Manual Eventos

MANUAL DE EVENTOS
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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS
Reitor J OS T ADEU J ORGE Coordenador-Geral da Universidade F ERNANDO F ERREIRA COSTA Pr-Reitor de Desenvolvimento Universitrio P AULO E DUARDO M OREIRA R ODRIGUES DA S ILVA Pr-Reitor de Extenso e Assuntos Comunitrios M OHAMED E ZZ E L D IN MOSTAFA HABIB Pr-Reitor de Pesquisa DANIEL P EREIRA Pr-Reitor de Ps-Graduao TERESA DIB Z AMBOM ATVARS Pr-Reitor de Graduao E DGAR S ALVADORI DE D ECCA COLABORADORES ANTONIO ALBERTO RAVAGNANI Hospital de Clnicas DEBORAH MAFRA Diretoria Geral da Administrao ELIANA CRISTINA PIETROBOM Hospital de Clnicas FTIMA ALONSO Instituto de Biologia HUMBERTO PRADO Faculdade de Educao MARCO PADILHA Cmara Municipal de Campinas (comissionado) MARCUS VINCIUS OZORES LABJORNUDECRI MARIA ANGLICA PFISTER Gabinete do Reitor MARIA APARECIDA GODOY Instituto de Artes SILVIA MOTTA Faculdade de Cincias Mdicas SONIA MAZARIOL Coordenadoria de Desenvolvimento Cultural ZILDA RODRIGUES MAMONI Diretoria Acadmica
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MANUAL DE EVENTOS
FICHA CATALOGRFICA ELABORADA PELA BIBLIOTECA CENTRAL DA UNICAMP
M319
Manual de eventos / Universidade Estadual de Campinas. Campinas, SP: Editora da UNICAMP 2006. , 1. Universidade Estadual de Campinas. 2. Eventos. 3. Cerimonial. 4. Cultura. III. Ttulo. CDD 395.1 395.5 301.2 ndices para catlogo sistemtico:
1. Eventos 2. Cerimonial 3. Cultura
395.1 395.5 301.2
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SUMRIO
INTRODUO (Os organizadores)
...................
II
CULTURA E REGRAS
............................
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AS UNIVERSIDADES E O CERIMONIAL .................... O INCIO ..................................... O CERIMONIAL NA HISTRIA .........................
III EVENTOS NA UNICAMP
.......................... POSSE E TRANSMISSO DE CARGOS ..................... a) Reitor ................................... b) Vice -reitor e pr-reitores ...................... c ) Diretor de unidade de ensino e pesquisa ............ d) Outras posses .............................. e) rgos colegiados e congregaes ................
COLAO DE GRAU ...............................
Providncias especficas para a organizao do evento Outras providncias Cores das faixas das
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22 23 24 24 25 25 25
.... ........................... becas .......................
PRMIOS E DISTINES ............................

a) Professor emrito b) c)
........................... Doutor honoris causa ......................... Prmio Zeferino Vaz ........................
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SUMRIO
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HOMENAGENS ..................................... INAUGURAES ....................................

a) Placas
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b) c)
d) e) f) g) h)
.................................. Procedimentos para confeco .................. Instrues para elaborao do texto .............. Descerramento ............................ Inauguraes de equipamentos ou laboratrios ....... Espao fsico .............................. Vistoria tcnica ........................... Pedra fundamental .......................... Galerias de retratos, bustos e esttuas ............. Galeria de ex-reitores ........................ Memorial de ex-alunos ....................... Pavilho nacional (rea externa unidade) .......... Providncias para a organizao do evento ......... ...............
LANAMENTOS .................................
Campanhas institucionais e educativas
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35 36 36 37 37 37 38 40 40 40 41 43 44 45 45 45
VISITAS DE AUTORIDADES ...........................

Sobre a precedncia e o cerimonial pblico a) b) c) d) e) f) g)
............ Agendamento com o reitor ..................... Comunicao .............................. Convites e convidados ........................ Organizao .............................. Segurana ................................ Transporte ................................ Helicpteros .............................. ...................... ..... Patrocnio ............................... Apoio cultural ............................ Incentivos fiscais ..........................
Agncias nacionais de financiamento pesquisa
EVENTOS ACADMICOS E CIENTFICOS ....................

a) Estratgia e metodologia
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b)
............................. Cronograma geral de preparao e execuo ........ Operacionalizao ..........................

Observaes
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ASSINATURA DE CONVNIOS .........................
IV BANDEIRAS
..................................
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MEDIDAS OFICIAIS DE BANDEIRAS ...................... HINO NACIONAL ................................
.. INSTITUTO DE ARTES (IA) ...........................

PROGRAMAO CULTURAL NOS EVENTOS DA UNICAMP
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NCLEO DE INTEGRAO E DIFUSO CULTURAL(NIDIC) .........
VI RECURSOS E RECOMENDAES PARA
........................ INFRA-ESTRUTURA FSICA ........................... RECURSOS MATERIAIS ............................. RECURSOS HUMANOS ............................. a) Recepcionistas ............................. b) Monitores ................................
EXECUO DE EVENTOS
Atividades especficas
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....................
c ) Servio de copa para eventos d) Tradutores e intrpretes e) Mestre - de - cerimnias Nas nominatas
............... .................. ...................
........................ Recomendaes ........................
.......................... g) Primeiros socorros ..................... h ) Tcnico em recursos audiovisuais .............

f ) Motorista
COMUNICAO E MDIA ............................

Assessoria de Comunicao ( ASCOM )
.................
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SUMRIO
MANUAL DE EVENTOS
Portal
UNICAMP ...............................
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RTV UNICAMP ................................ VIDEOCONFERNCIA ..............................

Critrios para solicitao do servio ao
CCUEC ..........
Responsabilidades do solicitante do servio
...........
GRAVAES, FILMAGENS, REGISTROS .................... DOCUMENTOS DE CERIMNIAS ........................ PROVIDNCIAS .................................
V I I BIBLIOGRAFIA
.................................
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INTRODUO
Entende-se cerimonial como um conjunto de formalidades cujo objetivo organizar e dar funcionalidade aos eventos pblicos. O cerimonial marca a forma como uma cerimnia deve ser presidida ou dirigida. A UNICAMP , por sua complexidade institucional, estava a exigir um estudo para melhor compreenso do cenrio atual e a definio de um padro. Para isso, criou-se um grupo de trabalho com profissionais de formao diversa interessados na atividade proposta. Esta publicao constitui o resultado do trabalho empreendido. Espera-se que cumpra a finalidade de orientar o cerimonial no apenas na Reitoria, como tambm nas unidades de ensino e pesquisa, ncleos, centros interdisciplinares e rgos de apoio, conferindo-lhes certo grau de padronizao. Para que se tornasse possvel, foi valiosa a orientao de rgos como a Secretaria Geral (SG), a Procuradoria Geral (PG), o SIARQ, a Diretoria Acadmica (DAC) e a Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH), bem como a leitura atenta de Silvia Vspoli, responsvel pela organizao dos eventos da administrao central nas gestes iniciais da Universidade, e de Eustquio Gomes, coordenador de Comunicao. As normas em uso na UNICAMP para organizar e executar quaisquer eventos so fruto de uma cultura desenvolvida ao
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REFERNCIAS RECURSOS E RECOMENDAES PROGRAMAO CULTURAL BANDEIRAS EVENTOS NA UNICAMP CULTURA E REGRAS INTRODUO
CULTURA CUL TURA E REGRAS INTRODUO

