Guía de Cierre de Proyectos CTB

GUA DE CIERRE DE PROYECTOS
DOCUMENT TYPE: Guideline
DOCUMENT TITLE : Closing projects - Guideline
DOCUMENT OWNER : D. Versrpeet, Controller
DATE OF APPLICATION : 21/06/2011
VERSION : 2.0
SIGNIFICADO DE ABREVIACIONES Y DEFINICIONES DIVERSAS

CMO Cuenta Hija Cuenta Madre CS DGD Direccin del Proyecto DTF EL Convenio de ejecucin Cuenta operativa, cuenta comercial. Es la cuenta que sirve para que el proyecto realice sus actividades cotidianas cuando no sobrepasan un cierto monto. Cuenta principal, a la que llegan los cash-call. Sirve para alimentar a la cuenta operativa y para pagos de montos altos. Convenio Especfico Direccin General de Cooperacin al Desarrollo Est compuesta por un Responsable Nacional (Director Tcnico) y un Corresponsable en Cogestin o un Asistente Tcnico (AT) en Rgie (administracin directa no compartida con el socio). Documento Tcnico y Financiero Intercambio de Cartas y otras formalidades administrativas necesarias para que los socios aprueben, confirmen cambios o agreguen clusulas a la Convenio Especfica propuestos por la SMCL. Departamento de Expertos Sectoriales y Temticos en la Sede de la CTB en Bruselas. Aviso de No Objecin Departamento de Operaciones en la Sede de la CTB en Bruselas. Project Management Team (el equipo del proyecto en el sentido ms amplio) Regional Controller / Manager Administratif Financier (Responsable administrativo y financiero) Representacin Representante Residente Sede de la CTB en Bruselas Estructura Mixta de Concertacin Local SMCL de Inicio de la Ejecucin SMCL de Inicio (mnimo una o dos por ao de ejecucin) SMCL de Cierre de Ejecucin SMCL de fin del Convenio Especfico SMCL de preparacin al cierre SMCL de Inicio
EST ANO OPS PMT RC / MAF REP RR Sede SMCL SMCL (MO 0) SMCL (MO 1), (MO 2), SMCL (C) SMCL (C+1) SMCL (C-1) SMCL (O)
NDICE
PLAN, ESQUEMA Y SNTESIS................................................................................................................7 PLAN, ESQUEMA Y SNTESIS................................................................................................................7 1.1 PLAN................................................................................................................................................7 Plan.....................................................................................................................................................7 1.2 ESQUEMA: LNEA DE TIEMPO (CIERRE).....................................................................................................8 1.3 SNTESIS: TAREAS RELACIONADAS A LA LNEA DE TIEMPO (PROYECTO) ..........................................................9 1.4 DETALLES DEL PLAN...........................................................................................................................12 1.4.1 Fase 1 - Programacin del cierre del proyecto (PMT)...............................................................12 Puntos relevantes.............................................................................................................................12 Plazo.................................................................................................................................................12 Documentos a preparar....................................................................................................................12 1.4.2 SMCL (C -1) Validacin de la programacin del Cierre del Proyecto ....................................13 Puntos relevantes.............................................................................................................................13 Plazo.................................................................................................................................................13 Decisiones a tomar...........................................................................................................................13 1.4.3 Fase 2 Cierre de las actividades del Proyecto (PMT)............................................................14 Puntos relevantes.............................................................................................................................14 Plazo.................................................................................................................................................14 1.4.4 Fase 3 Cierre de la Ejecucin del Proyecto (PMT)................................................................15 Puntos relevantes.............................................................................................................................15 Plazo.................................................................................................................................................15 Documentos a preparar....................................................................................................................15 1.4.5 SMCL (C) Validacin del Cierre de la Ejecucin del Proyecto ...............................................16 Puntos relevantes.............................................................................................................................16 Plazo.................................................................................................................................................16 Decisiones a tomar...........................................................................................................................16 1.4.6 Fase 4 Fin de los ltimos Compromisos y preparacin del Cierre del Proyecto (REP)..........17 Puntos relevantes.............................................................................................................................17 Plazo.................................................................................................................................................17 Documentos a preparar....................................................................................................................17 1.4.7 SMCL (C+1) Validacin del Cierre del Proyecto .......................................................................18 Puntos relevantes.............................................................................................................................18 Plazo.................................................................................................................................................18 Decisiones a tomar...........................................................................................................................18 1.4.8 Fase 5 - Elaboracin del informe final del proyecto y solicitud de recepcin del Proyecto (CTB Bruselas)............................................................................................................................................19 Puntos relevantes.............................................................................................................................19 Plazo.................................................................................................................................................19 Tareas a realizar a nivel del OPS......................................................................................................19
CTB, Agencia Belga de Desarrollo Gua de Cierre de Proyecto
Tareas a realizar a nivel de FINANZAS ............................................................................................19 1.4.9 Recepcin de la Prestacin ......................................................................................................20 Puntos relevantes.............................................................................................................................20 Plazo.................................................................................................................................................20 Tareas a cargo de la DGD.................................................................................................................20 Comentarios......................................................................................................................................20 Respuestas ......................................................................................................................................20 Notificacin del donante de la recepcin definitiva ...........................................................................20 MODALIDADES.....................................................................................................................................21 MODALIDADES.....................................................................................................................................21 1.5 MODALIDADES - NIVEL TCNICO ..........................................................................................................21 Informe Narrativo Final......................................................................................................................21 Actividades del Proyecto...................................................................................................................22 Recepcin provisional y definitiva de obras......................................................................................23 Resumen de las actividades realizadas durante el periodo de cierre...............................................23 Evaluacin final.................................................................................................................................24 1.6 MODALIDADES NIVEL ADMINISTRATIVO.................................................................................................25 1.6.1 Recursos Humanos...................................................................................................................25 Asistencia tcnica nacional y/o personal local contratado ................................................................25 Personal local a la disposicin del proyecto o transferido al proyecto..............................................26 Asistencia tcnica internacional........................................................................................................27 1.6.2 Material, equipamientos, tiles y archivos.................................................................................28 Vehculos - registro...........................................................................................................................28 Vehculos estado y mantenimiento.................................................................................................28 Vehculos - Combustibles..................................................................................................................29 Inventarios y reservas.......................................................................................................................29 Archivos............................................................................................................................................30 1.6.3 Marchs Publics (contratos pblicos), Pedidos y Contratos......................................................31 Marchs publics (contratos pblicos) ...............................................................................................31 Marchs publics (lanzamiento)..........................................................................................................31 Marchs publics (contratos pblicos) (atribucin)............................................................................32 Seguros.............................................................................................................................................32 Lista de contratos y servicios ...........................................................................................................33 Circular de informacin a terceros ..................................................................................................34 Ciclos de compras.............................................................................................................................34 Lista de compromisos ......................................................................................................................35 Compromisos y desembolsos...........................................................................................................36 1.7 MODALIDADES NIVEL FINANCIERO......................................................................................................37 1.7.1 Tesorera...................................................................................................................................37 ltimo cash-call.................................................................................................................................37 Cierre de la caja chica.......................................................................................................................37
Cierre de las cuentas bancarias tipo operativa o auxiliar ....................................................37 Cierre de las cuentas bancarias tipo madre o principal .......................................................37 Planificacin de los desembolsos ....................................................................................................37 Pagos................................................................................................................................................38 Firmas en las cuentas bancarias ....................................................................................................38 1.7.2 Presupuesto..............................................................................................................................38 Balance Financiero Provisional .......................................................................................................39 1.7.3 Contabilidad .............................................................................................................................40 Cuenta 58..........................................................................................................................................40 Archivos contables............................................................................................................................40 Codificacin contable .......................................................................................................................40 1.7.4 Garantas y Fianzas, Impuestos y Tasas, Rentas a cobrar.......................................................41 Garantas/fianzas..............................................................................................................................41 Garantas o fianzas depositadas.......................................................................................................41 Garantas o fianzas recibidas............................................................................................................42 Impuestos y Tasas............................................................................................................................42 Rentas a cobrar ................................................................................................................................43 1.7.5 Auditora....................................................................................................................................44 Auditora Final ..................................................................................................................................44 1.8 ACTA DE LA SMCL..........................................................................................................................45 Acta de la SMCL (C-1)......................................................................................................................45 Acta de la SMCL (C)..........................................................................................................................45 Acta de la SMCL (C+1).....................................................................................................................45 1.9 GESTIN DE LOS REMANENTES..............................................................................................................46 Definicin de remanentes.................................................................................................................46 Tipos de remanentes ........................................................................................................................46 Trato de los remanentes ..................................................................................................................47 Precisiones prcticas........................................................................................................................48 1.10 DOCUMENTOS A ELABORAR................................................................................................................49 Organizacin del proyecto.................................................................................................................49 Planificacin del cierre......................................................................................................................49 Planificacin de desembolso.............................................................................................................49 Planificacin de seguimiento de los marchs publics (contratos pblicos).......................................50 Entrega/Cesin (Remise/reprise) tcnica con el Socio ....................................................................50 Entrega/Cesin (Remise/reprise) administrativa y financiera con la REP.........................................50 Afectacin del material, de los equipos y tiles.................................................................................51 Propuesta de afectacin de los remanentes presupuestales y saldos de tesorera ........................51 Informe Narrativo Final ....................................................................................................................51 Lista Provisional de Compromisos....................................................................................................52 Lista Definitiva de Compromisos.......................................................................................................52 Convenio de seguimiento de Cierre..................................................................................................52 Balance Financiero Provisional.........................................................................................................53 Balance Financiero de Ejecucin......................................................................................................53
Informe Financiero Final...................................................................................................................53 GESTIN DE CONOCIMIENTOS...........................................................................................................54 GESTIN DE CONOCIMIENTOS...........................................................................................................54 Introduccin.......................................................................................................................................54 Documentos fuentes.........................................................................................................................54 Crculos de desarrollo ......................................................................................................................54 Evaluacin del PMT..........................................................................................................................55 Evaluacin AT...................................................................................................................................55 Evaluacin del Equipo Pas ..............................................................................................................55 REFERENCIAS......................................................................................................................................56 REFERENCIAS......................................................................................................................................56 Leyes y contrato de gestin .............................................................................................................56 Convenios.........................................................................................................................................56 Reglas...............................................................................................................................................56 Pollitica..............................................................................................................................................56 Guas................................................................................................................................................56 Procesos...........................................................................................................................................57 Plantilla.............................................................................................................................................58 Software............................................................................................................................................59 ANEXOS.................................................................................................................................................60 ANEXOS.................................................................................................................................................60 Definiciones.......................................................................................................................................61 Esquema: Lnea de tiempo (Proyecto)..............................................................................................62
Plan, Esquema y Sntesis

