X CONGRESO INTERNACIONAL DE INGENIERA DE PROYECTOS VALENCIA, 13-15 Septiembre, 2006

APLICACIN DE UTILIDADES PLM PARA LA GESTIN DE PROYECTOS COLABORATIVOS DE DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS
M.J. Agost Torresp, F. Romero Subirn, P. Company Calleja, C. Vila Pastor.

Abstract
In order to study the possibilities of Product Life-Cycle Management (PLMs) new technologies in the tile ceramic industry, and specifically in design processes, the CINEI group (Universitat Jaume I) undertook the CE-TILE research project, whose main objectives were to develop a reference model and a implementation methodology with the aim of reengineering collaborative projects in the tile ceramic chain, and to promote a design experience, with the previous configuration of the operative infrastructure (mySAP PLM). This paper justifies the choice of the application cProjects (together with cFolders) for the building of the infrastructure and the experience development. The suitability of their functionalities to support management and quality activities (which are considered in the established reference model) at collaborative projects is analyzed. cProjects has a smaller scope in project management than other applications but it is the most suitable application since it offers integration with a collaboration platform and it is web-based. The pilot experience corroborates, among other advantages, the improvement in project coordination, risk reduction, and responsibilities restriction. Keywords: Collaborative Management, New Product Development Projects, Collaboration Projects

Resumen
Para estudiar las posibilidades de las nuevas tecnologas de gestin del ciclo de vida del producto (PLM, Product Life-Cycle Management) en la industria cermica, y en concreto en los procesos de diseo, el grupo CINEI de la Universitat Jaume I emprendi el proyecto de investigacin CE-TILE, cuyos objetivos principales consistieron en desarrollar un modelo de referencia y una metodologa de implantacin para re-ingeniar los proyectos colaborativos en la cadena de diseo cermica, y realizar una experiencia de diseo configurando previamente la infraestructura informtica necesaria (mySAP PLM). Este artculo justifica la eleccin de la aplicacin cProjects (junto con cFolders) para la construccin de la infraestructura y la realizacin de la experiencia. Se analiza la adecuacin de sus funcionalidades para dar soporte a actividades de gestin y calidad en los proyectos colaborativos consideradas en el modelo de referencia establecido. cProjects posee un alcance menor al de otras aplicaciones, pero es ms apropiada porque ofrece integracin con una plataforma de colaboracin y est basada en un entorno web. La experiencia piloto corrobora, entre otras ventajas, la mejora de la coordinacin del proyecto, la reduccin de riesgos y la delimitacin de responsabilidades. Palabras clave: Gestin Colaborativa, Proyectos de Desarrollo de Nuevos Productos, Collaboration Projects

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1. Introduccin
Para conseguir productos con xito en el mercado, los procesos de diseo y desarrollo deben cumplir requerimientos cada vez ms exigentes que les permitan aumentar su eficacia y eficiencia, en trminos de innovacin, calidad, reduccin de plazos etc. Es esencial el establecimiento de alianzas empresariales en la cadena de suministro del diseo y desarrollo de nuevos productos, o cadena de diseo. Esta conexin inter-empresarial impulsa el trabajo en colaboracin para alcanzar un objetivo comn, obteniendo interesantes ventajas competitivas. Pero la implementacin de un sistema de diseo colaborativo requiere la definicin de modelos que permitan compartir conceptos, informacin, actividades, y en general, la gestin del diseo del producto, a travs de los diferentes participantes en el proceso. De forma paralela, se necesita el apoyo de herramientas informticas que faciliten la gestin del nuevo sistema de diseo, como son las soluciones para la gestin del ciclo de vida del producto, PLMs (Product Life-Cycle Management), desarrollando la infraestructura necesaria en las empresas socias para colaborar a travs de la red. En este contexto se plante el proyecto de investigacin CE-TILE, que tiene por principal objetivo establecer una red de colaboracin y comparticin de conocimiento en el proceso de diseo y desarrollo de nuevos productos cermicos, estudiando las posibilidades de utilizacin de las nuevas tecnologas de gestin del ciclo de vida del producto en estos procesos. Este objetivo ltimo se formul en varios pasos, consistentes en: La definicin de un modelo especfico para el sector, que facilita la comparticin de terminologa y conceptos bsicos, y realiza una re-ingeniera de la forma habitual de trabajo, estableciendo las actividades, los procesos y la organizacin necesarios para un sistema de diseo colaborativo, principalmente centrado hacia la gestin del mismo. El desarrollo de una plataforma basada en funcionalidades PLM que de soporte a la implementacin del sistema de diseo colaborativo. La validacin del modelo y de la adecuacin de las aplicaciones PLM elegidas mediante la realizacin de una experiencia piloto de diseo colaborativo entre diversas empresas del sector cermico.

