SRGIO DOS SANTOS SOUZA

AUDITORIA INTERNA DO SETOR PBLICO (SISTEMTICA DE PRIORIZAO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA POR INTERMDIO DA ELABORAO DE MATRIZ DE RISCO: ESTUDO DE CASO CEFET-SC)

Monografia apresentada como requisito parcial ao Programa de Especializao em Gesto Pblica, do Centro Federal de Educao Tecnolgica de Santa Catarina. Orientador: Prof. Amilton Luiz Rabello,Esp.

FLORIANPOLIS 2007

ii

AUDITORIA INTERNA DO SETOR PBLICO (SISTEMTICA DE PRIORIZAO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA POR INTERMDIO DA ELABORAO DE MATRIZ DE RISCO: ESTUDO DE CASO CEFET-SC)

SRGIO DOS SANTOS SOUZA

Esta Monografia foi julgada adequada como requisito parcial obteno do ttulo de Especialista, pelo Centro Federal de Educao Tecnolgica de Santa Catarina.

___________________________________________ Prof. Orientador Amilton Luiz Rabello, Esp.

Banca Examinadora:

____________________________________ Membro Snia Regina Lamego Lino, Msc.

______________________________________ Membro Anderson Antnio Mattos Martins, Dr.

iii

Oferece essa obra em memria a:

Jos de Souza, pai e amigo: saudades

iv

AGRADECIMENTOS

A Deus, por tudo que sou;

A Sra. Almerinda dos Santos Souza por ter me gerado e por ter me incentivado a estudar;

Aos meus irmos e irm, pelo apoio dado;

Cristiane Klug, esposa e companheira;

Em especial ao meu Filho Andr Luiz dos Santos Souza, que Deus o Abenoe;

Ao Professor Orientador companheiro de labuta Amilton Luiz Rabello;

Aos companheiros de trabalho pelo companheirismo;

A todos e a todas que contriburam direta e indiretamente com essa etapa da minha vida.

SUMRIO
LISTAS DE TABELAS ........................................................................................................... LISTA DE QUADROS E GRFICO. .................................................................................... RESUMO.................................................................................................................................... CAPTULO I ............................................................................................................................. 1 INTRODUO.................................................................................................................... 1.1 DEFINIO DO PROBLEMA............................................................................................ 1.2 OBJETIVOS ......................................................................................................................... 1.2.1 Objetivo geral.................................................................................................................... 1.2.2 Objetivo especfico............................................................................................................. CAPTILO II ............................................................................................................................. 2 FUNDAMENTAO TERICA ........................................................................................... 2.1 AUDITORIA NA HISTRIA............................................................................................... 2.2 DEFINIO E CLASSIFICAO DE AUDITORIA...................................................... 2.3 AUDITORIA INTERNA VERSUS AUDITORIA EXTERNA...................................... vii viii xix 10 10 11 12 12 13 14 14 14 15 16 18 18 19 22 22 23 24 26 28 30 32 35 36 37 38 39 39 40 41 44

2.4 IMPORTNCIA DA AUDITORIA..................................................................................... 2.5 TCNICA DE AUDITORIA............................................................................................... 2.6 CONTROLE INTERNO....................................................................................................... 2.7 O AUDITOR EM RELAO A COMPETNCIA PROFISSIONAL............................... 2.8 CONHECIMENTO TCNICO............................................................................................. 2.9 CAPACIDADE PROFISSIONAL......................................................................................... 2.10 NORMAS DE CONDUTA E O CDIGO DE TICA..................................................... 2.11 PRINCPIOS NORTEADORES DA ADMINISTRAO PBLICA........................... 2.12 PLANEJAMENTO DE AUDITORIA................................................................................ 2.12.1 Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna........................................................... 2.12.2 Relatrio Anula de Atividade de Auditoria Interna....................................................... 2.13 PAPEIS DE TRABALHO................................................................................................. 2.13.1 Modelo de papeis de trabalho.......................................................................................... 2.13.2 Relatrio de auditoria....................................................................................................... 2.14 CERTIFICADOS E PARECERES DE AUDITORIA....................................................... 2.14.1 Tipos de certificados......................................................................................................... 2.15 NORMAS DE AUDITORIA............................................................................................... 2.15.1 Normas Relativas ao Parecer.......................................................................................... 2.16 NORMAS DE AUDITORIA NA GESTO PBLICA .................................................. 2.17 O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO .................................................................... 2.18 RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAO FRENTE AO CONTROLE INTERNO..................................................................................................................................... 2.19 SISTEMA DE GESTO DE UMA ORGANIZAO PBLICA AUDITVEL....... 2.20 MATRIZ DE RISCO..........................................................................................................

46 47 49

vi

2.21 ITENS DA MATRIZ DE RISCO........................................................................................ 2.22 MATRIZ DE PONTUAO......................................................................................... CAPTULO III ......................................................................................................................... 3. METODOLOGIA .................................................................................................................... 3.1 CARACTERIZAO DA PESQUISA.............................................................................. 3.2 TCNICA DE COLETA DE DADOS............................................................................... 3.3 FORMA DE ANLISE DOS DADOS ............................................................................. CAPITULO IV .......................................................................................................................... 4. ESTUDO DE CASO .............................................................................................................. 4.1 ELABORAO DA MATRIZ DE RISCO..................................................................... 4.2 PONTUAO..................................................................................................................... 4.3 PARMETRO...................................................................................................................... 4.4 CICLO DE AUDITORIA ................................................................................................. CAPTULO V ............................................................................................................................ 5. CONSIDERAES E RECOMENDAES .................................................................. 5.1 CONSIDERAES FINAIS ............................................................................................... 5.2 RECOMENDAES............................................................................................................. REFERENCIA ............................... ............................................................................................ ANEXOS .....................................................................................................................................

51 51 52 52 52 53 54 55 55 55 56 61 61 62 62 62 63 64 65

vii

LISTA DE TABELAS

TABELA 01. TABELA 02.

DIFERENA ENTRE AUDITORIA EXTERNA E INTERNA.................... NORMAS RELATIVAS AOS AGENTES PBLICOS ENVOLVIDOS NA ATIVIDADE.............................................................................................

17

42 42 43 43

TABELA 03. TABELA 04. TABELA 05. TABELA 06.

NORMAS RELATIVAS REALIZAO DOS TRABALHOS................ NORMAS RELATIVAS AS POSIES DOTADAS.................................. NORMAS RELATIVAS A COMUNICAO DE RESULTADOS......... NORMAS RELATIVAS AO MONITORAMENTO E AVALIAO DOS TRABALHOS..................................................................................................

43 61 61

TABELA 07 TABELA 08

PONTUAO/CICLO DE AUDITORIAS.................................................... CICLO DE AUDITORIA................................................................................

viii

QUADROS E GRFICO QUADRO 01. QUADRO 02. QUADRO 03. QUADRO 04. QUADRO 05. QUADRO 06. GRFICO 01. CAPACITAO DOS AUDITORES......................................................... SISTEMAS GESTIONAIS.......................................................................... MATRIZ BASE............................................................................................. TRATAMENTO DOS DADOS ................................................................ QUADRO DE PONTUAO.................................................................. PONTUAO............................................................................................ GRFICO DE PORCENTAGEM DA MATRIZ BASE......................... 24 48 57 59 59 60 58

ix

RESUMO

Este trabalho visa demonstrar que a auditoria interna governamental o ponto de equilbrio do sistema de controle interno de uma organizao, mostrando-se importante para uma boa administrao pblica. A Auditoria Interna um instrumento gerencial da gesto da Instituio, tendo como atividade principal o assessoramento e a avaliao da qualidade do desempenho das reas meio e fins da Instituio em relao s atribuies, normas e procedimento definidos para a mesma, visando contribuir para a maximizao dos resultados a serem alcanados.Um sistema de controle interno, bem concebido e aplicado com eficincia oferece razovel segurana para que erros possam ser evitados, ou prontamente descobertos no curso normal das operaes rotineiras, de forma a serem corrigidos imediatamente. Sendo assim, quando o auditor entende que o sistema de controle interno est realmente funcionando, ele possui a comprovao de que as informaes fornecidas por esse sistema merecem confiana. A auditoria interna governamental fiscaliza e avalia o grau de confiabilidade e controlar a eficincia e a eficcia dos controles internos do rgo ou da entidade auditada, com toda a autonomia que a lei lhe assegurar, sem com eles se confundir. Para tanto utiliza-se de tcnicas de auditorias definidas pelos rgos de Controle do Poder Executivo Federal uma delas a Matriz de Risco.Quanto metodologia adotada consistem como base de estudos os dados e informaes extradas dos relatrios emitidos pela Controladoria Geral da Unio nos ltimos 5 (cinco) anos em diligencia ao CEFET-SC.

Palavras-chave: Auditoria Governamental, Auditoria Interna, Controle Interno.

10

CAPTULO I

1 INTRODUO Os sistemas de controle pblico, definidos constitucionalmente como Interno e Externo so responsveis pela avaliao da Gesto dos pela gestores pblicos federais e fiscal e da

fiscalizao dos programas de governo constantes do oramento

seguridade social. Nesse sentido, devem prestar contas

todos aqueles que utilizam, e dinheiros pblicos

arrecadam, gerenciam, guardam ou administram bens, valores

inclusive s entidades privadas que recebem recursos da Unio. Nos ltimos anos, os setores pblicos vm apresentando melhoria no sistema de controle, principalmente nas reas de fiscalizao e auditorias, chegando-se concluso que o importante no a forma nem o modelo, mas sim, efetivar o constante exerccio de controle de gastos. O controle Interno se faz necessrio na medida em que uma organizao evolui atingindo um determinado porte e o seu administrador percebe que no tem mais condies de acompanhar de perto todos os negcios da Instituio com a mesma eficincia. Em especial ao setor pblico, que em geral passa por constantes renovaes seja por mudanas em seu quadro administrativo atravs de eleies ou por indicaes, seja pelo elevado nmero de leis pelo est qual subordinado. Um sistema de controle interno bem estruturado deve permitir uma razovel eficcia, uma maior economicidade possvel e possuir uma independncia administrativa. O controle praticado pela auditoria no deve ter o papel de co-gesto, pois se adotar essa postura poder inviabilizar a administrao da Instituio. Deve sim, promover o

controle, auxiliar para que essas tarefas sejam feitas com segurana e rapidez, mas sem interferir no processo da gesto. A Auditoria Interna o rgo responsvel pela assessoria ao rgo superior da Instituio quando se tratar do controle das aes nas reas de natureza contbil,

oramentria, financeira, patrimonial e de pessoal, alm dos controles administrativos. A Auditoria Interna deve ser um instrumento gerencial da gesto da Instituio, tendo como atividade principal o assessoramento e a avaliao da qualidade do desempenho das

11

reas meio e fins da Instituio em relao s atribuies, normas e procedimento definidos para a mesma, visando contribuir para a maximizao dos resultados a serem alcanados. Possui como principal objetivo procurar dotar a Instituio de controles internos administrativos que possam garantir a continuidade do fluxo de suas operaes e

informaes. A adequacidade refletida sobre cada rea de fundamental importncia para que possa atingir os resultados mais favorveis com a menor quantidade possvel de recursos Desta forma, a Auditoria Interna deve ser caracterizada por aes que primem pela efetividade da gesto, atingindo de maneira eficaz e eficiente os objetivos pretendidos utilizando-se de tcnicas e instrumentos de auditorias e controle.

Este trabalho pretende propor uma sistemtica de priorizao das atividades de auditoria interna por intermdio da elaborao de Matriz de Risco, cuja funo orientar e propor melhorias na execuo dos trabalhos de auditoria. de

1.1 DEFINIO DO PROBLEMA

As Auditorias Internas das Instituies pblicas vinculadas ao Ministrio da Educao-MEC, foram efetivamente criadas a partir da edio do decreto n. 3.591 de 06 de setembro de 2000, que regulamentou e definiu o escopo de trabalho a serem realizados pelas Unidades de Auditorias e a suas vinculaes tanto administrativos (direto) como normativa (indireto).

A Unidade de Auditoria Interna UNAI do CEFET-SC, de forma administrativa est vinculada ao rgo maximo da Instituio que o Conselho Diretor, quanto forma de execuo de seus elaboradas trabalhos est alicerada nas orientaes normativas

pelo Tribunal de Contas da Unio TCU e pela Controladoria Geral da

Unio CGU.

Esta dupla

subordinao, de certa forma, apresenta num

campo prtico de

atuao, uma inconsistncia administrativa no que se refere auditoria e controle das aes dos gestores dos setores pblicos. No setor privado estes conceitos de

vinculao administrativa aos rgos mximo da instituio,

implementado de forma

correta, possui o efeito desejado. No setor pblico, essa vinculao poder acarretar um

12

desvio nos procedimentos de auditorias e controle. Isto se deve em funo de uma varivel que se apresenta com grande intensidade, a varivel poltica que sobrepe a qualquer tcnica administrativa inibindo a Auditorias Internas As Auditorias internas se utilizam de vrios instrumentos na realizao de seus trabalhos, umas das mais importantes o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna, que a principal ferramenta norteadora dos trabalhos a serem realizados no atuao mais precisa das Unidades de

decorrer do ano e est ligada ao planejamento das atividades a se realizarem no ano. O planejamento de auditoria so tcnicas adotadas na execuo do trabalho com antecedncia, de forma a prever situaes com que a auditor ir defrontar-se. O planejamento consiste, basicamente na hierarquizao de dados estratgia de atuao do controle e definindo-se metas elaborando-se

de atuao. A formatao desses

dados geram uma matriz de dados que servir como apoio na elaborao do Plano de atividades a serem desenvolvidas no ano. O grande desafio para as Unidades de Auditorias Internas, mais precisamente a UNAI/CEFET-SC a elaborao desse plano voltado para a realidade da Instituio. Por isso, buscou-se a partir do presente estudo, com base nos dados extrados dos relatrios da CGU-SC do perodo de 2002 a 1 semestre de 2007, identificar uma MATRIZ de RISCO voltada para a realidade da Instituio, de forma a elaborar um plano mais consistente e exeqvel.

Em virtude disso questiona-se: Quais so as reas que apresentam as maiores inconformidades administrativas e quais as melhorias necessrias aos procedimentos de Auditoria Interna do CEFET-SC ?

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo geral

Este trabalho tem como objetivo

Geral diagnosticar a rea

que

necessita

maior ateno da Unidade de Auditoria Interna e do gestor no sentido de identificar inconformidades administrativas e propor melhorias na atuao da UNAI.

13

1.2.2 Objetivos especficos

Descrever os procedimentos de auditoria interna do CEFET-SC; Identificao da responsabilidade e confiabilidade dos controles internos; Elaborao de uma Matriz de Risco voltada para a realidade do CEFETSC; Identificar reas que apresentam maiores inconformidades administrativas; e Propor a adoo de Matriz de Risco como sendo um referencial para

tomada de deciso do Gestor do CEFET-SC.

CAPTULO II

2. FUNDAMENTAO TERICA Para entendimento torna-se necessrio resgatarmos o surgimento e a

contribuio da auditoria na historia das civilizaes.

2.1 AUDITORIA NA HISTRIA

Segundo Paula (1999. p. 17), altos funcionrios para serem

no Imprio Romano, os imperadores nomeavam supervisores das operaes financeiras de seus

administradores provinciais e lhes prestar contas verbalmente. Na Inglaterra, como dominadora do comrcio mercantil, foi quem mais introduziu a auditoria no segmento comercial e industrial, pois possua grandes companhias de

comrcio e indstria e instituam impostos sobre o lucro obtido por estas empresas. S (2000 p. 21), afirma que:
Na Idade Mdia, muitas foram, nos diversos paises da Europa, as associaes profissionais que se incumbiam de executar as funes de auditoria, destacando-se, entre elas, os conselhos londrinos, em 1310; o Tribunal de Contas, em 1640, em Paris o Collegio dei Raxonati, em 1581, na cidade de Veneza; e a Academia dei Regionieri, em 1658, nas cidades de Milo e Bolonha.

Para Paula (1999 p. 18):

No Brasil colonial, tinham a figura do Juiz Colonial, o olho do rei, que era destacada pela Coroa para verificar o correto recolhimento dos tributos para o Tesouro, reprimindo e punindo fraudes.

S (2000 p.21), argumenta que:

Foi na revoluo industrial, segunda metade do Sculo XVIII, aps o surgimento das grandes empresas, que a contabilidade implementou mudanas na sua formalizao atribuindo novas tcnicas contbeis contribuindo praticamente para com a obrigatoriedade de se ter as auditorias atuando de forma concisa no controle das aes e nas analises dos balancetes anuais.

Para Paula (1999 p.19), no incio da dcada de 30, na crise de 1929, foi criado famoso Comit May, um grupo de trabalho institudo com a finalidade de estabelecer regras para as empresas que tivessem suas aes cotadas em bolsa, tornando obrigatrio a Auditoria Contbil Independente nos demonstrativos financeiros dessas empresas.

15

Segundo S (2000 p. 22) no Brasil, aps a edio da Lei n 4.728, de julho de 1965 e a Resoluo n 317, do Conselho Federal de Contabilidade, que consolidou o mercado de capitais e promoveu a obrigatoriedade a todas as empresas que tive-sem suas aes no mercado de capitais e, por conseguinte, com Banco Central do Brasil, a terem auditorias. registro de emisso no

2.2 DEFINIO E CLASSIFICAO DE AUDITORIA

Segundo S (2000 p.23) a denominao auditor antiga, mas no se conhece ao certo sua origem nem a data precisa em que se consagrou, admitindo-se que pudesse ter sido adotado por volta do sculo XIII, na Inglaterra, no reinado de Eduardo I.

Acrescenta o autor o termo auditor, no latim, como substantivo, tinha sentido apenas de significar aquele que ouve que mais tarde se configurou como aquele que daria opinio sobre algo que comprovou ser verdade ou no.

Attie (1998, p.25):

A auditoria uma especializao contbil voltada a testar a eficincia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinio sobre determinado dado.

Segundo Crepaldi (2000, p.40) podemos classificar os servios de auditoria, na forma intervencionista, de duas maneiras: a) Auditoria Interna b) Auditoria Externa

Crepaldi (2000) conceitua auditoria interna como um controle gerencial que funciona por meio de medio e avaliao da eficincia e eficcia de outros controles. Tambm deve ser entendida como uma atividade de assessoramento administrao, quando do desempenho das atribuies definidas para cada rea da empresa, mediante as diretrizes polticas e objetivos por ela determinados.

auditoria interna fornece anlises, apreciaes, recomendaes, sugestes e

informaes relativas s atividades examinadas, incluindo a promoo do controle eficaz

16

a custo razovel. Os objetivos da Auditoria Interna so dois: em primeira instncia, os da opinio da fidedignidade das demonstraes contbeis e extra contbeis; o segundo refere-se a materiais sobre deteco de erros e fraudes, informaes sobre o controle interno, assistncia econmico-financeira, entre outras.

Auditoria

externa,

segundo Crepaldi (2000 p. 48),

constitui o

conjunto de

procedimentos tcnicos que tem por objetivo a emisso do parecer sobre a adequao como representam posio patrimonial e financeira, o resultado de entidade auditada consoante as normas da contabilidade. Em suma, podemos dizer que a auditoria externa est mais preocupada com as demonstraes financeiras, assessorar a administrao. enquanto que a auditoria interna se preocupa em recursos da

2.3

AUDITORIA INTERNA VERSUS AUDITORIA EXTERNA

As organizaes

notaram

que poderiam reduzir seus gastos com auditoria

externa criando um servio de conferncia e reviso interna, contnua e permanente, a um custo reduzido. Os auditores externos, tambm ganharam com isso, pois puderam se dedicar exclusivamente ao seu objetivo principal que era o exame da situao econmico financeiro das empresas.

Paula (1999 p. 56) afirma que a auditoria interna um rgo de controle que, possuindo mxima liberdade, deve acompanhar os comportamentos da atividade

organizacional ou institucional, visando, basicamente: confiabilidade interna dos sistemas de controle; confiabilidade interna dos registros contbeis; confiabilidade interna dos informes; avaliao eficcia das funes patrimoniais

J o auditor externo pode valer-se do trabalho opinio.

do auditor interno para emitir

Para Paula (1999), no se trata de duplo servio, pois enquanto a auditoria interna uma opinio emitida dentro da prpria empresa, por um rgo de sua estrutura, a auditoria externa uma opinio de natureza independente.

