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Secretara de la Funcin Pblica Presidencia de la Repblica del Paraguay Equipo Directivo: Lilian Soto, Ministra Secretaria Ejecutiva Valeria Franco, Secretara General Jos Toms Snchez, Direccin General de Gabinete Sully Cabrera, Direccin General de Administracin y Finanzas Giovanna Guggiari, Direccin General de Desarrollo y Gestin del Cambio Florencia Villalba, Direccin General de Descentralizacin y Enlace con Gobiernos Locales Hugo Valiente, Direccin General de Asuntos Jurdicos Mara Victoria Ledesma, Direccin General de Formacin y Capacitacin de Servidores/as Pblicos Humberto Peralta, Direccin General de la Carrera del Servicio Civil Ana Mara Ferreira, Direccin General de DD.HH., Igualdad e Inclusin Rossana Gomez, Direccin de Gestin y Desarrollo de las Personas Graciela Gil, Direccin de Informtica Rossana Bez, Direccin de Desarrollo Kathia Floris, Direccin de Comunicacin Pblica Mara Rosarina Gamarra, Direccin de Auditora Carlos Lpez, Unidad Coordinadora de Proyectos Anala Antola, Direccin de Asesoramiento Tcnico Jurdico Responsables de la Edicin: Diseo y Diagramacin: Kathia Floris Elaboracin de contenidos: Oscar Elizeche, Luis Ferreira, Miguel Carvallo, Florencia Villalba Impreso en XXX Edicin: 1500 ejemplares Asuncin, Paraguay. Agosto 2010. SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA Local 1: Constitucin esquina 25 de Mayo - Local 2: Eligio Ayala esquina Rca. Francesa Tel.: (595 21) 492 109 - 497 308 - 451 925 Asuncin, Paraguay sfp@sfp.gov.py www.sfp.gov.py Este material ha sido impreso con el apoyo del Programa INICIATIVA ZONA NORTE de USAID/Paraguay. El contenido es de exclusiva responsabilidad de los autores y no representa necesariamente a USAID ni al Gobierno de Estados Unidos de Amrica.
Indice
Presentacin.........................................................................................................................................7 1. Conceptos Bsicos.....................................................................................................................11 Sistema Integral de Gestin y Desarrollo de Personas............................................................14 Conexin entre la estrategia de la organizacin y la gestin de personas............................15 2. Los Componentes del Sistema de Gestin y Desarrollo de Personas...................................17 Los niveles y subsistemas de la gestin y el desarrollo de las personas..............................19 Los subsistemas de la gestin y desarrollo de personas........................................................20 Principales contenidos de cada uno de los subsistemas............................................21 Gestin de la planificacin...........................................................................................21 Organizacin del trabajo..............................................................................................22 Gestin del empleo.......................................................................................................23 Gestin del rendimiento................................................................................................25 Gestin de la compensacin.......................................................................................25 Gestin del desarrollo. ................................................................................................25 Gestin de las relaciones humanas y laborales.........................................................26 3. Marco Instrumental.....................................................................................................................27 Descripcin y perfil de cargo en la funcin pblica.................................................................29 Sistema de concursabilidad.......................................................................................................32 Induccin del funcionario/a........................................................................................................42 Capacitacin del funcionario/a..................................................................................................45 Evaluacin del funcionario/a......................................................................................................52 El legajo fsico y el legajo digital del personal pblico.............................................................55 4. ANEXOS......................................................................................................................................59 Definiciones Importantes............................................................................................................60 Bibliografas................................................................................................................................64
PRESENTACIN
Este material es una gua para las reas de Gestin y Desarrollo de las Personas de las Municipalidades y Gobernaciones, que pretende aportar herramientas conceptuales y tcnicas a quienes son responsables de dirigir las mismas. La Gua ayudar a la descripcin y elaboracin de perfiles de cargos, y al diseo de programas de capacitacin, evaluacin e induccin de las personas que trabajan en municipalidades y gobernaciones. Asimismo, proporciona directivas para la implementacin de concursos de oposicin para el acceso y la promocin en la funcin pblica y para la administracin e implementacin del legajo fsico y digital del personal pblico en las diferentes Instituciones. Tanto los conceptos como los instrumentos planteados en este documento apuntan a un cambio profundo de las relaciones entre el Estado y sus trabajadores y trabajadoras, lo que incidir directamente en el mejoramiento de la eficiencia y la calidad del servicio que las municipalidades y gobernaciones brindan a la ciudadana.
