Sistema de Gestin de la Calidad

PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRNICOS 1. PRODUCCIN. La produccin de documentos se refiere a los documentos que generan las instituciones en cumplimiento de sus funciones. La produccin manual de documentos se tiene la creacin, diseo y produccin de documentos, la normalizacin de la produccin documental en trminos de la identificacin de quien los produce, definicin de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos. Para hacer el planteamiento desde el punto de vista automtico, se tuvieron en cuenta dos aspectos: el anlisis del flujo de informacin para ver como se afecta y que hay que tener en cuenta, en el momento de automatizar. Los principales elementos del sistema para el proceso de produccin de documentos del sistema automtico, son las Tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental, formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, una definicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el control de acceso a la produccin documental a travs de un modulo de administracin) y un men de opciones para la identificacin y descripcin de documentos. En el documento se hace una descripcin detallada de variables mnimas en el momento de la produccin, donde el sistema deber efectuar validaciones sobre el derecho de acceso a crear el documento y caractersticas admitiditas conforme a lo dispuesto en el mapa documental y los privilegios de usuario. Los elementos o variables mnimas de descripcin que hay que tener en cuenta en la etapa de produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a los metadatos. Por ejemplo en los datos de contexto se puede tener en cuenta los de tipo documental como dependencia, as como el funcionario que produce el documento, al igual que aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte. Finalmente, se debe tener la posibilidad de crear en el sistema, la versin borrador y la versin definitiva del documento, se debe decir cuntos folios y/o anexos, el remitente, si se enva fuera de la entidad, se es interno, a que dependencia se enva, en que formato se reproduce, soporte o motivo por el cual se hace la reproduccin. Por ltimo el sistema debe radicar el documento y una vez que se registra la informacin de contexto se pasa a los datos de contenido. En cuando a estos es importante registrar cual ser la finalidad del documento, as como fijar unas palabras clave dentro de esta, una descripcin general del contenido y la ubicacin fsica (en el caso de documentos fsicos). Igualmente, el sistema deber establecer la posibilidad de crear y manejar expedientes a nivel de cada dependencia, de acuerdo con las series documentales. Este esquema, en el proceso de produccin del documento, debe permitir validaciones para los datos bsicos (diplomtica documental), ofrecer la plantilla para producirlo, habilitar el men para cargar la informacin de identificacin, asignar la fecha y nmero de radicacin, tipo de reproduccin y en este momento se concluye su produccin. Dos problemas aquejan a los documentos electrnicos: la Confidencialidad y la Autenticidad. La Confidencialidad se refiere a la capacidad de mantener un documento electrnico inaccesible a todos, excepto a una lista determinada de personas. La Autenticidad se refiere a la capacidad de determinar si una lista determinada de personas han establecido su reconocimiento y/o compromiso sobre el contenido del documento electrnico. El problema de la autenticidad en un documento tradicional se soluciona mediante la firma autgrafa. Mediante su firma autgrafa, un individuo, o varios, manifiestan su voluntad de reconocer el
BIBLIOGRAFIA: LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

