CARTA DE AUTORIZACIN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIN ELECTRNICA DEL TEXTO COMPLETO.

(OPCIONAL)

Bogot, D.C., 07 Julio 2009

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Tesis doctoral
Seores BIBLIOTECA GENERAL Ciudad Estimados Seores: Los suscritos

Trabajo de Grado

Felipe Gonzlez Gonzlez, con C.C. No. 80 873 438, autor del trabajo de grado titulado PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS presentado y aprobado en el ao 2009 como requisito para optar al ttulo de Ingeniero Industrial; autorizo a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines acadmicos, muestre al mundo la produccin intelectual de la Universidad Javeriana, a travs de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera: Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en Biblos, en los sitios web que administra la Universidad, en Bases de Datos, en otros Catlogos y en otros sitios web, Redes y Sistemas de Informacin nacionales e internacionales Open Access y en las redes de informacin del pas y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana. Permita la consulta, la reproduccin, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finalidad acadmica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer. Contino conservando los correspondientes derechos sin modificacin o restriccin alguna; puesto que de acuerdo con la legislacin colombiana aplicable, el presente es un acuerdo jurdico que en ningn caso conlleva la enajenacin del derecho de autor y sus conexos. De conformidad con lo establecido en el artculo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artculo 11 de la Decisin Andina 351 de 1993, Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. Firma, nombre completo y documento de identificacin del estudiante ___________________________________________________ NOTA IMPORTANTE: El autor y o autores certifican que conocen las derivadas jurdicas que se generan en aplicacin de los principios del derecho de autor. C. C. FACULTAD INGENIERA PROGRAMA ACADMICO INGENIERA INDUSTRIAL

FORMULARIO DE LA DESCRIPCIN DE LA TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO

TTULO COMPLETO DE LA TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO: PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS

SUBTTULO, SI LO TIENE: ________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

AUTOR O AUTORES Apellidos Completos GONZLEZ GONZLEZ FELIPE

Nombres Completos

DIRECTOR (ES) TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO Apellidos Completos Nombres Completos BARRERO SOLANO LOPE HUGO

ASESOR (ES) O CODIRECTOR Apellidos Completos

Nombres Completos

TRABAJO PARA OPTAR AL TTULO DE: INGENIERO INDUSTRIAL FACULTAD: INGENIERA PROGRAMA: Carrera ___ Licenciatura ___ Especializacin ____ Maestra ____ Doctorado ____ NOMBRE DEL PROGRAMA: INGENIERA INDUSTRIAL NOMBRES Y APELLIDOS DEL DIRECTOR DEL PROGRAMA: _______________________________________________________________________________ CIUDAD: BOGOTA AO DE PRESENTACIN DEL TRABAJO DE GRADO: 2009

NMERO DE PGINAS 100

TIPO DE ILUSTRACIONES: Ilustraciones x Mapas Retratos Tablas, grficos y diagramas x Planos Lminas Fotografas x

SOFTWARE requerido y/o especializado para la lectura del documento No aplica MATERIAL ANEXO (Vdeo, audio, multimedia o produccin electrnica): No aplica

Duracin del audiovisual: ___________ minutos. Nmero de casetes de vdeo: ______ Formato: VHS ___ Beta Max ___

___ Beta Cam

____ Mini DV ____ DV Cam ____ DVC Pro ____ Vdeo 8 ____ Hi 8 ____ Otro. Cual? _____ Sistema: Americano NTSC ______ Europeo PAL _____ SECAM ______ Nmero de casetes de audio: ________________ Nmero de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de grado): _________________________________________________________________________ PREMIO O DISTINCIN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mencin especial): _______________________________________________________________________________

DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAOL E INGLS: Son los trminos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Tcnicos de la Biblioteca General en el correo biblioteca@javeriana.edu.co, donde se les orientar). ESPAOL
_____No aplica ______________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

INGLS
_______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAOL E INGLS: (Mximo 250 palabras - 1530 caracteres):
El trabajo de grado presenta una propuesta de mejoramiento en cuanto a exactitud de registro en inventarios. Esta propuesta est separada en dos aspectos, una enfocada a la reduccin de la inexactitud actual y otra enfocada a la forma como se mide la exactitud. Para llegar a esta conclusin se realizaron diferentes tipos de anlisis, incluyendo cantidades entregadas por proveedores, procesos internos dentro de la empresa entre otros. Estos anlisis permitieron definir las acciones ms apropiadas de mejora. Durante el trabajo se presenta el uso de diferentes herramientas de ingeniera industrial. This thesis presents a proposal for reducing inventory inaccuracy in a cosmetic company. There is a complete analysis of the factors that have a significant impact on the differences of inventory quantities. Also it analyses the inventory accuracy measurement, taking into account different equations and diverse procedures to show de state of the accuracy. The results obtained show that there can be a significant cost reduction by implementing the different changes suggested. During de project, there are diverse industrial engineering tools that are used.

PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS

FELIPE GONZLEZ GONZLEZ

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERA DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS INGENIERA INDUSTRIAL BOGOT 2009

PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS

FELIPE GONZLEZ GONZLEZ

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL

DIRECTOR LOPE HUGO BARRERO SOLANO INGENIERO INDUSTRIAL

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERA DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS INGENIERA INDUSTRIAL BOGOT 2009

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3.

INTRODUCCIN .......................................................................................... 6 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................ 8 OBJETIVOS ................................................................................................ 11

3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................ 11 3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................................... 11

4. 5.

METODOLOGA.......................................................................................... 12 MARCO TERICO ...................................................................................... 19

5.1 IMPACTO DE LA INEXACTITUD EN INVENTARIO ................................................... 19 5.2 FACTORES QUE AFECTAN PRECISIN EN CANTIDADES DE INVENTARIO ....... 21 5.3 PROCESO DE CONTEOS CCLICOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS ........... 22 5.4 TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CLCULO DE EXACTITUD EN INVENTARIO .............................................................................................................. 24

6.

RESULTADOS ............................................................................................ 27
6.1 DESCRIPCIN GENERAL DE PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS ...................................................................................................... 27 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 Informacin almacn de materiales ................................................................................ 27 Materiales de envase y empaque almacenados en la bodega ........................................ 29 Descripcin proceso de abastecimiento de materiales a planta de produccin .............. 31 Descripcin proceso de devolucin de materiales ........................................................... 32 Control de cantidades en inventario y clculo del indicador de exactitud ...................... 33

6.2 EVALUACIN DE PROCESO DE CONTROL SOBRE CANTIDADES EN INVENTARIO .............................................................................................................. 35 6.2.1 6.2.2 Tolerancias para aceptacin de diferencias .................................................................... 35 Clasificacin ABC como herramienta para definir cronograma de conteos .................... 37

6.2.3 6.2.4

Evaluacin de medicin de exactitud en inventario ........................................................ 39 Comparacin de indicadores como alternativa para clculo de exactitud ...................... 40

6.3 ANLISIS DE FACTORES QUE AFECTAN EXACTITUD EN INVENTARIO ............. 45 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 Ajustes en cantidad sobre diferencias identificadas ........................................................ 45 Anlisis de cantidades de proveedores ............................................................................ 47 Evaluacin de procesos internos ..................................................................................... 49 Anlisis global de factores que afectan exactitud en inventario ..................................... 59

7.

PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO ........................................................ 61

7.1 EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA CLCULO DE INDICADOR ................................................................................................................ 61 7.2 EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA REDUCIR INEXACTITUD EN INVENTARIOS ...................................................................................................... 64 7.2.1 7.2.2 Propuestas para reduccin de diferencias en proceso de abastecimiento y devolucin . 65 Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cclicos.................................. 69

7.3 EVALUACIN FINANCIERA DE LA PROPUESTA .................................................... 72 7.3.1 7.3.2 Evaluacin de impacto de inexactitud en inventario ....................................................... 72 Anlisis de rentabilidad de las propuestas ...................................................................... 74

8. 9. 10.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................... 77 REFERENCIAS ........................................................................................... 78 ANEXOS ..................................................................................................... 80

10.1 FORMATO PARA IDENTIFICACIN DE RECHAZOS EN PROCESO DE DESCARTONADO ............ 80 10.2 ESQUEMA DE MATERIALES ALMACENADOS ...................................................................... 81 10.3 DESCRIPCIN DE DIAGRAMA DE OPERACIONES ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA
DE PRODUCCIN............................................................................................................ 83

10.4 DIAGRAMAS DE FLUJO DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA DE PRODUCCIN ... 84 10.5 DIAGRAMA DE RECORRIDO ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA ....................... 87 10.6 DESCRIPCIN PROCESO DE DEVOLUCIN DE MATERIALES A BODEGA ............................... 88 10.7 DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA ...... 89

11.8 DIAGRAMA DE RECORRIDO DEVOLUCIN DE MATERIALES A BODEGA ............................. 91 10.9 DIAGRAMA DE DIVISIN DE ZONAS SEGN REQUERIMIENTOS DE HIGIENE .......................... 92 10.10 10.11 10.12 10.13 10.14 ORDEN DE TRANSPORTE PARA ORDEN DE PRODUCCIN........................................... 93 IDENTIFICADOR DE LNEA PARA ORDEN DE PRODUCCIN .......................................... 94 FORMULARIO DE CONCILIACIN PARA ORDEN DE PRODUCCIN ACTUAL .................... 95 FORMULARIO DE CONCILIACIN PARA ORDEN DE PRODUCCIN PROPUESTO .............. 96 APLICATIVO EN EXCEL PARA EVALUACIN DE CANTIDADES ENTREGADAS COMO

DEVOLUCIN ................................................................................................................. 97

10.15 10.16

FORMATO PARA LA IDENTIFICACIN DE MATERIALES EN DEVOLUCIN........................ 97 DIAGRAMA DE OPERACIONES PROPUESTO PARA DEVOLUCIN DE MATERIALES DE ...................................................................................... 98

ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA

10.17

DIAGRAMA DE RECORRIDO PROPUESTO PARA DEVOLUCIN DE MATERIALES DE ENVASE

Y EMPAQUE A BODEGA ................................................................................................... 99

1. INTRODUCCIN

Han surgido varias iniciativas por intentar eliminar los inventarios y el almacenamiento dentro de los procesos de la cadena de abastecimiento; esto es comprensible pues los inventarios estn asociados a altos costos y a actividades que no agregan valor a los precios. Sin embargo el flujo de los materiales, que conecta manufactura con el usuario final, no se espera que sea totalmente coordinado como para eliminar por completo dicha actividad (5). Mas an, el uso de inventarios puede traer beneficios relacionados con el servicio a los clientes, quienes tienden a exigir lotes ms pequeos y tiempos de entrega reducidos (7). La administracin y control de los inventarios busca definir un balance ptimo entre el costo y el beneficio asociado a los inventarios. La eficiencia de las operaciones relacionadas con el almacenamiento y la distribucin de materiales slo se puede alcanzar con un sistema que est hecho segn las necesidades especficas de una empresa (7). La eficiencia de dichas operaciones se mide con diversos indicadores que de ser confiables pueden ayudar en la correcta toma de decisiones. Dentro de estos indicadores se encuentra el porcentaje de ocupacin, tiempo de alistamiento de pedidos, retorno total sobre el costo del inventario entre otros. Pero cabe resaltar la importancia de un indicador tan trivial como lo es la exactitud en el registro de inventarios, el cual mide la precisin entre cantidades registradas y cantidades fsicas. Dicho indicador puede parecer sencillo de controlar; sin embargo a medida que aumenta el volumen y variedad de materiales almacenados en una bodega, la complejidad en su administracin crece de manera exponencial (5). El flujo continuo de materiales ya sea por recibo, despachos, rechazos, devoluciones u otros procedimientos aumenta el riesgo de presentar diferencia en el inventario. Todos los movimientos fsicos y lgicos deben ser coordinados para lograr tener un registro confiable de las cantidades. Tener baja exactitud en inventarios trae consecuencias muy desfavorables; por ejemplo, si un artculo es demandado y por falta de material no se puede cubrir dicha solicitud, se incurre en diversos costos; existen casos en que el cliente 6

prefiere esperar a que su pedido sea cubierto, lo cual puede implicar descuentos por entrega tarda, costos adicionales por administracin, manejo de materiales y transporte. Por otro lado el cliente puede preferir recurrir a la competencia, por lo tanto la contribucin de la venta se pierde; sea cual sea el caso, existe una mala imagen hacia el cliente, afectando las ventas en el largo plazo (2). Existen otros problemas que surgen por baja exactitud en inventarios; por ejemplo la cantidad registrada puede ser inferior a la que se tiene fsicamente, lo cual puede resultar en compras adicionales de material que realmente no se necesita. En general los costos derivados por una baja exactitud en el inventario se consideran costos de oportunidad los cuales son complicados de estimar. La precisin en el registro de inventarios est directamente relacionada con el sistema de almacenamiento que se utilice dentro de la bodega. Para definir el sistema a utilizar, se evalan otras variables como productividad, optimizacin de espacio, facilidad de instalacin y costo entre otros; sin embargo no existe una regla general aplicable para lograr estos objetivos; se tienen diferentes necesidades debido a los patrones de pedido de los clientes, demanda de productos y unidad de manejo entre otra gran diversidad de factores. Desafortunadamente por falta de conocimiento, falta de herramientas y/o falta de tiempo, muchos proyectos de reingeniera y organizacin de almacenes se inician sin comprender la raz de los problemas y sin explorar las verdaderas oportunidades de mejora (5); esto aumenta el inters por investigar este campo y as aportar de manera significativa en los resultados logsticos de una empresa.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa est dedicada a la produccin y comercializacin de cosmticos. Sus marcas se encuentran en pases como Colombia, Argentina, Chile, Mxico, Per, Venezuela y Ecuador, entre otros. Se tienen aproximadamente 2800 referencias de productos que incluyen colonias, esmaltes, cremas, labiales, talcos, shampoos y pestainas para mencionar unos pocos. En la elaboracin de estos artculos se necesitan materiales como tapas, frascos, etiquetas, vlvulas, celofn, bases, charolas, brochas y otra gran cantidad sumando hoy un total de 9127 cdigos. Dichos materiales han presentado problemas en su exactitud en inventario por ms de 3 aos, tiempo en el cual no se ha podido identificar la raz del problema1. Los problemas operacionales que se presentan adems de los ajustes monetarios que se han hecho sobre el inventario, ponen en evidencia la situacin que se est presentando. En el ltimo ao se han llegado a tener casos en que 759 de 3849 cdigos contados presentan diferencia por fuera de la tolerancia, esto equivale a una exactitud del 79,34 % (Tabla 1). Los ajustes realizados sobre el inventario en un ao han superado los $200 millones de pesos, situacin crtica que afecta los resultados de la empresa.

Tabla 1 Exactitud en Registro de Inventarios la empresa 2008

Periodo (2008) Febrero Marzo Abril

Aciertos 1453 2664 3054

Errores 278 645 795

% de Exactitud 83,94% 80,51% 79,34%

Palomino, L (2008, 23 Junio), entrevistado por Gonzlez, F., Bogot.

En la empresa, las razones por las que se presenta diferencia en inventario son muchas y muy diversas. Por ejemplo, el proveedor puede enviar cantidades erradas, las personas encargadas de alistar los materiales para las rdenes de produccin pueden contar incorrectamente; tambin los errores de exactitud pueden ocurrir cuando los rechazos de los materiales durante la produccin no se reportan o cuando las devoluciones de material se identifican con un cdigo errneo. Las causas son varias, sin embargo es razonable pensar que existe un motivo o algunos motivos principales detrs de estos problemas que generan tanta diferencia en el inventario de dichos materiales. Se han hecho varios intentos por eliminar las diferencias presentadas; por ejemplo, el personal encargado de alistar el material para rdenes de produccin se ha separado en grupos segn el artculo que se maneja, pensando en familiarizar al personal con un nico tipo de materiales y reduciendo el nmero de responsables directos. Tambin se han hecho auditoras de los procesos y proveedores; inclusive se han definido diferentes mtodos para calcular el indicador. Todas estas acciones pueden entregar resultados favorables; sin embargo, el problema ha persistido y hay incertidumbre sobre la efectividad de los resultados de los ltimos cambios realizados al proceso de administracin de inventarios en la empresa. Cabe resaltar que la forma como se est calculando el indicador de exactitud en inventario tiene poca credibilidad entre algunos de los empleados de la empresa; a finales de 2008 se reportaron porcentajes superiores a 99%; sin embargo, los problemas operacionales como paros en las lneas de produccin causados por la inexactitud en inventario se presentaban frecuentemente. Se citan a continuacin algunos comentarios hechos por parte del personal involucrado en el almacn de materiales:
El indicador ERI no muestra la realidad de la exactitud en inventario, es una medida que se puede manipular para arrojar resultados favorables Jorge Molano Supervisor de Cclicos Es imposible que el indicador muestre niveles de 98% o 99%, si fuera cierto, no tendramos tantos paros en produccin por falta de materiales Mario Quintero Supervisor Logstico

Ese indicador realmente debe estar cerca al 80%, eso segn los problemas que encuentro diariamente en el almacn Juan Deivy Castro Supervisor Almacn de Materiales Me gustara que en este trabajo de grado, usted (Felipe Gonzlez) nos ayudar a definir una forma adecuada para medir la exactitud en inventario Leonardo Palomino Jefe de Almacenes

Esto deja en evidencia que la medicin de la exactitud esta errada y por lo tanto es preciso considerar estas observaciones en la realizacin del presente trabajo. Cmo eliminar los problemas que se presentan por una baja exactitud en el inventario? Por medio de un estudio sistemtico y profundo de todos los factores que influyen en la inexactitud de los inventarios en la empresa, este estudio pretende aportar significativamente para evitar dicha situacin. Adems, basado en los hallazgos, se realizar una evaluacin de posibles alternativas de solucin para los problemas encontrados, estableciendo as una propuesta de mejoramiento teniendo en cuenta todas las caractersticas de la empresa.