Con este instrumento Gua se busca responder a la necesidad de excelencia del servicio que brindan municipalidades y gobernaciones. Las reas de gestin y desarrollo de personas son responsables de que las funcionarias y los funcionarios pblicos cumplan da a da con sus tareas a favor de la ciudadana. Para ello es necesario el profesionalismo, el potenciamiento de talentos, y la puesta a disposicin de herramientas como la evaluacin y la capacitacin, entre otras, para mejorarlos.
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1. Conceptos Bsicos
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La Gestin y el Desarrollo de Personas es responsabilidad de toda la Institucin; del plantel directivo, en general, y de cada una de las jefaturas, no slo de las Unidades de Gestin y Desarrollo de las Personas. Estas, en contrapartida, debern superar los lmites de la mera atencin a los procesos administrativos y operativos que vienen realizando histricamente. Las Unidades de Gestin y Desarrollo de las Personas estn llamadas a conducir y direccionar la gestin de personas haca una perspectiva ms estratgica. Lo que, en otras palabras, significa la necesidad de que contribuyan al logro de los objetivos establecidos por la institucin (Gobernaciones y Municipalidades). En este contexto, se requerir de actores polticos y directivos pblicos comprometidos en la definicin e implementacin de polticas institucionales de gestin y desarrollo de personas, con capacidad de visualizar y promover estas polticas al interior de sus propias instituciones, como ejes estratgicos para el fortalecimiento y el logro de los objetivos de los Organismos y Entidades del Estado, tal como lo expresa Francisco Longo en su anlisis del servicio pblico:
La mejora de la eficacia de las polticas de gestin de las personas implica, ante todo, superar las visiones que la identifican con la mera administracin de personal, esto es, el conjunto de actividades, necesarias pero meramente instrumentales, mediante las cuales se registra, tramitan, documentan, resuelven, certifican, notifican y archivan las incidencias relativas al personal. Gestionar personas es algo ms que todo esto. Supone asumir compromisos concordantes con el logro de las finalidades organizativas. Exige realizar opciones coherentes con stas, que afectan, por una parte, al dimensionamiento cuantitativo y cualitativo del capital humano (qu personas y qu caractersticas necesita la organizacin, y qu hacer para disponer de ellas) y proponen, por otra, influir positivamente en el comportamiento de las personas en el trabajo.1
Francisco Longo, citado en el PT Manual Seleccin de Personas en Servicios Pblicos. Direccin Nacional del Servicio Civil, Chile. Primera edicin, 2006.
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El trmino Gestin y Desarrollo de Personas sustituye al trmino Recursos Humanos y constituye una apuesta a una nueva concepcin en la que se amplia el campo, el abordaje y la operacionalizacin de la gestin del capital humano como recurso estratgico para la obtencin de resultados, de caras a las exigencias de la calidad del servicio a la ciudadana.
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Segundo nivel: Organizacin del trabajo Gestin del empleo Gestin de la compensacin Gestin del rendimiento Gestin del desarrollo Tercer nivel: Gestin de las relaciones Humanas y Sociales
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Subsistemas de la gestin de recursos humanos, pag. 114, del libro Merito y Flexibilidad, Francisco Longo.
