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全程软 件 – 您的 电子 商务 部、 网络 技术 部
全程软 件一 体化 文档 —客 户服 务系 统
解决方 案
全程 软件
2007 年 4 月
全程商务 —您的电子商务部、网络技术部
专业技术、专业精神-- 全心全意全程服务
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目 录
一、前言............................................... ......................3
二、系统实现目标................................... ..........................4
三、整体设计框架................................... ..........................5
3.1. 软件设计................................................................................................................................5
3.2. 软件支撑环境........................................................................................................................5
3.3. 系统的可扩展性,与其它系统接口的设置........................................................................6
3.4. 系统对业务、流程的优化功能............................................................................................6
四、系统模块介绍................................... ..........................8
4.1 客户管理...............................................................................................................................10
4.2 业务知识管理.......................................................................................................................11
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卓越 技术 全 程服 务
全程软 件 – 您的 电子 商务 部、 网络 技术 部
4.3 客户所购产品管理...............................................................................................................12
4.4 日常工作...............................................................................................................................13
4.5 备件库管理........................................................................................................................13
4.6 维修历史管理....................................................................................................................14
4.7 呼叫中心..............................................................................................................................14
4.8 客户服务管理.......................................................................................................................15
4.9 服务工资结算管理...............................................................................................................17
4.10 系统管理.............................................................................................................................17
五. 总体规划........................................ ........................19
一、前 言
全程一体化售后服务管理系统是为企业提供从客户来电到客户档案查询、客户服务跟踪、
维护维修记录、备件库管理、质量跟踪、内部工作协同的全程服务一体化管理系统。为企业提
供一个高效统一的客户售后服务管理平台和内部服务质量跟踪的信息渠道。同时也能大力推
动公司客户服务满意度,提高企业的服务水平和服务信息化综合管理水平。
二、系 统实 现目 标
建设统一的客户档案、全面记录客户购买产品、维护维护历史、服务质量跟踪的统一信息
平台。
实现服务过程自动化,从客户来电到安排服务人员,检索维修维护所需设备配件库及
服务收费、服务调查达到一体化售后服务管理平台的目的;
实现易用稳定、可靠、安全的一体化售后服务协同办公系统。
建成统一标准的客户信息档案数据库,实现客户服务信息的充分共享安全保护;
实现信息传递、交换、处理的电子化;
工作,数据信息共享,工作协同的目的;
内部资源信 息的共享 平台
实现内部客户信息、配件信息数据的统一管理,以及安全权限控制的查询检索环境,为
企业提供快捷、灵活、安全的信息数据库共享机制;
文档、资料和其他信息的全面管理和共享,为企业提供信息知识库全面管理环境。
三、整 体设 计框 架
3.1 . 软件 设计
的安全性,整个系统具有极佳的安全性,可以对于数据库及其单元级的文档进行详尽的权
限控制。而且系统本身也有独立的模块权限控制,可以更加细致地进行人员权限的控制,保
证了系统的可用性和安全性。同时,优良的系统本身也保证了强大的数据库连接能力,能够
在复杂的多数据库中完成连接和互相操作、转化等交互功能。
3.2 . 软件 支撑环 境
浏 览 器 运 行 , 客 户 端 不 需 安 装 和 维 护 。 系 统 后 台 集 成 了 Microsoft 产 品 , 包 括 2000
系统具有充分的可扩充性、采用开放的思想,COM+软件组件化技术、三层结构。
统进行整合实现数据交换共享。
3.3.3 支持嵌入式全程商务系统软件(OA/CRM/HR/DRP/SMS)。提供基于呼叫中心硬
件设备的二次开发;
3.4.1 全面的一体化客户服务管理
A.系统全面嵌入公文流转引擎,支持业务分派、审核流程,实行业务数据的高效协同处理,
提高工作实效性,衔接企业内部断层。
B.系统具有很强的客户资源管理功能,能够快速地访问一个完整的客户描述,包括客户
业务联系历史资料,从而可以更加灵活自如地处理客户关系。
C.系统能够使企业服务人员更加容易地处理日常事务,解放人力资源(系统自动安排服
务人员工作),并充分利用客户资料和增强客户业务服务,改善客户关系、提高客户忠诚度、
最终达到增加利润的目的。
3.4.2 多级组织机构,适合集团化应用
支持企业多机构组织划分功能。适合用有多级组织结构的单位使用,按照组织机构的分层次
管理,下属各子单位也有自己相对独立的统一平台系统,形成在大集团统一应用下又有小
集团的个性化应用,符合集团化企业管理的实际需要。
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3.4.3 灵活的日常工作管理
日常工作包含:工作日记、事物安排提醒:可用于个人工作管理、团队计划的管理。可以通过
日历进行查看安排好的各种服务事项,同时还提供了时时提醒功能;各部门领导可对属下
的员工进行工作安排,查看员工工作完成的情况;通过层级工作安排能实时监督工作完成
状况,极大提高工作效率。
全程售后服务一体化系统
四、 系 统 模 块 介 绍
客户维护反馈
客户所购产品 保养百问百答 工作日志 来电受理 备件库预警提示 外出服务统计
客户关怀回访
返修汇总分析 即时沟通 来电统计分析 工资对帐统计
联系历史管理
客户维护提醒
联系人管理 作业指导
服务统计分析
系统管理
人员设置
部门机构
角色、权限设置