1.1 Plan
Primera etapa: La preparacin del cierre 1. Plan 2. 3. Fase 1: Programacin del cierre del proyecto (realizada por el equipo: Project Management Team) SMCL (C-1): Validacin de la Programacin del Cierre del Proyecto Fase 2: Cierre de las actividades del proyecto (realizada por el equipo: Project Management Team) Segunda etapa: El cierre 4. 5. 6. 7. 8. 9. Fase 3: Cierre de la ejecucin del proyecto (realizada por el equipo: Project Management Team) SMCL (C): Validacin del Cierre de la Ejecucin del Proyecto Fase 4: Fin de los compromisos y preparacin del Cierre del Proyecto (realizada por la Representacin de la CTB) SMCL (C+1): Cierre del Proyecto Tercera etapa: El informe (reporting) del cierre Fase 5: Elaboracin del informe anual del proyecto y solicitud de recepcin del Proyecto (CTB Bruselas) Recepcin del proyecto: Aviso de la DGD de la recepcin de la prestacin y Final del Convenio de Ejecucin (CMO).
1.2 Esquema: Lnea de tiempo (Cierre)

(Traduccin de las etapas en la pgina anterior).
1.3 Sntesis: Tareas relacionadas a la Lnea de Tiempo (Proyecto)

(Traduccin de la tabla en la pgina siguiente)
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1.4 Detalles del plan

1.4.1 Fase 1 - Programacin del cierre del proyecto (PMT)
Puntos relevantes Las tareas a realizar son relativamente importantes. Son an ms importantes cuando la fase de inicio y la organizacin del programa no han tomado en cuenta las recomendaciones. Se subestima generalmente el tiempo necesario por lo que es imprescindible empezar con anticipacin. La elaboracin de la programacin de cierre es una fase que les permitir conocer y dominar: o o o La importancia de las tareas a realizar, La concesin de recursos necesarios para su realizacin, los saldos presupuestales,
Es importante planificar correctamente los desembolsos y que se hagan a lo ms tardar antes de la SMCL (C), para evitar una carga en la REP o en las otras estructuras a cargo de hacer el seguimiento de los desembolsos despus de finalizar los contratos del equipo PMT. Esta gua es una herramienta que les ayudar en esta tarea.
Plazo
Esta fase debe empezar a ms tardar 10 meses antes del final de la CS y a ms tardar 1 mes antes de la SMCL (C-1)
Documentos a preparar
Idealmente, se preparen esos documentos dos semanas antes de la fecha de reunin y se manda a los participantes a ms tardar una semana antes de la reunin. Organizacin del Cierre (Acciones, Responsabilidades, Plazos) Balance Financiero Provisional Inventarios y propuestas de afectacin del material, de los equipos y de los tiles. Propuesta de principio para la afectacin de los remanentes.
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1.4.2 SMCL (C -1) Validacin de la programacin del Cierre del Proyecto

Puntos relevantes Esta SMCL es el inicio de la fase de cierre de la prestacin. Su objetivo es aprobar la planificacin realizada por el equipo PMT, escoger las propuestas que se han hecho y validar la situacin presupuestal. . Plazo Esta SMCL (C-1) debe tener lugar a ms tardar 9 meses antes del final del Convenio Especfico y como mnimo 6 meses antes de la CS que aprueba el informe final y pone fin a la Ejecucin del Proyecto.
Decisiones a tomar
Aprobar la Organizacin de Cierre Aprobar el Balance Financiero Provisional
Aprobar los Inventarios y las propuestas de afectacin del material, de los equipos y de los tiles. Aprobar la Propuesta de principio de afectacin de los remanentes
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1.4.3 Fase 2 Cierre de las actividades del Proyecto (PMT)

Puntos relevantes Esta fase 2 es el perodo en el que se finalizan las actividades programadaspor la prestacin. Algunas actividades se pueden iniciar todava durante este perodo de tiempo, si es que se pueden acabar durante este mismo perodo y que hayan sido programadas y aprobadas por la SMCL (C-1) o por el Ordenador y el Coordenador. Esos meses son los ltimos en el que el equipo PMT se encarga principalmente de las tareas directamente vinculadas a las actividades de la prestacin. Esta fase debe empezar a ms tardar 9 meses antes del final del CS y a ms tardar 6 meses antes SMCL (C)
Plazo
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1.4.4 Fase 3 Cierre de la Ejecucin del Proyecto (PMT)

Puntos relevantes Las tareas a realizar son exclusivamente y directamente vinculadas al cierre de la prestacin. Ningn compromiso est autorizado a partir de esta fase (excepto gastos operativos planificados y gastos excepcionales como reparaciones o reemplazos de pequeo material imprescindible)
Plazo
Esta fase 3 debe iniciar a ms tardar 6 meses antes del final del CS y 3 meses antes de la SMCL (C).
Informe Narrativo Final. Informe del seguimiento de la Organizacin del Cierre. Actualizacin del Balance Financiero Provisional. La lista de los compromisos. Los Convenios de seguimientos que corresponden Informes y Actas de transferencia del material, de los equipos y de los tiles. Proyecto de Entrega/Cesin tcnica (Remise/reprise) con el Socio. Proyecto de Entrega/Cesin (Remise/reprise) con la REP. administrativa y financiera
Actualizacin de la Propuesta de afectacin de los remanentes, aprobada por la SMCL (C-1)
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1.4.5 SMCL (C) Validacin del Cierre de la Ejecucin del Proyecto

Puntos relevantes Esta SMCL es realmente la SMCL de cierre y pone fin a la responsabilidad del equipo PMT y a la ejecucin del proyecto.
Plazo
Debe tener lugar a ms tardar 3 meses antes del final del CS pero idealmente 6 meses antes para permitir el cierre de los compromisos y de las cuentas bancarias en condiciones aceptables.
Decisiones a tomar
Aprobar el Informe Final Narrativo. Aprobar la actualizacin del Balance Financiero Provisional. Aprobar la lista de los compromisos. Los Convenios de seguimiento que corresponden Confirmar las transferencias de material, equipos y reservas diversas. Aprobar la actualizacin de la Propuesta de afectacin de los remanentes.
Aprobar el Proyecto de Entrega/Cesin tcnica (Remise/reprise) con el Socio. Aprobar el proyecto de Entrega/Cesin administrativa y financiera (Remise/reprise) con la REP. Eliminar/ descargar las responsabilidades del proyecto que correspondan al equipo PMT y transferirlas nuevamente y de manera exclusiva al Ordenador y al Coordenador. Poner fin a la Ejecucin del Proyecto.
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1.4.6 Fase 4 Fin de los ltimos Compromisos y preparacin del Cierre del Proyecto (REP)
Puntos relevantes
Tomando en cuenta las restricciones legales y el tercer contrato de gestin, las tareas a realizar estn vinculadas exclusivamente al cierre de los compromisos, al cierre de la cuenta madre y a las transferencias de saldos de tesorera y remanentes presupuestales.
Plazo
Esta fase debe haber empezado a ms tardar 3 meses antes del final del CS e iniciar directamente despus de la aprobacin del Acta de la SMCL (C)
Balance Financiero Provisional (actualizacin) Propuesta de afectacin de los remanentes (montos exactos) y preparacin del Intercambio de Carta (Echange de Lettre).
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1.4.7 SMCL (C+1) Validacin del Cierre del Proyecto