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3. OBJETIVOS

3.1

OBJETIVO GENERAL

Presentar una propuesta de mejoramiento dentro del almacn de materiales de la empresa de cosmticos para reducir los costos derivados de las diferencias en inventario de material de envase y empaque.

3.2

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Evaluar si los indicadores utilizados por la empresa para medir la exactitud en el inventario reflejan la realidad de la situacin. 2. Proponer mejoras en la forma de calcular los indicadores, segn el resultado de dicha evaluacin, facilitando as la toma de decisiones. 3. Identificar los factores que determinan la diferencia en inventario y el aporte individual de cada factor a dicha diferencia. 4. Evaluar alternativas para dar solucin al problema definiendo la accin ms apropiada. 5. Realizar el anlisis costo-beneficio de la propuesta.

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4. METODOLOGA

Para lograr el cumplimiento de los objetivos se realizaron varias fases que se resumen en la Figura 1.

Figura 1 Esquemtico de las actividades asociadas a este proyecto.

4 2 Seleccionar alternativa de solucin para medicin de exactitud Seleccionar alternativa de solucin para reduccin de diferencias en inventario

5 Realizar anlisis costo-beneficio

Identificar el aporte de cada factor a la diferencia en inventario

Evaluar metodologa de clculo de indicador

Analizar factores que afectan exactitud en inventario

Analizar materiales almacenados

Identificar y describir metodologa de control de inventarios

Explorar y describir procesos que afectan inventario

Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 1

Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 2

Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 3

Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 4

Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 5

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A continuacin se explica cada una de las actividades que se realizaron en las fases presentadas 1. Analizar materiales almacenados y bodega de almacenamiento

1.1 Se recolectaron todos los cdigos de materiales almacenados en el almacn de materiales, estos se separaron segn su bodega de almacenamiento. La informacin se obtuvo por medio del sistema SAP utilizado en la empresa. 1.2 Tomando los materiales almacenados en la bodega principal, para cada componente se identificaron las siguientes variables: Clasificacin ABC por costo en inventario, unidades en inventario a Febrero de 2009, costo unitario, grupo de alistamiento de material asignado, unidades por ubicacin en estantera, proveedor, tolerancia de diferencia, movimientos fsicos entre Septiembre 2008 y Febrero de 2009, ajustes positivos y negativos entre Enero de 2005 y Febrero de 2009. 1.3 Por medio de entrevistas y observacin directa sobre 20 personas de la bodega de almacenamiento, se identificaron las herramientas,

formularios y equipos utilizados para manejar los materiales dentro del almacn. 2 Identificar y describir metodologa de control de inventarios 2.1 Utilizando el sistema de gestin documental de la empresa se seleccionaron los procesos correspondientes a las operaciones dentro del almacn de materiales. 2.2 Realizando una entrevista a Jorge Molano, Supervisor de cclicos y a Andrs Ardila, Analista de Contralora de Operaciones, se describi el proceso de control sobre cantidades en inventario adems del tipo de indicador utilizado para medir la exactitud en inventario.

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Explorar y describir procesos que afectan inventario

3.1 Se present la informacin sobre procesos alistamiento de material para rdenes de produccin y devoluciones. Para esto se utiliz el sistema de gestin documental. Estos procesos se representaron por medio de diagramas de operaciones, diagramas de recorrido y diagramas de flujo. 3.2 A travs de observacin directa y entrevistas del personal involucrado, se identificaron los entes responsables del inventario incluyendo los supervisores del almacn, los encargados de alistar el material para rdenes de produccin, los funcionario de recibo de materiales, los operarios de abastecimiento de componentes y los digitadores encargados de las transacciones en el sistema. 4 Evaluar metodologa de clculo de indicador

4.1 Se entrevistaron a los directivos incluyendo a Alcides Quintero, Jefe de Almacn de Materiales y a Leonardo Palomino, Jefe de almacenes, para conocer la forma como se utiliza el indicador calculado por la compaa. 4.2 Se tomaron las tolerancias asignadas para cada componente y se identific la cantidad de unidades y la cantidad monetaria que se acepta por componente. De esta forma se identific el impacto de la tolerancia para la medicin de exactitud en inventario. 4.3 Los movimientos fsicos de cada componente se recolectaron entre Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 para realizar la clasificacin ABC por movimiento. Se utilizaron los porcentajes 70, 20 y 10

respectivamente. Se realiz una matriz de comparacin entre la clasificacin por costo en inventario y la clasificacin por movimiento. 4.4 Se realiz un seguimiento a 100 conteos solicitados el da 10 de Enero de 2009 y se identific la cantidad de conteos aceptados por parte del Supervisor de cclicos.

4.5 Para 3 muestras diferentes de ajustes realizados sobre el inventario entre Enero y Febrero de 2009 se calcularon los indicadores de exactitud 14

en unidades neta, exactitud en dlares neta, exactitud en unidades absoluta, exactitud de conteos y exactitud de cdigos variando tolerancias. De esta forma se identific la informacin que aporta cada indicador acerca de la exactitud en inventario. 5 Analizar factores que afectan exactitud en inventario

5.1 Para 2452 materiales que tuvieron ajustes positivos y ajustes negativos, se calcul la cantidad neta por cdigo y se realiz un histograma segn el resultado. 5.2 Se identific el tiempo que para corregir una cantidad mal ajustada. Para esto se tomaron las fechas de cada uno de los ajustes y se calcul el tiempo transcurrido. 5.3 Se tomaron los materiales que presentaban mayor cantidad de diferencias y se identificaron los proveedores respectivos. El 40% de estos materiales corresponda a 17 proveedores. De estos proveedores se tomo la informacin de verificaciones en cantidad entre Enero de 2007 y Noviembre de 2008. 5.3.1 Se calcul la cantidad entregada real contra la cantidad reportada de cada proveedor. 5.3.2 Se calcul el porcentaje de entregas con cantidades faltantes y el porcentaje de entregas con cantidades sobrantes. De esta forma se identificaron proveedores crticos. 5.4 Se tomaron todos los movimientos fsicos de los materiales entre Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 y se identificaron los tipos de movimientos fsicos de mayor relevancia dentro del almacn de materiales. Para esto se utiliz un diagrama de Pareto. 5.5 Se analiz el proceso de alistamiento y fraccionamiento de 1300 aplicadores cuando estaban ubicadas en el primer nivel y cuando estaban ubicadas en niveles superiores.

5.6 Se calcul la distancia total recorrida, el tiempo que transcurra para acceder al material, el tiempo para fraccionar material y el tiempo para

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regresar cantidad a ubicacin. De esta forma se estim el costo total para alistar el material segn el nivel de ubicacin 5.7 Se analiz el proceso de descartonado de frasco de vidrio. Se solicit a los funcionaros de descartonado el diligenciamiento del formato del Anexo 11.1 con el fin de identificar la cantidad de rechazos de frasco por orden de produccin. 5.8 En cuanto al proceso de devoluciones se identificaron 5 materiales luego de ser devueltos por sistema y se calcul el tiempo transcurrido para ser regresados al almacn. 5.9 Junto con los abastecedores de materiales a lnea de produccin, se elabor un listado de los inconvenientes presentados durante el proceso de devolucin. 5.10 Un estudio de tiempos se realiz sobre la conciliacin de rdenes de

produccin, definiendo as el tiempo transcurrido para realizar los clculos correspondientes. 5.11 Por medio de una muestra aleatoria de 230 conciliaciones de rdenes

de produccin, se compararon las cantidades entre devolucin fsica y devolucin terica para cada componente y se identific la cantidad de ajustes positivos y ajustes negativos. 5.12 Se realiz conteo de 89 entregas de devolucin por parte del personal

de lneas de produccin y se calcul la exactitud de conteos, la exactitud en unidades neta y la exactitud en unidades absoluta. 5.13 Se realiz un estudio de un componente de alta rotacin en 4 rdenes

de produccin consecutivas y se calcularon las diferencias en devolucin fsica y devolucin terica.

Identificar el aporte de cada factor a la diferencia en inventario

6.1 En conjunto con Leonardo Palomino, el 17 de Abril de 2009 se establecieron los parmetros para definir los aspectos crticos de las diferencias en inventario. Estos parmetros se ponderaron segn el impacto sobre la inexactitud en inventario. 6.1.1 Utilizando una matriz de priorizacin se calcul el aporte de cada factor a la inexactitud en inventario. 16

Seleccionar alternativa de solucin para medicin de exactitud 7.1 Por medio de una investigacin exploratoria de diferentes metodologas de medicin de exactitud, se identificaron alternativas posibles para realizar medicin. 7.2 Se utiliza informacin de anlisis de tipos de indicadores realizada previamente para establecer los indicadores a utilizar para la empresa. 7.3 En conjunto con el personal administrativo del almacn y Leonardo Palomino, se establecen indicadores de mayor relevancia segn los objetivos de la empresa.

Seleccionar alternativa de solucin para reduccin de diferencias en inventario

8.1 Utilizando los diagramas operaciones, flujo y recorrido para cada proceso del almacn, se realiz una lista de alternativas de solucin a los problemas identificados. 8.2 Se establecieron los criterios de seleccin en conjunto con la jefatura del almacn, utilizando esta informacin se elabor una matriz de priorizacin para seleccionar las alternativas ms apropiadas de solucin.

Realizar anlisis costo-beneficio de la propuesta

9.1 Para las rdenes que se fabricaron entre Febrero y Marzo de 2009, se tomaron las rdenes que se detuvieron por motivos de inexactitud en inventario, se calcul el tiempo transcurrido y segn la tarifa de la lnea de produccin correspondiente se calcul el costo del paro presentado. 9.2 Entre Noviembre 10 y Diciembre 10 de 2008 se identificaron los materiales obsoletos enviados a destruccin. El costo estimado para cada tipo de material se identific por medio de SAP para definir el monto llevado a destruccin durante el mes de estudio. 17

9.3 Se identificaron y se calcularon los costos de llevar a cabo el proceso de conteos cclicos. 9.4 Segn las propuestas definidas, se identific la inversin requerida, los costos se establecieron por medio de informacin suministrada por Alcides Quintero, Jefe del Almacn de Materiales. 9.5 Se definieron los puntos en que se espera reduccin de costos y por medio de esto se defini el ahorro mensual para la compaa. 9.6 Utilizando un diagrama de flujo se plantearon los ingresos y egresos del proyecto presentado como propuesta. Finalmente se calcul el valor presente neto y la tasa interna de retorno para el proyecto presentado.

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5. MARCO TERICO
Para el desarrollo del presente trabajo se realiz una investigacin en 3 temas especficos que permiten mayor claridad sobre los problemas, a continuacin se muestra la informacin relevante.

5.1

IMPACTO DE LA INEXACTITUD EN INVENTARIO

Las diferencias en cantidad presentadas en inventario deben corregirse por medio de ajustes contables, dependiendo de si el inventario de mercancas proveniente del conteo es mayor o menor que el saldo en libros de contabilidad. En el primer caso se origina un sobrante, en el segundo, un faltante. Cualquiera que sea el caso, deben tomarse acciones conducentes a esclarecer las causas de la diferencia y a definir polticas para calificar el monto de la diferencia como considerable o no (17). En el caso de faltantes, si stos se explican por errores al determinar el costo de ventas y la diferencia es poco relevante, el faltante se corrige mediante el siguiente asiento, al 31 de diciembre (Tabla 2):
Tabla 2 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es poco relevante

Dbito Diciembre 31 Costo de ventas Mercancas $5,000

Crdito $5,000

En el caso contrario, si el monto del faltante es considerable y la empresa no tiene suscritas plizas de seguros para proteger sus inventarios, la diferencia debe llevarse a Gastos diversos Faltantes en inventarios, por medio del siguiente asiento (Tabla 3)
Tabla 3 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es relevante y la empresa no tiene suscritas plizas de seguros para proteger inventarios.

Dbito Diciembre 31 Gastos operacionales Faltantes de inventarios Mercancas $5,000

Crdito $5,000

19

Si la compaa tiene suscritas plizas de seguros que cubran el total del faltante, en lugar de debitar la cuenta Gastos se cargara a Reclamaciones A compaas aseguradoras. Si la pliza no cubre el monto total faltante, se debitaran respectivamente las cuentas Gastos diversos Faltantes en inventarios, por la parte no cubierta y reclamaciones A compaas aseguradoras, por la parte que cubre la compaa de seguros y el crdito se llevara a la cuenta Mercancas. Si el faltante lo tiene que cubrir el trabajador responsable de su custodia, se debitara la cuenta Cuentas por cobrar a trabajadores. Si el saldo en libros es menos que el inventario de mercancas resultante de la toma fsica, se origina un sobrante en inventarios. Igual que en el caso anterior, deben buscarse sus causas y proceder a los ajustes contable. Si se trata de sobrantes de valor reducido, estos se corrigen a travs del siguiente ajuste al 31 de Diciembre (Tabla 4)
Tabla 4 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia no es relevante

Dbito Diciembre 31 Mercancas Costo de Ventas $5,000

Crdito $5,000

En caso contrario, si el monto del sobrante es considerable, la diferencia se corrige mediante el siguiente registro contable (Tabla 5).
Tabla 5 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia es relevante.

Dbito Diciembre 31 Mercancas Ingresos no operacionales Sobrantes de inventarios $5,000

Crdito $5,000

Los ajustes contables representan la forma como se deben corregir las diferencias en los libros de contabilidad de la compaa; lo cual afecta el valor que se tiene en inventario, sin embargo, los impactos de la inexactitud no se ven reflejados nicamente en estos ajustes. Otros factores que se deben tener en cuenta son los efectos sobre el servicio al cliente, el tiempo requerido para buscar material perdido, la destruccin de material por motivos de inexactitud y el costo de llevar a cabo un proceso de control en unidades. Estos ltimos inconvenientes son ms relevantes que el hecho de tener que realizar ajustes monetarios y se miden dependiendo de la operacin que afecten dentro de la empresa (2). 20

5.2

FACTORES QUE AFECTAN PRECISIN EN CANTIDADES DE INVENTARIO

Entender la naturaleza de los errores cometidos por las personas, los cuales generan diferencias en inventario, es indispensable para aplicar las soluciones apropiadas. Existen dos tipos de errores; los que ocurren por falta de conocimiento y los que ocurren por falta de atencin (13). Ejemplos de errores causados por falta de conocimiento: Errores cometidos por los empleados que no tienen conocimiento sobre la conversin de unidades de medida causando conteos errados. Cuando un empleado no se da cuenta que el material que est manejando realmente es un estuche de varias unidades. Errores cometidos por un operario que no sabe cmo manejar la bscula de conteo. Ejemplos de errores causados por falta de atencin: Tomar el artculo que no corresponde. Tomar una cantidad diferente a la solicitada. Olvidar realizar una transaccin en el sistema en cuanto a movimientos de materiales. Realizar una transaccin dos veces. Transponer nmeros de una cantidad o de un cdigo. Los errores que se presentan por falta de conocimiento de los empleados son generalmente ms fciles de prevenir que los que ocurren por falta de atencin. La capacitacin de los funcionarios o cambios en los procedimientos como la forma en que se identifican los productos puede ayudar a resolver los problemas de falta de conocimiento. Por otro lado los errores por falta de atencin son difciles de explicar; los

trabajadores conocen la tarea que deben hacer pero simplemente no se ejecuta correctamente. El improbable que se logren eliminar del todo estos errores, sin embargo se pueden reducir significativamente con el rediseo de procesos, capacitaciones e implementacin de nuevas tecnologas como cdigos de barras.

21

El comportamiento de la mente humana puede ayudar a explicar el por qu de estos errores de falta de atencin. Una persona que realiza una tarea puede prestar mucha atencin las primeras veces que realiza la actividad, sin embargo luego de que la tarea se vuelve repetitiva, los movimientos se vuelven mecnicos y la atencin se reduce (13). Hasta el momento se ha realizado un estudio de cmo ocurren los errores, sin embargo cabe resaltar los diferentes factores que se pueden mejorar con el fin de generar menos diferencias en inventario. Realizar una evaluacin de los procesos es una metodologa para identificar factores que afectan la exactitud en inventario; cabe resaltar que al realizar un estudio de estas caractersticas se debe tener en cuenta que la precisin en inventario no es el factor ms relevante al momento de analizar los procesos, es por esto que se debe considerar el servicio al cliente, productividad, calidad, capacidad, seguridad industrial y objetivos financieros de la organizacin. (3) Otro factor que puede ser relevante es el hecho de que los proveedores no entreguen cantidades correctas de materia prima, lo cual puede afectar el inventario desde antes de generar operaciones internas en los almacenes. Un aspecto relevante es el hecho de llevar a cabo un proceso de conteos cclicos lo cual puede ser tanto favorable como perjudicial al momento de realizar ajustes sobre las cantidades (7).