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longo dos anos no interior da Instituio. O captulo Cultura e regras busca sintetizar no somente aquilo que intrnseco a essa cultura, como tambm as regras que advm historicamente da legislao a esse respeito. Nesse sentido, este trabalho faz referncias legislao federal, ao Regimento Geral e aos Estatutos da UNICAMP . Essas referncias, indicaes de endereos na Internet e comentrios sobre o contedo das obras esto disponveis no tpico Bibliografia. As sees seguintes referem-se aos principais eventos que ocorrem na UNICAMP, aos recursos de infra-estrutura e equipamento existentes no campus, aos recursos humanos e s recomendaes essenciais para sua realizao. Observa-se que cada evento tem um ncleo de procedimentos e providncias a serem tomadas que lhe prprio e se encontra na respectiva seo. Entretanto, a maioria das providncias comum a todos os eventos. Por essa razo, h um item especialmente dedicado ao assunto: Recursos e recomendaes para execuo de eventos. Modelos de roteiros de diferentes cerimoniais, sugestes de composio de mesa e de programa de visitas, formulrios diversos em vigor, modelo de roteiro de projeto cultural constam nos Anexos, ao final deste volume, e encontram-se integralmente disposio em <http://www.reitoria. unicamp.br/ manualdeeventos>. Finalmente, faz-se necessrio observar que esta publicao constitui o primeiro trabalho da UNICAMP no gnero e, portanto, est aberto a correes e observaes.
Os organizadores
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II
CULTURA E REGRAS
O tema de que trata este captulo cultura e regras tenta explicar a razo pela qual o que se convencionou nomear regras do cerimonial tomou o perfil existente atualmente na UNICAMP, contextualizando ao mesmo tempo o momento histrico em que foram adotadas. Para o historiador ingls Peter Burke, os rituais pblicos que ocorriam durante a Idade Mdia europia (entre os sculos VI e XIV) tinham importncia destacada para os governantes, pois constituam um excepcional meio de comunicao com uma sociedade cujo ndice de alfabetizao era extremamente baixo.
O que no podia ser anotado devia ser lembrado, e o que devia ser lembrado devia ser apresentado de maneira fcil de se aprender. Rituais elaborados e teatrais como a coroao de reis e homenagens de vassalos ajoelhados em frente a superiores sentados demonstravam, para quem via a cena, que havia ocorrido um evento importante [...]. O rito e seu forte componente visual eram uma forma superior de publicidade, e ainda seria na idade dos eventos televisivos, como a coroao da rainha Elizabeth II.
De maneira abrangente, quando se fala em regras do cerimonial, a primeira associao que se faz com os grandes
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CULTURA CUL TURA E REGRAS
eventos pblicos a que se assiste cotidianamente pelas imagens do cinema e da televiso: o cerimonial de Estado. A posse de um presidente da Repblica transformou-se, nos dias atuais, num show televisivo da representao social. Vive-se uma poca em que o ritual dirige o espetculo visual. Podem-se enumerar dezenas de exemplos presenciados com relativa freqncia: a posse de reis, de presidentes de repblicas democrticas ou no; as missas transmitidas da Catedral de So Pedro, no Vaticano, com a presena da figura papal; os casamentos reais; as cerimnias fnebres, entre tantos outros. O profissional deve observar com ateno a maneira pela qual o uso correto do ritual/cerimonial pode constituir uma ferramenta de dissimulao, principalmente em situaes de confronto ou de oposio entre uma ou mais pessoas. Tomemos, como exemplo, uma solenidade pblica na qual dois indivduos que mantm uma sria divergncia poltica ou pessoal devero participar da mesa de abertura. Nesse caso, o responsvel pelo cerimonial deve utilizar todos os recursos possveis (alterando a ordem de precedncia, se necessrio) para impedir que essas duas pessoas se sentem lado a lado, evitando, assim, uma situao constrangedora para ambos os envolvidos e para o pblico. Deve-se destacar ainda que algumas regras so de carter universal e outras variam de acordo com o local, o pas e as tradies culturais e institucionais.
AS UNIVERSIDADES E O CERIMONIAL
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No ambiente universitrio, o cerimonial adquire peculiaridades na ordem de precedncia, na adoo de indumentria prpria e no ritual acadmico. O desempenho das ativida-
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des universitrias foi, aos poucos, determinando o carter de cada evento e seus procedimentos. Desde o surgimento das primeiras universidades at meados do sculo XX, os alunos eram obrigados a utilizar a beca1 para freqentar as salas de aula. Essa exigncia atravessou o Atlntico e, nos cursos superiores criados no Brasil, a partir do primeiro quartel do sculo XIX, a beca constituiu indumentria obrigatria entre os jovens estudantes. A beca tambm tinha outra funo, no escrita: distinguir a classe social dos alunos dos cursos superiores, constitudos, na grande maioria, por filhos da elite poltica e econmica do pas. Esse costume perdurou durante todo o sculo XIX , caindo em desuso nos primrdios da Repblica. Na Universidade de Coimbra, porm, a obrigatoriedade do uso da beca s foi abolida por completo aps as manifestaes estudantis de maio de 1968, que reacenderam as chamas da reforma universitria no mundo. Os debates surgidos a partir das manifestaes estudantis nas ruas de Paris espalharam-se como rastilho de plvora para quase todo o mundo ocidental. Nesse perodo o Brasil vivia sob a ditadura militar, e o movimento estudantil tomou a bandeira da reforma universitria como arma poltica contra a ditadura, pelo fim da ctedra vitalcia e pela mudana curricular. Importante destacar que cada instituio, ao seguir as regras gerais do cerimonial, mantm o que podemos chamar de estilo particular, mesmo porque as regras esto sujeitas a mudanas e adaptaes, pois se encontram aliceradas no momento histrico e oscilam em consonncia com a conjuntura poltica e a cultura institucional vigentes em cada poca.
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Indumentria constituda de capa e uma faixa na altura da barriga, cuja cor identificava o curso que o aluno freqentava.
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Todavia, mesmo levando em conta o estilo particular de cada instituio, os profissionais responsveis pela organizao e a conduo dos eventos devem estar sempre atentos preservao da imagem dos dirigentes e da Universidade em solenidades pblicas.
O INCIO 2
Antes de abordar a prtica do cerimonial adotada na UNICAMP, que ser tratada nas pginas seguintes, preciso conhecer um pouco da histria da Instituio. Em 1946, o jornal Dirio do Povo iniciou uma campanha na cidade de Campinas com o objetivo de pressionar o governo estadual paulista a criar uma faculdade de medicina na cidade. Dezesseis anos separam o incio dessa campanha da promulgao da Lei no 7.655, de 28 de dezembro de 1962, que autorizou a criao da Universidade Estadual de Campinas como entidade autrquica. Em abril de 1963 realizou-se o primeiro vestibular, para o qual se inscreveram 1. 592 candidatos, que disputaram 50 vagas para o nico curso autorizado a funcionar naquela data: o de Medicina. Os anos compreendidos entre 1963 e 1965 foram caracterizados pelos esforos da Direo em contratar docentes e funcionrios, adquirir equipamentos, mobilirio e material didtico, visando implantao do ensino da Medicina. Para transformar a Universidade de Campinas na poca conhecida pela sigla UEC em uma verdadeira instituio universitria, foi instituda em 1965 uma comisso su2
Fonte: informaes constantes no
site
do Arquivo Central SIARQ da
UNICAMP
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(<http://www.unicamp.br/siarq>).
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bordinada ao Conselho Estadual de Educao com a incumbncia de estudar e planejar a formao de novas unidades de ensino para a recm-criada universidade. A presidncia dessa comisso coube ao professor Zeferino Vaz, que acabara de deixar a presidncia do Conselho Estadual de Educao. O campus da UNICAMP em Campinas foi oficialmente instalado em 5 de outubro de 1966 . Mesmo num contexto universitrio recente, em que a universidade brasileira mais antiga ainda no tem 80 anos, a UNICAMP pode ser considerada uma instituio jovem. Apesar disso, rapidamente conquistou forte tradio no ensino e na pesquisa cientfica e tecnolgica. O projeto de instalao da UNICAMP veio responder demanda crescente por pessoal qualificado numa regio do pas o estado de So Paulo que j nos anos 60 detinha 40% da capacidade industrial brasileira e 24% de sua populao ativa. At ento o sistema de ensino superior do pas estava voltado para a formao de profissionais liberais solicitados pelo processo de urbanizao, como advogados, mdicos e engenheiros civis. Zeferino Vaz era da opinio de que o pas precisava de uma universidade diferente, com nfase na pesquisa conjugada ao ensino, e que mantivesse slida vinculao com a sociedade e com seu processo de desenvolvimento. No por acaso o plano inicial da UNICAMP privilegiou a consolidao dos institutos de cincias bsicas (Fsica, Qumica, Matemtica), orientando-os para projetos tecnolgicos como lasers , comunicaes pticas e computao. O projeto alargou-se em direo s carreiras da moderna engenharia Eltrica, Mecnica, Qumica, Civil, de Alimentos e Agrcola. A rea biomdica, a essa altura, j estava consolidada, com os cursos de Medicina, Biologia e Odontologia, mais tarde acrescidos dos de Enfermagem e Educao Fsica. Os
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anos 70 viram o desenvolvimento das cincias humanas (Filosofia, Cincias Sociais, Economia, Lingstica, Letras); nos anos 80 floresceram as artes e na dcada de 90 surgiram os cursos noturnos e cursos novos, como os de Arquitetura e Cincias da Terra. A instalao gradativa dessas unidades, ao longo das trs primeiras dcadas de existncia da Universidade, no invalida, entretanto, o fato de que elas tenham emanado de um projeto coerente e nico. Uma caracterstica da UNICAMP foi ter escapado tradio de criao de universidades pela justaposio progressiva de cursos e unidades. Basta dizer que, antes mesmo de instalada, a UNICAMP j havia atrado para seus quadros mais de 200 professores estrangeiros vindos de diferentes pases e reas do conhecimento, alm de 180 brasileiros provenientes das melhores universidades do pas.
O CERIMONIAL NA HISTRIA
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No contexto da histria da UNICAMP e de sua institucionalizao, deve-se notar que at 1986 a Universidade foi regida por um estatuto semelhante queles da Universidade de So Paulo. At 1983, o cerimonial do Gabinete do Reitor ( GR ) era coordenado pela Secretaria Geral da Universidade, cuja titular, Arlinda Rocha de Camargo, estabeleceu os fundamentos dessa cultura na UNICAMP com base em sua experincia na USP , de que fora funcionria. Na gesto do reitor Paulo Renato Souza ( 1986- 1990), as atividades do cerimonial passaram a ser responsabilidade do Gabinete da Reitoria.
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III
E V E N TO S N A U N I C A M P
As diferentes cerimnias da Universidade envolvem aparatos que no podem ser esquecidos por aqueles que participam de sua organizao. Alm dos atos legais e aes previstas em regimento para certos eventos, deve-se pensar em todos os demais detalhes que os envolvem e tornam possvel sua realizao. Os itens a seguir tratam dessas questes.
POSSE E TRANSMISSO DE CARGOS
So atos pblicos importantes na vida de uma universidade. O termo de posse lavrado pela DGRH para os seguintes cargos: diretores de institutos e faculdades, superintendente do Hospital de Clnicas (HC ), do Centro de Tecnologia (CT) e do Centro Superior de Educao Tecnolgica (CESET), diretor executivo do Centro de Ateno Integral Sade da Mulher ( CAISM), coordenador-geral do Centro Diagnstico de Doenas do Aparelho Digestivo ( GASTROCENTRO ) e diretores dos Colgios Tcnicos. Os termos de posse de reitor, vice-reitor, pr-reitores e conselheiros do Conselho Universitrio (CONSU ) so lavrados pela Secretaria Geral. A seguir so feitas consideraes sobre alguns tipos de posse.
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EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP
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a) Reitor
A posse investe o indicado, ou seja, d ao indivduo o direito ao cargo, cuja transmisso consiste em passar a autoridade, o poder e as responsabilidades (competncias e atribuies) a ele inerentes. A cerimnia da transmisso na UNICAMP tem-se dado na seqncia do ato de posse. Discursam o reitor que deixa o cargo, a autoridade mxima presente e o reitor empossado. Existem atos legais necessrios e aes que devem ser observados para a realizao da cerimnia de posse: ato de nomeao do novo reitor pelo governador do estado; ata do Conselho Universitrio que indicou o nome do empossado para o cargo; ofcio marcando a data da posse; lavratura do termo de posse, que ser lido pelo secretrio-geral da UNICAMP durante a cerimnia; coleta das assinaturas no livro oficial, cujo termo preparado pela Secretaria Geral.
b) Vice -reitor e pr-reitores
Os atos legais necessrios para a posse do vice-reitor e dos prreitores so as portarias de nomeao pelo reitor, aps homologao pelo CONSU e ofcio aos empossados. Na UNICAMP, a Secretaria Geral lavra os respectivos termos de posse aps homologao dos nomes pelo Conselho Universitrio. Nesse caso, o secretrio-geral l os termos de posse e colhe assinaturas, e o reitor empossa os interessados.
c) Diretor de unidade de ensino e pesquisa
A posse e a transmisso do cargo de diretor nas unidades de ensino e pesquisa so as mais importantes na Instituio, de-
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pois da posse do reitor. Revestem-se de especial significado no interior de cada unidade. Anunciar a presena de diretores ou de seus representantes, ou ainda de diretores de gestes anteriores, parte fundamental da cultura da Instituio. Cita-se, para o caso destes ltimos, o perodo da respectiva gesto, em vez de utilizar a expresso ex-diretor. Segundo o Regimento, o reitor conduz a solenidade e efetua a transmisso do cargo na sua ausncia, o coordenador-geral da Universidade ou a autoridade no exerccio do cargo , o coordenador-geral de Recursos Humanos faz a leitura do termo de posse e colhe as assinaturas do reitor e do diretor empossado. Nos ltimos anos, porm, o(a) assistente tcnico(a) de unidade (ATU) ou o mestre-de-cerimnias tem procedido leitura e colhido as assinaturas. O termo de posse manualmente redigido em livro especial pela DGRH. Cada unidade procura organizar a solenidade de acordo com as preferncias da comunidade interna. Em geral acontecem homenagens ao diretor que deixa o cargo e ao diretor empossado; apresentam-se conjuntos musicais ou corais da Universidade e confraterniza-se ao final com um coquetel. Quaisquer que sejam as preferncias, no entanto, o roteiro elaborado conforme regras de protocolo, e as respectivas falas de membros da mesa de trabalho esto previstas e acordadas. Fazem uso da palavra o diretor, o diretor empossado e o reitor. As modificaes no devem ser toleradas a no ser em casos que envolvam presena inesperada de uma autoridade municipal, estadual ou federal. O padro das homenagens tambm obedece a certas regras. importante que sejam do conhecimento prvio da Diretoria da unidade e do Gabinete do Reitor.
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d) Outras posses
O termo de posse ainda lavrado pela DGRH para os seguintes cargos: superintendentes do HC, do CT e do CESET, diretor executivo do CAISM , coordenador-geral do GASTROCENTRO, diretores dos Colgios Tcnicos.
e) rgos colegiados e congregaes
Os rgos colegiados e as congregaes tm sua composio, funcionamento e mandatos regidos pelos Estatutos da Universidade, pelo Regimento Geral e seus Regimentos Internos. As representaes docentes, discentes e de servidores tcnico-administrativos so eleitas por seus pares. J os representantes da comunidade externa so indicados pelas respectivas entidades (Governo Estadual, Prefeitura Municipal, FAPESP , FIESP e DIEESE). No caso do Conselho Universitrio, as eleies se do entre todos os docentes, alunos e servidores da Universidade. Para a Congregao, entre os lotados na respectiva unidade de ensino e pesquisa. A Secretaria Geral faz a lavratura dos respectivos termos de posse das representaes docente, discente e de servidores administrativos junto ao Conselho Universitrio. A posse dada pelo reitor, na qualidade de presidente do Conselho Universitrio, em cerimnia convocada com essa finalidade. Durante a solenidade, a Secretaria Geral colhe assinaturas dos conselheiros e convidados no livro de presena, l os termos de posse e colhe as assinaturas dos interessados, ento o reitor os declara empossados. Como os colegiados tm regimento prprio, ali esto descritos os procedimentos para o funcionamento das sesses.
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COLAO DE GRAU
Colao de grau o ato institucional que se realiza em assemblia ordinria do Conselho Universitrio para conferir graus acadmicos aos graduados, em dia e hora marcados pelas unidades de ensino, por delegao da Reitoria. A cerimnia de colao de grau era coletiva at 1995 realizada em conjunto por todas as unidades, exceto a Faculdade de Cincias Mdicas (FCM). A solenidade era presidida pelo reitor, acompanhada pelos pr-reitores, diretores de unidades e homenageados. Em conseqncia da Portaria GR no 26/ 96, os diretores passaram a presidir as assemblias universitrias de colao de grau, que atualmente esto descentralizadas. A Resoluo GR no 61, de 25 de agosto de 2003, regulamenta os procedimentos aprovados na 149a reunio da Comisso Central de Graduao, que devem ser seguidos nas cerimnias de colao de grau e entrega de diplomas de graduao. Desse modo, aos diretores das unidades de ensino e pesquisa cabe convocar e presidir assemblias universitrias de colao de grau e entrega de diplomas, e delas s participaro os alunos que tenham cumprido todas as exigncias de seus cursos. Em data preestabelecida em cronograma, as unidades encaminham DAC ofcio com a data de colao de grau para o final do perodo letivo. Os diplomas so preparados e encaminhados Secretaria Geral para serem registrados. A DAC prepara os diplomas e histricos escolares em envelopes personalizados, acompanhados de listagem, que cada formando dever assinar. A presena do formando obrigatria. As unidades de ensino retiram os envelopes personalizados e a listagem dos concluintes, dependendo do horrio em que o evento ir ocorrer. Se for realizado pela manh, a retirada ocorre no final da tarde do dia anterior; caso ocorra noite, a retirada ocorre na tarde daquele mesmo dia.
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Os convites devem levar a logomarca da UNICAMP e conter os nomes das autoridades da administrao central (reitor, coordenador-geral da Universidade e pr-reitores), alm do diretor da unidade e homenageados. A ttulo de informao, paraninfo o padrinho da turma de formandos e a ele se presta homenagem durante a solenidade, ao passo que o patrono a figura tutelar da turma de formandos daquele ano especfico. O uso da beca para colao de grau recomendvel, embora nada conste nos Estatutos ou no Regimento da Universidade. Quaisquer alteraes na ordem do roteiro devem ser submetidas com antecedncia ao cerimonial do Gabinete do Reitor. necessria a confirmao da presena dos alunos at uma hora antes do incio da cerimnia . fortemente recomendada a formao de uma equipe de apoio na unidade para assessorar o responsvel pela colao, no encaminhamento, monitoramento e execuo da cerimnia de colao de grau.
Providncias especficas para a organizao do evento
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Auxiliar na entrega de mimos; auxiliar na composio da mesa; orientar os alunos para inserir seus discursos em pastas; recepcionar autoridades; orientar alunos para fila e assentos; entregar a indumentria e auxiliar no vestir: beca, capelo (espcie de capa pequena solta sobre os ombros e presa na frente com cordes, denominados alamares), borla (chapu privativo do reitor e doutor honoris causa , na cor da respectiva rea de conhecimento), jab (peitilho confeccionado em renda), faixa, toga (para o presiden-
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Outras providncias
Realizar reunio com o ATU , o mestre-de-cerimnias, os membros da comisso de formatura e eventualmente os prestadores de servios diversos contratados para o cerimonial. O bom entendimento entre essas instncias fortemente recomendado, pois constitui garantia de tranqilidade e sucesso da solenidade; reservar espao apropriado para fotgrafos e cinegrafistas, com a finalidade de conferir tranqilidade cerimnia; garantir que os exemplares do roteiro do cerimonial, em mos da comisso de formatura, do sonoplasta, do mestrede-cerimnias e do diretor da unidade, estejam corretos e idnticos; conferir as pastas com os textos do juramento e discursos dos formandos/oradores, deixando-os junto tribuna; providenciar: cadeiras e mesa de conferncia (averiguar a posio e a disponibilidade de espao para os componentes da mesa de autoridades), praticveis para os formandos, ornamentao (flores), gua para os componentes da mesa de conferncia, servio de copa na sala das autoridades e para os convidados da mesa, bandeiras do Brasil, do estado de So Paulo e da UNICAMP (obrigatrias), toalha, canudos para os certificados (opcionais), livro de assinatura e listagem de colao de grau, canetas para assinatura, alfinetes de gancho e kit de costura para emergncias, ferro de passar roupas.
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te da mesa), estola (para o presidente da mesa, na cor branca); assessorar o mestre-de-cerimnias e a mesa de honra; manter articulao constante entre equipe, fotgrafos, tcnico de filmagem e de som, msicos e mestre-de-cerimnias.
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Cores das faixas das becas
Cursos de Humanas, Artes, Exatas, Cincia, Tecnologia, Enfermagem: azul; cursos de Biolgicas (Medicina, Biologia, Educao Fsica): verde; curso de Odontologia: vermelho escuro; presidente da mesa: branca. Observao: algumas unidades adquirem as prprias becas, que ficam sob a responsabilidade do ATU .
PRMIOS E DISTINES
Os ttulos de professor emrito, doutor honoris causa e o Prmio Zeferino Vaz so entregues mediante convocao de todos os membros do CONSU para uma assemblia extraordinria. GR e SG organizam a solenidade. A SG convoca os conselheiros; o GR emite os convites comunidade e aos familiares dos homenageados, elaborando igualmente o roteiro do cerimonial. Os homenageados com os ttulos de professor emrito e doutor honoris causa so recepcionados no GR com seus familiares e depois conduzidos sala do CONSU, no momento previsto para isso, conforme o roteiro do cerimonial, por dois padrinhos, em geral seus pares da Academia. Os respectivos diplomas, manuscritos em couro, so providenciados pela SG. Os docentes agraciados com o Prmio Zeferino Vaz dirigem-se diretamente sala do CONSU e o reitor preside a entrega da distino de acordo com o respectivo roteiro. H distines e premiaes conferidas no interior de algumas unidades, como, por exemplo, o Prmio Adolfo Lutz, conferido pela FCM em sesso de sua congregao.
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a) Professor emrito
b) Doutor honoris causa
a distino mxima prevista no Estatuto da UNICAMP. O ttulo nasceu com o intuito de distinguir personalidades eminentes que, pelo vulto da obra realizada, enriquecem a vida cultural e social. uma forma de homenagem por meio da qual se exprime gratido a algum e se procede ao reconhecimento pblico pelo seu valioso contributo no exerccio de determinada profisso, no servio prestado comunidade ou na defesa de uma causa importante. Concede-se o ttulo quelas pessoas que tenham se destacado especialmente por trabalho humanitrio ou cientfico. A indicao encaminhada ao CONSU para aprovao, seja ela originria da unidade de ensino, seja da Reitoria.
c) Prmio Zeferino Vaz
O Prmio de Reconhecimento Acadmico Zeferino Vaz conferido anualmente a docentes ativos que atuem em regime de dedicao exclusiva pesquisa ( RDIDP) e tenhamse destacado nas funes de docncia e pesquisa. Cada unidade de ensino e pesquisa concede um prmio por ano, a um docente escolhido entre os que apresentaram relatrio de atividades entre 1o de setembro do ano anterior e 31 de agosto do ano em curso. Os premiados so selecionados aps vrias
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O ttulo de professor emrito conferido a professores aposentados que se distinguiram no exerccio da atividade acadmica com relevantes servios cincia e Instituio. A indicao encaminhada ao CONSU para aprovao, seja ela originria da unidade de ensino, seja da Reitoria.
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etapas de exame por especialistas externos UNICAMP. Esse prmio reconhece o desempenho acadmico excepcional. A solenidade de premiao tem sido conduzida de modo menos formal, mas no menos significativo entre os pares.
HOMENAGENS
As homenagens tm lugar a partir da iniciativa da Universidade ou da Reitoria e so, em geral, concretizadas por meio de votos de congratulaes ou de pesar (conforme o caso), consignados em atos do Conselho Universitrio. Podem ser homenageadas personalidades j falecidas homenagem post mortem que tiveram papel relevante na Instituio ou na cidade, como professores, polticos e empresrios. Honras fnebres podem ser organizadas no interior da Universidade, quando houver justificativa institucional. Em caso de falecimento de docente ou de diretor de unidade, poder ser declarado pelo reitor luto oficial na Universidade. Todavia, as unidades tm autonomia para realizar suas homenagens e/ou missas para a famlia, amigos e colegas de trabalho. As homenagens podem ser realizadas de diversas formas, sendo a mais freqente a denominao de ruas (exemplos: Rua Prefeito Antonio da Costa Santos, Praa Prof. Milton Santos), auditrios e salas, com entrega de placas e certificados. As placas normalmente so de bronze sobretudo quando para afixao ao ar livre , de acrlico ou outro material se afixadas em locais fechados. O cerimonial segue o protocolo da Universidade e as solenidades acontecem em assemblias extraordinrias do CONSU. A mesa diretora comportar ento, alm do reitor, os pr-reitores, os ex-reitores, homenageados e outras autoridades con-
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vidadas. As primeiras fileiras da platia so ocupadas pelos familiares dos homenageados e por convidados externos. Ficam reservados os espaos para discurso dos homenageados, entrega de placas ou certificados, projeo de vdeo ou fotos e discurso de amigos ou colegas de trabalho. Podese tambm dar continuidade s homenagens em outros locais, para descerrar placa ou fita inaugural, ao se nomear ruas, praas, auditrios ou salas. Insere-se no calendrio de eventos da DGRH a homenagem aos aposentados do ano anterior ao evento. O protocolo do cerimonial prev composio de mesa de autoridades e reserva das primeiras fileiras para aposentados e familiares. So normalmente homenageados com flores, placas, btons, certificados, projeo de foto do homenageado individual ou com a equipe de trabalho , apresentaes musicais, estendendo-se para os espaos com exposies e confraternizaes. Reserva-se tempo para discurso de um ou mais aposentados, que representam os demais.
INAUGURAES
a) Placas
A Coordenadoria de Infra-Estrutura (CINFRA, antigo ESTEC), rgo ligado Prefeitura do Campus, responsvel pela normatizao, confeco e instalao de placas no campus, sejam internas s unidades e rgos, sejam externas, sob a superviso de um arquiteto. Alguns modelos esto disponveis na Internet, em <http://www.reitoria.unicamp.br/ manualdeeventos>.
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MANUAL DE EVENTOS
Procedimentos para confeco
Encaminhar solicitao de confeco de placa ao coordenador da CINFRA ; anexar o texto a ser impresso na placa (de bronze ou cobre), obedecendo a hierarquia dos nomes, com as indicaes corretas das medidas; apresentar oramento unidade/rgo interessado, que arcar com os custos da execuo.
Instrues para elaborao do texto
Logotipo da UNICAMP no centro superior; nome da unidade logo abaixo, tambm centralizado; texto explicativo da homenagem a ser gravada. Em caso de apoio ou patrocnio, pode-se utilizar: ajuda logstica, apoio educacional, patrocnio oferecido, ou ainda o nome conferido ao espao, ou o da personalidade homenageada, entre outras possibilidades; quando houver autoridade superior ao reitor (governador, ministro de Estado ou presidente da Repblica), o respectivo nome vai gravado acima; ordem dos nomes: reitor diretor da unidade coordenador do laboratrio/chefe do projeto presidente da empresa patrocinadora; data: inaugurado em xxxx, ou simplesmente Campinas, xx de xxxxx de xxxx. Quando se tratar de empresa patrocinadora, pode-se colocar o nome da empresa acompanhado da citao: apoio educacional.
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Descerramento
b) Inauguraes de equipamentos ou laboratrios
Nas inauguraes de laboratrios e equipamentos, recomenda-se que a placa de inaugurao seja afixada na entrada principal do prdio ou na sala em que ser instalado o equipamento.
c) Espao fsico
Evento que consiste em apresentar ao pblico de interesse um determinado espao fsico que entrar em atividade. A inaugurao pode ser feita com fita, placa ou ambos. Se optar pela fita, o organizador dever identificar o melhor local para afixao. A fita dever ser grande o suficiente para atender o espao escolhido, sobrando tecido para o lao e apoio para desat-lo. A cor pode variar alm do verde e amarelo oficial, pode-se utilizar o vermelho e preto da bandeira paulista. O tecido indicado o cetim. A largura ideal de 10 centmetros.
Vistoria tcnica
recomendado que os organizadores realizem uma inspeo tcnica no local onde o evento ser realizado, com antecedncia de pelo menos seis meses, a fim de verificar:
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As placas devem ficar integralmente cobertas por um tecido. Na UNICAMP, o costume confeccionar uma pea de cetim com o logotipo e o nome da Instituio ao centro ou no lado superior esquerdo. Essa pea pode ser confeccionada em medidas diversas. O Gabinete do Reitor coloca suas peas disposio, sob emprstimo.
espao fsico disponvel; condies do local; fixao da placa, se for o caso; flores e jardinagem; reserva de estacionamento para autoridades (reitor e convidados especiais); sinalizao; horrio de abertura e fechamento do local, se for o caso; auditrio, sala, anfiteatro; iluminao; salas de apoio; copa e cozinha; saguo para os intervalos de caf e coquetel; banheiros; acesso para deficientes; ar-condicionado; portas de emergncia; cadeiras para palestrantes; mesas para conferencistas; toalhas (limpas e bem passadas); painis; recursos audiovisuais. Essa visita facilita a organizao do evento como um todo, pois o organizador conhecer o ambiente e os recursos com antecedncia e ter tempo hbil para providenciar quaisquer necessidades tcnicas. Sendo assim, a possibilidade de haver algum imprevisto por falta de conhecimento da rea mnima. importante tambm conhecer previamente o responsvel pelo espao e ter seu telefone.
d) Pedra fundamental
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a cerimnia que marca o incio de uma obra. A escolha do local tem como base um projeto existente, para que no interfira na edificao. O terreno dever estar preparado para a cerimnia, sem os inconvenientes de terra solta ou lama.
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O piso do local, previamente cimentado com abertura no centro, conter uma caixa de alvenaria com tampa, um pouco abaixo do nvel do solo. Nela ser depositada uma urna de metal (cobre ou estanho) nas dimenses convenientes, contendo o texto relativo cerimnia ou mesmo itens referentes obra que se est iniciando. O local dever dispor de uma mesa para assinatura dos documentos, som e servio de gua, se necessrio. Fonte: <http://www2.uerj.br/~comuns/imagens/manual _cerimonial.pdf>. A pedra fundamental da UNICAMP foi lanada em 5 de outubro de 1966, numa gleba de 30 alqueires doada por Joo Adhemar de Almeida Prado. Podem ser citadas ainda, entre outras, no mbito da Universidade, a pedra fundamental do prdio atual da Faculdade de Odontologia de Piracicaba, lanada em 21 de abril de 1972, e a do Hospital de Clnicas, lanada em 28 de fevereiro de 1975.
Assinatura da ata de lanamento da pedra fundamental da UNICAMP , em 5/10/1966 Fonte: UNICAMP Arquivo Central SIARQ Banco de Imagens 31
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Lanamento da pedra fundamental do prdio da Faculdade de Odontologia de Piracicaba, em 21/4/1972 Fonte: UNICAMP Arquivo Central SIARQ Banco de Imagens
Lanamento da pedra fundamental do Hospital de Clnicas, em 28/2/1975 Fonte: UNICAMP Arquivo Central SIARQ Banco de Imagens
e) Galerias de retratos, bustos e esttuas
Esse tipo de evento consiste em homenagear algum por seu desempenho ou ainda homenagear uma pessoa falecida. No primeiro caso, indispensvel que o organizador contate previamente o homenageado, para obter sua aprovao para o ato. Nas homenagens pstumas, tambm importante que a famlia do homenageado autorize o tributo. Em ambos os casos, deve-se obter do homenageado ou da famlia do homenageado post mortem uma lista de convidados de seu interesse, separada da lista dos convidados dos organizadores.
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f) Galeria de ex-reitores
A galeria de quadros dos ex-reitores da UNICAMP, localizada na ante-sala do Conselho Universitrio, foi criada em 1985 , durante o mandato do professor Jos Aristodemo Pinotti ( 1982- 1986). Aps consulta SG e ao SIARQ, no foi encontrado nenhum documento sobre o tema. Portanto os procedimentos, tanto para a criao da galeria como para a confeco dos quadros, bem como as datas para essas cerimnias, foram deciso direta do ento reitor. Para melhor compreenso do surgimento da galeria, entrevistamos o professor Bernardo Caro, docente do Instituto de Artes da UNICAMP e responsvel pela confeco de todos os quadros que ali se encontram: de Zeferino Vaz, Plnio Alves de Moraes, Jos Aristodemo Pinotti, Paulo Renato Costa Souza, Carlos Alberto Vogt, Jos Martins Filho e Hermano Tavares. Transcrevemos a seguir o relato do artista:
O professor Jos Aristodemo Pinotti decidiu criar a galeria de quadros dos ex-reitores em 1985, quando eu exercia a funo de diretor do Instituto de Artes. Um dia o professor Pinotti chamou-me ao seu gabinete e exps a inteno de criar a galeria e escolheu-me para retratar os ex-reitores que a UNICAMP havia tido at ento: Zeferino Vaz e Plnio Alves de Moraes. Na ocasio, lembro-me de lhe ter dito que eu no era um pintor retratista e, portanto, iria acrescentar alguns detalhes imagem do homenageado e que, de alguma forma, representassem a personalidade de cada um deles. No caso do quadro do professor Zeferino, introduzi o escudo da UNICAMP. J no quadro do professor Plnio, utilizei uma imagem abstrata.
A inaugurao do quadro de um ex-reitor na galeria vem ocorrendo durante solenidade especialmente convocada pelo reitor, presentes os membros do Conselho Universitrio e
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outros convidados. Durante o intervalo para o caf, o reitor, os pr-reitores e os conselheiros dirigem-se ante-sala do CONSU, onde feito o descerramento do quadro, com a presena do ex-reitor e de seus familiares. Por tratar-se de prtica no institucionalizada, a deciso de confeco do quadro ou de qualquer outra forma de registro continua sendo de responsabilidade pessoal do reitor.
g) Memorial de ex-alunos
Tradicionalmente, as escolas de Medicina do Brasil possuem uma rea onde so afixadas placas de bronze com os nomes de cada turma de formandos. Na FCM, ficavam na entrada do Hospital de Clnicas, no saguo da Superintendncia. Em 2002 , com projeto elaborado pela Comisso de Ensino, foi inaugurado o Memorial da FCM, uma praa ao ar livre com totens de concreto onde foram afixadas as 39 placas de bronze contendo os nomes dos formandos, suas respectivas turmas, reitor, diretor da unidade, paraninfo, patrono e homenageados. Na UNICAMP, o memorial uma iniciativa de cada turma, sem custo algum para a Universidade.
h) Pavilho nacional (rea externa unidade)
Consiste na inaugurao de local onde ficar hasteada a bandeira nacional, em destaque, na rea externa unidade.
Providncias para a organizao do evento