En cuanto al primero de estos objetivos parciales, el modelo desarrollado parte con la definicin de un marco conceptual, que divide el sistema de diseo en tres subsistemas bsicos: el subsistema tecnolgico (consistente en actividades tcnicas para el desarrollo del producto), el de gestin (acciones para la coordinacin y control) y el de informacin (flujos de datos y conocimiento). Al mismo tiempo, se consideran dos dominios fundamentales en los proyectos de desarrollo: el dominio del objeto o el producto, y el de la accin o proceso [1]. Adems del marco conceptual, el modelo consta de diversos modelos parciales que reflejan las actividades, procesos, aspectos organizativos, etc. La plataforma desarrollada para dar soporte al sistema de diseo est basada en la solucin comercial SAP (MySAP PLM). La gestin de la informacin relativa a la estructura del producto se integra mediante la herramienta iPPE (Ingeniera Integrada de Producto y Proceso). Por su parte, para la gestin del proceso (estructuracin del proyecto, coordinacin de la programacin, responsabilidades, control del cumplimiento de hitos y de plazos, etc.) la herramienta elegida es Collaboration Projects. Dicha herramienta se encuentra ntimamente relacionada con otra aplicacin utilizada, Collaboration Folders, que ofrece un entorno para facilitar la cooperacin y la comparticin de informacin. Mientras que iPPE est en parte ligada al back-end de SAP R/3, cProjects y cFolders estn basadas en la web, resultando sencillas e intuitivas [2]. El presente artculo se centra en el anlisis de funcionalidades PLM que cubren las necesidades de gestin del proyecto colaborativo de diseo cermico realizado. Siguiendo

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los conceptos descritos anteriormente, por tanto, el enfoque se realiza, dentro del sistema de diseo, hacia el dominio del proceso, en el subsistema de gestin. En concreto, en el siguiente apartado se detallan los aspectos de gestin del proceso en los que se centrar el posterior estudio de la adecuacin de la herramienta aplicada. En el apartado tercero se presenta el ajuste de las funcionalidades ofrecidas por la herramienta para la incorporacin de estas consideraciones de gestin en la experiencia piloto. El cuarto apartado seala las siguientes lneas de anlisis previstas. El ltimo apartado sirve para resumir los resultados conseguidos mediante la aplicacin de estas nuevas herramientas de gestin colaborativa, y las posibilidades de establecer nuevos objetivos de futuro.

2. Necesidades de gestin en proyectos colaborativos (Objetivos)

Las principales necesidades de gestin de los proyectos colaborativos fueron detectadas a partir de una bsqueda bibliogrfica y de entrevistas realizadas a profesionales del sector cermico. Como resultado, diversas actividades relacionadas con la gestin del proceso fueron incorporadas al modelo de actividades desarrollado (IDEF0), y con posterioridad, consideradas en el modelo de procesos, para, finalmente estudiar el posible soporte que las herramientas PLM ofrecen a estos requerimientos para la gestin. Entre estas necesidades de gestin del proyecto, en el artculo se va a centrar la atencin en tres objetivos fundamentales, a los que se dedican los prximos puntos: el aseguramiento de la calidad del producto y del proceso, mediante la realizacin de las necesarias verificaciones y aprobaciones en puntos preestablecidos de los proyectos; la identificacin y caracterizacin de los principales roles y responsabilidades del proceso; la estructuracin del proyecto, y la utilizacin de plantillas para la estandarizacin en su creacin y para la gestin del conocimiento.

