Taller de administracin

Equipo numero 6 Integrantes:

Brayan Alberto Palafox Orozco Mario Fabricio Lpez Prez Gustavo Martin Guzmn Ramrez Oscar Contreras Prez Isidro Adolfo Gonzlez Bautista Rosa Isela Vsquez Vzquez Carmen Lpez Alcaraz

Trabajo de unidad 6 Administracin de proyectos

Lunes 29 de Agosto de 2011

6.1 Situacin Actual Del Entorno En La Administracin De Proyectos

QUE ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS? Es la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para la realizacin de un proyecto corto plazo, en donde se toma en cuenta la capital, tiempo, materiales, recursos humanos y tecnologa y as poder llegar a un objetivo del proyecto. Es decir, el administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin exitosa de un proyecto especfico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias nico en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensin del administrador general de una organizacin. DONDE SE EMPLEA LA ADMINSTRACION DE PROYECTOS? En las organizaciones, empresas donde pueda llegar a una solucin de algn tipo de problema que se pueda estar presentando en la organizacin, Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organizacin, provocando que los mtodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organizacin. CUAL ES LA SITUACION ACTUAL DEL ENTORNO Por cada 6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operacin, otros 2 son cancelados. 75% de los sistemas grandes tienen fallas de operacin, o no funcionan como se esperaba o no se usan. El 50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en ms de la mitad del tiempo. 52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%. 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.

BENEFICIOS Roles y responsabilidades. Eficiente calendarizacin del plan de trabajo. Control contino del proyecto. Temprana identificacin de los problemas. Trabajo en equipo. nfasis en la calidad. Satisfaccin del cliente. NOTA: La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilizacin eficiente.

6.2FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La Administracin es un arte cuando interviene los conocimientos empricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la prctica con tcnicas, se denomina Ciencia. A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la funcin de Administracin que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la lnea propuesta por Fayol, los autores Clsicos y neoclsicos adoptan el Proceso Administrativo como ncleo de su teora; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Mediante estos procesos podemos visualizar el nivel de cada actividad del inicio de una fase hasta el final de la fase en un tiempo determinado. Por tanto, existe una serie de pasos, en total doce que pueden llevar de la mano para la planeacin y ejecucin de manera exitosa de un proyecto en cualquier ndole. 1. Nunca inicies sin tener un objetivo bien definido. Muchos proyectos se originan con bases as ideas sueltas o buenos deseos. Nunca empieces a trabajar de manera desordenada sin tener direccin establecida. Si el objetivo del proyecto no ha sido suficiente y claramente definido por aquel que inicia esta ardua tarea, normalmente alguien con mayor jerarqua lo determinar el proyecto, esto conlleva a que ni la planeacin, ni la ejecucin del proyecto deben comenzar an. Es muy importante establecer por escrito cul es la misin del proyecto (producto o servicio), establecer objetivos especficos y que restricciones se tienen para cumplir. Establece los beneficios que brindara al trmino del mismo, obtn el consenso de los involucrados a travs de experiencia en el rea.

2. Fragmenta el proyecto. Muchos proyectos parecen no tener ni pies ni cabeza, claro, cuando se est gestando la planeacin del mismo. La mejor estrategia de los expertos en administrar proyectos es, Divide y vencers. Una ves definidos los objetivos, fragmenta o divide de forma gradual el proyecto en cuatro o cinco partes grandes, a esto comnmente se le denominan fases, etapas o partidas. Con esto te permitir subdividir en pequeos grupos de trabajo hasta llegar a niveles de de actividades o tareas especficos.

3. Invierte tiempo en la planeacin. Un principio bsico de la Calidad Total y que podemos aplicar a todos los proyectos es precisamente invertir tiempo en este tema, la planeacin. Esto trae un ahorro considerable en la ejecucin, al analizar los proyectos previamente el camino que se ha de seguir y por lo tanto evitar los re trabajos que pueden impactar en costos muy altos para el proyecto, desviaciones de tiempo y costo. La planeacin es definitivamente ms econmica que la ejecucin misma, pero, al no realizar un plan bien definido y pensado de acuerdo al escenario del proyecto pudiera llevar a resultados contrarios.

4. Involucra al equipo de trabajo, tanto la planeacin como el control. Muchos lderes de proyectos cometen el gran error de realizar individualmente la mayor parte del trabajo administrativo, esto no debe de ocurrir as. Al compartir y sobre todo involucrar al equipo del proyecto, el trabajo de planeacin y control se enriquece de manera importante ya que son ellos los usuarios finales que trabajar da a da con aquello que se estableci en el proyecto y son dueos de los procesos claves que estn inmersos al proceso. Por ellos debe existir, compromiso y entendimiento por parte de los involucrados.