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Definir o local; instalar a pedra para afixar a placa inaugural; confeccionar a placa; providenciar o tecido para cobrir a placa;
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LANAMENTOS
Os espaos disponveis na UNICAMP para a realizao de eventos culturais esto listados no site <http://www.reitoria. unicamp.br/manualdeeventos>, com as respectivas fichas tcnicas. Sugerimos estas orientaes especificamente para os eventos relacionados a lanamentos de campanhas institucionais, publicaes e programas.
Campanhas institucionais e educativas
As campanhas tm como objetivo geral informar o pblico, alm de esclarec-lo e familiariz-lo com a Instituio e suas polticas. Devem ser precedidas de planejamento minucioso, com as seguintes etapas: definio de objetivo, cronograma, implantao, acompanhamento, avaliao e controle. Aps a definio do tema e do planejamento, os organizadores devem preparar material de divulgao do lanamento (faixas, adesivos, banners, panfletos, sites , brindes alusivos campanha, tudo com instrues para contato).
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para executar o Hino nacional, pode-se convidar a Banda Militar. Nesse caso, entrar em contato com a Escola Preparatria de Cadetes do Exrcito (ESPCEX) de Campinas; adquirir a bandeira, cujo tamanho poder variar, dependendo da altura do mastro (consultar o captulo Bandeiras); instalar o mastro (eletrnico ou manual); preparar a bandeira para ser hasteada em local de honra da unidade e ilumin-la durante a noite; instalar uma passarela de acesso ao local, se necessrio com ornamentao.
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VISITAS DE AUTORIDADES
A visita de autoridades brasileiras e estrangeiras UNICAMP constante ao longo do ano. As demandas, s quais a Universidade deve atender, tm como origem o poder pblico em seus diversos nveis local, estadual e federal, inclusive misses oficiais de governos estrangeiros. A esse gnero de visita corresponde um esquema protocolar nos termos da legislao pblica especfica. O cerimonial de cada ministrio ou secretaria de estado precede a organizao no interior do campus e mantm-se em contato direto com o cerimonial do Gabinete do Reitor.
Sobre a precedncia e o cerimonial pblico
A precedncia constitui a base do cerimonial. o conceito pelo qual se estabeleceu a estrutura mxima do estado, de um rgo ou grupo social. Atualmente, a aprovao, a disciplina do cerimonial pblico e a ordem geral da precedncia no Brasil so reguladas pelo Decreto no 70.274, de 9 de maro de 1972. Na prtica do cerimonial foram estabelecidos alguns critrios de precedncia, tais como: hierrquico, nobilirquico, do anfitrio ou homenageado, de idade, de antigidade histrica, de ordem alfabtica, honorfico, de interesse poltico ou econmico. Na Universidade no se adota a rigidez da precedncia que h na lei. H usos que foram incorporados com relao a essa matria. norma, no incio de uma gesto da administrao superior, que se estabelea a ordem de hierarquia de substituio do coordenador-geral da Universidade, atravs de portaria. A Coordenadoria de Relaes Institucionais e Internacionais (CORI), rgo vinculado ao Gabinete do Reitor, au-
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a) Agendamento com o reitor
Em qualquer circunstncia, o reitor dever recepcionar uma autoridade em visita Universidade. A Secretaria do Gabinete do Reitor dever ser consultada sobre as providncias relacionadas. Todos os eventos que envolvem a presena do reitor devem ser comunicados a sua Secretaria com antecedncia razovel, no menor que dez dias, para possibilitar um bom planejamento dos compromissos a serem agendados, de modo a satisfazer os organizadores e o reitor.
b) Comunicao
Os organizadores dos eventos das diversas reas devem comunicar previamente os rgos aos quais so vinculados, antes de enderear convite ao reitor, sejam ligados Reitoria ( GR , Coordenadoria Geral da Universidade [ CGU], PrReitorias), sejam s unidades de ensino e pesquisa. Os organizadores devem, igual e oportunamente, fazer contato com a Assessoria de Comunicao (ASCOM) para divulgao do evento.
c) Convites e convidados
Cabe ao Gabinete do Reitor enderear s autoridades da Universidade os convites referentes realizao das posses de
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xilia este e as diversas reas a preparar a recepo s autoridades estrangeiras. As visitas podem ser de natureza simplesmente protocolar, de cortesia ou com objetivos muito especficos, voltados para a rea acadmico-cientfica. Em qualquer uma das circunstncias, as providncias que se seguem so essenciais.
diretores e superintendentes, inauguraes de instalaes fsicas, outorga de ttulos e homenagens e visitas de comitivas oficiais, conforme exigncias prprias a cada circunstncia e aps entendimentos com os organizadores. Convites endereados a autoridades com o objetivo de que componham mesa de honra, nas circunstncias acima mencionadas e igualmente em congressos, seminrios e simpsios, devem ser assinados pelo reitor e conter explicitamente essa inteno. Do mesmo modo, explicitam-se a necessidade ou no do uso da palavra e o tempo de fala. Recomendam-se, em geral, trs minutos de exposio. Os convites a autoridades dos poderes municipal, estadual e federal, assim como a autoridades estrangeiras, para participarem de eventos acadmicos, cientficos e culturais, como simpsios, seminrios, congressos, fruns, colaes de grau e homenagens, organizados pelas diversas reas da Universidade, tambm sero formulados e encaminhados pelo Gabinete do Reitor. Por uma questo de protocolo e deferncia,
esses convites devero ser oficialmente formulados com antecedncia mnima de um ms .
d) Organizao
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O Gabinete do Reitor, atravs de sua Secretaria, est disposio para prestar informaes e dar as orientaes que se fizerem necessrias para o bom andamento desses eventos. Todos os eventos que envolvam visitas e audincias de personalidades ou comitivas estrangeiras devem ser previamente submetidos CORI , que organizar o roteiro de interesse de ambas as partes, reservar espaos e providenciar equipamentos para apresentaes. Se o evento envolver uma comitiva, o reitor ou seu representante dever fazer uma apresentao inicial sobre a
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comitiva comunidade acadmica previamente convidada, na sala do CONSU. Todos os principais participantes dos eventos organizados pelo GR e suas assessorias recebero previamente o roteiro completo do evento. Qualquer que seja a natureza do evento, a confirmao antecipada da presena de autoridades se faz necessria para montar um roteiro correto. As Pr-Reitorias devero enviar ao reitor, se este for um dos participantes, roteiro completo do evento, com os nomes dos demais integrantes e instituies que representam. Almoos e lanches a serem servidos aos convidados devem ser previamente discutidos com o GR. O servio de gua e caf para os rgos da Reitoria pode ser diretamente solicitado ao coordenador da Copa do GR, com antecedncia e previso do nmero de participantes. Coquetis no salo do GR e na sala do CONSU sempre em horrio de expediente devem ser previamente autorizados. O consumo de bebidas alcolicas nesses espaos no permitido, assim como nas demais dependncias da UNICAMP. A reserva dos espaos onde acontecero os eventos dever ser efetuada pela unidade/rgo organizador, conforme o que se segue: a reserva do salo do GR deve ser feita junto Secretaria do GR , e as solicitaes de instalao de equipamentos devero ser encaminhadas ao setor de Informtica do GR, atravs do endereo suporte@reitoria.unicamp.br, com antecedncia razovel; a solicitao de uso da sala do CONSU, com os respectivos servios (som, gravao, projetor, sonoplastia), deve ser efetuada, tambm com antecedncia, por meio do endereo consu@sg.reitoria.unicamp.br.
UNICAMP , no salo do GR , e em seguida a apresentao da
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e) Segurana
Os organizadores de eventos que envolvam participao de autoridades federais, governadores e secretrios de estado, assim como de dignitrios de estrangeiros, devem comunicar ao GR com a antecedncia desejada para que, alm de emitir os convites, como mencionado no item c, possa ser preparado o esquema de segurana necessrio. A Diretoria de Operaes (Servio de Segurana) da Prefeitura do Campus s ter condies de atender bem e a um custo mnimo se essa necessidade for comunicada com antecedncia de pelo menos dez dias (ver captulo VI , Recursos e recomendaes para execuo de eventos). Os custos do servio devem ser cobertos pela unidade que o requisita.
f) Transporte
Solicitaes de transporte do GR destinado s autoridades de que trata o item acima, bem como a participantes de atividades nas diversas unidades, devero ser encaminhadas ao GR atravs de e-mail ao responsvel por essa atribuio (assistente tcnico de direo [ ATD]), contendo todas as informaes necessrias ao traslado.
g) Helicpteros
Solicitaes de pouso de helicpteros no campus devem ser encaminhadas com antecedncia Diretoria de Operaes (Servio de Segurana) da Prefeitura do Campus, que providenciar a demarcao do local de pouso e far os contatos necessrios com o piloto.
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EVENTOS ACADMICOS E CIENTFICOS
Congresso: reunio ou encontro de entidades de classe ou associaes para a apresentao de conferncias. Os congressos podem ser cientficos ou tcnicos. Seminrio: reunio de um grupo de estudos que centraliza debates de assuntos expostos pelos participantes. Tratase de uma exposio oral para participantes que possuam algum conhecimento prvio do assunto a ser debatido. A sesso divide-se em trs partes: fase de exposio, fase de discusso, fase de concluso. Curso: conjunto de matrias ou lies ministradas em aulas, conferncias ou palestras. Palestra: conversa, apresentao de idias ou conceitos sobre determinado assunto. Feira: demonstrao pblica. Pode ser organizada por um rgo, como, por exemplo, as feiras da Editora da UNICAMP ou a Feira de Tecnologia de iniciativa da administrao central. Exposio: exibio pblica de produo artstica, industrial, tcnica e cientfica. Mesa-redonda: preparada e conduzida por um coordenador, que pode ser denominado presidente e funciona como elemento moderador, orientando a discusso para que ela se mantenha em torno do tema principal. Os participantes geralmente so especialistas que apresentam seus pontos de vista sobre o tema, com tempo-limite para a exposio. Aps as exposies, os participantes so levados a debater entre si os vrios pontos de suas teses, podendo haver a par-
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Os eventos acadmicos e cientficos so de iniciativa das unidades de ensino e pesquisa ou da Reitoria. As modalidades mais utilizadas em nosso meio so:
ticipao dos presentes na forma de perguntas. O xito da mesa-redonda depende do coordenador, que tem a misso de conduzir os trabalhos de forma a atingir os objetivos. Simpsio: reunio de iniciativa de determinada classe tcnica, artstica ou cientfica para debates ligados a um assunto especfico e a discusso de tema afim a seus interesses. O simpsio derivado da mesa-redonda; nele os participantes no debatem entre si. Painel: forma de reunio limitada a um pequeno nmero de especialistas, em que os expositores debatem entre si o assunto em pauta. O pblico no tem direito de formular perguntas mesa. Frum: tipo de reunio menos tcnica cujo objetivo conseguir a efetiva participao de um pblico numeroso, que deve ser motivado. Conferncia: trata-se de uma preleo pblica sobre determinado assunto tcnico, artstico, cientfico ou literrio. O conferencista expe um tema previamente escolhido por um tempo determinado, e em seguida responde s perguntas formuladas por escrito pelo auditrio e dirigidas mesa. comum a figura do moderador. Ciclo de palestras: derivado da conferncia, difere desta pelo fato de poder estar vinculado a uma srie de palestras pronunciadas por professores e especialistas na matria abordada. Jornada: reunio de determinados grupos de profissionais realizada periodicamente, com o objetivo de discusso em congressos. So pequenos congressos, diferindo destes por se tratar de reunies de grupos de determinada regio em pocas propositadamente no coincidentes.
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As sesses de defesa de tese constituem acontecimento de grande importncia no interior das unidades de ensino e pes-
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quisa, e seu agendamento de responsabilidade da Secretaria da Ps-Graduao da unidade. Na FCM , a defesa de tese requer o uso da beca pelo candidato e pelos membros da banca, mesmo que sejam procedentes de outras instituies. A realizao de quaisquer eventos no interior do campus, com a presena do reitor, deve obedecer a alguns procedimentos j apresentados no incio deste captulo. A realizao de eventos acadmicos e cientficos no foge regra, em particular quando envolve a participao de autoridades pblicas. Esta seo oferece um roteiro prtico para uso geral, com o objetivo de permitir bons resultados na conduo das tarefas, visando ao xito final. A primeira providncia criar uma comisso para definir as estratgias, a metodologia e a operacionalizao necessria realizao do evento, designando um coordenador-geral.
a) Estratgia e metodologia
Temtica: a temtica ser objeto de um texto explicativo, contendo a justificativa e os objetivos do evento. Formato: deve-se pensar no formato do evento com base em dados concretos: resultados desejados, tempo disponvel, espao fsico, infra-estrutura, custos, nmero de participantes. Coordenao do evento: a designao de um coordenadorgeral indispensvel. Sua atribuio de grande responsabilidade, pois de uma coordenao competente depende o xito do evento. Designao dos responsveis pelas tarefas: do formato e da estratgia adotados dependero as diversas tarefas e a quantidade de responsveis a serem indicados, igualmente indispensveis para lev-las a bom termo.
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Levantamento de custos: imprescindvel levantar os custos de locao de espao fsico, equipamentos, confeco e impresso de material de apoio, expedio de correspondncia, construo de site , transporte e hospedagem de convidados, contratao de servios de gravao, recepo, mestre-de-cerimnias para as solenidades de abertura, traduo simultnea, alimentao, publicidade e imprensa. Financiamento e patrocnio: os contatos com agncias oficiais, nacionais e internacionais, e com empresas com o objetivo de levantar recursos para a realizao dos eventos devem ser efetuados a partir de um projeto bem elaborado, contendo objetivo, justificativa, programa, pblico-alvo, cronograma de execuo, planilha de custos, benefcios para os patrocinadores. As agncias oficiais possuem normas e prazos prprios. As empresas, embora mais flexveis, tm igualmente prazos para fechar suas planilhas (ver o captulo V , Programao cultural nos eventos da UNICAMP ).
Agncias nacionais de financiamento pesquisa
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Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal de Nvel Superior ( CAPES ): <http://www.capes.gov.br>. Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq ): <http://www.cnpq.br>. Fundo de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extenso ( FAEPEX ): <http://www.prp.unicamp.br/faepex>. Fundao de Amparo Pesquisa do Estado de So Paulo ( FAPESP ): <http://www.fapesp.br>. Financiadora de Estudos e Projetos ( FINEP ): <http:// www.finep.gov.br>.
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Patrocnio
O patrocnio um investimento que uma empresa faz com o intuito de receber em troca um retorno institucional ou de marketing , de acordo com o valor aplicado. A captao de recursos exige do profissional conhecimento da linguagem de marketing , familiaridade com a quantificao do valor do benefcio que seu projeto proporcionar ao patrocinador e do valor da logomarca que est sendo apresentada. A primeira apresentao de um projeto deve ser feita por meio de uma proposta. O projeto deve ser claro, com solicitaes objetivas e informaes detalhadas sobre os benefcios da ao para o patrocinador. Muitas empresas definem seus investimentos em marketing cultural anualmente, portanto a proposta deve ser encaminhada com bastante antecedncia.
Apoio cultural
Diferentemente do patrocnio, o apoio cultural feito com a permuta de bens e servios. Por exemplo, resolve-se o problema de hospedagem conseguindo apoio de um hotel, integral ou com desconto.
Incentivos fiscais
Existem no Brasil vrias leis de incentivo cultura que permitem a reduo do valor dos impostos federais, estaduais e municipais do patrocinador que investe em cultura. Os projetos so previamente aprovados perante comisses especialmente institudas, e aps a aprovao pode-se captar patrocnio com incentivo fiscal.
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MANUAL DE EVENTOS
Observaes
No caso de um projeto a ser apresentado ao FAEPEX, recomenda-se o encaminhamento dos trabalhos para aprovao com antecedncia de seis meses a um ano. A confirmao, por escrito, dos convidados, acompanhada de currculo profissional e acadmico, constitui pr-requisito para aprovao do projeto. A administrao dos recursos financeiros na UNICAMP efetuada pela DGA, FUNCAMP ou empresas juniores, dependendo da origem do convnio. Referir-se aos respectivos sites para informaes precisas.
Cronograma geral de preparao e execuo
O cronograma geral inclui: definio da data de realizao do evento, planejamento e execuo de cada etapa dos trabalhos; lista de potenciais candidatos/convidados (cientistas/pesquisadores/empresas); agendamento prvio com os potenciais candidatos/convidados com o objetivo de garantir agenda; elaborao de lista de endereos dos convidados, com respectivos e-mails ; reserva de local; negociao sobre hospedagem, transporte e alimentao: unidades, endereos e custos; encaminhamento de correspondncia aos convidados principais:
texto do tema sugerido; programao preliminar;
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hospedagem; companhias areas e condies de reserva; prazo para confirmar participao e condies
data e local definitivos; agenda do reitor e do diretor; definio do prazo e de exigncias para chamada de trabalhos, se o evento previr painis; encaminhamento do material informativo (ficha de inscrio e programa) ao pblico-alvo; encaminhamento das informaes completas Assessoria de Imprensa da UNICAMP .
b) Operacionalizao
Opo: contratao de assessoria para montagem do evento; insero de patrocnio nas peas publicitrias; programao de abertura e encerramento; publicidade e divulgao: imprensa, Internet, Central de Informaes da Pr-Reitoria de Desenvolvimento Universitrio ( PRDU ), construo de site especfico do evento, contendo todas as informaes a respeito, com inscrio on-line e possibilidade de pagamento de taxas via Internet; contratao de servios: alimentao, manuteno, grfica, confeco de brindes e suprimentos de escritrio,
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ticipao; indicao de prazo para resposta; solicitao de entrega do texto de apresentao no evento; solicitao de indicao de necessidades tcnicas: projetor multimdia, assistente, sonorizao, traduo simultnea, projetor de slides , retroprojetor, equipamentos de informtica, equipamentos auxiliares, como videocassete e aparelho de DVD;
de par-
vdeos, registro documental, secretaria, transporte, traduo simultnea e mestre-de-cerimnias; logomarca da UNICAMP: observar a portaria que regulamenta o uso em peas que levam logomarcas de terceiros sejam empresas, sejam outras instituies , cuja execuo est sujeita aprovao do Gabinete do Reitor; elaborao de certificados e atestados de participao: informar-se com antecedncia sobre os procedimentos para sua emisso e assinatura da autoridade (ou autoridades), junto Secretaria da unidade, Diretoria Acadmica ou Escola de Extenso, conforme a natureza do evento. Observar que a posio da logomarca da UNICAMP em documentos oficiais tambm est sujeita a regras; equipamentos; programao de lazer local e regional (consultar sites informativos e jornais da cidade); elaborao dos anais e agradecimentos.
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ASSINATURA DE CONVNIOS
Convnios diversos so assinados ao longo do ano, em todas as reas, com outras instituies de ensino e pesquisa, com rgos pblicos em todos os nveis, com o setor privado, nacional e internacional, e outros governos. Os convnios iniciam-se nas unidades/rgos. Para os objetivos desta publicao, interessam aqueles cuja abrangncia e significado para a Instituio transcendem o interesse individual do departamento ou de um rgo em particular. Esse parmetro estabelecido pelas partes, com a concordncia do Gabinete do Reitor. As cerimnias de assinatura de convnios podem ser realizadas na sala do CONSU ou no salo do Gabinete do Rei-
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tor. As verses dos termos, previamente analisadas e autori-
sio duas ou mais, conforme o nmero de verses a serem assinadas. Reitor e representante legal da outra parte devem assinar. No primeiro caso assinatura na sala do CONSU , a composio da mesa de autoridades dever estar sujeita s regras de precedncia, semelhana de outras cerimnias. So convidados para a solenidade todas as autoridades e interessados diretos de ambas as partes. No segundo caso no salo do Gabinete do Reitor , realiza-se uma solenidade mais rpida, com a presena de representantes de ambas as partes. Em ambos os casos oportuno preparar uma pequena recepo de boas-vindas. Cabe ofertar uma lembrana da Instituio. Recomenda-se alguma das obras produzidas pela Editora da UNICAMP.
zadas pela unidade/rgo e pela Procuradoria Geral da Universidade , so acondicionadas em pastas apropriadas para a oca-
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IV
BANDEIRAS
Todo evento que envolve bandeiras deve obedecer s regras protocolares estabelecidas em lei. fundamental, portanto, que o organizador do evento conhea a ordem de precedncia das bandeiras, prevista na Lei Federal no 5.700, de 1o de setembro de 1971. Existe uma ordem padro a seguir, seja quando as bandeiras esto hasteadas ao ar livre, seja no interior de salas de reunies, na sala do reitor ou em auditrios. A bandeira do Brasil sempre fica ao centro de todas as outras, exceto em eventos internacionais, onde se deve utilizar a ordem alfabtica nacional. As demais so dispostas dos lados direito e esquerdo, na ordem de precedncia, ou em alameda, com a bandeira brasileira em primeiro plano. Ao ser hasteada com outras bandeiras, a brasileira ser a primeira a atingir o topo do mastro, e o ato deve ser executado por uma das principais autoridades presentes, com o pblico em p. No caso de o evento estar homenageando um pas em especial, a bandeira desse pas dever ficar direita da brasileira. Os diferentes tamanhos de bandeiras so medidos em panos. As bandeiras de dois panos so ideais para salas e auditrios, podendo ser confeccionadas em tecidos mais nobres,
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BANDEIRAS
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garantindo assim a durabilidade. Bandeiras de trs ou quatro panos so usadas principalmente em ptios externos e confeccionadas em tecidos mais resistentes. Bandeiras utilizadas no mesmo local ou evento devem ser do mesmo tamanho. Em cerimnias fnebres, cobrindo o atade, se houver mais de uma bandeira, a brasileira ficar em cima das demais. A manuteno das bandeiras feita por um servio do Exrcito, mediante solicitao, assim como a incinerao efetuada em cerimnia especial, no Dia da Bandeira. Um membro do Exrcito vem retir-la na Instituio. A solicitao deve ser encaminhada ao ESPCEX , Setor de Relaes Pblicas, em Campinas, pelo telefone (19 ) 3744 -2042 . A bandeira nacional pode ser usada em todas as manifestaes do sentimento patritico dos brasileiros, de carter oficial ou particular. Em funerais, a bandeira fica a meio mastro ou a meia adria. Nesse caso, no hasteamento ou arriamento, deve ser levada inicialmente at o topo. Quando conduzida em marcha, indica-se o luto por um lao de crepe atado lana. A bandeira nacional, em todas as apresentaes no territrio nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como uma posio: central ou a mais prxima do centro e direita deste, quando com outras bandeiras, pavilhes ou estandartes, em linha de mastros, panplias, escudos ou peas semelhantes; destacada frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles; direita de tribunas, plpitos, mesas de reunio ou de trabalho. Considera-se direita de um dispositivo de bandeiras a direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para a platia ou, de modo geral, para o pblico que observa o dispositivo.
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Quando no estiver em uso, a bandeira nacional deve ser guardada em local digno. So consideradas manifestaes de desrespeito bandeira nacional e, portanto, proibidas: apresent-la em mau estado de conservao; mudar-lhe a forma, as cores, as propores, o dstico ou acrescentar-lhe outras inscries; us-la como roupagem, reposteiro, pano de boca, guarnio de mesa, revestimento de tribuna, ou como cobertura de placas, retratos, painis ou monumentos a inaugurar; reproduzi-la em rtulos ou invlucros de produtos expostos venda.
MEDIDAS OFICIAIS DE BANDEIRAS
dois panos (bordada ou impressa): para rea interna, 0,90 x 1,29 m; trs panos (bordada ou impressa): para rea interna, 1,35 x 1,93 m; quatro panos (impressa ou de nilon): para ptios externos, 1,80 x 2,58 m; seis panos (impressa ou de nilon): para mastro de praa, 2,70 x 3,86 m. Informaes adicionais: <http://www.exercito.gov.br/ homepage>.
HINO NACIONAL
O GR , com a ajuda da Faculdade de Educao, reproduziu CD s com diversos hinos, inclusive o Hino nacional, e os des53
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BANDEIRAS
tinou s unidades de ensino e pesquisa e aos rgos da Instituio. Essas gravaes so melhores que a disponvel neste site: <http://www.exercito.gov.br/01Instit/Historia/simbnac/ hino/hino.htm>. Alguns cuidados so recomendados quando da apresentao do Hino nacional brasileiro durante um evento. Nos casos de execuo do Hino , a marcha batida integrar as instrumentaes de orquestra e banda, devendo ser mantida e adotada a adaptao vocal, em f maior. vedada a execuo de quaisquer arranjos vocais do Hino nacional , a no ser o de Alberto Nepomuceno; igualmente no ser permitida a execuo de arranjos artsticos instrumentais que no sejam autorizados pelo presidente da Repblica, ouvido o Ministrio da Educao e Cultura. Quando se executar um hino nacional estrangeiro em uma cerimnia, este precede, por cortesia, o Hino nacional brasileiro. Antigamente os aplausos eram reservados apenas para a execuo do Hino nacional por orquestra sinfnica, em concerto. Atualmente, com as gravaes, h quem os justifique como sinal de respeito. Os civis colocam a mo direita sobre o peito em decorrncia da continncia dos militares.
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V PROGRAMAO CULTURAL NOS EVENTOS DA UNICAMP
Na organizao de um evento acadmico, cientfico ou social, preciso ter cuidado especial na escolha das apresentaes ar tsticas, para que correspondam de forma adequada a seu per fil. Primeiramente, deve-se identificar o pblico para a escolha da atividade. Essa escolha deve pautar-se no s na qualidade do gr upo ou ar tista, mas tambm na sensibilidade de quem est organizando o evento. Sugere-se consultar os rgos responsveis pela produo cultural da Universidade.
INSTITUTO DE ARTES (IA)
O Instituto de Artes responsvel por grande parte da produo cultural da
UNICAMP
. A unidade conta com depar-
tamentos de Ar tes Corporais, Artes Plsticas, Artes Cnicas, Msica Popular e Erudita, Midialogia e Ps-Graduao em Multimeios, gerando por tanto um vasto material resultado de estudos e pesquisas produzido por alunos e professores. So montagens teatrais, espetculos de dana, concertos, apresentaes musicais, exposies,
performances , ins-
talaes, produtos cinematogrficos e de televiso.
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REFERNCIAS RECURSOS E RECOMENDAES PROGRAMAO CULTURAL BANDEIRAS EVENTOS NA UNICAMP CULTURA E REGRAS INTRODUO
RECOMENDAES RECURSOS E RECOMEND AES CULTURAL PROGRAMAO CUL TURAL

