Instituto de Diagnstico y Referencia Epidemiolgicos

Instructivo para el Envo y Recepcin de Muestras Forneas

Propsito del Instructivo

1. Homogeneizar los procedimientos de identificacin, etiquetado, documentacin y embalaje para asegurar la adecuada conservacin y transporte de las muestras que se envan al InDRE.

Fases para el envo de muestras

1. Identificacin 2. Embalaje 3. Etiquetado 4. Documentos para envo de muestras

Descripcin de las fases 1. Identificacin

La identificacin de la muestra se realiza por medio de una etiqueta que debe adherirse al recipiente primario en la que se anota en forma clara y legible, la informacin bsica siguiente: Nombre o clave del paciente: es el nombre y apellidos completos del paciente al que se le tom la muestra contenida en el recipiente que debe coincidir con el que aparezca escrito en el formato nico del InDRE Para el caso de los pacientes con VIH/SIDA no se escribe el nombre del paciente, en su lugar se utiliza una clave determinada por la unidad de salud en la que se hace la toma de la muestra.

Sexo: Se debe anotar masculino (M), femenino (F) o no especificado (NE) del paciente al que se le tom la muestra.

Edad: es la edad, en aos, del paciente al que se le tom la muestra.

Fecha de toma de muestra: es el da, mes y ao (en este orden) en el que se tom la muestra.

Ejemplos de etiquetas con los datos bsicos

De ser posible, se podrn incluir otros datos como: lugar de procedencia de la muestra que es una clave de la unidad de salud en donde se realiz la toma, y la fecha de inicio de sntomas que es el da, mes y ao en que se presentaron los primeros sntomas del padecimiento que presuntamente afecta al paciente. La inclusin de datos adicionales estar sujeta al tamao del recipiente primario, y por lo tanto de la etiqueta que llevar adherida. Las muestras se recibirn en el InDRE para su procesamiento siempre y cuando la identificacin de las mismas contenga con claridad la informacin bsica establecida.

2. Embalaje
La formas y procedimientos de embalaje que se describen, se elaboraron tomando como referencia los siguientes documentos y normas oficiales mexicanas: Organizacin Mundial de la Salud. Gua para el transporte seguro de substancias infecciosas y especimenes diagnsticos. OMS - Divisin para la Vigilancia y el Control de Enfermedades Emergentes y otras Enfermedades Transmisibles, Ginebra, 1997. Norma Oficial Mexicana NOM-051-SCT2/1995, Especificaciones especiales y adicionales para los envases y embalajes de las substancias peligrosas de la divisin 6.2 agentes infecciosos. Norma Oficial Mexicana NOM-003-SCT/2000, Caractersticas de las etiquetas de envases y embalajes destinadas al transporte de sustancias, materiales y residuos peligrosos. La Gua de la OMS y las normas oficiales mexicanas consultadas son congruentes entre s en cuanto a los procedimientos y formas del embalaje.

Para fines de los servicios que ofrecen los LESP y el InDRE y, con el propsito de tener una referencia de fcil reconocimiento entre el personal tcnico y administrativo, se le llamar Sistema Triple Bsico de Embalaje al que se describe en este documento. Las muestras enviadas para diagnstico de rabia no debern incluir ninguna otra muestra para un diagnstico diferente, por el riesgo que esto implica

Sistema Triple Bsico de Embalaje

Recipiente primario
El espcimen para diagnostico (material humano o animal que puede ser sangre o sus componentes, excretas, tejidos o fluidos tisulares) debe depositarse en un recipiente hermtico: tubo, frasco, u otros con tapa de rosca FIG. 1 a prueba de filtraciones, que se colocarn en gradillas o con separadores que funcionarn como amortiguadores FIG. 2 Ejemplo de recipientes primarios

FIG. 1

FIG. 2

Recipiente secundario
Los recipientes primarios uno o varios se colocan en un segundo recipiente tambin hermtico, a prueba de filtraciones, con objeto de proteger el (los) recipiente(s) primario(s). Si se colocan varios recipientes primarios se debe usar suficiente material amortiguador y absorbente para proteger a todos los recipientes primarios y evitar que choquen entre ellos. No olvidar que dentro de estos recipientes se colocarn refrigerantes para mantener las muestras entre (4 8 C) cuando as se requiere. Ejemplos de recipientes secundarios