17

Quando a auditoria interna apoio para externa, reduz-se o custo e o tempo de trabalho. O auditor externo pode apoiar seu plano de trabalho no que j se acha feito pela auditoria interna.

Pode-se resumir as diferenas quadro:

entre auditoria externa e interna, no seguinte

TABELA 01 - Diferena entre auditoria externa e interna

Elemento Sujeito

Auditoria Externa Profissional independente

Auditoria Interna Auditor Interno (servidores)

Ao e objetivo

Exame das demonstraes financeiros

Exame dos controles operacionais

Finalidade

Opinar sobre as demonstraes financeiras

Assessoramento nas tomadas de decises da alta administrao Recomendaes de controle interno e eficincia administrativa

Relatrio principal

Parecer

Grau de independncia Interessados no trabalho Intensidade dos trabalhos Continuidade do trabalho

Fonte: Adaptado Crepaldi (2000 p. 51)

Mais amplo

Menos amplo

A empresa e o pblico

A empresa

Menor

Maior

Peridico

Continuo

18

2.4 IMPORTNCIA DA AUDITORIA

Para

Crepaldi (2000), o auditor antes de tudo deve mostrar as fraquezas,

determinando as causas e avaliar as conseqncias, encontrando uma soluo de modo a fazer com que os responsveis venham a agir. Um dos principais objetivos dos auditores internos ajudar as organizaes a eliminar desperdcios, simplificando tarefas e reduzindo custos. Na iniciativa privada o objetivo a otimizao de lucros e de respostas, onde a empresa depara-se com novas situaes que levam a preocupao com a eficincia e eficcia dos recursos. No setor pblico, o objetivo principal a busca da eficincia, eficcia e economicidade das aes administrativas desenvolvidas pelos gestores pblicos. Constitui uma das principais funes da auditoria interna o apoio a gesto, tornando-se importante no mundo empresarial no momento. Como a auditoria leva em considerao o controle interno das organizaes auditadas, e assume cada vez mais um papel de assessoria, uma definio mais abrangente seria segundo

Crepaldi (2000 p. 27) possui o seguinte entendimento:

A Auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspees e obteno de informaes e confirmaes, internas e externas, relacionados com o controle do patrimnio, objetivando mensurar a exatido desses registros e das demonstraes contbeis deles decorrentes.

2.5 TCNICAS DE AUDITORIA

A tcnica de auditoria para Perez (1995. p 129) interpretada como:

O levantamento, o estudo e a avaliao sistemtica de transaes, procedimentos, rotinas e demonstraes contbeis de uma entidade, com o objetivo de fornecer a seus usurios uma opinio imparcial e fundamentada em normas e princpios sobre a sua adequao.

O Auditor deve fazer uma avaliao e estudo do sistema ao qual esta ligada para determinar a natureza, oportunidade e extenso da aplicao dos procedimentos e tcnicas de auditoria. Aps a avaliao criteriosa dos sistemas de controle interno, o auditor definir os procedimentos ou tcnicas de que se valer para a aplicao de seu trabalho.

19

Segundo Perez (1995), no podemos definir tcnicas para a deteco de fraudes ou erros culposos num trabalho de auditoria, estes so descobertos com conseqncia natural de um trabalho criterioso. Como principais tcnicas de auditoria so oportunas citar: 1. Exames fsicos - consiste na verificao "in loco", de modo a determinar se os registros efetuados esto corretos e os valores adequados em funo do item analisado; 2. Confirmaes formais - utilizado para se obter dados, atravs de declaraes de pessoas que no tenham vnculos com o rgo ou entidade auditada; 3. Exame da documentao original - comprovao se o material auditado corresponde de fato ao apresentado nos documentos comprobatrios das referidas transaes; 4. Conferncia - de somas e clculos por si s o mais simples e completo; 5. Exames de lanamentos contbeis - verificao pelo auditor da veracidade das informaes contbeis, fiscais; 6. Entrevistas - tm como finalidades formulao de perguntas e obteno de respostas adequadas e satisfatrias, so usadas para se obter informaes sobre a Organizao, nas normas e polticas estabelecidas. por intermdio da entrevista que se ter um

conhecimento maior do funcionamento do sistema e se ele esta adequado s condies e finalidades para que ele foi criado. 7. Observao das Atividades - a que mais exige a vivncia e experincia do auditor. Consistem em detectar as deficincias, erros, problemas, atravs do conhecimento, argcia e vivncia do auditor; 8. Amostragem - a tcnica em que se obtm informaes, dados de um todo, examinando-se apenas uma parte desse todo (amostra);

2.6 CONTROLE INTERNO

A ICPA, American Instiutute of Certified Public Accountants, apud Attie (1998, p.110) por meio do Relatrio Especial da Comisso de procedimentos de Auditoria, definiu:
O Controle Interno compreende o plano de organizao e o conjunto coordenado dos mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimnio, verificar a exatido e os resultados contbeis, promovendo a eficincia operacional e encorajar a adeso poltica traada pela administrao.

20

O Instituto de Auditores Internos do Brasil, AUDIBRA (1998, p 48) registra:

Os controles internos devem ser entendidos como qualquer ao tomada pela administrao (assim compreendida tanto a Alta Administrao como os nveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A Alta Administrao e a gerncia planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razovel certeza de realizao.

Atravs destes conceitos, pode-se observar que a alta administrao e as gerncias so os responsveis por organizao. planejar, organizar, dirigir e controlar todos os desempenhos da

Attie (1998, p.111) afirma que: O controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir e governar suas vrias atividades com o propsito de fazer cumprir os seus objetivos.

Pode-se observar de forma bastante genrica que o controle interno envolve todos os processos e rotinas de natureza contbil e administrativa, com a idia de organizar a empresa de tal forma que seus colaboradores compreendam, respeitem e faam cumprir as polticas traadas pela administrao.

A gesto de controles internos a base sobre a qual a auditoria fundamenta seu trabalho. Dessa forma, dificilmente o auditor obter evidncias suficientes para emisso de um parecer, sobre as demonstraes contbeis dissociadas da utilizao do sistema de controles internos da empresa auditada.

O controle interno a base em que a auditoria fundamenta seus trabalhos. Sem esse controle dificilmente o auditor conseguira materiais suficiente para emitir um parecer, relacionado s demonstraes contbeis diferente da utilizada no sistema de controle interno da empresa auditada.

Se os controles internos forem considerados falhos, o auditor deve procurar aplicar procedimentos que julgar necessrios, a fim de levantar dados suficientes para fundamentar seus trabalhos. Geralmente o sistema de controles internos das organizaes auditadas possuem relao com o parecer de auditoria. Isso facilmente percebido, bastando lembrar que o

21

auditor s reunir condies de determinar a oportunidade, extenso e profundidade dos procedimentos de auditoria, que devero ser aplicados com vistas colher evidncias necessrias emisso do seu parecer, aps cuidadoso estudo e avaliao da sistemtica e funcionamento dos controles da organizao auditada.

Os controles internos compreendem o plano de organizao e o conjunto integrado de mtodos e procedimentos adotados pela entidade na proteo do seu patrimnio, promoo da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstraes contbeis, e da sua eficcia operacional.

Conforme Paula (1999, p. 132):O auditor deve estudar e avaliar o sistema contbil e controle interno da empresa, com base em determinar a confiana que neles podem depositar, bem como fixar a natureza, a extenso e a profundidade dos procedimentos de auditoria a serem aplicados.

Controles internos eficientes permitem cumprir as atividades da organizao de maneira eficaz e com a mnima utilizao de recursos. Dessa forma, erros e procedimentos ilegais e fraudulentos sero evitados, e na sua ocorrncia, sero detectados e corrigidos em tempo hbil.

Essa norma de fundamental importncia porque os controles internos tornaram-se mais sofisticados. Devido a tecnologia, os especialistas aprenderam a elaborar sistemas que so altamente confiveis, e os auditores conscientizaram-se na conduo eficiente e eficaz das auditorias.

O sistema contbil e de controle internos de responsabilidade da administrao da organizao, porm o auditor deve efetuar sugestes objetivas para seu aprimoramento, decorrentes de constataes feitas no decorrer de seu trabalho.

O auditor deve entender o relacionamento entre os controles internos e os procedimentos de auditoria, ou seja, quanto mais confiveis forem os controles internos, menor dever ser a nfase nos procedimentos de auditoria a serem aplicados sobre o saldo de demonstraes financeiras.

22

O que se observa de imediato, que o controle interno refere-se no apenas aos aspectos diretamente relacionados s funes de contabilidade e finanas, mas sim a todos os aspectos das operaes de uma organizao necessria para a obteno dos objetivos delimitados pela administrao.

2.7 O AUDITOR EM RELAO A COMPETNCIA PROFISSIONAL

De acordo com o Instituto dos Auditores Internos do Brasil (1992, p.25):

Responsabilidade do rgo de Auditoria e do auditor, individualmente, demonstrar competncia profissional. O rgo deve designar para executar o trabalho auditores que possuam, em conjunto, a experincia e os conhecimentos tcnicos necessrios para desincumbir-se das tarefas com eficincia.

Conforme a citao de responsabilidade do rgo regulamentador dos profissionais de auditoria, selecionar auditores qualificados, alinhando experincia e conhecimentos tcnicos para desenvolver determinada atividade. Com essas qualidades, o auditor ir desempenhar suas atividades de maneira eficaz e eficiente.

A atividade de auditoria requer conhecimentos especficos voltados s tcnicas, aos procedimentos de auditoria e metodologia de trabalho para aplicao de testes amostrais e discernimento quantitativo e qualitativo que comprovem julgamento do trabalho realizado.

2.8 CONHECIMENTO TCNICO

Em face complexidade e magnitude dos objetivos da administrao, o auditor necessita possuir conhecimentos tcnicos das diversas reas relacionadas com as atividades auditadas, de tal forma que o permita comprovar a legalidade e legitimidade dos atos de gesto e avaliar a economicidade, eficincia e eficcia alcanadas no desempenho dos objetivos da entidade sob exame.

Conforme Almeida (2007, p. 508): A

experincia

tem demonstrado que

altamente satisfatrio o retorno dos gastos investido em treinamentos.

23

O auditor devido suas atribuies e da necessidade de

se ter conhecimento

tcnico em vrias reas deve obedecer a uma poltica de capacitao permanente e continua. Alm de constar no Plano Anual de Atividade de Auditoria Interna-PAINT, a administrao pelo qual o setor est subordinado tem que ter essa conscientizao.

2.9 CAPACIDADE PROFISSIONAL

A capacidade profissional adquirida pela aplicao prtica dos conhecimentos tcnicos. O somatrio de experincias obtidas entre diversas situaes contribui para o amadurecimento do julgamento profissional, possibilitando o discernimento entre situaes gerais e particulares.

O auditor deve manter sua competncia tcnica, atualizando-se quanto ao avano de normas, procedimentos e tcnica aplicveis auditoria.

Conforme a concepo de Attie, (1998, p.63):

O conhecimento e o aprendizado tcnico do auditor devem-se realizar no ambiente prprio que considere a adequao dos sistemas computadorizados quanto: aos controles de acesso e alterao de sistemas; ao processamento e guarda de todas as informaes; e consistncia das informaes geradas por esses sistemas computadorizados que se refletem nas demonstraes financeiras, determinando que sejam confiveis obtidas com critrios e representativos das operaes e transaes imputados.

No exerccio da suas funes, o auditor ter livre acesso a todas as dependncias da entidade auditada, assim como a documentos, valores e livros considerados indispensveis ao cumprimento de suas atribuies, no lhe podendo ser sonegado, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informao.

Quando houver limitao da ao do auditor, o fato dever ser comunicado, de imediato, por escrito, ao dirigente da entidade auditada, solicitando as providncias necessrias.

Vejamos no quadro a seguir a capacitao dos auditores no CEFET-SC. Perodo de 2002 ao 1 semestre de 2007.

24

Quadro 01- Capacitao dos auditores

Item Curso N. de Auditores capacitados 01 02 03 Curso de Auditoria Bsica Formao e habilitao de Pregoeiro Dilogo Pblico: Fiscalizao e Controle Social 04 05 06 Auditoria Governamental Gesto Oramentria e Financeira *Gesto Estratgica para auditores do MEC
Fonte: Dados primrios, 2007. * curso fornecido a distancia pela Fundao Joaquim Nabuco em parceria com a Universidade Federal de Pernambuco em fase de concluso. OBS.: No foi includa participaes no FONAI-MEC, Foram Nacional dos Auditores das Instituies Vinculadas ao MEC.

Instituio

Ano

01 01 01

Audibra CEFET-SC Tribunal de Contas

2002 2003 2005

03 01 03

Consultre ENAP FUNDAJ

2005 2006 2006/2007

Observa-se que a capacitao dos auditores est muito aqum do necessrio para o desempenho de suas funes, isso se deve a restrio oramentria destinada capacitao de servidores tcnicos administrativo do CEFET-SC, produzindo uma

poltica de pulverizao dos escassos recursos para outras reas de gesto.

2.10 NORMAS DE CONDUTAS E O CDIGO DE TICA

A funo da auditoria interna est regulamentada em princpios ticos profissionais em que o auditor deve observar cumprir e executar fielmente, nas relaes com a organizao, com o pblico, com os rgos e autoridade governamentais, entidades de classes e seus colegas de profisso.

Segundo Attie (1998, p. 55):

As normas de auditoria diferem dos procedimentos de auditoria, uma vez que eles relacionam com as aes a serem praticadas, conquanto as normas tratam das medidas de execuo destas aes e dos objetivos a serem alcanados atravs dos procedimentos. As normas dizem respeito no apenas s qualidades profissionais do auditor, mas tambm a sua avaliao pessoal pelo exame efetuado e do relatrio emitido.

Na concepo do Instituto dos Auditores do Brasil (1992), conceito bsico de tica profissional:

25

Independncia profissional, de atitudes e decises; Intransferibilidade de funes; Eficincia tica; Integridade pessoal; Sigilo e descrio; Lealdade classe.

Segundo Crepaldi (2000), a tica profissional de grande valia em todas as profisses, notadamente na de auditor, que tem em suas mos grande responsabilidade, pois mediante seu servio possvel conhecer todas as irregularidades, erros, falhas hierrquico e executadores das

dentro do grupo de empresas, conhecendo o responsvel rotinas, que originam estas informaes.

O autor afirma que imprescindvel que o auditor adote padres de conduta prprios de sua funo. Tais padres constituem a tica do exerccio profissional. Como padres ticos do auditor interno-externo cumprem destacar; Bom-senso no procedimento de reviso e sugesto; autoconfiana; sigilo profissional; discrio profissional; capacidade prtica; sentido objetivo; liberdade de pensamento; meticulosidade e correo; perspiccia nos exames; pesquisa permanente; finura de trato e humanidade.

Segundo Attie (1998, p. 32) a profisso de auditoria exige assim a obedincia aos princpios ticos profissionais que fundamentalmente se apiam em: independncia; integridade;eficincia; e confiabilidade.

26

2.11 PRINCPIOS NORTEADORES DA ADMINISTRAO PBLICA

funo administrativa do setor

pblico submete-se a

tratamento

especial

doutrinado em princpios jurdicos administrativos. Sua caracterstica essencial reside, de um lado, na admissibilidade da idia de que a execuo da lei por agentes pblicos exige o deferimento de necessrias prerrogativas de autoridade, que faam com que o interesse pblico juridicamente predomine sobre o interesse privado; e de outro, na formulao de que o interesse pblico no pode ser livremente disposto por aqueles que, em nome da coletividade, recebem o dever-poder de realiz-los.

Segundo Meirelles (1990), consiste, na verdade, no regime jurdico decorrente da conjugao de dois princpios bsicos: o princpio da supremacia dos interesses pblicos e o da indisponibilidade dos interesses pblicos.

Com base em Meirelles (1990) elencamos pblica:

alguns princpios da administrao

Legalidade a atuao do gestor pblico e a realizao administrativos na forma da lei..

de

procedimentos

Razoabilidade - Enuncia-se com este princpio que a Administrao, ao atuar no exerccio de discrio, ter de obedecer a critrios aceitveis do ponto de vista racional, em sintonia com o senso normal de pessoas equilibradas e respeitosas das finalidades que presidiram a outorga da competncia exercida.

Economicidade - Pressupe na utilizao

dos recursos (humanos, materiais e

financeiros) compatveis com as necessidades e resultados esperados, considerando-se a relao custo benefcio.

Eficcia - Pressupe que os resultados obtidos estejam dentro dos objetivos propostos para a entidade. Obtm-se da relao entre a produo e os resultados, no esta ligada s atividades, mas sim aos resultados.

Publicidade Ato de tornar pblico atos administrativos.

27

Eficincia Pressupe na obteno de nveis mximo de produo com mnimos de recursos possveis. A eficincia obtm-se da relao entre produo e os recursos aplicados.

Igualdade tratamento de isonomia, proibio de atos que levam a discriminao. Num processo licitatrio o gestor no pode incluir clusulas que restrinjam ou frustrem o carter competitivo favorecendo uns em detrimento de outros, que acabam por beneficiar, mesmo que involuntrios determinados participantes.

Impessoalidade o interesse pblico est acima dos interesses pessoais. Ser dispensado a todos os interessados tratamentos igual, independente se a organizao pequena, mdia ou grande.

Moralidade a licitao dever ser realizada em estrito cumprimento dos princpios morais, de acordo com a Lei, no cabendo nenhum deslize, uma vez que o Estado custeado pelo cidado que paga seus impostos para receber em troca os servios pblicos.

Probidade Administrativa o gestor deve ser honesto em cumprir todos os deveres que lhe so atribudos por fora da legislao.

Vinculao ao Instrumento Convocatrio - a Administrao, bem como os licitantes, ficam obrigados a cumprir os termos do edital em todas as fases do processo: documentao, propostas, julgamento e ao contrato.

Julgamento Objetivo - pedidos da Administrao em confronto com o ofertado pelos participantes devem ser analisados de acordo com o que est estabelecido no Edital, considerando o interesse do servio pblico e os fatores de qualidade de rendimento, durabilidade, preo, eficincia, financiamento e prazo.

28

2.12 PLANEJAMENTO DA AUDITORIA

Segundo Attie (1998, p. 44): O planejamento o alicerce sobre o qual

todo

trabalho deve ser fundamentado e funciona como um mapa estrategicamente montado para atingir o alvo.

O auditor deve planejar seu trabalho de acordo com as Normas, seguindo os prazos e compromissos contratualmente assumidos com a entidade.

O planejamento para Attie (1998), deve considerar todos os fatores relevantes na execuo dos trabalhos, especialmente os seguintes: conhecimento amplo do sistema contbil e de controles internos da entidade e seu grau de preciso e confiabilidade; riscos de auditoria em geral; natureza, oportunidade e extenso dos procedimentos de auditoria a serem adotados e aplicados; existncia de organizaes associadas, filiais e partes relacionadas; e apropriao de outros trabalhos de auditores independentes, especialistas e auditores internos.

Acredita-se que o planejamento adequado em nvel de conhecimento sobre as atividades, os fatores econmicos, legislao aplicadas s praticas operacionais da instituio e o nvel geral de competncia de sua administrao.

Com o objetivo de obter os elementos necessrios ao planejamento dos trabalhos de auditoria, o auditor deve realizar exames preliminares a respeito da natureza e caractersticas das reas, operaes, programas e dos recursos a serem auditados. Para tanto, deve considerar a legislao aplicvel, normas e instrues vigentes, bem como os resultados das ltimas auditorias realizadas e diligncias pendentes ou no de atendimento.

O resultado dos exames preliminares dar suporte ao programa formal de trabalho. A elaborao de um adequado programa de trabalho de auditoria exige: a determinao precisa dos objetivos do exame, ou a identificao completa sobre o que se deseja obter com a auditoria; a identificao do universo a ser examinado; a definio e o alcance dos

29

procedimentos a serem utilizados; o estabelecimento das tcnicas apropriadas; a quantificao homem/hora necessria execuo dos trabalhos; e referncia quanto ao uso de material e documentos de exames prvios ou outras instrues especficas.