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卓越技 术 全程 服务
全程 软件 – 您 的电 子商 务部 、网 络技 术部
4.1 客户管 理
客户资料管理(Customer Info)
客户资料管理是系统的基础模块,它集中管理客户的各种资料及其关联信息,为系统
的其他模块提供信息服务。初期可以将每位客户的联系信息完整资料登记入内。
基本客户资料:包括客户代码、客户名称、分类等二十多个客户的基本信息。
联系人信息:登记每个客户所有的联系人,包括人员代码、人员姓名、部门、电话、
电子邮件等信息。
客户分类:对客户可以进行类别、类型管理,如现有客户,重点客户、大客户、小客
户、合作伙伴等。
客户联系信息:收集、整理并纪录与客户所发生的电子邮件、传真、往来信函、会谈、
活动等客户交流信息。
客户相关业务管理(Customer-related Business)
管理与客户可能发生的业务,使客户与企业的业务和产品关联,收集和整理与此客户
相关的所有业务信息,业务信息可以涉及到每一项业务的具体情况。
记载每一客户与本企业发生的每一笔业务,记载其发生时间、发生内容、企业内部处理
人、发生的金额等内容,并提供相关的查询。
客户跟踪管理是对每次业务联系中,与客户联系的情况进行跟踪。可以对跟踪情况进行
记录;对业务人员的活动做提醒设置;业务负责人可以随时将项目做移交;对已成交业务
的收款情况及交货情况或记录,并可以提醒业务人员收款;提供多种统计分析功能,对销
售业绩分类统计,对每位业务人员的销售业绩及指标完成情况做统计等等。
新增业务:可以登记每一项新业务/项目。登记业务名称、业务编号、客户名称(直
接从客户资料中选取,其它有关客户的资料都会自动调入)、立项日期等许多业务
信息进行登记。
联系活动:安排和记录业销售人员与客户联系的所有情况。业务人员可以根据客户
的重要程度确定与其联系的频度,事先安排联系活动(如打电话、发邮件、拜访
等),并记录每次联系结果。
预约提示:可以对重要事件设置预约时间、主题和提醒的对象,到时候就会有邮件
通知。
邮件传真:记录所有的往来邮件和传真。
业务移交:当业务人员离开或业务范围调整,可以将项目移交给别的业务人员,
继续跟踪此业务的所有情况。
业务催办:领导可以及时查看到各业务的进展情况,还可以对某一项业务进行催
办,相关的业务人员在电子邮箱或在工作日志中就会收到通知。
该组件可执行 CTI,它是客户与其供应商联系的通路。它的设计目标是使客户能够对自
己的问题加以日志式的记录并予以解决。客户关怀包含的特性有:联系人管理、动态客户档
案,任务管理以及基于规则解决关键问题的方案。同时,客户关怀还能与服务的知识产品集
成在一起,这样就可对信息进行编辑、存储和管理以检索问题答案或解决方案。
客户投诉( Custo mer Comp lain ing)
记录客户投诉的情况(包括客户名称、投诉分类、投诉对象等),然后将此投诉转交责
任部门/人员处理(转交前还可提交领导批阅),有关人员记录受理情况。
4.2 业务 知识管 理
业务知识管理:具有保管公司内的各项业务百问百答、iso 文档、规章制度、工作流程等
等综合信息库的功能。 具有权限的用户可阅览保存在知识信息库的资料,可共享信息。知识
信息库可自定义类别, 可根据每种类别的设定指定客户。知识信息库的管理者可指定用户
只对个别类别的信息进行创建和阅览,无此权限的客户不能阅览知识库的文件。
主要功能有:知识信息库设置、信息库查询、权限管理等。
公共信息库、知识信息库界面功能如图:
系统集中对公司所有客户购买的产品进行管理, ,只是在表格中补充工程部分信息即可 ,安
装合同数据可开发给全体部门共享,系统提供合同的打印功能。主要功能模块有:
维修服务管理:内容包括维修服务登记、维修服务管理、维修服务到期提警;
4.4 日常工 作
2) 包括日程安排、事务提醒、个人通讯录、工作日记、邮件管理模块。
日程安排: 日程安排可以用于个人时间管理、团队计划管理。可以通过日历进
行查看安排好的各种行程,同时还提供了时时提醒功能。各部门的领导可对属
下的员工进行工作安排,查看员工工作完成的情况。通过层级工作安排能实时
监督工作完成状况,极大提高工作效率。
事务提醒:您可将不定期事件,如重要的业务约会等,及定期事件,如重要
客户的生日等事件,进行提前提醒设定。到时,系统会自动弹出提醒窗口来提
醒您! 提醒事件的具体内容:提醒标题:提醒事件标题,提醒时间:可精
确到分钟,提醒内容:具体提醒事件的描述,提醒类型:每小时、每天、每 星
期、每月、每年。
个人通讯录:可编辑个人亲朋好友的电话,电子邮件,网址等通讯资料。功能
包括新增、编辑、删除查询等,每个人只能看到自己的名片集及共享的名片集,
对于输入重复的名片还给予提示警告。
工作日记:个人工作日记本,可以记录每日、每月工作日记、工作计划、工作总