Puntos relevantes Suele ser la ltima SMCL de la prestacin, la que pone fin a la ejecucin.
Plazo
Esta SMCL (C+1) debe tener lugar antes del final del CS
Decisiones a tomar
Aprobar el Balance Financiero Dispensar a la SMCL y el Socio de sus obligaciones en cuanto a la ejecucin del proyecto. Aprobar la propuesta de afectacin de los remanentes (montos exactos) y aprobar el Intercambio de Carta (change de Lettre) Declarar el final de la prestacin en el pas Socio.
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1.4.8 Fase 5 - Elaboracin del informe final del proyecto y solicitud de recepcin del Proyecto (CTB Bruselas)
Puntos relevantes
Las tareas a realizar son principalmente financieras y tambin administrativas. Es posible que algunos cierres/fines de compromisos (desembolsos) se realicen antes de finalizar el Informe Financiero Final.
Plazo
Esta fase se debe terminar a ms tardar 6 meses despus del final de la CS (Ver artculo 8 del tercer contrato de gestin)
Tareas a realizar a nivel del OPS
Solicitar la elaboracin del Informe Financiero Final a Finanzas Hacer llegar la solicitud de recepcin a la DGD o o Adjuntar el Informe Narrativo Final Adjuntar el Informe Financiero Final
Enviar los documentos a la DGD. Hacer el seguimiento de las respuestas a las posibles preguntas de la DGD. Hacer llegar la aprobacin solicitada a la DGD.
Tareas a realizar a nivel de FINANZAS
Asegurarse que el intercambio de carta (Echange de Lettre) relacionado a la afectacin de los saldos se realiz. Asegurarse que las condiciones financieras de cierre se respeten. Redactar el Informe Financiero Final. Hacer llegar el Informe Financiero Final a la OPS.
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1.4.9 Recepcin de la Prestacin

Puntos relevantes El objetivo de este proceso es cerrar la prestacin y liberar a la CTB de sus obligaciones en cuanto a la prestacin. Dentro de los 60 das de recepcin de la solicitud de recepcin definitiva de la prestacin, transmitida por la CTB. Aprobar el Informe Narrativo Final Aprobar el Informe Financiero Final Autorizar la recepcin definitiva de la prestacin. Liberar a la CTB de sus obligaciones en cuanto a la prestacin.
Plazo
Tareas a cargo de la DGD
Comentarios
En algunos casos, la DGD comenta o pide explicaciones adicionales, generalmente en cuanto a los saldos de la prestacin.
Respuestas
La OPS se encarga de responder y hacer los comentarios despus de haber consultado y pedido la opinin de FINANZAS.
Notificacin del donante de la recepcin definitiva
Esta notificacin vale como Descargo lo que libera a la CTB de sus obligaciones y pone fin a la CMO
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Modalidades
1.5 Modalidades - Nivel Tcnico
Informe Narrativo Final Fase 1: o Los responsables de la prestacin programan la redaccin del Informe Narrativo Final, siguiendo los documentos de referencia siguientes : o TP_036_Reporte final_FR Gua de redaccin del informe final_FR
Programar un espacio de tiempo para las eventuales contribuciones de los responsables del programa por parte del socio y/o de los otros socios tcnicos y financieros (PTF) Programar el fin de esta tarea por lo menos 2 semanas antes de la SMCL (C) a fin de concluir el diseo del documento, imprimirlo y enviarlo a ms tardar una semana antes de la reunin.
Fase 3: Terminar este documento por lo menos 2 semanas antes de la SMCL (C), y enviarlo a ms tardar una semana antes de la reunin. Durante la SMCL (C), los miembros hacen cambios en el documento si es necesario y lo aprueban.
Fase 4: Despus de incluir las modificaciones y de la aprobacin de los miembros de la SMCL, imprimir y distribuir tanto el documento como copias del Acta, que forma parte del documento. Fase 5: El informe aprobado se manda a la DGD, junto con el Informe Financiero Final y una carta de solicitud de recepcin de la prestacin.
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Actividades del Proyecto
Fase 1: o Asegurarse durante la planificacin del cierre que la realizacin de las actividades (nuevas y en curso) no se realicen despus de la fase 2 ; es decir no en los 3 ltimos meses de la fase operacional del proyecto (Fase 3), y tampocodurante el ltimo mes que precede la SMCL (C) o durante la fase 4. Esto permite que el equipo PMT pueda dedicarse completamente al cierre del proyecto y no sobrecargar a la Representacin. Si se pasan de los lmites mencionados en el prrafo anterior, se deben prever explicaciones y justificaciones para la aprobacin del Ordenador y del Coordenador, y luego de la SMCL (C-1). Habr que asegurarse que la ejecucin de esas actividades no arriesguen el desarrollo del cierre del proyecto sino que simplemente forma parte del proceso de cierre (taller de validacin del informe final, ltimo comit tcnico, taller de evaluacin final,etc.) Si la ejecucin o el seguimiento de la actividad en cuestin no puede asegurarse sin arriesgar el trabajo de cierre, hay que referirse a las modalidades descritas en la Fase 3 (prrafos 4 y 5). Si no se pueden aplicar esas modalidades, las actividades se deben cancelar.
Fase 2: o Actividades nuevas: se pueden iniciar si se cierran durante esta misma fase 2. Sin embargo, deben estar aprobadas por la SMCL (C-1) o recibir un acuerdo escrito del Ordenador y del Coordenador. Actividades en curso: pueden continuar si se terminan durante la fase 2 pero deben ser aprobadas por la SMCL (C-1).
Fase 3: o Actividades nuevas: no se pueden empezar ninguna nueva actividad, a no ser que est vinculada al cierre mismo. Por ejemplo un ltimo comit tcnico, un taller de evaluacin final, una reunin de validacin del informe final,etc. Sin embargo esas actividades deben haber sido aprobadas por la SMCL (C-1) o haber recibido un acuerdo escrito del Ordenador y del Coordenador. Deber terminar antes del final de esta fase 3. Actividades pendientes: las actividades pendientes que se han retrasado pueden seguir si se cierran durante esta misma fase 3 si han sido aprobadas por la SMCL (C-1) o
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Recepcin provisional y definitiva de obras
Fase 1: o Planificar las recepciones provisionales y definitivas de las refacciones, construcciones y otras obras que necesitaron una fianza o garanta y que se debe devolver despus de las recepciones. Asegurarse que las carpetas de seguimiento estn en orden y actualizados y hacer hincapi en las tareas pendientes.
Fase 3 & 4: Para las SMCL (C) y (C+1) hacer el balance en cuanto a la planificacin que se entreg en la SMCL (C-1) En el contexto de esas recepciones, referirse a recomendaciones en cuanto a garantas y fianzas en el punto 3.3.4. las
Resumen de las actividades realizadas durante el periodo de cierre
Fase 3: Para la SMCL (C) : o Preparar un resumen de las actividades en paralelo con la planificacin de las actividades presentadas en la SMCL (C-1). Si algunas actividades no se han realizado, se debe redactar un documento de justificacin con las explicaciones adecuadas. Hacer propuestas para cada actividad no realizada o no terminada.
Fase 4: Para la SMCL (C+1) : o o Asegurarse que ninguna de las actividades sobrepasar el plazo de validez del CS. Si debido a circunstancias particulares una actividad debe sobrepasar el plazo del CS, hay que ver si se puede delegar lo que queda de la actividad o su seguimiento con un Convenio de Seguimiento de Cierre. De no ser el caso, se considerar la cancelacin de la actividad a pesar de las consecuencias.
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Evaluacin final
La evaluacin final es la apreciacin externa del proyecto y se realiza conforme con la poltica M&E (Monitoreo y Evaluacin). Deber realizarse conforme a los principios siguientes : Fase 1: el proceso de convocatoria y contratacin debera acabar antes de la SMCL (C-1) y la programacin debera prever la misin a ms tardar durante la fase 2. Fase 2: ltimo perodo para la realizacin de la misin de la Evaluacin Final. Fase 3: el final de la misin de Evaluacin Final debe tener lugar a ms tardar durante ese perodo y el informe definitivo se debe entregar a ms tardar un mes antes de la SMCL (C), para poder mencionarlo en el Informe Narrativo Final.
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1.6 Modalidades Nivel Administrativo