2.1 Procesos de aprobacin de fase El anlisis de los procesos de diseo actuales en el sector cermico deja patente la existencia de mltiples carencias en la gestin de los proyectos, tanto a nivel interno, como tambin en la colaboracin entre empresas de la cadena de diseo cermica [3]. Sin embargo, la realizacin de entrevistas a profesionales del sector permiti identificar tambin puntos fuertes en la gestin de los procesos. Un ejemplo son los procesos de aprobacin detectados en algunos proyectos de diseo cermico (principalmente en aquellas empresas con sistemas de diseo ms avanzados), a la finalizacin de algunas de las etapas de desarrollo. En stos, determinado personal directivo toma una decisin sobre la continuacin de cada proyecto, con la consideracin de la valoracin del producto realizada por parte de especialistas y clientes (distribuidores comerciales). Con todo, resultaba necesario formalizar estas aprobaciones. Para ello, se consultaron diversas fuentes bibliogrficas relativas a la gestin de proyectos de diseo y desarrollo de nuevos productos: Stage-Gate [4], PACE [5], la propuesta de gestin de ingeniera de Armstrong [6], y APQP [7]. Aunque el propsito de cada una de ellas no sea exactamente el mismo, estas propuestas de gestin de procesos se valen de una estructuracin del proyecto en una serie de etapas o fases, que a su vez se componen de tareas o actividades de mayor nivel de detalle en la especificacin del trabajo. Dichas actividades son desempeadas por ciertos roles participantes en el proyecto, con la finalidad de conseguir los hitos y objetivos previamente planificados. Para comprobar que efectivamente se alcanzan las metas establecidas en los plazos fijados, se realiza, en el paso de cada una de las etapas a la siguiente, un proceso de aprobacin, en el que un comit formado por miembros con la autoridad necesaria (personal de direccin, socios, clientes, etc.) deciden si el proyecto posee el nivel de madurez necesario para que la etapa se d por concluida, y pueda emprenderse el trabajo

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correspondiente a la etapa siguiente. Algunas de estas propuestas consideran adems en estas aprobaciones una gestin conjunta de algunos proyectos desarrollados en la organizacin (programa), priorizndolos en funcin de los recursos disponibles, del riesgo asumido, de la alineacin con la estrategia de negocio de la organizacin, o de los factores que se consideren oportunos. As pues, se incorporaron aprobaciones formales en nuestro modelo de actividades y de procesos, con la programacin de las acciones y los instantes temporales para las revisiones y aprobaciones, y la definicin de los participantes en dicho proceso. 2.2 Roles y responsabilidades del proyecto Establecer los recursos participantes es fundamental para la gestin del proyecto/programa. Con la identificacin de los roles en los proyectos de diseo consultados en la bibliografa, se ha completado y ajustado la definicin inicial de responsabilidades. Algunos de los roles definidos en la bibliografa pueden identificarse, de manera ms o menos formal, en los proyectos de diseo cermicos. As, los equipos multidisciplinares del proyecto, formados por personal tcnico dedicado a tareas operativas para el desarrollo del producto, se corresponden en el diseo cermico con los equipos inter-empresa, que cooperan en el diseo de nuevos productos destinados a una feria, aunque en numerosas ocasiones stos no son establecidos de un modo formal, ni se produce una verdadera colaboracin entre departamentos u organizaciones socias. El trabajo tcnico de los equipos multidisciplinares debe ser coordinado y dirigido por coordinadores tcnicos, es decir, personal con los suficientes conocimientos y responsabilidad en los mbitos y disciplinas implicados. En los procesos de diseo cermico existen especialistas con amplio conocimiento en el producto: diseadores, ingenieros, tcnicos, etc., encargados de coordinar cada etapa del proyecto. En cambio, no siempre es sencillo encontrar en los proyectos de desarrollo cermico una figura de liderazgo, soporte y gestin global del mismo. Se trata, sin embargo, de un rol fundamental en la gestin del proyecto, que suele representarse mediante un responsable o director del proyecto, y que habitualmente se apoya en un grupo directivo. A nivel multiproyecto, se requiere tambin un director de programa o responsable general del conjunto de proyectos que se gestionan en un mismo marco temporal, aunque en el caso de la experiencia piloto, por tratarse de un nico proyecto, no se ha tenido en consideracin este aspecto. Al igual que en el caso del director de proyecto, desde nuestra experiencia, este rol queda diluido a menudo en las organizaciones. En relacin a los procesos de aprobacin de fase comentados en el punto anterior, se definen dos roles en el proyecto/programa cuyas funciones actualmente son desempeadas de manera informal: una comisin, formada por un grupo de direccin, junto con socios y/o clientes, que deciden el futuro de cada proyecto en el paso de cada etapa a la siguiente, y los evaluadores, o expertos que evalan la consecucin de hitos y generan informacin para ayudar en la toma de decisin en la aprobacin de fase. Por ltimo, cabe tambin sealar el papel del facilitador de calidad. Se trata de un orientador del proceso, enfocado hacia la calidad en el mismo, as como a guiar en la propia implementacin de metodologas o herramientas. De este modo, se ha intentado formalizar los principales roles del proyecto y sus responsabilidades, que debern integrarse gracias a las herramientas PLM utilizadas. 2.3 Estructuracin del proyecto. Utilizacin de plantillas para los procesos. Entre las deficiencias de gestin identificadas en al anlisis de los procesos actuales, puede destacarse la ausencia de una planificacin detallada de las actividades del proyecto, del establecimiento de responsables de las mismas, y de una programacin consensuada que posibilite la realizacin paralela de tareas y el cumplimiento de plazos, y que evite los cuellos de botella en las ltimas etapas del proyecto. Es tambin evidente la necesidad de unificar el conocimiento del proyecto, de manera que se asegure la accesibilidad a la informacin