Segundo S (2000, p.131) o plano de trabalho consiste numa linha de conduta a seguir, dentro dos princpios e preceitos da tcnica de estudo e que sempre, quanto sua elaborao: 1. nas experincias anteriores; 2. nos levantamentos iniciais; 3. nas experincias de terceiros; 4. nas normas de auditoria; e 5. nas levantamentos. normas especiais necessrias a cada caso e reconhecidas pelos baseia-se, quase

O mtodo de elaborao do plano deve ser especialmente escolhido para cada caso, apoiando-se, assim, em normas de natureza subjetiva, a critrio do responsvel tcnico. Ao planejar o plano de auditoria, leva-se em considerao o nvel acessvel de relevncia, de forma a encontrar diferenas quantitativas relevantes. Tanto quantidade quanto qualidade das distores que devem ser considerada.

Depois de ter sido planejado os procedimentos de auditoria especificas, o auditor determina que o nvel de relevncia aceitvel menor, o risco de auditoria aumentado ou reduzido o nvel de risco do controle avaliado quando isto for possvel e amparado com a reduo de nvel com aplicao de testes de controle.

Na concepo de Almeida (2007), a relevncia deve ser considerada pelo auditor quando: Demarcar a natureza, oportunidade e extenso dos processos e procedimentos de auditoria; Analisar o efeito das distores sobre os saldos, denominaes e classificaes das contas; e Determinar a veracidade, a adequao da apresentao, e a divulgao da informao contbil.

30

O planejamento de auditoria do setor pblico possui como base norteadora s definidas pela Secretaria Federal de Controle-SFC, as conhecidas aes Que orienta o uso nas unidades de de controle. ao Poder

controle interno jurisdicionado

Executivo Federal.

A metodologia de trabalho no mbito do planejamento abrange os aspectos pertinentes ao conhecimento das aes de cada ministrio, departamento ou unidade auditada, a percepo sobre as principais reas de atuao e pauta poltica especifica, compreenso sobre o funcionamento dos programas e respectivas aes, bem como,

o planejamento das aes de controle a serem implementadas para avaliar a execuo dos programas e da gesto pblica.

O fluxo de planejamento das aes de controle adotado pela SFC contm as seguintes etapas: 1) Mapeamento das polticas publica; 2) Hierarquizao dos programas/programaes baseada em critrios polticos e estratgicos definidos, bem como, na materialidade, relevncia e criticidade dos mesmos; 3) Priorizao dos programas /programaes e das aes governamentais; 4) Elaborao de estratgia de ao, que envolve a criao da documentao bsica, que contm o relatrio de situao, o plano estratgico e o plano operacional.

Esta viso estende-se como um todo em relao ao sistema federal de controle do setor pblico.

2.12.1 Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna

Nas unidades indiretas do setor pblico, fundaes e autarquias que o nosso caso, o procedimento de planejamento consiste nas diretrizes traadas atravs do

Decreto n 3.591, de 6 de setembro de 2000 e a Instruo Normativa n 02, de 24 de dezembro de 2002 alterada pela IN n 07, de 29 de dezembro de 2006 e IN n 01 de janeiro de 2007, que estabelece o contedo do Plano Anual de Atividade de Auditoria Interna e do relatrio de Auditoria Interna-PAINT.

31

A elaborao do PAINT de competncia do Coordenador Chefe das Unidades de Auditoria para sua elaborao levar em conta diversos fatores e variveis que

influenciaro no estabelecimento de prioridades na execuo das atividade como: - nvel de risco; - disponibilidade de recursos; - homens/hora por tipo e porte do rgo/entidade/programa, etc; - prazos a serem respeitados; - durao da auditoria; - estimativa de custo da auditoria; - minimizao de custos de deslocamento; - volume de recursos a serem auditados; - formao de equipe; - rodzio de pessoal; - resultados desejados; - tipos de auditorias; - formas de auditorias; - execuo do PAINT do exerccio anterior; - recomendaes do TCU e determinaes legais; - orientao e termos de referncias fixados pelo rgo Central do Sistema; - Informaes consolidadas dos PAINTs; - perodo de frias; - treinamentos. Com base nas legislaes que tratam do assunto, observa-se que o planejamento das atividades de auditoria interna das entidades da administrao indireta do Poder Executivo Federal ser consignado no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT, que dever abordar os seguintes itens: I - aes de auditoria interna previstas e seus objetivos; e II - aes de desenvolvimento institucional e capacitao previstas para o fortalecimento das atividades da auditoria interna na entidade. Na descrio das aes de auditoria interna, para cada objeto a ser auditado, sero consignadas s seguintes informaes: I - nmero seqencial da ao de auditoria;

32

II - avaliao sumria quanto ao risco inerente ao objeto a ser auditado, e sua relevncia em relao entidade; III - origem da demanda; IV - objetivo da auditoria, contendo os resultados esperados, devendo-se especificar de que forma as vulnerabilidades do objeto a ser auditado podero ser mitigadas; V - escopo do trabalho, explicitando, tanto quanto possvel, sua representatividade em termos relativos, e demonstrando a amplitude dos exames a serem realizados, em relao ao universo de referncia concernente ao objeto a ser auditado; VI - cronograma contendo a data estimada de incio e trmino dos trabalhos; VII - local de realizao dos trabalhos de auditoria; e VIII - recursos humanos a serem empregados, com a especificao da quantidade de homens-hora de auditores a serem alocados em cada ao de auditoria e os conhecimentos especficos que sero requeridos na realizao dos trabalhos.

2.12.2 Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna

A Instruo Normativa n 01, de 3 de janeiro de 2007 da CGU instrumento que normatiza e estabelece o contedo do Plano Anual de Atividades de Auditoria InternaPAINT e o Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna-RAINT. A apresentao dos resultados dos trabalhos de auditoria interna ser efetuada por meio do Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna RAINT, que conter o relato sobre as atividades de auditoria interna, em funo das aes planejadas constantes do PAINT do exerccio anterior, bem como das aes crticas ou no planejadas, mas que exigiram atuao da unidade de auditoria.

Segundo a IN 01/03/2000 O RAINT observar a seguinte estrutura de informaes: I - descrio das aes de auditoria interna realizadas pela entidade; II - registro quanto implementao ou cumprimento, pela entidade, ao longo do exerccio, de recomendaes ou determinaes efetuadas pelos rgos central e setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e pelo Conselho Fiscal ou rgo equivalente da entidade; III - relato gerencial sobre a gesto de reas essenciais da unidade, com base nos trabalhos realizados;

33

IV - fatos relevantes de natureza administrativa ou organizacional com impacto sobre a auditoria interna; e V - desenvolvimento institucional e capacitao da auditoria interna.

Ao descrever as aes a unidade de auditoria interna dever informar: I - nmeros dos relatrios; II - reas, unidades e setores auditados; III - escopos examinados; IV - cronograma executado; e V - recursos humanos e materiais empregados.

Devero constar das informaes relativas implementao ou cumprimento pela entidade, ao longo do exerccio, as recomendaes ou determinaes efetuadas pelos rgos de controle interno e externo e pelo Conselho Fiscal ou rgo equivalente da entidade, quais so: I - as recomendaes oriundas da Controladoria-Geral da Unio, dos rgos setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e do Tribunal de Contas da Unio, detalhando: a) o nmero do acrdo ou relatrio e a descrio da determinao ou recomendao exarada; e b) a avaliao sobre o atendimento de determinao (parcial ou total), incluindo anlise sobre eventuais justificativas das unidades administrativas da instituio para o descumprimento, e providncias adotadas pelo gestor; II - as recomendaes formuladas pela prpria unidade de auditoria interna, informando sobre suas implementaes; III - as decises e recomendaes do Conselho Fiscal, Conselho de Administrao e outros rgos de regulao e fiscalizao da atividade da entidade; IV - as aes relativas a demandas recebidas pela ouvidoria da entidade ou outras unidades de ouvidoria relacionadas, devendo-se informar acerca da existncia de ouvidoria prpria, bem como das providncias adotadas com relao s demandas recebidas pela unidade; V - as aes relativas a denncias recebidas diretamente pela entidade, detalhando, para cada caso: a) nmero do processo;

34

b) fato denunciado; c) providncias adotadas; d) diligncias; e) previso de auditorias se for o caso; e f) procedncia ou improcedncia da denncia que j tenha sido apurada; VI - as obrigaes legais da entidade em relao s entidades de previdncia privada, em especial quanto ao disposto no art. 25 da Lei Complementar n 108, de 29 de maio de 2001, e no 2 do art. 41 da Lei Complementar n 109, de 29 de maio de 2001. O relato gerencial dever abordar: I - o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Oramentrias, destacando, para cada programa de governo ou programa de trabalho da entidade que seja objeto de uma ao de auditoria: a) o programa ou ao administrativa; b) os objetivos gerais e especficos; c) as metas previstas (unidade); d) os resultados alcanados; e) a avaliao crtica dos resultados alcanados e do desempenho da unidade; e f) os fatos que prejudicaram o desempenho administrativo e as providncias adotadas, para os casos em que no forem alcanadas as metas; II - a avaliao dos indicadores de desempenho utilizados pela entidade, quanto sua qualidade, confiabilidade, representatividade, homogeneidade, praticidade, validade,

independncia, simplicidade, cobertura, economicidade, acessibilidade e estabilidade; III - a avaliao dos controles internos administrativos da entidade, relatando: a) as fragilidades identificadas; e b) os aperfeioamentos implementados; IV - a regularidade dos procedimentos licitatrios, com a identificao dos processos relativos dispensa e inexigibilidade de licitao, contendo: a) objeto da contratao e o valor; b) fundamentao da dispensa ou inexigibilidade; c) responsvel pela fundamentao e CPF; d) identificao do contratado (nome ou razo social e CPF ou CNPJ) e das demais empresas consultadas, no caso de dispensa de licitao; e) avaliao sobre a regularidade do processo; e

35

f) anlise da regularidade dos demais processos licitatrios, incluindo percentual examinado e a identificao dos participantes do certame, mediante nome ou razo social e CPF ou CNPJ; V - a avaliao do gerenciamento da execuo dos convnios, acordos e ajustes firmados, contendo: a) identificao com o nmero do convnio, acordo, ajuste, termo de parceria ou outros, objeto e valor; b) observncia aos arts. 11 e 25 da Lei Complementar n 101, de 4 de maio de 2000; c) meta ou objetivo previsto; d) resultados alcanados; e) situao da prestao de contas; f) atos e fatos que prejudicaram o desempenho; e g) providncias adotadas para os casos onde houver atraso ou ausncia das prestaes de contas parcial ou final; VI - a verificao da consistncia da folha de pagamento de pessoal, identificando os nomes dos servidores e funcionrios que tiveram sua folha de pagamento revisada, e o mtodo de seleo da amostragem, se for o caso, para verificao da legalidade dos atos, confirmao fsica dos beneficirios e a regularidade dos processos de admisso, cesso, requisio, concesso de aposentadoria, reforma e penso. O RAINT dever apresentar, ainda: I - fatos de natureza administrativa ou organizacional ocorridos na entidade, que tenham ocasionado impacto sobre a unidade de auditoria interna ao longo do exerccio; II - informaes sobre as aes de capacitao realizadas ao longo do exerccio e os resultados alcanados, devendo-se apontar o quantitativo de auditores treinados e o desenvolvimento de novas metodologias, se for o caso; e III - informaes sobre a realizao de aes de fortalecimento da unidade de auditoria interna, tais como reviso de normativos internos de auditoria, redesenhos organizacionais com impacto sobre a auditoria interna e aquisio ou desenvolvimento de metodologias e softwares aplicados ao de auditoria.

2.13 PAPEIS DE TRABALHO

Segundo Crepaldi (2000, p.249), os papeis de trabalho consistem num conjunto de formulrios e documentos que contm as informaes e apontamentos coletados

36

pelo auditor, no decurso do exame, as provas por ele realizadas e, em muitos casos, a descrio dessas provas que constituem o testemunho fundamento de sua opinio. S (2000, p. 162) afirma que os papeis de trabalho so utilizados para do trabalho executado e o

transcrever dados, fazer anotaes, analisar contas, demonstraes de clculos e relatar situaes encontrada pelo auditor no desempenho de suas atividades.

2.13.1 Modelo de Papeis de Trabalho

Com

base nas

informaes extradas da Apostila

Auditoria Governamental

(2004), preferencialmente, os papeis de trabalho devem ser padronizados, de modo a facilitar seu uso, entendimento, arquivo e, sobretudo, a arquitetura da evidncia do exame praticado.

O memorando de auditoria identifica o rgo/entidade auditado, a rea examinada e o perodo de abrangncia da auditoria, ou exerccio auditado. Registra os procedimentos adotados para alcanar os objetivos pr-determinados, as ocorrncias verificadas, as

concluses da equipe e as recomendaes para regularizar as situaes imprprias e/ou irregulares detectadas.

Um

outro papel de

trabalho so as

Solicitaes de

Auditorias (SAs) o

documento, mais

utilizado pelos auditores ou pela equipe de auditores durante a

realizao da auditoria, esse documento contm a solicitao de informaes e determina o prazo para resposta a essa solicitao.

A Nota de auditoria um documento de trabalho utilizado pelo auditor para comunicar ao auditado impropriedade e/ou irregularidades verificadas no momento da realizao dos exames.

A sua caracterstica principal a tempestividade com o trabalho em execuo, sendo recomendada quando a pronta ao corretiva, por parte do auditado, desejvel e possvel; indica-se, tambm, para problemas de simples soluo, cujo equacionamento pode at mesmo suprimir sua meno do relatrio.

As vantagens da utilizao da nota de auditoria so:

37

a) estimular a correo de problemas pela auditado; b) antecipar ao auditado concluses do relatrio de auditoria; c) suprimir apontamentos nos relatrios de auditorias; e d) documentar o auditor.

Um documento muito utilizado pelos auditores quanto analisam os processos licitatrios, suprimento de fundos, ajuda de custo, auxilio funeral e etc., so os Chek-list, ver anexo, que servem para verificar a conformidade documental. Isto , se todos o documento exigido por Lei consta no rol de documentos apensados ao processo ou solicitao.

2.13.2 Relatrio de Auditoria

Para S (2000, p. 442): O relatrio de auditoria a pea tcnica que tem por objetivo informar o resultado dos trabalhos planejado. executados de acordo com o programa

Conforme Almeida (2007, p. 492), o auditor

deve emitir relatrios em que so

descritos os problemas de maior importncia constatados durante o decurso normal do servio de auditoria, e dadas sugestes para soluciona-los.

Conforme o Manual de Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal (2001), para cada auditoria realizada, o Auditor dever elaborar um relatrio que refletir os resultados dos exames efetuados, de acordo com a forma ou tipo de auditoria.

Os relatrios de auditorias devem conter informaes que proporcionem a abordagem da auditoria, quando aos atos de gesto, fatos ou situaes observadas, devem reunir principalmente os seguintes atributos de qualidade; a) Conciso usar linguagem clara e concisa de forma que seja fcil o seu entendimento por todos, sem necessidade de explicaes adicionais por parte de quem o elaborou; b) Objetividade deve conter mensagem clara e direta, a fim de que o leitor entenda facilmente o que se pretendeu transmitir;

38

c) Convico relatar de tal modo que as evidncias conduzam qualquer pessoa prudente as mesmas concluses a que chegou o auditor. d) Clareza assegura-se de que a estrutura do relatrio e a terminologia

empregada permitem que as informaes reveladas possam ser entendidas por quaisquer pessoas, ainda que no versadas na matria. e) Integridade - devem ser includos no relatrio observados, sem todos os fatos relevantes viso objetiva das

nenhuma omisso, proporcionando uma

impropriedades/irregularidades apontadas, recomendaes efetuadas e concluses. f) Coerncia - assegurar-se de que os resultados da auditoria correspondam aos objetivos determinados; g) Oportunidade os relatrios devem ser emitidos tempestivamente, a fim de que os assuntos neles abordados possam ser objeto de oportunas providncias; h) Apresentao o auditor deve cuidar para que os assuntos sejam apresentado numa seqncia lgica, segundo os objetivos do trabalho, de forma correta, isto , em uma linguagem perfeita, isenta de erros ou rasuras que possam prejudicar o correto

entendimento; e i) Conclusivo - o relatrio deve permitir a formao de opinio sobre as atividades realizadas.

2.14

CERTIFICADOS E PARECERES DE AUDITORIA

Para Attie (1998, p. 67):

A emisso de parecer reflete o entendimento do auditor acerca dos dados em exame, de uma forma padro e resumida que d, aos leitores, em geral, uma noo exata dos trabalhos que realizou e o que concluiu.

Almeida (2007, p. 473): O parecer representa o produto final do trabalho do auditor. Na auditoria do Setor Pblico que a Governamental, consoante as normas contidas no Captulo VII seo 03, da Instruo Normativa n. 001/2001, a opinio do auditor ser expressa atravs do Relatrio e/ou certificado de auditoria. A Lei Orgnica do Tribunal de Contas da Unio, n. 8.443, de 16 de junho de 1992, artigo 9, tambm estabelece a figura do Certificado de Auditoria como sendo o

39

documento hbil, atravs do qual o Auditor emitir

sua opinio, quando se tratar de

Auditoria de Gesto de Tomada ou Prestao de Contas e Tomada de Conta Especial.

Apesar do Parecer de Auditoria ser reconhecido Nacional e Internacionalmente como instrumento atravs do qual o auditor emite sua opinio, no mbito da Auditoria Governamental, no Brasil, o auditor expressar sua opinio por meio do Certificado de Auditoria, quando se tratar do tipo de auditoria mencionado. Para os demais tipos de auditoria, quando exigido, se emitir parecer de auditoria.

2.14.1 Tipos de Certificados Conforme a Instruo Normativa n 001/2001 da Secretaria Federal de Controle, os certificados podem ser: a) Certificado de Regularidade - ser emitido quando o auditor formar a opinio de que na gesto dos recursos pblicos foram adequadamente observados os princpios da legalidade, legitimidade e economicidade. b) Certificado de Regularidade com Ressalva ser emitido quando o auditor constatar falha, omisses ou impropriedade de natureza formal no cumprimento das normas e que pela sua irrelevncia ou imaterialidade, no caracterizar irregularidade de atuao dos agentes responsveis. c) Certificado e Irregularidade ser emitido quando o auditor verificar a no observncia da aplicao dos princpios de legalidade, legitimidade e economicidade, constatando a existncia de desfalque, alcance, desvio de bens ou outra irregularidade de que resulte prejuzo quantificvel, para Fazenda demonstraes Nacional e/ou comprometem, dos agentes

substancialmente, as

financeiras e a respectiva gesto

responsveis, no perodo ou exerccio examinado.

2.15 NORMAS DE AUDITORIA No Brasil, as primeiras normas de auditoria foram compiladas em 1972, com base na experincia de outros pases mais adiantados. Esse trabalho foi elaborado pelo Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, hoje IBRACON (Instituto Brasileiro de Contadores) e as normas foram oficializadas pelo Conselho Federal de Contabilidade, por meio da resoluo 321/72, e confirmadas pela resoluo 220 de 15/05/1972, do Banco Central do Brasil.

40

Atravs de alguns estudos, chegou-se a concluso de que o conjunto de princpios e preceitos mnimos encontrados seria denominado de "Normas de Auditoria".

Segundo Attie, (1998, p.55):

As normas de auditoria diferem dos procedimentos de auditoria, uma vez que eles se relacionam com aes a serem praticadas, conquanto as normas tratam das medidas de qualidade na execuo destas aes e dos objetivos a serem alcanados atravs dos procedimentos. As normas dizem respeito no apenas s qualidades profissionais do auditor, mas tambm a sua avaliao pessoal pelo exame efetuado e do relatrio emitido.

Diante desse conceito, podemos afirmar que as normas servem para controlar a qualidade do exame e do relatrio emitido pelos auditores, enquanto os procedimentos de auditoria descrevem as tarefas realmente cumpridas pelo auditor na realizao do seu trabalho.

2.15.1 Normas Relativas ao Parecer

O parecer dos auditores independentes o instrumento pelo qual o auditor expressa a sua opinio, em observao s normas de auditorias, de forma clara e objetiva sobre as demonstraes contbeis nele indicadas. Na concepo de Crepaldi (2000) o parecer deve seguir aos seguintes requisitos: Apresentao da pessoa ou entidade qual dirigido o parecer; Informao das demonstraes contbeis examinadas, respectivas datas e perodo a que correspondem; Declarao de que o exame foi conduzido de acordo com as normas de auditoria adotadas e com aplicao de todos os procedimentos de auditoria considerados necessrios nas atuais circunstncias; Informao de que, na opinio do auditor, as demonstraes contbeis examinadas representam ou no adequadamente a posio especfica indicada.