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ORGANIZACIN DEL TRABAJO Este subsistema incorpora los procesos de trabajo necesarios para establecer perfiles de puestos (habilidades, conocimientos, competencias) y elaborar el manual de organizacin y funciones de la institucin. Procesos clave del subsistema: a. El diseo de los puestos de trabajo: descripcin de las actividades, funciones, responsabilidades y finalidades que la organizacin asigna al puesto, y que el ocupante del mismo deber desarrollar, contribuyendo a obtener los resultados esperados. b. La definicin de los perfiles: descripcin de competencias, habilidades, formacin, bsicas y tcnicas que debe tener la persona que ocupe el puesto. Elementos de una buena descripcin del puesto de trabajo: Debe contener la mencin precisa de los siguientes tems:
la misin o razn de ser del puesto; la situacin especfica en la cadena de autoridad formal de la organizacin; la descripcin del perfil de la persona que debe ocupar el puesto ; dimensiones o magnitudes bsicas de los recursos que gestiona; funciones y tareas principales; alcance de la responsabilidad que corresponde a las decisiones del titular; La finalidad del puesto o reas en las que deben obtener los principales resultados;
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GESTIN DEL EMPLEO4 Este subsistema incorpora el conjunto de polticas y prcticas destinadas a gestionar todo el ciclo de vida laboral del funcionario/a: ingreso, movilidad y desvinculacin. Procesos clave del subsistema: Dentro de este subsistema existen tres reas de gestin clave: a. La gestin de la incorporacin, que comprende las polticas y prcticas referentes al acceso de las personas al puesto de trabajo. En este campo, cabe distinguir tres tipos de procesos: 1. El reclutamiento: comprende las polticas y prcticas dirigidas a buscar y atraer candidatos/as a los puestos de trabajo que deben ser cubiertos. 2. La seleccin: comprende la seleccin por concurso pblico de oposicin (Art. 15 de la Ley 1626/00) y la aplicacin de los instrumentos precisos para elegir bien, as como las decisiones de adscripcin de las personas a los puestos. 3. La recepcin o induccin, comprende las polticas y prcticas destinadas a recibir adecuadamente a las personas y acompaarles en sus primeros pasos en el puesto y su entorno.
Francisco Longo, Mrito y flexibilidad, la gestin de las personas en las organizaciones del sector pblico, Pg.126 al 132, Paidos, Barcelona, 2004
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b. La gestin de la movilidad, que afecta a los movimientos de las personas entre puestos de trabajo en la funcin pblica, y en la que cabe distinguir los siguientes tipos: Movilidad funcional, que implica slo cambio de tarea, Movilidad interinstitucional, que implica comisionamiento de una institucin a otra y, Movilidad geogrfica, que implica adems traslado del lugar de trabajo, con cambio de residencia. c. La gestin de la desvinculacin, integra las polticas y prcticas de gestin y desarrollo de las personas relacionadas con la extincin de la relacin de empleo. El funcionario pblico de carrera que haya adquirido estabilidad definitiva no puede ser despedido sin causa y sin previo sumario administrativo. De acuerdo a la Ley N 1626/00 de la Funcin Pblica, el despido o destitucin constituye una sancin que puede ser aplicada en caso de incurrir en una falta grave comprobada en un sumario administrativo. Adems de la destitucin previo sumario, existen otras causas de terminacin de funciones, plasmadas en el Art. 40 de la Ley 1626/00, a saber: a) la renuncia del funcionario; b) la jubilacin; c) supresin o fusin del cargo; d) muerte.
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GESTIN DEL RENDIMIENTO Mediante la gestin del rendimiento se influye en el trabajo de los funcionarios, a travs del establecimiento y aplicacin de evaluaciones de desempeo que procuren alinear el desempeo de los funcionarios con las prioridades del gobierno local y mantenerlo en el nivel ms alto posible. Esto permite el mejoramiento sostenido del rendimiento de las personas, el logro de los objetivos organizativos, as como la obtencin de informaciones valiosas para la toma de decisiones. GESTIN DE LA COMPENSACIN5 Mediante la gestin de la compensacin se administra un conjunto de compensaciones salariales y no salariales, buscando que ellas guarden adecuada relacin con el desempeo mostrado, en concepto de contraprestacin a la contribucin de los funcionarios y empleados pblicos a los fines de la entidad. GESTIN DEL DESARROLLO Mediante la gestin del desarrollo las entidades estimulan el crecimiento tcnico y profesional de las personas trabajadoras de acuerdo con su potencial, fomentando los aprendizajes necesarios y definiendo itinerarios de carrera dentro de la institucin.
Longo, Francisco . (2004): Mrito y Flexibilidad. La gestin de las personas en las organizaciones del sector pblico, Paids, Barcelona.
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Se materializa en la poltica de promocin y ascensos definida y reglada, calendarios de concursos internos, previsin y disponibilidad de fondos para capacitacin, entre otros que definen la poltica para el desarrollo de este subsistema. GESTIN DE LAS RELACIONES HUMANAS Y LABORALES Gestiona las relaciones que se establecen entre la entidad/gobierno local y los empleados en torno a las polticas de personal cuando dichas relaciones adquieren una dimensin colectiva. Supone trabajar sobre dimensiones que superan la relacin individual: clima laboral, programas sociales y relaciones laborales (negociacin de condiciones laborales).