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Essa produo tem alcanado repercusso nacional e at internacional. Seus eventos no se limitam aos projetos culturais do
IA
. Agendados com antecedncia, podem fazer
par te de eventos acadmicos e cientficos. As solicitaes so analisadas e atendidas de acordo com a disponibilidade dos gr upos, para que no inter firam no desempenho acadmico dos alunos. Alguns trabalhos necessitam de condies tcnicas especficas, como equipamento de som, iluminao, transpor te, tcnico de som, mo-de-obra para montagem, entre outras. Essas despesas correm por conta do solicitante. O
IA
dispe tambm de alguns grupos que podem apre-
sentar-se em eventos sociais, coquetis etc., mediante o pagamento de cach a ser negociado individualmente. C o n t a t o s : c e p r o d @ i a r. u n i c a m p . b r, < h t t p : / / w w w. i a r. u n i c a m p. b r > .
N C L E O D E I N T E G R A O E D I F U S O C U LT U R A L ( N I D I C )
rgo ligado Coordenadoria de Centros e Ncleos ( abriga a Orquestra Sinfnica da
UNICAMP
COCEM
),
, o Coral Zper na
Boca, a Unibanda, a Orquestra Infanto-Juvenil, a Orquestra Jovem, o Coro Infanto-Juvenil, o Grupo de Msica Brasileira e outras formaes oriundas da Orquestra Sinfnica. Contatos: nidic@unicamp.br, <http://www.unicamp.br/ nidic>.
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VI RECURSOS E RECOMENDAES PARA EXECUO DE EVENTOS
INFRA-ESTRUTURA FSICA
com infra-estrutura adequada e possibilidade de serem utilizados aps o expediente, inclusive aos finais de semana. Para alguns deles, cobra-se taxa de utilizao. Para se realizar um evento, devem-se focar certos detalhes considerados indispensveis para seu sucesso, como:
escolha do local; pblico-alvo; nmero de par ticipantes; natureza do evento; recursos tcnicos inerentes ao evento (audiovisuais, de acstica etc.).
Para detalhes, ver o item Eventos acadmicos e cientficos, do captulo
III
O lev antamento completo dos espaos da Universidade encontra-se disponvel na Internet, com informaes sobre equipamentos, contatos, custos, horrio de funcionamento e capacidade. ver <http://www.reitoria.unicamp.br/manual deeventos>.
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RECOMENDAES RECURSOS E RECOMEND AES