FIG. 3

Los recipientes secundarios deben llevar las etiquetas de: Riesgo biolgico, Riesgo secundario (segn caso), Datos del laboratorio al que van referidos Datos de orientacin Seal de orientacin

Paquete externo de envo

El o los recipiente(s) secundario(s) se coloca(n) en un Paquete externo de envo que protege su contenido de los elementos externos del ambiente, a fin de evitar posibles daos fsicos y filtracin de agua, mientras se encuentra en trnsito. NOTA: Los LESP debern enviar al InDRE los siguientes documentos que identifican y describen las muestras a) Oficio de solicitud de diagnstico b) Formato nico de Envo de Muestra Biolgica, c) Resumen de Historia Clnica y d) Ficha de depsito Estos documentos debern adherirse a la parte interior del Paquete externo de envo. Es importante que los documentos primero se introduzcan en un sobre de plstico para protegerlos.

El Paquete externo de envo debe llevar las siguientes etiquetas: Riesgo biolgico Riesgo secundario (segn caso) Datos del remitente Etiquetadodestinatario o Datos del receptor Seal de orientacin Ver seccin Etiquetado

El recipiente primario que contiene la muestra debe llevar la etiqueta propia que cada LESP adhiere. Los datos bsicos, como ya se mencion en la seccin Identificacin de ste Manual, deben aparecer de forma legible El recipiente secundario y el paquete externo deben portar las indicaciones necesarias en relacin al riesgo biolgico que representan las muestras y, en su caso, otro tipo de riesgos secundarios (sobre todo para el caso de muestras enviadas y mantenidas a bajas temperaturas con nitrgeno lquido o hielo seco). Asimismo, deben incluirse etiquetas indicando los datos tanto del remitente como del receptor de las muestras. Si el paquete externo contiene ms de un recipiente secundario, se debern indicar tambin los datos de cada laboratorio del InDRE al que ser remitido cada uno de los recipientes. Esto ltimo implica que no se deben mezclar las muestras para diferentes laboratorios en un mismo recipiente secundario para evitar contaminacin, retraso del diagnstico o prdida. La norma oficial mexicana referente al etiquetado de paquetes cuyo contenido conlleva alguna clase de riesgo es la: NOM-003-SCT/2000, Caractersticas de las etiquetas de envases y embalajes destinadas al transporte de sustancias, materiales y residuos peligrosos. Con base en esta norma se indican los requerimientos necesarios de etiquetado de recipientes secundarios y paquetes externos que contengan muestras biolgicas.

Etiquetado de recipiente secundario

Los recipientes secundarios deben contener muestras para ser procesadas en un solo laboratorio. En estos casos debern colocarse en la parte externa del recipiente secundario los siguientes tipos de etiquetas:

a. Etiqueta de Riesgo Biolgico para Sustancias Infecciosas. La figura muestra las caractersticas de la etiqueta de Riesgo Biolgico: DIVISIN 6.2 Sustancias infecciosas, la mitad inferior de la etiqueta podr llevar las leyendas: "SUSTANCIA INFECCIOSA" y "EN CASO DE DAO, DERRAME O FUGA, AVSESE INMEDIATAMENTE A LAS AUTORIDADES SANITARIAS". Smbolo: tres medias lunas sobre un crculo negro. Fondo blanco, cifra "6" en el ngulo inferior.

b. Etiqueta de Riesgo Secundario, en su caso. b. Si las muestras deben conservarse a baja temperatura con hielo seco (dixido de carbono slido), se debe incluir el siguiente tipo de etiqueta, que simboliza la existencia de riesgo secundario. (ver en: etiquetado de paquete externo)

DIVISIN 9 Smbolo: 7 franjas negras verticales en la mitad superior. Fondo: blanco. Cifra "9" subrayada, en el ngulo inferior podr llevar la leyenda "VARIOS".

