ADMINISTRACIN

Las Pymes
Paola Andrea Ruiz
Periodista M&M

y las Tendencias de la Ingeniera Industrial

Hacer de las PYMES, empresas ms efectivas, productivas y competitivas, es el objetivo primordial de algunos modelos administrativos, que hoy en da son altamente aplicables a la industria, sin importar su tamao o actividad econmica.

egn la Unin Europea, la sigla PYME hace referencia a las empresas que tienen desde 1 hasta 250 empleados y un balance general inferior a los 43 millones de euros. Sin embargo, dependiendo de cada pas, el trmino de micro, mediana y pequea empresa vara segn factores relacionados con el tamao, el volumen de negocios, la facturacin y los ingresos anuales. En Colombia, la Ley para el fomento de las PYME Ley 590-, clasifica microempresas (con personal no mayor a 10 trabajadores y activos totales inferiores a 501 SMMLV), pequeas empresas (entre 11 y 50 trabajadores y activos totales entre 501 y 5001 SMMLV), y medianas empresas (entre 51 y 201 empleados y activos totales entre 5001 y 12 mil SMMLV). Pero en qu radica la importancia de las pyme y su desasarrollo? En que para la economa mundial, este tipo de empresas concentran varios segmentos de la industria y son

104

Vistenos en: www.revista-mm.com

Foto: www.sapiens.com.co

ADMINISTRACIN
generadoras de la fuerza laboral, en casi todos los paises del mundo, especialmente en aquellos con economias en desarrollo. En Per por ejemplo, las MIPE como se les conoce-, originan el 80 por ciento de empleos de la regin, en Mxico representan cerca del 94 por ciento de las compaas, mientras que en Europa se estima que un 98 por ciento de las empresas existentes hacen parte del rango. Segn la encuesta anual manufacturera, en nuestro pas, las PYMES representan ms del 95 por ciento de los establecimientos existentes, contribuyen con cerca del 63 por ciento de los empleos que se generan en el pas y originan ms del 45 por ciento de la produccin manufacturera. En cuanto al desarrollo sectorial, en Colombia las PYMES tienen mayor representacin en campos asociados al aprovechamiento de los recursos naturales como alimentos, cuero y calzado, muebles y madera, textil y confecciones, plstico, qumico, metalrgico, metalmecnico y autopartes entre otros; y se ubican en los principales centros productivos del pas como Cundinamarca (Bogot), Antioquia, Valle y Atlntico. Sin embargo y a pesar de la gran importancia que poseen las PYMES y del aporte significativo que ofrecen a la economa mundial, muchas de estas empresas ven amenazada su existencia, supervivencia o crecimiento, por problemas y dificultades que se deben afrontar y para las que an no estn preparadas. Es por ello que expertos, internacionales de los sectores de la academia y de la industria, han venido planteando y desarrollando enfoques, metodologas y modelos a travez de los que buscan resolver situaciones comunes que se presentan en las Pymes. empresas nacionales, se ha evidenciado que existen problemas que afectan directamente la productividad de este tipo de compaas. Existen dos situaciones que segn los expertos, son neurlgicas y que de presentarse al interior de las PYMES indican que algo no anda bien y que los procesos debe ser sometidos a revisin.
Sndrome del Viernes por la Tarde

Principales Problemas
Si bien es cierto que el tamao de las PYMES permite, en teora, una mayor flexibilizacin y adaptacin a los continuos cambios del mercado, en la prctica y para el caso de las

Tal vez por coincidencia o mejor por falta de planeacin, pareciera que el viernes por la tarde fuera el da y el momento predestinado, para que las dificultades relacionadas con afanes y urgencias de todos los departamentos, reclamos y quejas en reas como las de produccin, despachos y servicio al cliente; incumplimientos en tiempos de entrega, manejo inadecuado de las relaciones con los clientes, multas y sanciones, as como prdida de clientes, mano de obra, materia prima, tiempos de produccin, equipos y operarios; salgan a flote y ocasionen molestias en de las operaciones de manufactura. Dichos inconvenientes adems de generar grandes incomodidades y costos no presupuestados -como el incremento en las horas extras durante los fines de semana-, reflejan una verdadera falta de planeacin, profesionalismo y gestin empresarial, que debe solucionarse a ltima hora y a costa incluso del personal, buen nombre y calidad de los productos y/o servicios ofrecidos.
Reuniones de Conflicto

Las PYMES, representan un importante sector econmico del pas, y generan ms del 60 por ciento del empleo formal colombiano.