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contenido de un documento y, en su caso, de cumplir con los compromisos que el documento establezca para con el (los) individuo(s). Existe una diferencia sutil pero muy importante entre el concepto de autenticidad y el concepto de no-repudiacin. Por ejemplo, usted puede presenciar que un documento es escrito por alguien si lo vio hacerlo en persona. Si el documento no est firmado autgrafamente, usted estar absolutamente convencido de su autenticidad pero no podr probarlo ya que sin la firma autgrafa es imposible establecer el vnculo entre la voluntad de la persona y el contenido del documento. Si se puede probar a terceros que efectivamente el documento es autntico, entonces se dice que el documento es no-repudiable. Si un documento es no-repudiable es autntico, pero no viceversa. Una caracterstica bsica de un documento autntico es su integridad. En documentos tradicionales como un contrato o un cheque, si se aprecian modificaciones o tachones, dichos documentos son prcticamente invalidados. En un documento electrnico, donde por errores de transmisin, fallas en el medio de almacenaje, o donde intencionadamente se modifica el contenido original del documento, ste pierde su integridad y, por tanto, su autenticidad. Si un documento es autntico, entonces es ntegro, pero no viceversa. Estos problemas, de confidencialidad, integridad, autenticidad y no-repudiacin, se resuelven mediante la tecnologa llamada Criptografa. La Criptografa es una rama de las Matemticas que, al aplicarse a mensajes digitales, proporciona las herramientas idneas para solucionar los problemas antes mencionados. Al problema de la Confidencialidad se le relaciona comnmente con tcnicas denominadas de "encripcin" y; al problema de la Autenticidad, con tcnicas denominadas de "firma digital", aunque ambos en realidad se reducen a procedimientos criptogrficos de encripcin y desencripcin. La Criptografa no es slo una rama de las Matemticas, sino una disciplina que puede reunir otras reas de la ciencia, sin embargo, es en las Matemticas en donde la Criptografa moderna encuentra los fundamentos ms trascendentes. En un sistema en donde la forma tradicional de realizar operaciones comerciales esta siendo reemplazado por mtodos electrnicos resulta de suma importancia contar no slo con la tecnologa, sino con un marco legal que norme la validez de los documentos electrnicos. Es importante que en nuestro Pas contemos con una base legal que conceda, a los documentos firmados digitalmente, un tratamiento similar a la de los documentos tradicionales firmados autgrafamente. El problema de la confidencialidad no es tampoco un problema estrictamente tcnico, tambin es conveniente estudiar las implicaciones legales del uso de esta tecnologa que permite al individuo mantener informacin confidencial fuera del alcance del Estado, sea esta informacin licita o ilcita. CONCEPTOS A mediados de la dcada de los setenta, dos matemticos de la Universidad de Standford y otros del Instituto Tecnolgico de Massachussetts, descubrieron que al aplicar algunas frmulas y conceptos matemticos, era posible solucionar la problemtica de la confidencialidad y autenticidad de la informacin digital. A este conjunto de tcnicas se les denomin como La Criptografa de Llave Pblica. El modelo de llave pblica ms conocido y utilizado mundialmente es el denominado RSA por las siglas de los apellidos de los descubridores Rivest, Shamir y Adelman. El esquema propuesto en RSA consiste en lo siguiente: Mediante un programa de cmputo, cualquier persona puede obtener un par de nmeros matemticamente relacionados, a los que se denomina llaves. Una llave es un nmero de
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gran tamao, que usted lo puede conceptualizar como un mensaje digital, como un archivo binario, o como una cadena de bits o bytes. La idea es la de que cada individuo genere un par de llaves: pblica y privada. El individuo debe mantener en secreto su llave privada, mientras que la llave pblica la pude dar a conocer a los dems individuos. El procedimiento de firmado consiste en que, mediante un programa de cmputo, un sujeto alimenta un documento a firmar y su llave privada (que slo l conoce). El programa produce como resultado un mensaje digital denominado firma digital. Juntos, el documento y la firma, constituyen el documento firmado. Es conveniente sealar que, a diferencia de la firma autgrafa, si dos documentos son diferentes, entonces la firma digital es diferente. En otras palabras, la firma digital cambia de documento a documento; si un sujeto firma dos documentos diferentes, producir dos documentos firmados diferentes. Si dos sujetos firman un mismo documento, tambin se producen dos diferentes documentos firmados. El proceso de autenticacin consiste en que, mediante un programa de cmputo, se alimenta un documento firmado y la llave pblica del supuesto firmante; el programa indica si es autntico o no es autntico. Es claro que un sujeto, en el proceso de autenticar un documento firmado debe contar con digamos- un archivo, que contiene la llave pblica del supuesto firmante. Es decir, el sujeto que autentique documentos firmados por 10 individuos deber contar con 10 archivos o con una base de datos conteniendo las 10 llaves pblicas de los posibles firmantes. Si este nmero lo aumentamos a 100, 1000 o a un 1,000,000 el problema crece considerablemente. Una solucin a este problema de manejo de llaves se basa en el concepto conocido como Certificado Digital. EL CERTIFICADO DIGITAL El Certificado Digital es un documento firmado digitalmente por una persona o entidad denominada Autoridad Certificadora, dicho documento establece una liga entre un sujeto y su llave pblica. Es decir, el Certificado Digital es un documento firmado por la Autoridad Certificadora (AC), el documento contiene el nombre de un sujeto y su llave pblica. La idea es que, quienquiera que conozca la llave pblica de la AC puede autenticar un Certificado Digital de la misma forma que se autentica cualquier otro documento firmado, como se ilustra en la siguiente figura: Si el Certificado es autntico y confiamos en la AC, entonces, podemos confiar en que el sujeto identificado en el Certificado Digital posee la llave pblica que se seala en dicho Certificado. As pues, si un sujeto firma un documento y anexa su certificado digital, cualquiera que conozca la llave pblica de la AC podr autenticar el documento, como se ilustra en la siguiente figura: Por varias razones es conveniente que los Certificados Digitales tengan un periodo de validez; ste parece ser un principio bsico en la emisin de cualquier tipo de identificacin. Existe otra razn de carcter tcnico y se refiere a que es conveniente que, de vez en cuando, el usuario renueve sus llaves, aumentando ligeramente el tamao cada vez. El carcter perecedero de las llaves da como resultado otra diferencia notable entre la firma digital y la firma autgrafa, la cual tiene un carcter perenne. Sin embargo, en el sistema tradicional de escrito firmado autgrafamente tambin existe el problema de autenticar un escrito, no nicamente en el contexto de autenticar la firma autgrafa, sino adems, autenticar la capacidad del sujeto para comprometerse al contenido del mismo.

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