Nas auditorias governamentais as normas so estabelecidas pela Secretaria Federal de Controle - SFC e Conselho Federal de Contabilidade - CFC, assim como tambm os

41

pronunciamentos de outras entidades como a AUDIBRA - Associao Nacional de Auditores Internos e The Institute of Internal Auditores. As Normas de Auditoria da Gesto Pblica na Secretaria Federal de Controle tm com finalidade precpua: - orientar os agentes pblicos envolvidos em aes de auditoria para o exerccio de suas funes e assuno de responsabilidades. - padronizar e esclarecer a terminologia utilizada na auditoria da gesto pblica, nas suas vrias reas de atuao, modalidades e enfoques tcnicos. - permitir levar ao conhecimento da administrao pblica federal o papel, as responsabilidades, a capacitao dos agentes pblicos envolvidos em aes de auditorias, a forma de atuao, o mbito dos trabalhos desenvolvidos, as atribuies, e, principalmente, as contribuies a melhoria de desempenho da gesto pblica federal. - servir de instrumento para ampliar e melhorar o relacionamento tcnico-profissional entre os agentes pblicos envolvidos em aes auditoriais nas diferentes esferas de governo e destes com os auditores internos e independentes, no que concerne ao conhecimento mtuo dos padres de conduta e observncia. - servir de ponto de partida para as adaptaes que, diante de circunstncias legais, tiverem de ser efetuadas no exerccio da auditoria da gesto pblica, tendo em vista as diferentes modalidades jurdicas - na administrao direta, indireta e descentralizada do Poder Executivo Federal. - estabelecer uma base para a avaliao de desempenho dos agentes pblicos envolvidos em aes de auditoria nas Unidades de Auditoria no mbito da Secretaria Federal de Controle. - servir de instrumento do ensino, aperfeioamento e treinamento dos agentes pblicos envolvidos em aes de auditoria.

2.16 NORMAS DE AUDITORIA DA GESTO PBLICA As Normas de Auditoria, conforme a SFC apresentam-se estruturadas em cinco mdulos bsicos: Normas Relativas aos Agentes Pblicos Envolvidos nas Atividades Normas Relativas Realizao dos Trabalhos Normas Relativas s Posies Adotadas Normas Relativas Comunicao de Resultados

42 A

Normas Relativas ao Monitoramento e Avaliao dos Trabalhos seguir descremos em forma de tabelas os detalhamentos das normas

apresentadas:
TABELA02 -Normas Relativas aos Agentes Pblicos Envolvidos nas Atividades Comprometimento tico Postura tica do Servidor em Atividades de Auditoria Integridade, Prudncia e Zelo Profissional Responsabilidade Social Comprometimento Tcnico-Profissional Capacitao permanente Utilizao de tecnologia atualizada Comprometimento Estratgico Compromisso com a misso institucional Compromisso com a modernizao da administrao pblica
Fonte: Manual do Sistema de Controle Interno 2001

TABELA 03 -Normas Relativas Realizao dos Trabalhos Consistncia da Pr-Auditoria Abrangncia das Fontes Utilizadas Fidedignidade das Informaes Obtidas Utilidade para o Planejamento Coerncia dos Nveis de Planejamento Coerncia Vertical do Planejamento de Auditoria Coerncia Horizontal do Planejamento de Auditoria Condies para o estabelecimento de Metas de Auditoria Aderncia da Execuo ao Planejamento Garantia do Atingimento dos Resultados Pretendidos Oportunizao do Acompanhamento e da Avaliao Atitudes Tcnicas de Campo Avaliao dos Controles Internos Aplicao das Tcnicas de Evidenciao Utilizao dos Mtodos de Auditoria Documentao dos Trabalhos Realizados Documentao na Auditoria da Gesto Pblica Finalidade da Documentao Formal dos Trabalhos Composio Geral dos Papis de Trabalho
Fonte: Manual do Sistema de Controle Interno 2001

43

TABELA 04 -Normas Relativas s Posies Adotadas Recomendaes/Solues Propostas Pressupostos das Recomendaes/Solues Propostas Acompanhamento das Recomendaes/Solues Propostas Concluses Adotadas Objetividade das Concluses Adotadas Coerncia das Concluses Adotadas Opinies Emitidas Objetividade das Opinies Emitidas Coerncia das Opinies Emitidas
Fonte: Manual do Sistema de Controle Interno 2001

TABELA 05 -Normas Relativas Comunicao de Resultados Justificativas dos Auditados Justificativas Durante os Trabalhos de Campo Justificativas Aps os Trabalhos de Campo Comunicao Verbal Finalidade da Comunicao Verbal Atributos da Comunicao Verbal Comunicao Escrita Atributos da Comunicao Durante os Trabalhos de Campo Atributos da Comunicao Aps os Trabalhos de Campo
Fonte: Manual do Sistema de Controle Interno 2001

TABELA 06 -Normas Relativas ao Monitoramento e Avaliao dos Trabalhos Controle de Qualidade dos Resultados Sistema de Reviso Durante o Processo de Auditoria Sistema de Reviso Pelo Comit de Qualidade da Auditoria Avaliao do Desempenho da Auditoria Indicadores Objetivos e Transparentes Repercusso das Avaliaes Realizadas Controle de Qualidade com nfase no Cliente Identificao do Cliente e de suas Demandas Sistema de Reviso Externa - Satisfao do Cliente
Fonte: Manual do Sistema de Controle Interno 2001

44

2.17 O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO O sistema de controle interno de uma organizao a combinao de polticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informao e outros instrumentos mantidos pela administrao. Segundo Almeida (2007) no momento em que se desenvolve um sistema de controle interno, as organizaes relacionadas: a. Confiabilidade b. Tempestividade c. Salvaguarda de Ativos d. Otimizao no Uso de Recursos e. Preveno e Deteco de Roubos e Fraudes Cada organizao nica e, portanto possui caractersticas prprias e particulares, de forma que no h um modelo "pr-fabricado" adaptvel s suas peculiaridades e necessidades. Entretanto, pode ser definida uma estrutura bsica para implantao de um sistema de controle interno, observando os seguintes aspectos fundamentais: a. um organograma que estabelea as relaes organizacionais e entre s reas componentes de uma organizao; b. a elaborao de manuais de normas e procedimentos, com um sistema de autorizaes e linhas de autoridade claramente definidos, contendo tambm o estabelecimento de prticas operacionais e rotinas; c. uma estrutura contbil adequada, incluindo tcnicas oramentrias, de contabilidade de custos, de acompanhamento e execuo fiscal, um plano de contas comentado e os fluxos contbeis; d. qualificao dos colaboradores compatvel com as rotinas e prticas operacionais, cargos e atribuies a estes vinculados, e adequadamente treinados. devem objetivar que este apresente as caractersticas a seguir

Segundo Attie (1998,p.114):

Um sistema de controle interno, bem concebido e aplicado com eficincia oferece razovel segurana para que erros sero evitados, ou prontamente descobertos no curso normal das operaes rotineiras, de forma a serem corrigidos imediatamente. Sendo assim, quando o auditor entende que o sistema de controle interno est realmente funcionando, ele possui a comprovao de que as informaes fornecidas por esse sistema merecem confiana.

45

Um bom sistema de controle interno no apresenta garantia total contra a ocorrncia de fraudes e irregularidade. Eles apenas inibem as suas possibilidades. A auditoria tem uma importncia fundamental para o sucesso dessas medidas e pode ajudar significativamente para a implantao de um bom sistema de controle interno, no evitando fraudes e identificando os atos j consumados, mas principalmente evitando condies ambientais favorveis para a pratica desses delitos. Crepaldi (2000, p.27) salienta que:
As causas que originam a ocorrncia de fraudes e do margem desconfiana quanto a validade dos dados contbeis podem ser relacionadas com a ausncia de qualquer controle, norma de controles falha e ineficientes, e normas de controles boas e eficientes, porm mal executadas na prtica.

O autor destaca

que os controles internos uma vez implementados,

deve a

administrao mant-los sempre atualizados, a fim de identificar imediatamente a ocorrncia de fraudes. Attie (1998, p.127) faz meno a este fato, quando deixa registrado:
Em geral, o sistema de controle interno deve permitir detectar todas as irregularidades. Um bom sistema de controle interno oferece maiores possibilidades de pronta identificao de fraudes em qualquer que seja a sua modalidade identificao. Entretanto, o acordo entre dois ou mais integrantes da organizao pode fazer deteriorar e cair por terra o melhor sistema de controle interno.

Novamente, salienta-se a importncia da reviso peridica dos sistemas de controle interno, para que os mesmos estejam sempre atualizados e adequados s necessidades da organizao. A preveno deve ser uma preocupao constante, devendo comear a partir da contratao do quadro de funcionrios adequados. Os cuidados devem abranger as mais diversas reas da organizao, seja atravs da segurana fsica do ambiente computacional, mantendo sempre um bom sistema de backup de arquivos, restringindo o acesso a determinados dados atravs de senhas pessoais, definies de nveis de acesso para possveis fraudadores internos ou externos. Segundo S (2000) as Normas Brasileiras de Contabilidade definem o conceito de fraude e erro, conforme transcrito: O termo fraude refere-se a ato intencional de omisso ou manipulao de transaes, adulteraes de documentos, registros e demonstraes contbeis. A fraude pode ser caracterizada por:

46

a. manipulao, falsificao ou alterao de registros ou documentos, de modo a modificar os registros de ativos, passivos e resultados; b. apropriao indbita de ativos; c. supresso ou omisso de transaes nos registros contbeis; d. registro de transaes sem comprovao; e e. aplicao de prticas contbeis indevidas.

O termo erro refere-se a ato no-intencional na elaborao de registros e demonstraes contbeis, que resulte em incorrees deles, consiste em: a. erros aritmticos na escriturao contbil ou nas demonstraes contbeis; b. aplicao incorreta das normas contbeis; e c. interpretao errada das variaes patrimoniais. De forma mais simples, pode-se definir erro como irregularidades involuntrias nos procedimentos ou nas demonstraes contbeis. Tais ocorrncias so normalmente em funo de despreparo do executor e desconhecimento dos Princpios Fundamentais de Contabilidade. Em relao ao termo fraude, pode-se defini-lo como irregularidades voluntrias ou desvios intencionais praticados por pessoas, com o intuito de favorecimento prprio ou de outrem, contra os interesses da organizao que lesam. Em geral, um bom sistema de controle interno deve permitir detectar todas as irregularidades.

2.18

RESPONSABILIDADE

DA

ADMINISTRAO

FRENTE

AO

CONTROLE INTERNO

A administrao responsvel pela implantao do sistema de controle interno, alm de verificar a sua eficincia e eficcia atravs dos funcionrios, adaptando-o s novas circunstancias. Crepaldi (2000, p. 212) salienta a importncia da administrao na manuteno dos controles internos informando que:
No adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que algum verifique periodicamente se os funcionrios esto cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema no deveria ser adaptado s novas circunstancias.

47

O autor deixa clara a importncia da administrao em relao manuteno dos controles internos, sendo a mesma responsvel pelo planejamento, instalao e superviso de todo o sistema adotado na empresa. Para a entidade programar um bom sistema de controle interno, a mesma no pode limitar-se elaborao de manuais e procedimentos. Na realidade a alma de um bom sistema esta relacionada a qualidade e a segurana nas informaes geradas. Dessa forma, podem-se identificar os principais motivos para sua adoo: So eles: 1 proteger os bens e direitos da entidade; 2 estimular a obedincia s normas internas da organizao; 3 motivar os empregados eficincia operacional; 4 aperfeioar a qualidade do fluxo de informaes;

2.19 SISTEMAS DE GESTO DE UMA ORGANIZAO PBLICA AUDITVEL Conforme o Manual de Auditoria da Secretaria Federal de Controle (1999), a auditoria interna desempenha o seu papel de assessoramento a alta administrao com desenvoltura propiciando ao gestor um grau de confiabilidade nas decises gestionais: a) Controle de Gesto Refere-se ao agrupamento de vrias modalidades ligadas objetivos e metas fixados para um determinado perodo planejado; b) Gesto Oramentria Refere-se ao segmento comprometido com a administrativas. Para tanto, concentra-se esforo tomadas de

nos seguintes sistemas

programao das fontes de crditos oramentrios, assim como sua execuo; c) Gesto Financeira Refere-se ao segmento comprometido com o gerenciamento dos recursos financeiros de uma Instituio; d) Gesto Patrimonial - Refere-se ao gerenciamento de bens patrimoniais de uma Unidade ( baixas, conservaes e etc); e) Gesto de Pessoas - Est ligado diretamente a Unidade organizacional de gesto de pessoas. Neste segmento tratamos das movimentaes, indenizaes, capacitaes e desenvolvimento, seguridade social e regime disciplinar;

48

d) Gesto de Suprimento de Bens e Servios Refere-se

ao segmento

comprometido com o gerenciamento das aquisies de bens e servios de uma Unidade (processos licitatrios, contratos de obras, compras e servios etc.); e f) Gesto Operacional - Refere-se ao segmento comprometido com a programao e a execuo das atividades fim de uma Unidade. Nos aspectos da Legalidade, eficcia e eficincia, economicidade, qualidade e efetividade. A seguir, descreveremos um quadro resumido contendo os principais pontos de controle auditados pela Auditoria Interna. Quadro 02- Sistemas gestionais
CONTROLES DA GESTO Gerenciamento Informaes Formalizao da Prestao de Contas Avaliao dos Controles Internos da Gesto Programas de Governo PDI Plano de desenvolvimento Institucional Processo de Prestao de Contas Anual Recomendao/Determinaes da CGU/SC e TCU Elaborao do PAINT Eletrnico de GESTO PATRIMONIAL Registros Oficiais e Financeiros Existncia Fsicas Sistema de Controle Patrimonial Bens Imobilirios Meios de Transporte Bens Mveis e Equipamentos Acervo Bens Culturais GESTO HUMANOS Remunerao, Benefcios, Vantagens, Indenizaes e capacitaes. Cesso de servidores para outros rgos Redistribuio de servidores entre entidades Concesso de ajuda de custo Concesso de auxilio funeral Processos de aposentadorias, Penso e Admisso de Pessoal Concesso de adicional de Insalubridade e Periculosidade GESTO DE SUPRIMENTOS GESTO ORAMENTRIA/FINANCEIRA Oramentria(prevista) Recursos Prprios - Recursos do Tesouro Concesses de Suprimento de GESTO OPERACIONAL Avaliao dos Resultados Eficcia Operacional Eficincia Operacional Economicidade operacional Efetividade Operacional Misso Institucional DE RECURSOS

BENS E SERVIOS Processos Licitatrios (todas as modalidades) Convnios e Subvenes

Fundos e Dirias Contratos administrativos Convnios Execuo do Oramento Suprimento de fundos rotativos
Fonte: Manual de Auditoria da Secretaria Federal de Controle, 1999.

49

2.20 MATRIZ DE RISCO

Para Crepaldi (2000, p. 123): Risco de auditoria a possibilidade de o auditor vir a emitir uma opinio isoladamente inadequada sobre as demonstraes contbeis significativamente incorretas a mesma opinio de Attie (1998, p. 60): Risco de auditoria a possibilidade de o auditor vir a emitir uma opinio tecnicamente inadequada sobre demonstraes contbeis significamente incorretas.

A anlise de risco inerente a cada atividade traz consigo grande complexidade pelos fatores subjetivos envolvidos, como o julgamento de quem o avalia, a influncia do momento econmico e a incerteza do que pode nos trazer o futuro. Mesmo considerando a impossibilidade de uma percepo completa do risco, a estimativa dele considerada importante subsdio ao planejamento e direcionamento dos trabalhos de auditoria interna.

Uma condio prvia para a avaliao de riscos , portanto, o estabelecimento de objetivos, vinculados aos diversos nveis hierrquicos, coerentes com a misso da entidade, considerando que deve haver sinergia entre os objetivos globais da entidade e de cada rea administrativa separadamente e que existe o risco de que as expectativas quanto ao cumprimento da misso da entidade sejam frustradas.

O processo de avaliao de riscos compreende a identificao das atividades que devem ser auditadas, a vulnerabilidade pertinente a cada uma delas e a sua importncia relativa.

As pontuaes atribudas ao risco de cada item sero consolidadas por fatores que, por sua vez, gerar a pontuao global da atividade analisada.

Segundo Figueiredo (2001) a Matriz de Risco uma

ferramenta que pode ser

empregada na anlise de riscos de processos de vrias naturezas. E que ela usada na avaliao de riscos operacionais e de riscos ambientais, respectivamente.

50

Benjamim Junior (2005), afirma

que a tabulao dos riscos em uma matriz

permite a clara e ordenada identificao dos riscos que podem afetar as organizaes, tanto em termos de freqncia quanto a impactos. Em geral, adota-se uma classificao qualitativa para os nveis de freqncia e de impacto, que poder variar em funo do processo avaliado, da cultura organizacional entre outros fatores.

Segundo Paula (2000), pode-se destacar seis fatores de risco que assim so definidos: risco operacional: medida que avalia a possibilidade de a entidade no alcanar seus objetivos por no poder identificar e manejar os riscos de modo a dotar de integridade, eficcia e eficincia as suas operaes e preservar os seus ativos;

risco financeiro: fato que pode gerar perda financeira para a entidade;

risco de tecnologia da informao: possibilidade de a tecnologia da informao, com que se conta, no funcionar segundo o previsto e vir a comprometer a disponibilidade, integridade e segurana da informao;

risco de informao para a tomada de decises: possibilidade de a informao, destinada a respaldar as decises institucionais, ser incompleta, antiquada, inexata, tardia, no guardar relao com o processo de tomada de deciso e no comunicar adequadamente, interna ou externamente;

risco de recursos humanos: possibilidade de existir falta de valores ticos, de uma adequada estrutura organizacional, de competncia profissional e de responsabilidade formal por parte da administrao ou dos servidores de uma entidade;

risco contextual: possibilidade de existirem fatores externos que possam impactar a entidade ou modificar significativamente as diretrizes bsicas que orientam os seus objetivos e estratgias globais, repercutindo sobre sua capacidade de alcanar seus objetivos.

Os fatores de riscos devem ser demonstrados de forma discriminada a fim de que se conhea a sua importncia relativa no panorama geral dos riscos.

51

2.21 ITENS DA MATRIZ DE RISCO

Conforme o

Pargrafo nico do Art. 4 da Instruo Normativa n 02 de 24 de

junho de 2002 da Corregedoria Geral da Unio que assim descreve:

A seleo das reas e dos processos a serem auditados contemplar a hierarquizao por intermdio de matriz de risco. Pargrafo nico. A definio da matriz de risco levar em considerao, alm de outros que se ajustem s caractersticas operacionais da entidade, os seguintes aspectos:

1. Materialidade: importncia relativa ou representatividade do valor ou do volume dos recursos envolvidos, isoladamente ou em determinado contexto. 2. Relevncia: aspecto ou fato considerado importante, ainda que no seja material (economicamente significativo), para o atendimento dos objetivos da entidade. 3. Vulnerabilidade: qualidade dos aspectos de controle interno ambiente; 4. Risco: intensidade de propenso a fraudes ou erros que determinada operao ou item est sujeito;. 5. Criticidade Pretrita: vulnerabilidade identificada nos controles internos que caracteriza-se ou pode vir a caracterizar-se risco.

2.22

MATRIZ DE PONTUAO

A Matriz de Risco contm a pontuao, segundo Paula (2000), correspondente ao risco de cada sistema/atividade analisada, de forma ordenada. Ela obtida a partir da avaliao dos itens e fatores de risco relativos a cada atividade. A cada item se atribui uma pontuao cuja soma representa a importncia do fator. Os fatores somados, por sua vez, representam a avaliao relativa ao risco do sistema, objeto da anlise.

CAPTULO III

3. METODOLOGIA

Este captulo trata-se das especificaes relativas forma de realizao do estudo. Assim sendo, sero definidas as caractersticas da pesquisa, as tcnicas de

amostragem e coleta de dados e a forma de anlise dos dados.

3.1 CARACTERIZAO DA PESQUISA

Segundo Nascimento (2002), a pesquisa poder definida como sendo uma ferramenta para adquirir conhecimentos com o objetivo de: resolver problemas especficos, gerar teorias ou avaliar teorias existentes.