5.3

PROCESO DE CONTEOS CCLICOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS

El proceso de realizar conteos cclicos tiene dos objetivos principales; alcanzar la excelencia en el nivel de servicio y optimizar la efectividad de los procesos internos de la empresa. Los objetivos especficos incluyen la identificacin de problemas en los proceso con el fin de enfocar de manera ms precisa los intentos por mejorar; por otro lado se corrigen las cantidades que se encuentren con diferencia con el fin de evitar que estas variaciones afecten las operaciones. (13) Varias compaas evalan la exactitud en registro de inventarios utilizando medidas financieras como por ejemplo ajustes monetarios realizados sobre el inventario, lo cual es el costo de los inventarios faltantes o sobrantes. Sin embargo esta medida puede ocultar la realidad sobre el impacto de la inexactitud en inventarios, ya que se 22

calcula con el valor de la moneda en el momento del ajuste. Financieramente se puede encontrar que la diferencia es aceptable mientras que a nivel de cantidades puede existir una inexactitud significativa. Sin embargo cabe resaltar las caractersticas que se deben cumplir para definir un artculo como acertado. Adems de la cantidad se debe verificar el cdigo, ubicacin y lote en caso de tenerlo. Existen situaciones en que la verificacin abarca el precio del artculo, las unidades por caja y la descripcin entre otros. Al momento de analizar los errores en registro de inventarios, es clave medir y rastrear todo tipo de errores con el fin de realizar un diagnostico adecuado y prevenir futuras equivocaciones. Para llevar un control sobre los inventarios es recomendable realizar un conteo de las unidades peridicamente. Varias empresas utilizan conteos cclicos, sin embargo existen diferentes metodologas para esto: Conteo cclico aleatorio: Se toma una muestra aleatoria de todas las referencias que se tienen dentro del almacn. Para este mtodo, se pueden utilizar tcnicas para asegurar que todas las referencias tengan la misma probabilidad de ser seleccionadas. Existen diferentes posibilidades de realizar la clasificacin para los conteos. Conteo por ubicaciones: Se selecciona un rea de la bodega y se cuentan los artculos que se encuentren en dicho sector. Conteo en base a clasificacin ABC: Las referencias se separan en categoras utilizando un anlisis de Pareto. El nmero de conteos en el ao depende del la categora en que se encuentre el artculo. La clasificacin se puede hacer en base al costo, frecuencia de uso, criticidad del artculo u otras caractersticas. Estos conteos cclicos pueden llegar a ser muy efectivos; un estudio realizado por Harry Meyer, publicado en Production and Inventory Management Journal, mostr que la exactitud en registro de inventarios paso de 65% a 95% luego de implementar los conteos cclicos. Esto represent un ahorro de $330.000 dlares anuales, comparando los conteos cclicos con un nico conteo anual de todos los inventarios.

23

5.4

TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CLCULO DE EXACTITUD EN INVENTARIO

Para que un proceso de medicin se considere correcto se deben cumplir ciertas caractersticas, por un lado debe ser una metodologa que facilite el control sobre los procesos, tambin debe ser un incentivo para implementar cambios enfocados a mejorar las operaciones y debe ser utilizado para llevar una documentacin de los resultados de los cambios (3). Los indicadores utilizados en la medicin pueden afectar estas condiciones mencionadas, en la Tabla 6 se muestran los tipos de indicadores utilizados para medir la exactitud en inventario.

24

Tabla 6 Comparacin de tipos de indicadores opcionales para determinar la exactitud en registro de inventarios

Nombre

Ecuacin

Descripcin

Comentarios Adicionales
Se enfoca en que la cantidad total de cada cdigo est correcta. Sin embargo, si un material esta en 2 ubicaciones y una ubicacin tiene sobrante y la otra tiene faltante (compensando una cantidad con la otra) el total del material puede estar correcto pero no estara correcto si se mira cada ubicacin de forma independiente.

Cdigos acertados

Es el indicador utilizado actualmente por la empresa. Se evala la cantidad de materiales que tienen la cantidad correcta en inventario.

Conteos acertados

En este caso un conteo se refiere a la combinacin cdigo-ubicacin, o en otras palabras, cada lnea en la hoja de conteo. Se calcula el porcentaje de conteos acertados.

Las tolerancias definidas para las diferencias deben ser establecidas luego de un anlisis detallado; de no ser as este indicador reflejara resultados alejados de la realidad en exactitud.

Exactitud en unidades neta

Compara la variacin neta en unidades con la cantidad esperada. Por ejemplo, si para el cdigo XYZ se esperaban encontrar 100 unidades y se encontraron 95; para el cdigo RST se supona que debera haber 100 y se hallaron 104 las varianzas seran de -5 y +4 por lo que la variacin neta sera de -1. Esto resulta en 99.5% de exactitud (199/200)

Este indicador puede resultar muy elevado ya que las diferencias positivas se cancelaran con las negativas. Es por esto que no se considera una forma acertada de medir la exactitud. Sin embargo, es til para definir la tendencia de la diferencia. Por ejemplo, si la exactitud se mantiene negativa puede significar que existan problemas en el reporte de rechazos en produccin o que existan robos de materiales en la bodega.

Exactitud en dlares neta

La exactitud en dlares neta se calcula de forma similar a la exactitud en unidades neta, slo que se compara monetariamente (Unidades X Costo Unitario). Si para el ejemplo anterior se aplicara un costo unitario de $10 a XYZ y de $5 a RST, esto resultara en una diferencia neta de -$30, por lo que la exactitud sera de 98% (1470/1500). Este indicador, a diferencia del de exactitud en unidades neta, es que no tiene en cuenta el signo (+/-) de la diferencia. Por ejemplo, si para el material XYZ se tiene una diferencia de -5 y para el material ABC se tiene una diferencia de +4, la diferencia absoluta es de 9, por lo tanto la exactitud es de 95.5% (191/200)

Desde una perspectiva contable, este indicador es apropiado ya que muestra la exactitud total del valor en inventario. Una diferencia pequea de un material costoso se puede compensar con una diferencia grande de un material poco costoso.

Exactitud en unidades absoluta

Como se puede ver, este indicador es ms efectivo para ilustrar la exactitud operacional, tomando ambas diferencias como un error y no cancelando las diferencias positivas con las negativas.

Exactitud en dlares absoluta

Es utilizado de forma similar al caso anterior pero en dlares. Por ejemplo si el costo unitario del material XYZ es de $10 dlares y para el material ABC es de $5, se tendra una diferencia de $70 dlares sobre $1500, lo cual representara una exactitud de 95.3%.

Este indicador muestra todas las diferencias absolutas de forma monetaria, no es muy representativo desde un punto de vista contable ya que no indica perdida ni ganancia.

26

6. RESULTADOS
6.1 DESCRIPCIN GENERAL DE PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS

En este captulo se pretende dar claridad al lector sobre los procesos dentro del almacn de materiales. Se cubren aspectos generales sobre las bodegas de almacenamiento y los materiales que se manejan; luego se explican los procesos de mayor relevancia y al final se describe la metodologa actual para el control de cantidades en inventario. Esta seccin es informativa y pretende facilitar la compresin del anlisis realizado en captulos posteriores. 6.1.1 Informacin almacn de materiales El almacenamiento est repartido en un almacn principal ubicado en Tocancip y dos almacenes externos, uno ubicado en el Km 32 va Tocancip (Autonorte) y el otro ubicado en Funza. Del total de materiales que se manejan, la bodega de Tocancip tiene 99%, Autonorte 6% y Funza el 2%2 (Existen varios cdigos que estn ubicados en ms de una bodega). Como se puede ver, la bodega de Tocancip representa el punto ms importante para realizar el anlisis en el presente trabajo. A continuacin se dar informacin sobre este centro de almacenamiento. El almacn de materiales est constituido por 40 estanteras, de las cuales el 75 % son utilizadas para ubicar materiales de envase y empaque; las 4 restantes se utilizan para almacenar materia prima ya sean qumicos y aditivos utilizados en la fabricacin de los cosmticos. En total se cuenta con ms de 13 505 ubicaciones para estibas de tamao estndar. Las estanteras son de profundidad sencilla y contienen 6 niveles de altura. Se cuenta con 4 puntos de digitacin, 2 para el recibo e ingreso de los materiales y 2 para el abastecimiento a las planta de manufactura.

Informacin vigente al 12 Febrero de 2009

Un esquema sencillo de la bodega, se muestra en la Figura 3.

Figura 3 - Distribucin General Almacn de Materiales ubicado en Tocancip Cundinamarca Vista Superior

Para el manejo de las estibas, se cuenta con diferentes tipos de maquinaria; 5 estibadores hidrulicos utilizados principalmente para el recibo e ingreso de los componentes. Para la ubicacin y extraccin de estibas completas en las estanteras se utilizan 3 trilaterales. En cuanto a la operacin de fraccionamiento o alistamiento de cajas y unidades sueltas se cuenta con 3 stockpickers. En la operacin de abastecimiento a la planta de manufactura se manejan 3 montacargas sencillos. El uniforme utilizado por los funcionarios incluye overol, botas, casco y cofia. Las ilustraciones respectivas se muestran a continuacin (Figuras 4 a 8)

28

Figura 4 Uniforme utilizado dentro de la bodega de almacenamiento.

Figura 5 Tilateral para extraccin y ubicacin de estibas

Figura 6 Montacargas para abastecimiento a planta de produccin.

Figura 7 Stockpicker para alistamiento de materiales y manejo de cajas sueltas.

Figura 8 Estibador hidrulico utilizado en recibo de materiales por parte de los proveedores.

6.1.2 Materiales de envase y empaque almacenados en la bodega La exactitud en inventario es medida para todo tipo de componentes, este trabajo abarca los materiales de envase y empaque (MEE), los cuales ocupan ms del 75% del espacio en el almacn. A Febrero de 2009, en MEE se tienen ms de 8308 cdigos, $ 58,729 millones de pesos en inventario y 282 millones de unidades. Las operaciones y la forma como se manejan los materiales pueden afectar directamente sobre la exactitud en inventario. Es por esto que se deben conocer los

29

materiales almacenados; de esta forma se podr tener mayor claridad de cmo se manipulan los materiales adems de la razn de ser de los sistemas de almacenamiento implementados actualmente. En el Anexo 11.2 se presentan diagramas de los tipos de componentes almacenados. La planta est dividida en 3 grandes procesos de manufactura. 1. Hidroalcoholes (Fragancias, Esmaltes) 2. Emulsiones y Shampoo 3. Talcos y Maquillaje Segn esta divisin, el almacn de materiales realizaba el alistamiento (fraccionamiento) en grupos de personal separados de la misma forma. Con esta metodologa, todos los grupos deban abastecer todo tipo de materiales. (Por

ejemplo: Las tapas eran necesarias en todos los procesos). A partir de Mayo de 2008, la jefatura del almacn decidi dividir los grupos por tipo de materiales y no por procesos. Esta clasificacin qued de la siguiente forma:

Tabla 7 Informacin sobre la divisin por grupos de fraccionamiento segn el tipo de componente. Se presenta la referencia asociada a cada tipo de material.

Grupos Grupo 1

Tipos de Materiales Asignados Aplicadores, bases, brochas, charolas, estuches, motas.

Referencias AP, BA, BR, CH, ES, MO BL, CJ, IN, OPP, SA FR, PO, PR CR, HO, HQ, PM, ST, TA, TA+VA, TN, TT ET, FO, TE AVISP, CAJA CORR

Grupo 2 Grupo 3

Bolsas, cajas, interiores, celofn, sachets. Frascos, potes, probadores Collarines, hombreras, Anti actuadores, Vlvulas, sobre tapas, tapas, tapa + vstago, tapones, tubos Etiquetas, folletos, termo encogibles Avisperos, cajas corrugadas

Grupo 4

Grupo 5 Corrugados

Adems de esta divisin, se estn definiendo reas especficas de almacenamiento segn los grupos; de esta forma se disminuye el desplazamiento de cada grupo por

30

la bodega, reduciendo el tiempo de alistamiento y por lo tanto mejorando la productividad. 6.1.3 Descripcin proceso de abastecimiento de materiales a planta de produccin El objetivo de este procedimiento es entregar las cantidades de materiales en la cantidad correcta y en el momento correcto; es la razn principal por la que existe el almacn de materiales. Para facilitar la comprensin de este proceso se presenta en la Figura 9 el diagrama de operaciones respectivo; en el Anexo 11.3 se describe cada una de las actividades de forma detallada.
Figura 9 Diagrama de operaciones de proceso de abastecimiento de materiales a planta de produccin.

17 3 Alistamiento materiales secundarios Alistamiento materiales primarios Abastecimiento de orden de produccin

10

Bajar materiales de ubicacin

Bajar materiales de ubicacin

Generar programa de produccin

Verificar cdigo de material

Verificar cdigo de material

Consumir materiales en sistema Armar documentos de orden

11

Fraccionar cantidad solicitada

Fraccionar cantidad solicitada

Si 2 No Marcar Material

Marcado Necesario?

Introducir en bolsas plsticas

Si 1 No 13 Unificar componentes Descartonar frasco de vidrio

12

Material es Frasco de vidrio?

14

Diligenciar documentos

Unificar componentes

Diligenciar documentos

Operacin e inspeccin simultaneas

15

Consumir cantidades adicionaes

Operacin fsica 15 3 Operacin en sistema Envolver en plstico Inspeccionar orden completa

16 Inspeccin

Toma de decisin

17

Entregar materiales

31

6.1.4 Descripcin proceso de devolucin de materiales Una vez los componentes se han utilizado en la planta de produccin sobran unidades que deben ser regresadas a la bodega. Estas unidades podrn ser utilizadas posteriormente. En la Figura 10 se presenta el diagrama de operaciones del proceso de devolucin de materiales a planta de produccin; el Anexo 11.6 describe de forma detallada cada una de las actividades.
Figura 10 Diagrama de operaciones del proceso de devolucin de materiales de envase y empaque al almacn de materiales.

Envasado de materiales - Almacn de Materiales Devolucin de materiales de envase y empaque a bodega

11 3 Devolucin materiales primarios

Devolucin de materiales

Despejar lnea de produccin

Despejar lnea de produccin

Contar rechazo y desechar

Contar rechazo y desechar

Contar e identificar material sobrante

Contar e identificar material sobrante

Inspeccionar condiciones de material sobrante

Inspeccionar y encartonar material sobrante

Conciliar orden de produccin

Devolver lgicamente materiales

Unificar y verificar componentes devueltos

Encartonar material primario

Operacin e inspeccin simultaneas Trasladar lgicamente material a ubicacin

10 Operacin fsica

Operacin en sistema

11

Identificar material con ubicacin en bodega

Inspeccin

32

6.1.5 Control de cantidades en inventario y clculo del indicador de exactitud Para el control de las cantidades que se tienen en inventario se utiliza el proceso de conteos cclicos. ste tiene dos objetivos especficos: Identificar problemas en las operaciones internas y corregir las cantidades de los materiales en el sistema. A continuacin se explicar la forma en que se llevan a cabo los conteos cclicos actualmente. Al inicio del ao, el rea de costos enva un cronograma de conteos que debe ser cumplido por el personal del almacn de materiales. Este cronograma es recibido por el Supervisor de Cclicos, persona encargada de administrar el proceso en la bodega. El cronograma bsicamente muestra el listado total de cdigos que se tienen en inventario indicando su respectiva clasificacin A, B C basado en el costo total en inventario. Los cdigos A, B y C deben ser contados 3, 2 y 1 veces en el ao respectivamente. Se deben completar 12,795 conteos en todo el ao, lo cual se estima en 57 conteos por da hbil. A partir de esta informacin, el Supervisor de Cclicos clasifica los materiales segn la bodega donde est almacenado (Tocancip, Autonorte Funza) e identifica dichos materiales segn el grupo que fraccionar el material. A partir de esto genera los listados diarios de conteo para cada grupo de la forma como se puede ver en la Figura 11.
Figura 11 Hoja de conteo entregada por parte del supervisor de cclicos a los grupos de fraccionamiento. Cada grupo cuenta una hoja diariamente.

Cabe resaltar que se muestra un inventario disponible, de salida y total. El total es todo el inventario de material, independiente donde se encuentre; el inventario de 33

salida es inventario que est a punto de ser trasladado o ya se traslad. El inventario disponible es la resta entre el inventario total y el inventario de salida. Esta informacin es suministrada, ya que el personal encargado del conteo debe tener presente estos movimientos para realizar la respectiva bsqueda. Al final existe una columna de CONTEO para ingresar el total de unidades encontradas. En un da normal de trabajo se solicita el conteo de 100 cdigos, (20 cdigos por grupo de fraccionamiento); sin embargo no todas las diferencias encontradas son ajustadas en el sistema; es decir que la hoja de conteo no siempre se aprueba. En muchos casos se requiere hacer una revisin de la cantidad contada o realizar un seguimiento detallado de los movimientos que ha tenido el material para definir si la diferencia reportada en la hoja de conteo efectivamente existe. Para esto, el Supervisor de Cclicos es apoyado por un grupo de personas dedicadas exclusivamente a los conteos de los materiales los cuales verifican el conteo, revisan ubicaciones por donde ha pasado el material, revisan los puntos de devoluciones entre otros lugares donde pueda estar perdido el material. Si la diferencia persiste, el Supervisor de Cclicos debe hacer un anlisis y definir la razn por la que existe diferencia; luego se ajusta la cantidad real en el sistema. El paso siguiente es calcular el indicador de exactitud de registro en inventario (ERI), el cual es equivalente al indicador de cdigos acertados (ver marco terico). Si en el mes de Febrero se contaran 1200 cdigos de los cuales 1160 resultaran correctos en cantidad, el ERI para ese mes sera de 96.7%. Cabe resaltar que para aceptar un conteo como acertado se tiene un porcentaje de tolerancia definido segn el tipo de material. En la seccion siguiente se explica el proceso de definicion de tolerancias. Para resumir el proceso de conteos cclicos, se muestra a continuacin un diagrama de bloques de las actividades realizadas (Figura 12).
Figura 12 Resumen proceso estndar de conteos cclicos en la empresa.

Clasificar materiales por ABC

Contar inventario fsicamente

Recontar materiales con diferencia

Analizar diferencias

Aprobacin de hojas de conteo y clculo de indicadores

34

6.2

EVALUACIN DE PROCESO DE CONTROL SOBRE CANTIDADES EN INVENTARIO

En este captulo se pretende analizar el proceso de control sobre cantidades en inventario. Se identifican puntos de mejora para el proceso actual; adems, se evalan diferentes tipos de indicadores utilizando datos de la compaa. El resultado de este anlisis se utilizar para definir la metodologa ms apropiada de medicin. 6.2.1 Tolerancias para aceptacin de diferencias Las tolerancias estn definidas para aceptar cierto nivel de diferencia en inventario para los materiales. stas estn establecidas segn 22 categoras las cuales se muestran en la Tabla 4. Los materiales con mayor aceptacin de diferencia son las etiquetas, folletos, Sillers, Blisters, Termos, Celofn y Bolsas; los que menos aceptan diferencia son los potes de vidrio, estuches, frascos plsticos, potes plsticos y rollos de sachets. Para asignar la tolerancia, se tuvieron en cuenta las unidades por caja; es decir que si el material se consideraba complicado de contar, su tolerancia aumentaba.3

La Noire, L. (2009, 10 de Marzo), Analista de Base de Datos, entrevista telefnica Per-Bogot.