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actualizada y se eviten duplicidades. As pues, es necesario establecer una estructuracin de los proyectos comn entre todos los participantes, dividiendo el trabajo en fragmentos de distinto nivel de detalle (etapas, tareas, subtareas, etc.), y estableciendo la programacin, los roles y responsabilidades, los hitos a conseguir, y la informacin y documentacin asociada a cada uno de ellos. De este modo se posibilita el seguimiento de la ejecucin y la comprobacin del cumplimiento de los requerimientos establecidos. Adems, debe facilitarse la conservacin y el acceso al conocimiento por parte del personal adecuado, generando un histrico y permitiendo la mejora continua. Resulta bsico definir plantillas o tipologas de proyectos de desarrollo, de manera que se obtenga un repositorio de conocimiento, que pueda ser comprendido, utilizado y compartido [8]. Y todava en mayor medida en entornos colaborativos, cuando el conocimiento es comn entre los participantes en la cadena de suministro. La utilizacin de plantillas supone una oportunidad de mejora, ya que almacena y estandariza el conocimiento, y permite su consulta, utilizacin, distribucin y enriquecimiento.

3. Funcionalidades PLM consideradas para la gestin del proyecto (caso de estudio). Collaboration Projects.
Como se ha sealado anteriormente, en el proyecto CE-TILE se realiz una experiencia piloto de diseo en la que particip un conjunto de empresas cermicas, para comprobar los beneficios de la utilizacin de herramientas PLM en proyectos colaborativos. La previa constitucin de la infraestructura necesaria requiri un anlisis de las posibilidades de adaptacin de las aplicaciones elegidas para cubrir las necesidades detectadas en los proyectos. En concreto, dentro de nuestro campo de inters, la gestin colaborativa de procesos, se comprob que cProjects utiliza conceptos propios de los procesos de gestin consultados en la bibliografa, tales como la estructuracin de los proyectos en fases, aprobaciones de fase o puertas de calidad, listas de verificacin, gestin multi-proyecto, etc. Aunque su alcance resulta ms limitado que el de otras aplicaciones de gestin pertenecientes a MySAP PLM (como Project System), tanto su orientacin hacia estos procesos como su enfoque colaborativo, son dos aspectos clave en los objetivos del proyecto de investigacin, por lo que se eligi para la gestin de la experiencia piloto. A continuacin se presentan las funcionalidades ofrecidas por esta aplicacin, utilizadas en la experiencia, que se ajustan a las necesidades de gestin expresadas en el apartado 2. Se incluyen asimismo algunas caractersticas pertenecientes a la aplicacin cFolders, que conforma junto con cProjects una solucin colaborativa conjunta, aunque tambin pueden utilizarse por separado. 3.1 Gestin de aprobaciones en cProjects Tal y como se ha indicado, cProjects ofrece soporte a los procesos de aprobacin de fase en los proyectos de diseo y desarrollo. Para ello, permite asociar un proceso de aprobacin a cada una de las etapas que conforman el proyecto. Esto supone, en cada una de las etapas con aprobacin, los siguientes pasos: en primer lugar, la aprobacin debe ser creada por un gestor o administrador de la misma; ste se encargar de designar a los responsables o decisores que aportarn su opinin individual relativa a la concesin o rechazo de la aprobacin de la fase. Puede tratarse de directivos o responsables tcnicos que evalen parcialmente el producto y/o el proceso, en funcin de sus capacidades especficas. Las tareas y los puntos de verificacin de cada etapa pueden sealarse como relevantes para la aprobacin; esto significa que es necesario que se hayan completado satisfactoriamente para poder iniciar el proceso de aprobacin de fase. Designados los responsables de la aprobacin, y finalizados con xito los hitos establecidos como relevantes, el gestor de la misma puede iniciar el proceso de aprobacin. A partir de este momento los responsables o decisores pueden expresar sus decisiones. stas sirven de