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UNICAMP
possui vrios espaos para realizao de eventos,
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Nas cerimnias em locais aber tos, o organizador dever ter o cuidado de z elar pela proteo e confor to das auto ridades, evitando que as condies climticas e do solo/piso do local grama, lama, presena de formigas e outros insetos prejudiquem o ev ento; deve-se reser var estacionamento prximo ao local do evento, alm de esquema de segurana na r ea.
R E C U R S O S M AT E R I A I S
Local: nmero de cadeiras suficiente para o pblico e os componentes da mesa, palco, plpito para o mestre-decerimnias e discursos,
foyer ,
recepo, protocolo, lim-
pe za, sonorizao, sinalizao, sala para autoridades (se for o caso), copa e ventilao; bandeiras: mastros e conservao; bandeiras de outros pases: a
CORI
auxilia na obteno
de ba ndeiras estrangeiras junto s diversas representaes consulares, em So Paulo; car tes para identificao das autoridades mesa (ver modelo na Internet: <http://www.reitoria.unicamp.br/ manualdeeventos>); sala
VIP
destinada a recepo e aco-
lhida das autoridades convidadas, antes do incio do
CD
lo
ev ento; s com hinos, disponveis na Internet para gravao (ver
referncia do
site
no captulo
IV
, Bandeiras);
fitas de inaugurao (ver item Inauguraes, no captu-
III
);
becas para formaturas (consultar o tpico Colao de grau, no captulo
III
);
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decorao: flores (arranjos discretos e apropriados ao local, ao tamanho do ambiente e visibilidade dos componentes da mesa) e toalha para a mesa;
traslados: transpor te disposio das autoridades e dos ser vios necessrios ao evento;
material informativo do evento: folhetos com a programao atualizada e completa;
marcas de p, utilizadas para demarcar os lugares das autoridades em cerimnias conduzidas em p;
tecidos para inaugurao de placas, utilizados para co bri-las; podem ser obtidos junto ao cerimonial da Reitoria;
placas para inaugura es e instalaes (ver o item Inauguraes, no captulo
III
);
brindes e/ou mimos para homenagens (consultar a Direo da unidade onde se realiza o evento). Presentes pessoais oferecidos a homenageados no devem levar o logotipo da Instituio; no se presenteia com itens que se deterioram com a temperatura e com o tempo de locomoo;
por ta-
banners
para viabilizar a afixao de
banners
du-
rante o evento; material do evento: bolsas, folhetos, btons, canetas, blocos para anotaes, crachs; regulamentos internos e municipais, da prefeitura, defesa civil, bombeiros, polcia, vigilncia, cerimonial federal, estadual, municipal; audiovisual: projetor multimdia, telo, caneta laser ( pointer ), retroprojetor, projetor de slides , sonorizao, pedestal para microfone, microfones (sem fio, auricular, de lapela), intercomunicadores, cassete e toca-fitas.
CD player
, aparelho de
DVD
, video-
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RECURSOS HUMANOS
Manter um cadastro de fornecedores de natureza diversa: floriculturas,
buffets , grficas, transporte, tradutores, monitores,
recepcionistas e mestres-de-cerimnias. O Servio de Apoio ao Estudante (
SAE
) mantm um cadastro de estudantes que
buscam trabalhos temporrios diversos.
a) Recepcionistas
Podem ser homens ou mulheres. Critrios para seleo: aparncia, comunicao, dinamismo e discrio.
Aparncia:
mulheres: maquiagem leve e discreta, unhas curtas e bem-feitas (esmalte claro), cabelos preferencialmente presos (rosto descoberto), vesturio, bijuterias, calados e per fumes discretos, uniformes (vesturio e calados) de acordo com o evento;
homens: barba feita, unhas limpas e cor tadas, cabelos curtos, sem tatuagens aparentes, sem bijuterias, vesturio e calados padronizados, conforme o evento;
recomenda-se for temente retirar os
piercings .
Compor tamento: discrio e bom senso; no fumar, no mascar chicletes, no estimular ou favorecer o fler te.
Comunicao: comunicar apenas o essencial para o evento, sem conversas paralelas ou par ticulares; simpatia e cordialidade para com os par ticipantes, sejam eles convidados comuns ou autoridades, so itens essenciais.
T reinamento: os recepcionistas devem ser treinados e orientados para se conduzirem de acordo com as exigncias do
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evento: entrega de cer tificados, crachs e pastas (em ordem alfabtica), resoluo de dvidas gerais dos par ticipantes, inscries, auxlio de auditrio.
b) Monitores
Seguem-se as mesmas exigncias de seleo dos recepcionistas.
Atividades especficas
Apoio de palco: coordenador do evento e mais dois monitores para acompanhar e solucionar demandas da mesa de honra;
tr ole de microfones durante debates e sesses de perguntas; monitoramento da iluminao e outras necessidades tcnicas; assessoria de protocolo e cerimonial: assessoria ao mestrede-cerimnias durante a abertura e o encerramento de sesses solenes, verificando plpito, papis e canetas para anotaes mesa de abertura, reposio de gua, entrega de fichas de citao de presena de autoridades da
UNICAMP
externas, mensagens necessrias durante o evento; orientao s autoridades para que tomem assento mesa, estando sempre atento a suas solicitaes e acompanhando-as sada; assessoria recepo: recepo e orientao de autoridades convidadas, conduzindo-as sala que lhes foi preparada e entregado-lhes o roteiro da cerimnia.
c) Servio de copa para eventos

