MICROSOFT ACCESS UNIDAD 1 MICROSOFT ACCESS

Una Base de Datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad especficos. As, se pueden utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra coleccin de discos de msica, hasta llevar toda la gestin de una gran empresa u organizacin. Microsoft Access es un potente sistema de administracin de Bases de Datos relacionales. Las Bases de Datos de Access son documentos combinados donde se divide la informacin por parcelas de objetos especializados. As por ejemplo, como elemento primario de informacin se encuentra las tablas. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe. Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos especficos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, adems, actualizar varios registros al mismo tiempo, as como realizar operaciones de muy diversas ndole con los datos almacenados en las tablas. Por otro lado, los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en l los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma automtica por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario. Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte ms apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen clculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catlogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales. Todos los elementos anteriores (y algunos ms) estn organizados en Access en la cinta de opciones de Crear:

En esta cinta existen etiquetas para seleccionar la pgina que corresponde a cada una de las categoras de objetos que hemos descrito anteriormente As al pulsar en el botn Tabla, veremos todas las tablas que componen la Base de Datos en uso. En la ficha Formularios tendremos acceso a todos los formularios que han sido creados para esa misma Base de Datos. Para abrir cualquiera de estos elementos basta seleccionar la categora apropiada y pulsar dos veces sobre el elemento en cuestin. No obstante, ya

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nos detendremos en ste y en captulos posteriores en explicar cmo se trabaja con los objetos de cada una de las categoras principales disponibles. NOTA: Hay informacin adicional en el archivo de su carpeta: Explicacin y Conceptos de Access. En el mercado existen numerosas empresas que se dedican a disear Bases de Datos, las cules son utilizadas de una manera ms o menos en distintos puntos del planeta. As tenemos: Microsoft Access: Es el administrador que utilizaremos en nuestro curso. SQL: Tambin de la empresa Microsoft, utilizado a nivel corporativo. DBase: Uno de los pioneros en la confeccin y administracin de Base de Datos. mySQL: Una excelente herramienta a la hora de hacer Base de Datos orientadas a la Internet. Ejemplos: Mercado Libre. Approach: vieja Base de Datos, pero excelente para su poca. Paradox: Excelente herramienta. Informix: otro buen ejemplo de Base de Datos. Oracle: esta es una Base de Datos que no tiene parangn. Sencillamente es la Base de Datos ms poderosa del orbe. Para entender mejor este fabuloso y poderoso programa, lo entenderemos como si fuera la construccin de una gran pirmide (como las de Giza, que an perduran). Para ello necesitaremos una buena base, que sea fuerte y robusta y nada haga que la construccin la derribe, pues estas sern nuestras TABLAS, con buenas tablas, tendremos una buena base. Luego debemos amalgamar, es decir pegar cada uno de los ladrillos de la nuestra construccin, esa mezcla sern las RELACIONES, de las que ya tendremos oportunidad de hablar. La siguiente planta sern las llamadas CONSULTAS. El revestimiento y ornamento de nuestra construccin sern los FORMULARIOS y finalmente el acabado y presentacin de ella sern los INFORMES. Bueno, falta terminar la punta de nuestra pirmide, eso no entra en el mbito de nuestro curso, slo lo nombraremos por cuestiones didcticas, son los mdulos, las macros y las pginas web.

MODULOS MACROS PAGINAS WEB

I N F O R M E S

F O R M U L A R IO S

CONSULTAS TAB LAS

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TABLAS
Una Tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitar la duplicacin de datos, y la Base de Datos resultar ms eficiente, al tiempo que se reducir el riesgo de errores en la entrada de datos. En las tablas los datos estn organizados en filas (denominadas registros) y columnas (denominados campos). Esta organizacin queda patente en la vista Hoja de datos A su vez, estas tablas se pueden RELACIONAR entre s. En nuestro caso confeccionaremos cada una de nuestras tablas y aprenderemos acerca de sus muchas cosas que dentro de ella hay, pues hacer una tabla en Access no es lo mismo que una tabla en Word o Excel, ya ac la cosa se complica un poco. Antes de empezar a realizar nuestras tablas, antes debemos comprar el terreno dnde construiremos nuestra base de datos, lo recuerda?, o sea nuestra pirmide. Es necesario tener un lugar fsico en donde se construir. Las bases de datos necesitan imperiosamente de ser guardadas antes de empezar a trabajarlas.

Elegiremos la opcin base de datos en blanco para empezar. El programa nos insta a dar una ubicacin en nuestra computadora, pues elegiremos la ubicacin en donde se fijara ella, antes claro, le pondremos un nombre. Recuerde que esta base de datos es la que trabajaremos a lo largo de lo que queda del curso, por ende siempre hay que ver la ubicacin dnde nos qued.

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Es donde colocaremos el nombre a nuestra base de datos.

Si queremos cambiar la ubicacin de la base de datos

Oprimir en Crear para finalizar

Nos llevara a la pantalla de creacin de Tablas, veremos las partes:

5 3 4 6 1

1) Para agregar un campo nuevo. 2) Ac deber especificar el Tipo de Dato que poseer el campo creado. Ms adelante veremos lo que significa.