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orientacin al gestor de la aprobacin para tomar una decisin final, consistente en conceder, rechazar o cancelar la aprobacin. Pueden configurarse distintas opciones, en funcin de si se desea restringir la independencia del gestor final (por ejemplo, si se establece como requisito necesario que todas las decisiones individuales sean positivas, para permitir la concesin final de la aprobacin, o si se permite decidir al gestor, aunque no todos los responsables hayan realizado su valoracin). De este modo se genera un registro de las decisiones trascendentes del proyecto, sus protagonistas y los momentos temporales en los que se producen. Asimismo se genera un documento de la aprobacin en el que pueden reflejarse otras observaciones. 3.2 Definicin de roles y asignacin de recursos cProjects permite definir un conjunto de roles participantes en cada tipologa de proyecto. El siguiente paso consiste en asignar los recursos humanos concretos a cada rol, en funcin de sus capacidades especficas y su disponibilidad. Cada elemento en el que se divide el proyecto (etapas, tareas, puntos de verificacin, etc.), as como el propio proyecto, requieren del establecimiento de un rol responsable, con lo que se consigue realizar un seguimiento continuado de las responsabilidades en el cumplimiento de requerimientos y plazos. Estos responsables de los elementos del proyecto se corresponden con los coordinadores tcnicos definidos anteriormente. En el proyecto piloto se establecieron las responsabilidades de las etapas a personal tcnico encargado de coordinar el trabajo y los resultados parciales de la etapa. En cuanto al responsable del proyecto completo piloto desarrollado, se defini en la experiencia un director o gestor global, encargado de tareas fundamentalmente de gestin, tales como la creacin del propio proyecto en la aplicacin (a partir de una plantilla previamente definida), la adaptacin del mismo a las necesidades particulares (estructura, roles, asignacin de recursos a los roles y asignacin de autorizaciones, establecimiento de la programacin y los principales objetivos a conseguir), la creacin de una colaboracin para el proyecto y la definicin de autorizaciones en la misma, la creacin de las aprobaciones de fase y la designacin de responsables, etc. Por su parte, la definicin de equipos multidisciplinares inter-empresa se logr mediante las autorizaciones y permisos (lectura, escritura, o administracin) que cProjects permite definir para cada participante en el proyecto, en cada elemento del mismo. Pero principalmente, el trabajo multidisciplinar se facilita mediante la utilizacin de colaboraciones, que se crean desde cProjects y enlazan con la aplicacin cFolders. En sta, los documentos, carpetas, imgenes, etc., tambin admiten el establecimiento de permisos de visualizacin, acceso y modificacin para los participantes. Adems, cuenta con la posibilidad de crear discusiones y otras herramientas que se utilizan como foro de comunicacin. Con todo ello se configura y refuerza la visin de equipos virtuales de trabajo en el proyecto y se facilita la comunicacin del personal que trabaja conjuntamente. Como se seala en el apartado anterior, la comisin de revisin es representada mediante el gestor de las aprobaciones de fase, cuyas decisiones se respaldan en las valoraciones de especialistas evaluadores, denominados aqu responsables de la aprobacin. Por ltimo, se destaca la definicin en la experiencia de un facilitador de calidad, orientador general en el proyecto y la implementacin de las herramientas necesarias, que no tiene necesariamente una implicacin directa en el trabajo del proceso. De hecho, en la experiencia realizada esta labor ha sido asumida por el responsable de calidad de la empresa fabricante de azulejos. Este rol no ha sido designado como responsable de ninguna tarea, punto de verificacin, ni ningn otro elemento del proyecto. Sin embargo, se trata de una figura clave en la gua y apoyo del proceso, que ha participado en las sesiones de formacin relativas a las herramientas PLM de aplicacin, as como en otras jornadas para el modelado y mejora de