No momento em que identificamos o problema, mapeamos um caminho mental que ir nos levar a sua resoluo. Esse caminho se constitui na metodologia a ser aplicada e que, por sua vez, caracteriza o tipo de pesquisa que ser desenvolvida.
H, portanto, diferentes tipos de pesquisa para diferentes tipos de problemas. Para Nascimento no existe consenso entre os tericos acerca da classificao dos diversos tipos de pesquisa. Contudo, toma-se como base trs critrios classificatrios: segundo a finalidade, segundo o objetivo de investigao e segundo os procedimentos (Nascimento, 2002).

A finalidade, a pesquisa pode ser pura ou aplicada. Para atender os objetivos propostos, essa pesquisa ser pesquisa bsica ou pura, pois a pesquisa pura tem por objetivo ampliar generalizaes, definir leis mais amplas, estruturar sistema e modelos tericos, relacionar e enfeixar hipteses (apud Nascimento, 2002). Classific-la como aplicada no seria correto, j que, para Nascimento, pesquisa aplicada tem por objetivo comprovar ou rejeitar hipteses luz de modelos tericos.

Segundo os procedimentos, Nascimento (2002) nos mostra trs possibilidades: pesquisa quantitativa, qualitativa ou experimental. Excluindo a experimental, que tem por objetivo submeter fenmenos, a pesquisa em questo ir tanto trabalhar com coleta e anlise

53

de dados numricos relacionados demanda de mercado como, tambm, na interpretao qualitativa das informaes obtidas por levantamento bibliogrfico, documental, questionrios e entrevistas. Ainda, segundo os procedimentos, podemos consider-la do tipo avaliativa que trata-se de investigao que objetiva verificar o impacto de uma ao, programa ou projeto.(Nascimento, 2002).

3.2 TCNICA DE COLETA DE DADOS

O presente trabalho se consiste como base

de estudos os dados e informaes

extradas dos relatrios emitidos pela Controladoria Geral da Unio nos ltimos 5 (cinco) anos 2002 a 1 semestre de 2007.

A aquisio de dados, informaes e conhecimentos realizada de diversas formas, mas a pesquisa bibliogrfica e documental indispensvel j que, num primeiro momento, a fundamentao terica e legal compe a base da pesquisa em questo.

Segundo Boaventura (2004), os dados bsicos para o estudo derivam de diferentes fontes, sendo elas caracterizadas como sendo primrias ou secundrias. Ele afirma que

as secundrias podem servir para identificar fontes primrias.

As fontes primrias podem ser definidas como: Constituies federais, leis, decretos, relatrios da CGU, TCU e outras normas administrativas. As secundrias so; livros, peridicos, relatrios e outras relacionadas com o objeto em estudo.

Para a realizao desse trabalho utilizaremos a pesquisa e anlise de dados extrados de documentos.

54

3.2 FORMA DE ANLISE DOS DADOS

Na anlise dos dados procura-se estabelecer as articulaes existentes entre os dados referencias terico, forma, poderemos com os dados extrados dos relatrios pesquisados.Dessa

produzir, ttulo de consideraes finais, as observaes e sugestes

propostas para esse trabalho.

O mtodo utilizado

baseia-se nas transformaes dos dados, coletados,

em

variveis quantitativas e a sua tabulao eletrnica apresentado em grficos e planilhas.

CAPTULO IV

4. ESTUDO DE CASO 4.1 ELABORAO DA MATRIZ DE RISCO

O modelo proposto prev a avaliao de risco no CEFET-SC por meio de pontuao atribuda a cada sistema gestional, de acordo com os critrios apresentados, em duas etapas, valoradas diferentemente. Com isso, identificaremos as reas que necessitam maior

ateno por parte da execuo de um plano de trabalho aprofundando o escopo de trabalho estabelecendo ciclos de atuao, sendo ela mensal, trimestral, semestral ou anual. A primeira etapa consiste na elaborao da matriz base que formulada atravs da mensurao dos dados extrados dos relatrios da Controladoria Geral da Unio CGU endereada ao CEFET-SC num perodo que vai de 2002 a 1 semestre de 2007, definindo-os os percentuais de atuao da reas mais sensveis a vcios administrativos. As planilhas elaboradas pretendem consolidar a pontuao de cada analise de risco e justificar a sua ao. Todo o demais mapa para anlise de risco ser elaborado a partir desses dados que poder, tambm, desencadear a elaborao de outras planilhas e informaes, criadas para situaes especficas. Os dados apresentados se propem a demonstrar diversos aspectos de uma mesma realidade: os riscos concernentes a determinadas atividades de forma individualizada (considerando apenas a atividade) e considerando aspectos gerenciais. Conforme a Instruo Normativa n 02, de 24 de dezembro de 2002 corregedoriageral da unio em seu Art. 4 definem que as Unidades de Auditoria Internas devero contemplar em suas atividades com base nos resultados obtidos pela matriz de risco. A definio da matriz de risco levar em considerao, alm de outros que se ajustem s caractersticas operacionais da entidade, os seguintes aspectos: I - materialidade - magnitude do valor ou do volume de recursos envolvidos, isoladamente ou em determinado contexto; II - relevncia - grau de importncia de determinado item em relao ao todo; III - vulnerabilidade - qualidade dos aspectos de controle interno do ambiente; CGU e conseqentemente mostrando as

56

IV - risco - intensidade de propenso a fraudes ou erros que determinada operao ou item est sujeito; e V - criticidade pretrita - as fraudes ou erros de situaes passadas, inclusive as recomendaes do controle interno e as determinaes do Tribunal de Contas da Unio pendentes de implementao. Para elaborao das Matrizes conceituais, acima em destaque formulamos uma

matriz que definimos como sendo a Matriz Base . Os dados que compe a Matriz Base foram extrados dos relatrios de Auditorias da CGU-SC, tendo como anlise

o perodo entre o 1 e 2 semestre de 2002 ao 1 semestre de 2007. Com base nessas informaes elaboramos as Matrizes Conceituais.

4.2 PONTUAO

Utilizaremos uma pontuao varivel cujo o intervalo ser entre 1 (um) a 8 (oito) obedecendo os seguintes critrios:

Materialidade
Acima de 30% do Oramento 2006 Acima de 15% do Oramento 2006 Acima de 10% do Oramento 2006 At 5% do Oramento 2006 Muito relevante Relevante Alguma relevncia Pouca relevncia 8 6 4 1

Relevncia
Em relao ao Universo do CEFETSC Em relao ao Universo do CEFETSC Em relao ao Universo do CEFETSC Em relao ao Universo do CEFETSC Muito importante Importante Alguma importncia Pouca importncia 8 6 4 1

Vulnerabilidade
Controle Ruim Controle Regular Controle Bom Controle timo Muito vulnervel Vulnervel Alguma vulnerabilidade Pouca vulnerabilidade 8 6 4 1

57

Risco
Total Liberdade do Gestor Liberdade Mdia do Gestor Pouca Liberdade do Gestor Nenhuma Liberdade do Gestor Alto risco Grande risco Algum risco Pouco risco 8 6 4 1

Criticidade Pretrita (mdia dos cinco anos de anlise)

Acima de 8 Constataes De 4 a 7,9 Constataes De 1,1 a 3 Constataes At 1 Constatao Alto Grande Mdio Baixo 8 6 4 1

Para elaborao da Matriz Base extramos dos relatrios da CGU n 116489/2002; 140331/2003; 160783/2004;175195/2005;183993/2006;189685/2007, o numero quantitativo de constataes por eles apurados distribudos nas reas gestionais. A seguir a

montagem da Matriz Base.

QUADRO 03 -Matriz Base

Ano/n do relatrio reas Controle da Gesto Gesto Oramentria Gesto Financeira Gesto Patrimonial Gesto de RH Gesto de Suprimento Gesto Operacional total 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Total Media % 29 8 5 15 54 41 10 164 4,8 1,3 0,8 2,5 9 6,8 1,6 18 5 3 10 33 25 6 100

(116489) (140331) (160783) (175195) (183993) (189685) 7 8 2 4 4 3 2 30 4 0 0 2 8 3 4 21 2 0 0 0 9 1 0 12 13 0 1 3 11 8 3 41 2 0 0 0 3 4 0 9 1 0 2 6 19 22 1 51

Fonte: relatrios de Auditorias da CGU-SC

58

Grfico 01 - Porcentagem da Matriz Base

33%

10% 3% 5%

18% 25% 6%
1-Gesto Operacional 2-Gesto Oramentria 3-Gesto Financeira 4-Gesto Patrimonial 5-Gesto Recursos Humanos 6-Gesto do Suprimento de Bens/Servios 7-Controles da Gesto

Fonte: Dados Primrios, 2007.

Podemos

verificar que a rea de recursos humanos apresentou um percentual de

33% de atuao da CGU, seguida de suprimento de bens/servios 25%, rea de gesto operacional com 18% , reas de gesto patrimonial 10%, Controle da gesto 6%, gesto oramentria 5% e gesto financeira com 3%. Essas informaes so fundamentais para elaborao da Matriz conceitual pois elas exemplificam e destacam as atuaes de um rgo de controle interno,

Controladoria Geral da Unio-CGU no CEFET-SC. Com base nessas informaes, identificamos como sendo a rea de gesto de recursos humanos a que mais apresenta vcios de irregularidade e impropriedade

seguida pela rea de suprimentos de bens/servios. Apesar de serem essas reas as que, mas apresentaram percentuais de constataes pela CGU as outras reas tambm necessitam de ateno por Instituio. parte do gestor por serem reas estratgicas dentro da

59

O prximo procedimento tratar essas informaes de modo que possam ser utilizados na elaborao da Matriz Conceitual. A rea que obteve o percentual de 33% (recursos humanos) igualamos a 100% e atribumos a pontuao mxima de 40 pontos. Ao definirmos isso, passamos para os ajustes dos pontos para reas que obtiveram pontuaes abaixo de 7 pontos somando-os mais 2 pontos. Isso se deve da necessidade de ajust-los em funo da redistribuio de pontos na Matriz conceitual. Proporcionando um rearranjo nas distribuies de pontos na Matriz Conceitual. Quadro 04 -Tratamento dos dados
reas 1-Gesto Operacional 2-Gesto Oramentria 3-Gesto Financeira 4-Gesto Patrimonial 5-Gesto Recursos Humanos 6-Gesto do Suprimento de Bens/Servios 7-Controles da Gesto Percentuais da Matriz Base 18 5 3 10 33 Percentual Pontos atribudos 22 6 4 12 40 Ajuste dos Pontos 0 2 2 2 0 Total dos Pontos

54 15 9 31 100

22 8 6 14 40

25

76

30

30

18

Fonte: Dados Primrios, 2007.

Passamos agora para o segundo passo que a elaborao das Matriz Conceitual que nada mais que aplicabilidade dos conceitos.
QUADRO 05 -Quadro de Pontuao
Fator 40 reas 1-Gesto Operacional 2-Gesto Oramentria 3-Gesto Financeira 4-Gesto Patrimonial 5-Gesto Recursos Humanos 6-Gesto do Suprimento de Bens/Servios 7-Controles da Gesto Materialidade 8 (recursos) 5 3 2 4 8 Relevncia 8 (grau de importncia) 3 2 1 2 8 Vulnerabilidade 8 (controle interno 4 1 1 3 8 Risco 8 (Propenso a fraude) 4 1 1 2 8 Criticidade Pretrita 8 ( rec.pendentes) 6 1 1 3 8 Pontuao atribuda

22 8 6 14 40

30

Fonte: Dados Primrios, 2007.

60

Como podem observar, a distribuio de pontos obedeceu a ordem definida pela Matriz Base e a pontuao ocorreu como sendo a pontuao mxima 40 pontos. Destacamos no quadro a seguir as reas gestionais de um sistema de auditoria aplicado no estudo de caso CEFET-SC contendo os conceitos, a pontuao mxima e a

pontuao atribuda para rea. Conforme Matriz Conceitual.

QUADRO 06 -Pontuaes
ITENS 1- GESTO OPERACIONAL Materialidade Relevncia Vulnerabilidade Risco Criticidade Pretrita 2- GESTO ORAMENTRIA Materialidade Relevncia Vulnerabilidade Risco Criticidade Pretrita 3- GESTO FINANCEIRA Materialidade Relevncia Vulnerabilidade Risco Criticidade Pretrita 4- GESTO PATRINONIAL Materialidade Relevncia Vulnerabilidade Risco Criticidade Pretrita 5- GESTO DE RECURSOS HUMANOS Materialidade Relevncia Vulnerabilidade Risco Criticidade Pretrita 6- GESTO DE SUPRIMENTO DE BENS E SERVIOS Materialidade Relevncia Vulnerabilidade Risco Criticidade Pretrita 7- CONTROLE DA GESTO Materialidade Relevncia Vulnerabilidade Risco Criticidade Pretrita REFERENCIA MXIMA PARA PONTUAO 40 8 8 8 8 8 40 8 8 8 8 8 40 8 8 8 8 8 40 8 8 8 8 8 40 8 8 8 8 8 40 8 8 8 8 8 40 8 8 8 8 8 PONTUAO ATRIBUIDA 22 5 3 4 4 6 8 3 2 1 1 1 6 2 1 1 1 1 14 4 2 3 2 3 40 8 8 8 8 8 30 8 5 4 5 8 9 2 1 2 2 2

Fonte: Dados Primrios, 2007.

Aps a elaborao das matrizes e o devido tratamento dos dados passa-se para a definio de parmetro.

61

4.3 PARMETRO O parmetro utilizado, foi elaborado com base na pontuao obtida, sendo o de menor valor 6 pontos e o de maior valor de 40 pontos . Os ciclos de auditorias refere-se a periodicidade em que se deve efetuar uma auditoria, ela pode ser: Anual, Semestral e Trimestral e Mensal. No caso do CEFET-SC, distribu-se
Tabela 07 - Pontuao/ciclo de auditorias Pontuao At a 6 8a9 14 a 30 Acima de 31 Ciclos de Auditorias Anual Semestral Trimestral Mensal

conforme tabela a seguir:

4.4 CICLO DE AUDITORIA Ao efetuar-se o cruzamento de dados chega-se a seguinte formatao, exposta na tabela abaixo;

Tabela 08 -Ciclo de auditoria

Pontuao reas de Atuao Freqncia

40 30 22 14 9 8 6

Gesto de Recursos Humanos Gesto de Suprimento de Bens Servios Gesto Operacional Gesto Patrimonial Controles da Gesto Gesto Oramentria Gesto Financeira

Mensal Trimestral Trimestral Trimestral Semestral Semestral Anual

Portanto, a rea de recursos humanos deve sofrer auditorias mensais, gesto de suprimentos de bens e servios, gesto operacional e gesto patrimonial devem ter auditorias trimestrais, controle da gesto e gesto oramentria sofreram auditorias

semestrais e gesto financeira sofrer auditoria anual.

62

CAPTULO V

5. CONSIDERAES E RECOMENDAES

5.1 CONSIDERAES FINAIS

Diante dos estudos realizados em diversas obras referentes Auditoria Interna e controles internos nas organizaes que a atividade de auditoria possui fundamental importncia para a obteno de controles internos funcionais, colaborando diretamente com a gesto administrativa oferecendo maior segurana para a entidade.

No desenvolvimento habitual de suas atividades o auditor deve ter o conhecimento abrangente sobre diversos assuntos, mantendo-se sempre atualizado e com a conduta tica inquestionvel.

Os Controles Internos eficientes permitem cumprir as atividades da organizao de maneira eficaz e com a mnima utilizao de recursos. Cabe a administrao a responsabilidade de organizar, dirigir, controlar e implementar os controles internos da organizao.

Os objetivos descritos nesse trabalho foram alcanados e demonstrados principalmente no Captulo IV onde se abordou a Sistemtica de Priorizao das Atividades de

Auditoria Interna por intermdio da Elaborao de Matriz de Risco e identificou-se rea de recursos humanos juntamente com suprimento de bens e servios s reas que apresentam maiores percentuais de irregularidade e configurando-se inconformidade administrativa, do CEFET-SC.

um indicador de alerta para os gestores

Dessa forma, acredita-se que esse trabalho ser de grande valia para o CEFET-SC, evidenciamos a importncia de se implementar, de forma concisa, os sistemas de Controles Internos na Instituio, pois eles contribuem em muito para o aprimoramento das aes voltadas para boa gesto administrativa.

63

. 5.2 RECOMENDAES

Recomendamos que os Gestores Pblicos valorizem cada vez mais os sistemas de controle internos e as suas Auditorias Internas, pois seus servios contribuem para o

crescimento ordenado da organizao, evidenciando irregularidades na entidade e favorecendo uma gesto com bases slidas atravs da segurana oferecida por sua adoo.

Para o CEFET-SC recomendamos:

a) Que se implemente uma poltica de capacitao permanente e continuada aos seus auditores internos, de forma a dar condies e conhecimentos para efetuarem um bom trabalho, principalmente na rea de recursos humanos;

b)

Que seja

utilizado essa ferramenta MATRIZ DE RISCO em

outros

setores da Instituio a fim de identificar e corrigir possveis gargalos administrativos;

c) Que se crie uma Coordenao de Controle Interno, cuja atribuio ser de organizar os sistemas de controle interno propondo mecanismo eficiente de controle de gesto, por exemplo, manuais de procedimentos administrativos.

O presente trabalho foi elaborado para cumprir a formalidade do curso, mas devido a grande complexibilidade do tema sugere-se um amplo estudo sobre Controle Interno e Auditoria Interna para que se possa aprimorar cada vez mais essas fundamentais para a Gesto Pblica. reas

64

REFERNCIAS: ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria. Um curso moderno e completo. 6 ed. So Paulo: Atlas, 2007. ANDRADE, Armando. Eficcia, eficincia e economicidade: como atingi-las atravs de adequados sistemas de controles internos / Armando Andrade. So Paulo: A.Andrade, 1999. ATTIE,William. Auditoria - Conceito e Aplicaes, 3.ed.So Paulo,Atlas 1998. AUDIBRA Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Normas brasileiras para o exerccio da auditoria interna. 2.ed. So Paulo: Audibra, 1998. AUDITORIA GOVERNAMENTAL, Fiscalizao, Anlise e Controle Interno, apostila, Consultre, 2004. BERGANI JUNIOR, Sebastio. Controles Internos como Instrumento de Governancia Corporativa. Revista do BNDES, Rio de Janeiro, V.12,N.24, P.149-188, Dez, 2005. BOAVENTURA, Edivaldo M. Metodologia da pesquisa: monografia, dissertao, tese. So Paulo: Atlas, 2004. CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contbil: Teoria e Prtica. So Paulo:Atlas, 2000. DEMO, Pedro. Avaliao Quantitativa, 3.ed. So Paulo: Cortez/Autores associados,1991 FIGUEIREDO, R.P. Gesto de Riscos Operacionais em Instituies Financeiras uma abordagem qualitativa. Belm (PA). Dissertao (Mestrado) UNAMA, 2001. IBRACON Instituto Brasileiro de Contadores Princpios Contbeis Normas e Procedimentos de Auditoria So Paulo Ed. Atrs 1988 Manual do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal- Braslia: A Secretaria; Recife: Ed. Universitria da UFPE, 2001. MEIRELES, Hely Lopes, Direito Administrativo Brasileiro, 18 Edio So Paulo. Ed Malheiros, 1990. PAULA, Maria Goreth Miranda Almeida. Auditoria Interna. 1 ed. So Paulo: Atlas 1999. PAULA, Maria Goreth Miranda Almeida. Auditoria Baseada na Avaliao de RiscosBanco do Brasil 2000. PEREZ DE S, Jos Hernandez. Auditoria de Demonstraes Procedimentos. So Paulo: Atlas,1995. S, Antonio Lopes de. Curso de auditoria. 9. ed. So Paulo: Atlas, 2000. Contbeis: Normas e

65

ANEXO CHEK- LIST

66

ITEM

ALMOXARIFADO O almoxarifado administrado por responsvel regularmente designado? ( nico, art. 12, do Decreto-Lei n 200/67). A instituio possui mais de um almoxarifado? Em caso positivo, relacionar e discriminar os valores, efetuar a compatibilidade com o valor grafado no balano patrimonial.

RESPOSTA SIM NO

O recebimento do material feito mediante documento hbil com rigor na conferncia entre as especificaes do material contidas no empenho? (NE, NF, termos de cesso, doao etc.) (IN/SEDAP n 205/88, itens 3, 3.1 e 3.2).

A movimentao de material entre o almoxarifado e o depsito ou unidade requisitante precedido dos registros competentes e instrumentos de controle (ficha de prateleira, estoques, listagem de computador) a vista de guia de transferncia, nota de requisio ou de outros documentos? (IN/SEDAP n 205/88, subitem 7.9 e item 73).