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3. Marco Instrumental
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En esta parte, vamos a proveer de unos instrumentos que nos ayudarn a la gestin integral de las personas desde la Unidad de Gestin y Desarrollo de las Personas, con la participacin del funcionariado de la institucin. La aplicacin de estos instrumentos nos ayudar a alcanzar las metas establecidas por la Organizacin. La correcta aplicacin depender de la alta participacin y compromiso directo de la autoridad mxima del rea ejecutiva del gobierno local y el acompaamiento de directores, jefes y funcionarios en general.
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En la descripcin es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: a. Cules son las competencias necesarias para el cargo: Formacin acadmica; Conocimientos tcnicos; Experiencia requerida, entre otros. b. Cules son las funciones del ocupante: Identificacin de las tareas; Definicin de las distintas funciones y tareas. c. Cundo el funcionario hace estas tareas: Adecuacin de las tareas en periodos de tiempos segn cada proceso. d. Cmo hace el ocupante sus tareas (el trabajo en s): Las actividades que debe realizar el funcionario; Qu herramientas utilizar; Qu planillas necesitar, etc. Todo esto es necesario para: Establecer cmo debe ser el perfil; Crear un plan y programa de capacitacin y un plan de carreras; Evaluar al funcionario.
IMPORTANTE:
Es recomendable una planilla para elaborar el perfil de cada cargo. No olvide que debe ser objetivo, no debe tener en cuenta al funcionario que ocupa el puesto, sino qu tipo de funcionario el puesto necesita. Damos un ejemplo:
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Herramientas Utilizadas:
Elaborado Por:
El anlisis y la definicin de los cargos favorecen a la institucin y al funcionario/a, evitando duplicacin de actividades, posibilitando el conocimiento de las responsabilidades, mejorando el clima laboral y generando un mejor nivel de comunicacin e informacin.
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Sistema de Concursabilidad
Es un conjunto de herramientas y mecanismos utilizados para identificar la persona adecuada para el perfil del cargo requerido. La SFP ha reglamentado los procesos a travs de Resoluciones de manera a desarrollar Concursos Pblicos de Oposicin y Concursos Internos de Promocin en base a la Ley 1626/2000 y la Ley 3966/10 Orgnica Municipal. Las Resoluciones son la SFP 50/2008 y la SFP 666/2009 y sus anexos. Los Concursos Pblicos de Oposicin no son aplicables a los cargos tipificados como Cargos de Confianza, dado que los mismos no forman parte de la carrera administrativa y estn sujetos a libre disposicin.
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g. El acta-dictamen de la Comisin de Seleccin; h. La resolucin de nombramiento o promocin que dictare el intendente, o en su defecto, la resolucin de declaracin de desierto del concurso; i. La notificacin y publicacin de resultados del proceso de seleccin.
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PRINCIPIOS EN LOS QUE DEBEN ESTAR BASADOS LOS CONCURSOS PBLICOS DE OPOSICIN:
En los concursos pblicos de oposicin para el ingreso y promocin en la Funcin pblica debern observarse los siguientes principios: 1. Igualdad Todos los ciudadanos y ciudadanas pueden postular a un cargo pblico mediante la libre concurrencia, sin discriminacin por razones de sexo, raza, religin, opiniones y opciones polticas, orientacin sexual, identidad de gnero, estado civil, discapacidad, u otras, con sujecin al perfil de competencia para los cargos. 2. Publicidad Las convocatorias deben tener una amplia difusin nacional por medios masivos de comunicacin para que sean conocidas por la totalidad de candidatos y candidatas potenciales, y lo sealado en la resolucin 666/2009, anexo art.22
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3. Mrito Capacidad y desempeo como criterios orientadores para el acceso y la promocin en la carrera 4. Eficacia La efectividad y eficiencia de la accin pblica y de las polticas y procesos de gestin del empleo y de las personas. 5. Transparencia, objetividad e imparcialidad,en la gestin de los procesos de seleccin y en la actuacin de la Comisin de Seleccin. 6. Fiabilidad y validez comprobados de los instrumentos utilizados para evaluar las competencias de los candidatos y candidatas deben. 7. Pleno sometimiento a la Ley y al Derecho.
