del campo calculado debe introducirse en la celda Campo de la cuadrcula de diseo de la consulta. Ejemplos de cmo realizar algunas operaciones en campos calculados:
NuevoImporte: [ImporteUnidad] * 1.1 Muestra en el campo NuevImporte el importe por unidad ms un 10 por ciento. Muestra en el campo CantidadPedido el producto de los valores de los campos Cantidad y PrecioUnitario. Muestra en el campo PlazoEntrega la diferencia entre los valores de los campos FechaRequerida y FechaEnvo.

CantidadPedido: [Cantidad] * [PrecioUnitario]

PlazoEntrega: [FechaRequerida] - [FechaEnvo]

Gua del Usuario

Pgina 159

Centro de Capacitacin en Informtica

StockTotal: [UnidadesEnStock] + [UnidadesEnPedido]

Muestra en el campo StockTotal la suma de los valores de los campos UnidadesEnStock y UnidadesEnPedido.

En el ejemplo anterior se agrega un campo calculado a la cuadrcula de diseo denominado subtotal. Para este campo se incorpora la expresin que permita multiplicar la cantidad (cantidad) de la tabla Detalle-pedidos por el importe por unidad (importe-unidad) de la tabla Productos. En la hoja de datos resultante de la consulta se incorpora una columna Subtotal para mostrar el valor calculado para cada registro contemplado en dicha consulta.

Funciones agregadas y tipos de totales

Una funcin agregada es una funcin tal como Suma (Sum), Cuenta (Count) o Promedio (Avg), que se usan para calcular totales. La mayora de las opciones en la fila Total de la cuadrcula de diseo de la consulta son funciones agregadas. Las funciones agregadas no incluirn registros que contengan valores en blanco (Nulo) en sus clculos.

Lista de funciones agregadas

Suma: para encontrar el Total de los valores de un campo (para tipo de datos: Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico). Prom: para encontrar el Promedio de los valores de un campo (para tipo de datos: Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico). Mn: para encontrar el Menor valor de un campo (para tipo de datos: Texto, Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico). Mx: para encontrar el Mayor valor de un campo (para tipo de datos: Texto, Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico). Cuenta: para encontrar el Nmero de valores de un campo, sin contar los valores Null (en blanco) (para tipo de datos: Texto, Memo, Nmero, Fecha/Hora, Moneda, AutoNumrico, S/No y Objeto OLE). DesvEst: para encontrar el Desviacin estndar de los valores de un campo (para tipo de datos: Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico). Var: para encontrar la Varianza de los valores de un campo (para tipo de datos: Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico).

Otras opciones de la fila Total

Agrupar por: permite definir los grupos para los que se desee realizar clculos. Por ejemplo, para mostrar las ventas totales por categora, seleccionar la opcin Agrupar por para el campo nombrecategora. Expresin: permite crear un campo calculado que incluya una funcin agregada en su expresin. Normalmente, crear un campo calculado cuando se deseen utilizar mltiples funciones en una expresin. Donde: permite especificar los criterios de un campo que no se est utilizando para definir los grupos. Si se selecciona esta opcin para un campo, Access ocultar el campo en los resultados de la consulta desactivando la casilla de verificacin Mostrar.

Calcular una suma u otro total

Utilizando la fila Total en la vista Diseo de la consulta se puede calcular la suma, promedio, cuenta, mnimo, mximo, varianza o desviacin estndar de los valores de uno o ms campos, para todos los registros en una consulta o para uno o ms grupos de registros. Mediante la fila Criterios tambin se puede agregar criterios que afecten a los resultados del clculo.

Tambin se puede utilizar el Asistente para consultas sencillas con el fin de calcular la suma, promedio, cuenta, mnimo o mximo de los valores de un

campo; pero si se desean agregar criterios, se debe utilizar la cuadrcula de diseo de la consulta. Para calcular una suma, promedio, cuenta u otro total sobre todos los registros de una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Crear una consulta de seleccin en la vista Diseo. Agregar las tablas cuyos registros se deseen utilizar en el clculo y, despus, agregar los campos sobre los que se desee llevar a cabo los clculos y especificar los criterios que correspondan. Hacer clic en el botn Totales de la barra de herramientas. Access presentar la fila Total de la cuadrcula de diseo de la consulta. Por cada campo de la cuadrcula de diseo, hacer clic en su celda de la fila Total y, despus, hacer clic en una de las siguientes funciones agregadas: Suma, Promedio, Mn, Mx, Cuenta, DesvEst o Var. Si se desea, especificar criterios que afecten a los resultados del clculo. Si se desea, ordenar los resultados. Hacer clic en el botn resultados. Vista de la barra de herramientas para ver los

2. 3.

4. 5. 6.

Cuando se utiliza una funcin agregada en un campo, Access combina los nombres de la funcin y del campo para dar nombre al campo de la hoja de datos.

