DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

ALEJANDRO EDUARDO CUELLAR

REGISTROS DE CALIDAD

Iraide Molina Peralta Instructor

COMUNIDAD SENA EN RED

Sistemas de Gestin de la Calidad ISO9001:2008 BOGOTA

2011

INTRODUCCION

La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestin de calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de administracin de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos y/o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditacin porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestin de calidad (SGC). Esta acreditacin demuestra que la organizacin est reconocida por las empresas en todo el mundo. El Sistema de gestin de Calidad es una norma que todas las empresas que quieran permanecer en el mercado deben tener en cuenta ya que es importante debido a la mejora y optimizacin de cada uno de los procesos a fin de elevar su eficacia y eficiencia, con esto puede incrementar su nivel de competitividad y posicionarse en el mercado cada vez mas exigente. El enfoque a travs de un sistema de gestin de la calidad motiva a las empresas a analizar los requisitos del cliente, definir los procesos que contribuyen al logro de productos aceptables y a mantener estos procesos bajo control. Un sistema de gestin de la calidad proporciona confianza tanto a la organizacin como a sus clientes. Las empresas definen establecer un SGC pensando en los cambios que exige el mercado actualmente, en las necesidades particulares, en sus objetivos propios. Adems es una gran ventaja estar certificados ya que esto permite competir en los procesos de ventas los cuales, son ms exigentes y selectivos. La Documentacin de la Calidad, es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella se plasman no slo las formas de operar de la organizacin sino toda la informacin que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD Procedimiento Control de los Documentos Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de documentos que aplica o aplacara en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante). La empresa sobre la cual se desarrolla este taller, es una empresa de Salud Ocupacional, dedicada a la prestacin de servicios de prevencin en Salud, promocin en Salud Ocupacional, gestin en riesgos Profesionales, evaluacin y calificacin de siniestros y desarrollo de programas de Salud Ocupacional. Ofrecimiento y promocin de todos los servicios de prevencin de riesgos a los que hace referencia la Ley 100 del 23 de Diciembre de 1993 y sus decretos reglamentarios. Para Entorno y Compaa: su empresa nuestro compromiso significa hacer las cosas bien, promoviendo procesos de cambio de cultura de prevencin, que favorezcan mejores estilo de vida de los trabajadores y sus familias, a travs de servicios integrales especializados en Salud Ocupacional y seguridad Industrial. La empresa posee los recursos profesionales, humanos y tcnicos propios para la realizacin de los diferentes procesos que se le asignen.

A continuacin se relaciona las principales actividades que desarrolla la empresa y que forman parte de su especialidad: 1. Consulta Externa. Diagnsticos en Salud Exmenes Mdicos Ocupacionales. Evaluacin Mdica especficos para programa de vigilancia epidemiolgica. Chequeo ejecutivo de la empresa. Visiometrias y optometras. Audiometras. Espirometrias. Programa de Riesgo Cardiovascular. Laboratorio Clnico Bsico y especializado. 2. Riesgo ergonmico Riesgo psicosocial. 3. Seguridad Industrial Higiene Industrial. Normalizacin. Seguridad Vial.

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS

2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado maestro de documentos, con los documentos del Proceso que escogi.

DOCUMENTOS DEL SITEMA DE GESTION DE CALIDAD.

Cdigo

Nombre del Documento

Responsable

Versin

Fecha de Aprobacin

MC

Manual de calidad

Alta gerencia y responsable del SGC:

1 - 001

10/12 2010

PPGC

PROCEDIMIENTO DE PLAN DE GESTION DE CLAIDAD

Alta gerencia y responsable del SGC:

1 - 001

10/12/2011

LMR

LISTADO REGISTROS

MAESTRO

DE Y

Alta gerencia y responsable del SGC:

1 - 001

01/09/2011

DOCUMENTOS

PSC

PROCEDIMIENTO SERVICIO CAPACITACION

DEL DE

Alta gerencia y responsable del SGC: Alta gerencia y responsable del SGC:

1 - 001

01/22/2011

PPGC

PROCEDIMIENTO PLAN DE GESTION DE CALIDAD

1 - 002

01/30/2011

3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros que aplica o aplacara en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante).