3) Si elegimos el tipo de dato nmero, fecha/hora, moneda o S/No, nos aparecer una lista para colocarle un formato adecuado.

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4) Para cambiarle el nombre al campo. 5) Para insertar una columna y colocar un campo que no necesariamente sea al final de todo. 6) El campo Id, que siempre es Autonumrico, pero con la opcin 5, podemos cambiarle el nombre. En caso de que tengamos creadas algunas tablas, pero quisiramos agregar alguna otra, deberemos ir Tabla. al men Crear

TIPO DE DATOS
Ahora veremos los tipos de datos que podremos encontraros en una base de datos: TIPO DE DATOS Texto Memo Datos permitidos en ese campo
Texto o combinaciones de textos y nmeros. Mximo 255 caracteres. Textos o nmeros extensos. Mximo 65535 caracteres. Un campo memorando es un campo de texto avanzado. Puede almacenar hasta 2 GB de datos en un campo de memorando. Los campos de memorando soportan el formato de texto enriquecido como negritas, cursivas y listas con vietas. Datos numricos utilizados en clculos matemticos. Hasta 16 bytes de datos. Valores de formato fecha y hora Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos. Nmero secuencial con un incremento de uno en uno. Dos nicos valores: S o No. Para afirmar o negar informacin en ese campo. Objetos: una hoja de clculo, imgenes, sonidos, etc. El campo Hipervnculo le ayuda a almacenar direcciones Web. El mximo lmite de almacenamiento de datos es de 1 GB. Usted puede almacenar vnculos a los sitios Web as como sitios o archivos en una intranet o Red de rea Local. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista. Un campo de datos adjuntos se usa para adjuntar imgenes, archivos de hojas de clculo, documentos, grficos y otros tipos de archivos soportados en los registros de su base de datos. Access le permite adjuntar archivos a registros slo si la base de datos est en el formato 2007. Usted tambin puede quitar un documento adjunto y navegar por los diferentes documentos adjuntos dentro de un registro.

Nmero Fecha / Hora Moneda Autonumrico S / No Objeto OLE Hipervnculo

Asistente para bsquedas Datos Adjuntos

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Cuando entramos en la vista de Diseo de nuestra tabla, podemos observarla tal cual la conocamos en Access 2003 o anteriores:

Ac tenemos una Tabla en vista de diseo:

PROPIEDADES DE CAMPO
Una vez hayamos seleccionado el tipo de datos para un campo cualquiera podremos especificar ciertas propiedades que afectarn a la forma en que los datos se almacenarn. A continuacin exponemos las propiedades ms comunes (todas ellas no son aplicables a cualquier tipo de datos; por ejemplo, la propiedad Lugares decimales no tiene sentido para el tipo texto).
Propiedad Tamao del campo: Significado Para datos de tipo Texto indicaremos la longitud mxima. Para datos de tipo nmero podremos elegir entre: Byte: valores comprendidos entre 0 y 255 Entero: valores entre 32.768 y 32.767 Entero largo: valores entre 2.147.483.648 y 2.147.483.647 Simple: valores entre 3,4 x 1038 y 3,4 x 1038 Doble: valores entre 1,797 x 10308 y 1,797 x 10308 con 15 decimales Especifica la presentacin de los datos, pudiendo ser stos fecha, moneda, nmero, porcentaje, cientfico y fijo. Especifica el nmero de decimales (precisin) con la que los nmeros se van a almacenar.

Formato:

Lugares decimales:

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Mscara de entrada: Permite controlar cada uno de los caracteres que pueden introducirse en el campo, as como los separadores para fechas, horas y texto en general (por ejemplo, para un nmero de telfono). El texto que se introduzca en esta propiedad ser el texto descriptivo que aparecer como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al disear formularios e informes. El valor (nmero, fecha, texto, etc.) ser el que aparezca inicialmente en el campo al aadir un nuevo registro. Permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que se introduzca en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresin de Access. Ser el mensaje de error que aparezca en un cuadro de dilogo en el centro de la pantalla, cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validacin. Esta propiedad hace que la introduccin de datos en el campo sea obligatoria. Esta propiedad permite crear un ndice simple basado en el campo y que haga ms rpidas a las consultas. Puede indexarse por 3 variables: No: Sin ndice S (con duplicados): Admite valores duplicados. Si (sin duplicados): No admite valores duplicados.

Ttulo:

Valor predeterminado:

Regla de validacin:

Texto de validacin:

Requerido: Indexado:

Clave principal de la tabla: Eleccin de la clave principal

Una clave principal es un campo que contiene valores nicos, que se usan para identificar cada registro. Esta clave se usa para establecer relaciones adecuadas entre las tablas. Los campos de claves principales nunca estn en blanco y tienen valores que casi nunca cambian. No permiten duplicados y pueden ser de cualquier tipo de datos. 1. Seleccionar El campo que queramos designar como clave 2. Hacer clic sobre El icono de la barra de herramientas Diseo de tabla. 3. Al campo elegido se le agregar una pequea llave, lo cual indica que es ahora el campo clave.

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