1.6.1 Recursos Humanos
Asistencia tcnica nacional y/o personal local contratado Fase 1: o Se planifica la salida del personal contratado y se consigna en el cuadro de seguimiento del personal del proyecto. o o o Se establece un plan de comunicacin de esta planificacin. El envo de las notificaciones de fin de contrato se debe planificar y enviar de acuerdo a la legislacin del pas. Para la armonizacin de los proyectos entre ellos y respecto a la legislacin, las liquidaciones deben pasar por un proceso de No-Objecin de la REP o del Socio. o Asegurarse que el presupuesto baste para poder pagar las gratificaciones, los das de recuperacin, vacaciones o cualquier monto que corresponda al personal (seguridad social, tasas, seguros, etc.). Si no hay un presupuesto disponible, tomar decisiones en colaboracin con el Socio y la REP. o Programar la evaluacin del personal, de preferencia conforme al sistema utilizado en la CTB (Crculos de Desarrollo-CdD). La evaluacin est a cargo de la Direccin del Proyecto. Fase 3: o Pagar las gratificaciones, los das de recuperacin o de vacaciones o cualquier monto que corresponda al personal despus de haberse asegurado que el personal no tiene ningn gasto pendiente que justificar. o o o Entregar documentos como certificado de trabajo, boletas de remuneraciones y de liquidacin, etc. Finalizar la evaluacin del personal (CdD) y entregar los documentos al RR. Acompaar el personal en su bsqueda de una nueva afectacin dentro de la CTB o un nuevo empleo.
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Personal local a la disposicin del proyecto o transferido al proyecto
Fase 1: o La salida del personal puesto a la disposicin del proyecto o transferido al proyecto est planificada e integrada en el cuadro de seguimiento del personal del proyecto a ms tardar durante la Fase 1 del Cierre. o o o Establecer un plan de comunicacin de esta planificacin a los que correspondan. Planificar la informacin sobre el regreso del personal con el socio. Asegurarse que el presupuesto basta para poder pagar todos los montos que corresponda al personal. Si no es posible, tomar decisiones en colaboracin con el Socio y la REP. o Programar la evaluacin del personal, de preferencia conforme al sistema utilizado en la CTB (Crculos de desarrollo). La evaluacin est a cargo de la Direccin del Proyecto. Fase 3: o Pagar los ltimos montos que se deben al personal (gratificaciones, indemnizaciones, etc.) despus de haberse asegurado que no tienen ningn pago pendiente por justificar. o Finalizar la evaluacin del personal (CdD) y entregar los documentos al Socio y al RR.
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Asistencia tcnica internacional
Fase 1: o Es importante verificar la adecuacin entre el vencimiento de los contratos, el cierre de la prestacin y el presupuesto restante. En caso no haya adecuacin o si el presupuesto no es suficiente, se debe poner en contacto con la REP y definir el proceso en colaboracin con RH / Finanzas. Se escribir un resumen para describir las decisiones tomadas y se mandar una copia al representante del socio y a la CTB Sede de Bruselas para su informacin. Si hace falta revisar el presupuesto, habr que conseguir el acuerdo previo del Socio y seguir las reglas de este tipo de proceso. o La salida de los Asistentes Tcnicos Internacionales (ATI) y su mudanza se planifican y se integran al cuadro de seguimiento del personal del proyecto a ms tardar durante la Fase 1 del cierre. o Programar la evaluacin de este personal de preferencia segn el sistema utilizado en la CTB (Crculos de Desarrollo CdD). La evaluacin est a cargo del RR o de cualquier otra persona que el delega. Fase 3: o Seguir las decisiones en cuanto a una posible inadecuacin entre el vencimiento de los contratos de trabajo y el cierre de la prestacin. Esos problemas deben solucionarse por lo menos 3 meses antes de la SMCL (C) o Finalizar la evaluacin de este personal (CdD)
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1.6.2 Material, equipamientos, tiles y archivos

Vehculos - registro Fase 1: o Si los vehculos se regisstraron a nombre del proyecto o de la CTB y se planifica entregar los vehculos al Socio, la solicitud de cambio de regisstro se debe planificar y la SMCL (C-1) lo debe aprobar. En este caso, hay que planificar tambin la recuperacin de las placas vehiculares antes de entregar los vehculos. o Durante la planificacin de la entrega de los vehculos, tener en cuenta los vehculos que van a necesitar para el funcionamiento del proyecto hasta el ltimo da. Fase 2 o 3: o o Este trmite se debe iniciar bastante pronto para poder entregar el los vehculos durante la fase 3 y antes de la SMCL (C). Sin embargo, no se puede entregar los vehculos antes del cambio de placa y si es necesario se pueden almacenar los vehculos sin placa en un lugar que depende de la representacin o del beneficiario. Se organiza este trmite con la REP y se informa el Socio en la SMCL (C-1). Es una cuestin de seguridad. Vehculos estado y mantenimiento Los vehculos se entregarn en el mejor estado de funcionamiento posible. Fase 1: Dentro de las posibilidades presupuestales, se planifica la entrega en buen estado de los vehculos y se tiene que aprobar en la SMCL (C-1) o Si el vehculo ya no est en buen estado ni para manejar ni para repararlo, se empezar un proceso de venta de acuerdo con la REP y el Socio, siguiendo los procesos vigentes. Se entregarn los documentos del vehculo y de seguimiento del vehculo junto con el vehculo mismo (lista de los mantenimientos y reparaciones).
Fase 1 y 2:
Fase 2, 3 o 4: Se planificar un ltimo mantenimiento antes de entregar el vehculo.
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Vehculos - Combustibles
Fase 1: Las reservas de combustible fuera de impuestos se deben acabar completamente antes del cierre. Hay que tomarlo en cuenta a la hora de planificar las recargas de combustible. Fase 3: Sin embargo, existen las soluciones siguientes en caso las reservas no se hayan acabado: o o o Entrega al proveedor Entrega de las reservas al Socio Entrega de las reservas a otro proyecto cuya exoneracin es idntica.
Inventarios y reservas
Los inventarios y las reservas permanentes se gestionan conforme a las reglas vigentes. Una lista se actualiza regularmente y se entrega durante las SMCL de la Prestacin para su informacin. o o Se asegura que el material y los equipos estn todava en buen estado. Cuando es necesario se propone a la SMCL (C-1) proceder a las eventuales entregas como chatarra o hacer reparaciones segn el presupuesto disponible para entregar al Socio slo el material en buen estado. Realizar las eventuales entregas de forma planificada, de preferencia antes del ltimo mes antes de la SMCL (C) y despus de haber recibido el acuerdo del Ordenador y del Coordenador. Reparar el material conforme a la planificacin aprobada y de preferencia antes del ltimo mes antes de la SMCL (C). Entregar los equipos, el material y las reservas de combustible lo ms temprano posible y de preferencia durante la fase 2, o durante fase 3, pero antes del ltimo mes de esta fase.
Fase 1:
Fase 2 y 3: o
o o
Fase 4: Slo los equipos, el material y las reservas disponibles estarn a la disposicin del equipo PMT y se entregarn lo ms temprano posible durante la fase 4.
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Archivos
Segn las modalidades de ejecucin del proyecto, los archivos se conservan 10 aos el socio est a cargo si se trata de cogestin y la representacin est a cargo si se trata de rgie . o Aprender las modalidades de archivo (normas: etiquetas,
Fase 1: contenidos, listas,) si es que hay, con el socio o la representacin. Si no se impone ninguna norma, hay que tomar en consideracin: Que esos documentos se debern conservar 10 aos en buen estado y entonces saber en qu tipo de carpetas conservarlos. Que el equipo PMT ya no estar y que se necesitar personal (que no conocer el proyecto en esa poca) para encontrar esos archivos. Entonces, hay que considerar la tarea de poner etiquetas, listar las referencias y las descripciones del contenido de cada carpeta. Consultar al socio y la representacin, eventualmente durante la SMCL (C-1) en cuanto a la oportunidad de archivar todos los tipos de carpetas en un mismo lugar y/o de conservarlos todos. Hay que seleccionar los archivos que ya no son tiles despus del cierre del proyecto, otros que son tiles slo para el socio, as como rgie Conocido Accesible Seguro Equipado (repisas libres) Con bastante espacio para la cantidad de carpetas Que no haya mucha humedad o calor Si uno de esos puntos no coincide, contactar el Socio (e informar la REP) o directamente a la REP. o o Fase 3: o o Preparar los documentos que se guardarn de preferencia antes del ltimo mes y conforme a las decisiones de la SMCL (C-1) Empiecen este trmite con anticipacin y tomen en cuenta que archivar puede tomar varios das y el tiempo siempre falta en los Hacer una estimacin del nmero de carpetas a archivar y el espacio necesario (+/- 1m por repisa, +/- 50 carpetas por repisa) Planificar el archivo de las carpetas.
Asegurarse que el lugar para conservar los archivos es:
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1.6.3 Marchs Publics (contratos pblicos), Pedidos y Contratos