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los procesos de diseo, aportando informacin de los procesos cermicos, y conocimiento para su mejora. 3.3 Modelos cProjects y estandarizacin de los proyectos La definicin del proyecto en cProjects se fundamenta en los elementos que estructuran el trabajo (el proyecto general, fases, tareas) y otros elementos organizativos, que consideran por ejemplo la revisin del cumplimiento de los requisitos especificados, las responsabilidades involucradas, la documentacin a utilizar, la programacin, etc. cProjects permite la utilizacin de plantillas (modelos cProjects) para la creacin de algunos tipos de estos elementos. Entre ellos, se va a centrar la atencin en el establecimiento de estructuras para distintas tipologas de proyectos, ya que puede considerarse que determinados grupos de proyectos de diseo y desarrollo de nuevos productos cermicos siguen una misma pauta de actividades. Normalmente estos grupos o tipologas de proyectos responden a las caractersticas generales del producto a desarrollar (porcelnico, gres, etc.), o al origen de la propuesta de desarrollo (solicitud explcita de un cliente o personal comercial, indicaciones del departamento de marketing, iniciativa propia de los departamentos de desarrollo, etc.). Por tanto, la utilizacin de plantillas facilita la creacin de proyectos como copia de un modelo, reduciendo los tiempos de establecimiento y gestin de los mismos. Del mismo modo, la utilizacin de otros tipos de plantillas en cFolders o en iPPE permite estandarizar las formas de colaboracin que pueden producirse entre diversos departamentos y empresas que trabajan unidas en el desarrollo de un producto, o definir la estructura del producto a desarrollar. En concreto, cFolders permite la utilizacin de plantillas, en este caso de los escenarios deseados, es decir, de entornos con una estructura similar a un rbol de carpetas, donde se encuentran documentos de diversos tipos sobre los que se puede trabajar, con los permisos adecuados. Son escenarios o colaboraciones compuestas por carpetas que pueden contener discusiones, documentos, otras carpetas, etc. Las colaboraciones de cFolders pueden crearse desde la aplicacin cProjects; asocindose a uno de los elementos del proyecto. El uso de plantillas en cada una de estas aplicaciones supone una herramienta que potencia la eficiencia de las mismas y ofrece opciones para el almacenamiento y la gestin de la informacin y el conocimiento. Adems, existen otras posibilidades que caracterizan los proyectos, tales como la parametrizacin de clases de proyectos y de otros elementos. La clase de proyecto permite conferir ciertas caractersticas personalizadas a los mismos, como por ejemplo el conjunto de roles que participan en l, o las funcionalidades que se desea que estn disponibles para los usuarios durante la ejecucin. Las clases de fase establecen principalmente opciones para el proceso de aprobacin de la fase. Por su parte, la utilizacin de avisos y notificaciones automticas que informan sobre nuevos acontecimientos, suponen utilidades workflow ofrecidas por cProjects y cFolders. As, entre los distintos workflows configurables en cProjects, en la experiencia se utiliz la notificacin automtica (mediante un correo electrnico) a los responsables de tareas, de modificaciones en su estado, como por ejemplo cuando pasaban a estar disponibles para comenzar su ejecucin. Por su parte, en cFolders, los participantes suscritos a colaboraciones, carpetas, discusiones, etc., reciban en su correo electrnico, un aviso de las nuevas contribuciones realizadas en estos elementos, junto con el correspondiente enlace. Se trata de opciones de configuracin, que junto a la posibilidad de crear modelos, confieren elevadas alternativas de personalizacin del proyecto de acuerdo a los intereses particulares del mismo. 3.4 Configuracin en la experiencia piloto Aunque en la experiencia piloto nicamente se desarrollaron las dos etapas iniciales de un proyecto de diseo, inicialmente se defini el proceso completo, hasta la produccin de una pre-serie destinada a feria (figura 1). Al inicio y al final del proceso, as como en la mayora

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de pasos entre etapas, se estableci un proceso de aprobacin, definindose los roles del gestor de la misma, y los decisores responsables en cada fase, constituidos por responsables de departamentos relacionados con el diseo y desarrollo. No se incluyeron en la experiencia las apreciaciones estticas de clientes (podra valorarse su participacin mediante la utilizacin de cFolders por parte de distribuidores comerciales), aunque s se ha tenido en cuenta los resultados obtenidos en las tareas y puntos de verificacin de cada etapa, sealndose algunos de ellos como relevantes para la aprobacin. Se definieron los roles participantes, y a cada elemento le fue asignado un responsable.

Figura 1. Imagen parcial de la estructura inicialmente planificada para la experiencia de diseo en cProjects

En cFolders, la estructura inicialmente definida para la colaboracin consideraba cuatro reas principales (figura 2): Documentos generales, Fase de Diseo Conceptual, Fase Diseo Preliminar y Fase Diseo de Detalle, aunque la utilizada en la experiencia se modific respecto de la original.