35

Tabla 8 - Tolerancias en Cantidades para los materiales segn categora. Categora 30 31 46 3 4 6 20 40 41 42 21 12 43 44 45 50 10 1 2 32 5 11 Texto Categora ENV-ETIQ/FOLLETOS ENV-SL/BLSTR/TE/CELF ENV-BOLSAS ENV-TAPAS/COLLARIN ENV-SOBRETAPAS ENV-TUBOS ENV-INTERIORES ENV-CHAROLAS ENV-LAINAS ENV-HILOS/SOGUILLA ENV-CJAS/TARJETAS ENV-FCO VIDRIO MTA ENV-APLICADORES ENV-BROCHAS ENV-MOTAS ENV-VALVULAS ENV-FCO DE VIDRIO ENV-FCOS PLASTICOS ENV-POTES PLASTICO ENV-ROLLO SACHETS ENV-ESTUCHES ENV-POTE DE VIDRIO Tolerancia 4.00 4.00 4.00 3.00 3.00 3.00 3.00 3.00 3.00 3.00 2.50 2.00 2.00 2.00 2.00 2.00 1.50 1.00 1.00 1.00 0.50 0.00

Definir una tolerancia es necesario; por ejemplo si se estn contando unidades a granel como el caso de las charolas, identificar una diferencia de una unidad en 10,000 se debe considerar como un error aceptable; sin embargo definir el nivel de tolerancia no es una tarea sencilla. Si se tiene un material que tiene 3% de tolerancia, y para una ubicacin que debera contener 400 unidades se encontraron 410, el conteo se considera acertado (2.5% de diferencia 10 unidades). Sin embargo si la ubicacin deba contener 300 unidades pero se contaron 310, el conteo es errado (3.3 % de error 10 unidades). Como se puede ver, en ambos conteos estn sobrando 10 unidades, pero uno es acertado y el otro errado. Otro inconveniente al momento de definir las tolerancias es el hecho de que un porcentaje pequeo puede representar desde $10,000 hasta $2000,000 de pesos dependiendo de las unidades en inventario. Estas consideraciones se deben tener en cuenta ya que afectan la forma como se mide el inventario.

36

6.2.2 Clasificacin ABC como herramienta para definir cronograma de conteos La empresa maneja una clasificacin ABC en base al costo total en inventario. Se utilizan los porcentajes 70, 20 y 10 respectivamente. La empresa tiene mayor control sobre los materiales clasificados como A, los cuales slo comprenden el 15 % del total de cdigos que se manejan. El resumen de esta clasificacin se puede ver en la Tabla 9.
Tabla 9 - Clasificacin ABC (Costo en millones de pesos) Clasificacin A B C Total Costo Inventario $ 41,117 $ 11,770 $ 5,841 $ 58,728 % Costo 70% 20% 10% 100% Cdigos 1206 2016 5086 8308 % Cdigos 15% 24% 61% 100%

La empresa de cosmticos realiza conteos de las cantidades de los materiales con base en la clasificacin ABC mencionada anteriormente. Los cdigos A, B y C se cuentan 3, 2 y 1 veces respectivamente en todo el ao. La razn de ser de esta clasificacin, es controlar la porcin ms costosa del inventario; sin embargo no es una clasificacin que facilite la identificacin de problemas en los procesos internos de la empresa. Pueden existir materiales con clasificacin A que no hayan tenido movimientos fsicos en un gran periodo de tiempo y sin embargo se verifican 3 veces en un ao. Para estudiar el posible impacto de no considerar los movimientos en esta clasificacin, se realiz una clasificacin en base a los movimientos, comparndola con la clasificacin actual. (Tablas 10 y 11).

37

Tabla 10 Comparacin clasificaciones ABC por movimientos y por costo total en inventarios Cantidad de cdigos

Tabla 11 Comparacin clasificaciones ABC por movimientos y por costo total en inventarios Conteos totales

En la Tabla 10 se puede ver la cantidad de cdigos en cada clasificacin; en color azul se encuentran los materiales que coinciden en ambas clasificaciones, lo cual representa el 61% del total de materiales. Sin embargo, el restante 39% que se representa de color rojo, no coincide; en este grupo se encuentren 209 cdigos que se clasifican como A en movimiento y como C en costo total en inventario, es decir que son materiales de alta rotacin pero su costo total en inventario es bajo. Por otro lado se deben resaltar los 451 cdigos que se encuentran como clasificacin C por movimiento y clasificacin A por costo total en inventario, materiales que no tienen alta rotacin pero se estn contando hasta 3 veces en el ao. Puede ser relevante para la empresa analizar los materiales con mayor costo en inventario; sin embargo, la realizacin de los conteos se debe hacer pensando en identificar puntos de mejora en la operacin (13). Analizar materiales con una alta rotacin podra facilitar la identificacin de errores y por lo tanto el mejoramiento contino en los procesos del almacn. La Tabla 11 representa la cantidad de conteos que se realizan en cada clasificacin; se calcula en base a la metodologa actual lo cual muestra que de un total de 12,736 conteos, 8,325 son para materiales de bajo movimiento. Realizar estos conteos tiene un costo para la compaa, y en este caso podemos ver que se est gastando una porcin significativa en materiales que no ayudan significativamente en la identificacin de errores. Si por el contrario se utilizara la clasificacin ABC por 38

movimiento para definir los conteos anuales se llegaran a tener 11,410 conteos lo cual reduce en 10.4 % de la cantidad actual. Del total de los 6108 materiales con clasificacin C por movimiento, 2423 (40%) han tenido cero movimientos fsicos entre Mayo 08 y Marzo 09, por lo que se podra llegar a considerar la categora D para materiales que entren en este grupo. Como se puede observar, existen varias consideraciones que se deben tener en cuenta al utilizar la herramienta de clasificacin ABC para definir el cronograma de conteos. sta puede ser til para definir el cronograma para cada material; pero si se consideran los puntos mencionados anteriormente, el tiempo dedicado a los conteos puede ser utilizado de forma ms eficiente. As se podran llegar a establecer propuestas ms acertadas de mejoramiento al identificar problemas internos ms fcilmente. 6.2.3 Evaluacin de medicin de exactitud en inventario Como se present en el planteamiento del problema, existe incertidumbre acerca de los resultados que muestra este indicador. En un ambiente de trabajo en el que existen paros de lnea frecuentes, adems de tiempo dedicado a la bsqueda de materiales entre otros inconvenientes, los resultados de la exactitud en registro de inventario (ERI) se presentan en la Tabla 12.
Tabla 12 - Resultados de exactitud en registro de inventarios Noviembre - 2008 a Febrero 2009. Metodologa actual.

Periodo Noviembre 2008 Diciembre 2008 Enero 2009 Febrero 2009

ERI 98% 99% 98% 99%

Estos resultados parecen ser sobresalientes, y pueden llegar a cuestionar los motivos por los que se est realizando el presente trabajo; sin embargo estos resultados no parecen reflejar la realidad de lo que est sucediendo en la empresa. Segn el autor Piasecki J. en su libro Inventory Accuracy, el proceso de conteos cclicos est diseado principalmente para identificar problemas en los procesos y corregir las cantidades que se encuentran erradas. En la empresa, se est utilizando este proceso para calcular el indicador de exactitud, lo cual sesga los resultados. 39

Realizando un seguimiento se identific que de 100 conteos diarios que se solicitan, se aceptan en promedio 61, los restantes que se encontraban con diferencia se sometan a una verificacin adicional. Cuando se identificaba por ejemplo que el material estaba ubicado en un lugar equivocado, se realizaba la correccin respectiva y luego se proceda a aceptar el conteo. En un principio exista un error, lo cual debera considerarse un caso de inexactitud, sin embargo al final resultaba como conteo positivo. Por otro lado no existe restriccin en cuanto a la cantidad de cdigos que se deben analizar mensualmente; si por ejemplo el personal encargado del proceso de conteos decide analizara todos los materiales que no han tenido movimientos desde la ltima vez que se contaron, el resultado probablemente sera de 100% en el mes; sin embargo, pueden existir otros materiales con problemas de cantidad. Es de esperar que la persona encargada de calcular el indicador haga lo posible por mostrar resultados sean positivos, favoreciendo la imagen del rea donde est trabajando. Esto puede desviar la atencin sobre la identificacin de problemas y enfocar el proceso en mostrar indicadores sobresalientes. Como se puede ver, la forma como se calcula el indicador actualmente no muestra la realidad de la exactitud en inventario. Es una metodologa que no permite tomar decisiones ya que no existe confianza sobre el mismo. El tipo de indicador utilizado para calcular la exactitud es un factor diferente a la forma como se calcula, es por esto que se realiz un estudio sobre los tipos de indicadores existentes. 6.2.4 Comparacin de indicadores como alternativa para clculo de exactitud El ERI calcula los cdigos de materiales que entran como acierto sobre un total de materiales verificados. Los comentarios acerca de esta medida se representan en la seccin de tipos de indicadores en el marco terico. Para el anlisis de indicadores se utilizarn las opciones presentadas en el marco terico. Se realizaron los clculos respectivos utilizando una base de resultados de la empresa. Inicialmente se comparan los indicadores de Exactitud en unidades neta (EUN) y Exactitud en dlares neta (EDN). Para simplificar las demostraciones en la Figura se presentarn las frmulas respectivas para cada uno de estos indicadores.

40

Como se puede observar, EUN y EDN utilizan 4 variables, SUS, SVU, SDS y SVD. La relacin entre SUS y SDS es proporcional, es decir a medida que se aumentan las unidades en sistema, necesariamente deben aumentar los dlares en sistema, son sumatorias de cantidades positivas nicamente. Sin embargo las variables SVU y SVD son sumatorias de cantidades tanto positivas como negativas, por lo tanto si SVU es positivo, el resultado de SVD puede ser tanto positivo como negativo dependiendo del costo de las unidades con diferencia. Los datos utilizados son tomados de conteos reales realizados en el almacn de materiales. En el caso mencionado la variacin (SVU) es positiva con 28,112 unidades lo cual representa que se tienen ms unidades de las que reporta el sistema, sin embargo se tiene una variacin (SVD) negativa de - $4,396 dlares. Con estos resultados el EUN es de 100.35% y el EDN es de 98.817%, lo cual demuestra que por un lado se tienen ms unidades de las esperadas y sin embargo se tiene menos cantidad monetaria en inventario de la esperada. La Figura 13 muestra la relacin entre los dos indicadores utilizando 12 bases de datos diferentes para la empresa; como se puede observar la proporcin de la variable dependiente que es explicada por la variable independiente es de 0.03 lo cual es un valor bajo.(1)

41

Figura 13 Relacin entre indicador de exactitud en unidades neta e indicador de exactitud en dlares neta. Se utilizan 12 bases de datos de conteos realizados en el almacn de materiales.

El indicador de exactitud en unidades absoluta (EUA) es otra forma de medir la precisin del inventario, la formula correspondiente se muestra a continuacin.

Para que este indicador muestre el mismo resultado que el indicador de exactitud en unidades neta, la SVU tendra que ser igual a la SAVU, lo cual slo se presenta en el caso en el que no exista diferencia de unidades. La demostracin se presenta a continuacin:

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La exactitud en unidades absoluta es por lo tanto otro indicador que es til identificar problemas operacionales al tomar diferencias positivas y negativas como un error, factor que no se logra identificar con los dems indicadores. Existe otro grupo de indicadores que toma como base el total de conteos realizados y no la sumatoria del inventario en unidades o en dlares como los ejemplos anteriores. De esta manera se identifica el nmero de errores que se tienen; los errores pueden calcularse por material4 o por conteo5 y en ambos casos se puede aplicar una tolerancia de error. A continuacin se analizan estas posibilidades. Se toma como base un conteo de 5504 ubicaciones, informacin recolectada entre Enero y Febrero de 2009. Una seccin de la informacin recolectada se ilustra en la Tabla 13.
Tabla 13 Seccin de resultados de conteo de 5504 ubicaciones de materiales de envase y empaque.

Los resultados obtenidos para el clculo de los indicadores de acierto y error se presentan en el Figura 14. Se puede observar la relacin entre el aumento en tolerancia y el resultado de la exactitud en inventario.

Indica la verificacin en cantidad de todas las ubicaciones donde se encuentre el material. Indica la verificacin en cantidad de una ubicacin de almacenamiento

43

Actualmente la empresa maneja un solo indicador de exactitud de cdigos de materiales utilizando tolerancias variables. El resultado de 99,1% es sobresaliente, sin embargo calcular el resultado para varias tolerancias muestra qu tan precisas son las cantidades; si la pendiente al variar la tolerancia es elevada significa que la tolerancia tiene un gran impacto en el resultado, si por el contrario la pendiente es leve, la tolerancia no tendra mayor efecto sobre el resultado, lo cual sera el resultado ptimo.
Figura 14 Exactitud por conteos y por cdigos variando tolerancias de aceptacin de error.

Comparacin Indicadores
100,0% 90,0% 80,0%
70,0%

98,7% 99,2% 91,5% 89,2% 74,3%

97,4% 99,1%

Exactitud

60,0%
50,3%

50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 0% 2% 5% Tolerancias Variables (Actuales)

Tolerancias
Por Conteos (Cdigo-Ubicacin) Por Cdigos

Al medir los aciertos por cdigo de material como lo est haciendo la empresa, se corre el riesgo de considerar acertado un material que a nivel de ubicaciones s presenta variacin; se presenta un ejemplo en la Tabla 14. El material 03-0067189 est distribuido en 4 ubicaciones diferentes, al realizar el conteo se encuentra una variacin superior a la tolerancia en cada ubicacin, es decir que todas las ubicaciones estn erradas. Sin embargo si se mira la totalidad del material, la variacin es aceptada y el cdigo es considerado un acierto. Es evidente que las diferencias positivas se cancelan con las negativas, generando una diferencia neta mnima.

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Tabla 14 Ejemplo de material que presenta diferencias significativas por ubicacin y diferencia mnima en total de cantidad.

Cdigo
03-0067189 03-0067189 03-0067189 03-0067189

Descripcin Material
FR IT'S YOU COL 100ML FR IT'S YOU COL 100ML FR IT'S YOU COL 100ML FR IT'S YOU COL 100ML

Ubicacin
006-034-04 006-035-04 008-025-04 008-050-04 Total

Cantidad en sistema
3,384 3,320 3,314 4,400 14,418

Cantidad Contada
4,705 2,897 3,646 3,420 14,668

Diferencia en Unidades
1321 -423 332 -980 250

Diferencia aceptada con Tolerancia 3%

101.52 99.60 99.42 132.00 432.54

Resultado
Error Error Error Error Acierto

La conclusin del anlisis es que la exactitud en inventarios se puede analizar de diferentes formas. Cada indicador presentado es til para identificar algn aspecto en cuanto a la precisin del inventario. Son indicadores independientes, por lo tanto si se analiza uno slo y el resultado es favorable, se puede estar ignorando otro indicador que muestra resultados desfavorables. Estas consideraciones se tendrn en cuenta al momento de definir la propuesta de medicin en el captulo 8.

6.3

ANLISIS DE FACTORES QUE AFECTAN EXACTITUD EN INVENTARIO

Las diferencias que se presentan en inventario se pueden presentar por diversos motivos, sin embargo en la organizacin no hay certeza sobre cules factores son los ms influyentes. Por esta razn se tomaron diferentes casos que influyen en la diferencia de inventario y se realiz un estudio sobre los mismos. Se estudiaron los ajustes que se han realizado en la historia para cada componente, por otro lado se analizaron los proveedores en cuanto a las cantidades entregadas; finalmente se realiz un anlisis de Pareto para definir el tipo de movimiento fsico que debera ser estudiado lo cual result en procesos de abastecimiento y devolucin. A continuacin se muestran los resultados. 6.3.1 Ajustes en cantidad sobre diferencias identificadas Los ajustes son la operacin realizada para depurar el inventario al momento de encontrar diferencias en cantidad. Es decir, si se realiza un conteo sobre un material y se encuentran unidades sobrantes, estas deben ser ingresadas al sistema para representar la cantidad real en existencia. Por otro lado si se encuentra faltante de material, entonces la cantidad debe salir del inventario en sistema. Estos ajustes se denominarn ajustes positivos y negativos respectivamente.

45

Un mismo material puede tener varios ajustes en la historia. Si se suma el total de los ajustes y el resultado es positivo, implicara que lo normal para ese cdigo es encontrar cantidades sobrantes. Si por el contrario, el resultado es negativo, significara que normalmente se tiene faltante. Un ltimo posible resultado es que tienda a cero, lo cual implicara que se ha encontrado tanto faltante como sobrante por las mismas cantidades. En la empresa, si se suma el total de los ajustes desde Enero de 2005 a Febrero de 2009, para todos los materiales, se tiene un resultado positivo de $247 millones de pesos. Esto puede considerarse como un ingreso, lo cual podra denominarse Otros ingresos por diferencia de inventario en el Estado de Resultados de la compaa. Para definir el resultado neto de los ajustes para cada material, se toman 2452 materiales que han tenido ajustes positivos y ajustes negativos, se agruparon segn el resultado. La Figura 15 muestra el comportamiento que se obtuvo.
Figura 15 Histograma de ajustes netos histricos para 2452 materiales de envase y empaque. Se toman materiales que hayan tenido ajustes positivos y negativos.

