República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”
Convenio: ASOTAN-UNESR
Caracas-Dtto. Capital

Resumen VI

Integrantes:

Marcano, Harold C.I. Nº 17.123.605

Morales, Raul C.I. N° 14.017.905
Parra, Karla, C.I. Nº 13.735.172
Suárez, Vanessa C.I. Nº 15.614.088
Urbina, Desiree C.I. Nº 15.099.257

Caracas, Noviembre de 2007

LA TEORÍA DE LOS PROCESOS

 La administración científica se interesaba en la organización del esfuerzo
operativo o de taller y, por lo tanto, era un micro enfoque. En contraste, se
desarrolló un cuerpo de conocimiento durante la primera mitad del siglo XX,
que hacía hincapié principalmente en el establecimiento de principios
administrativos generales aplicables a los altos niveles de organización. March
y Simón se refería a este cuerpo de conocimientos como "teoría de procesos
administrativos”.

El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:

planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que
implican relaciones humanas y tiempo.

La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos

por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la
planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades
realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales
objetivos de la manera más adecuada a la situación.

La administración comprende diversos elementos para su ejecución es

necesario establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar
soluciones claras a problemas determinados, dentro de todo proceso los
patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que permiten
regular sus acciones.

FORMULACIÓN DE OBJETIVO
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener,
son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo específico.

- OBJETIVO GENERAL: Un objetivo general es la aspiración general

deseable a emprender. Esta se expresa de forma muy general.

- OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Identifican en forma más precisa aquello

que se pretende alcanzar con la ejecución del proyecto.
 - OBJETIVO ADMINISTRATIVO: Es la meta que se persigue, que
prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de
planeación de un gerente. Esta definición incluye dos conceptos, desde
el punto de vista del gerente son: Meta, es la mira que va a perseguirse
y deber ser identificada en términos claros y precisos; Ámbito de la meta
que se persigue esta incluida en la declaración de los límites o
restricciones presitos que deberán observarse.

POLÍTICAS
Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se
repite una y otra vez dentro de una organización.

En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que

auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

Clasificación de las Políticas.

- Estratégicas o Generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su
función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como
una unidad integrada.
- Tácticas o Departamentales: Son lineamientos específicos que se
refieren a cada departamento.
- Operativas O Específicas: Se aplican principalmente en las decisiones
que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que
consta un departamento.

Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y

contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe
ser clara, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

En cuanto a su origen:
 - Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como
la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes,
etc.
- Internas: Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el
logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de
personal, accidentes, siniestros, innovaciones, reacciones del personal
ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el
personal, etc.).

PLANES
Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse
como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro,
y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Tipos de Planes.
- Estratégicos: Son los que establecen los lineamientos generales de la
planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos),
son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su
función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios
necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son
a largo plazo y comprenden a toda la empresa.
- Tácticos o Funcionales: Estos determinan planes más específicos que
se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se
subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados
por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los
recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución
se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.
- Operativos: Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la
Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación
de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles
jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se
refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de
actividad.
 ROL DE LA COMUNICACIÓN EN LOS PROCESOS DE FORMULACIÓN,
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS Y PLANES DE
DESARROLLO
Para abordar esta cuestión proponemos una hipótesis: las capacidades
de comunicación contribuyen a consolidar la participación de los diversos
actores clave en los procesos de toma de decisiones.

El rol de la comunicación, entendida ésta no solamente como el proceso

de generación o intercambio de información entre gerentes y empleados, sino
como un proceso de construcción colectiva de sentidos y significaciones en
relación con varios aspectos: el futuro, las limitaciones y potencialidades para
construirlo, las políticas necesarias para orientar la acción, las acciones
específicas a desarrollar por parte de los diferentes actores clave, la forma y el
sentido de la evaluación y sobre el rol que cada uno de los actores debe jugar.