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c. Justificar el cumplimiento de las obligaciones personales previstas por la Constitucin y las leyes; d. Poseer idoneidad y capacidad, necesarias para el ejercicio del cargo, comprobadas mediante el sistema de seleccin establecido para el efecto; e. Estar en pleno goce de los derechos civiles y polticos; f. Presentar certificados de antecedentes judiciales y policiales; g. No registrar antecedentes de mal desempeo en la funcin pblica; h. No haber sido beneficiado por el Programa de Retiro Voluntario, de conformidad a la Ley N 3.409/98 y el Decreto N 11.766/08 reglamentario, numeral 16 del Anexo A. i. No haberse acogido al rgimen jubilatorio, a excepcin de los docentes y la investigacin cientfica conforme al Art. 143 de la Ley N 1626/00 De la Funcin Pblica.
PROCEDIMIENTO:
Procedimiento de seleccin por oposicin que deber ser cumplido tanto para el ingreso a la funcin pblica como para la promocin del funcionario pblico: 1. Identificacin de la Vacancia del Cargo y la reserva de la categora o remuneracin respectiva, a cargo de los Municipalidades y Gobernaciones.
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2. 3.
Conformacin de la Comisin de Seleccin por Resolucin Institucional. Elaboracin del Perfil del Cargo por el rea de Gestin y Desarrollo de Personas como integrante de la Comisin de Seleccin, y validacin por la Secretara de la Funcin Pblica. Elaboracin de la Matriz de Factores de Evaluacin por parte de la Comisin de Seleccin, y validacin por la Secretara de la Funcin Pblica. Publicacin: a. Para las Gobernaciones (Res. SFP N50/2008) el llamado debe realizarse por un periodo de por lo menos cinco (5) das hbiles, por los medios masivos de comunicacin (peridicos) y/o portales de Internet del Organismo o Entidad del Estado y de la Secretara de la Funcin Pblica (www.sfp.gov.py). La publicacin debe incluir el perfil y la remuneracin del cargo, la fecha lmite y lugar de recepcin de documentos, y dems informaciones que estime pertinente la Comisin de Seleccin. Para las Municipalidades (Res. SFP N 666/2009), la convocatoria deber ser publicada por lo menos durante tres das corridos y como mnimo a travs de murales ubicados en lugares visibles y de atencin al pblico, en los edificios principales de la Intendencia y de la Junta Municipal, as como en el del Juzgado de Paz del
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b.
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distrito. Deber ser comunicada por nota a la Junta Municipal y el Juzgado de Paz del distrito. Asmismo, la convocatoria deber ser comunicada a la Secretara de la Funcin Pblica para su difusin a travs de su Portal de Internet. Opcionalmente, la convocatoria podr publicarse en un diario de gran circulacin en el municipio o difundirse en otros medios de comunicacin masiva. Para los concursos internos, bastar que la convocatoria se realice a travs de murales ubicados en lugares visibles y de atencin al pblico en los edificios principales de la Intendencia y de la Junta Municipal. 6. 7. 8. 9. Recepcin y Evaluacin de Documentos por parte de las instituciones. Publicacin de la Lista Larga de Admitidos, cuyos documentos respaldatorios estn en orden. Reunin Informativa Inicial con todos los candidatos de la lista larga de admitidos. Aplicacin de Evaluaciones: que incluye a su vez: Evaluacin Curricular de la informacin biogrfica de los candidatos. Aplicacin de pruebas (orales y escritas) de aptitudes o capacidades cognitivas y de habilidades y destrezas. Entrevista de evaluacin intermedia por la Comisin de Seleccin. 10. Entrevista final evaluativa para elaboracin de terna de candidatos.
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11. Seleccin Final del candidato, a cargo de la Mxima Autoridad Institucional. 12. Publicacin de nombres y apellidos de la persona seleccionada.
Acciones
Identificacin de la vacancia: (permanente/contratado). a. Elaboracin de Perfil; b. Matriz de Seleccin: Definir Instrumentos a aplicar (Pruebas a cargo de la Comisin Central de Seleccin: durante el proceso); c. Formato CV; d. Modelo Nota de Presentacin; e. DDJJ inhabilidades; f. Contrasea recepcin numerada correlativamente; g. Planilla de documento obligatorio; h. Formato de publicacin
Instrumentos/ Indicadores
Resolucin Institucional. Proyecto de Resolucin institucional.
Responsable
Coordinacin RRHH. Coordinacin RRHH.