Se dan cuando diferentes reas funcionales y operativas de las PYME anteponen sus intereses particulares a los comunes, y en ese choque de

Vistenos en: www.revista-mm.com

105

ADMINISTRACIN
trenes que se originan dificultades como inventarios incompletos, cierres contables tardos, presupuestos desfasados e incluso mal ambiente laboral. La situacin se vuelve a veces tan complicada, que el clima organizacional se tensiona hasta el punto de parecer que el enemigo est dentro de la empresa y no afuera en la competencia. Se puede afirmar que hay ocasiones en que se vuelve ms importante el xito de un rea funcional (Produccin, administracin, comercial) que el de la compaa. El desgaste que esto ocasiona, el costo operativo y la prdida de tiempo en largas reuniones para ver quin tiene la razn generan importantes prdidas econmicas para las compaas, as como tiempos muertos de produccin. Estos dos escenarios, sumados a limitantes que se presentan en aspectos como capacidad de modernizacin, innovacin, inversin en tecnologa, administracin, asesora empresarial, conocimiento de mercados y estrategias gerenciales, se convierten en el Taln de Aquiles de las PYMES. Aunque resulte llamativo enumerar las problemticas tpicas en las PYMES de manufactura, lo ms importante es conocer las causas y sus soluciones. Por lo tanto, las primeras recomendaciones generales apuntan a que los gerentes de las Pymes deben disear espacios de tiempo que permitan identificar las problemticas ms persistentes y crnicas al interior de las compaas, para luego aplicar la metodologa de solucin ms idnea para resolverlas. De igual forma y atendiendo las expresiones en ingls, repetidas en muchas ocasiones por el Dr. Eberhard Reyer, Presidente de la empresa de consultora para fabricacin muebles y maderas Schuller Associates Inc. de Carolina del Norte, la recomendacin es que las PYMES deben actuar siguiendo las premisas de Work Smarter, Not Harder (Trabajar de modo ms inteligente y no ms duro), Make It Easy For The People (Hacerlo fcil para la gente), Make it Happen (Hacer que las cosas sucedan), Back to the Basics (Volver a lo fundamental). La sntesis de estas frases deja expone claramente que, primero se debe pensar, luego simplificar, despus ejecutar y finalmente evaluar. Esta tesis, muy parecida al ciclo Deming: planear, hacer, verificar y actuar, habla adems que no es necesario trabajar ms duro, ni hacerle la vida difcil a los operarios, sino lo que propone es lograr que los planes se cumplan de acuerdo a los fundamentos bsicos de las teoras. Por ello es que para darle solucin definitiva a los problemas comunes en las empresas, no queda otro camino que el de conocer y estudiar las metodologas pertinentes a cada caso y aplicarlas adecuadamente.

Trabajamos Duro en Soluciones Sencillas

No cabe duda que, para solucionar los problemas que se originan en las PYMES, tanto en los procesos de produccin como en los administrativos, la mejor opcin es buscar dentro de las ltimas tendencias de la ingeniera industrial, metodologas adaptables, efectivas, pero sobre todo sencillas, que logren resolver los inconvenientes presentados sin necesidad de cambios abruptos ni grandes inversiones.
Lean Manufacturing (LM)

Las reuniones tienen como finalidad, servir como plataforma para la busqueda de soluciones y el intercambio de informacin. Originarlas en ambientes tensos generan no slo prdida de tiempo, sino desgaste de personal.

Foto: www.camacoes.cl

Existen dos conceptos bsicos del LM que pueden ayudar a comprender esta tendencia actual en ingeniera

106

Vistenos en: www.revista-mm.com

ADMINISTRACIN

Foto: 3.lop.blogsport.com

El LM es una de las metodologas de ms fcil aplicacin en el sector PYME.