Si se agrega un campo calculado que incluya una o ms funciones agregadas a una consulta en la que se estn calculando totales sobre todos los registros, se debe establecer la celda Total del campo calculado a Expresin.

Para calcular una suma, promedio, cuenta u otro total a partir de grupos de registros de una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento. 1. Crear una consulta de seleccin en la vista Diseo. Agregar las tablas cuyos registros se deseen utilizar en el clculo y, despus, agregar los campos sobre los que se desee realizar clculos, definir los grupos y especificar los criterios que correspondan. Totales de la barra de herramientas. Access Hacer clic en el botn presentar la fila Total en la cuadrcula de diseo. En el campo o campos por los que se desee agrupar, dejar la opcin Agrupar por en la celda Total. Por cada campo que se desee calcular, hacer clic en la fila Total y, despus, hacer clic en una de las siguientes funciones agregadas: Suma, Promedio, Mn, Mx, Cuenta, DesvEst o Var. Si se desea, especificar criterios que afecten a los resultados del clculo.

2. 3. 4.

5.

6. 7.

Si se desea, ordenar los resultados. Hacer clic en el botn resultados. Vista de la barra de herramientas para ver los

Si se agrega un campo calculado que incluya una o ms funciones agregadas en una expresin, se debe establecer la celda Total del campo calculado al valor Expresin.

Crear un campo que realice clculos personalizados

Se puede crear un nuevo campo que muestre los resultados de un clculo definido con una expresin. Para crear un campo que realice clculos personalizados o que manipule valores de campo en una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Abrir la consulta en la vista Diseo. Realizar una de las siguientes operaciones:

Escribir una expresin en una celda en blanco de la fila Campo. Si la expresin incluye un nombre de campo, se lo debe incluir entre corchetes. Utilizar el Generador de expresiones. Hacer clic en la celda Campo en la que se desee agregar el campo calculado y, a continuacin, hacer clic en el botn Generar de la barra de herramientas.

Al presionar la tecla

o al moverse a otra celda, Access introduce el

nombre de campo predeterminado ExprN, donde N es un nmero entero que se incrementa con cada nuevo campo de expresin de la consulta. El nombre aparece antes de la expresin y va seguido por dos puntos. En una hoja de datos, este nombre es el encabezado de la columna. Este nombre puede modificarse, para esto se debe seleccionar dicho texto y luego escribir directamente el nombre deseado. 3. Si la expresin incluye una o ms funciones agregadas como Suma (Sum), Cuenta (Count), etc., y si la cuadrcula de diseo incluye otro campo o campos que se desee utilizar para agrupar, hacer clic en el botn Totales de la barra de herramientas (a no ser que la fila Total ya est mostrada). Dejar la opcin Agrupar por en la celda Total del campo de agrupacin y, en el campo calculado, cambiar de la opcin Agrupar por a la opcin Expresin.

4.

Si se desea, realizar una de las siguientes acciones para completar la consulta:

Introducir los criterios que se requieran para afectar el resultado del clculo. Ordenar los resultados. Establecer las propiedades del campo, como por ejemplo la propiedad Formato (dado que el campo no hereda las propiedades de la tabla base).

Para introducir o ver una expresin completa sin necesidad de desplazar la visualizacin, se deben presionar en combinacin las teclas mostrar el cuadro Zoom.

+ <F2>, para

Especificar criterios que determinan cuando se realizan clculos

En la cuadrcula de diseo de la consulta, el lugar donde se especifiquen los criterios determina cundo se realiza el clculo. Se pueden aplicar en consultas que calculan "totales" as como son tambin aplicables a los campos calculados.

subtotalcondescuento: ([detalle-pedidos]![importe-unidad]*[detallepedidos]![cantidad])-(([detalle-pedidos]![importe-unidad]*[detallepedidos]![cantidad])*[detalle-pedidos]![descuentos]/100)

En el ejemplo se crea una consulta en la que se calcula el subtotal con el descuento correspondiente para cada registro de la tabla detalle-pedidos. Para esto se crea un campo que realiza clculos denominado Subtotalcondescuento en el que se incorpora la siguiente operacin:
([importe-unidad] * [cantidad]) (([importe-unidad] * [cantidad]) * [descuentos]/100)

Adems se muestran los campos ciudad y id-cliente de la tabla clientes.

Para limitar los grupos antes de realizar clculos sobre grupos de registros, se deben especificar los criterios en los campos Agrupar por. En este caso se toman en cuenta slo los clientes de Canelones y Las Piedras.

Criterio estipulado

Al definir la funcin Suma para la celta Total del campo calculado subtotalcondescuento cambia el resultado de la consulta y en este caso se totaliza el valor para dicho campo agrupando los registros por los valores de los campos ciudad y id-cliente, slo para los clientes de Canelones o Las Piedras.

Funcin estipulada

Para devolver slo determinados resultados seleccionados despus que se realice algn clculo, se deben especificar los criterios en el campo que contiene el clculo. Esta regla es aplicable tanto si se est llevando a cabo el clculo sobre cada registro, sobre grupos de registros o sobre todos los registros.