Marchs publics (contratos pblicos) Fase 1, 3 y 4: Actualizar la planificacin de los marchs publics (contratos pblicos) pendientes antes de cada SMCL. Fase 3: o En cuanto a la SMCL (C), preparar un resumen de la situacin de los marchs publics (contratos pblicos) comparndolos con la planificacin presentada en la SMCL (C-1). o o Si algunos marchs publics no se han realizado segn lo planificado, hay que explicar y justificar. Cuando es necesario, establecer una propuesta para cada march public no realizado o noterminado para la SMCL (C). La propuesta debe incluir: una explicacin en cuanto al retraso una propuesta de abandono de este contrato o una justificacin para eventualmente seguir con el contrato. En este ltimo caso, escribir una propuesta de Convenio de seguimiento de cierre y entregarla a la entidad ms apropiada segn ustedes para llevar a cabo o monitorear la actividad.
Marchs publics (lanzamiento)
Fase 1: Un march public (contrato pblico) puede empezar en esta fase si y solosi se puede cerrar durante la fase 2 a ms tardar (lanzamiento, atribucin, realizacin y entrega). De no ser el caso, el acuerdo de la SMCL (C-1) ser obligatorio. Fase 2: Un march public (contrato pblico) puede empezar en esta fase si y solo si se puede cerrar durante la fase 2 a ms tardar (lanzamiento, atribucin, realizacin y entrega), y despus de la aprobacin de la SMCL (C-1). De no ser el caso, el acuerdo del Ordenador y del Coordenador ser obligatorio.
Fase 3: Ningn march public (contrato pblico) podr empezar durante la fase 3 a no ser que el Ordenador y el Coordenador se pongan de acuerdo por escrito en la no-objecin y que la actividad pueda tener lugar durante la fase 3 y/o si est directamente vinculada al Cierre (comit tcnico, evaluacin,).
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Marchs publics (contratos pblicos) (atribucin)
Fase 1: Un march public (contrato pblico) se puede contratar durante esta fase si y solo si se puede terminar en la fase 2 a ms tardar (realizacin y entrega). De no ser el caso, se tendr que obtener el acuerdo de la SMCL (C-1) Fase 2: Un march public (contrato pblico) se puede contratar durante esta fase si y solo si se puede terminar (realizacin y entrega) durante la fase 2 a ms tardar y que se aprob en la SMCL (C-1). De no ser el caso, se tendr que obtener el acuerdo del Ordenador y del Coordenador. Fase 3: Ningn march public (contrato pblico) se podr contratar durante la fase 3 a no ser que el Ordenador y el Coordenador acuerden en la no-objecin escrita y que la actividad puede todava tener lugar durante la fase 3 y/o si est directamente vinculada al Cierre (comit tcnico, evaluacin,). Si no es el caso, hay que cancelar el proceso de atribucin del contrato pblico. El final del proyecto es una razn suficiente para hacerlo.
Seguros
Une lista de los seguros pendientes se actualiza constantemente y se comunica durante las distintas SMCL del proyecto. No se puede olvidar los seguros vinculados al personal. Tener cuidado con las condiciones de rescisin porque muchas plizas prevn un plazo de tres meses generalmente que se puede extender hasta un ao. Lo ideal es prever la rescisin de facto en el contrato. Una pliza de seguro no se puede transferir a otra persona; debe haber un Nuevo contrato despus de la rescisin del contrato anterior. La fecha final de cobertura debe corresponder a la fecha final de ejecucin de la prestacin como mximo, o a la fecha de entrega definitiva si se realizara antes (para vehculos por ejemplo). Incluso en el caso de que un seguro se haya pagado por un ao entero y por el cual no se puede reembolsar la prima, es imprescindible rescindirlo a partir de la entrega definitiva del bien, objeto del seguro para evitar problemas de responsabilidad. Fase 1: La rescicin de todas las plizas de seguro se planifican. Fase 2 y 3: Rescindir las plizas de seguro conforme a la planificacin aprobada con una carta certificada (si es posible) o con una carta con sello de recepcin.
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Lista de contratos y servicios
Se establece la lista de todos los contratos y servicios (incluyendo agua, luz, telfono, internet,).Se actualiza y se entrega en las SMCL de la Prestacin para su informacin. Fase 1: Quitar de la lista de contratos los que estn pendientes y ponerlos en la planificacin. Fase 2: Finalizar o rescindir los contratos conforme a la planificacin aprobada. Fase 3: o Finalizar o rescindir los ltimos contratos conforme a la planificacin aprobada y poner en la Lista de Compromisos, los que siguen pendientes despus de la SMCL (C). o Constituir una carpeta completa de cada contrato que est en la lista de compromisos. Esas carpetas se incluirn en la carpeta de entrega/cesin (remise/reprise) adecuada. Fase 4: La persona o la estructura a cargo del seguimiento de la actividad actualiza la carpeta sistemticamente. Esta carpeta se incluye en el informe que se entrega al Ordenador y al Coordenador y se presenta a la SMCL (C+1)
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Circular de informacin a terceros
Se recomienda informar por comunicacin escrita a todos los eventuales acreedores/ proveedores del prximo cierre de proyecto y pedirles introducir su crdito o liberacin de sus garantas/fianzas en los mejores plazos. Las comunicaciones se deben mandar a todos los proveedores de bienes o servicios y a los prestadores con quienes el proyecto ha trabajado. Fase 1: Planificar el envo de las comunicaciones y un recordatorio. Fase 2: Mandar la primera comunicacin seis meses antes de la SMCL (C). Cabe mencionar en esta primera carta los plazos de tres meses para un crdito abierto o para confirmar un monto pendiente, por ejemplo. Fase 3: Mandar la segunda comunicacin tres meses antes de la SMCL (C). Cabe mencionar en esta segunda carta un ltimo plazo de un mes (o sea dos meses antes de la SMCL (C) de Cierre) Despus de este plazo, ningn crdito se tomar en cuenta y ninguna eventual cesin de los compromisos del proyecto para gastar despus de la SMCL (C). Asegurarse de que las cartas estn conformes a la legislacin local. Cada REP debera consultar un jurista competente y establecer plantillas de cartas.
Ciclos de compras
Tomar en cuenta la cronologa de los eventos siguientes.
March public
Actividad Trminos de Compromiso: referencias Contrato o rfrences Pedido
Factura
Pago
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Lista de compromisos
Fase 1: o Fase 3: o La segunda lista es la lista final de los compromisos. Se basa adems de la primera lista, en las respuestas recibidas a las comunicaciones enviadas despus de su anlisis. o o o Esta lista final y sus carpetas se validarn antes de la SMCL (C), con la REP para asegurarse del contenido y exhaustividad. Comentar las carpetas que no han podido respetar plazos iniciales y dar una propuesta de trato para cada una de ellas. Cada compromiso se incluir en un Convenio de seguimiento del cierre firmado con: o o la Representacin el Socio o una estructura del socio una nueva fase del proyecto otro proyecto un tercero (Consultor, ONG,) La primera versin de la lista de compromisos se debe presentar a la SMCL (C-1).
Los Convenios de Seguimiento de Cierre se someten al mismo proceso que los Acuerdos de Ejecucin. Esta lista se somete a la aprobacin de la SMCL (C) y ya no se podr modificar ni se podr agregar ningn compromiso o gasto. Representa la nica base para autorizar un gasto despus del cierre de la ejecucin del proyecto.
Fase 4: Despus de la SMCL (C), la representacin ejecutar los compromisos. Lo podr hacer a ms tardar hasta el final de la validez del Convenio especfico si y solamente si estn mencionados en la lista de compromisos aprobados por esta SMCL (C). CS. Ningn gasto se puede contratar despus de la fecha final de la
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Compromisos y desembolsos
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1.7 Modalidades Nivel Financiero

1.7.1 Tesorera
ltimo cash-call Fase 1: El penltimo Cash-call se establecer en base a la planificacin financiera sometida a la aprobacin de la SMCL (C1). Fase 2: El ltimo Cash-call no se aprobar por Finanzas sin presentar una planificacin de cierre y en particular el balance financiero.
Cierre de la caja chica
Fase 3:
o El cierre de la caja chica se debe hacer antes de la fecha

de la SMCL (C) o El saldo de esa caja se deposita en la cuenta de tipo operativa Fase 4: Ningn pago se puede realizar por caja despus de la SMCL (C)
Cierre de las cuentas bancarias tipo operativa o auxiliar
Fase 3:
o Cerrar las cuentas comerciales o operativas que

estn en rgie o cogestin antes de la fecha de la SMCL (C), a no ser que haya pagos o reembolsos que todava no se cobran o depositan en la cuenta. o Cancelar las firmas de los miembros del equipo PMT pero vigilar los pagos pendientes. Mencionar al banco que no cancelen esos pagos. Fase 4: Ningn pago se puede realizar en este tipo de cuenta despus de la SMCL (C) Fase 4: Cerrar las cuentas madres de preferencia antes de la fecha de la SMCL (C+1) y antes del final de la CS ! Ningn pago se podr hacer despus de la SMCL (C+1) ! Ver las modalidades de cierre de las diferentes cuentas bancarias y cajas. La planificacin de los desembolsos debe ser lo ms precisa posible y tener como objetivo realizar ms pagos posibles antes de la SMCL (C), para no sobrecargar la REP u otras estructuras con sus seguimientos. Es un proceso permanente en toda la ejecucin del proyecto. Permite gestionar la tesorera adecuadamente. Fase 1, 3 & 4: la planificacin se debe actualizar para poder someterse a las SMCL (C-1), SMCL (C) y SMCL (C+1). Ver tabla de compromisos y desembolsos.
Cierre de las cuentas bancarias tipo madre o principal
Planificacin de los desembolsos
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Pagos
Fase 1 & 2: Los pagos se autorizan conforme a las reglas generales habituales. Fase 3: Los pagos se autorizan conforme a las reglas generales habituales y: o Si se tratan del funcionamiento normal del equipo del proyecto o Si han sido aprobados por la SMCL (C-1)
o Si el Ordenador y el Coordenador estn de acuerdo.