Esto sendo procedidos inventrios e lavrados os termos de responsabilidade sempre que h mudana de responsvel pela guarda de bens ou valores pertinentes Unio, Inventrio de transferencia de responsabilidade? (art. 908 do RGCP, e IN/SEDAP n 205/88 subitem 8.1- C). Foi inventariada por comisso legalmente constituda a tomada de contas anual do responsvel pelo almoxarifado? (art. 88 do Decreto-Lei n 200/67 e item 8.4 e 14 da IN/SEDAP n 205/88, artigo 906 do RGCP). Constam dos inventrios levantados todas as especificaes do material e os valores unitrios e totais (IN/SEDAP205/88 Item 8.1.1). A transferncia do material permanente feita atravs da Nota de Transferncia ou outro documento equivalente?

67

09

H determinaes com referncia a providncias a serem tomadas sobre o material em desuso, obsoleto, deteriorado ou de pouco movimento? (item 7 da IN/SEDAP n 205/88).

68

ALMOXARIFADO

RESPOSTA SIM NO

10 11

Existe local apropriado para a guarda de material inflamvel? (Item 04 da IN/SEDAP n 205/88). As instalaes do almoxarifado oferecem segurana contra roubo, incndio e outras intempries que possam recair sobre os bens estocados, bem como se permite organizao racional? (item 4 da IN/SEDAP n 205/88). utilizado o "preo mdio" para fixao do valor unitrio do material quando da sada do almoxarifado? (artigo 106, III, da Lei n 4.320/64 e item 7.5 da IN/SEDAP n 205/88). Os casos de cesso de material, ociosos ou recupervel, foram efetivados mediante termo de cesso contando a indicao de transferncia de carga patrimonial da Unidade cedente para a cessionria, o valor da aquisio ao custo de produo ( Par grafo 1 do artigo 4 do Decreto n 99.658/90).

12

13

69

14

Esto sendo emitidos mensalmente, Relatrio movimentao de Almoxarifado RMA? (NE/STN 6 e 7).

de

LEGISLAO Decreto-Lei n 200/67, de 25/02/67; Decreto n 15.783/22 (RGCP), de 08/11/22; e IN/SEDAP n 205/88, de 08/04/88.

ITEM 01

BENS IMVEIS Os bens imveis, com todas as suas edificaes, esto registrados em Cartrio de Registros de Imveis, em nome da Unio ou da Entidade, e so averbadas as construes efetuadas posteriormente? Os imveis pertencentes Unio (Adm. Direta) esto registrados no S.P.I.U.? atualizado anualmente o inventrio dos bens imveis? (art. 96 da Lei n 4.320/64; IN/SEDAP n 205/88, item 8 alnea "a" e art. 906 do RGCP). Os valores consignados guardam consonncia com os registrados no Balano Patrimonial?

RESPOSTA SIM NO

02 03

04

70

registrados no Balano Patrimonial? 05 06 Em caso negativo, discriminar os valores. A contabilizao dos bens imveis em sua classificao definitiva est sendo feita vista dos elementos oriundos do Departamento de Patrimnio da Unio? Esto sendo remetidos para contabilizao os documentos referentes arrecadao das rendas provenientes do patrimnio imobilirio? Verificar se a unidade possui imveis residenciais. Em caso afirmativo quantificar. Verificar se a unidade est cobrando taxas de ocupao calculadas e atualizadas de acordo com a legislao vigente. Verificar se so alugados a terceiros no servidores e se os preos cobrados so compatveis com o mercado local. A alienao de imveis precedida de autorizao legislativa e efetivada mediante licitao regida pela Lei n 8.666/93? Os processos de alienao, aps concludos, so encaminhados ao rgo de contabilidade analtica para os registros de sua competncia? Est sendo recolhido Fazenda Nacional o produto da alienao de imveis da Unio? A unidade (Administrao Direta) vem atualizando os dados dos bens junto ao SPIU? (Decreto n 99.672, de 06/11/90 e IN/DPU n 01, de 13/11/90).

07

08 09 10 11 12

13 14

71

ITEM 15

BENS IMVEIS Os imveis pertencentes s Autarquias e Fundaes encontram-se registrados no Cadastro Nacional de Imveis da Unio? (Portaria Conjunta MEFP/SAF n 1.110/91, art. 1). Os valores dos imveis cadastrados no SPIU esto compatveis com os registros contbeis efetuados no SIAFI? (art. 2, IN/DPU n 12/91). A alienao de imveis foi realizada de acordo com o disposto na Norma de Execuo DTN/ MEFP n 24/91? Verificar se as Autarquias e Fundaes esto conseguindo iseno junto aos Cartrios de registro de Imveis, com relao s transcries, inscries, averbaes e fornecimento de certides relativas aos imveis de sua propriedade ou de seu interesse ( Decreto-Lei n 1.537/77 ). LEGISLAO Decreto n 15.783, de 08/11/22 ( RGCP ) Lei n 4.320, de 17/03/64;

RESPOSTA SIM NO

16

17 18

72

ITEM 010

BENS IMVEIS Os bens imveis, com todas as suas edificaes, esto registrados em Cartrio de Registros de Imveis, em nome da Unio ou da Entidade, e so averbadas as construes efetuadas posteriormente? Os imveis pertencentes Unio (Adm. Direta) esto registrados no S.P.I.U.? atualizado anualmente o inventrio dos bens imveis? (art. 96 da Lei n 4.320/64; IN/SEDAP n 205/88, item 8 alnea "a" e art. 906 do RGCP). Os valores consignados guardam consonncia com os registrados no Balano Patrimonial? Em caso negativo, discriminar os valores. A contabilizao dos bens imveis em sua classificao definitiva est sendo feita vista dos elementos oriundos do Departamento de Patrimnio da Unio? Esto sendo remetidos para contabilizao os documentos referentes arrecadao das rendas provenientes do patrimnio imobilirio? Verificar se a unidade possui imveis residenciais. Em caso afirmativo quantificar. Verificar se a unidade est cobrando taxas de ocupao calculadas e atualizadas de acordo com a legislao vigente. Verificar se so alugados a terceiros no servidores e se os preos cobrados so compatveis com o mercado local. A alienao de imveis precedida de autorizao legislativa e efetivada mediante licitao regida pela Lei n 8.666/93? Os processos de alienao, aps concludos, so encaminhados ao rgo de contabilidade analtica para os registros de sua competncia? Est sendo recolhido Fazenda Nacional o produto da alienao de imveis da Unio?

RESPOSTA SIM NO

011 012

013 014 015

016

017 018 14 15 16

17

73

14

A unidade (Administrao Direta) vem atualizando os dados dos bens junto ao SPIU? (Decreto n 99.672, de 06/11/90 e IN/DPU n 01, de 13/11/90).

74

ITEM 17

BENS IMVEIS Os imveis pertencentes s Autarquias e Fundaes encontram-se registrados no Cadastro Nacional de Imveis da Unio? (Portaria Conjunta MEFP/SAF n 1.110/91, art. 1). Os valores dos imveis cadastrados no SPIU esto compatveis com os registros contbeis efetuados no SIAFI? (art. 2, IN/DPU n 12/91). A alienao de imveis foi realizada de acordo com o disposto na Norma de Execuo DTN/ MEFP n 24/91? Verificar se as Autarquias e Fundaes esto conseguindo iseno junto aos Cartrios de registro de Imveis, com relao s transcries, inscries, averbaes e fornecimento de certides relativas aos imveis de sua propriedade ou de seu interesse ( Decreto-Lei n 1.537/77 ). LEGISLAO Decreto n 15.783, de 08/11/22 ( RGCP ) Lei n 4.320, de 17/03/64;

RESPOSTA SIM NO

18

17 18

75

ITEM 01

CONTRATOS Os contratos foram precedidos de licitao e havia previso de recursos que assegurassem o pagamento das despesas decorrentes? (Lei n 8.666/93 Art. 7, 2, inciso III e o Decreto n 2.743, de 21/08/1998) Verificar se as clusulas necessrias esto presentes nos contratos, no que couber: A o objeto e seus elementos caractersticos; B o regime de execuo ou a forma de fornecimentos; C o preo e as condies de pagamento, os critrios , database e periodicidade do reajustamento, de preos, os critrios de atualizao monetria entre a data do adimplemento das obrigaes e a do efetivo pagamento; D os prazos de incio de etapas de execuo, de concluso, de entrega, de observao e de recebimento definitivo, conforme o caso; E o crdito pelo qual correr a despesa, com a indicao da classificao funcional programtica e da categoria econnica; F as garantias oferecidas para assegurar sua plena execuo, quando exigidas; G os direitos e as responsabilidades das partes, as penalidades cabveis e os valores das multas. (art. 55 da Lei n 8.666/93).

RESPOSTA SIM NO

02

03

A durao dos contratos ficou adstrita vigncia dos respectivos crditos oramentrios, que poder ter sua durao prorrogada por iguais e sucessivos perodos com vista obteno de preos e condies mais vantajosas para a administrao, limitada a 60 (sessenta) meses Medida Provisria n 1.500, de 07/06/96, o aluguel de equipamentos e a utilizao de programas de informtica, cuja durao pode estender-se por at 48 meses? (art. 57, incisos I ao IV, da Lei n 8.666/93).

76

04

O instrumento contratual menciona os nomes das partes e os de seus representantes, a finalidades, o ato que autorizou a sua lavratura, o numero do processo da licitao, da dispensa ou da inexigibilidade, a sujeio contratante s normas da Lei 8666/93 (caput do art. 61 da Lei 8.666/93).

77

ITEM 05

CONTRATOS Foi providenciada a publicao resumida do instrumento do contrato e seus aditamentos no Dirio Oficial da Unio, at o quinto dia til do ms seguinte ao de sua assinatura, para ocorrer no prazo de 20 dias, daquela data ? (art. 61, Pargrafo nico, da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94). Os contratos e seus aditamento foram lavrados na repartio interessadas, arquivados cronologicamente e registro sistemtico do seu extrato. (art. 60 da Lei n 8.666/93 ). As minutas dos contratos foram previamente examinadas pelo rgo jurdico da unidade? ( art. 38, nico, da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94).

RESPOSTA SIM NO

06

07

08

O termo de contrato foi devidamente formalizado nos casos de Concorrncia e de Tomada de Preos, salvo nos casos de compras com entrega imediata das quais no resulte obrigao futura, bem como nas dispensas e inexigibilidade, cujos preos estejam compreendidos nos limites destas duas modalidades? (art. 62 da Lei n 8.666/93).

09

Houve acrscimo ou supresses de obras, servios ou compras em percentual superior a 25% do valor inicial atualizado do contrato? (art. 65, 1 e 2, da Lei n 8.666/93 e Lei 9.648/98).

10

No restabelecimento do equilbrio econmico-financeiro, foi celebrado aditamento, autuando em processo as demonstraes, justificativas pertinentes e o ato de sua aprovao, expedido pela autoridade competente? (art. 65, Inciso II Item D da Lei n 8.883/94). Foi formalmente designado um representante da Unidade para acompanhar e fiscalizar a execuo dos contratos? (art. 67 da Lei n 8.666/93).

11

78

12

Qualquer dano causado diretamente administrao ou a terceiros, decorrente de culpa ou dolo na execuo dos contratos, teve sua responsabilidade imputada ao contratado? ( art. 69 e 70 da Lei n 8.666/93 ).

79

ITEM 13

CONTRATOS Verificar se os recebimentos executados foram realizados: de obras ou servios

RESPOSTA SIM NO

A provisoriamente, pelo responsvel por seu acompanhamento e fiscalizao, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em at 15 (quinze) dias da comunicao escrita do contrato; B definitivamente, por servidor ou comisso designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciados, assinado pelas partes, aps o decurso do prazo de observao, ou vistoria que comprove a adequao do objeto aos termos contratuais. (Lei 8.666/93 Art. 73 e 74).

14

Os casos de resciso de contrato obedeceram as formalidades legais, a includas, especialmente, o cumprimento irregular de clusulas contratuais, o atraso injustificado, a paralisao sem justa causa e prvia comunicao administrao e a subcontratao total ou parcial do objeto, no admitida no edital e no contrato? (art. 78 da Lei n 8.666/93. Nos contratos de projetos ou servios tcnicos especializados, os direitos inerentes foram cedidos Administrao? (art. 111 da Lei n 8.666/93). Os encargos trabalhistas, previdencirios, fiscais e comerciais foram assumidos pelo contratado, apresentando comprovantes dos recolhimentos efetuados a administrao? (art. 71, caput, da Lei n 8.666/93 e Lei n 9.032/95 art., 4),

15

16

80

17

Houve subcontratao do objeto do contrato sem prejuzo das responsabilidades contratuais e legais, at o limite administrativo permitido em cada caso pela administrao? (art. 72, da Lei n 8.666/93) No caso de atraso injustificado na execuo do contrato, foram aplicadas as sanes previstas no art. 86 da Lei n 8.666/93?

18

81

RESPOSTA ITEM LEGISLAO: Lei n 8.666, de 21/06/93; Medida Provisria n 598, de 31/08/94, e MP 1.744/99 e reedies posteriores; Lei n 8.880, de 27/05/94; Medida Provisria n 785, de 23/12/94; Decreto n 1.054, de 07/02/94/Decreto n 1.110, de 13/04/94; Medida Provisria n 457, de 29/03/94; Medida Provisria n 542, de 30/06/94, posteriores (dispe sobre o Plano Real); Decreto n 1.411, de 07/03/95; Decreto n 1.535, de 27/06/95; Portaria Interministerial MARE/MPO n 3, de 06/04/95; Decreto n 2.271, de 07/07/97; e Decreto n 2.399, de 21/11/97. e reedies CONTRATOS SIM NO

82

ITEM 01

CONVNIOS A realizao de convnios restringiu-se aos casos cujo objetivo determine mtua cooperao ou interesse comum? (art. 48 do Decreto n 93.872/86 e IN/STN ns 03/93 e 01/97). No caso de obra ou servio de engenharia, integram o Plano de Trabalho e Projeto Bsico, que defina com clareza o objeto, bem como possibilite a estimativa de seu custo e prazo de execuo? (IN/STN n 01/97). A unidade tcnica do rgo e a advocacia consultiva da Unio apreciaram previamente o texto do instrumento e emitiram parecer conclusivo sobre o seu cabimento e propriedade? (IN/STN ns 03/93 e 01/97). A realizao do convnio foi aprovada pela autoridade competente e cadastrada no SIAFI? (art. 52, 2, do Decreto n 93.872/86 e IN/STN ns 03/93 e 01/97). Existe convnio celebrado com entidade em situao de inadimplncia decorrente de instrumentos anteriores, firmados com rgos da Administrao Federal? (IN/STN n 01/97 e art. 5 da IN/STN n 03/93). Termo do Convnio prev despesas a ttulo de taxa de Administrao ou similar, bem como contratao de pessoal a qualquer ttulo, exceto servios de terceiros (art. 8, inciso I, da IN/STN n 01/97). Verificou-se a existncia de realizao de despesas com finalidade diversa da estabelecida ou em data anterior vigncia do convnio? (art. 8 da IN/STN n 01/97). Verificou-se a liberao de parcelas de recursos para: a) aplicao em prazo superior a 30 dias; b) despesas com efeitos financeiros retroativos; c) despesas com multas, juros ou correo monetria; d) despesas relativas prestao de servios de consultoria, assistncia tcnica ou assemelhado, por servidor pblico federal vinculado a qualquer dos convenentes.

RESPOSTA SIM NO

02

03

04

05

06

07

09

83

10

Houve transferncia de recursos para clubes e associaes de servidores ou quaisquer entidades congneres? (Inciso VIII, art. 8 da IN/STN n 01/97).

84

ITEM 11

CONVNIOS O prembulo do convnio contm: nmero seqencial; nome e o C.G.C dos convenentes, dados de identidade e CPF dos representantes; finalidade e a sujeio, no que couber, ao Decreto n 93.872/86 e Lei n 8.666/93.

RESPOSTA SIM NO

12

A alocao dos recursos est de acordo com o Plano de Aplicao previamente aprovado e est condicionada ao regular emprego da parcela anteriormente liberada? (art. 51 do Decreto n 93.872/86). No caso do convnio compreender aquisio de equipamentos e material permanente, est estipulado o destino a ser dado aos bens remanescentes? A execuo do convnio est sendo fiscalizada "in loco" e esto sendo apresentados relatrios peridicos que permitam avaliar os resultados parciais e finais por ocasio de sua concluso? (art. 54 do Decreto n 93.872/86). Constatada irregularidade ou inadimplncia na apresentao do Relatrio Fsico-financeira o/ ou na prestao de Contas, h instaurao de Tomada de contas Especial? (IN/STN n 01/97, 2). Os extratos dos convnios foram publicados no DOU no prazo de 20 dias a contar de sua assinatura e as cpias dos respectivos termos so encaminhadas ao rgo integrante do controle interno? (IN/STN ns 01/97 e 03/93). A prestao de contas foi constituda e apresentada de acordo com a legislao em vigor? (art. 28, da IN/STN n 01/97). Os documentos comprobatrios das despesas esto identificados, arquivados na contabilidade e mantidos em ordem cronolgica? ( 1 do art. 30, da IN/STN n 01/97).

13

14

15

16

17 18

85

ITEM

CONVNIOS

RESPOSTA SIM NO

86

19

Nas transferncias para os Estados, Municpios ou Distrito Federal, inclusive suas entidades da Administrao Indireta, tem ocorrido a contrapartida financeira na forma da legislao vigente? (inciso V, de art. 2, da IN/STN n 01/97). LEGISLAO Decreto n 93.872, de 23/12/86; Decreto n 20, de 01/02/91; IN/STN n 03, de 19/04/93; IN/STN n 01, de 15/01/97; e Medida Provisria 1.751-66, de 02/06/1999, artigo 21.

87

ITEM 01

DIRIAS O ato de concesso contm a identificao do proponente e do proposto, a descrio e a identificao dos locais onde o servio ser executado, provvel perodo de afastamento, o valor unitrio, a quantidade e a importncia paga a ttulo de diria, autorizao do ordenador e a publicao em Boletim de Servio? (art. 7 do Decreto n 343/91). Est sendo concedido somente 1/2 diria, nos casos de: a) o afastamento no exigir pernoite fora da sede; b) quando o servio se realizar em cidade contgua localidade em que tenha exerccio; c) no dia de retorno sede; d) quando fornecido alojamento ou outra forma de pousada, em prprias da Fazenda Nacional ou de rgo ou entidade da administrao pblica (art. 2, nico, alneas a, b, c e d, do Decreto n 343/91).

RESPOSTA SIM NO

02

03

Esto sendo devidamente justificadas as concesses a partir de 6s. feiras, bem como as que incluam sbados, domingos e feriados nacionais? (art. 6, 3, do Decreto n 343/91 e Ata n 54/91 Deciso n 340/97 Portaria TCU ). Esto sendo restitudas, no prazo de 5 (cinco) dias, as dirias recebidas em excesso ou quando no ocorrer o afastamento? (art. 8, caput, nico do Decreto n 343/91). Foi concedida indenizao nos casos de designao para trabalho de campo, de que trata o art. 4 do Decreto n 343/91?. Esto sendo anexados aos processos de concesso os bilhetes de passagens areas? (IN/STN n 14/88) As dirias de colaboradores eventuais previstas no art. 4 da Lei n 8.162/91, esto sendo concedidas dentro dos princpios de equivalncia com a tabela de dirias? (art. 11, caput, do Decreto n 343/91). Critrio de equivalncia de atividades estabelecidas pelos ordenadores de despesas, para a concesso retrocitada, esto coerentes? ( nico, art. 11, do Decreto n 343/91).

04

05

06 07

08

88

09

Estas despesas foram imputadas dotao sob a classificao de servios? (art. 11, caput, do Decreto n 343/91).