4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los documentos del proceso que seleccionaron:
Cdigo Nombre del Documento
R-AA-CE 001 registro servicios solicitados de

Responsable
Coordinador de operaciones consulta externa y

Ubicacin
rea Administrativa Dto. de consulta

Acceso
Restringido/ Coordinador del Dpto.

Tiempo de Retencin
Actualizacin permanente.

Disposicin Final
Archivo central

externa. rea administrativa y/o Dto. de Consulta Externa Restringido/ Coordinador del Dpto. personal de consulta externa (Auxiliar) Permanente/ 2aos Archivo central

R-AA-CE 002

Registro servicios solicitados( confirmacin)

de

Coordinador de consulta externa extramural

R-AA-CE 003

Directorio Profesionales Adscritos

de

Coordinador de Consulta Externa Extramural y

rea administrativa Dto. De Consulta externa Extramural y

Restringido Coordinador del Dpto. / Personal Auxiliar

Permanente/ Actualizacin

Archivo central

P-AACE-005

OTEC

Y/O

OTI

Coordinador Extramural Consulta Externa y

rea De consulta Externa Extramural y

Restringido

Segn duracin trabajo del

Destruccin

Base planeacin y cumplimiento

P-AA-CE 006

Documentos elaborados/ Bases de datos informes Actividad Extramural de

Personal encargado de la actividad extramural

rea de Consulta Externa

Restringido/ personal participa en la actividad.

meses de

A la

Archivo central.

partir

actividad realizada.

F-AACE-007

Factura

Dpto. contabilidad

de

Asistente contabilidad Mensajero.

de y

Restringido Asistente y mensajero

1 semana en fsico y copia medio magntico destruccin

5. Comenten las por los menos dos dificultades que surgen al momento de establecer control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo menos una solucin a cada dificultad.

Dificultades 1) Falta de un Manual o un Documento en donde se referencie o se mencione los registros, documentos, instrucciones y dems formatos del sistema usados en cada rea de la Empresa u organizacin, y por tanto no hay procedimientos documentados de las labores u oficios, generando ineficacia, demoras, desorden y mala imagen de la empresa frente a los clientes y proveedores. Esto provoca demoras, cuellos de botella y hace que se produzca un caos tanto a nivel administrativo y de produccin. 2) No existe una concientizacin, sensibilizacin por el uso adecuado de los registros y documentos del sistema, es decir, se llevan los registros y documentos del sistema por cumplir, por salir del paso, y no por tratar de mejorar cada da en cuanto a almacenamiento, disposicin, renovacin, identificacin, retencin, documentos obsoletos, archivo, etc. 3) No existe un manera clara y precisa de llevar a cabo dichos registros y documentos del sistema por parte del personal antiguo y nuevo de la organizacin, todo es emprico, pero no existe un manual o gua que te diga como llenar dicho registro y documento del sistema. Soluciones

1) Recurrir a un experto o contratar a un profesional con experiencia en organizacin y mtodos en empresas industriales, financieras y de servicios, para que mediante el se proceda a levantar los procesos y procedimientos, instructivos y dems formatos que sean necesarios en cada rea de trabajo para luego identificar, codificar, establecer, renovar, y dems elementos necesarios si es el caso para mejorar la eficiencia y eficacia en cuanto al producto y prestacin del servicio al cliente o usuario de la organizacin.

2) Orientar a travs de capacitacin, charlas, seminarios donde se muestre a travs de ejemplos de empresas exitosas en el mercado en el proceso de documentacin de un Sistema de Gestin de Calidad, dndole a saber los beneficios, desventajas e inconvenientes en el Sistema.