Os critrios de seleo contemplam experincia profissional, aparncia, dinamismo e discrio.
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apoio de auditrio: auxlio ao presidente da mesa no con-
MANUAL DE EVENTOS
Apresentao: uso de avental ou uniforme, higiene corporal, unhas esmaltadas com cores claras, cabelos curtos ou presos;
postura: discrio, cuidado no atendimento, saber ser vir e atender com simpatia, prestar ateno s solicitaes diversas.
d) Tradutores e intrpretes
H ev entos que exigem os ser vios do tradutor-intrpr ete simultneo; h no mer cado empresas especializadas. Contratar pessoas que simplesmente dominam o idioma estrangeiro de trabalho de um dado evento no garantia de bons resultados. So as tcnicas especficas de traduo e interpretao simultneas que permitem a fluide z e aquela sensao de que no se est ouvindo uma palestra em lngua estrangeira.
e) Mestre - de - cerimnias
Mestre-de-cerimnias a pessoa que conduz a solenidade, com atitudes discretas, boa dico e atenta ao roteiro estabelecido pelo coordenador do cerimonial. No cumprimenta nem se apresenta ao pblico. Usa de preferncia verbos na terceira pessoa do singular ou na primeira do plural, con ferindo impessoalidade ao discurso. Quando agradece, o faz em nome da Instituio ou da unidade/rgo. Sua posio junto tribuna em ambientes aber tos, prximo s autoridades que discursaro. Condies de trabalho minimamente confortveis devem ser proporcionadas ao mestre-de-cerimnias: boa iluminao, microfone de bom alcance e de qualidade, tribuna adequada para apoiar o roteiro, car tes, copo dgua e
laptop .
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Nas nominatas
Obser var a precedncia; considerar todos os componentes da mesa e da mesa de extenso e, eventualmente, autoridades presentes, a partir da lista elaborada pelo coordenador do evento; fazer uso de termos genricos, como, por exemplo, dirigentes de classe, lderes empresariais e/ou sindicais, autoridades presentes ou representadas, autoridades federais, estaduais, municipais e assim por diante, se for oportuno; nomear a autoridade representante do reitor no exerccio do cargo, como segue: professor-doutor, vice-reitor,
reitor em exerccio. Deve-se destacar que essa situao somenEssa regra vale para todas as situaes semelhantes: prefeito, governador, ministro, e assim por diante;
nomear, quando presentes no evento, ex-presidentes, exvice-presidentes, ex-ministros, ex-governadores, ex-prefeitos, citando o perodo da respectiva gesto, por exemplo: Sr.
XXXX
, governador do estado de So Paulo no exerpois o ttulo os acompanha.
ccio
1995-1998 ,
Ao receber o roteiro, o mestre-de-cerimnias dever observar se ele se encontra de acordo com as normas estabelecidas para o cerimonial da
UNICAMP
. A ttulo de informao, um
roteiro de cerimonial divide-se basicamente em trs partes:
na primeira, o mestre-de-cerimnias faz breve apresentao sobre o evento, compe a mesa de honra e nomeia autoridades presentes;
na segunda, anuncia a ordem das falas, previamente estabelecida de comum acordo com o coordenador do evento;
na ltima par te, encerra a solenidade.
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te ocorrer quando o reitor estiver sob licena do cargo.
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Recomendaes
O mestre-de-cerimnias deve estar atento no s ao texto do roteiro, mas tambm ao desenvolvimento da cerimnia; atender prontamente s autoridades que compem a mesa, quando solicitado; examinar o roteiro da cerimnia com antecedncia, com o propsito de esclar ecer dvidas e averiguar a pr on n cia correta de nomes de autoridades, entidades, unidades de ensino e pesquisa, rgos, entre outras possveis providncias; pr ovidenciar cpia para o presidente da mesa e, no caso de formaturas, para o paraninfo, reitor, patrono, diretor da unidade e responsvel pela sonorizao; quando houver grandes eventos, recomendvel que toda a equipe tenha uma cpia do roteiro em mos; no permitir interferncias no cerimonial que no correspondam ao planejado para o evento em questo; buscar aperfeioar o desempenho por meio de cursos de expresso verbal e cerimonial pblico, ou ainda com leituras regulares; iniciar o roteiro colocando o logotipo da
UNICAMP
, em
seguida o nome da unidade, nome do evento, dia, horrio e local; permanecer em sintonia com toda a equipe de apoio.
f) Motorista
O m o t o r i s t a , q u e e m g e r a l f u n c i o n r i o d a Su b re a d e Transpor tes da
DGA
, deve se por tar da seguinte forma: es-
tar uniformizado conforme as normas da subrea, agir de maneira d iscreta, estudar o itinerrio com antecedncia, escolhendo o trajeto mais adequado, chegar com
15
minutos
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de antecedncia ao compromisso e se organizar para fazer as refeies.
g) Primeiros socorros
Devem-se solicitar Superintendncia do Hospital de Clnicas, antecipadamente e por escrito, os ser vios de atendimento para casos de urgncia, informando dia, local, data, nome da autoridade visitante e se possvel o tipo sangneo. Se ocorrerem acidentes durante a realizao de um grande evento, deve-se solicitar o socorro do Ser vio de Atendimento Mvel de Urgncia ( o
HC
SAMU
), pelo telefone
192 ,
pois
no possui equipe nem viatura exclusiva para esse tipo
solicitar ao
SAMU
, com antecedncia e por escrito, uma via-
tura e equipe de emergncia de planto, se necessrio. Outra opo o atendimento de emergncia no campus (Pronto-Socorro do
HC
).
h) Tcnico em recursos audiovisuais