En caso de utilizar nitrgeno lquido como refrigerante, se podrn utilizar cualquiera de los siguientes tipos de etiquetas:

DIVISIN 2.2 Smbolo (bombona) negro o blanco. Fondo: verde. Cifra "2", en el ngulo inferior podr llevar la leyenda "GAS NO INFLAMABLE".

Etiqueta con los datos del laboratorio del InDRE al que vayan dirigidas las muestras. Los datos deben llenarse con letra legible, para evitar confusiones.

Remitente:____________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ Destinatario:_________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ Tipo(s) de Muestra(s):________________________________ ________________________________________________ Procedencia de la Muestra:__________________________ ________________________________________________ Microorganismo(s) por confirmar:___________________ ________________________________________________
d. Etiqueta para Orientacin del paquete.

Etiqueta para orientacin del embalaje o sobre-embalaje (la direccin de la flecha indica que lado va hacia arriba) cuando contengan sustancias peligrosas lquidas. Smbolo: dos flechas de color rojo sobre una lnea horizontal en un recuadro del mismo color o dos flechas en color negro sobre una lnea horizontal del mismo color sin recuadro. Fondo: contrastante, dimensiones mnimas: 74 mm X 105 mm.

Etiquetado del paquete externo

El paquete externo contendr el(los) paquete(s) secundario(s) para su envo a los laboratorios del InDRE. Debern colocarse los siguientes tipos de etiquetas en la parte externa del paquete: a) Etiqueta de Riesgo Biolgico para Sustancias Infecciosas. (ver etiquetado de recipientes secundarios) b) Etiqueta de Riesgo Secundario, en el caso de que las muestras sean conservadas a baja temperatura con hielo seco (dixido de carbono slido) o nitrgeno lquido. (ver etiquetado de recipientes secundarios) c) Etiqueta con los datos del laboratorio del InDRE al que se dirigen las muestras. Los datos deben de llenarse con letra legible para evitar confusiones.

Remitente:_____________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ Destinatario:__________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________

d) Etiqueta para Orientacin del Paquete. (ver etiquetado de recipientes secundarios)

Etiqueta adicional para transporte areo.

Mercancas peligrosas en cantidades exentas, se imprime con letras negras en fondo blanco y el borde en color rojo. Dimensiones mnimas 100 mm X 100 mm

Dimensiones de las etiquetas: Las etiquetas debern considerar las dimensiones mnimas establecidas por la normatividad, como se muestra a continuacin:

NMERO DE TIPO O CLASE DE RIESGO

En el caso de que las dimensiones mnimas de la etiqueta sobrepasen el tamao del paquete o recipiente, se podrn reducir sus dimensiones para que puedan colocarse correctamente. Todas las etiquetas debern colocarse en un lugar visible del paquete o recipiente, y de tal manera que se evite su desprendimiento. Asimismo, se deben colocar adecuadamente para evitar que se decoloren y rasguen.

Documentos para envo de muestras biolgicas

La recepcin, registro y distribucin de las muestras biolgicas a los diferentes laboratorios del InDRE depende, en gran medida, de la adecuada toma, identificacin, embalaje y llenado correcto de los formatos oficiales que los Laboratorios Estatales de Salud Pblica deben remitir al InDRE. Los documentos bsicos para la recepcin de muestras biolgicas para el servicio de diagnstico en el InDRE son los siguientes.
1. Oficio de Solicitud de Diagnstico y, en su caso, anexar la relacin de muestras 2. Formato nico de Envo de Muestra 3. Resumen de la Historia Clnica del Paciente 4. Ficha de Depsito Bancaria

Descripcin de los documentos

1. Oficio de Solicitud de Diagnstico Los oficios que remitan los LESP al InDRE deben contener, por lo menos, los siguientes datos:
Remitir el oficio al Director General Adjunto del InDRE, con atencin al rea de Recepcin de Muestras Describir en forma clara el (los) diagnstico (s) solicitado(s) Mencionar el nmero de muestras que se remiten por tipo de diagnstico Incluir en el oficio o anexar al oficio la relacin de las muestras (Especificar el nombre o clave del paciente) Motivo del envo (Diagnstico o Control de Calidad) Papelera oficial u hojas membretadas