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Figura 2. Imagen parcial de la estructura inicialmente planificada para la experiencia de diseo en cFolders

4. Lneas de futuro
En la experiencia piloto realizada nicamente se han analizado y utilizado algunas de las funcionalidades para la gestin de proyectos de desarrollo ofrecidas por las aplicaciones PLM elegidas. Los resultados de la misma deben servir para establecer los criterios en las futuras lneas de investigacin y aplicacin. Concluida dicha experiencia, los participantes en la misma (miembros de empresas del sector cermico involucrados en el proceso de diseo) cumplimentaron un cuestionario de evaluacin de resultados, para obtener sus impresiones acerca de las herramientas utilizadas y de las condiciones necesarias para una implementacin completa efectiva. La valoracin ms elevada, tal y como era de prever, la consigui la sugerencia de establecer en cProjects modelos estandarizados para la creacin de proyectos en funcin de su tipologa. Consecuentemente, en el futuro se pretende completar la gama de modelos de tipologas de proyectos de diseo de nuevos productos cermicos, atendiendo a la demanda de los participantes encuestados. Ante este reto, se analizan distintas opciones posibles: A) Creacin de un modelo genrico completo, que englobe todos los elementos que pueden formar parte de cualquier tipo de proyecto, y que considere todas las opciones posibles (incluso incompatibles entre ellas). Se deber adaptar y simplificar en su aplicacin a cada tipologa concreta de proyecto, eliminando los elementos sobrantes que no corresponden al proyecto deseado. Se llegara a una plantilla muy compleja, incmoda y poco manejable. B) Definicin de un conjunto de modelos, correspondientes a la ejecucin completa de distintos tipos de proyecto. Cada modelo debe contener todos los elementos pertenecientes a una tipologa de proyecto en concreto. En esta opcin deberan considerarse los criterios a adoptar para establecer las posibles tipologas de proyecto

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que se desean estandarizar (por ejemplo, definicin de tipos de proyecto en funcin del momento de inicio del mismo, de quin lo inicia, del tipo de producto desarrollado, etc.). C) Plantillas de elementos de proyecto. Definicin de modelos para partes o elementos determinados de los proyectos, como por ejemplo, para cada fase del mismo. Se trata de una opcin que ofrece una mayor flexibilidad, ya que permite combinar elementos para conformar el proyecto completo con las caractersticas especficas necesarias. Esta opcin puede hacerse efectiva en cProjects, de forma distinta a la creacin de un proyecto a partir de un nico modelo. La metodologa consiste, en este caso, en elegir elementos (fases, tareas, etc.) aislados de los modelos existentes, para configurar la estructura del proyecto que se desea crear.

La opcin ms acertada para nuestros intereses parece ser una combinacin de las posibilidades B y C; es decir, la definicin de una serie de modelos estandarizados para la creacin de proyectos, respaldados por la posibilidad de personalizar la estructura obtenida mediante la incorporacin de elementos aislados de estos mismos u otros modelos. Los resultados de la encuesta realizada otorgan asimismo una relevancia significativa a las notificaciones y los avisos a lo largo del desarrollo del proyecto, por lo que deber continuarse el anlisis de las posibilidades de explotacin de estas herramientas que ayudan a definir el proceso con un mayor detalle. En cuanto a la definicin de roles del proyecto, se ha planteado la posibilidad de incluir un gestor de la aplicacin, encargado del mantenimiento general del proyecto en cProjects. Si bien en la experiencia este cargo fue asumido por el responsable tcnico del proyecto, esto no siempre ser posible, puesto que exige para el citado rol conocimientos informticos especficos. Obviamente, el paso hacia una gestin multiproyecto conducir a incluir asimismo un director de programa. Las aprobaciones a nivel multiproyecto es otro de los principales campos de inters. Adems de competir por los recursos de la organizacin, los proyectos en el sector cermico poseen especiales caractersticas, y es que en ocasiones compiten entre ellos, como soluciones de diseo alternativas entre las que debe elegirse una opcin final para el desarrollo del producto. Las nuevas posibilidades de investigacin en la mejora de la gestin de programas y recursos, o en otros aspectos, como la gestin de la generacin de ideas y desarrollo de conceptos, en la etapa inicial de un proyecto de desarrollo, vienen respaldadas por nuevos servicios web en los que se apoyan las aplicaciones en su ltima versin (v 4.0.), como xRPM, SAP xApp Resource and Portfolio Management, o xPD, SAP xApp Product Definition) [2].