El resultado es evidente, ms de 860 cdigos (35%) resultan entre -$40,000 y $40,000 pesos; lo cual demuestra que los ajustes positivos realizados se estn 46

compensando con los ajustes negativos. La causal de esto puede ser por conteos que han resultado como diferencia negativa y un tiempo despus el conteo resulta con diferencia positiva lo cual significara que el material nunca estuvo faltante, simplemente estuvo perdido.6 Realizando un seguimiento puntual por cdigo de la fecha en la que se gener el ajuste positivo ms representativo y la fecha en que se gener el ajuste negativo ms representativo se identific que el 79% de los casos superan los 30 das antes de ser corregidos, en promedio toman entre 7.33 meses para ajustarse nuevamente teniendo casos mximos de hasta de 4.5 aos. Este tiempo que transcurre mientras la cantidad es corregida es tiempo en que la cantidad en inventario estuvo errada. Esto pone en evidencia los problemas operacionales en el almacn de materiales adems se demuestra que se estn realizando ajustes en cantidad cuando no es necesario, lo cual afecta la exactitud del inventario. 6.3.2 Anlisis de cantidades de proveedores Las diferencias generadas en inventario no se presentan nicamente por razones operacionales. Existe la posibilidad que desde el ingreso de los materiales, se presenten variaciones, es decir que los proveedores pueden afectar la exactitud que se tiene dentro de la bodega. Para analizar este factor, se tomaron los materiales que presentan mayor diferencia y se identific el proveedor correspondiente; de esta forma se escogieron los 17 proveedores ms representativos. Se realiz el anlisis a las verificaciones en cantidad realizadas entre Enero 2007 y Noviembre 2008. Se tomaron mnimo 30 verificaciones de ingresos de material por proveedor, los resultados se presentan en la Tabla 15.

Los ajustes en cantidad realizados en este caso incluyen verificaciones que han resultado con una diferencia

menor que la tolerancia considera aceptable. Por lo tanto en el proceso de clculo del indicador el supervisor de cclicos no presta atencin sobre estas diferencias.

47

Tabla 15 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de proveedores. Se calcula la cantidad neta como resultado de todas las verificaciones. Ajuste neto de total verificaciones 27,796 18,722 18,619 11,794 7,694 7,280 4,471 3,519 2,467 1,097 1,086 518 208 -34 -112 -283 -12,201 92,641

Proveedor Proveedor A Proveedor B Proveedor C Proveedor D Proveedor E Proveedor Q Proveedor F Proveedor G Proveedor H Proveedor I Proveedor J Proveedor K Proveedor L Proveedor M Proveedor N Proveedor O Proveedor P Ajuste total de verificaciones (Unidades)

Los resultados muestran que en total los proveedores ms crticos estn entregando ms unidades que las reportadas. Los proveedores pueden estar teniendo dificultades en conteos de cantidades para despacho, por lo que procuran entregar ms unidades evitando dar faltante. El resultado de esta seccin explica las unidades sobrantes que se identificaron en el numeral 7.1.2 de ajustes en cantidad. El hecho de tener unidades sobrantes en inventario es un factor que puede no ser de mayor impacto para la empresa ya que est recibiendo unidades que no se cobraron, sin embargo el presente proyecto se enfoca en definir una propuesta para asegurar que la cantidad que se reporta en sistema sea igual a la cantidad fsica, por lo tanto el hecho de tener cantidades sobrantes se considera un error en exactitud. Los indicadores presentados en el numeral 7.2.4 tambin se pueden aplicar para medir la exactitud de los proveedores. En la Tabla 16 se presenta la exactitud por conteos utilizando una tolerancia de 2% para cada proveedor. Se identifica que algunas cantidades se entregan con unidades faltantes y otras con unidades 48

sobrantes por lo tanto el impacto sobre los problemas que causa la inexactitud en inventario s se puede ver influenciada por la cantidad entregada por los proveedores.

Tabla 16 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de proveedores. Se calcula el porcentaje de cantidades entregadas con faltante y sobrante. Proveedor Proveedor C Proveedor F Proveedor Q Proveedor D Proveedor B Proveedor E Proveedor H Proveedor P Proveedor J Proveedor G Proveedor L Proveedor I Proveedor A Proveedor M Proveedor K Proveedor N Proveedor O Verificaciones con Faltante 61 31 31 25 24 24 19 18 13 11 9 8 8 3 3 2 2 32% 16% 16% 13% 13% 13% 10% 10% 7% 6% 5% 4% 4% 2% 2% 1% 1% Verificaciones con sobrante 41 7 7 21 19 27 8 11 3 1 1 1 13 0 0 0 0 22% 4% 4% 11% 10% 14% 4% 6% 2% 1% 1% 1% 7% 0% 0% 0% 0% Total verificaciones 188 172 122 87 96 99 53 113 49 63 45 79 76 30 31 60 31

Actualmente la empresa realiza las verificaciones de la cantidad entregada por los proveedores para identificar la cantidad real que se recibe y de esta forma hacer el ajuste correspondiente antes de ingresar las unidades al inventario. Sin embargo se debe realizar un seguimiento y presentar los resultados a los proveedores crticos. Se recomienda a la empresa que se realice un seguimiento continuo a esto para evitar ingresos de cantidades erradas al almacn. 6.3.3 Evaluacin de procesos internos En este captulo se procede a evaluar los procedimientos relevantes, identificando el aporte a la inexactitud actual. Cabe resaltar que la exactitud en inventarios no es la prioridad en cada proceso; la productividad por ejemplo es un factor ms relevante. Es por esto que se tienen en cuenta estas variables al momento de evaluar las operaciones.

49

6.3.3.1 Seleccin de procesos a evaluar Se utiliza la herramienta de Pareto (Figura 16) para establecer los procesos ms apropiados a ser evaluados. Se toman los movimientos fsicos que pueden sufrir los materiales, luego se calcula el total para cada cdigo de material desde Mayo de 2008 a Marzo de 2009. Al resumir la informacin, 67% de los movimientos implican el abastecimiento a planta de produccin y 27% la devolucin de los materiales. Es por esto que se enfoca el anlisis sobre estos dos procesos.

Figura 16 - Herramienta de Pareto utilizada para definir los movimientos fsicos de mayor impacto dentro del almacn de materiales

6.3.3.2 Anlisis proceso de abastecimiento a planta de produccin Este proceso se describe en el numeral 7.1.3 y se puede ver el detalle de la operacin si se observan los diagramas de flujo y recorrido que se pueden encontrar en los Anexos 11.4 y 11.5 respectivamente. Con la elaboracin de dichas herramientas se lograron identificar situaciones crticas donde se realiz mayor enfoque. Los resultados fueron los siguientes.

50

6.3.3.2.1 Descargue y fraccionamiento de materiales Esta operacin comprende las primeras 8 actividades del Anexo 11.5. Son procesos que se realizan para todos los componentes, incluso para componentes de tamao reducido o para rdenes de cantidades pequeas. Existe slo un caso en el que no se necesita descargar los materiales con ayuda de un montacargas y es la situacin en la que los componentes se encuentran en el primer nivel de las estanteras. Se realiza una comparacin entre las dos situaciones para el alistamiento de 1300 de aplicadores; los resultados fueron los siguientes:

Tabla 17 - Comparacin de proceso de alistamiento de 1300 unidades de aplicadores para diferentes niveles de almacenamiento.7 Ubicacin en nivel 1 43 0 7 1.2 8,320 Ubicacin en nivel 4 81 8 6.4 37 31,500 Unidad de medida metros minutos minutos minutos pesos

Distancia total recorrida Demora material Fraccionamiento de material Tiempo para regresar material a ubicacin Costo estimado para alistamiento de 10 fraccionamientos equivalentes

Como se puede observar, alistar un material que se encuentra en el primer nivel es ms econmico. Dentro de las ventajas adicionales que se identifican para el caso en que el material se encuentra en el primer nivel, se enlistan las siguientes: El funcionario de fraccionamiento tiene acceso directo a la ubicacin y no debe esperar a que un montacargas baje la estiba con las unidades. El funcionario puede tomar la cantidad necesaria y ubicar el saldo de nuevo en la ubicacin original del material. En ubicaciones superiores el funcionario debe dejar el sobrante sobre una estiba en espera de ser recogido por un montacargas.

Informacin recopilada el da 10 de septiembre 2008.

51

El acceso a la bscula es cercano a la ubicacin, lo cual facilita el conteo en caso de que se solicite material adicional para una orden de produccin.8 Las observaciones resaltadas facilitan el control de los materiales y se espera que este factor aporte de forma favorable en la exactitud en registro de inventarios. Segn la investigacin realizada, presentada en el marco terico, un sistema de almacenamiento que permitira el acceso a los materiales sin depender de los montacargas es el mezzanine. Este tipo de estantera le dara acceso a los materiales de manera ms directa sin necesidad de descargar una estiba completa para tomar pocas unidades. Cabe resaltar que es indispensable ubicar materiales de poca rotacin en los niveles superiores y los de mayor rotacin en niveles inferiores del mezzanine logrando evitar el impacto sobre la productividad. 6.3.3.2.2 Anlisis descartonado de frasco de vidrio El proceso de descartonado fue elegido como punto crtico por los siguientes motivos: Los faltantes de proveedor y los rechazos presentados durante el proceso no se tienen en cuenta para la conciliacin de la orden. El personal responsable de la operacin no est controlado, no se tiene certeza sobre su nivel de trabajo. Los defectos en cuanto a la calidad del material de envase no se reportan oportunamente. Con el fin de representar el estado de la operacin en el momento actual, se solicit el diligenciamiento del formato que se encuentra en el Anexo 11.1. Los resultados fueron los siguientes: Por orden de produccin pueden rechazarse hasta 60 unidades. El promedio es de 3 frascos por orden de produccin. Se trabajan en promedio 2403 unidades de frasco por hora hombre.

Los adicionales de materiales son una tarea continua a lo largo del turno de trabajo.

52

En el turno de la maana se pierden en promedio 1.1 horas de trabajo debido a la falta de recipientes plsticos. Al tener 3 personas en el turno 1, esto se convierte en 3.3 horas hombre diarias, tiempo en el cual se podran descartonar entre 7920 y 9900 unidades dependiendo del frasco. 6.3.3.3 Anlisis de devoluciones de materiales Se han identificado diferentes inconvenientes segn el diseo de las operaciones en el proceso de devolucin de materiales, se presentan a continuacin: 1. Los materiales que se han devuelto por sistema demoran hasta 15 das en ser regresados fsicamente al almacn. Estos componentes permanecen ubicados cercanos a las lneas de produccin (Demora N 1 en diagrama de recorrido Anexo 11.8), por lo tanto los operarios de produccin toman este material para fabricar una orden posterior lo cual afecta el inventario.9 2. Las condiciones en las que se entrega el material no es adecuado y puede afectar la calidad del producto. La forma como se identifican los

componentes no es adecuada, las Figuras 17 y 18 muestran los casos presentados.

Figura 17 - Material con bolsa abierta, facilita la prdida del rtulo de identificacin causando confusin al momento de generar devolucin.

Figura 18 Material identificado con dos diferentes cantidades. No hay seguridad sobre la cantidad real.

El material que se ha regresado al inventario lgicamente no debe ser tomado para otra orden de produccin ya

que el sistema indica que estas unidades estn en el almacn y no asignadas para produccin.

53

3. Durante la fabricacin, los materiales de envase y empaque se utilizan en el sector de envasado y en el sector de acondicionamiento, zonas divididas por conceptos de contaminacin sobre el producto. Por esta razn los materiales que pertenecen a una misma orden de produccin toman caminos diferentes. La operacin de devolucin lgica (Operacin 5 en Anexo 11.8), se realiza en el sector de acondicionamiento y por esta razn el digitador encargado slo puede verificar fsicamente los componentes del sector donde est ubicado. Al momento en que se unen los componentes de una misma orden de produccin (Inspeccin-operacin 11 en Anexo 11.8), el funcionario encargado identifica diferencias entre las unidades devueltas lgicamente y las devueltas de forma fsica. 4. En la operacin 10 se asigna una ubicacin al material de devolucin, para realizarla es necesario desplazarse hasta 115 metros con el fin de trabajar con una impresora.

6.3.3.4 Anlisis conciliacin de rdenes de produccin Como se describi en el numeral 7.1.4 el proceso de conciliacin de una orden de produccin consiste en identificar el nmero de unidades que se utilizaron en fabricacin. Esto se determina sumando la cantidad utilizada en producto terminado, los rechazos y las muestras; el material restante debe regresar a la bodega y por lo tanto no se tiene en cuenta. Para asegurar que el movimiento de ingreso y devolucin de materiales a planta de produccin es correcto se debe cumplir la siguiente ecuacin:
(A)
10

Es decir que todos los materiales que ingresaron a planta de produccin, pueden tomar alguno de los cuatro destinos presentados en la ecuacin (A). Un ejemplo del escenario ideal en que todos los movimientos fsicos coinciden con los movimientos lgicos durante el abastecimiento y devolucin de un material es el siguiente:

10

No existen componentes que se utilicen ms de una vez en un mismo producto

54

Tabla 18 - Caso ideal de abastecimiento y devolucin de inventario, donde no se genera diferencia en exactitud. Las cantidades se muestran en unidades.

Inventario previo a fraccionamiento Abastecimiento inicial Abastecimiento adicionales Total abastecido Inventario posterior a abastecimiento Producto Terminado Rechazos Muestras Devolucin Total destinos posibles Inventario posterior a devolucin

750 200 30 230 520 160 20 10 40 230 560

Como se puede ver, inicialmente se tenan 750 unidades en inventario de las que se fraccionaron en total 230 unidades. La cantidad utilizada en produccin fue de 190 unidades, dejando 40 para devolucin. El total en inventario posterior a esta devolucin es de 560 unidades. El clculo de una conciliacin de materiales tiene un tiempo estimado de 15.3 minutos por orden de produccin donde un abastecedor de materiales realiza este procedimiento 6 veces diarias en promedio. Se requieren por lo tanto 1.53 minutos para el slo calculo, reduciendo la atencin sobre los materiales fsicamente. Para identificar si existe alguna diferencia en este procedimiento, el abastecedor de las lneas de produccin realiza el clculo de la devolucin terica y lo compara con la devolucin fsica. La devolucin terica se calcula tomando las unidades totales abastecidas que se muestran en sistema y restando la cantidad de producto terminado, rechazos y muestras. La devolucin fsica es el total de unidades que se recibieron por parte de la lnea de produccin. Al restar la devolucin fsica de la devolucin terica, el resultado puede ser cero (correcto), negativo (existe faltante de material) o positivo (existe sobrante de material. Se realiz un seguimiento a 230 rdenes de produccin dentro de las cuales se movilizaron ms de 1198 materiales; se tomaron los resultados de la comparacin entre devolucin fsica y devolucin terica, el resultado se muestra en la Tabla 19.

55

Tabla 19 - Resultados de comparacin entre devolucin fsica y devolucin terica para 1198 materiales utilizados en produccin. No se tiene en cuenta porcentaje de tolerancia.

Resultado Diferencia positiva Diferencia negativa Sin diferencia

Cantidad de cdigos 633 325 240

Porcentaje 53% 27% 20%

Como se puede observar se presentan diferencias tanto positivas como negativas, siendo ms representativas las diferencias positivas. Existen diversas justificaciones para que se presenten este tipo de variaciones las cuales se desglosan a continuacin. En cada ejemplo presentado se asume que el resto de factores esta correcto.
Tabla 20 - Identificacin de motivos que generan diferencia entre devolucin fsica y devolucin terica. IDENTIFICACIN DE CAUSAS QUE GENERAN DIFERENCIA ENTRE DEVOLUCIN FSICA Y DEVOLUCIN TERICA DIFERENCIA POSITIVA

Motivo

Descripcin Error en conteo de devolucin fsica se reportan ms unidades de las que realmente existen. Cantidad fraccionada errada, se abastecen ms unidades fsicas de las reportadas. Se reportaron ms rechazos de los que realmente ocurrieron. Producto terminado mal contado, se reportan ms unidades de las realmente fabricadas. Muestras reportadas superiores a las reales. Material no devuelto fsicamente en su totalidad en rdenes de fechas anteriores (Se utiliza para fabricar rdenes similares). En ltima orden las unidades s se regresan en su totalidad generando sobrante de unidades devueltas. Proveedor entrega reportadas. ms unidades a las

Responsable

Personal de lnea de produccin

Fraccionadores de almacn de materiales

Personal de lnea de produccin Operario de abastecimiento a bodega de producto terminado. Operario abastecedor materiales de lnea de

Supervisor de lnea personal de lnea

Proveedor

56

DIFERENCIA NEGATIVA

Error en conteo de devolucin fsica se reportan menos unidades de las que realmente existen. Cantidad fraccionada errada, se abastecieron menos unidades fsicas de las reportadas. Se reportaron menos rechazos de los que realmente ocurrieron. Producto terminado mal contado, se reportan menos unidades de las realmente fabricadas. Muestras reportadas inferiores a las reales. Proveedor entrega menos unidades a las reportadas.