2. Formato nico de Envo de Muestras Biolgicas (F-REM-01) y Formato nico de Muestras Entomolgicas (F-REM-02) Muestras. Entomolgicas
Elaborar un Formato por cada muestra biolgica Llenar el Formato con todos los datos requeridos para realizar el diagnstico Llenar el Formato con letra legible Nota: Con base en los procedimientos de cada laboratorio del InDRE, los formatos que no cuenten con todos los datos, sern rechazados. En el caso de que las dimensiones mnimas de la etiqueta sobrepasen el tamao del paquete o recipiente, se podrn reducir sus dimensiones para que puedan colocarse correctamente. Todas las etiquetas debern colocarse en un lugar visible del paquete o recipiente, y de tal manera que se evite sus desprendimiento . Asimismo, se deben colocar adecuadamente para evitar que se decoloren y rasguen.

ESTA DO

SU

NIDO S ME X

OS AN IC

F-REM-01

ESTA DO

SU

NIDO S ME X

OS AN IC

F-REM-06

3. Resumen de la Historia Clnica del Paciente

El resumen de la Historia Clnica del paciente constituye un instrumento fundamental para realizar el diagnstico por laboratorio del padecimiento que, clnicamente, ha determinado el mdico tratante de la unidad de salud que remite la muestra. Para realizar un diagnstico por laboratorio, tanto el Formato nico de Envo de Muestra como el Resumen de la Historia Clnica, son documentos complementarios que permiten orientar el curso de accin y los procedimientos tcnicos que realizar el laboratorio correspondiente. El trabajo que realizan los laboratorios que integran el InDRE se basa, en gran medida, en la adecuada elaboracin de los documentos tcnicoadministrativos descritos en este apartado. Por ello, resulta relevante insistir en el adecuado llenado de los mismos y, en particular, del resumen de la historia clnica. Si bien, los LESP fungen como receptores de los resmenes de las historias clnicas que elaboran las unidades de salud, es conveniente que difundan entre ellas, a travs de estrategias estatales acordes a cada contexto, su adecuado llenado y, sobre todo, que la letra sea legible y que no se omitan datos. Al respecto, y derivado de la norma oficial mexicana NOM-168-SSA1-1998, se transcriben los incisos 6.4.1, 6.4.2 y 6.4.3 referente a los datos bsicos para la elaboracin del resumen de la historia clnica del paciente:

6.4.1. Establecimiento que enva; 6.4.2. Establecimiento receptor; 6.4.3. Resumen clnico, que incluir como mnimo: I. Motivo de envo; II. Impresin diagnstica ; III. Teraputica empleada, si la hubo. En el caso del diagnstico molecular de mengitis por enterovirus es necesario enviar resumen clnico bien detallado y el formato nico para el envo de muestras biolgicas. En el caso del diagnstico molecular de citomegalovirus en muestra de sangre es necesario enviar resumen clnico bien detallado y el formato nico para el envo de muestras biolgicas.

3. Ficha de Depsito Bancaria Finalmente, la documentacin para recibir muestras en el InDRE se complementa con la Ficha de Depsito Bancaria, de la cual los Laboratorios Estatales de Salud Pblica deben enviar, de preferencia, la copia original.

En caso de que el rea administrativa del LESP requiera la ficha de depsito original para las comprobaciones a que haya lugar, deber enviar una copia fotosttica de la misma. Es importante que la ficha de depsito bancaria sea legible, por el importe exacto y siempre aparezcan los siguientes datos para la facturacin:
Lugar y fecha del depsito Sello del banco Cantidad pagada segn tabulador vigente Nombre del paciente Tipo de estudio solicitado Datos de facturacin (Registro Federal de Causantes del LESP o de los servicios de salud en el estado) NOTA: Con la finalidad de ofrecer un mejor servicio a la poblacin usuaria, es importante que los LESP remitan la ficha de depsito bancaria, de lo contrario sern motivo de rechazo. En muchas ocasiones la falta del depsito ocasiona que la entrega de resultados se atrase, an cuando los laboratorios los hayan entregado en tiempo al rea de Recepcin de Muestras del INDRE.