O tcnico em recursos audiovisuais possui grande responsabilidade em um evento. Deve ter habilidade para saber o momento cer to de sua entrada e estar preparado para resolver problemas tcnicos e prticos. Dever lembrar-se, sempre, de testar os equipamentos antes de cada evento, acompanhar o roteiro, providenciar
CD
s, fitas cassete, fitas de
vdeo, pilhas, baterias, microfones para a mesa e a platia, interagir com o mestre-de-cerimnias, com o iluminador, ficar atento ao incio e ao trmino do evento, para acender e apagar as luzes.
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de atendimento a grande pblico. Do mesmo modo, deve-se
MANUAL DE EVENTOS
COMUNICAO E MDIA
Existem vrios meios de comunicao: revistas, jornais, rdios,
TV
s, Internet,
e-mail ,
mala direta. A comunicao de
um evento deve ser feita de acordo com as necessidades e caractersticas de seu pblico, dos convidados, clientes, patrocinadores, apoiadores e comunidade. Da divulgao depende boa par te do sucesso de um evento. A relao com a mdia pode se dar de duas formas: com a compra de espao em algum veculo de comunicao ou por intermdio de uma assessoria de imprensa, que busca a chamada mdia espontnea, distribuindo para os meios de comunicao
releases contendo assuntos de interesse jornalstico. O
envio de material para a imprensa no significa que a informao ser necessariamente publicada. Depende do espao e das prioridades do rgo de informao. Referir-se ao item Assessoria de Comunicao, abaixo, para as instrues de encaminhamento dos textos sobre os eventos. Para divulgar um evento na o material do evento ou um prensa. O de outro
release
UNICAMP
, basta encaminhar
para a Assessoria de Im-
release um texto sucinto para embasar a preparao release, redigido pela ASCOM, a ser enviado impren-
sa. Deve-se envi-lo de preferncia eletronicamente, jamais manuscrito, redigido em portugus correto, contendo as principais informaes a respeito do projeto, bem como os contatos para entrevistas ou para obteno de informaes adicionais.
Assessoria de Comunicao ( A S C O M )
Em relao divulgao de eventos ou informaes de interesse jornalstico, as unidades e rgos contam com total apoio da Assessoria de Comunicao, devendo proceder da seguinte maneira:
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entrar em contato com a
ASCOM
pelo
e-mail
imprensa@
unicamp.br ou pelo telefone
3788-5125 ;
para facilitar a divulgao, utilizar o formulrio disponvel no
site
<http://www.unicamp.br/imprensa>. Nessa
pgina, o usurio encontrar duas opes: Divulgue seu assunto e Divulgue sua pesquisa. Basta preencher o formulrio com as informaes necessrias e envi-lo
ASCOM
lease
, que dar seqncia divulgao, produzindo o
re-
a ser enviado mdia;
a divulgao ser efetuada por
e-mail , atravs de mailing ,
para veculos de comunicao de todo o pas, e tambm por meio de contato telefnico com a mdia.
Para ter o respectivo evento divulgado no Portal U procedimento o mesmo. Encaminhar unicamp.br.
NICAMP,
e-mail para imprensa@
RTV UNICAMP
Pa r a s o l i c i t a r a l g u m a f o r m a d e c o o p e r a o c o m a
UNICAMP
RTV
, deve-se proceder da seguinte maneira:
entrar em contato com a Coordenadoria de Projetos pelos telefones
3788-2079
ou
3788-2981 ;
entrar no
site
<http://www.r tv.unicamp.br> para obter as
informaes necessrias a respeito dos procedimentos e para solicitar a realizao do trabalho, divulgao, reportagem, documentao e outros. Os trabalhos solicitados pr ecisam atender alguns parmetros para que possam entrar na grade de programao e ser requisitados com dias de antecedncia;
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Portal
UNICAMP
MANUAL DE EVENTOS
RTV UNICAMP
web ,
est empenhada em gerar programao
para o Canal Universitrio (sistema Net, canal
10) e, even-
tualmente, para outros canais. Os programas podem ser assistidos via acessando o
site
da
RTV
VIDEOCONFERNCIA
A videoconferncia acontece quando algumas poucas pessoas estabelecem uma conexo em comum, utilizando udio e vdeo. Na videoconferncia, todos os pontos (par ticipantes conectados) enviam e recebem udio e vdeo. Todos ouvem, todos falam e todos podem acompanhar a imagem dos outros participantes. Essa tecnologia funciona como um telefonema, acrescido da imagem da pessoa. Com isso no h perda de dados e o atraso mnimo, imperceptvel, por isso se diz que em tempo real. possvel falar e ver a pessoa como se se estivesse diante dela. Normalmente a videoconferncia ocorre de acordo com as necessidades da matria tratada e/ou das pessoas e tem um custo (como no telefonema). Quem paga a pessoa que disca. A ligao pode ser nacional ou internacional. Pode-se fazer tambm uma videoconferncia atravs de
IP
(linha usa-
da na Internet), sendo necessria conexo via banda larga, mas a qualidade no ser a mesma. Esse o meio utilizado no Centro de Computao (
CCUEC
).
A sala deve ser silenciosa, com iluminao e acstica adequadas, poucos participantes (aqueles a quem o assunto realment e interessa), uma linha
ISDN
(informaes completas
com o ser vio de telefonia ou a Embratel), uma cmera de videoconferncia, uma outra
TV
TV
(sada para visualizao do local) e
(entrada para visualizar o destino) ou um canho
(projetor de imagens).
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Critrios para solicitao do servio ao
CCUEC
Antecedncia mnima de um ms da data do evento, para realizao de testes com a outra ponta da transmisso em vir tude de o ser vio ser realizado via Internet (tecnologia
IP )
e no pela conexo
ISDN
e para planejar a
disponibilidade dos tcnicos e recursos materiais na data e horrio solicitados; no h custos sobre solicitaes feitas para o perodo de segunda a sexta-feira, no horrio das
9 s 17 horas. Aps esse
perodo cobrada uma taxa, a ser fixada mediante consulta por ocasio do evento.
Prov i d e n c i a r o t r a n s p o r t e d o s t c n i c o s e d o s e q u i p a mentos do Centro de Computao at o local do evento;
assinar o termo de responsabilidade temporrio de acordo com as normas estabelecidas pela
UNICAMP
, inclusi-
ve em relao cobertura de seguro para os equipamentos envolvidos; preencher o formulrio de solicitao do servio (disponvel em <http://www.ccuec.unicamp.br/servicos/sol_servicos/>), selecionando Educao a distncia no item Assunto; informaes adicionais em: <http://www.ead.unicamp.br/ ead/index_html?focomenu=
42854/775394>.