Personal de lnea de produccin

Fraccionadores de almacn de materiales

Personal de lnea de produccin Operario de abastecimiento a bodega de producto terminado. Operario abastecedor materiales Proveedor de lnea de

Con el fin de definir cul de estos factores impacta en mayor proporcin a la exactitud en inventario se tuvieron en cuenta los siguientes criterios para establecer el punto de estudio. 1. Las cantidades de muestra son inferiores o iguales a 10 unidades por lo tanto la posibilidad de un error en la cantidad de stas no se considera una opcin crtica para la exactitud. 2. Los proveedores ya han sido analizados y presentan cierta diferencia, sin embargo las diferencias que presentan los proveedores frente a lo entregado no superan el 12% en el 98% de los conteos realizados. Las diferencias identificadas en esta seccin superan el 30% en ms del 40% de los casos analizados, por lo tanto se descarta que los proveedores sean la principal causa de estas diferencias. 3. Los productos terminados son en su mayora de gran tamao adems cada caja de embalaje slo recibe una cantidad precisa de unidades por lo tanto el conteo de este punto se considera acertado en su mayor proporcin. Se analizan por lo tanto dos puntos, uno de estos es la verificacin de cantidades entregadas por parte del personal de lneas de produccin. Para lograr definir si en esta actividad exista cierto nivel de diferencia se diseo un programa en Excel utilizando herramientas de programacin, lo cual facilitaba el diligenciamiento de la 57

informacin. Una imagen del programa se presenta en el Anexo 11.14. Los resultados obtenidos luego de 89 cdigos de material contados se presentan en la Tabla 21.
Tabla 21 - Exactitud para 89 verificaciones de cantidades devueltas por personal de lneas utilizando diferentes tipos de indicadores. Se aplica tolerancia de segn tipo de material.

Tipo de indicador Exactitud en conteos realizados Exactitud en unidades neta Exactitud en unidades absoluta

Resultado 80.1% 100.24% 97.12%

El resultado anterior demuestra que el conteo por parte del personal de las lneas de produccin no es acertado, 80,1% en exactitud de conteos realizados implica que 19% de los conteos resultaron en error lo cual afecta la exactitud en inventario del almacn de materiales. Por otro lado se realiz seguimiento puntual a la tapa cdigo 03-0041591 y descripcin
TA ESM ESMALTE x 10 ml. Este material se utiliza en varios tipos de productos

terminados y se identificaron casos como el que se presenta en la Tabla 22.

Tabla 22 - Seguimiento a material utilizado en diferentes productos terminados identificando diferencias entre devoluciones fsicas y devoluciones tericas. Orden de producci n 12168048 12167971 12168087 12168093 Producto terminad o 1,358 1,560 1,289 1,380

Cantidad abastecida 1,420 1,700 1,462 1,510

Rechazo 10 15 22 12

Muestra s 3 4 3 2

Devoluci n fsica 0 0 40 443 483

Devolucin terica 49 140 173 130 492

Diferencia - 49 - 140 - 133 313 - 9

Como se puede observar, en las primeras tres rdenes de produccin se presentan cantidades faltantes de devolucin y en la cuarta orden se presenta un sobrante significativo. En esta ltima orden de produccin se entregaron 1510 unidades y segn el destino que pueden tomar las unidades (Producto terminado, rechazo, muestras devolucin), se tienen 1827 unidades lo cual no es posible. Esto demuestra que el personal de la planta de produccin no est devolviendo las unidades sobrantes utilizndolas para rdenes posteriores; en la ltima orden de

58

produccin hacen efectiva la entrega ya que no se requiere el material. La situacin presentada afecta el control y la exactitud de los inventarios. El anlisis sobre la exactitud en cantidades entregadas por parte del almacn de materiales no se realiza por motivos de restriccin de tiempo sin embargo es recomendable realizar un enfoque en esta operacin ya que tambin puede ser un factor determinante. 6.3.4 Anlisis global de factores que afectan exactitud en inventario En el proceso de investigacin en esta capitulo se identificaron algunos de los motivos por los que se presenta diferencia en inventario. Al utilizar la herramienta de Pareto se logr mayor concentracin en los procesos con mayor probabilidad de generar diferencias en inventario. Para calcular el aporte de cada factor a la inexactitud en inventario se establecieron los siguientes parmetros.11 1. El volumen en unidades de diferencia generada es el de mayor criticidad ya que impacta de manera negativa en el nivel de servicio ofrecido a la planta de produccin. (70%) a. Los casos de material faltante se consideran ms perjudiciales que los casos de material sobrante (50% - 20%). El motivo de esto es que las situaciones de material faltante pueden generar un paro de lnea mientras el caso de sobrante tiene efectos menos crticos. 2. El restante 30%, se aplica al nivel de inexactitud del factor en cuanto al nmero de casos errados identificados frente al nmero de casos analizados.

11

Los porcentajes se definieron en conjunto con Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes. Abril 17 2009.

59

Tabla 23 - Matriz de priorizacin para establecer el impacto de cada factor a la diferencia en inventario
30% Casos analizados Diferencias en proceso de abastecimiento y devoluciones Ajustes errados en porcesos de conteos cclicos Cantidades erradas entregadas por proveedor Casos errados Impacto sobre inexactitud 20% Promedio error positivo (und) 50% Aporte a inexactitud

Inexactitud de factor

Promedio error negativo (und)

1198

582

49%

16800

-11250

1.92

5258

865

16%

1810

-1790

0.32

1825

164

9%

1164

-1025

0.18

Como se puede ver, los casos estudiados que tienen mayor impacto en la inexactitud actual son los procesos de abastecimiento-devolucin y los ajustes errados presentados en los conteos cclicos. Los problemas presentados en el proceso de abastecimiento y devoluciones se identificaron a travs de un estudio sobre las conciliaciones de rdenes de produccin de lo cual se encontraron problemas como: a. Rechazos en descartonado no reportados. b. Cantidades erradas entregadas por personal de lnea erradas. c. Uso de materiales en rdenes no correspondientes. d. Posibilidad de error en clculo de conciliacin ya que es un proceso manual. En el captulo siguiente se realizar una evaluacin de las alternativas para definir las acciones ms apropiadas para mejorar la exactitud en inventario.

60

7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO
Con la investigacin realizada sobre la exactitud en registro de inventarios y el anlisis directo sobre los factores que afectan directamente en la empresa se procede a definir las alternativas de solucin ms apropiadas para mejorar la situacin de inexactitud. Una seccin est destinada a definir la metodologa ms apropiada de medicin; por otro lado se presentan propuestas que pretenden reducir los problemas por inexactitud en inventario.

7.1

EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA CLCULO DE INDICADOR

En el marco terico se identificaron las condiciones que se deben cumplir para considerar adecuada la forma como se miden los procesos. La metodologa utilizada actualmente por la empresa slo cumple parcialmente con uno de los requerimientos el cual consiste en controlar los procesos dentro del almacn; sin embargo el indicador no es un incentivo para el mejoramiento continuo y no sirve como documentacin de las mejoras implementadas. Por otro lado el indicador utilizado no refleja todos los aspectos sobre la exactitud en inventario, slo se est reportando una cantidad de cdigos acertados, lo cual no es informacin suficiente para tomar decisiones. Si se realiza una auditora peridica por parte del rea de Contralora de Operaciones se logran eliminar los problemas de realizar la medicin con el proceso de conteos cclicos. La propuesta por lo tanto consiste en tomar una muestra segn la clasificacin ABC por movimiento. Se decide utilizar esta clasificacin porque tendra relacin directa con las mejoras implementadas a nivel operacional, identificando si los cambios resultaron efectivos. Al exponer esta propuesta al rea de Contralora de Operaciones y a la Jefatura del Almacn, se estableci que una auditora de este tipo debera realizarse en una semana de trabajo, sin detener las operaciones del almacn. Teniendo este parmetro establecido, se estableci el porcentaje de muestra para cada una de las clasificaciones como se muestra en la Tabla 24.

61

Tabla 24 - Porcentajes de muestra para auditora de exactitud en inventario ABC por movimientos A B C Cantidad de cdigos en inventario 893 1307 6108 Muestra aleatoria para auditora 30% 10% 3% Total Ubicaciones Tiempo conteo (5 personas) Cantidad Auditada 268 131 183 582 1,338 4.75 das

Se establece mayor enfoque hacia los materiales con clasificacin A y menor enfoque para los de clasificacin B y C, sin embargo como se observa en la Tabla 24, esto no tiene mayor impacto en la cantidad de cdigos auditados. En total se tendran 582 cdigos verificados, lo cual representa aproximadamente 1338 ubicaciones del almacn; trabajando a 8.5 minutos por ubicacin con un equipo de 5 personas se requieren 4.75 das de trabajo. Se propone realizar esto cada 3 meses para lograr un seguimiento oportuno. Cabe resaltar que al utilizar esta auditora no se cumple la totalidad de condiciones que debe tener un proceso de medicin. El tipo de indicador utilizado tambin es relevante; en el estudio realizado se identific que un solo indicador no permite visualizar todos los aspectos de la exactitud en inventario; al utilizar varios indicadores se puede obtener un resultado ms amplio. Es por esto que se propone utilizar exactitud en unidades neta, exactitud absoluta en unidades, exactitud en dlares neta y exactitud por conteos variando las tolerancias de aceptacin de error. Para definir un nico indicador general, se establecieron porcentajes de importancia para algunos de los indicadores, lo cual se defini en conjunto con la Jefatura del Almacn. La Figura 19 presenta un ejemplo de la forma como se propone presentar los resultados de la exactitud en inventario.

62

Figura 19 - Reporte de exactitud en inventario propuesto. Los resultados son un ejemplo de cifras para representar un posible escenario. Las ponderaciones y los indicadores a tener en cuenta se discutieron con Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes.

Fecha : Abril 17 2009 Totales Porcentajes de exactitud

Total ubicaciones auditadas Total piezas contadas Total dlares contados

1338 18,324,430 $3'435.987

Exactitud en unidades en inventario Diferencia Neta en unidades Diferencia absoluta en unidades Exactitud en dlares 125,230 342,020 100,68% 98.23%

Diferencia neta en dlares

$8,230

100.23%

Exactitud por conteos Errores con 0% de Tolerancia Errores con 1% de Tolerancia Errores con 2% de Tolerancia Errores con 5% de Tolerancia Errores con tolerancias variables actuales 295 241 94 54 56 78% 82% 93% 96% 95.8%

BALANCE TOTAL
Ponderacin 50% Exactitud en dlares neta 100.23%

20%

Exactitud absoluta en unidades

96.23% 82%

30%

Conteos acertados con 1% de tolerancia

Exactitud total en inventarios

93.9%

63

7.2

EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA REDUCIR INEXACTITUD EN INVENTARIOS

Las alternativas propuestas se presentan en la Tabla 25, se utilizaron los criterios de impacto en productividad, mayor control en inventarios esperado y minimizacin de la inversin. Una vez definidas las propuestas, se describen de forma detallada para aclarar los beneficios que se esperan del cambio.
Tabla 25- Matriz de priorizacin para definir alternativas de solucin apropiadas para mejoramiento de exactitud en inventarios.
Criterios y factor de ponderacin Minimizacin de Mayor control en inversin requerida inventarios esperado estimada

Impacto en productividad esperada

Alternativa de solucin
1

10% 0 2

50% 1 2

40% 5 2

Resultado 2.5 2

Incluir formato de registro de rechazos de frasco de vidrio en proceso de descartonado Uso de cajas plsticas para eliminacin de proceso de descartonado Unificacin de operaciones 1 a 9 en proceso de abastecimiento de materiales por medio de utilizacin de mezzanines . Incluir formato para seguimiento total de materiales desde bodega de almacenamiento hasta planta de produccin separados por zona (abastecimiento y envasado) Incluir aplicativo en SAP para realizacin de clculos de conciliacin de materiales por orden de produccin. Cambio de hoja de conteo y capacitacin de personal encargado de procesos de conteo para evitar reprocesos. Incluir impresora en cuarto de devoluciones para reducir desplazamientos y facilitar verificacin de informacin en sistema. Unificar operaciones 5,9,10 y 11 de proceso de devolucin de materiales en esclusa entre zona de envasado y zona de acondicionamiento. Cambiar metodologa de capacitacin y realizar capacitacin general a personal de bodega y abastecimiento. Informar y demostrar resultados de inexactitud a proveedores que entreguen cantidades faltantes. Utilizar cronograma de conteo con clasificacin ABC por movimientos Incluir lmite de tolerancia monetario para aceptacin de diferencia

2.7

2 0 1 2
1

4 3 1 4
3

4 3 3 4
2

3.8 2.7 1.8 3.8 2.4 3 4 3.5

10

11

12

Segn los resultados, se presentan a continuacin las acciones propuestas:

64

7.2.1 Propuestas para reduccin abastecimiento y devolucin

de

diferencias

en

proceso

de

El estudio realizado sobre los procesos identific que el proceso de abastecimiento y devoluciones genera el mayor impacto en las diferencias en inventario; segn esta conclusin se procede a describir las propuestas que pretenden reducir las diferencias en dichas operaciones. 7.2.1.1 Propuesta N 1 Rediseo de proceso de devolucin de unificando actividades 5 a 11 La propuesta se centra en ubicar un punto de digitacin con impresora en cada una de las esclusas entre la zona de acondicionamiento y la zona de envasado. Para mayor claridad se desarrollan los diagramas de operaciones y recorrido propuestos en los Anexos 11.16 y 11.17. Los cambios relacionados son los siguientes: Realizar de operaciones de conteo, inspeccin, identificacin y encartonado por un nico responsable. Actualmente existen 62 responsables posibles para realizar conteo. Los materiales de envasado llegan al mismo punto junto con los materiales de acondicionamiento logrando unificar la totalidad de los componentes para una misma orden. Esto facilita el control y asegura que se realice la devolucin completa de los componentes en forma fsica. Realizar devoluciones al momento de finalizar orden de produccin logrando simultaneidad en movimientos lgicos y fsicos. Se realiza la conciliacin de la orden despus de verificar que los componentes estn completos. Se evita prdida de informacin actual entre envasado y acondicionamiento. Se facilita un fraccionamiento futuro de los componentes evitando nuevos problemas en orden de produccin posteriores. Por medio de la unificacin de operaciones se centra la operacin de devolucin en un solo punto evitando desplazamientos innecesarios y aumentando el flujo de componentes hacia almacn de materiales. materiales

65

7.2.1.2 Propuesta N 1 Incluir formato para seguimiento de rdenes de produccin Actualmente existen 4 documentos que acompaan cada orden de produccin, un identificador de lnea utilizado para indicar en qu punto de la planta de produccin se debe abastecer el material (Anexo 11.12); una orden de transporte que indica la ubicacin en bodega de donde se debe fraccionar el material (Anexo 11.10); un adhesivo con el cdigo de cada material con el fin de identificar cada componente de forma independiente y un formulario de orden de produccin (Anexo 11.12) donde se realiza la conciliacin de la orden de produccin. Se identifica que la orden de transporte es el nico documento que informa sobre la cantidad abastecida y el nmero de unidades desde el almacn de materiales; sin embargo desde este punto hasta la entrega y la devolucin de los materiales existen varios eslabones donde se puede generar diferencia. Con el fin de lograr mayor trazabilidad se presenta el Anexo 11.13 donde se puede hacer un seguimiento completo de la totalidad de materiales en cada orden de produccin. Teniendo en cuenta los criterios para documentos identificados en el marco terico, se disea el formato para mayor practicidad y fomento de la exactitud en los registros. A partir de este documento se facilita la conciliacin de los materiales y se pueden corregir las diferencias oportunamente. Tambin es ms sencillo identificar los responsables de cada movimiento. A Febrero de 2009 se han realizado pruebas de este formato, generado nuevas opciones de diseo propuestas por el personal.

7.2.1.3 Propuesta N 3 Desarrollo en SAP para conciliacin y devolucin de materiales Segn la evaluacin realizada sobre la conciliacin de materiales, un abastecedor tarda en promedio 1.53 horas diarias a este proceso. El personal es presionado para terminar cada conciliacin oportunamente con el fin de dar por cerrada la orden de produccin y evitar aumentar los costos de fbrica. Este ltimo factor aumenta la posibilidad de error; adems, el tiempo de conciliacin puede ser utilizado para controlar la cantidad de rechazos y realizar conteos sobre los materiales sobrantes.

66

Con el fin de facilitar esta operacin y otorgar mayor control sobre los materiales en la planta se propone el desarrollo en SAP de un programa que realice el clculo y la devolucin respectiva. El razonamiento lgico del aplicativo se presenta en la Figura 20 (Las funciones en color rojo indican variables ingresadas por el funcionario, las funciones en color azul indican operaciones del aplicativo):

Figura 20 - Razonamiento lgico diseado para ser implementado en sistema SAP

Finalizacin orden de produccin Se ingresa cantidad de devolucin fsica de los materiales Se ingresa cantidad de rechazos Se ingresa cantidad de muestras Calcula devolucin terica Cantidad abastecida de materia Cantidad de producto terminado fabricado X P R M = DT Calcula diferencia entre devolucin fsica y devolucin terica DF DT = A X P DF R M

Si A = 0 Realice movimiento de devolucin por la cantidad DF Si A > 0 Busque cdigo en listado de faltantes por devolucin Si cdigo se encuentra en listado Tome la cantidad faltante de material en listado Si DT > CF Realice devolucin por cantidad (DT-CF) Si DT < CF Realice devolucin por cantidad DT Si sobrante no se encuentra en listado Realice devolucin por cantidad DT y agregue diferencia a listado de sobrantes por devolucin Si A < 0 Busque cdigo en listado de sobrantes por devolucin Si cdigo se encuentra en listado Tome la cantidad faltante de material en listado Si DF > CS 67 CS CF

Realice devolucin por cantidad (DF-CS) Si DF < CS Realice devolucin por cantidad DF Si sobrante no se encuentra en listado Realice devolucin por cantidad DT y agregue diferencia a listado de sobrantes por devolucin Si Absoluto (A) > 200 Enve correo automtico para solicitar conteo de material en almacn de materiales

Esta herramienta no tiene ningn costo directo para la compaa ya que existe el rea de desarrollo SAP responsable por la construccin de aplicativos como el anterior. Con ayuda de la lgica de la herramienta presentada anteriormente, se espera mayor control sobre las cantidades y se evitan los errores manuales al momento de conciliar las rdenes de produccin.

