DESPLIEGUE DE MACROPROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

MACROPROCESO CD DESCRIPCIN PR-12.001.001 PR-12.001.002 PLANEACIN Y PROGRAMACIN PRESUPUESTAL PR-12.001.003 PR-12.001.004 PR-12.001.005 PR-12.001.006 PR-12.001.007 PR-12.001.008 PR-12.001.009 PR-12.001.010 PR-12.001.011 EJECUCIN PRESUPUESTAL PR-12.001.012 PR-12.001.013 PR-12.001.014 PR-12.001.015 PR-12.001.016 PR-12.001.017 PR-12.001.018 PR-12.001.019 PR-12.001.020 PR-12.001.021 PR-12.001.022 SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL PR-12.001.023 PR-12.001.024 PR-12.001.025 PR-12.001.026 PR-12.001.027 PR-12.001.028 B-PR-12.002.001 SELECCIN DE PROVEEDORES Y FORMALIZACIN DE LA B-PR-12.002.002 ADQUISICIN B-PR-12.002.003 B-PR-12.002.004 N-PR-12.002.005 SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN CONTRACTUAL N-PR-12.002.006 LIQUIDACIN DEL CONTRATO N-PR-12.002.007 B-PR-12.002.008 B-PR-12.002.009 ACTIVIDADES DE COMERCIO EXTERIOR B-PR-12.002.010 B-PR-12.002.011 B-PR-12.002.012 B-PR-12.002.013 B-PR-12.002.014 B-PR-12.002.015 B-PR-12.002.016 B-PR-12.002.017 B-PR-12.002.018 AUTORIZACIONES DE TRANSFERENCIAS INTERNAS - ATIS B-PR-12.002.019 FORMALIZACIN DE AUTORIZACIONES DE GASTOS N-PR-12.002.020 N-PR-12.002.021 CONSOLIDACIN Y PRESENTACIN DE INFORMES N-PR-12.002.022 B-PR-12.003.001 RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES B-PR-12.003.002 B-PR-12.003.003 B-PR-12.003.004 MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS B-PR-12.003.005 B-PR-12.003.006 B-PR-12.003.007 B-PR-12.003.008 B-PR-12.003.009 B-PR-12.003.010 N-PR-12.003.011 N-PR-12.003.012 N-PR-12.003.013 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS N-PR-12.003.014 N-PR-12.003.015 N-PR-12.003.016 N-PR-12.003.017 B-PR-12.003.018 B-PR-12.003.019 B-PR-12.003.020 B-PR-12.003.021 BAJAS DE ACTIVOS FIJOS B-PR-12.003.022 B-PR-12.003.023 B-PR-12.003.024 B-PR-12.003.025 B-PR-12.003.026 PROCESOS ESPECIALES DE ACTIVOS FIJOS B-PR-12.003.027 B-PR-12.003.028 N-PR-12.004.001 N-PR-12.004.002 RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS N-PR-12.004.003 N-PR-12.004.004 N-PR-12.004.005 CUENTAS POR PAGAR N-PR-12.004.007 N-PR-12.004.009 N-PR-12.004.010 N-PR-12.004.011 REGISTRAR EGRESOS N-PR-12.004.012 N-PR-12.004.013 N-PR-12.004.014 N-PR-12.004.015 N-PR-12.004.016 N-PR-12.004.017 N-PR-12.004.018 N-PR-12.004.019 ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS N-PR-12.004.020 N-PR-12.004.021 N-PR-12.004.022 N-PR-12.004.023 N-PR-12.004.024 N-PR-12.004.025 N-PR-12.004.026 N-PR-12.004.027 N-PR-12.004.028 N-PR-12.004.029 N-PR-12.004.030 N-PR-12.004.031 EFECTUAR CONTROLES DE TESORERA N-PR-12.004.032 N-PR-12.004.033 N-PR-12.004.034 N-PR-12.004.035 N-PR-12.004.036 N-PR-12.004.037 N-PR-12.004.038 N-PR-12.004.039 N-PR-12.004.040 N-PR-12.004.041 N-PR-12.004.042 N-PR-12.004.043 N-PR-12.004.044 N-PR-12.004.045 PROCESOS ESPECIALES N-PR-12.004.046 N-PR-12.004.047 N-PR-12.004.048 N-PR-12.004.049 N-PR-12.004.050 N-PR-12.004.051 N-PR-12.004.052 N-PR-12.004.053 FORMALIZACIN DE ESTMULOS ECONMICOS A MIEMBROS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA Elaboracin de instructivos, cronogramas y formularios de anteproyectos de presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia Elaboracin de proyectos de presupuestos de ingresos y gastos Formulacin del proyecto final de presupuesto Presentacin y aprobacin del proyecto presupuestal Distribucin del presupuesto Registrar rentas y apropiaciones Registrar presupuesto de funcionamiento Registrar presupuesto de inversin de proyectos de nivel central Registrar presupuesto de inversin de proyectos de fondos especiales proyecto genrico Registros manuales para correccin de ingresos Expedir certificado de disponibilidad presupuestal Registrar y autorizar el compromiso Registro de interfases de nmina Registro del descuento del icfes Registro de la contribucin especial del 4 x 1000 Registro de transferencias de liquidacin de proyectos de extensin Cierre presupuestal Revisin de la informacin presupuestal Ajustes de la informacin presupuestal Consolidacin de la informacin presupuestal a nivel de sedes y/o Unidades Especiales Consolidacin del presupuesto general de la Universidad Anlisis del presupuesto Adicin o reduccin presupuestal- funcionamiento o fondos especiales Adicin o reduccin presupuestal- Inversin Traslados presupuestales - Funcionamiento y/o Fondos especiales Traslados presupuestales - Inversin Liquidacin presupuestal del excedente financiero Informes presupuestales Seleccin de proveedores y formalizacin de orden contractual mnima de corta duracin Seleccin de proveedores y formalizacin de orden contractual menor Seleccin de proveedores y formalizacin de orden contractual superior Seleccin de proveedores y formalizacin de contratos Seguimiento y control Adicin, prrroga y/o modificacin de rdenes contractuales o contratos Liquidacin del contrato Pedido de bienes y servicios a proveedores del exterior Transferencia de bienes Transferencia de servicios Donaciones procedentes del exterior Exportacin de bienes Elaboracin de Servicio Acadmico Remunerado - SAR Elaboracin de Resolucin para Pago de Evaluador Elaboracin de Resolucin para Vinculacin de Estudiante Auxiliar Resolucin de vinculacin de becarios Resolucin de vinculacin de pasantes Elaboracin de Resolucin para Pago de Pares Acadmicos Autorizaciones de Transferencias Internas - ATIS Formalizacin de autorizaciones del gasto Elaboracin Plan de compras Consolidacin y presentacin de informes Recepcin de bienes en almacn y entrega Recepcin de bienes en dependencias Actualizar registros de activos fijos Traspaso de bienes entre funcionarios Registrar bienes inmuebles Gestionar salida autorizada de activos fijos Registrar activos fijos entregados a terceros para manejo Registro por dao o uso indebido de activos fijos Verificar existencia y estado de activos fijos Gestionar hurtos de activos fijos Asesora en conceptos de seguros Coordinacin y capacitacin en seguros Retiro de bienes de pliza de seguros Inclusiones de bienes en pliza de seguros Reporte de movilizaciones de valores Reporte por prdida total o parcial por dao de vehculos Reporte por prdida total o parcial por hurto de vehculos Gestionar sobrantes de activos fijos Reposicin voluntaria de bienes extraviados Entrega de activos fijos retirados del servicio al almacn de inventario Vender activos fijos Permutar activos fijos Desmantelar activos fijos Destruir activos fijos Ejecutar procesos especiales Presentar informes de activos fijos Avalo de predios Realizar conciliaciones
Recaudar por caja Recaudar por bancos Recaudar con tarjeta dbito y crdito Cargar remesas de matrculas en el Sistema de Informacin Acadmica. Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Unisalud Efectuar pagos con tarjeta de crdito empresarial virtual Programar egresos Elaborar egresos Girar y entregar cheques Efectuar giros electrnicos Efectuar giros al exterior Efectuar trmites de pagos de nmina. Elaborar y proyectar flujo de caja mensualizado Consolidar informe de flujo de caja mensualizado Definir lineamientos de inversiones financieras Constituir inversiones financieras Efectuar negociaciones globales de inversiones financieras Reinvertir o prorrogar inversiones financieras Redimir inversiones financieras Liquidar anticipadamente inversiones financieras Valorar inversiones financieras Saldar cuentas bancarias Abrir cuentas bancarias Administrar chequeras Efectuar arqueo de inversiones Efectuar arqueo de cheques Efectuar arqueo de pagos electrnicos Efectuar arqueo de cajas menores Anular cheques Efectuar cierre diario de tesorera Conciliar bancos Depurar partidas conciliatorias Efectuar arqueo de caja recaudadora Custodiar chequeras de cajas menores Entregar bonos de subsidio familiar Presentar informe del Sistema Estadstico Unificado de Deuda Elaborar informe de declaracin de retencin en la fuente e ICA Consolidar y presentar la declaracin de retencin en la fuente e ICA Prestar el servicio de asesora tributaria, aduanera y cambiaria a las dependencias internas de la Universidad. Elaborar informe de devolucin de IVA. Elaborar Informacin exgena distrital Elaborar Informacin exgena nacional Expedir certificados de retencin en la fuente Elaborar informe consolidado de inversiones financieras Elaborar informe de convenios de cooperacin Legalizar cajas menores. Legalizar avances.