结,可以自定义设置日记类型并可以将写好的工作日记发送到指定人员,便
于领导安排工作和察看工作进度。
邮件管理:设置个人邮局,通过 OA 系统进行收取,功能有:收件箱、发件箱、
草稿箱、邮件系统设置。
4.5 备件库 管理
维修备件库管理:建立公司统一的备件库档案,所有备件的出入库及调拨单按流
程进行审批通过,包括备件的出入库和库存管理;
库存备件信息查询预警:所有备件按二级分类进行管理查询,并可设置库存预警
提示,例如最低库存提醒、规定库存量提醒等;
4 .6 维修历 史管理
功能包括:设备维修档案管理、维修费用管理、维修查询统计及常见维修问题解决
方法知识库管理等;
维修档案管理:为每种维修的设备建立相关的维修档案,内容包括:近期维修工
程、新增档案、维修管理、维修记录、维修预警提示;
维修费用管理:建立维修收款单来录入每笔维修款的收款情况,内容包括;收款
登记、已收帐款、应收帐款、财务统计分析并生成相应的分析图表。
维修查询统计:包含对维修设备档案、设备维修记录、维修帐款的统计查询;
常见维修问题解决方法知识库管理:这部分放在知识库模块中,并可按人员角色
划分资料查看权限管理
4.7 呼叫 中心
智能语音平台(PowerTeleV)
智能语音平台包含如下模块:语音录放、传真处理、语音信箱、呼叫数据生成、通信软
件、自动拨号、会议模块、智能路由等。该模块提供客户呼叫的语音接入能力。
电话管理(Telephony Manager)
应(IVR)平台的集成。此外,TelephonyManager 还提供智能电话路由、动态代理屏幕提示、
警告传送(语音电话和代理屏幕数据传送),以及一些先进的管理特性。在该组件中包含的
是行动管理和预测拨号功能。
电话呼入呼出管理(Telephony Utility)
受理子系统
投诉处理子系统
信息交互、管理子系统
统计、分析子系统
系统管理、维护子系统
客户服务登记
有服务需求的客户通过电话呼入总部客户服务中心,当座席接到客户服务请求时,通
过呼叫中心电话号码检查客户资料库中是否有该客户的数据检验此客户是否是新客户、是否
是会员。如果是新客户,则进入客户管理模块新建客户,弹出新的客户资料页面,座席人员
可以输入该客户的相关信息。如果是老客户(资料库中有该客户的资料),系统会自动直接
调出该客户的资料,在客户来电资料的页面中显示,如果是会员则电脑屏幕上会显示会员
号码等详细的会员资料,这样座席只需在一个页面中就能了解到该客户的基本资料和以往
的服务资料。
服务分派
派工任务处理主要是管理客户用电话提交的服务请求。包括安装派工和维修派工,总部
座席人员接受客户服务需求后,将派工任务指派给该客户所属当地或最近的维修网点,同
时通知维修网点所属的服务中心,以便服务中心对下级维修网点进行监督。如果该客户拨打
维修网点的维修热线,那么维修网点服务人员,通过客户服务管理系统,录入该客户的服
务需求,同时生成派工单,并发送到所属上级服务中心部门,以便服务中心对下级维修网
点进行监督。系统支持单据反映到该维修网点的上级服务中心以及总部。
派 工 处 理 流 程 包 括 了 三 个 子 模 块 :
派工单生成:科服根据客户的描述和服务要求,开具维修派工单。
派工:坐席人员把维修派工单通过系统直接派到相应的服务网点。
维修派工单据管理
企业用户服务部以呼叫中心作为前台接入方式,接收到的客服请求在后台客户服务管
理系统进行处理,整个系统充分体现售后服务工作中主要达到的工作流程,如:派工流程、
投 诉 、 来 电 咨 询 、 电 话 调 查 和 回 访 等 。
服务流程的进展主要以单据为载体,涉及到派工单,维修单,安装单,咨询单,投诉单单,
回访单等。系统可以设置定义的单据,并且设置单据的整个流程控制和触发控制。同时,单
据有可能会包含调查项目,系统可以定义一个或多个调查项目与某种单据进行关联。
流程监控:通过该模块清楚地看到全国每个服务网点对派工的处理状态,未派工”状
态、“已派工未回复”状态、“回复未完成”状态(又应分为缺配件、改期、等通知、任务废除、
拉回处理)、“回复完成未结算”状态、“已结算”状态等。
客户调查回访管理
与客户调查类同,企业将对所有反馈单(咨询单、维修单等等)进行电话回访,并进行
调查结果的即时记录,具体通过"选取回访客户"、"客户回访记录"、"派工单据认证"。
统计分析
系统提供强大的分析报表功能,可以进行客户资料统计分析、服务任务统计分析、备件
库存统计分析、派单统计分析。可以按照企业的实际需要灵活设置统计指标,为不同阶层的
管理者提供相应的报表,系统所需要提供的统计报表较多,允许系统管理人员自己定义统
计报表(即选择输出数据、选择指定时间段)。可以从客户和公司内部两个角度建立统计报
表,在使用者的角度上,可以针对不同的对象以提供相应的报表。
报表的形式丰富,形象直观,一目了然。
客户服务报告