Para que la participación sea posible, se requiere entonces, generar

escenarios, procesos y capacidades de comunicación adecuados. Cuando
hablamos de escenarios y procesos hacemos referencia a la necesidad de
repensar los previstos en las dinámicas de planeación y crear otros desde la
perspectiva comunicacional, que garanticen efectivamente, la visibilidad de los
intereses de diversos actores y las condiciones más equitativas posibles, para
que todos puedan incidir en las decisiones. Para ello es importante a su vez, la
generación de capacidades comunicacionales en los diversos actores, de
manera que se puedan superar las asimetrías existentes entre estos. Estas
capacidades comunicacionales estarían orientadas a los diferentes niveles de
participación y podrían ser, entre otras: capacidades para el acceso, uso,
producción y socialización de información; capacidades para la elaboración de
un punto de vista propio con suficiente solidez para aportar cuando se es
consultado; capacidades para la argumentación y des-argumentación en los
procesos de deliberación; capacidades para la construcción de consensos; y
capacidades para asumir compromisos y realizar seguimiento a los mismos en
un nivel de co-responsabilidad.
 Estas capacidades comunicacionales posibilitarían entonces, no sólo la
generación de herramientas para que los diferentes actores construyan sus
propias apuestas, sino la capacidad de concertar con otros objetivos colectivos,
las políticas y acciones que les permitan avanzar y los compromisos que
posibiliten el seguimiento y evaluación de los avances. Es este uno de los
campos en el cual es evidente la contribución de la comunicación para el
cambio organizacional.

LA PLANIFICACIÓN COMO INSTRUMENTO PARA LA TOMA DE

DECISIONES
La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al
establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio
orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la
incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

(Jiménez, 1982). Indica que "La planificación es un proceso de toma de

decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación
actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los
objetivos".

La planificación implica además un proceso de toma de decisiones, un

proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro
deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de
adivinar el futuro). Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse
al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de
causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u
organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un
futuro deseado, no de adivinarlo.

La planificación es una herramienta para la gestión y la toma de

decisiones, no para imaginar en un primer momento una evolución que
posteriormente el tiempo se encargará de demostrar que estaba equivocada.
 DIFERENTES ENFOQUES DE LA PLANIFICACIÓN
En su enfoque prescritivo y normativo, los autores clásicos y neoclásicos
defienden la aplicación de principios universales que deben ser el norte de la
planificación. Estos principios se refieren a la mejor manera de realizar la
planificación. Entre los que destacan dos:

- Principio de la definición del objetivo: la planificación que comienza

luego de determinar la idea de lo que pretende realizar, o de la fijación
del objetivo que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La
finalidad de la planificación es determinar quien, cuando y como se
alcanzara la idea o el objetivo.
- Principio de la flexibilidad de planificación: la planificación no termina
con el comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo, sino que
es permanente y aplicable a las actividades que no están en
funcionamiento como a las que si lo están. Debe tener cierta flexibilidad,
puesto que su ejecución puede mostrar ciertos defectos o fallas no
previstas que pueden corregirse durante el desarrollo.

DECISIONES DONDE LO CENTRAL SON LAS CONSECUENCIAS

Si se tuviera que definir lo que es gerencia, se podría decir que no es más
que tomar una serie de decisiones y afrontar sus consecuencias. Suena
sencillo, pero está lejos de serlo.

Estas decisiones, pueden ser de dos clases: las relevantes y las que no lo
son. En este último grupo califican aquellas que no cambiarán tu vida ni la de
otros, como por ejemplo elegir cuál sabor de helado vas a pedir, cuál película
verás en el cine y cosas por el estilo. En el primer grupo, en cambio, están
aquellas decisiones que debes pensar al menos dos veces: las elecciones que
afectan el curso de tus acciones directamente y que hasta podría decirse que
son trascendentales. Estas son las disyuntivas para las que debemos tomarnos
nuestro tiempo y considerar todos los factores pertinentes y todas las posibles
consecuencias que esta elección podría acarrear, especialmente cuando
afectan también a otras personas. A la hora de enfrentarse con una encrucijada
de este tipo, es común cometer dos errores: tomar en cuenta únicamente al
presente y no al futuro, y pensar que siempre tendrás una segunda oportunidad
en caso de que te equivoques.

La opción que más te convenga ahora no necesariamente es la que más

beneficiará a futuro. Muchas veces es necesario sacrificar ciertas cosas ahora
en aras de un mejor porvenir. Sin embargo, la mayoría de las veces a las
personas sólo les importa su futuro inmediato sin darse cuenta de que tal vez
un poco de paciencia les premie mejor tiempo después.