PROCESO

SUBPROCESOS

CDIGO

NOMBRE FINAL DEL PROCEDIMIENTO

PRESUPUESTO

ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

GESTION DE ACTIVOS FIJOS

TESORERIA

U-12

GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Crear, modificar o inactivar usuarios de consulta para recaudo virtual Crear y/o adicionar servicio y cuenta bancaria para recaudo virtual
Solicitar autorizacin de tarjeta de crdito empresarial virtual

GESTIN ADMINIST

U-12

FACTURACIN Y CARTERA

GESTIN, ASESORIA Y APOYO AL PROCESO CONTABLE ADMINISTRACIN PLAN DE CUENTAS

RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES AUDITAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA INFORMACIN FINANCIERA

CONTABLE

ELABORAR Y PRESENTAR LOS ESTADOS CONTABLES Y OTROS INFORMES FINANCIEROS

ELABORAR Y PRESENTAR INFORMES TRIBUTARIOS

ANALIZAR, INTERPRETAR Y COMUNICAR LA INFORMACIN GESTIN DE INFORMACIN CONTABLE Y FINANCIERA

GESTIONAR Y ATENDER REQUERIMIENTOS

SOPORTE FUNCIONAL QUIPU

IMPLEMENTAR NUEVAS FUNCIONALIDADES GENERAR REPORTES Y/O CONSULTAS CAPACITAR USUARIOS CONTROLAR Y HACER SEGUIMIENTO

INTERVENCIN DE ESPACIOS FSICOS GESTIN DE ESPACIOS FSICOS ADMINISTRACION Y CONTROL DE ESPACIOS

SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y ASEO

ADMINISTRACIN DE MEDIOS DE TRANSPORTE

SERVICIOS GENERALES Y DE APOYO ADMINISTRATIVO

SERVICIO DE SEGURIDAD

N-PR-12.004.054 N-PR-12.004.055 N-PR-12.004.056 N-PR-12.004.057 N-PR-12.005.001 N-PR-12.005.002 N-PR-12.005.003 N-PR-12.005.004 N-PR-12.005.005 N-PR-12.005.006 N-PR-12.005.007 N-PR-12.005.008 N-PR-12.005.009 N-PR-12.005.010 N-PR-12.005.011 N-PR-12.005.012 N-PR-12.005.013 N-PR-12.005.014 N-PR-12.005.015 N-PR-12.005.016 N-PR-12.005.017 N-PR-12.005.018 N-PR-12.005.019 N-PR-12.005.020 N-PR-12.005.021 N-PR-12.005.022 N-PR-12.005.023 N-PR-12.005.024 N-PR-12.005.025 N-PR-12.005.026 N-PR-12.005.027 N-PR-12.005.028 N-PR-12.005.029 N-PR-12.005.030 N-PR-12.005.031 N-PR-12.005.032 N-PR-12.005.033 N-PR-12.005.034 N-PR-12.005.035 N-PR-12.005.036 N-PR-12.005.037 U-U-PR-12.006.001 U-PR-12.006.002 U-PR-12.006.003 U-PR-12.006.004 U-PR-12.006.005 U-PR-12.006.006 U-PR-12.006.007 U-PR-12.006.008 U-PR-12.006.009 U-PR-12.006.010 U-PR-12.006.011 U-PR-12.006.012 U-PR-12.006.013 B-PR-12.007.001 B-PR-12.007.002 B-PR-12.007.003 B-PR-12.007.004 B-PR-12.007.005 B-PR-12.007.006 B-PR-12.007.007 B-PR-12.007.008 B-PR-12.007.009 B-PR-12.007.010 B-PR-12.008.001 B-PR-12.008.002 B-PR-12.008.003 B-PR-12.008.004 B-PR-12.008.005 B-PR-12.008.006 B-PR-12.008.007 B-PR-12.008.008 B-PR-12.008.009 B-PR-12.008.010 B-PR-12.008.011 B-PR-12.008.012 B-PR-12.008.013 B-PR-12.008.014 B-PR-12.008.015 B-PR-12.008.016 B-PR-12.008.017 B-PR-12.008.018 B-PR-12.008.019 B-PR-12.008.020 B-PR-12.008.021 B-PR-12.008.022 B-PR-12.008.023 B-PR-12.008.024 B-PR-12.008.025 B-PR-12.008.026 B-PR-12.008.027 B-PR-12.008.028 B-PR-12.008.029 B-PR-12.008.030 B-PR-12.008.031 B-PR-12.008.032 B-PR-12.008.033 B-PR-12.008.034 B-PR-12.008.035 B-PR-12.008.036 B-PR-12.008.037 B-PR-12.008.038 B-PR-12.008.039 B-PR-12.008.040 B-PR-12.008.041 B-PR-12.008.042

Registrar y expedir facturas, documentos equivalentes o cuentas de cobro. Tramitar autorizacin de prstamo Social Unisalud y efectuar seguimiento de la cartera Efectuar seguimiento por acuerdo de prestacin de servicios Realizar seguimiento de cartera por venta de bienes y servicios (Gestiones de cobro persuasivo).

Participacin y acompaamiento a informacin o procedimientos que afectan el proceso contable Definicin de polticas, normas y procedimientos que deben regir en materia contable y tributaria Crear, inactivar o activar cuentas Homologacin automtica Homologacin manual Identificar, clasificar y registrar los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales Reconocimiento de legalizaciones Ejecucin proceso de nmina Reconocimiento de sentencias y procesos judiciales Auditar y realizar seguimiento a los estados financieros Conciliacin de saldos con entidades pblicas y privadas Cierre contable a nivel de Empresa y Unidad Especial Consolidacin de informacin contable a Nivel de Sede Consolidacin de informacin contable a Nivel Nacional Generacin, reporte y envo de informacin contable a la Contadura General de la Nacin Elaborar estados financieros oficiales Generacin del informe Sistema Nacional de Educacin Superior (SNIES) - Ministerio de Educacin Nacional Generacin de informacin para la Comisin legal de cuentas-Cmara de Representantes Generacin de informacin para el desarrollo de la Auditora Gubernamental con Enfoque Integral de la Vigencia, Rendicin Anual de Cuentas, Generacin del plan de mejoramiento - Contralora General de la Repblica Generacin del informe Sistema de Informacin de Estadsticas Fiscales (SIDEF)-Contralora General de la Repblica Generacin del informe Muestra Trimestral de Servicios (MTS) y Encuesta Anual de Servicios - Departamento Administrativo Nacional de Estadtica Consolidacin y presentacin del boletn de deudores morosos del Estado Elaboracin de evaluacin financiera de los proponentes en procesos de licitacin realizados por la Universidad Generacin del informe de recursos del balance Solicitud devolucin bimestral de IVA Consolidacin y presentacin de informacin exgena nacional Consolidacin y presentacin de informacin exgena distrital Consolidacin y presentacin de informacin exgena cambiaria Consolidacin y presentacin de informacin exgena convenios de cooperacin Elaboracin y presentacin de declaracin de ingresos y patrimonio Tramite y respuesta a requerimientos tributarios Generacin del informe de gestin anual Presentacin de los Estados Financieros al Consejo Superior Universitario Creacin y actualizacin de base de datos de terceros Presentacin de informacin contable y financiera requerida por reas internas o entidades externas Actualizacin de documentos conexos al proceso contable
Crear o modificar usuarios Parametrizar Solucionar Inquietudes y/o consultas Atender requerimientos por errores Levantamiento de informacin Especificacin de la funcionalidad y pruebas Socializar la nueva funcionalidad Realizar procesos de cargue y parametrizacin Generar reportes y/o consultas Capacitar en Sistema de Gestin Financiera QUIPU Auditar tablas de bases de datos Actualizar versiones del sistema Ajustes por norma

Asignacin de espacios Autorizacin de intervencin fisica Licencias y permisos Interventora Gestin de ejecucin Asignacin de espacios fisicos unidad Camilo Torres Restitucin de espacios fisicos Control de pago de servicios pblicos Control de pago de tributos Gestin de cobros y recobros en espacios fsicos Manenimiento de edificaciones Manteniemiento indirecto de edificaciones Mantenimiento de prados y jardines Aseo de planta fisica Control de plagas y roedores Manejo de residuos ordinarios Manejo de residuos especiales Mantenimiento de bicicletas Programacin de vehculos Servicio de transporte para practicas acadmicas Mantenimiento de vehculos Trmites de respuesta a requerimientos legales Caja menor Contratacin de talleres Servicio de taxi Horas extras control de ingreso, permanencia y salida a las instalaciones y edificaciones Servicio y atencin de eventos especiales Plan de evacuacin Aprehensin de personas Monitoreo de alarmas Monitoreo de camaras Revisin de video Diseo de sistemas electronicos de seguridad Hurtos Atencin a usuarios de vigilancia electrnica Programacin de vigilancia fija y movil Proteccin a Directivos Universidad Nacional (Escoltas) Servicio de proteccin y acompaamiento Coordinacin de servicio de seguridad Atencin de disturbios Reporte de horas extras Administracin de armamento y municin a cargo de la Divisin de Vigilancia y Seguridad Ingreso de proveedores y taxis Atencin de quejas en la Divisin de vigilancia y seguridad Reaccin en caso de actos ilicitos Prstamo de medios audiovisuales Prstamo de aulas TIC Servicio de copiado de material Prestamo de equipos para estudiantes Prestamo de equipos para estudiantes - Laboratorio de arte mediatico Solicitud de salas para actividades academicas