HTML 42854
/
&foco
2=HTML/
G R A VA E S , F I L M A G E N S, R E G I S T R O S
Atualmente, para gravao e registro de eventos, cada rgo deve providenciar equipamento e profissionais habilitados.
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Responsabilidades do solicitante do servio
MANUAL DE EVENTOS
Algumas unidades j possuem equipamentos bsicos. Para gravaes especializadas, o servio tem sido terceirizado. Cabe ao coordenador de cada evento prever tais custos no respectivo oramento.
DOCUMENTOS DE CERIMNIAS
Os documentos produzidos e reunidos a partir da preparao dos cerimoniais e dos eventos, tais como roteiros, modelos de convites, correspondncias recebidas de autoridades, programas e material de divulgao do evento, fotografias, gravaes em udio ou vdeo, independentemente de o supor te ser digital ou convencional, devero ser organizados em dossis e identificados com as seguintes informaes: procedncia, ttulo do evento, descrio do ttulo, contedo, data e local. Os dossis devero ser recolhidos ao Arquivo Central
SIARQ
para guarda permanente, conforme determina a Tabela de tem p o r a l i d a d e d e d o c u m e n t o s d o s i n s t i t u t o s e d a s f a c u l -
GR
d a d e s d a Universidade Estadual de Campinas (Resoluo n
118, de 22 de dezembro de 2000). Ao remet-los, faa-os
acompanhar de relao de destinao de documentos, cujo formulrio est disponvel em <http://www.unicamp.br/siarq/ arq_setoriais/formularios.html>.
PROVIDNCIAS
Informar com antecedncia, equipe de cerimonial responsvel, a presena de autoridades convidadas para as solenidades realizadas na Universidade;
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instalar junto recepo, no local do evento, duas mesas com duas placas indicativas: Autoridades internas e externas, favor identificar-se;
selecionar recepcionistas para receber e conduzir autoridades e familiares aos lugares reser vados nas primeiras fileiras, de acordo com os convites. Em ambientes abertos, providenciar assentos em local abrigado do sol;
preparar sala de apoio para as autoridades e a imprensa, com ser vio de copa e garom;
definir quem so as personalidades que vo compor a mesa de honra e quem ir presidi-la, com base no formato do evento (reportar-se aos modelos disponveis em: <http:// www.reitoria.unicamp.br/manualdeeventos/>);
providenciar, para a mesa de honra, toalha, gua, jarra, copos de vidro, bandeja, suporte para copos, crachs de mesa com o logotipo da
UNICAMP
, cadeiras, arranjo floral cen-
tral ou ao cho. Faixas com contedo institucional podero ser afixadas frente da mesa e
banners em outros locais;
escalar copeiro para reposio de gua para os componentes da mesa;
colocar folhas de papel e canetas destinadas s anotaes dos componentes da mesa de honra;
UNICAMP
instalar bandeiras (estado de So Paulo, Brasil, Campinas, );
garantir o supor te tcnico prvio e durante o evento; preparar a infra-estrutura do local: sonorizao, iluminao, climatizao, equipamentos multimdia e iluminao do ambiente;
solicitar segurana e primeiros socorros condizentes, conforme normas da Universidade;
instalar plpito, microfones e iluminao adequados para o mestre-de-cerimnias;
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MANUAL DE EVENTOS
preparar mimos, placas, diplomas e flores para eventuais homenagens;
colocar mesa de apoio para brindes e mimos. Devem ser obser vados alguns cuidados com relao aos mimos chocolates, itens de vesturio, objetos pontiagudos e flores no devem ser oferecidos;
preparar o roteiro de cerimoniais para mestre-de-cerimnias, reitor, diretor de unidade, patrono de formatura, recepcionistas, tcnico de sonorizao e eventualmente para firma terceirizada;
preparar roteiros que prevejam falas breves para cerimnias que transcorrem com autoridades e convidados em p;
enviar com antecedncia o roteiro do cerimonial unidade correspondente e chefia do cerimonial do
GR
, para en-
caminhamento autoridade que estar presente (reitor, pr-reitores ou seus representantes); reser var cartes para registro de autoridades externas presentes (nome, cargo, instituio). Se houver um grande nmero de autoridades, citar apenas a mais impor tante, estendendo-se os cumprimentos aos demais; entregar ao Reitor os cartes das autoridades presentes nomeadas, para que, se desejar, possa referir-se e agradecer. pr e p a r a r a l i s t a d o s c o m p o n e n t e s d a m e s a , q u e d e v e r ser colocada frente dos demais, sobretudo em eventos com convidados externos, e conter tambm os nomes dos componentes da mesa de extenso; elaborar lista de convidados ausentes que enviaram cumprimentos; providenciar as tomadas de fotos, gravaes sonoras e de imagens; colocar disposio um cer to nmero de recepcionistas para acompanhamento de autoridades mesa e comunicao entre os componentes da mesa e o locutor;
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preparar o roteiro de acordo com os usos e protocolos institudos;
examinar com cuidado, antecipadamente, a operacionalizao dos cerimoniais, de acordo com o roteiro;
verificar com antecedncia as autoridades que compem a mesa de aber tura e que faro uso da palavra;
anunciar genericamente a presena de diretores e superintendentes de faculdades, institutos, centros, ncleos e demais rgos da de pblico;
UNICAMP
, em grandes eventos com gran-
providenciar o livro de atas destinado s posses de reitor, superintendente e diretor;
solicitar, caso haja convidados estrangeiros homenageados e se julgue necessrio, informaes sobre opes de cardpio em almoos ou jantares;
preparar e instalar placas indicativas (estacionamento, auditrio, sala
solicitar breve
curriculum vitae
VIP
, toaletes etc.); aos homenageados ou ao
patrono da turma de formandos em solenidades de colao de grau.
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VII BIBLIOGRAFIA
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RECOMENDAES BIBLIOGRAFIA RECURSOS E RECOMEND AES

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BOTELHO, Braslia de Arruda. Cerimonial pblico. So Paulo: Cerimonial do Governo do Estado de So Paulo, Secretaria de Estado do Governo e Gesto Estratgica, 1996. CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organizao de eventos: manual prtico para planejamento e execuo, 3a ed. Campinas: Summus, 1997. FUNDAO PREFEITO FARIA LIMA. Cerimonial pblico. So Paulo: Secretaria de Estado de Economia e Planejamento de So Paulo, CEPAM, Srie Manuais, vol. 8. MEIRELLES, Gilda Fleury. Protocolo e cerimonial: normas, ritos e pompa, 2a ed. So Paulo: STS Editora, IBRADEP, 2002. NATALE, Edson e OLIVIERI, Cristiane. Guia brasileiro de produo cultural. So Paulo: Z do Livro, 2004. PRESIDNCIA DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL. Decreto no 70.274, de 9 de maro de 1972 . Disponvel em: <http://www.presidencia.gov.br/. [Aprova as normas do cerimonial pblico e a ordem geral de precedncia.] <http://www.exercito.gov.br/homepage> (Exrcito brasileiro) <http://www.catho.com.br/> (orientao profissional [aparncia, trajes etc.])
MANUAL DE EVENTOS
MANUAL DE EVENTOS
PROJETO E COORDENAO EDITORIAL
EDITORA DA UNICAMP
Preparao e reviso Secretrio grfico Editorao eletrnica Design de capa Formato Papel
Grupo PB Comunicaes Ltda. Ednilson Tristo Eva Maria Maschio Morais Ana Basaglia 14 x 21 cm Couche brilho 95 g/m 2 miolo Carto Supremo 250 g/m2 capa Tipologia Agaramond e Futura Nmero de pginas 76
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS
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MANUAL DE EVENTOS

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

FICHA CATALOGRFICA ELABORADA PELA BIBLIOTECA CENTRAL DA UNICAMP

1. Eventos 2. Cerimonial 3. Cultura

395.1 395.5 301.2

INTRODUO (Os organizadores)

AS UNIVERSIDADES E O CERIMONIAL .................... O INCIO ..................................... O CERIMONIAL NA HISTRIA .........................

III EVENTOS NA UNICAMP

.... ........................... becas .......................

PRMIOS E DISTINES ............................

........................... Doutor honoris causa ......................... Prmio Zeferino Vaz ........................

HOMENAGENS ..................................... INAUGURAES ....................................

VISITAS DE AUTORIDADES ...........................

EVENTOS ACADMICOS E CIENTFICOS ....................

............................. Cronograma geral de preparao e execuo ........ Operacionalizao ..........................

ASSINATURA DE CONVNIOS .........................

MEDIDAS OFICIAIS DE BANDEIRAS ...................... HINO NACIONAL ................................

.. INSTITUTO DE ARTES (IA) ...........................

NCLEO DE INTEGRAO E DIFUSO CULTURAL(NIDIC) .........

VI RECURSOS E RECOMENDAES PARA

............... .................. ...................

........................ Recomendaes ........................

.......................... g) Primeiros socorros ..................... h ) Tcnico em recursos audiovisuais .............

COMUNICAO E MDIA ............................

RTV UNICAMP ................................ VIDEOCONFERNCIA ..............................

Responsabilidades do solicitante do servio

GRAVAES, FILMAGENS, REGISTROS .................... DOCUMENTOS DE CERIMNIAS ........................ PROVIDNCIAS .................................

01-02 introd - cultura.pmd

CULTURA CUL TURA E REGRAS INTRODUO

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CULTURA CUL TURA E REGRAS

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CULTURA CUL TURA E REGRAS

Fonte: informaes constantes no

do Arquivo Central SIARQ da

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CULTURA CUL TURA E REGRAS

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EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

Cores das faixas das becas

b) Doutor honoris causa

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

Procedimentos para confeco

b) Inauguraes de equipamentos ou laboratrios

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

e) Galerias de retratos, bustos e esttuas

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

a) Agendamento com o reitor

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

UNICAMP , no salo do GR , e em seguida a apresentao da

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

EVENTOS ACADMICOS E CIENTFICOS

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP

EVENTOS EVENT OS NA UNICAMP