ELEMENTOS Y MODELOS DE DECISIÓN, PASOS Y PROCEDIMIENTOS

Los elementos básicos de cualquier modelo de decisión son: (1)

Alternativas de decisión, de las cuales se realiza una selección; (2)
Restricciones para excluir alternativas infactibles; y (3) Criterios para
evaluar, y por consiguiente, clasificar las alternativas factibles.

Un modelo de decisión debe considerarse como un vehículo para

"resumir" un problema de decisión, en forma tal que haga posible la
identificación y evaluación de todas las alternativas de decisión del problema.
Después se llega a una decisión seleccionando la alternativa que se juzgue sea
la "mejor" entre las opciones disponibles. En este proceso se identifican dos
partes generales: análisis (generar ideas) y síntesis (seleccionar la mejor de la
ideas).

Pasos y Procedimientos.
- Determinar la necesidad de una decisión: El proceso de toma de
decisiones comienza con el reconocimiento de que se necesita tomar
una decisión.
- Identificar los criterios de decisión: Una vez determinada la
necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que
sean importantes para la misma.
- Asignar peso a los criterios: Los criterios enumerados en el paso
previo no tienen igual importancia. Es necesario ponderar cada uno de
ellos y priorizar su importancia en la decisión.
 - Desarrollar todas las alternativas: Desplegar las alternativas. La
persona que debe tomar una decisión tiene que elaborar una lista de
todas las alternativas disponibles para la solución de un determinado
problema.
- Evaluar las alternativas: La evaluación de cada alternativa se hace
analizándola con respecto al criterio ponderado.
- Seleccionar la mejor alternativa: El tomador de decisiones sólo tiene
que escoger la alternativa que tuvo la calificación más alta.

MEJORAMIENTO DE LAS DECISIONES DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN

El proceso de mejoramiento de las decisiones es un medio eficaz para
desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar tiempo, dinero y
esfuerzos que no han producido cambios relevantes, tanto para la empresa
como para los clientes, ya que al momento de seleccionar una decisión y
ponerla en práctica, si no es la más adecuada puede ocasionar fallas que se
reflejaran en el desempeño y rentabilidad de la organización.

Por lo que es importante el evaluar, una vez ya tomada la decisión, el

impacto que ha tenido en los procesos de la empresa, aspectos positivos y
negativos, y si se considera necesario mejorar lo que se había implantado a fin
de generar el cambio esperado. Es importante mantener monitoreado este
cambio a fin de velar por el buen funcionamiento de lo nuevo y efectuar las
correcciones en caso de necesitarlas.

PRESENTACIÓN DE PROBLEMAS PARA SU DISCUSIÓN EN GRUPOS

Es importante conocer sobre la técnica de la Discusión de Grupos, la cual
se define según (Muchielli, 1972), como "aquel grupo cuyo objetivo es hacer
una confrontación de opiniones, de ideas o de sentimientos con el fin de llegar
a unas conclusiones, un acuerdo o unas decisiones".

Mediante este método es posible establecer situaciones que favorecen la

conducción de grupos; se brinda la oportunidad a cada participante de ampliar
sus puntos de vista, así como de obtener comprensión y cristalizar sus
pensamientos. Para lograr esto es necesario que todos los miembros escuchen
atentamente, razonen, reflexionen y participen.

Existen algunas advertencias que deben ser tomadas en cuenta al aplicar

la técnica de discusión en un grupo: Es necesaria la existencia de algún
problema común que haya que resolver, y que los resultados de dicha
discusión estén relacionados directamente con los participantes. En los grupos
de discusión no hay ocasión para tener ideas secretas, por lo que cada
integrante debe estar dispuesto a compartir la información. También es
necesario un pensamiento objetivo y organización en la discusión de los
problemas, por lo que es importante recalcar la necesidad de saber escuchar. ç

Por último, la elección del conductor debe estar basada en su capacidad y

en su experiencia en trabajos de grupo. El conductor debe saber controlar
adecuadamente las intervenciones de cada miembro para mayor eficacia de la
técnica.

CONDUCCIÓN DE LA DISCUSIÓN
El grupo mayor se subdivide en varios grupos relativamente pequeños.
La formación de subgrupos puede darse arbitrariamente, o bien, de acuerdo a
los intereses personales de cada sujeto, al tema seleccionado, etc.
Una vez formados los subgrupos se inicia la discusión del tema.
Anteriormente se establece el tiempo destinado a la discusión y se elaboran
algunas reglas que deben ser tomadas en cuenta en el transcurso del trabajo.