industrial, el primero hace referencia a que Toda accin realizada debe agregar valor; las dems son consideradas desperdicio, entendindose como desperdicio a los reprocesos, los contraflujos, los excesos de inventarios que ocupan espacios y generan costos, las sobreproducciones, los trmites de oficina y los vistos buenos burocrticos, la tramitologa excesiva y sin sentido, las antesalas y las filas de espera, tanto de personas como de material, entre otros. El segundo concepto trata sobre que Los inventarios y la produccin deben ser ajustados a las necesidades del cliente, por lo tanto, los tiempos para la procesos se deben alinear a dichas necesidades en periodos ms cortos, de acuerdo con el lead time, o tiempo que debe transcurrir desde que el cliente hace el pedido hasta que lo recibe para su utilizacin; y el tack time o ritmo de produccin en el cual debe fabricarse el producto para cumplir, oportunamente, con la cantidad real de la demanda. En el Lean Manufacturing los flujos de produccin estn enfocados al producto y no al proceso. Las lneas de produccin se flexibilizan en cuanto a las referencias que se vayan a fabricar. No hay espacio para el almacenamiento de productos defectuosos sino que de deben corregir de inmediato, y resolver la causa del defecto. Las reas de trabajo deben ser visibles. El mantenimiento tiene que ser preventivo y la maquinaria debe estar siempre ajustada y a punto. No hay programacin de produccin por lotes sino por pedidos. De igual forma, el personal est bien

Vistenos en: www.revista-mm.com

ADMINISTRACIN
entrenado en sus oficios, es polivalente y tiene a su mano las herramientas necesarias. Lo que se debe fabricar en cada turno est definido desde antes y no se dispone de materiales en stock para producciones no programadas.
Enterprice Resourse Planning (ERP)

trabajaba con hojas de clculo, ventas con bases de datos y as de acuerdo a cada departamento, sto obviamente generaba segmentacin de la informacin y en muchos casos, reuniones de conflicto. Es por ello que hoy en da, los expertos recomiendan unificar mediante un programa ERP la informacin que se maneja en la compaa. Esta modernizacin asems de ser til para planear las operaciones de una empresa, permite orientar y programar la produccin bajo pedidos reales y no por pronsticos de ventas o stocks de inventarios que casi nunca se cumplen y que despus se quedan en los anaqueles por obsoletos.

El sistema de planificacin de recursos empresariales o ERP, por sus siglas en ingls, es un modelo de informacin gerencial que integra y maneja muchas de las etapas asociadas a las operaciones de produccin y distribucin de compaas o empresas manufactureras. El ERP, ntegra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos empresariales y deja a disponibilidad toda la informacin, para todo el mundo, todo el tiempo. EEste sistema de planificacin, apunta a que la informacin de la empresa est integrada en un slo sistema de informacin y en una sola base de datos para que cada uno de los miembros de la empresa pueda consultar en lnea de acuerdo con su perfil de acceso y su cargo. As, todos disponen de inmediato de la informacin que necesitan para su gestin. La informacin y los datos son uno y no varios segn la dependencia. No hay que estar esperando a que los dems puedan atender para dar la informacin. Anteriormente cada rea de la empresa contaba con su propio sistema de informacin, por ejemplo, contabilidad manejaba su propio programa contable, produccin

Metodologa De Gestin Por Procesos

Anteriormente, muchas empresas estaban organizadas en su estructura administrativa por reas funcionales, es decir mediante organigramas que definan el accionar de los departamentos y las responsabilidades de los mismos. La tendencia actual replantea este concepto y refuerza la Gestin por Procesos, sistema que consiste en gestionar, integralmente, cada uno de las transacciones o procesos que la empresa realiza para aumentar los resultados de la empresa a travs de conseguir niveles superiores de satisfaccin en sus clientes adems de incrementar la productividad mediante la reduccin de costos internos innecesarios, acortar los plazos de entrega y mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes. Todas las operaciones de una empresa pueden estar organizadas siguiendo esta metodologa en lugar de la tradicional administracin por reas funcionales. De otro lado, es importante mencionar que aparte de estos modelos de mejoramiento para las PYME, existen otros que pueden adaptarse tambin a las necesidades de cada compaa, por lo que se hace necesario que, antes de la implementacin de alguno de los mtodos mencionados, o de cualquier otra tendencia industrial, pedir asesora por parte de los expertos para reconocer que tipo de metodologa requiere su empresa y cmo debe adaptarla a su realidad empresarial para que sta se convierta en una muy buen opcin de mejoramiento.
Fuentes

Sistematizar la informacin para que cada quien pueda utilizarla, segn su rango y necesidad, supone efectividad y evita excusas.

Mario Garca Cern, Decano Ingenieria Industrial, Universidad Antonio Nario, decano.industrial.edu.co www.gestionporprocesoscolombia.com - www.gestiopolis.com - www. businesscol.com - www.proexport.com - www.degerencia.com.

108

Vistenos en: www.revista-mm.com