68

7.2.2 Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cclicos Cabe resaltar que la propuesta presentada en el numeral 8.1, la cual consiste en realizar la medicin de la exactitud en inventario por medio de una auditora y no por medio de los conteos cclicos tiene un impacto directo en los ajustes que se realizan sobre los materiales. Sin embargo, se presentan las siguientes propuestas que pretenden reducir los problemas en los ajustes errados. 7.2.2.1 Propuesta N 4 - Utilizar cronograma de conteo a partir de clasificacin ABC por movimientos Utilizando la clasificacin ABC por movimientos se logra enfocar el proceso de conteos cclicos a casos en que existe mayor posibilidad de error; de esta forma se pueden identificar problemas con mayor facilidad y por lo tanto se pueden realizar acciones correctivas con mayor fundamento en casos futuros. Por otro lado se reduce la cantidad de conteos anuales lo cual reduce los costos del proceso. Actualmente se solicitan 100 materiales para verificacin en cantidad; cada cdigo de material tiene en promedio 2.3 ubicaciones por lo tanto se deben verificar 230 ubicaciones en promedio al da. Segn informacin otorgada por la jefatura del almacn de materiales, contar una ubicacin requiere de 8.5 minutos. Por otro lado la empresa paga $2,958 pesos la hora, lo cual demuestra que se estn gastando en promedio $ 2313,156 mensuales. Al utilizar la clasificacin ABC por movimientos, la reduccin en cantidad de conteos es de 10.4%, por lo tanto se espera que se reduzcan los costos en $240,568 mensualmente. Los conteos anuales requeridos para cada clasificacin ABC de los materiales se presentan en la Tabla 26:

Tabla 26 - Conteos anuales segn clasificacin ABC por movimientos fsicos. Clasificacin por movimiento A B C Total Cantidad de cdigos 893 1307 6108 8308 Conteos anuales 2679 2614 6108 11401

69

7.2.2.2 Propuesta N5 - Utilizar tolerancia como lmite al momento de definir acierto y error en conteo de materiales Para definir un valor sobre el inventario, se procede a realiz una relacin entre el valor y la prdida total de inventario. Actualmente, si se aplica la tolerancia de diferencia correspondiente en cada material, se considera aceptable la prdida de $1,244 millones pesos lo cual es en total el 2.1% de los $58,729 millones de pesos que se tienen en inventario. Si se establece la relacin entre el lmite mximo monetario por material y la prdida total aceptada segn la tolerancia en cantidad, el resultado se muestra en la Figura 21.
Figura 21 - Relacin entre el lmite monetario y la prdida total generada sobre el inventario de materiales de envase y empaque

Segn Andrs Ardila, Analista de inventarios en Contralora de Operaciones, un valor aceptable de prdida por motivos de exactitud en inventario es de 1.0%; para tomar como mximo esta prdida, se debe limitar la diferencia a $240,000 pesos por material. Considerando este criterio, se tiene una medida ms apropiada que slo el factor de tolerancia por porcentaje en cantidad. Se espera que este factor favorezca el control sobre las cantidades en inventario, ya que se genera mayor responsabilidad sobre 70

materiales de mayor valor. Para facilitar el clculo de la tolerancia permitida, se desarrolla aplicativo en Excel que calcula la cantidad lmite segn la cantidad en inventario y la tolerancia correspondiente. El aplicativo se utilizara en el proceso de conteos cclicos, la herramienta se presenta en la Figura 22.
Figura 22 - Imagen de aplicativo en Excel para calculo de tolerancia por material.

Cabe resaltar que los ajustes errados en los conteos cclicos estn afectados por el personal que realiza los conteos, se recomienda realizar una capacitacin al personal responsable de los conteos y los ajustes con el fin de no generar mayores problemas de inexactitud.

71

7.3

EVALUACIN FINANCIERA DE LA PROPUESTA

Para realizar la evaluacin financiera correspondiente a las propuestas, se realiz una identificacin del impacto de la inexactitud en inventario. De esta forma se definen los factores en que espera la reduccin de costos, comparndolos con la inversin requerida de las propuestas. 7.3.1 Evaluacin de impacto de inexactitud en inventario Se analizaron las interrupciones en produccin causadas por diferencias en inventario, las destrucciones por sobrante de inventario obsoleto y los costos por procesos de conteos cclicos. 7.3.1.1 Interrupciones en produccin Se tienen en cuenta diferentes casos, por ejemplo la necesidad de desmontar una orden de produccin debido a que la cantidad de materiales no era suficiente. Tambin situaciones en que haba retrasos en entregas de componentes porque el sistema no indicaba la ubicacin adecuada de bsqueda dentro de la bodega. Se realiz un estudio entre Febrero y Marzo de 2009 dentro de los cuales se tuvieron en cuenta todas las rdenes de produccin que se realizaron. En caso de que existiera un paro de lnea por razones de exactitud en inventario, se registraba el tiempo transcurrido. Este tiempo se convierte en un costo; utilizando la tarifa por hora establecida por la compaa segn la lnea de produccin afectada, los resultados se muestran en la Tabla 27.
Tabla 27 - Resultado de anlisis de paros de produccin por inexactitud en inventario.

rdenes con paros por inexactitud Tiempo total consumido Costo total Costo mensual estimado

48 rdenes 191.227 horas hombre $ 4467,896 $ 1498,229

Se concluye que este motivo la empresa pierde $1498,229 pesos mensuales. Cabe resaltar que este costo no es el nico que afecta a la empresa; tambin afecta el

72

hecho de no poder cumplir con el programa de produccin generando atrasos en los pedidos de los clientes y afectando ventas futuras de la compaa. 7.3.1.2 Sobrante de inventario obsoleto En este apartado se hace referencia al inventario que es encontrado luego de haber asumido la prdida del mismo. Estos materiales pueden encontrarse en condiciones no adecuadas para su uso en produccin, por lo que se deben destruir las unidades. En otros casos, se encuentra inventario sin identificacin, y lograr averiguar el cdigo correspondiente es un proceso demorado. Las destrucciones a las que se hace referencia en este caso, son resultado de los defectos en exactitud en inventario, es decir, si la exactitud en inventario fuera sobresaliente, no seran necesarias estas destrucciones de material. Se realiz seguimiento a la destruccin de materiales por esta causa; en un mes de estudio (Noviembre 10 2008 Diciembre 10 2008), se eliminaron los componentes que se muestran en la Tabla 28.
Tabla 28 - Costo mensual por motivos de material sobrante obsoleto Tipo de material Tapa + Vstago Etiqueta Frasco Etiqueta sellado Aplicador Vlvula Colonia Unidades 812 991 1113 335 114 Costo Unitario Estimado $ 414 $ 90 $ 62 $ 260 $ 520 Total prdida Costo total $ 336,168 $ $ $ $ 89,190 69,006 87,100 59,280 $ 640,744

Como se puede observar, la compaa est perdiendo aproximadamente $640,744 pesos mensuales por sobrante de inventario obsoleto. 7.3.1.3 Costo proceso de conteos cclicos La operacin de realizar verificaciones en cantidad de lo materiales es necesario debido a tener variaciones en inventario. En una empresa donde el inventario no presenta diferencias, la inversin en procesos como conteos cclicos sera inferior. Lo anterior demuestra que realizar dicho proceso es un costo de la inexactitud en inventario y por lo tanto se procede a realizar el clculo del valor correspondiente (Tabla 29).

73

Tabla 29 - Costo de proceso de conteos cclicos separado por actividades. Se toma estimado de 8 minutos por conteo y 67 conteos diarios para un da normal de trabajo.

Personal Supervisor cclicos Auxiliar de cclicos Operarios de Almacn

Actividad Controlar proceso de conteos cclicos Verificar conteos, bsqueda de material perdido Realizar conteos

Tiempo mensual (horas hombre) 192 192 256

Costo Hora hombre $ 4,322 $ 3,489 $ 3,489 Total mensual

Costo total $ $ $ 829,824 669,888 893,184

$ 2,392,896

En conclusin, si se tienen en cuenta todos los factores, el impacto para la empresa es de aproximadamente $ 4531,869 pesos mensuales, ya sea por problemas operacionales o por controlar las cantidades de material en inventario. 7.3.2 Anlisis de rentabilidad de las propuestas Las nicas propuestas que requieren una inversin son las que corresponden al rediseo del proceso de devolucin de materiales al almacn de materiales y la propuesta de incluir un formato de seguimiento para cada orden de produccin. Los costos respectivos se representan en la Tabla 30; cabe resaltar que la compaa cuenta con equipos de cmputo antiguos los cuales pueden ser utilizados para los nuevos puntos de digitacin.
Tabla 30 - Costos para implementacin de propuestas12 Costo estimado 2 impresoras de rtulos adhesivos 2 mesas para ubicar equipos de computo 2 horas de capacitacin en nuevo procedimiento para 65 personas Total $ 4630,000 $ 253,000 $ 480,000 $5363,000

El impacto de la inexactitud en inventario no se espera eliminar por completo con las propuestas presentadas, sin embargo el cambio es significativo ya que se realiz un

12

Los montos se establecieron segn informacin entregada por Alcides Quintero, Jefe de Almacn de Materiales

74

enfoque sobre los procesos que generan mayor diferencia. Los ahorros esperados se resumen en la Tabla 31.

Tabla 31 - Ahorros estimados mensuales al implementar propuestas de mejoramiento. Cantidad de ahorro Ahorro por reduccin en conteos anuales al utilizar clasificacin ABC por movimientos. Reduccin de paros de lnea en 60% $ 898,937 Slo se espera la reduccin en un 60% ya que no se espera solucionar la totalidad de los problemas con las propuestas establecidas. Reduccin de destruccin de material obsoleto en 90% $ 576,659 Se espera evitar este inconveniente en 90% ya que los materiales sobrantes se ubicaban en eslabones del proceso de devolucin de materiales. Total $1716,164 $ 240,568 Observaciones La definicin de esta cantidad de estableci en el numeral 8.2.2.1

Estos ahorros se espera que sean efectivos en un periodo de 3 meses; se utiliza un periodo de tiempo de 1 ao, tiempo en el cual pueden surgir nuevos diseos en la distribucin de la planta afectando los resultados del estudio. El diagrama de flujo de caja segn los costos y ahorros presentados se muestra en la Figura 23.

Figura 23 - Flujo de caja del proyecto al implementar propuestas de mejoramiento en exactitud de registro de inventarios

64

64

64

64

64

64

64

64 6,1 '71
12

6,1 6

6,1

6,1

6,1

6,1

6,1

6,1

6,1

'71

'71

'71

'71

'71

'71

'71

'71

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

10

11

Valor Presente Neto (15%) = $1'148,959 Tasa Interna de Retorno = 18.62% $5'363,000

75

$1

$1

'71

6,1 6

Como se puede observar, al utilizar una tasa de oportunidad de 15%13, se tiene un valor presente neto positivo de $1148,959, adems la tasa interna de retorno es de 18.62%, lo cual demuestra que es un proyecto rentable para la compaa.

13

La tasa de oportunidad se estableci en conjunto Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes.

76

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Por medio de un estudio exploratorio, adems de la aplicacin de diferentes herramientas de ingeniera industrial, se logr establecer un enfoque apropiado hacia los problemas que generan diferencia en inventario. Los inconvenientes de la forma como se realiza la medicin de la exactitud tambin fue abordada utilizando metodologas apropiadas. Con este trabajo se lograron establecer propuestas especficas que se enfocan directamente sobre los problemas ms relevantes, sin embargo no se espera que por medio de la implementacin de las mismas se logre la eliminacin de todos los problemas. Actualmente existen ms de 300 personas que pueden llegar a generar diferencia en inventario, adems, los diferentes eslabones donde se pueden presentar inconvenientes son muy diversos; de hecho, todo aspecto que implique transmitir informacin al sistema u obtener informacin del sistema puede generar una variacin del inventario. Es por esto que se recomienda realizar un anlisis a profundidad de la capacitacin del personal y de esta manera identificar puntos de mejora en estos procedimientos. Por otro lado se identific la posibilidad de implementar un sistema de almacenamiento de mezzanines, sin embargo este proyecto requiere de una inversin mucho mayor y no se pueden asegurar que los cambios sean significativos en cuanto a exactitud en inventario; puede ser que los mezzanines aumenten la capacidad de almacenamiento, por lo tanto dicha evaluacin se debe realizar a mayor profundidad para establecer si la propuesta es rentable. Es importante resaltar que la empresa donde se realiz el trabajo se somete a cambios de forma constante, esto puede cambiar los resultados de la exactitud en inventario; es por esto que se resalta la importancia de las propuestas en cuanto al proceso de conteos cclicos, operacin que puede generar gran valor identificando problemas no presentados anteriormente. Como se puede observar, los resultados del trabajo fueron los esperados ya que se lograron proponer mejoramientos enfocados a problemas crticos; sin embargo existen problemas pendientes por identificar y mejorar lo cual exige que se realice un seguimiento constante a este tema.

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9. REFERENCIAS
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SINISTERRA, Gonzalo. (2005), Contabilidad Sistema de informacin para las organizaciones. 5ta Edicin, Bogot, McGrawHill.

79

10.

ANEXOS

10.1 Formato para identificacin de rechazos en proceso de descartonado

80

10.2 Esquema de materiales almacenados

BASE PINCEL

CHAROLA

ESTUCHE

MOTA APLICADOR

BOLSA

INTERIOR

CAJA

FRASCO VIDRIO

FRASCO PLSTICO

CELOFAN

SACHET

81

HOMBRERA PROBADOR

ANTIACTUADOR

VLVULA SOBRETAPA TAPA

TERMOENCOGIBLE

VSTAGO

TAPN

POTE

FOLLETO

TUBO

82

10.3 Descripcin de diagrama de operaciones Abastecimiento de materiales a planta de produccin

Smbolo Descripcin de Actividad Se elabora un programa de produccin de acuerdo a las necesidades de los clientes. Este programa muestra las rdenes de produccin del da, indicando el producto, el nmero de unidades, la hora de inicio y la lnea de produccin donde se va a fabricar. Para informar a los funcionarios la cantidad y la ubicacin de donde deben extraer las unidades, se imprimen documentos indicando esta informacin. Se incluye el identificador de lnea, una orden de transporte y un formulario para conciliacin. Se realiza la primera inspeccin. Los funcionarios encargados de fraccionar la cantidad, verifican que el material extrado corresponda al cdigo que se requiere, asegurndose de no abastecer un material errado. Smbolo Descripcin de Actividad El programa lo recibe el digitador del almacn de materiales va correo electrnico. ste consume las unidades de materiales lgicamente, cantidad que luego ser consumida fsicamente.

Los operarios de montacargas (trilaterlaes) toman las estibas de las ubicaciones de almacenamiento y las colocan en la zona de alistamiento y fraccionamiento.

El funcionario de fraccionamiento cuenta el nmero de cajas necesarias. Si se necesita un saldo adicional y el materiales el pequeo, se utiliza la bscula de conteo. Es permitido entregar cantidades adicionales a las solicitadas con el fin de no dar faltante. En caso de que el material fraccionado sea frasco de vidrio, se debe introducir en contenedores plsticos y no bolsas. Esta operacin se realiza en un rea especial. Para materiales secundarios tambin existe un proceso intermedio en cuanto a etiquetas que deben ser marcadas con lotes de fabricacin. Los funcionarios de fraccionamiento diligencian la informacin sobre la cantidad fraccionada teniendo en cuenta las unidades adicionales. Se informa el nmero de cajas y las unidades por caja.

Los componentes se extraen de las cajas y se introducen en bolsas plsticas. Esta operacin slo aplica para materiales primarios, los cuales se utilizan en la zona de envasado, sector donde no es permitido ingresar cajas de cartn.

Luego de que cada grupo de fraccionamiento tenga sus materiales listos para la orden de produccin, se unifican en un punto especfico, completando la totalidad de materiales.

15

El digitador del almacn confirma en sistema el consumo del inventario realizado en la operacin 2. En caso de que los fraccionadores hayan tomado ms unidades fsicamente, realiza el consumo de estas cantidades. (Este proceso es el nmero 15 ya que previamente se realiza la misma operacin de fraccionamiento pero para materiales secundarios. Ver diagrama de operaciones en los anexos.) Se coloca plstico alrededor de los materiales. Esta envoltura de plstico facilita el transporte evitando que las unidades se caigan de las estibas. Adems se utiliza para forrar las cajas de cartn que van para la zona de acondicionamiento (materiales secundarios.)

15 3

El operario encargado de abastecer los materiales a la planta de produccin, realiza la verificacin de la totalidad de componentes. Mientras realiza esta operacin diligencia en los documentos su firma de confirmacin.

16

17

Los materiales son entregados en su totalidad a los encargados de abastecer cada lnea de produccin. Se debe firmar una constancia de entrega. El operario que recibe los materiales debe exigir que le entreguen los documentos asociados.

83

10.4 Diagramas de Flujo de abastecimiento de materiales a planta de produccin

Ubicacin: Flujo: Fecha: Mtodo: Elaborado por: Revisado por: DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIN Actividad Almacn de Materiales Operacin Alistamiento de materiales secundarios Transporte Enero 20 de 2009 Actual Demora Felipe Gonzlez Gonzlez Inspeccin Leonardo Palomino Almacenamiento Cantidad 5 4 1 1 1

Descripcin de Actividad
2 Almacenar material

Smbolo

Distancia

Observaciones
El material originalmente se encuentra almacenado en la bodega a la espera de ser tomado por el montacarguista. Operacin realizada con un montacargas trilateral. Esta operacin es necesaria realizarla independiente de la cantidad necesaria o del tamao del producto.