Firmas en las cuentas bancarias Fase 4: Los pagos no se autorizan a no ser que estn en la lista de compromisos aprobados por la SMCL (C) Fase 5: Los pagos no se autorizan despus de la SMCL (C+1)
Fase 3 o 4: El equipo del proyecto ya no tiene ningn poder y ya no puede firmar cualquier pago despus de la SMCL (C). Cabe retirar la firma de los miembros del equipo PMT que tenan este poder y la cuenta se debe cerrar. Esta operacin debera tener lugar en la fase 3 pero todava se puede hacer en la fase 4 inmediatamente despus de la SMCL (C). Sin embargo, se tiene que asegurar que ningn pago del equipo PMT est pendiente si esto pasa, informar el banco para que no rechacen los pagos o que cierren la cuenta antes. ! ver modalidades de cierre de las cuentas
1.7.2 Presupuesto
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Balance Financiero Provisional
El Balance Financiero Provisional consiste en asegurarse que se respete el presupuesto y que la tesorera pueda responder a las necesidades basndose en los gastos ya realizados y contabilizados agregados a los compromisos y a las previsiones de compromisos. Contiene los documentos siguientes: o o o o o o o Presupuesto vs. Gastos Saldo presupuestal conforme al mtodo de tesorera (actual + programado) Reconciliacin sede vs terreno (Navision vs FIT) Situacin y planificacin de tesorera Lista de compromisos Lista de anticipos Lista de cheques y pagos emitidos
Fases 1, 3 y 4: La realizacin del Balance Financiero Provisional antes de cada SMCL permite asegurarse de los medios financieros disponibles, evitar deudas y proponer ajustes presupuestales. Es importante que Finanzas valide cada balance financiero provisional antes de someterlo a la SMCL.
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1.7.3 Contabilidad
Cuenta 58 Fases 1 & 3: o o Revisar las cuentas de transferencias (580020) Revisar las cuentas (580030) y sacar un informe de cada monto que presente una anomala en cuanto a las reglas internas o los que presentan un riesgo de no liquidacin. Archivos contables Fase 1: o o o o Fase 3: o Consolidar y finalizar los distintos puntos tratados en la fase 1 y realizar la transferencia fsica en cuanto antes. Codificacin contable Es realmente importante que se recojan los datos contables diariamente para optimizar la gestin presupuestal y la gestin de la tesorera. Asegurarse que las carpetas estn completas. Asegurarse que los documentos estn aprobados como se debe. Poner nmeros y etiquetar las carpetas. Establecer la lista de las carpetas listas para archivar.
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1.7.4 Garantas y Fianzas, Impuestos y Tasas, Rentas a cobrar

Garantas/fianzas Hay que considerar dos tipos de garantas y fianzas, las que se dan a terceros y las que emiten los terceros a favor del proyecto (o ms a menudo a nombre de la estructura del Estado del beneficiario). Hay que establecer cuatro listas especficas: o o o o Garantas o fianzas depositadas en efectivo Garantas o fianzas bancarias depositadas Garantas o fianzas recibidas en efectivo Garantas o fianzas bancarias recibidas
Esas listas deben existir desde el inicio del proyecto y se debe actualizar en cada cambio. Las garantas o fianzas pueden ser en efectivo o como garanta o fianza bancaria. La clasificacin de los originales o de las copias se deben realizar conforme al Index file (carpeta de ndice). Las listas contienen entre otras cosas los montos, los plazos, las condiciones de liberacin, Durante el cierre, durante las fases 1, 3 y 4, una lista se har y se someter a las SMCL (C-1), (C) y (C+1). Fase 1: Asegurarse que la lista de esas garantas/fianzas est completa. Fase 1: Asegurarse que la clasificacin de los originales o de las copias est completa (copia de contrato, factura, boleta,) Garantas o fianzas depositadas En algunos pases, los proveedores piden una garanta o una fianza cuando se firma un contrato. Es generalmente el caso con la luz, el agua, el gas pero tambin telfono, celulares, correos, internet, alquiler, La liberacin de las garantas se puede aplicar tambin a los embalajes de todo tipo (balones de gas, botelleros,) Fase 1: Planificar los pedidos de reembolso o liberacin de las garantas depositadas. Tener en cuenta los eventuales plazos de rescisin. Fase 3: En este caso, habr que proceder al cierre de los contratos de esos servicios y efectuar la lectura de los medidores antes de cerrar/entregar y se pedir el reembolso de las garantas.
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Garantas o fianzas recibidas
Para facilitar el cierre financiero del proyecto, se privilegiar las garantas y fianzas bancarias a las garantas y fianzas en efectivo. Fase 1: Planificar el reembolso o la liberacin de esas garantas recibidas. Fase 1: Planificar la negociacin con los proveedores o empresarios para convertir las garantas o fianzas en efectivo en garantas o fianzas bancarias antes de la SMCL (C). Esto facilitar mucho el seguimiento de la REP, y evitar pagar esas garantas antes de su vencimiento o antes de la entrega definitiva de las obras, ya que el CS est por terminar. Fase 2 & 3: Negociar con los proveedores o empresarios la conversin eventual de las garantas o fianzas en efectivo en garantas o fianzas bancarias antes de la SMCL (C).
Impuestos y Tasas
Segn los pases, el pago o la recuperacin de algunas tasas se deben efectuar de parte del proyecto. Las rentas a recibir se depositarn de preferencia en la cuenta Madre y en todo caso durante los tres ltimos meses (fase 3), para evitar las consecuencias de retraso en los reembolsos a nivel administrativo, frecuentes en algunos pases y as impedir el cierre de la cuenta operativa. Los pagos se efectuarn tambin de preferencia desde la cuenta madre y en todo caso durante los tres ltimos meses, sobre todo los pagos realizados en cheques para evitar las consecuencias de retrasos de cobranzas de la administracin frecuentes en algunos pases. Fase 1: Antes de empezar el cierre, la lista de esos trmites se debe realizar y tomar en cuenta en la planificacin de cierre. Fase 3: En algunos pases, esas tareas son bastante pesadas desde el punto de vista administrativo. Es una razn ms para limitar las transacciones en los ltimos meses antes de la SMCL (C) y despus de esa.
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Rentas a cobrar
Fase 1,3 y 4: Se debe hacer una lista de los montos a cobrar y se debe presentar a la SMCL (C-1) y su evolucin en las SMCL siguientes. Subrayar los montos que presentan un riesgo de no recuperacin, justificando los temores. Fase 2: Todas las facturas no cobradas se deben recordar por lo menos tres meses antes de la SMCL (C) y un seguimiento activo se debe asegurar.
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1.7.5 Auditora
Auditora Final En principio, ninguna auditora final externa o local se planifica sistemticamente durante el perodo del cierre del proyecto. Se programa la ltima auditora un ao antes del final del proyecto en principio. Sin embargo, para algunos proyectos con problemas se puede requerir una auditora local. Esta auditora se deber programar de preferencia durante la fase 2 a ms tardar o en todo caso antes del ltimo mes de la fase 3. Tambin se puede proceder a una auditora del Colegio de los Comisarios (Collage des Commissaires) si este equipo est presente en el pas y opina que una evaluacin del proyecto en cierre puede ser til.
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1.8 Acta de la SMCL

Acta de la SMCL (C-1) El equipo PMT redacta el Acta como de costumbre. La Planificacin del Cierre aprobado se adjunta al Acta y forma parte de este. El Balance Financiero Provisional aprobado se adjunta al Acta y forma parte de este.
Acta de la SMCL (C)
El equipo PMT redacta el Acta como de costumbre. El Informe Narrativo Final del Proyecto se adjunta al Acta y forma parte de este. La Lista Definitiva de Compromisos aprobada se adjunta al Acta y forma parte de este. Los Actas de entrega del material y de los equipos se adjuntan al Acta y forman parte de este.
Acta de la SMCL (C+1)
La RR redacta el Acta El Informe Financiero de la Ejecucin del Proyecto se adjunta al Acta y forma parte de este. La situacin de los compromisos pendientes se adjunta al Acta y forma parte de este. La propuesta de afectacin de los remanentes se aprueba y la propuesta de Intercambio de Cartas (Echange de Lettres) se aprueba. Forman parte del Acta.
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1.9 Gestin de los remanentes

Definicin de remanentes En este caso, el remanente es, por definicin, un saldo presupuestal que no se debe confundir con un saldo de tesorera. Se trata de una parte del presupuesto que no se ha comprometido. Se puede decir tambin que corresponde al monto del presupuesto no entregado ms los saldos de tesorera que estn en las cuentas bancarias.
Tipos de remanentes
Remanente cogestin Remanente rgie El remanente en ejecucin nacional est por reintegrarse en el presupuesto de cogestin por ahora y no se considera como un tipo de remanente aparte.
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Trato de los remanentes
Segn el tipo y las especificaciones del CS, segn el contrato de gestin en el que se firm el CS del proyecto y segn los Convenios generales firmados con cada pas, los remanentes pueden ser tratados diferentemente. Sin embargo, desde abril-mayo del 2010, el modelo de CS aprobado por la DGD prev en su Artculo 12.3 que Despus del cierre financiero del Proyecto, los fondos no utilizados se reprograman como apoyo al proyecto dentro del PIC en curso durante un comit de socios y confirmado por un Intercambio de Cartas (Echange de Lettres). Se puede aplicar a todos los convenios pasados si el acuerdo de principio est adaptado por los Socios (Pas + Blgica). Esto significa que el dinero no est perdido en el pas socio sino que puede tener un impacto positivo en los plazos de los cierres de proyectos y no tendrn que comprometer todo el presupuesto que queda en la precipitacin y el desorden.
Fase 1: Presentar a la RR una propuesta de afectacin de los remanentes en funcin del contexto legal del proyecto para su validez. Este proyecto deber ser aprobado por la SMCL (C-1) Fase 3: La propuesta se aprueba en la SMCL (C-1) se detalla y se finaliza si es posible (si ya no hay desembolso en el futuro) y se somete a la SMCL (C) para su aprobacin. Servir de base para el intercambio de cartas. Fase 4: Si todos los desembolsos no se han realizado antes de la SMCL (C) y tomando en cuenta que algunos gastos bancarios y gastos de cierre se va a realizar an, una nueva versin del proyecto de trato de remanentes debe someterse a la SMCL (C+1).
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Precisiones prcticas
Conforme al Intercambio de Carta (lchange de Lettre) firmado, los remanentes presupuestales en cogestin y rgie se tratarn as: o o El proceso de gestin de los remanentes se hace obligatoriamente en colaboracin con el RC/MAF. El monto de los remanentes definidos en el Intercambio de Carta debe previamente por Finanzas. o estar validado
La transferencia del remanente se traduce por un aumento presupuestal del proyecto beneficiario. Es esencialmente un movimiento presupuestal.
El saldo de la cuenta rgie se depositar a la representacin o a la sede en funcin del monto que queda (pedir la opinin de Finanzas). Esto no significa que este monto se pierda para el proyecto o el socio ya que forma parte del saldo no comprometido. Forma parte de los remanentes presupuestales y se afectar conforme a las modalidades descritas.
En cambio, el saldo de la cuenta madre en cogestin no se puede transferir a la sede o a la REP. Se deposita directamente en la cuenta madre del proyecto indicado como beneficiario en el Intercambio de Carta. El proyecto beneficiario se encarga de este movimiento de tesorera que considera como un monto que viene directamente de la sede y que se incluye en el aumento del presupuesto global.
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1.10 Documentos a elaborar