可以按照企业的实际需要灵活设置统计指标,如在不同区域不同时段中,某种型号产
品的投诉率、某个部件的故障率、某个部门的被投诉率,客户满意度等。统计结果以报表和图
形的方式体现,形象直观。
针 对 不 同 阶 层 的 管 理 者 提 供 报 表
在服务管理子系统中,不同岗位的人所需要的报表是不同的,可以按照企业的实际需
要灵活设置统计指标,为不同阶层的管理者提供相应的报表
服务人员工资费用主要是员工在服务过程中产生的,包括上门费用,服务费用,总费
用 等 。 在 某 个 时 间 段 里 , 需 要 进 行 服 务 费 用 的 结 算 。
服务费用的结算分两个部分,对于总公司进行服务而产生的服务费用,由人工费用等决定;
费用:查看员工服务过程中产生的配件费用,上门费用,服务费用,总费用等。
费用结算:按照选定的开始和结束时间段计算分公司或个人的费用。
费 用 历 史 : 查 看 以 经 结 算 的 服 务 费 用 以 及 对 这 些 费 用 是 否 支 付 。
根据维修网点的维修费用结算申请,需核实维修服务的客户真实性和客户满意度。所以需
要进行客户回访,并将此结果和费用结算直接挂钩。服中心可以对本区域各个网点库存资金
占用进行统计计算,对于各个网点的结算费用,客服中心可以对结算费用进行查询,核算
和按照时间段进行结算。对于网点提交的费用计划申请,客服中心有批复查询的功能。还可
以对本区域库存资金占用进行统计计算。
4.10 系统 管理
系统设置模块不仅提供了常用的设置功能,如:部门设置、群组、角色、人员设置、数据
维护等。而且,系统管理员可以根据实际应用情况对系统进行个性化设置,其中包括:短消
息设置、企业界面自定义、软件模块可见自定义等。
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A 常用设置
1、组织 机构设置
在使用本系统前,您需要根据本企业部门的组织构架对整个系统进行划分与设定。
◇ 组 织 机 构 设 置 :在此,您可以对公司内部的组织架构进行划分和设定,包括:设
定部门名称、部门经理、部门成员以及下面的分支机构,从而建立起各部门之间的关
联关系。
◇ 角 色 设 置 : “角色”概念的应用,有助于系统将工作岗位与涉及的具体用户进行
分离。这样,当企业调整组织机构或人员时,系统管理员只需要对该角色涉及的用
户作简单的调整,即可保证系统的正常运行,再也不必大规模地修改工作流或人员
的权限控制,从而将系统管理员地维护工作量减少到最低。在此,你可以设置角色
名称、角色成员列表。
色的设定,每个人员可以对应多个部门、群组和角色。
◇ 角色设置: “角色”概念的应用,有助于将某项工作与涉及的成员进行联系,通
过建立临时或长期使用的角色,从而更快捷、方便地实现对系统的管理与应用。
根据网络情况,需要从网络系统的安全管理、防病毒、入侵检测、漏洞扫描、防火墙、加密
系统、备份与恢复、身份认证和访问控制等方面实施安全配置。
五 . 总体规 划
网络规划,我们建议采用以下几项措施,见示意图:
分支机构
分支 机构
VPN / ADSL
VPN / ADSL
各业 务部 门 移动 用户
各业 务部 门 交换 机
远程服
网管
总部 网络 结构
-------------------------------
全程软件 简单、易用、稳定、可靠
国内一流的一体化管理软件提供商!
广州电话:020-31750113\61277013
手机:13826009700
206@eqccd.com
-------------------------------
附件: 全程 软件 简介
网络应用管理软件产品、服务与解决方案,并致力于提高企业商务应用环境,推动企业商务
软件应用水平的网络软件提供商。
全程公司自成立之初就致力于国内企业商务数据化、自动化的研究开发工作,是从事互
联网应用技术开发与推广的高新技术企业。公司已开发完成的商务应用软件有:《全程 i-OA
《全 程-QC-SMS 企业无线短信系统》
办公自动化软件》
、 《全 程-QC-CRM 客户管理系统》
、 、
《 全
程--QC-DRP 分销管理系统》
《全 程-HR 人力资源管理软件》等。全程依靠领先的技术、系列的
、
产品线、强大的咨询实施队伍和优秀的本地化的服务,在制造业、流通业、服务业、金融业、政
府机构以及传媒出版行业,全程软件都得到了广泛的应用。
的理念,长期专注于软件产品研发与市场推广,5 年的持续耕耘为全程积累了一千多家客
户,并拥有一批资深的行内专业人士,为每个客户定制自己的网络应用管理模式,提供全
程的商务数据化服务。和整体网络应用服务解决方案。
在帮助大量企业实施信息化、网络化协助企业提升管理运营水平的同时,全程不断提升
自身核心竞争力,打造全程软件品牌,全面拓展国内市场。
全程的目标是:2006 年成为国内商务应用管理软件的龙头企业,成为国内企业管理软
件的首选品牌!