89

ITEM

DIRIAS

RESPOSTA NO

10

As despesas relativas excesso de bagagem esto sendo ressarcidas pela instituio? (Mensagem DEFIS/SFC n 286846, de 25/09/95). As despesas de deslocamentos do local de trabalho at o de embarque/desembarque esto sendo concedidas no percentual de 80% do valor bsico da diria, nvel superior, item C? (art. 9 do Decreto n 343/91 e Mensagem 1999/166230-CISET/MEC). As dirias previstas para os cargos em comisso ou funes de confiana esto sendo concedidas somente aos que estejam efetivamente no exerccio dos respectivos cargos/funes? (art. 3 do Decreto n 343/91). Decreto 1.656. / 03 de outubro de 1995 Artigo 1 - As dirias, inclusive as que se referem ao seu prprio afastamento, sero concedidos pelo dirigente da repartio a que estiver subordinado o servidor, ou a quem for delegado total competncia (auto concesso permitida para o dirigente) Esto sendo deduzidos os valores relativos ao auxilio alimentao nos afastamentos (proporcional)? Pargrafo 8 art. 3 - MP. n. 1573, 02/05/1997. As dirias foram depositadas, a conta do servidor conforme estabelece o artigo 6 do Decreto 343/91 e com antecedncia de ate 5 cinco dias da data permitida para o inicio da viagem Decreto 825/93 artigo 22. Est sendo paga no mximo ate 14,5 dirias para cada afastamento?

11

12

13

14

15

16

90

17

Os participantes em congressos seminrios e palestras, fazem js as despesas de alimentao (02refeies dirias), transportes se foram convidados oficialmente pela administrao; pelo prazo mximo de 15 dias improrrogveis, desde que no estejam percebendo dirias art. 02, 4 do Decreto n 1.445/95. LEGISLAO: Decreto n 343/91, de 19/11/91; Mensagem 1999/166230/ Lei n 8.112/90, de 11/12/90; Decreto n 1.445, de 05/04/95; IN/STN n 14/88, de 09/11/88; Decreto n 1.656. de 03/10/95; IN/MARE n 15, de 02/10/97. Lei n9.527, de 10/12/97.

ITEM 01

DIVERSOS AQUISIO DE FLORES - Realizao de despesas com aquisio de flores (Ata TCU n 50, anexo VIII, de 07/11/89). AVAL PESSOA FSICA/JURDICA - Vedada a concesso de aval, a exemplo de fiana de garantia de qualquer espcie, obrigao contrada por pessoa fsica ou jurdica (art. 1 do Decreto n 91.271, de 29/05/85). CANCELAMENTO DE LICITAO - Freqente cancelamento de processos licitatrios, com anulao total ou parcial de empenho, ora por insuficincia de recursos, ora por esgotamento de prazo das propostas de licitao, com conseqente desperdcio de esforo humano, de tempo e de material, alm de prejuzo imagem da entidade junto aos fornecedores (arts. 14 e 30 do Decreto-Lei n 200/67 e Ata TCU n 11, anexo III, do 28/03/90). CARTES DE NATAL - Impresso em off-set de cartes de Natal (Ata TCU n 06, anexo IX, de 07/03/90). CONCESSO DE PASSAGENS A CONVIDADOS - Concesso de passagens, dirias e outras vantagens a convidados, sem a documentao que comprove as atividades exercidas (Ata TCU n 76, anexo VIII, de 13/10/87, e art. 93 do Decreto-Lei n 200/67).

RESPOSTA SIM NO

02

03

04

05

06

CONTAS TELEFNICAS - Pagamento de contas telefnicas com multa (Ata TCU n 86, anexo III, de 26/11/85, e Mensagem CONED n 396792).

91

07

DESPESAS SUPRFLUAS - Realizao de despesas suprfluas, tais como: divulgao em canal de televiso, fornecimento de refeies para jantar de confraternizao (Ata TCU n 55, anexo XIV, de 29/11/89).

08

DESPESAS COM HOSPEDAGEM - Despesas com hospedagem, inclusive alimentao, bebidas, telefonemas, lavanderia e outras (Ata TCU n 32, anexo II, de 23/05/85).

09

DESPESAS COM LANCHES - Realizao de despesas com lanches (Atas TCU ns 19, anexo IV, de 03/05/89, e 43, anexo VIII, de 24/08/88).

10

LIGAES INTERURBANAS - Despesas com ligaes interurbanas que no sejam do interesse da unidade (deciso TCU n 188 de 10/04/96 e IN/SAF n 8/95.

11

OBRIGAES SOCIAIS - Pagamento de obrigaes sociais fora do prazo de vencimento (Ata TCU n 10, anexo XXIII, de 21/03/90).

12

PUBLICIDADE - Despesa de publicao de nota de esclarecimento, em jornal, fora dos objetivos da entidade (Ata TCU n 06, anexo IX, de 07/03/90). MANUTENO DE ELEVADORES - Prestao de servios de manuteno e assistncia tcnica em elevadores e equipamentos (Deciso TCU n 44/94, e Deciso TCU n392/93). DESPESAS COM A REALIZAO DE EVENTOS - Realizao de despesas com festividades, eventos comemorativos e outros congneres (Deciso TCU n 188, de 10/04/96). AQUISIO DE PASSAGENS AREAS - Deve ser precedida do comprovante processo licitatrio, nos termos do artigo 2 da Lei n 8.666/93 (ata n 30/94 Deciso TCU n 409/94 plenrio). CONTRATAO DE PESSOA JURIDICA EM DEBITO COM O SISTEMA DE REGULARIDADE SOCIAL - artigo 195 pargrafo 3 da Constituio e Deciso TCU n 071, de 28/02/96. CONCESSO DE USO PARA EXPLORAO DE TERCEIROS - ( restaurantes banca de revistas etc. ) Deciso TCU n 397/96 - Plenrio.

13

14

15

16

17

92

18

CONTRATO DE COMODATO CELEBRADO COM POSTOS BANCRIOS - Deciso TCU n 114 de 13/03/96 e Ata n 09/96.

19

PAGAMENTO DE DIRIAS PARA PARTICIPAO EM REUNIES DE ASOCIAO DE SERVIDORES - Deciso TCU - Plenrio n 501/96 - Ata n 32/96.

BOLSISTAS - Verificar o processo de seleo e pagamento. 20

21

DISCENTES - Confirmar nmero por cursos regulares e extra classe.

22

RECOMENDAES - Verificar se as recomendaes do RH e Financeiro foram atendidos

93

94

ITEM 01 02 03 04 05 06

ESTAGIRIOS Verificar a existncia de convnio com instituies de ensino ou agentes de integrao. Verificar a existncia no Termo de Compromisso: Identificao do estagirio, da instituio de ensino, do agente de integrao e do curso e seu nvel. Menso de que o estgio no acarretar qualquer vnculo empregatcio. Valor da bolsa mensal. Carga horria semanal de no mnimo vinte horas, e mxima quarenta horas distribuda nos horrios de funcionamento do rgo ou entidade e compatvel com as atividades escolares. Durao do estgio, obedecido o perodo mnimo de um semestre e no mximo de quatro. Obrigao do estagirio cumprir as normas disciplinares de trabalho e preservar sigilo referente s informaes a que tiver acesso. Dever do estagirio apresentar relatrios ao dirigente da unidade onde se realizar o estgio, trimestrais e final, sobre o desenvolvimento das tarefas que lhe forem cometidas.

RESPOSTA SIM NO

07 08

09

Assinaturas do estagirio e responsveis pelo rgo ou entidade e pela instituio de ensino. Condies de desligamento do estagirio. Menso do convnio a que se vincula. Verificar se a instituio de ensino ou o CEFET-PR, providenciaram seguro de acidentes pessoais em favor do estudante. O nmero de estagirios em cada unidade no poder ser superior a vinte por cento do total da lotao aprovada para as categorias de nvel superior e a dez por cento da aprovada para as de nvel intermedirio.

10 11 12 13 14

Verificar o controle de frequncia, e havendo faltas, o desconto do valor da bolsa. Verificar a existncia de exame mdico no incio do estgio, como documento obrigatrio para o termo de compromisso.

95

como documento obrigatrio para o termo de compromisso.

15 LEGISLAO 16 Lei n 6.494, de 7 de dezembro de 1977. Decreto n 87.497, de 18 de agosto de 1992, alterado pelos decretos n s 89.467, de 21 de maro de 1994 e 2.080 de 26 de novembro de 1996. Instruo Normativa n 5/MARE, de 25 de abril de 1997. Medida Provisria n 1.952-20, de 03 de fevereiro de 2000.

96

ITEM 01

GESTO OPERACIONAL Identificar os objetivos e prioridades operacionais que os gestores da Unidade assumiram, formalmente, para o exerccio em exame. Levantar as metas, definidas em conjunto com o Diretor-Geral e Diretores do Sistema, comparando-as com as realizaes. Comprovar as execues informadas. Realizar inspeo fsica dessas realizaes documentadas, constatando a compatibilidade dessas realizaes com as finalidades da unidade. Solicitar informaes sobre a ocorrncia de economias na Gesto. Pedir a mensurao dessas economias - e seus efeitos prticos. Evidenciar se houve efetiva reduo - em valores constantes dos Custos dos Servios Prestados, em relao aos 2(dois) ltimos exerccios - pelo menos. No caso de Ter havido aumento, solicitar justificativas. Analisar as despesas de unidade, solicitando justificativas quando os valores so superiores em relao as demais unidades. Constatar a inexistncia, na unidade, de processos (mtodos e procedimentos) incompatveis com as normas definidas evidenciar a efetiva aplicao das normas existentes. Difinir e selecionar fluxos relevantes, para aplicao de testes de aderncia com o fito de determinar a eficcia dos instrumentos de controle.

RESPOSTA SIM NO

02

03

04

05 06

97

ITEM 01

LICITAES As Licitaes foram processadas e julgadas de conformidade com os princpios da legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade e publicidade? (art. 3 da Lei n 8.666/93). Os valores utilizados nas licitaes foram expressos em moeda corrente nacional, exceto quando referentes Concorrncia Internacional? (art. 5 da Lei n 8.666/93). As licitaes para execuo de obras e servios obedeceram ao disposto nos arts. 7 e 8 da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94. Os projetos bsicos esto Regional de Engenharia, jurisdio no Estado onde (Lei Federal n 6.496/77 e 361/91). registrados no CREA - Conselho Arquitetura e Agronomia, com ser realizada a obra ou servio? art. 7 da Resoluo CONFEA n

RESPOSTA SIM NO

02

03

04

05 06

Foram realizadas licitaes sem indicao dos quantitativos de seus objetos? ( 4, art. 7, da Lei n 8.666/93). As obras e servios foram programadas em sua totalidade, com custos previstos e prazos fixados? (art. 8 da Lei n 8.666/93). Foram observadas as proibies de participao direta ou indireta nas licitaes? (art. 9 da Lei n 8.666/93).

07

98

09

As compras foram realizadas com a caracterizao do seu objeto e com a indicao da disponibilidade dos recursos necessrios? (art. 14 da Lei n 8.666/93 e Decreto n 2.743/1998). Est sendo dada, mensalmente, ampla divulgao das compras realizadas, exceto quanto aos casos de dispensa de licitao? (art. 16 da Lei n 8.666/93). Alterado pela Lei n 8.883/94 Os casos de alienao de bens subordinaram-se s normas previstas no art. 17 da Lei n 8.666/93 e alteraes pela Lei n 8.883/94. Os editais foram elaborados com atendimento s disposies contidas nos arts. 40 e 42, bem como no nico do art. 38 da Lei n 8.666/93 alterao nos artigos 38, 40 e 42 pela Lei n 8.883/94. 0s resumos dos Editais foram publicados na forma do art. 21 da Lei n 8.666/93, alterao pela Lei n 8.883/94.

10

11

12

13

14

Os prazos para recebimento das propostas ou da realizao dos eventos foram aqueles previstos no 2 do artigo 21 d a Lei n 8.666/93, alterada pela Lei n 8.883/94. Esses prazos foram contados de acordo com o previsto no 3 do artigo 21 da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94. Houve qualquer modificao nos editais? Caso positivo, foi dada divulgao pela mesma forma que se deu o texto original? ( 4 ,.art. 21, da Lei n 8.666/93). Nos casos de convite, houve competitividade por item licitado, de pelo menos trs partcipes e, em caso contrrio, o certame foi repetido? ( 3, art. 22, da Lei n 8.666/93). Ata n 16/94 Deciso n 274/94 plenria - TCU. Na modalidade Convite, quando por limitaes do mercado no foi possvel repetir o certame, as justificativas correspondentes foram anexadas ao processo respectivo? ( 7 art. 22, da L ei , n 8.666/93). Nas licitaes, foram observados os requisitos de qualificao previstos nos Editais? ( 1, 2 e 3 do art. 22, da Lei n 8.666/93).

15 16

17

18

19

99

20

Foram observados, para a definio da modalidade de licitao, os limites estabelecidos no artigo 23 da Lei n 8.666/93, atualizados por atos posteriores? Os casos de dispensas e de inexigibilidades adequaram-se ao contido nos artigos 24 a 26 da Lei n 8.666/93, Lei n 8.883/94? Alterados pela MP n 1.531, de 02/12/96. Para a contratao de servios tcnicos profissionais especializados, foi observado o disposto no art. 13 da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94 e Ata TCU n 26/94, e Deciso n 494/94 plenria. Os processos de dispensa e inexigibilidade foram autuados e devidamente instrudos? ( nico do art. 26 da Lei n 8.666/93, MP n 1.531, de 02/12/96). A documentao exigida para habilitao dos participantes da licitao contempla o disposto nos arts. 27 a 32 da Lei n 8.666/93, alterada pela Lei n 8.883/94 e art. 30 da Lei 8.666/93.

21

22

23

24

25

A documentao de habilitao foi apresentada em original ou por qualquer processo de cpia? (art. 32, caput da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94). A apresentao do SICAF, quando prevista no edital, somente substituiu os documentos enumerados nos artigos. 28 e 29, exceto os referentes aos incisos III e IV - artigo. 29? ( 2 e 3 do art. 32 da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94). Os editais, quando solicitados, com seus elementos consultivos, foram fornecidos ao preo de custo efetivo de reproduo? ( 5 do art. 32 da Lei n 8.666/93). Para participao de empresas em consrcio, em licitaes, foram observadas as normas previstas no caput e elenco do art. 33 da Lei n 8.666/93? A Unidade mantm registros cadastrais que atendem as exigncias para habilitao? (artigos. 27, 34 e 36 da Lei n 8.666/93).

26

27

28

29

100

30

As licitaes foram precedidas de requisies aprovadas pelo Ordenador de Despesa e da conseqente abertura de processo administrativo devidamente formalizado? ( art. 1 e seu nico, do Decreto n 449/92 e, art. 38 da Lei n 8.666/93). Os processos administrativos encontram-se autuados, protocolados e numerados, e foram juntados, em ordem cronolgica, os documentos e os atos sucessveis e conclusveis? (art. 38 da Lei n 8.666/93, e o Decreto n 2.743/1998). Os prembulos dos editais de licitao contm todas as informaes exigidas no caput e elenco do artigo 40 da Lei n 8.666/93? A administrao cumpriu as normas previstas nos editais? (art. 41 e elenco da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94). Em caso de concorrncia de mbito internacional, o edital foi ajustado s normas exigidas no caput e elenco do artigo 42 da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94. As propostas foram julgadas levando-se em considerao os critrios e fatores previamente estabelecidos no ato convocatrio? ( arts 44 e 45 da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94). As licitaes so processadas e julgadas por comisso permanente ou especial, composta de no mnimo trs membros, com exceo apenas para os Convites? (art. 51, caput e seu 1, da Lei n 8.666/93) Os componentes da comisso de licitao so substitudos, parcialmente ou em sua totalidade, a cada perodo de um ano? (art. 51, 4, da Lei n 8.666/93). Quando se tratar de concurso, o julgamento foi realizado por comisso especial, integrada por pessoas de reputao ilibada e reconhecido conhecimento da matria em exame? ( 5 do art. 51 da Lei n 8.666/93).

31

32

33

34

35

36

37

38

39 40

No caso de ter havido concurso, o mesmo foi revestido de todas as formalidades legais? (art. 52 da Lei n 8.666/93). Os casos de leilo contemplam o disposto no art. 53 da Lei n 8.666/93, alterado pela Lei n 8.883/94,

101

41

Nas licitaes de servios de publicidade, foram observadas as normas pertinentes matria? (Decretos ns 99.257/90, 195/91 e 196/91 e Portaria n 04-ACI/PR, de 04/06/93). Nos casos de compra ou locao de imveis, houve consulta ao Servio de Patrimnio da Unio? ( 2 do art. 2 d o Decreto n 30/91). As licitaes de melhor tcnica subordinaram-se ao contido no Pargrafo 1 Artigo 46 da Lei n 8.666/93. A comprovao de exclusividade foi fornecida pela Junta Comercial do local da licitao, pelo Sindicato, Federao ou Confederao Patronal, ou ainda, por entidades equivalentes? ( 1 do art. 2 do Decreto n 30/91). Na caso de Licitao ou menor Preo a classificao foi dado em ordem crescente dos preos propostos ( artigo 45 pargrafo 1 Inciso I da Lei n 8.666/93). Nas licitaes do tipo Tcnica e preo, a classificao foi dada pela media ponderada das propostas tcnicas e de preo? (art. 46 Pargrafo 2 Inciso II da Lei n 8.666/93). Precedem homologao dos convites, pesquisa aferindo a compatibilidade dos preos propostos? ( art. 6 do Decreto n 449/92). As minutas de edital e, ainda, as dos atos relativos s dispensas e inexigibilidades de licitao e as de parcelamento de obras foram submetidas previamente apreciao do setor jurdico do rgo ou entidade? (Decreto n 2.743, de 21/08/1998). O Edital de Concorrncia para registro de preo est de acordo com o Decreto n2.743, de 21/-8/1998. As Notas de Empenhos para aquisio de bens e/ou servios esto sendo informadas no COMPRASNET. O gestor est verificando a relao de preos praticados, objeto da aquisio, no COMPRASNET (IN/ESAP n 04, de 08/04/1999). Ocorreram casos passveis de aplicao das penalidades previstas nos arts. 89 a 99 da Lei n 8.666/93? Caso positivo, que providncias foram adotadas? (alterado pela Lei n 8.883/94).

42

43 44

45

46

47

48

49 50 51

52

102

LEGISLAO: Lei n 8.666/93, de 21/06/93, com as alteraes introduzidas pela Lei n 8.883, de 08/06/94, e MP n 1500 de 14/,de 05/09/96, e MP n 1531, de 02/12/96. Decreto n 30, de 27/02/91; Decreto n 195, de 21/08/91; Decreto n 196, de 21/08/91; Lei n 6.496/77; Resoluo CONFEA n 361, de 31/06/91; Resoluo CONFEA n 317, de 31/10/86; Portaria ACI/PR n 4, de 06/06/93; Decreto n 99.257/90; Medida Provisria n 1.081/95, de 28/07/95 e reedies posteriores; e Decreto n 2.295, de 04/08/97. Lei n 9.648, de 27/05/1998 Decreto n 2.743, de 21/08/1998 IN/SEAP n 03, de31/03/1999; IN/SEAP n04, de 08/04/1999.

ITEM 01

RECURSOS HUMANOS A instituio est efetuando o pagamento da GAE e do Anunio sobre a vantagem dos artigos 192, inciso II, e do 193? (Lei Delegada n 13/92, Lei n 8.852/94 e Lei n 8.112/90).

RESPOSTA SIM NO

103

02

A SRH/MP autorizou a realizao dos concursos pblicos promovidos pela instituio? Os editais dos concursos foram publicados no DOU e em jornal de grande circulao? As nomeaes foram efetivadas no inicial de classe e padro de cada nvel? Ocorreram nomeaes de candidatos, aps 12/01/95, sem autorizao expressa do MP? So observados os prazos para posse e exerccio? (IN/SAF n 01/92, Portaria SAF n 2.343/94, Lei n 8.112/90 e Decreto n 1.368/95). Os processos de concesso de ajuda de custo esto em conformidade com a legislao? (Decretos ns 75.647/75 e 1.445/95). A instituio est efetuando o recolhimento dos encargos sociais relativos ao PSS, INSS e IRPF, para posterior repasse. Os editais dos processos para seleo de professorsubstituto foram publicados no DOU e em jornal de grande circulao? Os contratos foram encaminhados ao MP? (Lei n 8.745/93). Servidores afastados esto percebendo os adicionais de insalubridade ou periculosidade? A concesso desses adicionais amparada por laudos tcnicos expedidos por comisso legalmente constituda? (arts. 68 e 72 da Lei n 8.112/90 e letra p, inciso III, art. 1. da Lei n 8.852/94). Os casos de acumulao de cargos so lcitos? (art. 118 da Lei n 8.112/90 e incisos XVI e XVII, artigo 37 daC.F). As decises trabalhistas foram transitadas em julgado? A instituio esgotou todas as vias recursais? Os processos de aposentadoria esto sendo encaminhados Gerncia Regional de Controle Interno? (Resoluo TCU n 255/91 e Portaria/SFC n 252/94).