3) Orientacin por parte de un experto o de un facilitador de un Sistema de Gestin de Calidad o tambin por alguien asignado por la empresa para orientar al personal de la manera ms clara y objetiva de llevar a cabo dichos registros y documentos del sistema.

6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de su preferencia y elabore un formato de registro para cada uno. CONCLUSIONES

La implementacin de la ISO ha sido una oportunidad para reflexionar sobre los procesos que se llevan a cabo dentro de cada empresa, permite planificar, describir, comunicar y controlar los procesos, para as competir en el mercado cada vez ms exigente y selectivo. Mediante la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad se logra conocer aspectos que no se tenan en cuenta durante el normal funcionamiento de la empresa. Lo mas importante en la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad es el compromiso de la Alta Direccin, Sin ella, es muy difcil que algo funcione, es tambin muy importante la motivacin de la gente que trabaja dentro de la organizacin, ya que con esto estamos logrando grandes cambios no solo para la empresa, sino, para con nosotros mismos. Los documentos son necesarios como prueba objetiva de que los procedimientos estn correctamente definidos brindando confianza a los clientes y a la propia compaa. El no documentar equivaldra a que cada nueva generacin de la humanidad comenzara desde cero, para descubrir e inventar el conocimiento. El levantamiento de los procesos es una base o gua para la elaboracin e implementacin de los manuales de procesos y procedimientos, el cual facilita a la alta direccin los procesos de modernizacin y mejoramiento de la gestin, teniendo en cuenta que en el, se

involucran personas pro-activas y servidores pblicos comprometidos con el cambio, que estn dispuestos a liderar procesos de mejoramiento dentro de las dependencias y entidades, generando as un cambio de cultura en la organizacin. Los documentos son la base de las actividades de mejora de la calidad, con la informacin actualizada se es ms fcil prever errores y evitar reprocesos. El sistema de informacin que se implemente en una organizacin debe permitir una comunicacin sencilla, fluida, con un idioma fcil de entender en todos los niveles de la empresa, trasmitiendo una informacin vlida, oportuna y confiable, con el fin que todos los colaboradores participen de ella y puedan generar un concurso efectivo en el desarrollo del proceso. Todos los colaboradores deben sentirse identificados con las polticas de la empresa y participar en forma activa en todas las etapas del proceso, con lo cual se genera un sentido de pertenencia y responsabilidad que facilitar lograr los objetivos propuestos por la organizacin para el diseo, implantacin, seguimiento y mejoramiento del sistema de gestin adoptado por la organizacin. La base de la divulgacin y crecimiento del sistema de gestin adoptado por la empresa lo encontramos en el sistema de informacin adoptado por la empresa, el cual debe contar con unos documentos y registros que permitan realizar las actividades de seguimiento y control efectivas para formular las estrategias y planes de mejoramiento que se requieran, para lograr que la organizacin est inmersa en un proceso de mejora y crecimiento continuo, como base de su desarrollo organizacional y social.

BIBLIOGRAFIA Servicio Nacional De Aprendizaje. La calidad orientada al cliente. Curso: ISO 9001:2008. Modulo Planificacin de un sistema de gestin de calidad. Colombia. 2009. Material del curso http://elmundodelacalidad.wordpress.com/ http://calidad-gestion.com.ar/rec_gratuitos/artculos/beneficios_iso9000.pdf www.degerencia.com www.monografas.com/trabajos27 www.promonegocios.net/mercadotecnia/satisfaccion-cliente.htm www.secretosenred.com/articles www.utp.edu.co/php/revistas/cafeconletras/docsFTP

Decreto 1011 del 3 de abril de 2006 Por el cual se establece el sistema de garanta de calidad de la atencin de salud del sistema general de seguridad social en salud. MALAGON, Londoo, GALAN Morera. Auditoria en salud para una gestin eficiente. Editorial Medica Internacional Ltda. Primera Edicin. 1998. Aranguren EA, Rezznico RA. Auditoria Medica. Garanta de Calidad en la atencin de Salud. Centro Editor De la Fundacin Favaloro. 2001