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Reunin informativa con potenciales Local de la postulantes para aclaraciones a consultas Institucin. y oficializacin de etapas de evaluaciones del concurso. Evaluacin de Documentos. Planilla de documentos obligatorios. Planilla de admitidos. Web, Resolucin 666/2006 art. 22. Cuestionarios y entrevistas (escrito y orales). Por codificacin utilizada. Da y hora de reunin.
Comisin de seleccin. Comisin de seleccin. Comisin de seleccin. Comisin de seleccin. Comisin de seleccin. Mxima autoridad. Comisin de Seleccin.
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FORMULARIO DE ENTREVISTA
Nombre del Cargo: rea: Nombre del Postulante: Fecha de Entrevista: Entrevistado por: Firma:
Informacin Bsica del Entrevistado Experiencia Laboral Anterior: Aptitudes para el cargo:
Disponibilidad horaria:
IMPORTANTE: La promocin del funcionario pblico slo se har previo concurso de oposicin en razn de las calificaciones obtenidas y los mritos, aptitudes y notoria honorabilidad, comprobados mediante evaluaciones peridicas realizadas con la frecuencia que establezca la Secretara de la Funcin Pblica o, en carcter extraordinario, a requerimiento del organismo o entidad del Estado correspondiente. (Art. 35 de la Ley 1626/2000)
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IMPORTANTE: El proceso de Induccin podra durar ms de un da, dependiendo del caudal de informacin a transmitir. Este proceso se aplica tambin a los funcionarios trasladados a otro puesto.
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ACTIVIDAD
Presentacin de documentos requeridos por la Institucin. Recepcin de Resolucin. Normativas de la Institucin. Presentacin de Autoridades Locales. Organigrama Lectura de Misin, Visin y tica de la SEP . Descripcin de funciones Realizado por: Revisado por:
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Objetivos de la Capacitacin
Preparar a los funcionarios para una ptima ejecucin de sus tareas y obligaciones. Proporcionar un desarrollo personal no slo para su cargo actual sino tambin para futuras oportunidades laborales. Crear un clima ms propicio y armonioso entre los funcionarios aumentando su motivacin. Alcanzar altos grados de eficiencia en los procesos administrativos y operativos para lograr los objetivos y metas de la Institucin.
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Planeamiento de Capacitaciones
Existen varias maneras de elaborar un Plan de Capacitacin; en este material daremos a conocer algunas herramientas efectivas para iniciar los preparativos de un Programa de Capacitacin. Los pasos principales son los siguientes: a. Deteccin de Necesidades de Capacitacin. b. Elaboracin del Plan de Capacitacin. c. Programacin de las Capacitaciones. a. Deteccin de Necesidades de Capacitacin. El objetivo de realizar una evaluacin de necesidades de capacitacin es identificar qu capacitaciones realizar y a quines capacitar. Este es un proceso fundamental para luego elaborar un planeamiento de capacitaciones orientadas a los objetivos de cada Municipalidad y Gobernacin. La persona responsable de la Gestin y Desarrollo de las Personas deber realizar este proceso utilizando diferentes tcnicas que le permitan obtener un diagnstico acertado de las necesidades de capacitacin en las diferentes reas de la institucin. Es importante registrar la informacin obtenida. A continuacin damos a conocer algunas tcnicas importantes para obtener informacin:
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El proceso de aplicacin de Necesidades de Capacitacin puede realizarse una vez al ao o cada seis meses, segn los procesos o poltica de la Institucin.
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Favor marcar con una X los cursos que Ud. considera necesarios realizar en su rea y justifique el motivo. N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Indicar otras capacitaciones que desee realizar que no se encuentran en el listado. TEMA Atencin a la Ciudadana Planificacin Estratgica Administracin Pblica Presupuesto Pblico Control Interno Elaboracin de Proyectos Etica Pblica Polticas Pblicas X JUSTIFICACIN
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Anlisis de las Necesidades de Capacitacin. Finalizado el proceso de obtencin de informacin sobre Capacitaciones solicitadas por las diferentes reas, se hace importante analizarlas y elaborar un informe. Es un punto muy importante porque hay que evaluar y separar las necesidades de capacitacin de aquellas que no lo son, es decir qu capacitaciones son realmente necesarias para el puesto o el rea de trabajo y qu capacitaciones son simplemente un pedido, independiente a las funciones de la Institucin. Tambin los superiores de cada rea pueden estar involucrados en este anlisis, ya que ellos conocen con claridad las necesidades que existen en su departamento. b. Elaboracin del Plan de Capacitacin. Una vez obtenidos los resultados de las necesidades de capacitacin, se hace importante programarlas. Esto implica determinar cul o cules capacitaciones obtuvieron un mayor porcentaje de necesidad y programarlas segn dichos resultados. Es decir, si existe una necesidad del 60% en desarrollar capacitaciones sobre Atencin a la Ciudadana y una necesidad del 40% en capacitaciones sobre Planificacin Estratgica, es recomendable programar primero la capacitacin sobre Atencin a la Ciudadana y luego la de Planificacin Estratgica, y as segn resultados obtenidos (donde la cantidad de funcionarios lo amerita).