CAUSAS FRECUENTES DE RECHAZO DE MUESTRAS La calidad de las muestras junto con la informacin que la acompaa es importante para asegurar la confiabilidad de los resultados, por ello, es importante que los Laboratorios Estatales de Salud Pblica cumplan con los requisitos establecidos en este Manual para cada diagnstico en el envo de muestras, ya que de lo contrario se rechazarn.

En caso de rechazo definitivo el InDRE emitir el formato F-REM-03 indicando la o las causas del rechazo.
O
SU
NIDO S ME X

SECRETARA DE SALUD SUBSECRETARA DE PREVENCIN Y PROTECCIN DE LA SALUD CENTRO NACIONAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA INSTITUTO DE DIAGNSTICO Y REFERENCIA EPIDEMIOLGICOS
Prol. Carpio 470. Col. Sto. Toms Mxico, D.F 11340 Telfono: 53-42-75-50 Ext. 266 y 380 Fax: (01-55) 53-42-12-30, 53-41-11-68, 53-41-32-64

IC

E S TA D

FORMATO DE RECHAZO DEFINITIVO DE MUESTRAS

1.- DATOS DEL REMITENTE
Nombre y cargo del remitente: Dependencia: Calle: Colonia: Nm. oficio: Tel / Fax: Laboratorio: No. Ext: Delg. / Mpio: Nm. Int: C.P.

2.- DATOS DEL RECHAZO DE LA(S) MUESTRA(S) Fecha de rechazo de la(s) muestra(s):

3.- RELACIN DE MUESTRA(S) RECHAZADA(S) Nm. registro InDRE

Nom bre del paciente / nmero de registro

AN
OS

F-REM-03

Fecha de recepcin InDRE Fecha de recepcin del Laboratorio 1 2 3 4

Tipo de Estudio muestra solicitado

Criterios de Rechazo
1 2 3

Observaciones

Nombre y firma del Responsable 4.- CAUSAS DE RECHAZO

1.- CALIDAD DE LA MUESTRA 1.1 Envase inadecuado 1.2 Envase roto 1.3 Laminilla Rota 1.4 Temp.inadecuada (especifique) 1.5 Suero-Plasma lipm ico 1.6 Suero-Plasma hemolizado 1.7 Cantidad insuficiente 1.8 Muestra contaminada (especifiqu 1.9 Muestra inadecuada (especifique 1.10 Muestra en estado putrefacto 1.11 Muestra derramada 1.12 Muestra sin identificacin 1.13 Otra (especifique) 2.2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9

Laboratorio que rechaza

ADMINISTRATIVAS 3.- CLNICO EPIDEMIOLGICOS Sin solicitud original de estudio 3.1 Cuadro clinico (Def. de caso) Solicitud original de estudio incomplet 3.2 Tiempo de evolucin Sin formato nico del InDRE 3.3 Factores de riesgo (esp.) Formato nico del InDRE incompleto 3.4 Das de trnsito Sin ficha de depsito y/o pago 3.5 Otra (especifique) Sin historia clnica Historia clnica incompleta Sin formato de encuesta No concuerda nmero de muestras con el oficio 2.10 No concuerda datos del oficio con la muestra (nombres) 2.11 Falta de convenio institucional 2.12 Otra (especifique)

d D

La causa especfica de rechazo temporal se notificar en formato F-REM-04

ESTA DO

UN

IDOS ME

X
IC

SECRETARA DE SALUD SUBSECRETARA DE PREVENCIN Y PROTECCIN DE LA SALUD CENTRO NACIONAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA INSTITUTO DE DIAGNSTICO Y REFERENCIA EPIDEMIOLGICOS
Prol. Carpio 470. Col. Sto. Toms Mxico, D.F 11340 Telfono: 53-42-75-50 Ext. 266 y 380 Fax: (01-55) 53-42-12-30, 53-41-11-68, 53-41-32-64

FORMATO DE RECHAZO TEMPORAL DE MUESTRAS

1.- DATOS DEL REMITENTE
Nombre y cargo del remitente: Dependencia: Calle: Colonia: Nm. oficio: Tel / Fax: Laboratorio: No. Ext: Delg. / Mpio: Nm. Int: C.P.