Organizacin del proyecto Se realiza durante la fase 1 del cierre del proyecto. Contiene: o o o Planificacin del Cierre Planificacin de desembolso Planificacin de seguimiento de los marchs publics (contratos pblicos) Se tiene que redactar un informe de seguimiento para la SMCL (C) Se actualiza durante la fase 3 del cierre del proyecto si quedan puntos no finalizados. Se realiza durante la fase 1 del cierre del proyecto. Contiene: o o o o Planificacin de la ejecucin de las actividades del proyecto Planificacin de la ejecucin del cierre tcnico, administrativo y financiero del proyecto. Planificacin de Entrega/Cesin (Remise/reprise) tcnica con el Socio. Planificacin de Entrega/Cesin (Remise/reprise) administrativas y financieras con la REP. Se tiene que redactar un informe de seguimiento para la SMCL (C) Se actualiza durante la fase 3 del cierre del proyecto si quedan puntos no finalizados. Se realiza durante la fase 1 del cierre del proyecto. Contiene: o o Planificacin de los desembolsos en cuanto a los compromisos pendientes Planificacin de los desembolsos de los gastos de funcionamiento del perodo de cierre. Se redacta un informe de seguimiento para la SMCL (C) Se actualiza durante la fase 3 del cierre del proyecto si quedan puntos no finalizados.
Planificacin del cierre
Planificacin de desembolso
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Planificacin de seguimiento de los marchs publics (contratos pblicos)
Se realiza durante la fase 1 del cierre del proyecto y se basa en el documento de programacin de los Marchs Publics (contratos pblicos) que el proyecto actualiza continuamente. Contiene: o o La tabla de programacin Los comentarios adicionales necesarios
Se actualiza durante la fase 3 del cierre del proyecto si quedan puntos no finalizados.
Entrega/Cesin (Remise/reprise) tcnica con el Socio
Se realiza durante la fase 3 del cierre del proyecto. Contiene: o La lista de los documentos y archivos que se entregan al socio. Debe haber tres ejemplares. Ambas partes los firman. Un ejemplar se entrega a la Ordenador, otro a la estructura del socio responsable de los archivos y el tercero se adjunta a la entrega/cesin (remise / reprise) administrativas y financieras para la REP. o o Los documentos y los archivos tcnicos. Los comentarios adicionales necesarios.
Entrega/Cesin (Remise/reprise) administrativa y financiera con la REP
Se realiza durante la fase 3 del cierre del proyecto Contiene: o o o Las ltimas contabilidades tratadas y aprobadas por el equipo PMT Las ltimas piezas contables La lista de los compromisos pendientes, los comentarios explicativos y todos los documentos para cada compromiso. Las listas de los documentos y archivos tcnicos, administrativos y financieros entregados al socio. Las copias de las liquidaciones depositadas para el personal y los documentos entregados a ellos. Copia de las Actas de entrega del material, de los equipos y tiles.
o o o
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Afectacin del material, de los equipos y tiles
Se redacta una primera versin durante la fase 1 del cierre del proyecto. Contiene: o o o o o Listas de los vehculos, equipos y tiles. Una propuesta en cuanto a eventuales entregas a chatarras o venta de material, equipos o tiles. Una propuesta en cuanto a la afectacin de los vehculos (rgie y cogestin). Una propuesta en cuanto a la afectacin de los equipos. Una propuesta de los tiles.
Se actualiza durante la fase 3 del cierre del proyecto Se redacta un informe de seguimiento y Actas para cada entrega efectiva, venta o entrega a chatarras.
Propuesta de afectacin de los remanentes presupuestales y saldos de tesorera
Se redacta una primera versin durante la fase 1 del cierre del proyecto. Contiene: o o Una propuesta en cuanto a la afectacin de los remanentes presupuestales (Rgie y Cogestin) Una propuesta en cuanto a la transferencia de los saldos de tesorera.
Se actualiza durante la fase 3 del cierre del proyecto para someterlo a la SMCL (C).
Informe Narrativo Final
Se empieza la redaccin a ms tardar durante la fase 2 y se debe terminar durante la fase 3, 15 das antes de la SMCL (C). El PMT se encarga de esa tarea, segn el modelo: o Template_036_Finalreport_FR.doc Este informe se aprueba en la SMCL (C)
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Lista Provisional de Compromisos
Se establece en la fase 1 del cierre del proyecto. Contiene: o o o o o Los gastos realizados (contratos y pedidos), pero no facturados o pagados an. la lista de actividades pendientes, la lista de las garantas y fianzas bancarias la lista de las garantas y fianzas en efectivo las cargas vinculadas a distintas tareas pendientes de este perodo funcionamiento). de cierre (gastos de
Lista Definitiva de Compromisos
Se actualiza la lista provisional de los compromisos durante fase 3 del cierre del proyecto para someterla a la aprobacin de la SMCL (C) y ya no se podr modificar.
Convenio de seguimiento de Cierre
Estos convenios se realizan a ms tardar en la fase
Su objetivo es definir las responsabilidades y las modalidades de seguimiento de una actividad que no ha podido terminar antes de la SMCL (C), y de la cual se debe encargar: o o o o o La Representacin El Socio o una de sus estructuras Una nueva fase del proyecto Otro proyecto Un tercero (Consultor, ONG,)
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Balance Financiero Provisional
Balance realizado por las SMCL (C-1), y SMCL (C), en base a la contabilidad FIT. La CTB (RC et LAF-RAF-MAF) lo aprueba antes de su presentacin en la SMCL. Contiene: o o o o o o o Presupuesto vs Gastos Reconciliacin sede vs terreno (Navision vs FIT) Planificacin de desembolsos Remanentes presupuestales Situacin de tesorera Lista de los compromisos Lista de los anticipos pendientes
Balance Financiero de Ejecucin
Se trata del Balance Financiero provisional actualizado durante la fase 4 y sometido a la SMCL (C+1), en base a la contabilidad FIT. Se apruebe por la CTB (RC y LAF-RAF-MAF) antes de su presentacin en la SMCL
Informe Financiero Final
El informe se realiza a pedido de OPS para adjuntarlo a la recepcin de la prestacin por la DGD, El informe se realiza en el servicio de contabilidad de la CTB Bruselas, segn la Plantilla.
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Gestin de conocimientos
Introduccin El objetivo de este captulo no es definir o describir el concepto de gestin de conocimientos (Knowledge management) y lo que la CTB hace o quiere hacer en esta rea. (Ver M&E) El objetivo de este captulo, en el contexto de la gua de cierre de proyectos es recordar la importancia de la gestin de conocimientos y animar a la participacin en esta gestin. Entre otras cosas, se puede organizar los archivos de los documentos del proyecto de manera adecuada, que son la fuente de muchas experiencias, e insistir en la importancia de las evaluaciones sistemticas de los distintos actores del proyecto.
Documentos fuentes
La lista de los documentos que siguen no es exhaustiva. o o o o o o o o o Informe anual operacional y financiero Informe narrativo final Estudios e investigaciones Evaluacin de Medio Trmino Evaluacin Final Documentos de los Crculos de Desarrollo del personal Informe de auditora y colegio de los comisarios. Informe de misin Crculos de desarrollo (RH)
Todos esos documentos se deben compilar en un archivo electrnico, guardado en la Representacin del pas y en la Sede de Bruselas. Deben ser completado con la evaluacin de los distintos actores a todos los niveles del proyecto, de la representacin y de la CTB Bruselas. Queda pendiente la formalizacin y la elaboracin de las plantillas.
Crculos de desarrollo
Este crculo es potencialmente un factor de conocimientos pero su confidencialidad no permite su difusin.
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Evaluacin del PMT
La evaluacin del equipo PMT del proyecto debe ser la autoevaluacin final de funcionamiento del equipo y el balance de los informes con las estructuras del Socio y la CTB. El Ordenador y el Coordenador deberan estar presentes (o sus representantes respectivos)
Evaluacin AT
La evaluacin del AT debe ser la evaluacin final del funcionamiento del AT y el balance de sus informes con sus colegas y colaboradores en las estructuras del Socio y la CTB. Debe tener lugar primero con el Representante Residente y luego en Bruselas con el equipo pas.
Evaluacin del Equipo Pas
La evaluacin del equipo debe ser la evaluacin del funcionamiento del proyecto y el balance de los informes con sus colegas y colaboradores en el proyecto y la representacin de la CTB. Debe tener lugar en Bruselas con el equipo de formulacin del proyecto.
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Referencias
Leyes y contrato de gestin Leyes y AR o o o o o o o Ley de Creacin de la CTB (MB - BS 30.12.1998) AR de ejecucin de art. 3 de la ley de creacin de la CTB (MB BS 24.02.1999) AR Estatutos de la CTB (MB - BS 27.02.1999) Ley Cooperacin internacional belga (MB - BS 01.07.1999) Ley modificando art. 8 de la ley de cooperacin internacional belga (derecho de los nios), (MB - BS 07.09.2005) Modificacin Ley Cooperacin al Desarrollo belga (MB - BS 28.07.2006) Modificacin Ley de la Creacin de la CTB (MB - BS 31.12.2009) Contrato de gestin pendiente o o Convenios Contrato de gestin n3 (MB - BS 27.09.2006) Contrato de gestin n3 - Modificacin (MB - BS 21.08.2008)
Convenio General entre Blgica y el pas Socio Convenio Especfico entre Blgica y el pas Socio Convenio de ejecucin entre la DGD y la CTB (Ver el PIT para convenios en cuanto a los distintos pases y proyectos)
PIT (Project Information Tool) Gua de utilizacin PIT - Lista de eventos en el contexto del tercer contrato de gestin
Reglas
Cuentas bancarias Carta de supresin de la firma de la cuenta local (EN) Cuentas bancarias - Mandatos cuenta local CTB 1.2 Manage project approach Gua de inicio de los proyectos (en redaccin) Gua Index File (pendiente) Crculo de desarrollo Hilo conductor para el evaluador Gua de Gestin financiera de proyectos - Gua proyecto
Pollitica Guas
56
Procesos
Propuesta de reorganizacin de los procesos vinculados al cierre. 1.2.17 Close activities (PMT - Project Management Team)1 1.2.17.1 Administer staff end of contract 1.2.17.2 Resign intervention contracts 1.2.17.3 Administer TA end of contract 1.2.17.4 Elaborate final activity report 1.2.17.5 Close activities of the logical frameworks2 1.2.17.6 Close petty cash2 1.2.17.7 Transfer assets 3 1.2.17.8 Transfer Archives2 1.2.17.9 Elaborate Temporary Financial balance sheet2
1.2.18 Close finance (REP & HQ)1 1.2.18.1 Perform lasts activities remaining2 1.2.18.2 Perform financial bank closing actions 1.2.18.3 Financial balance sheet of the Execution shee2t 1.2.18.4 Elaborate final finance report4
1.2.19 Terminate intervention (HQ)1 1.2.19.1 Request final reception
1 2 3 4
agregar crear Clasificacin de 1.2.19 hacia 1.2.18 A revisar
57
Plantilla
Los modelos o herramientas siguientes estn disponibles (o estarn disponibles pronto) a nivel de la plataforma calidad o de la representacin de su pas: o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Informe Narrativo Final - TP_036_Finalreport_FR Gua de redaccin informe final_FR Informe Financiero Final Convenio de ejecucin art. 5 Convenio de ejecucin - adenda Informe tcnico y financiero Declaracin de venta o prdida de activos Evaluacin final Ayuda memoria Evaluacin final - Checklist criterios de evaluacin Evaluacin final - Checklist calidad Evaluacin final - Checklist seguimiento y recomendaciones Evaluacin final - Informe Evaluacin final - TdR Prolongacin de contrato AT Crculos de Desarrollo - Autoevaluacin Crculos de Desarrollo - Entrevista de evaluacin Crculos de Desarrollo - Entrevista de funcin Crculos de Desarrollo - Entrevista de funcionamiento Crculos de Desarrollo - Entrevista de planificacin Check list de cierre de proyectos5 Programacin del Cierre del Proyecto5 Programacin de desembolso 5 Programacin de Cierre5 Planificacin de seguimiento de los marchs publics (contratos pblicos)
5
Entrega/Cesin (Remise/reprise) tcnica con el Socio 5 Entrega/Cesin (Remise/reprise) administrativa y financiera con la REP 5 Afectacin del material, equipos y tiles6 Propuesta de afectacin de los remanentes presupuestales y saldos de tesorera5 Convenio de seguimiento de cierre5
5 6
actualizar crear
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Software
Adept Tracker Gua de utilizacin (EN) FIT
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Anexos
60
Definiciones
Duracin efectiva del proyecto: Duracin efectiva del proyecto para el socio y la CTB en cuanto a los lmites de los contratos del CS. La duracin cubre la duracin operacional del proyecto y se agrega un perodo necesario para iniciar el proyecto y movilizar el equipo PMT y tambin un perodo necesario para la liquidacin de los compromisos y para el cierre financiero provisional, despus de la salida del PMT. El tiempo necesario para el conjunto de las tareas se evaluar durante la formulacin y se incluir en el DTF. Es conveniente que se agregue a ese perodo de tiempo, en el Convenio Especfico, un margen de 12 meses para cubrir los diversos retrasos de las fases del proyecto. o Inicio efectivo del proyecto: Corresponde a la fecha de notificacin del Convenio de Ejecucin que la DGD manda a la CTB. (segn el tercer contrato de gestin Art. 6. En cuanto la notificacin del Convenio de ejecucin para el Estado se manda, la CTB se encarga de la ejecucin de la prestacin de cooperacin ). Final efectivo del proyecto: ltima reunin de la SMCL, normalmente a la SMCL (C+1), debe tener lugar a ms tardar 3 meses antes del vencimiento de la CS, segn el artculo 6 prrafo 5 de la CS.
Duracin administrativa del proyecto: Duracin del Convenio Especfico (CS) del proyecto. o o Inicio del proyecto: Firma del CS. Final del proyecto: Final del CS. Pero como el CS termina antes de la CMO, para la CTB, el final de la CMO se considera administrativamente como el final del proyecto.
Para la DGD y el Socio, cubre la duracin efectiva del proyecto ms la duracin entre la firma de la CS y la notificacin de la CMO. Para la CTB y la DGD, esta duracin administrativa se prolonga: por un lado de 6 meses para la redaccin y la entrega del informe final (incluyendo el informe narrativo final y el informe financiero final) y por otro lado de un perodo de tiempo necesario para responder a las eventuales preguntas del Estado y de un tiempo adicional para que la DGD notifique a la CTB la recepcin del proyecto (dentro de 60 das, Artculo 12 de la CMO). Esta recepcin pone fin a la CMO (Artculo 13 de la CMO).
Duracin operacional del proyecto: Tiempo en el que el PMT est a cargo del proyecto y realiza la ejecucin. o Inicio operacional del proyecto: Reunin de la SMCL (O), que debe tener lugar a ms tardar 3 meses despus de la firma de este CS segn el artculo 6 prrafo 4 del CS ms el tiempo en que el PMT asume el cargo del proyecto (incluso si este es provisional)
o Final operacional del proyecto: Aprobacin del Informe Narrativo Final del
CTB, Agencia Belga de Desarrollo Gua de Cierre de Proyecto 61
Esquema: Lnea de tiempo (Proyecto)
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GUA DE CIERRE DE PROYECTOS