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El planeamiento de las capacitaciones es importante para tener una visin general acerca de aquello en lo que se va a capacitar y determinar el objetivo de la realizacin de las capacitaciones. Modelo de Plan de Capacitacin:
Realizado por:
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c. Programacin de las Capacitaciones. El Programa de Capacitacin, como parte esencial del Plan, es la descripcin detallada de los datos esenciales para la realizacin del curso. Y se elabora luego de realizar el Plan de Capacitacin. En esta planilla se especifican datos como: Cantidad aproximada de funcionarios que sern capacitados. Puestos de trabajo que involucra. Inversin econmica para cada curso. Tiempo en que sern desarrolladas las capacitaciones. Quin ser el instructor (interno o externo). Modelo de Programa de Capacitacin:
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La Unidad de Gestin y Desarrollo de las Personas tiene como una de sus tareas, gestionar los cursos necesarios para la Institucin, pensando en el presente y en generaciones futuras. Tambin es importante llevar un control del desarrollo del Programa de Capacitacin, qu porcentaje de capacitaciones fueron realizadas y/o no realizadas y por qu. Tambin verificar si los resultados de los cursos fueron positivos, si tuvieron el impacto esperado. Si la capacitacin fue efectiva, se podr observar: Cambio positivo en el funcionario/a (actitud). Mejora en el desempeo de trabajo. Motivacin en el funcionario/a.
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desempeo de sus tareas. debe valorarse adems el conjunto de actitudes, comportamiento laboral, aspectos fuertes y dbiles del funcionario, siempre con una orientacin a la estrategia de la Institucin.
Objetivo de la Evaluacin
Es un proceso de control y se utiliza para ascensos, detectar mejoras y fomentar el acercamiento entre el jefe y el colaborador; mediante ste proceso el jefe puede programar mejoras en su rea. Las Evaluaciones de Desempeo sirven para: Mejorar el rendimiento laboral. Promocin del funcionario/a (Art. 35 de la Ley 1626/00). Detectar necesidades de capacitacin. Proporciona informacin a superiores para la toma de decisiones.
Mtodos de la Evaluacin
Pueden utilizarse diferentes mtodos de Evaluacin del Personal, el ms utilizado es la evaluacin de factores previamente definidos, en donde quien evala debe calificar al funcionario segn el mtodo de ponderacin indicado en la planilla. Ejemplo: Planilla de Evaluacin con factores en la que el evaluador debe calificar del 1 al 5 segn su percepcin y los resultados alcanzados son ponderados, segn se muestra en la planilla:
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Favor califique al funcionario, segn los criterios de ponderacin indicados ms abajo, en la columna correspondiente. NO DEJE NINGN BLOQUE SIN CALIFICAR.
1. CONDUCTA LABORAL
a. Es corts con sus pares y superiores. b. Se integra fcilmente al grupo de trabajo. c. Demuestra inters en su puestro de trabajo.
Calificacin
2. CALIDAD DE TRABAJO
a. b. c.
Calificacin
3. RESPONSABILIDAD
a. b. c.