2.- DATOS DEL RECHAZO DE LA(S) MUESTRA(S) Fecha de rechazo de la(s) muestra(s):

3.- RELACIN DE MUESTRA(S) RECHAZADA(S) Nm. registro InDRE

Nombre del paciente / nmero de registro

ENVIAR ANEXO A ESTE FORMATO LA INFORMACION REQUERIDA PARA PROCESAR LAS MUESTRAS
Nombre y firma del Responsable

4.- ESPECIFIQUE CAUSAS DE RECHAZO TEMPORAL

OS AN

F-REM-04

Fecha de recepcin InDRE Fecha de recepcin del Laboratorio 1 2 3 4

Tipo de muestra

Estudio solicitado

Laboratorio que rechaza

t T

Excepcionalmente se aceptarn muestras con falta de algn documento de aquellos pacientes que por su situacin de salud sea necesario efectuar el diagnstico. Se dar un plazo mximo de siete das para recibir la informacin faltante. Los casos ms frecuentes son: Cuando la gravedad del paciente dificulte la toma de muestra Por el tiempo de evolucin de la enfermedad Inaccesibilidad geogrfica del paciente Toma de muestra de lquido cefalorraqudeo Cuando la tcnica para la obtencin de la muestra es traumtica. Esta situacin nicamente se podr aceptar bajo la autorizacin del responsable y aplicar solo en caso de muestras para diagnstico.

CAUSAS FRECUENTES DE RECHAZO DE MUESTRAS

1.- CALIDAD DE LA MUESTRA 1.1 Envase inadecuado 1.2 Envase roto 1.3 Laminilla Rota 1.4 Temperatura inadecuada 1.5 Suero-Plasma lipmico 1.6 Suero-Plasma hemolizado 1.7 Cantidad insuficiente 1.8 Muestra contaminada 1.9 Muestra inadecuada 1.10 Muestra en estado putrefacto 1.11 Muestra derramada 1.12 Muestra sin identificacin

2.- ADMINISTRATIVAS 2.1 Sin solicitud original de estudio 2.2 Solicitud original de estudio incompleta 2.3 Sin Formato nico del InDRE 2.4 Formato nico del InDRE incompleto 2.5 Sin ficha de depsito bancario 2.6 Sin historia clnica 2.7 Historia clnica incompleta 2.8 No concuerda nmero de muestras con el oficio 2.9 No concuerda datos del oficio con la muestra (nombres) 2.10 Falta de convenio institucional

3.- CLINICO EPIDEMIOLOGICOS 3.1 Cuadro clnico 3.2 Tiempo de evolucin 3.3 Factores de riesgo 3.4 Das de trnsito

InDRE / Instructivo para la Toma y Envo de Muestras Biolgicas para Diagnstico y Control de Calidad

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN DE MUESTRAS BIOLGICAS FORNEAS

Resumen

Instituto de Diagnstico y Referencia Epidemiolgicos (InDRE)

Laboratorio Estatal de Salud Pblica Recepcin de Muestras Biolgicas Recursos Financieros Verifica ficha Elabora factura Recibe paquete Enva paquete con muestras biolgicas y documentos: Cada muestra debe embalarse por separado de acuerdo al tipo de diagnstico que se solicite Documentos que deben anexarse: o o o o Oficio de solicitud de estudio Formato nico de Envo de Muestras Biolgicas Resumen de historia clnica Ficha de depsito Verifica documentos Enva ficha de depsito al rea de recursos financieros Captura informacin del Formato nico en la base datos Solicita al laboratorio responsable que acuda a recoger el paquete de muestra biolgica Recoge paquete y verifica: Estado y caractersticas de la muestra. o Revisa datos de la muestra. Que correspondan al oficio, historia clnica y rotulacin del envase. Rechaza o procesa muestra Reporta resultados, imprime, firma y enva a Recepcin de Muestras junto con los documentos (Formato nico de envo de muestras, oficio e historia clnica) o Laboratorio

Recibe resultados

Recibe resultados y documentos Enva resultados va fax y/o mensajera al Laboratorio Estatal de Salud Pblica solicitante