Una vez transcurrido el tiempo establecido se finaliza la discusión. Si el

problema aún no ha sido resuelto, el grupo decide si se alarga el lapso o se
concede la oportunidad de una nueva reunión.

OBTENCIÓN DE LA DECISIÓN
 La obtención de la decisión consiste en examinar, categorizar y
reorganizar la información obtenida. Debe ser sistemático: seguir un proceso, y
verificable: otro investigador llegará a las mismas conclusiones.

Hay que analizar el discurso en función de los objetivos y de la

profundidad del estudio; la interpretación tiene en cuenta evidencias que están
más allá de las palabras concretas reflejadas en una trascripción y debe en
marcarse, a partir de las anotaciones recogidas durante el trabajo de campo,
en las características de los miembros del grupo y el clima que rodeaba las
intervenciones de los participantes, sabiendo separar los conceptos
primordiales de la multitud de detalles y comentarios que suelen aparecer.

Así se realizará la selección de la decisión que se considere, será la

apropiada para solventar la situación que se haya presentado; como esta
decisión se ha tomado en grupo se espera que el resultado sea del agrado y
beneficie a todos los involucrados en este proceso.

MÉTODO DELPHI
Este procedimiento consiste en la consulta, mediante una serie de
cuestionarios, a un conjunto de expertos para recoger sus opiniones y suele
aplicarse para integrar visiones de futuro sobre tendencias tecnológicas o
materias relacionadas con la tecnología.

Los expertos no trabajan físicamente juntos, sino que cada uno de ellos
opina por escrito, de forma libre, sin que ninguno de los otros participantes
conozca sus opiniones personales. Con ello se persigue recibir información de
un conjunto de especialistas en la Sociedad de la Información, en un ambiente
de anonimato que facilita su libertad de expresión. Además, debido a la forma
en que se realiza, cualquier participante puede cambiar de opinión a lo largo
del proceso gracias a los datos que haya ido recibiendo, sin que este cambio
quede individualmente reflejado hacia el exterior.

APORTE
 Método Delphi: sondeo de expertos
Información elaborada por: Ócar Torrico.

Las empresas suelen tener como objetivo existir el máximo tiempo posible
para obtener mayores beneficios económicos. Para ello, las grandes
organizaciones realizan un plan estratégico en el que es importante conocer el
entorno en el que se desarrolla su actividad (los peligros que la pueden
amenazar, oportunidades de crecimiento, situación del mercado...).
Las técnicas de prospectiva de futuro son claves para conocer la
viabilidad de la empresa y dentro de ellas se encuentra el Método Delphi, una
técnica subjetiva basada en la opinión de expertos para sondear la evolución
del entorno de la empresa.
El nombre de este método de prospección proviene del oráculo de
Delphos, que se encontraba en la antigua Grecia, al que se acudía para hacer
preguntas al dios a través de una sacerdotisa. A pesar del carácter siempre
ambiguo de las respuestas, el oráculo de Delphos era el que tenía mejor
reputación por la certeza de sus predicciones.
Esa misma excelencia de prospección es la que pretende el Método
Delphi. La consulta, a través de cuestionarios, para buscar un consenso en un
grupo de entre 25 y 30 expertos del ámbito se presupone una forma óptima y
contrastada de evaluación.
El método tiene cuatro etapas sucesivas de envíos de cuestionarios, de
los que se sintetizan las respuestas para elaborar la siguiente consulta, hasta
llegar a un resultado de consenso.
Tras un primer test de aproximación, en la segunda consulta los expertos
deben volver a responder viendo los resultados de la primera y justificar sus
divergencias con el grupo. En la tercera consulta, se pide a cada experto
comentar los argumentos que disienten de la mayoría y en el cuarto turno se
reclama la opinión sobre el consenso final.
Se busca un consenso que sólo se verá truncado si las posturas son muy
distantes, aunque también la presión por el acuerdo puede evitar una buena
previsión. Esta técnica tiene la ventaja de eliminar el efecto líder de otros
métodos de expertos, pues los encuestados son anónimos entre sí, pero es
muy importante para un correcto resultado escoger bien a los testados y definir
bien el campo de investigación, con preguntas precisas, cuantificables e
independientes.