10 Bajar materiales de ubicacion Transportar materiales a punto de fraccionamiento Espera mientras el material es tomado para su fraccionamiento Verificar cdigo de material

15 m El material dura en espera aproximadamente 15 minutos mientras es atendido por el fraccionador. Esto limita el espacio y impide bajar ms materiales de otras ubicaciones por parte del montacarguista Suelen encontrar errores durante produccin cuando identifican que el material no corresponda al necesario, este filtro pretende evitar este problema. Este transporte consiste en ubicar el material cercano a la bsculas de conteo, facilitando el manejo de materiales.
Se asume que las cantidades por cajas entregadas por el proveedor estan correctas. Realiza conteo nicamente del saldo necesario para completar el material para la orden. Es permitido entregar cantidades adicionales a las solicitadas con el fin de no dar faltante durante produccin.

Transportar a zona de conteo

8m

11 Fraccionar de cantidad solicitada

Transportar a zona de marcado*

20 m

Este proceso solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas.

12 Marcar material* Transportar a seccin destinada a orden de produccin

Solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas

20 m Cada grupo de fraccionamiento deposita el material en una zona destinada para cada orden de produccin. Los documentos suelen quedar incompletos en cuanto a su diligenciamiento. No parece existir claridad sobre los campos que debe llenar cada cargo.

13 Unificar materiales

14 Diligenciar documentos Transportar para unificacin con materiales primarios

* No aplica para todos los materiales

10

84

Ubicacin: Flujo: Fecha: Metodo Elaborado por: Revisado por:

DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIN Actividad Almacn de Materiales Operacin Alistamiento de materiales primarios Transporte Enero 20 de 2009 Actual Demora Felipe Gonzlez Gonzlez Inspeccin Leonardo Palomino Almacenamiento

Cantidad 6 4 2 1 1

Descripcin de Actividad
1 Almacenar material

Smbolo

Distancia

Observaciones

4 Bajar materiales de ubicacion Transportar materiales a punto de fraccionamiento Espera mientras el material es tomado para su fraccionamiento

15 m

1 Verificar cdigo de material

2 Transportar a zona de conteo

8m

5 Fraccionar cantidad solicitada Los materiales primarios se deben introducir en bolsas plsticas ya que se abastecen en una zona donde no es permitido ingresar cajas de cartn. 50 m Este proceso slo aplica para frascos de vidrio. Existe un rea especializada para la operacin de descartonado. Es frecuente que los frascos se detengan en este punto, pueden pasar ms de 15 das estacionados. Esta operacin existe debido a que los frascos de vidrio no se pueden introducir en bolsas plsticas. Se identifica que los rechazos generados en este proceso no se reportan para la conciliacin. 20 m

Introducir en bolsas plsticas

Transportar a zona de descartonado* Demora mientras el material es atendido para descartonado* Descartonar frasco de vidrio* Transportar a seccin destinada para orden de produccin Unificar materiales

Diligenciar documentos Transportar para unificacin con materiales secundarios

Los documentos no estn estandarizados segn el responsable de su diligenciamiento, la informacin suele quedar incompleta.

* No aplica para todos los materiales

85

Ubicacin: Flujo: Fecha: Metodo Elaborado por: Revisado por:

DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIN Actividad Almacn de Materiales Operacin Abastecimiento de orden de produccin Transporte Enero 20 de 2009 Actual Demora Felipe Gonzlez Gonzlez Inspeccin Leonardo Palomino Almacenamiento

Cantidad 6 1 0 1 0

Descripcin de Actividad
1 Generar programa de produccin

Smbolo

Distancia

Observaciones
Este programa indica el da en que se van a producir los materiales, como tambin el proceso encargado y la lnea de produccin responsable. Esta operacin conocida tambin como descargue, implica la salida de los componentes del almacn de materiales para planta de produccin. (De forma lgica, previa al fraccionamiento) Los documentos consisten de la orden de transporte, el identificador de lnea y el formulario de conciliacin de materiales. Una vez se tenga la cantidad total fraccionada esta permitido entregar unidades adicionales las cuales en esta proceso se descargan del sistema. Se realiza la inspeccin mientras se diligencian los documentos adicionales. Suelen faltar componentes a pesar de tener esta operacin.

2 Consumir materiales en sistema

3 Armar documentos de orden

15 Consumir cantidades adicionales

3 Inspeccionar orden completa

16 Envolver en plstico Transportar materiales a punto de entrega

11

30 m Los materiales se entregan listos para fabricar y siempre deben incluir los documentos correspondientes, caso que no siempre se cumple.

17 Entregar materiales

10.5 Diagrama de Recorrido Abastecimiento de Materiales a planta

Fraccionamiento Materiales secundarios

Zona unificacin materiales secundarios

Fraccionamiento Materiales primarios

Unificacin materiales primarios

Programacin Unificacin de rdenes completas

11
9

13

14

6
4

9
5

16

2
10

Punto de digitacin

Tanques de maceracin

15 2 3 1 1

11
Cuarto de soplado y devoluciones 6 Descartonado de frasco de vidrio

10 2 1

17

ALMACN DE MATERIALES

PLANTA DE PRODUCCIN

Informacin General DIAGRAMA DE RECORRIDO Ubicacin Proceso Fecha Mtodo Elaborado por Revisado por Observaciones Se muestra el flujo de materiales primarios (verde) sin incluir el paso por descartonado ya que slo aplica para frasco de vidrio Al . mismo tiempo, el flujo de materiales secundarios (rojo) se muestra sin incluir el paso por marcado el cual aplica nicamente para un grupo de etiquetas. No se muestra la totalidad de la bodega con el fin de simplificar el diagrama.
Seccin sur occidente de Almacn de Materiales Abastecimiento de materiales a planta de produccin

Convenciones Indica flujo de documentos de forma fsica o por correo electrnico Indica flujo de material fsico a abastecer

Estanteras de almacenamiento Indica zona ubicada en sector de envasado (externo a plano)

Inspeccin

22 Enero de 2009 Actual Felipe Gonzlez Gonzlez Leonardo Palomino

Transporte

Fabrica de emulsiones

Operacin fsica

Almacenamiento Muros divisores

Operacin en sistema Demora Operacin e inspeccin simultaneas

No indica divisin de reas

Escala:

1 : 120

10.6 Descripcin proceso de devolucin de materiales a bodega

Smbolo Descripcin de Actividad Se termina de fabricar la orden de produccin y se realiza el despeje de la lnea. Todos los componentes son retirados de las bandas transportadoras. La lnea queda lista para fabricar otro tipo de producto. Las cantidades sobrantes que no fueron utilizadas en produccin se cuentan y se identifican. En ocasiones es necesario utilizar bsculas de conteo. Esta operacin tambin es responsabilidad de la persona que utiliza el material el lnea. Se utiliza el formato presentado en el anexo 11.3 Los operarios de abastecimiento deben conciliar la orden de produccin. Se calcula la cantidad inicial entregada por parte del almacn de materiales. Luego se calcula el destino de estas unidades ya sea como producto terminado, rechazo, muestras o material sobrante; la suma de todos estos destinos debe ser igual a la cantidad entregada inicialmente. Se realiza el despeje de los materiales primarios igual que en el punto 1 pero en el caso de los materiales utilizado en envasado. Para mayor claridad sobre estos sectores ver diagrama de zonas en anexos. Smbolo Descripcin de Actividad Se cuentan las cantidades que se rechazan. Esta operacin se realiza tambin durante la produccin, no es necesario esperar a que finalice la orden. La persona encargada de realizar esta operacin es la misma que utiliza el producto en lnea. Los operarios de abastecimiento reciben las cantidades sobrantes. Este material se debe inspeccionar para verificar que est en las condiciones adecuadas para ser utilizado posteriormente. Las unidades se ingresan en cajas de cartn para su correcto almacenamiento. Se informa al digitador de la planta de produccin la cantidad que se debe devolver al almacn. El digitador luego ingresa estas unidades de forma lgica al inventario del almacn, a la espera de que se entreguen fsicamente.

Se realiza conteo de rechazos igual que en el punto 2 pero en el sector de envasado. La informacin recolectada se transmite al abastecedor en acondicionamiento para que este utilice esta cantidad para la conciliacin de la orden de produccin.

Se cuenta e identifica el material primario sobrante igual que el punto 3 pero en el sector de envasado. Se utiliza el formato presentado en el anexo 11.3.

El abastecedor de envasado inspecciona las condiciones del material sobrante. No se procede a introducir el material en cajas ya que en este sector es prohibido el ingreso de cartn.

Los materiales tanto de envasado como de acondicionamiento (primarios y secundarios) se reciben en el cuarto de devoluciones donde se verifica que las cantidades devueltas lgicamente coincidan con las cantidades fsicas.

El material proveniente de envasado se introduce en cajas de cartn con el fin de que se puedan almacenar correctamente.

10

La operacin del punto 5 solamente ingresa las unidades al inventario, sin embargo no se ha establecido la ubicacin dentro de la bodega. En este paso, el operario de almacenamiento define la ubicacin y realiza el traslado lgico del material a dicha ubicacin.

11

Las ubicaciones del punto 10 se deben imprimir para luego ser adheridas al material sobrante. El material luego se entrega al operario del stockpicker el cual ubica fsicamente el material en bodega.

10.7 Diagrama de flujo devolucin de materiales de envase y empaque a bodega

Ubicacin: Flujo: Fecha: Metodo Elaborado por: Revisado por: DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA Actividad Planta de produccin - Almacn de Materiales Operacin Devolucin Materiales Primarios Transporte Enero 20 de 2009 Actual Demora Felipe Gonzlez Gonzlez Inspeccin Almacenamiento Leonardo Palomino Cantidad 3 2 0 1 0

Descripcin de Actividad
6 Despejar lnea de produccin

Smbolo

Distancia

Observaciones
Se refiere al momento cuando se termina la orden de produccin.
Esta operacin se puede hacer durante la produccin como tambin al final. Existen procesos donde el responsable de contar los rechazos es el abastecedor. En otros casos es la persona que esta utilizando el material en lnea de produccin. El conteo de vidrio es peligroso y el personal no suele tener guantes especiales ni gafas de proteccin.

7 Contar rechazo y desechar

3 Transporte a zona de bsculas

16 m

Existe una bscula por proceso, sin embargo en varias ocasiones el material sobrante se cuenta manualmente, cuando la devolucin es pequea.

8 Contar e identificar material sobrante Inspeccionar condiciones de material sobrante 55 m

Se han identificado varios errores en esta operacin, las personas de las lneas no indican correctamente el cdigo del material, o la cantidad diligenciada esta errada. El material debe estar en buenas condiciones para su uso posterior. De no ser as, no se acepta la devolucin y por lo tanto se toma como rechazo.
Previo a este transporte, el operario abastecedor de envasado debe informar al abastecedor de acondicionamiento la cantidad devuelta adems de los rechazos de la unidades sobrantes; esto con el fin de que se pueda realizar la conciliacin de materiales totales. Este flujo de informacin es muy pobre.

4 Transporte a cuarto de devoluciones

Ubicacin: Flujo: Fecha: Metodo Elaborado por: Revisado por:

DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA Actividad Planta de produccin - Almacn de materiales Operacin Devolucin de materiales Transporte Enero 20 de 2009 Actual Demora Felipe Gonzlez Gonzlez Inspeccin Leonardo Palomino Almacenamiento

Cantidad 8 3 1 2 1

Descripcin de Actividad
1 Despejar lnea de produccin

Smbolo

Distancia

Observaciones

Contar rechazo y desechar

Transporte a zona de bsculas

14 m

Contar e identificar material sobrante Transportar a punto intermedio de devoluciones Inspeccionar y encartonar material sobrante Conciliar orden de produccin
Esta operacin consiste en identificar cuanto se utiliz en la orden de produccin (producto terminado, rechazos, muestras) y cuanto sobr. El total debe ser igual a la cantidad que ingres del almacn, sin embargo existen muchas diferencias. El proceso es completamente manual. Las unidades se transfieren a un almacn transitorio en sistema. Es decir que ingresan al inventario sin embargo an no tienen una ubicacin especfica de la bodega. Esta devolucin afecta el costo de la orden de produccin. El material se ubica en una estiba a la espera de ser entregado al almacn. En este punto, los operarios de produccin pueden tomarlo equivocadamente para otra orden de produccin. Pueden pasar ms de 15 das con el material estancado en este punto.

10 m

Devolver lgicamente materiales Demora de material a la espera de ser entregado al almacn Transporte a cuarto de devoluciones Unificar y verificar componentes devueltos Encartonar material primario Trasladar material lgicamente a ubicacin Identificar material con ubicacin en bodega Transportar al almacn de materiales 53 m 122 m

Se transporta el material con el fin de unificarlo con los componentes de envasado.

El operario del almacn identifica en sistema ciertas cantidades devueltas, sin embargo al buscarlas fsicamente, se encuentran faltantes. Solicitar la bsqueda suele tomar mucho tiempo y no parecen existir responsables directos.

10

Para realizar esta operacin, el operario del almacn en ocasiones se debe trasladar ms de 160 metros ya que en el punto donde se encuentra el material no existen computadores disponibles. En este punto ya se tienen definidas las ubicaciones en el almacn. Se entregan los materiales separados por grupo de fraccionamiento para ser ubicados en la bodega.

11

Ubicar material en estantera

11.8 Diagrama de Recorrido Devolucin de Materiales a bodega

10
Punto de digitacin

Tanques de maceracin Punto de digitacin

Informacin General
DIAGRAMA DE RECORRIDO Ubicacin Proceso Fecha Mtodo Elaborado por Revisado por Observaciones
Proceso hidroalcoholes - seccin almacn Devolucin de materiales de envase y empaque

22 Enero de 2009 Actual Felipe Gonzlez Gonzlez Leonardo Palomino

Se muestra el proceso de devolucin en el caso de hidroalcoholes con el fin de simplificar el diagrama. La operacin es similar para los otros dos procesos (Emulsiones y Maquillaje)

6
Cuarto de soplado y devoluciones Lneas de produccin envasado

ALMACN DE MATERIALES

1
Lneas de produccin Acondicionamiento

1 3 4

6 1
Descartonado de frasco de vidrio

9 3

11

2 1

Zona de conciliacin y revisin de materiales en devolucin

8
PLANTA DE PRODUCCIN

Convenciones
Indica flujo de documentos de forma fsica o por correo electrnico

Estanteras de almacenamiento Indica zona ubicada en sector de recibo (externo a plano)

Inspeccin

Transporte

Indica flujo de material fsico a abastecer Punto de cambio de zona (Prohibido el paso) Muros divisores

Operacin fsica

5
Esclusa

Almacenamiento

Operacin en sistema Demora Operacin e inspeccin simultaneas No indica divisin de reas

Escala:

1 : 120

10.9 Diagrama de divisin de zonas segn requerimientos de higiene

Informacin General
DIAGRAMA DE DIVISIN DE ZONAS Ubicacin Escala Fecha Mtodo Elaborado por Revisado por
Proceso hidroalcoholes - seccin almacn 1:120 22 Enero de 2009 Actual Felipe Gonzlez Gonzlez Leonardo Palomino

Zona Negra : rea de menos exigencia en higiene, el uniforme consiste en overol o particular. Se exige uso de cofia. Zona azul: Se utiliza uniforme azul con cofia. Zona blanca: Mayor control de higiene, uso de overol blanco desinfectado, cofia y tapabocas.

92

10.10 Orden de transporte para orden de produccin

10.11 Identificador de lnea para orden de produccin

94

10.12 Formulario de conciliacin para orden de produccin actual

95

10.13 Formulario de conciliacin para orden de produccin propuesto

10.14 Aplicativo en Excel para evaluacin de cantidades entregadas como devolucin

10.15 Formato para la identificacin de materiales en devolucin

10.16 Diagrama de operaciones propuesto para devolucin de materiales de envase y empaque a bodega

Envasado de materiales - Almacn de Materiales Devolucin de materiales de envase y empaque a bodega Abril 15 2009 Propuesto
8 1

Devolucin materiales primarios

Devolucin de materiales

Despejar lnea de produccin

Despejar lnea de produccin

Contar rechazo y desechar

Contar rechazo y desechar

Contar, inspeccionar e identificar cantidad sobrante

Contar, inspeccionar e identificar cantidad sobrante

1 3

Unificar, encartonar y verificar cantidad de componentes devueltos

Conciliar orden de produccin

8 Operacin e inspeccin simultaneas

Devolver lgicamente, trasladar a ubicacin e identificar material

Operacin fsica

Operacin en sistema

10.17 Diagrama de recorrido propuesto para devolucin de materiales de envase y empaque a bodega

Punto de digitacin

Tanques de maceracin Punto de digitacin

ALMACN DE MATERIALES

Cuarto de soplado y devoluciones

Lneas de produccin envasado

1
Lneas de produccin Acondicionamiento

4 1
Descartonado de frasco de vidrio

3 1 4

Zona de conciliacin y revisin de materiales en devolucin

6
PLANTA DE PRODUCCIN

Informacin General
DIAGRAMA DE RECORRIDO Ubicacin Proceso Fecha Mtodo Elaborado por Revisado por Observaciones
Proceso hidroalcoholes - seccin almacn Devolucin de materiales de envase y empaque Abril 15 de 2009 Propuesto Felipe Gonzlez Gonzlez Leonardo Palomino

Convenciones

Estanteras de almacenamiento Indica zona ubicada en sector de recibo (externo a plano)

Inspeccin

Indica flujo de documentos de forma fsica o por correo electrnico

Transporte

Indica flujo de material fsico a abastecer Punto de cambio de zona (Prohibido el paso) Muros divisores

Operacin fsica

8
Esclusa

Punto de digitacin

Almacenamiento

Operacin en sistema Demora

Se muestra el proceso de devolucin en el caso de hidroalcoholes con el fin de simplificar el diagrama. La operacin propuesta sera similar en los otros dos procesos (Emulsiones y Maquillaje).

No indica divisin de reas

Operacin e inspeccin simultaneas

Escala:

1 : 120