广州全程(总部):广州市天河龙口东路龙口科技大厦 410-412 室
网站业务咨询热线:020-87578008
软件业务咨询热线:020-87564192
总机电话:020-87564259、87564210、87564265 传真:020-87578008
客 服 部:020-87564259 转 0
研发中心分机:207
渠 道 部直线:020-87588372
E-mail:service@eqccd.com
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全程优 势
■ 专业的互联网应用服务商、品牌优势
广州全程商务数据有限公司多年来,一直从事企业互联网应用及商务软件的研发和市场推广工作。客户群
分布在制造业、地产、贸易行业,政府行政等领域,在这些领域的商务软件应用中开发了多个应用软件产品
投入企业应用。均获得了较好的市场效果,得到了客户的普遍好评,在市场上,树立了良好的企业品牌和
形象。
■ 核心技术优势
全程不仅在网站建设上拥有自己的核心技术,在系列软件产品也具有多项核心技术,如功能完备的客户智
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能分析技术、开放的数据接口 API、多项应用系统安全技术等,已全面应用到产品的开发之中,所有应用均
■ 产品质量优势
全程在企业网站建设和软件产品的开发过程严格遵循软件项目开发规范标准,严格把好了需求规格设计、
产品概要与详细设计、产品测试关。网站建设软件产品的开发过程规范、文档齐备,免除了产品推广与升级
的后顾之忧。
■ 系列化产品服务优势
全程针对当前电子商务应用的主要行业、不同规模的企业的不同层次要求,兼顾了各企业信息化程度的差
异,推出几个规格的软件产品和企业网站建设套餐,对于全程客户公司还提供网络、计算机维护服务,使
得企业只需管理自己的核心业务,而将日常计算机应用服务委托全程公司来管理维护,降低企业在人员上
的投入。这些服务适应企业的不同需求。软件产品的组件化特征,可对每个产品的模块进行适当的裁减,以
满足更为个性化的企业需求。这些,能够使得全程软件具有更大的市场覆盖面。
■ 成本价格优势
网站建设及系列软件产品的价格大约比国内外同类产品售价优惠 1/3~1/5,具有明显的价格竞争优势、服
务优势和本地化优势。与国内同类产品相比,全程拥有业界公认的技术优势,在同等价格条件下,将会以
更优的服务满足客户的需求。
■ 建设开发全程监控
以每天每时查看自己的项目进行情况,监控项目进度和及时反馈信息。
■ 售后服务优势
■ 长期合作:
全程服务宗旨是作企业的电子商务部、网络技术部,既作为企业的一个部门就应该在信息化、数据化方面,
帮企业分忧解难,一个企业在今后的发展中电子商务企业信息化、数据化作为不可缺少的一环,必将在企
业今后的发展中起到越来越重要的作用,企业有电子商务、网络方面的问题,可及时通知全程公司,全程
■ 全面支持:
传统企业因缺乏网络人才,不能很好地实施网络营销,而现在网络营销又是社会发展的趋势,怎样才能更
好地实施网络营销,全程商务作为企业的网络技术部,能帮助企业策划、实施网络营销方案,定制开发符
合客户本身运行管理的管理软件。
■ 后期服务:
全程从成立之初,就将客户后期服务作为公司的服务重点,公司每个季度都会邀请一些客户代表到公司来
参加“全程客户服务座谈会”,就我们的后期服务提出宝贵意见和指出服务不足的地方。不断修改公司在
后期服务上的不足。这样要求公司的每位员工都要将客户的反馈信息及时处理,重点对待。
全程是一家以服务取胜的互联网应用服务商,不断的跟进市场、跟进客户、长期服务。做企业的—电子
商务部、网络技术部。全程能够为客户提供更好、更快、更准确的服务,最大程度上使客户满意。
部分典 型案例 :
广州------
富力地产股份有限公司
广铁集团经济开发总公司
广州方圆地产顾问有限公司
广州合景房地产开发有限公司
广州伟成房地产开发有限公司
瑞士万通中国有限公司
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上海------
上海电信
上海新华发行集团
上海溥东新区卫生监督署
上海出入境检验检疫局
上海广汽汽车销售有限公司
上海闵原精密机械有限公司
上海宝钢汽车有限公司
上海博施技术有限公司
上海石油工贸公司
上海大众汽车昆山销售有限公司
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