APOYO LOGSTICO A LA ACADEMIA

CDIGO: U-CP- 12.001

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: PRESUPUESTO OBJETIVO:

VERSIN: 0.0 Pgina 1 de 1

Programar, ejecutar y hacer el seguimiento de los recursos de acuerdo con las disponibilidades de ingresos y las prioridades del gasto buscando el equilibrio entre estos que permita la sostenibilidad de las finanzas de la Universidad, atender las metas fijadas en el plan global de desarrollo y la gestin. Este proceso abarca el presupuesto de ingresos y gastos de la univesidad, en el nivel nacional , las sedes y las unidades especiales NIVEL NACIONAL Gerencia Nacional Administrativa y Financiera (Divisin Nacional de Presupuesto), Oficina Nacional de Planeacin Direcciones Administrativos o de Gestin, Oficina de Planeacin de Sede, Direcciones de Sedes de Presencia Nacional , Unidades Especiales Unidades administrativas SUBPROCESOS/ETAPAS SALIDA USUARIO

ALCANCE:

LDER DEL PROCESO:

NIVEL SEDE NIVEL FACULTAD

PROVEEDOR

ENTRADA

Grupo directivo de la Universidad

Polticas y directrices para la programacin del presupuesto de ingresosy gastos de la vigencia

Rectora Oficinas de planeacin Direcciones administrativas y Presupuesto de la Universidad o de gestin PLANEACION Y PROGRAMACIN PRESUPUESTAL Unidades especiales Naciona elaborado Oficinas financieras y de presupuesto Directores de proyectos. Registro presupuestal del recaudo de ingresos Programacin, distribucin y control del Programa Anual de Caja (PAC) Certificados de disponibilidad presupuestal Certificados de registro presupuestal Reservas presupuestales Cuentas por pagar

Personas naturales y jurdicas que suministren recursos financieros a la Universidad Ordenadores del gasto Oficinas de personal Directores de proyectos Jefes de dependencias Oficinas de contratacin

Solicitudes de certificaciones de disponibilidades presupuestales Actos administrativos para registro presupuestal

EJECUCIN PRESUPUESTAL

Tesoreras y oficinas de Presupuesto o quien haga sus veces Directores de proyectos Dems dependiencias que requieran informacin Ordenadores del gasto Oficinas de contratacin Proveedores Otros

Ordenadores del gasto Jefes financieros Jefes de Presupuesto Jefes de Unidad Asistentes administrativos en las Sedes Unidades Especiales Oficinas de Planeacin Directores de proyecto en las Sedes Dependencias internas de la Universidad Entidades externas

Informes presupuestales de ingresos y gastos de las diferentes sedes y unidades especiales. Reportes de la informacin presupuestal registrada en el sistemas,requerimientos para modificaciones presupuestales Solicitud de informacin Informe consolidado de la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos de la Universidad Nacional.

SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL

Consejo Superior Rectora Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Contralora General de la Repblica Informes presupuestales Congreso de la Repblica consolidados de ingresos y Ministerio de Hacienda gastos, modificaciones Ministerio de Educacin presupuestales, propuestas de Grupo Directivo de la ajustes a la programacin y Universidad correctivos de la ejecucin Oficinas de Planeacin presupuestal Direcciones administrativas y Informes y resultados de o de gestin estudios requeridos Unidades especiales Oficinas financieras y de presupuesto Directores de proyectos Otros entes que soliciten informacin

REQUISITOS APLICABLES INTERNOS EXTERNOS Resolucin de Rectora 040 de 2001 Decreto 111 de 1996 " Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 Resolucin de Rectora 120 de 2001 Decreto 568 de 1996, por la cual se reglamentena las leyes 38/89, 179/94 y 225/95 Resolucin de Rectora 870 de 2002 Decreto 2260/96 por la cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568/96 Resolucin de Rectora 2030 de 2002 Decreto 4730 de 2005 "Por el cual se reglamentan normas orgnicas del Resolucin de Rectora 15 de 2003 Decreto 3487 de 2007 "Por el cual se modifica el Decreto 4730 de 2005" Normas internas que afectan la programacin presupuestal Decreto 1957 de 2007 "Por el cual se reglamentan normas orgnicas del Ley 1169 de 2007 ley anual de presupuesto para la vigencia 2008 Decreto 4944 de 2007 anexo ley anual ppto 2008 INDICADORES

CDIGO REGISTRO

NOMBRE DEL REGISTRO Proyecto de aprobacin de presupuesto para Rectora Acto adminstrativo de fijacin del presupuesto aprobado de la vigencia Resolucin de Rectora distribucin del Presupuesto por sedes y Unidades Especiales Certificados de disponibilidad presupuestal Certificados de registro presupuestal Informes presupuestales consolidados de ingresos y gastos de la Universidad Nacional Informes sobre el anlisis del presupuesto de la Universidad, modificaciones presupuestales, propuestas de ajustes a la programacin y correctivos de la ejecucin presupuestal Informes de estudios requeridos

CDIGO DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO

FECHA 08-08-08

VERSION No. 0.0

DESCRIPCIN DE CAMBIO ORIGINAL

ELABOR: NODO NACIONAL - NODO BOGOT CARGO: Analistas de procesos UN SIMEGE FECHA: 01-04-08 hasta 15-06-08

REVIS: COMIT TCNICO SIMEGE CARGO: Coordinadora general, Asesores, Analistas y Expertos FECHA: Desde 15-06-08 hasta 15-07-08

APROB: DIVISIN NACIONAL DE PRESUPUESTO CARGO: Jefe FECHA: Desde 15-07-08 hasta 15-08-08

CDIGO: U-CP- 12.002

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS OBJETIVO:

VERSIN: 1.0 Pgina 1 de 1

Gestionar la adquisicin de bienes y servicios requeridos por las diferentes dependencias y proyectos del Nivel Nacional para el logro de los fines misionales, de acuerdo con la normatividad establecida por la Universidad. Este proceso va desde la seleccin de proveedores y formalizacin de la adquisicin hasta la presentacin y consolidacin de informes relacionados conel desarrollo de la adquisicin de bienes y servicios. NIVEL NACIONAL Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Gerencia Nacional Financiero y Administrativo Unidad Administrativa SUBPROCESOS/ETAPAS SALIDA USUARIO

ALCANCE:

LDER DEL PROCESO:

NIVEL SEDE NIVEL FACULTAD

PROVEEDOR

ENTRADA

Dependencias y/o proyectos

Solicitud del bien o servicio requerido

SELECCIN DE PROVEEDORES Y FORMALIZACIN Contratos de mnina, menor, superior cuanta y contratos DE LA ADQUISIN formalizados

Potenciales oferentes de bienes o servicios requeridos Oferentes Ordenador del Gasto Oferente seleccionado/Contratista Dependencias/proyectos de Nivel Nacional o Nivel Central Dependencia prestadora o seleccionada Interventor/Supervisor

Interventor/supervisor

Certificados de cumplimiento de obligaciones Actas del contrato(Inicio, suspensin reinicio, liquidacin) Plizas de cumplimiento

SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

nformes y documentos de control de interentora verificados Adicin o Prrroga

Contratista Dependencias o proyectos de Nivel Nacional y Central Oficina Juridica

Interventor/supervisor

Proyecto de Acta de liquidacin Solicitud de adquisin en el exterior de compra o de servicios Carta de donacin Facturas de soporte Plizas o garantias Resolucin de aceptacin de donacin

LIQUIDACIN DEL CONTRATO

Acta de liquidacin elaborada y suscrita

Ordenador del gasto Contratista Aseguradora

Dependencias y/o proyectos Proveedor Rectoria Vicerrectoria de sede

ACTIVIDADES DE COMERCIO EXTERIOR

Compras al exterior efectuadas

Proveedor Dependencias o proyectos de Nivel Nacional y Central Sociedades de Intermediacin Aduanera

Dependencias y/o proyectos

Formato de Solicitud de Vinculacin Estudiante Auxiliar Formato de Solicitud de Evaluador Formato de Solicitud de Pares Acadmicos Formato de Solicitud de Servicio Acadmico Remunerado - SAR

FORMALIZACIN DE ESTMULOS ECONMICOS A MIEMBROS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Resoluciones de Gasto

Dependencias y proyectos del Nivel Nacional Docente Estudiantes auxiliares Pasantes Pares acadmicos Evaluadores Interventor/ Supervisor

Dependencias y/o proyectos

Solicitud de Autorizacin de AUTORIZACIONES DE TRANSFERENCIAS INTERNAS - ATIS Transferencia Interna

Transferencia interna autorizada

Dependencias y/o proyectos

Dependencias y/o proyectos

Formato de Solicitud de Avances Solicitud de Autorizacin de FORMALIZACIN DE AUTORIZACIONES DE GASTOS Gasto Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Resoluciones de Gasto

Dependencia solicitante y/o beneficiario

Rector Oficina Nacional de Control Interno Oficina Nacional de Planeacin Requerimiento de Contralora General de la informacin Repblica Reporte de alarmas SICE Departamento Administrativo de Informes de ejecucin del la Funcin Pblica presupuesto asignado para Cmara de Representantes adquisicin de bienes y Minsterio de Educacin servicios por empresa Nacional Unidades de Gestin Administrativa