5. Haz que tu equipo de trabajo sea lo ms tangible posible. Contribuye a fomentar el sentido de unidad e identidad en cualquier equipo de trabajo. El lder de proyecto por consecuencia, deber de fomentar los canales alternativos para concretar la sinergia necesaria.

6. Trata de `revenir los problemas antes de que ocurran. Este tema va de la mano con respecto a la planeacin del proyecto, aunque suene difcil, no lo es tanto pero un buen anlisis de los riesgos a los que se enfrenta un proyecto y su efectiva administracin (Evaluacin, priorizacin y respuesta) minimizan o en algunos casos eliminan por completo, muchos de contratiempos y problemas a los que el proyecto se pueda enfrentar. La administracin de riesgos en un proyecto se ha convertido en una de las herramientas ms socorridas hoy por hoy, dada la efectividad que agrega a la tarea de administrar un esfuerzo tan dinmico.

7. Antes de empezar a ejecutar, establece una Lnea de Base. El trabajo de control real de proyectos est basado en el monitoreo constante, tener indicadores que nos proporcionen los avances establecidos en la planeacin, es decir tener un comparativo de los establecido como ideal (estndar) con respecto a los avances reales del proyecto. En un proyecto, este estndar es nicamente el proyecto mismo, es decir la planeacin que ser realiz. Por tanto, es importante poner en alto en la ejecucin las premisas establecidas en la planeacin del proyecto. La planeacin inicial del proyecto, contra la cual se va a comparar el desempeo real del mismo y, en caso de detectar desviaciones, aplicar las medidas correctivas necesarias para regresar el proyecto a un buen cambio. 8. No perder de vista el objetivo principal, observa los detalles. En particular tres puntos clave que pudieran causar perder la direccin del proyecto. a. Expectativas. Preocuparse por conocerlas y empatarlas, normalmente dentro de una organizacin existen muchas diferencias, y algunas son irreales. b. Estimaciones. Pon mucha atencin a los estimados de tiempo y costo que los miembros de tu equipo o proveedores te dan, siempre cuestiona y valida los estimados. No des por hecho nada.

c. Cambios. Principalmente en el alcance o las especificaciones. Esto puede ser quizs lo que lleve a un proyecto a perecer generando conflictos, demandas o frustraciones por no cumplir con el objetivo principal. Los cambios no controlados, analizados, autorizados y documentados (en estricto orden), ests preparado para un escenario desastroso. 9. Establece un proceso bien definido para monitorear y controlar tu proyecto. La tarea ms difcil dentro de un proyecto es el seguimiento mismo de las tareas o fragmentaciones realizadas previamente. Revisar constantemente el avance del proyecto, la medicin de este avance es subjetiva y no se tiene claro en qu punto del camino nos encontramos y si efectivamente vamos a llegar al final en el tiempo y al costo planeado. Dicho lo anterior, es importante establecer un proceso de monitoreo y control muy claros, adems, apegarse a l durante el desarrollo del proyecto. Es mandatario establecer los factores a medir y en qu puntos aplicaremos acciones correctivas. 10. Enfoca esfuerzos. Por diversidad de actividades dentro de la administracin de proyectos varios a la vez, lo que da como resultado en muchas ocasiones es un deficiente seguimiento a la medicin de indicadores de manera puntual. Ante esta situacin lo importante es atender por lo menos, los puntos crticos de un proyecto.

11. Tomate el tiempo necesario para cerrar tu proyecto. Invierte el tiempo necesario y suficiente para el cierre de un proyecto, es como invertir tiempo en la planeacin. La principal razn para detenerse al final de un proyecto y hacer un anlisis de lo ocurrido, es aprender del mismo para repetir en proyectos futuros aquello que funcin, que gener innovacin y porque no tambin aprender de aquello que no funcion en el mismo. 12. Utiliza una metodologa estndar para la administracin de tus proyectos. La metodologa que utilices no es lo importante, pero si es importante utilizar una. La estandarizacin es el nico camino a largo plazo que permite a una organizacin una mejora continua en su desempeo.