ANÁLISIS GRUPAL
El establecer en cada organización parametros por lo cuales se regirán
cada uno de sus procesos, es lo que cada gerente debe emplear para asegurar
el buen funcionamiento de su empresa; para esto es necesario la planificación,
organización, dirección y control de todas estas actividades que serán puestas
en practicas y seguir un orden especifico de operación, con el fin principal de
logar lo esperado.

Es importante que en este proceso, exista una comunicación fluida y

estable entre las distintas personas involucradas, logrando que cada punto de
vista sea tomado en cuenta y aporte lo necesario para llegar de la mejor
manera a la solución de lo que se este presentando.

Teniendo conocimiento de lo que se espera alcanzar, es solo el primer

paso para lograr alguna mejora en los procesos, ya que una vez teniendo en
vista lo que se quiere, es necesario planificar cada uno de los pasos a seguir
para lograr que lo que se vaya a poner en práctica se vaya haciendo de forma
ordenada y cumpla con lo requerido.

CONCLUSIONES
 Se ha determinado que el proceso administrativo comprende las
actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control
de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.
Permitiendo estos procesos se alcance de la mejor forma.

Lo importante es plantearse y formularse objetivos, que representan los

resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos
cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
específico.

Cada uno de estos procesos han de realizarse uniendo los conocimientos

de todas las personas involucradas en que se den esas mejorar y que cada
punto de vista sea tomado en cuenta, y que todo lo que se logre beneficie a
todos por igual.

Una de las técnicas para el mejoramiento, se encuentra el método Delphi,

este procedimiento consiste en la consulta, mediante una serie de
cuestionarios, a un conjunto de expertos para recoger sus opiniones y suele
aplicarse para integrar visiones de futuro sobre tendencias tecnológicas o
materias relacionadas con la tecnología.

BIBLIOGRAFÍA
- BRAVERMAR Jerome, Toma de decisiones en Administración. Editorial
Limusa SA.1994.

- http://www.gtic.ssr.upm.es/encuestas/delphi.htm.

- http://www.geocities.com/luibar.geo/Planification.html.

- http://www.planetapaz.org/comunicacion_pp.swf.

- http://www.telefonica.es/sociedaddelainformacion/pdf/informes/espana_2
001/parte3_1.pdf.

March y Simón lo definen como el:
Cuerpo de conocimiento que
hace hincapié
principalmente en el
establecimiento de principios
administrativos generales
aplicables a los altos niveles
de organización
Basado en el establecimiento de
Objetivos
Políticas
Planes
Los cuales son posibles gracias a:
El rol que juega la comunicación en este
proceso, entendida ésta no solamente como el
proceso de generación o intercambio de
información entre gerentes y empleados, sino
como un proceso de construcción colectiva de
sentidos.
MAPA CONCEPTUAL
LA TEORÍA DE LOS PROCESOS
Teniendo como base Para ello son necesarias
La planificación en la toma de estas decisiones, ya Las decisiones que se tomen en
que busca la racionalidad: al establecer esquemas cada proceso, teniendo en cuenta
para el futuro. Esta funciona como un medio las consecuencias que estas
orientador del proceso decisorio, que le da mayor puedan tener. Los diferentes
racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en modelos y pasos para tomar una
cualquier toma de decisión. decisión. Como también el realizar
el debido mejoramiento de las
decisiones.
Vista esta desde dos enfoques (principios)
Se puede realizar a través:
Principio de la definición del Principio de la flexibilidad
objetivo de planificación De la técnica de la Discusión de
Grupos, la cual según (Muchielli,
1972), es "aquel grupo cuyo objetivo
es hacer una confrontación de
opiniones, de ideas o de sentimientos
con el fin de llegar a unas
conclusiones, un acuerdo o unas
decisiones".
Una de estas técnicas es:
El Método Delphi: Este procedimiento
consiste en la consulta, mediante una serie
de cuestionarios, a un conjunto de expertos
para recoger sus opiniones y suele aplicarse
para integrar visiones de futuro sobre
tendencias tecnológicas o materias
relacionadas con la tecnología.