CONSOLIDACIN Y PRESENTACIN DE INFORMES

Informes de contratacin presentados Plan de Compras

Rector Oficina Nacional de Control Interno Oficina Nacional de Planeacin Contralora General de la Repblica Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Cmara de Representantes Minsterio de Educacin Nacional

REQUISITOS APLICABLES INTERNOS Acuerdo CSU 002 de 2008 Resolucin Rectora 313 de 2008 EXTERNOS

INDICADORES Nmero de solicitudes exitosamente tramitadas Nmero de solicitudes no tramitadas Causa ms frecuente de fracaso del proceso Tiempo transcurrido desde la radicacin de la solicitud hasta la seleccin del proveedor Tiempo transcurrido desde la seleccin del proveedor hasta la formalizacin de la adquisicin Tiempo transcurrido desde la radicacin de la solicitud hasta formalizacin de la adquiscin Vs. Tiempo esperado del proceso de adquisicin Promedio de ofertas recibidas en cada invitacin Nmero de modificaciones y adiciones a contratos Nmero de contratos liquidados en el perodo Nivel de cumplimiento del contratista CDIGO REGISTRO NOMBRE DEL REGISTRO Contrato de mnima, menor y superior cuanta Informe de consolidacin de evaluacin de la gestin del contratista Actas del contrato aprobadas Acta de liquidacin elaborada y suscrita Orden de Compra y/o Servicio /Gastos de nacionalizacin Factura de gastos de nacionalizacin Licencia de importacin aprobada Documentos de transporte y nacionalizacin Resolucin de estmulos econmicos Informe Alarmas SICE Informe SIRI Informe SUIP Informe Transparencia Informe de Balanza de Pagos (Importaciones y Exportaciones) Informe Formato F5 CGR Informe Plan de Compras Informe para Comisin de Auditora CGR Informe Cmara de Representantes Informe Indicadores SUE Informe de Gestin FECHA 08-08-08 14-11-08 VERSION No. 0.0 1.0 DESCRIPCIN DE CAMBIO ORIGINAL Inclusin del subproceso de Autorizacin de Transferencias Internas - ATIS, y cambios en entradas, proveedores, salidas y usuarios de los subprocesos. CDIGO DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO

ELABOR: NODO NACIONAL - NODO BOGOT CARGO: Analistas de procesos UN SIMEGE FECHA:

REVIS: COMIT TCNICO SIMEGE CARGO: Coordinadora general, Asesores, Analistas FECHA:

APROB: DIVISIN NACIONAL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CARGO: Jefe FECHA:

CDIGO: U-CP- 12.003

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: GESTIN DE ACTIVOS FIJOS OBJETIVO:

VERSIN: 1.0 Pgina 1 de 1

Asegurar la gestin de los activos fijos, teniendo en cuenta las dificultades y eventualidades que se puedan presentar en el desarrollo normal del uso y custodia de los mismos, de acuerdo con los parmetros establecidos por la Universidad. El proceso abarca el registro y control de los activos fijos de la Universidad Nacional de Colombia. Cubre adems la gestin que interviene en la baja de activos fijos, las verificaciones de los inventarios de los activos fijos de la Universidad, los informes para la aseguradora contratada y los procesos que se adelantan luego de la baja de los bienes que se dispongan para tal fin. NIVEL NACIONAL

ALCANCE:

LDER DEL PROCESO:

NIVEL SEDE NIVEL FACULTAD

Jefe Seccin de Inventarios y Almacn o quien haga sus veces

PROVEEDOR

ENTRADA

SUBPROCESOS/ETAPAS

SALIDA

USUARIO

Proveedor Externo

Bienes fisicos o servicios

RECEPCIN Y ENTREGA DE BIENES

Inventario Bienes entregados y registrados Usuarios de bienes en la en el sistema comunidad universitaria

Contrato de comodato, leasing, permuta o cualquier otro tipo de contrato de entrega de bienes a terceros para su administracin y control Contrato y/o escritura pblica Solicitud de creacin de un Proceso de Adquisicin de Bienes bien en el catlogo de Bienes y servicios. y Servicios. Divisin de Personal. Solicitud de informacin de Responsable o usuario. activos fijos a permutar Recepcin y Entrega de Bienes. Solicitud de entregar o recibir bienes en donacin o traspaso. Solicitud de reasignacin de activos fijos. Solicitud de actualizar registro de activos fijos Solicitud de traslado temporal de activos

MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

Movimientos de Activos fijos registrados

Adquisiciones de Bienes . Responsable o Usuario. Divisin de Personal. Contabilidad. Recepcin y Entrega de Bienes .

Novedades de hurto o prdida de bienes Novedades de personal por traslados, renuncias, destituciones, retiros provisionales o fallecimientos. Necesidad de ingresar o Divisin de Vigilancia y seguridad retirar bienes propiedad de Divisin de Personal. terceros con carcter Recepcin y Entrega de Bienes. permanente. Oficina de Control Disciplinario Programacin de verificacin Interno de activos fijos Tesorera. Acta de verificacin fsica. Informe de hurto de activos fijos. Copia denuncio del hurto ante la autoridad competente. Movimiento de activos fijos Contrato de plizas de seguros

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Responsabilidad creada Activos fijos administrados y controlados

Responsable Activos Fijos. Contabilidad. Oficina de Control Disciplinario Interno Divisin Nacional de Servicios Administrativos. Tesorera.

Adquisiciones de Bienes. Responsable o usuario Comit de Bienes Recepcin y Entrega de Bienes y Servicios. Ordenador del gasto Vicerrectora de Sede

Informacin de permuta de un activo fijo. Consulta de los bienes a dar de baja Acta de recomendacin del destino de los bienes a dar de baja Concepto tcnico de los bienes a dar de baja Resolucin de Autorizacin de Bajas

BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

Activos dados de baja

Ente subastador. Comit de Bienes Responsable o usuario.

Recepcin y Entrega de Bienes Contabilidad Tesorera.

Informacin del cierre del periodo de almacenes Informacin del cierre de contabilidad del periodo anterior Solicitud de informe de activos fijos Saldos contables de activos fijos

PROCESOS ESPECIALES DE ACTIVOS FIJOS

Informe de activos fijos Conciliacin de activos fijos Avalo de Predios Bienes inmuebles registrados

Contabilidad. Gestin de activos fijos

REQUISITOS APLICABLES INTERNOS EXTERNOS Solicitud de creacin de un bien en el Catlogo de Bienes y Servicios Contratos de comodato, leasing, escrituras pblicas Solicitud de entregar o recibir bienes en donacin o traspaso Circular externa 045 del 19 de octubre de 2001, de la Contadura General de la Nacin Solicitud de reasignacin de activos fijo Circular externa 044 del 26 de septiembre de 2001, de la Contadura General de la Nacin Solicitud de autorizacin para entregar un activo fijo para que lo maneje un tercero Circular externa 028 del 21 de diceimbre de 1998, de la Contadura General de la Nacin Solicitud de reporte activos fijos a cargo Circular externa 011 del 15 de noviembre de 1996 de la Contadura General de la Nacin Acta de verificacin fsica Carta Circular externa 019 del 27 de noviembre de 1999 de la Contadura General de la Nacin Informe de hurto de activos fijos Resolucin 04536 de la Contralora General de la Repblica, de noviembre 3 de 1998 Copia denuncio del hurto ante la autoridad competente Circular 8 de junio de 1999 de la Contralora General de la Repblica Solicitud de elaboracin de contratos para entregar activos que los manejara un tercero Circular externa 029 del 18 de febrero de 1999 de la Contadura General de la Nacin Solicitud de adquisicin de plizas de seguros Carta Circular externa 020 del 31 de enero de 2000 de la Contadura General de la Nacin Formato de Movimiento Activos Fijos Circular externa 060 de 2005 de la Contadura General de la Nacin Comunicado informando programacin de verificacin fsica Resolucin 001 del 4 de enero de 2002 de la Contadura General de la Nacin Reporte activos fijos a cargo Ley 610 de agosto 15 de 2000. Trmite procesos de responsabilidad fiscal Resolucin de Donacin Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico Resolucin de destinacin de los bienes a dar de baja Resolucin 229 Marzo 13 de 2007. Donaciones Acta del comit de bienes que recomienda la baja y el destino de los bienes

Oficio de autorizacin de reposicin

Acta de destino de los bienes dados de baja (venta, destruccin, desmantelamiento) Listado de los bienes a dar de baja Expediente por hurto Acta que resuelve la responsabilidad en proceso por prdida de bienes. Circular Agosto 6 de 1992 Direccin Administrativa General Oficio DNC 361Junio 7 de 2005. Divisin Nacional de Contabilidad. Resolucin No. 1672 Octubre 22 de 1993 Resolucin 1526 de Rectora del 28 de noviembre de 2007, por la cual se establece la reclasificacin Resolucin 1755 de 2002, por la cual se dictan disposiciones sobre administracin, baja de bienes y Resolucin 0266 de 2005, por la cual se modifica la Resolucin 1755 de 2002, expedida por la Rectora. Resolucin 611, por medio de la cual se adiciona parcialmente la Resolucin 1755 de 2002 de la Resolucin 1491 de 2004, por la cual se fija un procedimiento especial para retirar del servicio y dar de Resolucin 0230 de 2005, por la cual se establece el procedimiento a seguir en el evento de hurto y/o INDICADORES