6.3ETAPAS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

LA ADMINISTARCION TIENE VARIAS ETAPAS DEPENDIENDO DEL AUTOR, PERO NOS VAMOS A QUEDAR CONLA QUE DA EL AUTOR DEL LIBRO AGUSTIN REYES PONCE QUE SON 6:

1.-PREVISION 2.-PLANEACION 3.-ORGANIZACION 4.-INTEGRACION 5.-DIRECCION 6.-CONTROL

1.-PREVISION: por ser la primera etapa del proceso administrativo, la previsin tiene incidencia
directa e indirecta en el resto de etapas (planificacin, organizacin, integracin, direccin y control). Es el elemento de la administracin en el que con base en las condiciones futuras en que una empresa habr de encontrarse, reveladas por una investigacin tcnica, se determinan los principales cursos de accin que nos permitirn realizar los objetivos de la empresa" (Agustn Reyes Ponce). Como puede inferirse, la palabra previsin proviene de prever o pre-ver, lo que es "ver anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir". Entonces, entenderemos por previsin como aquella etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a travs de datos relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, polticos, econmicos, tecnolgicos, etc., en los que se desenvolver la empresa en el mediano como en el largo plazo.

2.-PLANECION: La Planificacin es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde
es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. ESTOS 3 SON LOS PUNTOS MAS FUERTES DE LA PLANIFICACION: Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mximo riesgos Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

3.-ORGANIZACIONSe refiere a la creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas

necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social

4.-INTEGRACION: Dentro de una empresa existen distintos tipos de integracin, tales como
integracin de materiales e integracin de recursos financieros.

5.-DIRECCIN: Etimolgicamente, la palabra "direccin", viene del verbo "dirigere"; ste se forma a
su vez del prefijo "di", intensivo, y "regere": regir, gobernar. La direccin es aquel elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado, por medio de al autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con ms frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las rdenes emitidas. Para llevar todo esta acabo se tiene que tomar muy en cuenta la COMUNICACION que es parte fundamnetal de la direccion y uqe va implicita en todod el proceso adimistrativo.

6.-CONTROL: El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y
desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin;

Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviacin evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

DESARROLLO DE METOLOGIAS EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS. La Administracin de Proyectos es considerada actualmente como una necesidad. Los aumentos crecientes de complejidad en proyectos y de restricciones de tiempo y costo necesitan una administracin profesional y centralizada de proyectos para maximizar las probabilidades de xito. Cada vez hay que hacer ms con menos. La finalidad de la administracin profesional de proyectos es lograr que el producto del proyecto cumpla con el alcance, la calidad, el tiempo y los costos previamente planeados. La Metodologa de Administracin de Proyectos de Praxis [MAPX], esta conformada por las fases de Inicio, Planeacin, Ejecucin, Control y Cierre, esta metodologa ha sido creada a partir de los conocimientos adquiridos de las mejores prcticas establecidas por el Project Management Institute [PMI] y de la experiencia acumulada de los diferentes proyectos que PRAXIS ha llevado a cabo, nuestro servicio consiste en customizar y adaptar nuestra Metodologa de Administracin de Proyectos teniendo en consideracin las necesidades y la estructura de cada cliente. Parte fundamental del del SOA Governance es organizar la administracin de proyectos informaticos, y el primer paso es definir una metodologa acorde con esta nueva Arquitectura. La direccin de proyectos informticos es una disciplina compleja, y una forma de manejar esta complejidad es adoptar un estructura de direccin de proyectos (PMS: Project Management Structure), es decir, adoptar una metodologa. Existen varios estndares:

PMI PMBOK: (Project Managment Body Of Knowledge) Este es la metodologa propuesta por la asociacin Project Managment Institute (PMI), es un estndar ampliamente difundido en EEUU. www.pmi.org PRINCE2: (Projects IN Controlled Enviroments)Es la metodologa propuesta por el Gobierno Ingles, y ampliamente difundida en Europa. www.ogc.gov.uk/methods_prince_2.asp RUP: (Rational Unified Process) XP: (eXtreme Programing) es la metodologa mas difundida de la asociacin Agile, que agrupa varias metodologas de respuesta rpida y altamente flexibles. Estas metodologas intentan resolver la siguientes preguntas para un Proyecto: Que? (procesos, actividades y entregables dentro de un proyecto) Cuando? (plan de un proyecto, oportunidad, reglas de decisin) Como? (como se asignan roles, como se realizan actividades, herramientas) Las distintas metodologa resuelven en mayor o menor grado dichas preguntas, por ejemplo se indica que CMMI resuelve principalmente el

Que, mientras que otras metodologas como V-Modell resuelven en forma mas completa todas las preguntas, por eso algunos expertos consideran CMMI como solo un estndar mas que una metodologa, en otras palabras, se puede alcanzar un nivel de madurez CMMI usando metodologas como RUP o V-Modell, de hecho la metodologa PMI PMBOK tiene su propio modelo de madurez OPM3 (Organizacional Project Management Maturity Model).