DOCUMENT TYPE: Guideline

DOCUMENT TITLE : Closing projects - Guideline

DOCUMENT OWNER : D. Versrpeet, Controller

DATE OF APPLICATION : 21/06/2011

SIGNIFICADO DE ABREVIACIONES Y DEFINICIONES DIVERSAS

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Plan, Esquema y Sntesis

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1.2 Esquema: Lnea de tiempo (Cierre)

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1.3 Sntesis: Tareas relacionadas a la Lnea de Tiempo (Proyecto)

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1.4 Detalles del plan

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1.4.2 SMCL (C -1) Validacin de la programacin del Cierre del Proyecto

Aprobar la Organizacin de Cierre Aprobar el Balance Financiero Provisional

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1.4.3 Fase 2 Cierre de las actividades del Proyecto (PMT)

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1.4.4 Fase 3 Cierre de la Ejecucin del Proyecto (PMT)

Actualizacin de la Propuesta de afectacin de los remanentes, aprobada por la SMCL (C-1)

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1.4.5 SMCL (C) Validacin del Cierre de la Ejecucin del Proyecto

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1.4.7 SMCL (C+1) Validacin del Cierre del Proyecto

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Tareas a realizar a nivel del OPS

Tareas a realizar a nivel de FINANZAS

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1.4.9 Recepcin de la Prestacin

Tareas a cargo de la DGD

Notificacin del donante de la recepcin definitiva

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Actividades del Proyecto

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Recepcin provisional y definitiva de obras

Resumen de las actividades realizadas durante el periodo de cierre

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1.6 Modalidades Nivel Administrativo

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Personal local a la disposicin del proyecto o transferido al proyecto

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Asistencia tcnica internacional

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1.6.2 Material, equipamientos, tiles y archivos

Fase 2, 3 o 4: Se planificar un ltimo mantenimiento antes de entregar el vehculo.

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Asegurarse que el lugar para conservar los archivos es:

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1.6.3 Marchs Publics (contratos pblicos), Pedidos y Contratos

Marchs publics (lanzamiento)

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Marchs publics (contratos pblicos) (atribucin)