CDIGO REGISTRO

NOMBRE DEL REGISTRO Acta de entrega de elementos que se entregaron en cumplimiento del contrato de permuta Registro de novedades de Personal Informacin de cancelacin de responsabilidades en proceso. Informacin del estado del funcionario en Gestin de Activos Fijos. Registros contables por movimientos de bienes propiedad de terceros por comodato, Registros contables por responsabilidades en proceso. Registro de un faltante o sobrante que se encontr en la verificacin fsica. Expediente por hurto. Informacin sobre novedades de activos fijos. Solicitud de adquisicin de plizas de seguros. Listado de bienes para dar de baja Resolucin de destino de los bienes a dar de baja Resolucin de autorizacin de venta en subasta pblica y posteriro baja de inventarios de la Universidad Acta de destino de los bienes dados de baja (venta, destruccin, desmantelamiento) Registro de baja de activos fijos por venta, desmantelamiento o destruccin. Registro contable de los activos fijos dados de baja por venta, destruccin o Registro en inventariosde los procesos especiales de depreciacin, amortizacin, ajustes Registro contable de los procesos especiales de depreciacin, amortizacin, ajustes por Registro en inventarios de los impuestos de la propiedad planta y equipo Registro del pago de impuestos de la propiedad planta y equipo Certificado de disponibilidad presupuestal para cancelar impuestos. Informe de activos fijos Conciliacin de activos fijos

CDIGO DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO

FECHA 08-08-08 18-11-08

VERSION No. 0.0 1.0

DESCRIPCIN DE CAMBIO ORIGINAL Cambios en entradas, salidas, proveedores y usuarios de los subprocesos por cambios en el despliegue del proceso

ELABOR: NODO NACIONAL - NODO BOGOT CARGO: Analistas de procesos UN SIMEGE FECHA:

REVIS: COMIT TCNICO SIMEGE CARGO: Coordinadora general, Asesores, Analistas y FECHA:

APROB: DIVISIN NACIONAL DE SERVICIOS CARGO: Jefe FECHA:

CDIGO: U-CP- 12.004

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: TESORERA OBJETIVO:

VERSIN: 1.0 Pgina 1 de 1

Optimizar el manejo de los recursos financieros con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna as como la administracin de los excedentes en forma eficiente y segura. Este proceso cubre los procedimientos del recaudo y registro de ingresos, registro de egresos, administracin de recursos financieros, arqueos de cajas menores y de ttulos, conciliaciones bancarias y la depuracion de sus partidas, procedimientos relacionados con las cuentas bancarias y chequeras, legalizacin de avances y cajas menores, la presentacin de informes por requerimientos tanto internos como externos y todo lo relacionado con la presentacin , consolidacin de la retencin en la fuente e ICA, facturacin y cuentas por pagar. NIVEL NACIONAL Divisin Nacional de Tesorera Areas de tesoreras o dependencias que haga sus veces. Unidades Administrativas de Facultad SUBPROCESOS/ETAPAS SALIDA USUARIO

ALCANCE:

LDER DEL PROCESO:

NIVEL SEDE NIVEL FACULTAD

PROVEEDOR

ENTRADA

Usuarios Ministerio de Educacin Nacional Entidad financiera

Extracto bancario Efectivo Cheques Vouchers Resolucin de base de caja Consulta internet de ingresos Consignacin Reporte exitoso ACH Delegacin de pago del PAC, del Ministerio de Educacin Nacional Reportes generados en SIA Informe de conciliacion de valores recaudados por matrcula Archivo plano generado por el banco de recaudos de matrculas

RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS

Ingresos registrados y conciliados en el sistema

Usuarios Contabilidad Entidad financiera

Presupuesto Contratacin Personal

Formulario de pago de EPS Formulario de pago de AFP Constancia de cumplimiento Factura Plizas Contrato Orden de compra Servicios Acadmicos Remunerados (SAR) Nota dbito y documentos soporte para giros al exterior Relacin de informacin de retencin en la fuente e ICA Documentos soportes de caja menor legalizada para reembolso de caja menor Autorizacin de transferencias internas (ATI) Informe de validacin del archivo de nmina de SARA Vs. QUIPU Cuentas de cobro Solicitud escrita de pago de acreedores varios Resolucin de Rectora de crdito y contracrdito de rubros presupuestales Delegacin de pago del PAC, de la Divisin Nacional de Presupuesto Cuentas de urgencias hospitalarias Resolucin DIAN de devolucion del IVA Informar glosa por justificacin de procedimiento Solicitud escrita de presupuesto solicitando giro a las Sedes (recursos balance) Solicitud de devolucin del dinero por consignacin efectuada en cuenta bancaria equivocada Documento de autorizacin PAC Orden de prestacin de servicios Consignacin por concepto de timbre Certificado de pago de aportes parafiscales Acta de almacn Acta de recibido a satisfaccin Nmina con soportes Archivo plano para pago de nmina generada desde SARA. Oficio de solicitud para devolucin por consignacion en cuenta bancaria errada Oficio de solicitud para devolucin por mayor valor retenido Solicitud de descuento de nmina por avances no legalizados Formato de pagos electrnicos Oficio con informacin de cuenta bancaria para pagos al exterior Cotizacin divisas para giro al exterior Carta de instrucciones a la entidad bancaria para giro al exterior Declaracin de cambio Resolucin de ordenacin del gasto con la respectiva firma y registro presupuestal

CUENTAS POR PAGAR

Ordenes de pago tramitadas Relacin de rdenes de pago firmada

Tesorera Contabilidad

Tesorera

Ordenes de pago y documentos soporte

REGISTRAR EGRESOS

Egresos registrados en el sistema, con los soportes respectivos

Proveedores de bienes y servicios Responsable de caja menor, Funcionarios Contabilidad

Superintendencia financieras, Entidades crediticias

Estados financieros de entidades crediticias, flujo de caja

ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS

Inversin de recursos realizada

Entidad financiera Tesoreras Contabilidad

Ministerio de Educacin Nacional. Ministerio de Hacienda y Crdito Polticas y directrices Pblico Tesoreras Sedes

EFECTUAR CONTROLES DE TESORERA

Reporte de cheques generado Control interno disciplinario Actas de arqueos efectuados Responsable de caja menor Documentos de control Tesorero elaborados Contabilidad.

Tesorera

Reportes: descuentos tributarios, impuesto por bancos, archivos DIAN Pagos a terceros, balance Consulta internet de ingresos Consignacin Reportes de devolucin del IVA Reporte de medios magnticos nacionales y distritales Solicitud de conceptos tributarios Reporte de inversiones financieras Solicitud de certificados de retencin en la fuente Solicitud de creacin de servicio y cuenta bancaria para recaudo virtual Solicitud de autorizacin de tarjeta de crdito empresarial virtual

PROCESOS ESPECIALES

Declaracin e informes de ICA y retencin presentados Informes de validacin de reportes de informacin en QUIPU Formatos de legalizacin elaborados Comprobante contable de legalizacin de avances o cajas menores Informe de pagos por convenios de cooperacin y asistencia tcnica para el apoyo DIAN y ejecucin de sus programa y Contabilidad proyectos con organismos Tesorerias internacionales Informe de devolucin del IVA Informe de medios magnticos nacionales y distritales Informe consolidado de inversiones financieras Certificados de retencin en la fuente expedidos servicio y cuenta bancaria para recaudo virtual creada. Tarjeta de crdito empresarial virtual autorizada.

Dependencias internas que venden bienes o servicios Usuario (cliente) Entidades externas deudoras Afiliado a Unisalud Contabilidad

Solicitud de una dependencia de la Universidad de elaboracin de cuenta de cobro o factura. Solicitante de crdito, con anexos (RUT, CDP) Pagar firmado en blanco Carta de instrucciones firmada Informe de deudores a Jurdica para cobro coactivo Registro nico Tributario (RUT) Pagar cancelado Carta de compromiso de pago una entidad externa

FACTURACIN Y CARTERA

Novedad de descuento por nmina para prestamo social Factura aceptada Glosas Notificacin de autorizacin o rechazo de la solicitud de prstamo social o de la solicitud de aumento del valor del prstamo Informes de gestin de cobro

Dependencias internas usuario (cliente) IPS afiliado tesorera reas de personal Entidad con convenio de prestacin de servicios con Unisalud Entidad externa deudora Contabilidad