Calificacin
4. INICIATIVA
a. b. c. TOTAL DE PUNTOS: CALIFICACIN:
Calificacin
CALIFICACIN A B C D E
PUNTAJE 5 4 3 2 1
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Legajo Fsico
Corresponde al rea de Gestin y Desarrollo de las Personas de la municipalidad o gobernacin confeccionar un legajo por cada funcionario activo y mantener estas carpetas bajo un sistema de archivo que permita la rpida ubicacin de cada legajo. El Legajo es muy importante, porque es el historial del funcionario; en l se deben archivar todos los documentos requeridos segn Ley 1626/2000 y Resolucin 50/2008. Documentos personales Ficha de personal Resolucin de Nombramiento Currculum Vitae Hoja de entrevistas Foto actualizada tipo carnet
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En el legajo tambin se archivan todas las solicitudes del funcionario en relacin a: Reposos Permisos Vacaciones El legajo debe mantenerse actualizado segn los cambios en las funciones: Traslado de puesto Ascenso Cambio de horario de trabajo Cambio en la Resolucin Renuncia Jubilacin
El Legajo debe adems ser actualizado en relacin al crecimiento laboral o acadmico del empleado: Copia de certificado de cursos Ttulo universitario Evaluaciones de Desempeo
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Modelo de Legajo:
DATOS FAMILIARES
Nombre del cnyuge: Nombres de los hijos/as: N de hijos/as:
DATOS DE SALUD
Grupo sanguneo: Padece enfermedad: (1) Seguro mdico: Tipo de plan: Condicin fsica: (2) Nombre del seguro:
ESTUDIOS REALIZADOS
Nivel acadmico: Especialidad: Ttulo obtenido: Formacin profesional: Colegio o Universidad:
OTROS CURSOS
Tipo: Duracin horas: Certificado obtenido: Nombre del curso: Pas: Fecha:
RECORRIDO LABORAL
Cargos actuales del funcionario: Estado: (3) Ocupacin que ejerce efectivamente: (4) Frecuencia laboral (hs): Antigedad cargo actual: Entidades: Resoluciones: Entidad: Condicin en el cargo: Turno: Antigedad como funcionario: Cargos ocupados: Aos:
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4. ANEXOS
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Definiciones importantes:
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Cargo: Se define como la agrupacin de todas aquellas actividades realizadas por un solo funcionario/a que ocupen un lugar especfico dentro del organigrama. Entonces podramos decir que la descripcin de cargo no es ms que enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros. Esta descripcin debe incluir: Cules son las competencias del cargo. Cules son las funciones del ocupante. Cundo hace el ocupante estas funciones. Porqu el ocupante hace dichas funciones (objetivo). Cmo hace el ocupante sus funciones.
Puesto: Una descripcin de puesto es un documento conciso de informacin objetiva que identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Adems bosqueja la relacin entre el puesto y otros puestos en la organizacin, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o mbito de ejecucin. Es importante observar que a descripcin se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo desempea en la actualidad. Ocupacin: Es la tarea o funcin que se desempea en el puesto de trabajo y que puede estar relacionada o no con la profesin (nivel de educacin).
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Tarea: Es la actividad especfica e identificable de un cargo a diferencia del resto. Perfil: Un perfil ocupacional es una descripcin de las habilidades que un profesional o trabajador debe tener para ejercer eficientemente un puesto de trabajo. Adiestramiento: Es el correcto aprendizaje de las habilidades. Entrenamiento: Es la repeticin mecnica de un acto bueno o malo. Entrenamiento es un concepto general que incluye a la capacitacin, al adiestramiento y al desarrollo. El adiestramiento es particular y es el desarrollo de destrezas meramente fsicas. Adiestramiento es, la accin que se efecta para adquirir una determinada destreza, habilidad o capacidad o para el desarrollo de la misma. Entrenar es seguir un plan rutinario durante un determinado tiempo para desarrollar habilidades bsicas, las cuales servirn de cimientos para lograr el adiestramiento. Capacitacin: La capacitacin es una herramienta que ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo, permitiendo la adaptacin a nuevas circunstancias que se presentan tanto dentro como fuera de la Institucin. Proporciona a los funcionarios/as la oportunidad de adquirir mayores aptitudes, conocimientos y habilidades que aumentan sus competencias, para desempearse con xito en su puesto. De esta manera, tambin resulta ser una importante herramienta motivadora.
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Bibliografas:
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La Secretara de la Funcin Pblica (SFP) a travs de la Direccin General de Descentralizacin y Enlace con los Gobiernos Locales, desarrolla un proceso de transformacin de la gestin de las personas en los gobiernos locales, brindando los elementos, herramientas, tcnicas, sistemas y materiales a su alcance, en la bsqueda de la profesionalizacin, eficiencia, eficacia y dignificacin de la gestin pblica local para orientarla al servicio de la ciudadana.