03

05

07

08 09

10 11 12

104

ITEM 13

RECURSOS HUMANOS O clculo do Abate-Teto est sendo efetuado automaticamente pelo SIAPE?; Verificar se existe rubrica informada para clculo deste item (inciso III, art. 5 da Lei 8.852/94) Para as concesses de aposentadoria posteriores a Emenda Constitucional n 20 de 15 de dezembro de 1998, a entidade adotou as orientaes constantes da IN/SEAP n 05, de 28 de dezembro de 1998? Nas cesses de servidores, at 31/12/99, foi observado o disposto no Decreto n 3.319, de 30/03/99? A jornada de trabalho estabelecida para os servidores da instituio compatvel com a fixada pelo Decreto n 1.590, de 10/08/95? Verificar se, no ato da posse, o servidor apresentou declarao de bens e valores, declarao de acmulo de cargos e empregos e atestado de sade ocupacional.

RESPOSTA SIM NO

14

15

16

17

18

Licena por motivo de doena em pessoa da famlia. Verificar requerimento e pagamento de auxlio-transporte.

19

Verificar os pagamentos informados manualmente no SIAPE. Dentre outros, vantagem pessoal, GED, GID, exonerao, adicional noturno e ajuda de custo.

20 21 22 23

Verificar progresso funcional dos docentes e tcnicosadministrativos. Verificar cadastro de dependentes . Verificar atualizao cadastral. Fazer levantamento dos cursos realizados no perodo em exame, participantes e valor pago aos instrutores.

105

ITEM 24

RECURSOS HUMANOS REGISTROS FUNCIONAIS Itens para exame: a) ficha funcional - verificar se adotado modelo adequado para registro dos dados funcionais dos servidores; b) registros funcionais - verificar se os dados funcionais so criteriosamente registrados, se esto atualizados e se conferem com os dados do SIAPE; PASTAS FUNCIONAIS. Itens para exame: deve ser observado se os documentos referentes a) vida funcional do servidor so arquivados em pastas adequadas; b) verificar se h pastas especficas para o arquivamento das declaraes de bens dos servidores, principalmente dos ocupantes de cargos em comisso; c) observar se so arquivados nas pastas funcionais os processos que tratam de interesses de cada servidor. CONTROLE DE FREQUNCIA Itens para exame: a) h controle de freqncia em conformidade com o disposto no Decreto n.1.590/96? b) so tomadas as medidas previstas em lei, quando registradas faltas injustificadas por mais de 30 dias? CONTROLE DE LICENAS E AFASTAMENTOS Itens para exame: a) verificar se h controle das licenas e afastamentos; b) verificar se so constitudos processos para a concesso ou autorizao de licenas e afastamentos, c) verificar se so observados os procedimentos legais para a concesso de licenas e afastamentos; d) verificar se os perodos de afastamentos e licenas so anotados na ficha funcional dos servidores.

RESPOSTA SIM NO

25

26

27

28

CONTROLE DA CESSO DE SERVIDOR Itens para exame: a) verificar se h comprovante de freqncia mensal do servidor cedido; b) verificar se o servidor cedido assinou termo de opo referente forma de pagamento da sua remunerao; c) verificar se o rgo cedente tem conhecimento da forma do pagamento feito pelo rgo cessionrio ao servidor cedido;

106

pagamento feito pelo rgo cessionrio ao servidor cedido;

107

ITEM LEGISLAO:

RECURSOS HUMANOS MP n 1.480 - 22, de 26/09/96; MP n 1.482 - 28, de 26/09/96; MP n 1.505 - 9, de 29/11/96; Portaria n SFC n 1.122, de 20/11/96; e Decreto n 2.050, de 31/10/96.

RESPOSTA SIM NO

108

RESPOSTA ITEM 01 3.1. TOMADA DE CONTAS - 2006 TOMADA DE CONTAS ANUAL - PEAS BSICAS Verificar se o processo de Tomada de Contas obedeceu os princpios estabelecidos pela IN/TCU n 12, de 24/04/96 e IN/SFC de 20/12/00. Peas Bsicas: Rol dos Agentes Responsveis; (art. 3 - IN/SFC n 04) Relatrio de Gesto; (art. 7 - IN/SFC n 04) Dotao de Despesas por UG e Clula Oramentria; Execuo da Despesa por UG e Clula Oramentria; Demonstrao da Movimentao Oramentria por UG; Balano Financeiro; Balano Patrimonial; Demonstrao das Variaes Patrimoniais. Declarao Expressa da Unidade de Pessoal que os responsveis a que se refere o Inciso I, esto em dia com a exigncia de apresentao da declarao de bens e rendas de que trata a Lei n 8.730/93. SIM NO

02

Em conformidade com a artigo 23 da IN/TCU n 12/96, os processos de tomada de contas sero organizados de forma simplificada, quando a despesa realizada no exerccio no ultrapassar o limite anualmente fixado pelo TCU (R$ 30.000.000,00, Deciso Normativa TCU n 22, de 18/11/1998), sendo constitudos, nesse caso, das seguintes peas: Rol dos Agentes Responsveis; Relatrio de Gesto; Balano Financeiro; Balano Patrimonial; e

109 Demonstrao das Variaes Patrimoniais.

110

ITEM 03 Os

TOMADA DE CONTAS ANUAL - PEAS BSICAS agentes responsveis e os detentores de funes

RESPOSTA SIM NO

comissionadas entregam, nos prazos fixados, no rgo de pessoal, as declaraes de bens exigidas pela Lei n 8.730/93 e IN/TCU n 05/94? Essa formalidade deve ser registrada no Relatrio de Auditoria.

04

Peas para subsidiar os exames de Auditoria (art. 14, IN/SFC n 04/96)

111

05

Assinatura das peas Contbeis (art. 13, 1 INSFC n 04/96).

LEGISLAO:
IN/TCU n 12, de 24/04/96; IN/SFC n 04, de 24/12/96; e Deciso Normativa TCU n 22, de 18/11/1998. IN/SFC n 02, de 20/12/2000.

112

ITEM 01

ORAMENTO E FINANAS A Receita Prevista e a Despesa Fixada esto em consonncia com o Oramento Anual aprovado? (artigos. 2, 3, 4, 5 e 6 da Lei n 4.320/64 e art. 167, II e V da C.F). O registro contbil da receita e da despesa foi realizado de acordo com os critrios constantes da Lei de oramento? (art. 91 da Lei n 4.320/64). So mantidos recursos ou aplicaes financeiras observando-se as formalidades descritas nos artigos 1, 2 e 3 do Decreto-Lei n 1.290/73 e 6, 7 e 8 do Decreto n 93.872/86? H realizao de despesas sem o prvio empenho? (art. 60 da Lei n 4.320/64). Verificar o comprometimento de obrigaes que excedem os crditos aprovados pelo Legislativo (art. 59 da Lei n 4.320/64 e art. 167, II, da C.F). Examinar aberturas de crditos suplementares ou especiais sem prvia autorizao legislativa (artigo. 167, V, da C.F.). Houve incio de programas ou projetos no includos na Lei Oramentria anual? (art. 167, I, da C.F). Verificar se houve remanejamentos, transposies ou transferncias de recursos de uma categoria de programao para outra, ou de um rgo para outro, sem autorizao legislativa (art. 167, VI, da C.F.). Os QDs foram apresentados aos rgos competentes em tempo hbil? Em caso positivo, citar em relatrio os seus valores individualizados, indicando os respectivos documentos de encaminhamento.

RESPOSTA SIM NO

02

03

04 05

06

07

08

09 10

113

11

H realizao de despesas em programas de trabalho ou Natureza de despesas inadequadas (Lei n 9.438/97). LEGISLAO: Decreto Lei n 1.290, de 08/12/73; Constituio Federal, de 05/10/88; Lei n 4.320, de 17/03/64; Decreto n 93.872, de 17/03/86; e Lei n 9.789, de 23/02/1999 Medida Provisria n 1.782/97.

114

ITEM 01

CONTABILIDADE BALANO ORAMENTRIO O oramento inicial e suas alteraes consignadas no Balano Oramentrio esto compatveis com o oramento final aprovado pelo Legislativo? (art. 167, V e VI, da C.F.). A receita prevista est em consonncia com a despesa fixada? Em caso de divergncia, solicitar informaes do prprio rgo ou entidade (artigos 91 e 102 da Lei n 4.320/64) Transao SIAFI: BALANORC.

RESPOSTA SIM NO

02

03

Verificar se o saldo da conta 191140000 (Receita Realizada) est compatvel com a do grupo 400000000 (Receita). Transao SIAFI: BALANCETE Verificar se os saldos das contas 292130200 e 292410102 se identificam com o correspondente ao grupo 30000000 (Despesa). No caso de Dficit Oramentrio, certificar se o mesmo est coberto pelo limite recebido Saldo Financeiro Ativo (em caso negativo, solicitar informaes junto ao prprio rgo) BALANORC. BALANO FINANCEIRO Verificar a conformidade dos valores registrados na Receita e Despesa Oramentria, em relao queles consignados nas colunas de execuo do Balano Oramentrio (art. 103 da Lei n 4.320/64). Transaes SIAFI: BALANSINT ou CONBALANUG.

04

05

06

07

Idntico procedimento dever ser observado com relao Demonstrao das Variaes Patrimoniais, no grupo Resultante da Execuo Oramentria. Verificar a existncia dispndios. de outros ingressos ou outros

08

09

No tocante ao grupo das Receitas e Despesas ExtraOramentrias, confrontar os seus valores com a movimentao anual das contas. Transao SIAFI: BALANCETE Exemplo: Contas dos grupos 1000000000 e 2000000000

115

10

Identificar se o Saldo do Exerccio Anterior compatvel com a Disponibilidade Para o Exerccio Seguinte, consignada no Balano Financeiro em anlise.

116

ITEM 11

CONTABILIDADE A Disponibilidade para o Exerccio Seguinte (Balano Financeiro em anlise) encontra consonncia com o Ativo Disponvel do Balano Patrimonial correspondente? Os pagamentos de despesas obedeceram os limites fixados no decreto de programao financeira para o exerccio de 1999, Decreto n 3.031, de 20/04/1999. Verificar se o saldo financeiro ativo se identifica com as disponibilidade por fonte de recursos. Transao SIAFI: BALANSINT - 5 ou CONBALANUNG - 5 BALANO PATRIMONIAL Examinar as conciliaes de todas as contas bancrias existentes, exceto da Conta nica do Tesouro Nacional. Dar nfase anlise das contas que representem Crditos e Dbitos da Instituio junto e para com terceiros. Transao SIAFI: BALANCETE, CONRAZO

RESPOSTA SIM NO

12

13

14

15

Verificar se os valores registrados na conta 112290000 Diversos Responsveis Apurados, foram motivados por Inquritos, Sindicncia ou Tomada de Constas Especiais. Confrontar o valor apurado no inventrio fsico-financeiro do almoxarifado com os valores consignados no Balano Patrimonial, nas contas: 113100000 Estoques e 142129200 Bens Mveis em Almoxarifado. Transao SIAFI: BALANCETE Verificar se os saldos existentes na conta 212110000 Fornecedores, em dezembro, esto compatveis com as Notas/Fatura. Verificar se os saldos de convnio devidos e no devolvidos at 31/12/XX, devedores da conta 193290200, foram registrados na conta 212161200. Verificar se os convnios esto registrados nas contas (19961xxxx (entrada) e 19962xxxx).

16

17

18

19

117

20

Conferir os valores constantes dos inventrios com as contas de Bens Mveis (14212000) e de Bens Imveis (142110000). Transao SIAFI: BALANCETE

118

RESPOSTA ITEM 21 CONTABILIDADE Verificar se os contratos e suas alteraes esto registradas na Conta 199700000 Direitos e Obrigaes Contratuais. Transao SIAFI: BALANCETE Contas que no devero apresentar saldos no final do exerccio: (Ver Normas de Encerramento). 211110100 - PSS Vencimento e Vantagens 211130000 - Tesouro Nacional 212130400 - PIS/PASEP 212130900 - PSS Contribuio s/Vencimento e Vantagens 212620000 - Ordens Bancarias a emitir 212630000 - Ordens Bancarias Canceladas 418000000 - Receita Corrente a Classificar 425000000 - Receita de Capital a Classificar. 23 Verificar se o saldo da conta 2141191100 refere-se a Compromissos Assumidos, conforme ITEM 2.2.2, Cdigo 02.03.06 do Manual SIAFI. Verificar a existncia de saldo na conta 199122900 - Diversos Responsveis em Apurao e providncias adotadas. DEMONSTRAO DAS VARIAES PATRIMONIAIS 25 Confrontar os valores das Receitas e Despesas nas Variaes Ativas e Passivas Resultantes da Execuo Oramentria com os correspondentes nos Balanos Oramentrios e Financeiro. Verificar se o Resultado do Exerccio (SUPERVIT/DFICIT) compatvel com o Demonstrado no Comparativo dos Balanos Patrimoniais. Para consultar sobre pagamentos efetuados pela Entidade no decorrer do exerccio, utilizar: Transao SIAFI> CONRAZO Cdigo da conta: 292410403 Valores Pagos. Verificar se as restries de correspondem aos fatos. Transao SIAFI: CONCONFCON conformidade contbil SIM NO

22

24

26

27

28

29 30

Verificar a existncia de saldos irregulares. Transao SIAFI: CONCONTIR Foram observados os procedimentos constantes nas normas expedidas pela Secretaria do Tesouro Nacional (STN), com relao ao encerramento do exerccio em anlise?

119

relao ao encerramento do exerccio em anlise? Transao SIAFI: CONMANMF 02.03.18.

120

ITEM 31

CONTABILIDADE Verificar se a unidade est registrando, tempestivamente, as conformidades Dirias e de Suporte Documental (IN-STN/SFC n 02/1999). Para selecionar os empenhos por modalidade utilize a transao CONNE ou as contas: 192410202 - Convite 03 - Tomada de Preo 04 - Concorrncia 06 Dispensa 07 Inexigvel 08 - No aplicvel Transao SIAFI: BALANCETE, CONRAZO

RESPOSTA SIM NO

32

121

122

ITEM 01

RESTOS A PAGAR Foram inscritos em fornecedores, do exerccio, somente os valores dos empenhos liquidados at o prazo estabelecido no Decreto de Programao Financeira do Exerccio. As despesas eventualmente em fase de execuo em 31/12/XX, no liquidadas, foram empenhadas conta do oramento do prximo exerccio? Verificar a existncia de concesso de dirias e ajudas de custo para pagamento em exerccio posterior, assim como relacionamento em Fornecedores ou Pessoal a Pagar de saldo de empenhos de tais despesas. Em caso positivo discriminar. Existem cancelamentos automticos de despesas inscritas em Restos a Pagar do Exerccio Anterior com permanncia do direito de credor por cinco anos a partir da data da inscrio? (art. 70 do Decreto n 93.872, de 23/12/86 e Item 4, subitem 4.1, da IN/DTN n 10/91). Na ocorrncia de o valor inscrito em Fornecedores ser menor do que o valor a ser pago, a diferena foi empenhada conta de Despesas de Exerccios Anteriores? (subitem 6.1 da IN/DTN n 10/91). Na ocorrncia de o valor inscrito ser maior do que o valor pago, a diferena foi devidamente cancelada? (subitem 6.2 da IN/DTN n 10/91). LEGISLAO Decreto n 93.872, de 23.12.86; IN/DTN n 10/91; Decreto n 2.401, de 21/11/97; e Decreto n 3.031/99,de 20/04/1999. (Programao Financeira p/1999).

RESPOSTA SIM NO

02

03

04

05

06

123

ITEM 01

DESPESAS DE EXERCCIOS ANTERIORES Somente foram reconhecidas como despesas de Exerccios Anteriores aquelas decorrentes dos casos previstos na legislao em vigor? (art. 22 do Decreto n 93.872/86). A dvida a ser paga conta de Despesas de Exerccios Anteriores foi reconhecida por autoridade competente? O processo de reconhecimento contm os elementos mnimos determinados pela legislao vigente? (item 2 da IN/DTN n 10/91). A autorizao de pagamento da despesa foi dada pela autoridade competente no prprio processo de reconhecimento da dvida? (item 3 da IN/DTN n 10/91). LEGISLAO Decreto n 93.872/86; IN/DTN n 10/91 Revogada pela IN/STN n 5, de 06/11/1996, (Exceto os Captulos 03.00.00 e 04.00 00).

RESPOSTA SIM NO

02

03

124

ITEM 01

TRANSPORTE Existe controle de utilizao de veculos que registre o horrio de sada e entrada, o destino, o usurio, a autorizao da chefia e a quilometragem percorrida? (item 8.4.1 da IN/SAF n 9/94). Houve liberao de cota para consumo de combustvel? Houve alterao da cota inicial estabelecida para o consumo de combustvel? O combustvel est sendo utilizado dentro dos limites estabelecidos pela CGSG/MEC? Para abastecimentos, lavagem, lubrificao e consertos, est havendo Controle Anual de veculos oficiais, de acordo com o estabelecido pelo anexo II, item 5, da IN/SAF n 9/94?.

RESPOSTA SIM NO

02 03 04 05

06

O licenciamento de veculos est atualizado? (item 13 da IN/SAF n 9/94). As multas aplicadas por infrao s leis de trnsito so pagas pela instituio e descontadas dos salrios dos motoristas ou pagas pelo prprio motorista? (Art. 19 do Decreto n 62.127, de 16/10/68). Foi enviada DSG/MP a relao dos veculos classificados como ociosos, recuperveis ou antieconmicos, acompanhados dos termos de vistoria para fins de reaproveitamento? (item 3.1 da IN/SAF n 9/94 alterada pela IN/MARE n 06/97). Discrimine quantitativamente o nmero de veculos da instituio. Existem veculos de terceiros em uso na instituio? (item 12.3 da IN/SAF n 9/94). Existe designao do responsvel pelo setor de transportes?

07

08

09

10

11

125

12

Os veculos oficiais so conduzidos por motoristas profissionais, regularmente matriculados? (art. 9 da Lei n 1.081, de 13/04/50). - REVOGADO PELA Lei n 9.327 de 09/12/96.

126

ITEM 13

TRANSPORTE Em casos de acidente com veculos oficiais, foram tomadas as providncias em conformidade com a legislao? (art. 10 do Decreto n 1.081/50). elaborado o Plano Anual de Aquisio de Veculos - PAAV e aprovado pela autoridade superior do rgo/Entidade? (item 2.1 da IN/SAF n 9/94 alterada pela IN/MARE n 06/97). A baixa dos veculos vendidos como sucata foi realizada nos termos da Lei n 8.722, de 27/10/93, regulamentada pelo Decreto n 1.305, de 09/11/94? procedida sindicncia toda vez que h comunicao de uso irregular de veculos oficiais? (item 15.1 da IN/SAF n 9/94). Houve aquisio e cesso de veculos? Caso positivo foi encaminhado ao DSG/MP, a ficha de cadastro de veculo em prazo no superior a 30 dias? (item 6.1 da IN/SAF nr. 09/94, anexo v).

RESPOSTA SIM NO

14

15

16

17 18

19

Os veculos so recolhidos em local apropriado e resguardados de furtos ou roubos, assim como dos perigos mecnicos e das ameaas climticas? (art. 10 da Lei n 1.081, de 13/04/50, e item 15.2 da IN/SAF n 9/94). Avaliar o gerenciamento da manuteno corretiva e preventiva de veculos. Avaliar a situao e o estado de conservao dos veculos da unidade.

20

21

Verificar a renovao do licenciamento anual de veculos automotores em tempo hbil, obedecido o calendrio do CONTRAN. Identificar a quitao do Seguro obrigatrio.

127

ITEM LEGISLAO

TRANSPORTE

RESPOSTA SIM NO

IN/SAF n 09, de 26/08/94, alterada pela IN/MARE n 06/97; Lei n 1.081, de 13/04/50; Lei n 9.327, de 09/12/96; Decreto n 99.188, de 17/03/90; Decreto n 99.214, de 19/04/90; Decreto n 804, de 20/04/93; Decreto n 1.094, de 23/03/94; Decreto n 1.375, de 18/01/95; e Lei n8.722 de 27/10/93.

128