REQUISITOS APLICABLES INTERNOS Estatuto tributario Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 077 de 1982. Cdigo Comercio Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 135 de 1983. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 159 de 1983. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 037 de 1983. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 002 de 1984. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 09 de 1986. Resolucin de Rectora No. 818 de 1986. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 1 de 1989. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 025 de 1992. Resolucin de Vicerrectora de Bienestar Universitario No. 939 de 1993. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 074 de 1995. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 072 de 1996. Resolucin 543 Rectora General de 1999. Resolucin de Rectora No. 048 del 10 de febrero de 2000. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 004 de 2001. Resolucin de Rectora No. 01111 del 5 de septiembre de 2003. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 019 de 2003. Resolucin de la Vicerrectora de Sede Bogot No. 120 de 2003 Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 014 de 2003. Resolucin No. 120 de la Vicerrectora de la Sede Bogot del 2003. Resolucin 344 Rectora de 2004. Resolucin 22 de la Direccin Nacional Financiera y Administrativa de 2004. Resolucin 150 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2004. Resolucin 1082 Rectora del 2004. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 012 de 2004. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 040 de 2004. Acuerdo 003 del Consejo Acadmico del 2004. Resolucin 1271 Rectora de 2004. Resolucin 1489 Rectora de 2004. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 010 de 2005. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 049 de 2005. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 001 de 2005. Resolucin 226 Rectora del 2005. Resolucin 748 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2005. Acuerdo del Consejo Superior Universitario 031 de 2006. Resolucin 135 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2006. Resolucin 293 Rectora del 2006. Resolucin No. 329 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2006. Resolucin 55 de Rectora del 2007. Resolucin 085 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2007. Resolucin 511 de Rectora del 2007. Resolucin 1463 de Rectora del 2007 Resolucin 116 de Rectora del 2007. Resolucin 503 de Rectora del 2007. Resolucin 141 de Rectora del 2007. Resolucin 311 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2007. Resolucin 059 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2007 Resolucin de Rectora 372 de 2007. Acuerdo 017 del Consejo Superior Universitario del 2007. Circular de la Divisin Nacional de Tesorera del 2008. Circular 05 del 2006. Circular 13 Divisin Nacional de Tesorera de 2005. Resolucin 438 Rectora de 2008. Circular 006 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2007. Circular 22 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2006. Circular 22 Divisin Nacional de Tesorera de 2005. Circular 37 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2005 Circular 16 Divisin Nacional de Tesorera de 2004. Circular 15 Divisin Nacional de Tesorera de 2003. Circular 46 Divisin Nacional de Tesorera de 2003. Circular 12 Divisin Nacional de Tesorera de 2003. Resolucin 56 Rectora de 2008. Resolucin 57 Rectora de 2008. Resolucin 58 Rectora de 2008. Resolucin 59 Rectora de 2008. Resolucin 60 Rectora de 2008. Circular 29 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa DE 2004. Circular 15 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2004. Circular 021-T Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2007 Circular 008 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2007 Circular 23 Divisin Nacional de Tesorera de 2005 Circular 22 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2005 Circular 07 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2005conciliaciones bancarias Circular 011 Divisin Nacional Financiera y Administrativa de 2004 Circular 08 Divisin Nacional de Tesorera Circular 06 Divisin Nacional Financiera y Administrativa de 2004 Resolucin de Rectora de cajas menores ao 2008 Circular 26 Divisin Nacional de Tesorera de 2005. Alcance Circular No. 06 de 2004 Conceptos Asesores Tributarios. Aos 2006, 2007 y 2008. Resolucin de Rectora 1835 de 1994 INDICADORES Informe de concentracin de recursos financieros, no se puede exceder del 20% en una entidad financiera.

CDIGO REGISTRO

NOMBRE DEL REGISTRO Recibo de caja Planilla de control de entrega de consignacin Factura Comprobante de ingreso Comprobante de anulacin de un comprobante de ingreso. Estado diario de fondos y valores Planilla detalle recaudo por caja Planilla de anulados Planilla cierre de cajas Ordenes de pago firmadas y documentos soporte Ordenes de pago anuladas. Relacin de ordenes de pago firmada Reporte de traslado de fondos generado en QUIPU Nota dbito por traslado de fondos del banco Nota crdito por traslado de fondos generado en QUIPU Oficio al banco para traslado de fondos Nota dbito generada en QUIPU Comprobante de egreso generado en QUIPU firmada Comprobante de anulacin de un comprobante de egreso o nota dbito. Reporte de cheques pendientes de entrega Cheque. Estado Diario de Fondos y Valores. Movimiento Detallado de Bancos. Reporte del portal bancario de pago enviado Reporte del portal bancario de pago pendiente de respuesta Reporte del portal bancario de pago exitoso Informe de riesgo crediticio Acta comit nacional de inversiones Circular que contiene las entidades financieras autorizadas para invertir Formato de flujo de caja proyectado por proyectos Formato de flujo de caja proyectado consolidado Cotizaciones Cuadro comparativo de alternativas de inversin financiera firmado Orden de inversin generada desde QUIPU. Carta de instrucciones al banco para constituir o redimir la inversin. Copia de la certificacin de depsito en valores para ttulos desmaterializados. Consignacin Respuesta de autorizacin o negacin para liquidar anticipadamente una inversin copia del ttulo materializado Reporte de inversiones vigentes Correo electrnico informando los resultado de la negociacin global para la constitucion Acta de arqueo de cheques o bonos de subsidio familiar Reporte cheques en blanco Reporte cheques por cobrar en ventanilla Reporte cheques anulados sin movimiento Reporte cheques anulados con movimiento Reporte de inversiones vigentes Acta de arqueo caja menor con manejo de cuenta bancaria Acta de arqueo caja menor sin manejo de cuenta bancaria Formato de la Direccin del Tesoro para autorizar marcar cuenta bancaria exenta del GMF. Respuesta de autorizacin o negacin para abrir la cuenta bancaria. Respuesta de autorizacin o negacin para saldar la cuenta bancaria. Informe declaracion consolidada de retencion en la fuente (excel) Informe declaracin consolidada de retencion de ICA (excel) Informe de validacin de informacin de los reportes generados en QUIPU consolidado Declaracin consolidada presentada ante el ente territorial de retencin por ICA y pago. Declaracin consolidada presentada ante la DIAN de retencin en la fuente y pago. Solicitud escrita a personal para que descuente el valor del avance no legalizado. Conceptos tributarios para la Universidad. Formato relacin de reembolso o legalizacin de gastos por concepto de de cajas Comprobante de contabilidad de legalizacin Recibo a Satisfaccin Legalizacin de Avance Formato legalizacin de avances Formato de legalizacin de caja menor Informe de pagos por convenios de cooperacn y asistencia tcnica para el apoyo y ejecucin de sus programa y proyectos con organismos internacionales Informe de devolucin del IVA

CDIGO DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO

FECHA 08-08-08 18-11-08

VERSION No. 0.0 1.0

DESCRIPCIN DE CAMBIO ORIGINAL Cambios en entradas y salidas de los subprocesos de recaudar y registrar ingresos, efectuar controles de tesorera y procesos especiales

ELABOR: NODO NACIONAL - NODO BOGOT CARGO: Analistas de procesos UN SIMEGE FECHA:

REVIS: COMIT TCNICO SIMEGE CARGO: Coordinadora general, Asesores, Analistas y FECHA:

APROB: DIVISIN NACIONAL DE TESORERA CARGO: Jefe FECHA:

CDIGO: U-CP- 12.005

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: CONTABLE OBJETIVO:

VERSIN: 1.0 Pgina 1 de 1

Reconocer y revelar informacin contable y financiera de la Universidad de acuerdo con las caracteristicas cualitativas de la informacin contable tales como Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad, los principios de contabilidad Pblica, las normas tcnicas de la informacin contable y dems, normas, procedimientos y polticas que rigen en materia contable y tributaria para la toma de decisiones.

ALCANCE:

Este proceso se ejecuta en las reas contables de las Empresas, Unidades Especiales, Sedes, en la Divisin Nacional de Contabilidad y en las reas que generan informacin al proceso contable, e incluye la generacin de lineamientos o directrices de carcter financiero y tributario, la administracin del catlogo de cuentas al interior de la Universidad, as como el reconocimiento (identificacin, clasificacin y registro) de los hechos econmicos financieros, sociales y ambientales ; la auditora y seguimiento a la informacin financiera; la elaboracin y presentacin de los estados contables, tributarios y otros informes, hasta el anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin para la toma de decisiones. NIVEL NACIONAL

JEFE DIVISIN NACIONAL DE CONTABILIDAD CONTADORES O RESPONSABLE DE LA INFORMACIN CONTABLE

LDER DEL PROCESO:

NIVEL SEDE NIVEL FACULTAD

PROVEEDOR

ENTRADA

SUBPROCESOS/ETAPAS

SALIDA

USUARIO

Gobierno Nacional Contadura General de la Nacin Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN Secretara de Hacienda Distrital reas contables de las Sedes y Unidades Especiales

Leyes, Decretos Resoluciones Instructivos o circulares Solicitudes

GESTIN, ASESORIA Y APOYO AL PROCESO CONTABLE

Polticas, normas, lineamientos y directrices de carcter financiero y tributario

reas contables y financieras del Nivel Nacional, de Sedes y Unidades Especiales

reas contables de las Sedes y Unidades Especiales Contadura General de la Nacin

Formato solicitud de creacin de cuentas Resoluciones Instructivos Circulares

ADMINISTRACIN PLAN DE CUENTAS

Circulares de actualizacin de catlogo de cuentas de la Universidad Instructivos y directrices de carcter contable y financiero

reas contables y financieras del Nivel Nacional, de Sedes y Unidades Especiales

Tesorera Almacn Inventarios Contabilidad reas de Bienestar Universitario Personal Unibiblos Oficinas Jurdicas Presupuesto

Documentos soporte o informacin de ingresos y recaudos, egresos, ordenes de pago, traslado de fondos, facturas y/o cuentas de cobro por venta de bienes o servicios, cuentas por pagar, inversiones, legalizaciones, rdenes de alta y de egreso de bienes, informacin de movimientos de bienes, listado de bienes, prstamo a estudiantes o prstamo social, sentencias y procesos judiciales, en general informacin de hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales. Interfase de nmina Cuadro resumen gastos de personal Archivo plano de informacin presupuestal Adquisicin de servicios de contratistas, adquisicin de bienes y servicios a proveedores

RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES

Registros contables o comprobantes de contabilidad

reas contables y financieras del Nivel Nacional, Sedes y Unidades Especiales

Cuadros resumen de informacin contable y reas contables del Nivel financiera Nacional, Sedes y Unidades Informacin financiera y contable trimestral de Especiales operaciones recprocas para CHIP Ente pblico o empresa privada Carta de solicitud de informacin

AUDITAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA INFORMACIN FINANCIERA

Informacin financiera y contable verificada o auditada Informacin contable y soportes de transacciones financieras

reas contables y financieras del Nivel Nacional, de Sedes y Unidades Especiales Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Entes pblicos

Empresas y reas que generan informacin al proceso contable Empresas reas contables de las Sedes y Unidades Especiales Divisin Nacional de Contabilidad Oficina Nacional de Planeacin Ministerio de Educacin Comprobantes de contabilidad Nacional Estados financieros de Empresas y Unidades Oficina Nacional de Control Especiales Interno Estados financieros consolidados por Sede Cmara de Representantes Estados financieros consolidados Contralora General de la Requerimientos, norma, carta de solicitud de Repblica informacin Gerencia Nacional Financiera y Norma Administrativa Requerimiento Departamento Administrativo Balance General Nacional de Estadstica-DANE, Contadura General de la Nacin reas de contratacin Entes pblicos o empresas privadas Areas contables de las sedes, unidades especiales o empresas

ELABORAR Y PRESENTAR LOS ESTADOS CONTABLES Y OTROS INFORMES FINANCIEROS

Divisin Nacional de Contabilidad reas contables de las Sedes Usuarios internos y entes pblicos Estados financieros de o empresas privadas empresas y unidades Contadura General de la Nacin especiales Oficina Nacional de Planeacin Estados financieros Ministerio de Educacin Nacional consolidados por Sede Oficina Nacional de Control Interno Estados financieros Cmara de Representantes consolidados de la Universidad Contralora General de la Estados Financieros oficiales Repblica Informacin contable y Gerencia Nacional Financiera y financiera trimestral para CHIP Administrativa Plan de mejoramiento Departamento Administrativo Boletn de Deudores Morosos Nacional de Estadstica-DANE Evaluacin Financiera reas de contratacin Entes pblicos y empresas privadas Divisin Nacional de Presupuesto

Tesoreras y reas contables del Nivel Nacional, de Sedes y Unidades Especiales

Facturas Conciliacin de la cuenta de IVA Reporte de solicitud devolucin de IVA Informacin contable y tributaria

ELABORAR Y PRESENTAR INFORMES TRIBUTARIOS

Informacin financiera, contable y tributaria, soportes de transacciones financieras Informacin contable y tributaria consolidada

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Secretara de Hacienda Distrital

Divisin Nacional de Contabilidad Areas contables y financieras de las sedes y unidades especiales

Informacin contable y financiera

ANALIZAR, INTERPRETAR Y COMUNICAR LA INFORMACIN

Informe de Gestin Presentacin de los Estados Financieros consolidados

Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Consejo Superior Universitario

Empresas o Unidades Especiales Entes pblicos o empresas privadas

Formato de solicitud de creacin de terceros Solicitud de documentacin para presentacin de la Universidad a convocatorias Formatos de informacin financiera

GESTIN DE INFORMACIN CONTABLE Y FINANCIERA

Notificacin de creacin o actualizacin de terceros Empresas o unidades especiales Estados Financieros Oficiales y Entes pblicos o empresas sus notas, informacin contable privadas y financiera

REQUISITOS APLICABLES INTERNOS Acuerdo 020 de 2004 Resolucin de Rectora 1486 del 29 de diciembre de 2006 Directrices: Circulares de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Directrices: Circulares de la Divisin Nacional de Contabilidad

EXTERNOS Constitucin Poltica de Colombia Ley 298 de julio de 1996 Resolucin 354 del 05 de septiembre de 2007 de la Contadura General de la Nacin Resolucin 355 del 05 de septiembre de 2007 de la Contadura General de la Nacin Resolucin 356 del 05 de septiembre de 2007 de la Contadura General de la Nacin Resolucin 393 del 28 de septiembre de 2007 de la Contadura General de la Nacin Resolucin 357 del 23 de julio de 2008 Circulares externas, cartas circulares, instructivos, resoluciones de la Contadura General Estatuto Tributario Resoluciones de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN Resoluciones de la Secretara de Hacienda Distrital Resolucin 626 de 2007 del Ministerio de Educacin Nacional Resolucin Orgnica 5544 de 2003 de la Contralora General de la Repblica Ley 901 de 2004 Decreto 3361de 2004 Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Ley 30 de 1992 Decreto 2627 de 1993 del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Decreto 2649 Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Ley 43 de 1990 Cdigo de comercio

INDICADORES

CDIGO REGISTRO

NOMBRE DEL REGISTRO Circulares e Instructivos de carcter contable y tributario Circulares de actualizacion de catlogo de cuentas UN Estados Financieros de empresas y Unidades Estados Financieros Consolidados Estados Financieros Oficiales Informes trimestrales CGN001, CGN002 Informe SNIES Informe a la comisin legal de cuentas Informacin a Contralora General de la Repblica Plan de mejoramiento Informe SIDEF Informe Muestra Trimestral de Servicios y Encuesta Anual de Servicios Reportes de Informacin Financiera Boletn de Deudores Morosos Solicitud de devolucin de IVA Informacin exgena nacional Informacin exgena distrital Informacin exogena cambiaria Respuesta a Requerimientos Declaracin de Ingresos y Patrimonio Informe Convenios de Cooperacin Internacional Informe de Gestion Anual Presentacin de Estados financieros

CDIGO DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO

FECHA 08-08-08 14-11-08

VERSION No. 0.0 1.0

DESCRIPCIN DE CAMBIO ORIGINAL Inclusin de subproceso, modificacin de nombres de subprocesos y cambios en proveedores, entradas, salidas y usuarios de subprocesos

ELABOR: NODO NACIONAL - NODO BOGOT CARGO: Analistas de procesos UN SIMEGE FECHA:

REVIS: COMIT TCNICO SIMEGE CARGO: FECHA:

APROB: DIVISIN NACIONAL DE CONTABILIDAD CARGO: Jefe FECHA:

CDIGO: U-CP- 12.006

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: SOPORTE FUNCIONAL QUIPU

VERSIN: 0.0 Pgina 1 de 1

OBJETIVO:

Facilitar la programacin, administracin y control de la informacin relacionada con las operaciones financieras y administrativas de la Universidad Nacional de Colombia, permitiendo contar con un sistema de informacin actualizado y dinmico que soporte la normatividad y procesos vigentes en la Universidad, basados en las diferentes solicitudes de creacin, modificacin, actualizacin, control , consultas y seguimiento de las operaciones en el sistema de gestin financera Quipu Cubre desde la recepcin de las solicitudes que gestionan los usuarios operativos o finales del aplicativo Quipu, donde informan la necesidad de completar un proceso en curso, hasta la verificacin, validacin, atencin y solucin de la solicitud. Adicionalmente incluye las implementaciones de nuevas funcionalidades y los procesos de capacitacin de usuarios finales. NIVEL NACIONAL GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

ALCANCE:

LDER DEL PROCESO:

NIVEL SEDE NIVEL FACULTAD

PROVEEDOR

ENTRADA

SUBPROCESOS/ETAPAS

SALIDA

USUARIO

Usuarios finales Sistema de Informacin Financiero QUIPU

Solicitud de creacin o modificacin de usuarios Solicitud de Parametrizacin Solicitud de solucin de inquietudes y requerimientos por error

GESTIONAR Y ATENDER REQUERIMIENTOS

Usuarios creados o modificados Sistema Parametrizado Inquietudes resueltas Usuarios finales Sistema de Errores del Sistema de Informacin Financiero QUIPU Informacin Financiero QUIPU solucionados

Usuarios finales Sistema de Informacin Financiero QUIPU

Solicitud de implementacin de nueva funcionalidad

IMPLEMENTAR NUEVAS FUNCIONALIDADES

Funcionalidad implementada

Usuarios Sistema de Informacin Financiero QUIPU

Usuarios finales Sistema de Informacin Financiero QUIPU

Solicitud de reporte y/o consulta

GENERAR REPORTES Y/O CONSULTAS

Reportes y/o consultas

Usuarios finales Sistema de Informacin Financiero QUIPU

Implementar nuevas funcionalidades Usuarios finales Sistema de Informacin Financiero QUIPU

Nueva funcionalidad Necesidad de capacitacin Nuevos usuarios

CAPACITAR USUARIOS

Cpacitaciones programadas y realizadas

Usuarios finales Sistema de Informacin Financiero QUIPU

Solicitud de revisin de Usuarios Sistema de Informacin tablas de bases de datos Financiera QUIPU Solicitud de estandarizacin Proveedor de software Actualizacin de versin Contrato de mantenimiento

CONTROLAR Y HACER SEGUIMIENTO

Sistema de Informacin Financiera QUIPU actualizado y Usuarios finales Sistema de estandarizado en las diferentes Informacin Financiera QUIPU Sedes