En este caso se suman los subtotales con descuento para los pedidos de las ciudades de Canelones o Las Piedras pero solo se muestran los totales menores que 200. Para limitar los registros antes de que estn agrupados y antes de que se realice el clculo, se debe agregar a la cuadrcula de diseo los campos cuyos registros se deseen limitar y, despus, especificar los criterios en la celda Criterios del campo. Si se estn calculando totales en la misma consulta, establecer la celda Total del campo que contiene el criterio al valor Dnde. Esta regla es aplicable tanto si se est calculando el total sobre todos los registros o sobre grupos de registros (Access desactiva automticamente la casilla de verificacin Mostrar).

En este caso se utiliza el campo cantidad para limitar los registros y el campo subtotalcondescuento para calcular el total. Se totalizarn los registros de los clientes de Canelones o Las Piedras en los cuales la cantidad pedida supere las 3 unidades.

Al utilizar el valor Donde en la celda Total, se puede especificar los criterios de un campo que no se est utilizando para definir los grupos.

Por ms informacin concerniente a la utilizacin de expresiones y la definicin de criterios, ver el captulo Utilizar expresiones y criterios.

Optimizar el rendimiento de las consultas

Hay muchas cosas que se pueden hacer para que una consulta se ejecute ms rpidamente. Adems de las siguientes sugerencias, se puede utilizar el Analizador de rendimiento para analizar consultas especficas en una base de datos.

Compactar la base de datos. La compactacin puede acelerar las consultas porque vuelve a organizar los registros de una tabla de forma que residan en pginas de base de datos adyacentes ordenadas por la clave primaria de la tabla. Esto mejorar el rendimiento de exploraciones secuenciales de los registros de una tabla porque habr que leer el mnimo nmero de pginas de base de datos para recuperar todos los registros. Despus de compactar la base de datos, se debe ejecutar cada consulta para compilarla utilizando las estadsticas actualizadas de la tabla. Indexar cualquier campo utilizado para establecer criterios para la consulta y campos de ndice en ambos lados de una combinacin o crear una relacin entre esos campos. Cuando se crean relaciones, Access crea un ndice sobre la clave externa si no existe ya uno; en caso contrario, utiliza el ndice existente. Cuando se defina un campo en una tabla, elegir el tipo de datos ms pequeo adecuado para los datos del campo. Adems, de a los campos que se utilizarn en combinaciones el mismo tipo de datos o tipos compatibles, tales como Autonumrico y Numrico (si en la propiedad Tamao del campo est establecido Entero largo).

Cuando se cree una consulta, agregar slo los campos que se necesiten. En los campos utilizados para establecer criterios, desactivar la casilla de verificacin Mostrar si no se desea presentar esos campos. Cuando se agrupen registros por los valores en un campo combinado, especificar la opcin Agrupar por para el campo que est en la misma tabla que el campo que se est totalizando (calculando un agregado sobre). Por ejemplo, en una base de datos de Ventas, si se crea una consulta que totaliza el campo Cantidad en una tabla Detalles-pedido y se agrupa por el campo Id-pedido, es recomendable que se especifique Agrupar por para el campo Id-pedido de la tabla Detalles-pedido. Si se especifica Agrupar por para el campo Id-pedido en la tabla Pedidos, Access debe combinar todos los registros primero y, a continuacin, realizar el agregado, en lugar de realizar el agregado y, a continuacin, combinar slo los campos necesarios. Para tener mayor velocidad, se debe utilizar la opcin Agrupar por en tan pocos campos como sea posible. Como alternativa, se puede utilizar la funcin Primero (First) donde sea adecuada. Si una consulta de totales incluye una combinacin, se debe considerar el agrupar los registros en una consulta y agregar esta consulta a una consulta separada que realizar la combinacin. Esto mejora el rendimiento en algunas consultas.

Evitar los criterios de consulta restrictivos en campos calculados y no indexados siempre que sea posible. Usar expresiones de criterios que sean optimizables. Si se utilizan criterios para restringir los valores de un campo utilizado para una combinacin entre tablas con una relacin uno a varios, se debe probar si la consulta se ejecuta ms rpidamente con los criterios colocados en el lado uno " o en el lado "varios" de la combinacin. En algunas consultas, se obtiene un rendimiento ms rpido agregando los criterios al campo en el lado "uno" de la combinacin en lugar de en el lado "varios". Indexar los campos que se utilizan para ordenar. Si los datos no cambian a menudo, utilizar consultas de creacin de tablas para crear tablas a partir de los resultados de las consultas. Utilizar las tablas resultantes en lugar de consultas como la base para los formularios, informes u otras consulta y asegurarse de que se agregan ndices de acuerdo con estas recomendadas. Si se est creando una consulta de referencias cruzadas, utilizar encabezados de columna fijos siempre que sea posible.