5. Conclusiones
El artculo presenta los pasos seguidos para aplicar ciertas funcionalidades ofrecidas por herramientas PLM para la gestin colaborativa de procesos, en una experiencia piloto de un sistema de diseo. En concreto, en la experiencia se ha elegido la aplicacin Collaboration Projects para la gestin y coordinacin de las dos etapas iniciales de un proyecto de desarrollo de un producto cermico, junto con Collaboration Folders, que consiste en una plataforma para la comunicacin en la que se apoyan las colaboraciones creadas. Ambas aplicaciones pertenecen a mySAP PLM. La estructura y el resto de caractersticas conferidas a este proyecto se han estandarizado mediante la creacin de un modelo cProjects, que permite recoger el conocimiento acumulado por la experiencia anterior, uniformizar la forma de trabajar de los participantes, compartir la informacin y actualizar y mejorar de forma continuada el conocimiento. La definicin de los roles y la asignacin de autorizaciones acotan claramente las

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responsabilidades en la ejecucin de cada elemento del proyecto. El establecimiento de una programacin para el cumplimiento de los objetivos permite realizar un seguimiento detallado del desempeo. Al mismo tiempo, sirve de base para definir secuencias en los procesos, que permiten configurar sistemas workflow, ms o menos automatizados. Con nuestra experiencia piloto hemos comprobado que cProjects responde a las necesidades emergentes de los proyectos desarrollados en ubicaciones dispersas geogrficamente, mediante la colaboracin entre los diferentes componentes de la cadena de suministro. Por su parte, cFolders sustituye con ventaja a la comunicacin clsica va email, telfono, fax o reuniones por otra, ms estructurada, que facilita el trabajo de equipos virtuales de manera sencilla e intuitiva, mejorando la consistencia y la fiabilidad de los datos. Adems, cProjects ofrece distintas posibilidades para adaptarse a la necesidad de gestin de diferentes proyectos en la organizacin, por lo que se puede adoptar un enfoque hacia programas. Otro aspecto a considerar es que no debe ser una aplicacin rgida; pueden existir diferentes tipologas de proyectos, y no todas tendrn necesariamente que pasar por las mismas fases y puertas. Tambin puede ocurrir que dos fases se solapen, comenzando ciertas actividades de la segunda previamente a la finalizacin de la primera. Del mismo modo, no siempre ser posible conseguir toda la informacin y resultados de todos los proyectos en un proceso de aprobacin; es posible que en una puerta no se encuentre todo el trabajo concluido, pero s deben haberse conseguido, al menos, ciertas salidas e informacin necesarias para una decisin. Por tanto, la utilizacin de herramientas del tipo de cProjects y cFolders proporciona soporte a las necesidades de gestin colaborativa de los proyectos de desarrollo de nuevos productos mediante una solucin global, que comprende aspectos estructurales, de planificacin y control de la documentacin, la informacin y los recursos, y de gestin en general, mediante un entorno visual, sencillo y amigable. La flexibilidad de las aplicaciones empleadas nos hace ver que no solamente se adecuan a los requisitos del proyecto, sino que contienen funcionalidades que van ms all, ofreciendo interesantes posibilidades de futuro para la mejora continua del producto y del proceso.

Referencias
[1] Romero F., Company P., Vila C. and Agost M.J. Enterprise Activity Modelling in a Collaborative Ceramic Tile Design Chain, Research in Engineering Design, En revisin. [2] SAP AG, MySAP Product Lifecycle Management. Statement of Direction, 2005. http://www.sap.com/solutions/business-suite/plm/brochures/index.epx [3] Agost M.J., Romero F. Company P. y Vila C., Sobre la Cadena de Diseo en el Sector Cermico Castellonense, Artculo remitido al X Congreso Internacional de Ingeniera de Proyectos, AEIPRO 2006. [4] Cooper, R.G., Winning at New Products, Basic Books (Perseus Books Group),. New York, 2001. [5] McGrath, M.E., Setting the PACE in Product Development. A guide to Product And Cycle-time Excellence, Butterworth-Heinemann, Newton, 1996. [6] Armstrong, S.C., Engineering and Product Development Management. The Holistic Approach, Cambridge University Press, Cambridge, 2001. [7] AIAG Automotive Industry Action Group (AIAG): Chrysler Corporation, Ford Motor Company, and General Motors Corporation, Advanced Product Quality Planning and Control Plan. Reference Manual, Second printing, 1995. Web site http://www.aiag.org

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