REQUISITOS APLICABLES INTERNOS EXTERNOS

INDICADORES Cantidad de Documentos presupuestales por empresas, sedes y valor Cantidad de registros para los procesos de tesroreria, presupeusto, contratos, orpas, proyectos, contabilidad, administrtacion , conciliacion Cantidad de solicitudes por mdulo Cantidad de proyectos por empresa y valor Cantidad de solicitudes por tipo subproceso Cantidad de tablas auditadas capacitacin Realizada por mdulos en SGF-QUIPU capacitacin Realizada por temas en SGF-QUIPU Nmero de reportes Reporte por mdulo en el SGF-QUIPU Solicitudes atendidas Nmero de reportes consulta por mdulo en el SGF-QUIPU Pgina Actualizada Solicitud atendida satisfactoriamente CDIGO REGISTRO NOMBRE DEL REGISTRO CDIGO DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO

FECHA 08-08-08

VERSION No. 0.0

DESCRIPCIN DE CAMBIO ORIGINAL

ELABOR: NODO NACIONAL - NODO BOGOT CARGO: Analistas de procesos UN SIMEGE FECHA: 01-07-08 hasta 31-07-08

REVIS: COMIT TCNICO SIMEGE CARGO: Coordinadora general, Asesores, Analistas y Expertos FECHA: Desde 01-08-08 hasta 17-10-08

APROB: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA CARGO: Jefe FECHA:Noviembre 14 de 2008

CDIGO: U-CP- 12.007

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: GESTIN DE ESPACIOS FSICOS OBJETIVO:

VERSIN: 0.0 Pgina 1 de 1

Autorizar y ejecutar obras de infraestructura fsica de acuerdo con lo establecido en las normas internas y externas vigentes, as como asignar, administrar y controlar los espacios fsicos de la Universdad en forma efectiva y oportuna.

ALCANCE:

El proceso alcanza lo relacionado con los proyectos de contruccin y adecuacin de los espacios fisicos en la Universidad, as como lo relacionado con la administracin, asignacin y control de los mismos.

NIVEL NACIONAL LDER DEL PROCESO: NIVEL SEDE NIVEL FACULTAD PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS/ETAPAS SALIDA Espacio fsico intervenido Finalizacin de la obra USUARIO Comunidad universitaria Seccin de Contratacin Comunidad Universitaria Contratistas Solicitantes Docentes Administrativos Seccin de presupuesto Empresa contratada Oficina de planeacin Tesorera OFICINA DE PLANEACIN SEDE, SECCIN DE ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ESPACIOS

Comunidad Universitaria

Solicitud de intervencin

INTERVENCIN DE ESPACIOS FSICOS

Comunidad Universitaria Docentes Administrativos Secretaria de Hacienda IDU

Solicitud de asignacin de parqueadero Solicitud de equipos de comunicacin Solicitud de restitucin de espacio fsico Formulario de impuestos predial y de Valorizacin

ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ESPACIOS FISICOS

Espacio fsico asignado Espacio fsico entregado Recobro efectuado Espacio fsico restituido Proyecto de Resolucin de pago elaborado

REQUISITOS APLICABLES INTERNOS EXTERNOS

INDICADORES Metros cuadrados intervenidos Metros cuadrados construidos Metros cuadrados adecuados Metros cuadrados remodelados

CDIGO REGISTRO

NOMBRE DEL REGISTRO Resolucin de asignacin de espacios fisicos Acta de entrega de espacios fisicos Solicitud CDP Acta de restitucin de espacio fsico Proyectos de resolucin de pagos

CDIGO DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO

FECHA 08-08-08

VERSION No. 0.0

DESCRIPCIN DE CAMBIO ORIGINAL

ELABOR: NODO BOGOT CARGO: Analistas de procesos UN SIMEGE FECHA: 01-04-08 hasta 15-06-08

REVIS: COMIT TCNICO SIMEGE CARGO: Coordinadora general, Asesores, Analistas y Expertos FECHA: Desde 15-06-08 hasta 15-07-08

APROB: DIVISIN DE RECURSOS FSICOS OFICINA DE PLANEACIN SEDE BOGOT CARGO: Jefe Asesor FECHA: Desde 15-07-08 hasta 15-08-08

CDIGO: U-CP- 12.008

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: SERVICIOS GENERALES Y DE APOYO ADMINISTRATIVO OBJETIVO:

VERSIN: 0.0 Pgina 1 de 1

Prestar los servicios de mantenimiento, aseo, transportes , vigilancia y apoyo logistico en la Universidad Nacional de manera segura y oportuna, buscando la satisfaccin total de los usuarios.

ALCANCE:

El proceso comprende las acciones encaminadas a la prestacin de los servicios generales en toda la Universidad Nacional NIVEL NACIONAL N/A Seccin de mantenimiento y aseo, Seccin de Transportes,Divisin de vigilancia y seguridad Encargado de administracin de medios audiovisuales SUBPROCESOS/ETAPAS SALIDA USUARIO

LDER DEL PROCESO:

NIVEL SEDE NIVEL FACULTAD

PROVEEDOR

ENTRADA Formato de Solicitud de Mantenimiento diligenciado Diagnstico de equipo profesional

Comunidad Universitaria

SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y ASEO

Mantenimiento y aseo de planta Comunidad educativa fsica efectuado

Comunidad Universitaria Conductores Secretara de Trnsito y Trasporte DIJIN-SIJIN

Solicitud de Transporte Programacin de Mantenimiento Reporte de Avera Normatividad

ADMINISTRACIN DE MEDIOS DE TRANSPORTE

Servicio de transporte prestado Normatividad cumplida Mantenimiento realizado

Comunidad universitaria

Comunidad Universitaria Directivos Bienestar Universitario Dems dependencias que organicen eventos

Identificacin de necesidades de seguridad Denuncia o informacin de hurto u otros hechos delictivos Necesidad de Escolta Programacin de eventos especiales en el campus

SERVICIO DE SEGURIDAD

Plan y programa de seguridad Informe preliminar de los hechos a las autoridades e instancias competentes Servicio de escolta prestado Servicio de seguridad en eventos prestado

Comunidad Universitaria Seccin de inventarios y Almacn Control interno y disciplinario Directivos Comunidad Universitaria

Docentes Personal administrativo Registro

Solicitud de equipos, materiales audiovisuales y/o salones multimedia Solicitud de impresin o copiado Solicitud de aulas informticas y/o equipos de cmputo

APOYO LOGSTICO A LA ACADEMIA

Prstamo de Equipos, materiales audiovisuales y/o salones multimedia Material impreso o copiado Programacin de aulas informticas

Docentes Estudiantes Personal administrativo

REQUISITOS APLICABLES INTERNOS EXTERNOS

Resolucin 1018 del 23 de agosto de 2007 Ley 769 de 2002 Resolucin 3500 de 2005 Acuerdo 20 de 2004 (Creacion de la Divisin) Resolucin 299 de mayo de 1985 (Prohibicin de las ventas ambulantes) Acuerdo 94 de 1996 (Define como falta grave la venta ambulante) Normas de gestin seguridad de Supervigilancia, DAS y entidades competentes Cdigo de polica Ley de Causas menores Legislacin laboral (Horas extras) Estatuto de vigilancia y seguridad privada Decreto ley 356 de 1994 Estatuto personal administrativo CSU, titulo Iv, programa de capacitacin laboral articulo 14 Resolucin 025 de 2007 del consejo de sede Acuerdo 20 de 2004,articulo 5 Acta 020 de 2005 del consejo de sede

INDICADORES
Servicio de seguridad Nmero de Hurtos de Bienes Muebles de la Universidad. Nmero de Hurtos de Bienes propiedad de Terceros Nmero de Sistemas de Seguridad instalados en Edificios tales como Alarmas, CCTV ,Control de Acceso, Video y Citofona Nmero de Estudios de seguridad fisica y planes de contingencia y Estudios con dimensin tcnica efectuados Cantidad de personas que fueron entregadas a las autoridades por delitos cometidos dentro del Campus Cantidad de eventos y/o actividades de la Universidad, atendidos por la D.V.S. Cantidad de sustancias alucionogenas en gramos, incautadas y entregadas a las autoridades competentes Cantidad de bienes recuperados propiedad de la Universidad Cantidad de bienes recuperados propiedad de terceros Administracin de medios de transporte Nmero de Solicitudes de Servicio de Transporte Recibidas Cantidad de solicitudes de servicios de Transporte atendidas Cantidad de solicitudes de servicios de Transportes canceladas por los docentes Nmero de solicitudes de servicios de Transporte canceladas por la Seccin de Transportes Costo de repuestos vehculos Seccin Transportes Costo de repuestos vehculos Directivos Costo mantenimiento vehculos Directivos Costo mantenimiento de vehculos Seccin Transportes

CDIGO REGISTRO

NOMBRE DEL REGISTRO

CDIGO DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO

FECHA 08-08-08

VERSION No. 0.0

DESCRIPCIN DE CAMBIO ORIGINAL

ELABOR: NODO BOGOT CARGO: Analistas de procesos UN SIMEGE FECHA: 01-04-08 hasta 15-06-08

REVIS: COMIT TCNICO SIMEGE CARGO: Coordinadora general, Asesores, Analistas FECHA: Desde 15-06-08 hasta 15-07-08

APROB: DIVISIN DE ESPACIOS FSICOS DIVISIN DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD CARGO: Jefe FECHA: Desde 15-07-08 hasta 15-08-08