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PLANIFICACIN DE LA ACTIVIDAD
Planificar es un proceso para identificar los objetivos y concretar la mejor manera de alcanzarlos.
El proceso de auditoria se puede ver condicionado por:
La planificacin general de la organizacin.
La planificacin de rganos de control externos a la organizacin con los que est vinculado o subordinado funcionalmente.
Plan a largo plazo o planificacin estratgica. Partiendo de la planificacin estratgica de la Auditoria, debe cubrir adecuadamente los riesgos ms significativos para el logro de los objetivos. Debe formularse con coherencia, concrecin y sinceridad y permite identificar el ciclo de auditora: Periodo en el que se prev realizar todos los proyectos que afecten a riesgos significativos para la organizacin. Periodo entre 3 y 5 aos. Planificacin operativa. Plan a corto o Plan de Actuaciones del Area de Auditoria. (Anual). Planificacin o programa de trabajo detallado para cada auditora.
PLANIFICACIN ESTRATGICA
Finalidad: Fijar a medio y largo plazo cuales son los objetivos generales y las estrategias as como las polticas concretas a partir de las cuales se pretenden alcanzar.
mbito: sus Perodo: Formas: Para el conjunto de la organizacin y/o para cada uno de Departamentos o reas. Medio o largo plazo (entre 3 y 5 aos).
Cada Departamento o rea realiza su planificacin estratgica y luego se integran en la planificacin estratgica de la organizacin. Elaborar el Plan Estratgico de la organizacin y, en base a l, los especficos de cada rea o Departamento.
PLANIFICACIN ESTRATGICA
Condicionantes:
Grado de autonoma.
Procesos de evaluacin: Problemas y oportunidades internas
y externas. Puntos fuertes y dbiles.
PLANIFICACIN ESTRATGICA
PASOS A DESARROLLAR:
Identificar con claridad el mandato de la organizacin o unidad. Concretrar la misin y los valores de la organizacin o unidad. Analizar y evaluar el entorno exterior e interior. Reconocer los temas crticos que afectan a la organizacin o unidad. Concretar las estrategias para afrontar cada tema crtico. Especificar la visin de futuro de la organizacin o unidad.
PLANIFICACIN OPERATIVA Finalidad: Concrecin detallada de las acciones y recursos a travs de los cuales se pretenden alcanzar las formulaciones contenidas en los planes estratgicos. Periodo: aos). Corto o medio plazo (entre 1 y 2
Forma: Los planes especficos de cada rea o Departamento se integran en el plan operativo integral o corporativo de la organizacin.
PLANIFICACIN OPERATIVA
Pasos a desarrollar: Si existe planificacin estratgica, los pasos seran:
La planificacin debe ser coherente con el Estatuto de la organizacin y las metas generales de la Auditoria. Hay que establecer: Metas. Programas de trabajo. Planes de personal y presupuestos financieros. Informes de actividad.
Las metas deben ser susceptibles de medicin y tener fechas estimadas de realizacin.
Identificados los objetivos a que pretende responder el Plan, es habitual que su estructura se realiza en base a los mismos. Los objetivos ms habituales (y una posible estructura) son:
mbito temporal: El ao natural. rgano que lo realiza: Se puede o no disponer de una unidad
especfica de planificacin, pero el Gerente decidir las actuaciones a integrar en el Proyecto del Plan.
PROGRAMAS DE AUDITORA
POSIBLE TIPOLOGA DE PROGRAMAS DE AUDITORA:
1) De control financiero y presupuestario. 2) De control y seguimiento de rganos o unidades territoriales.
3) De reas funcionales.
4) De reas horizontales. 5) De seguridad informtica. 6) De conductas del personal. 7) De seguimiento de programas estratgicos de la Auditoria. 8) De colaboracin con otros rganos de control. 9) Otros programas.
PROGRAMAS DE AUDITORA
1) Programas de auditora de control financiero y presupuestario
Objeto: Anlisis y evaluacin de la confiabilidad de los estados financieros y el control presupuestario de la Auditoria.
Caractersticas: Regulacin especfica y minuciosa. Especial atencin y detalle en los Manuales de Auditoria (guiones, modelos de informes, etc.).
PROGRAMAS DE AUDITORA
2) Programas de auditora de control y seguimiento de rganos o unidades territoriales Objeto: Seguimiento permanente de los servicios integrados en los rganos o unidades territoriales, a travs del control de su actividad. Caractersticas: Su inclusin en el Plan anual se inserta en la planificacin a largo plazo. Uso de instrumentos especficos de planificacin y control permanente establecidos por la organizacin, as como los indicadores de cumplimiento de objetivos. Uso de Cuadro o Tablero de Mando. Almacenes de Datos. Notables diferencias segn su mbito y alcance.
PROGRAMAS DE AUDITORA
Los ms habituales:
Comprobaciones generales de grandes unidades de mbito territorial superior. Verificacin cumplimiento objetivos, anlisis de riesgos e instrumentos de control. Comprobaciones generales de unidades medianas y/o pequeas. Evaluacin global.
Comprobaciones parciales: Desviaciones observadas en los objetivos programados, planificacin, estndares de calidad, etc.
PROGRAMAS DE AUDITORA
3) Programas de auditora de reas funcionales Objeto: Si no existe Sistema de Gestin de Riesgos (SGR). Seguimiento y anlisis de sus procedimientos ms habituales (estandarizados) y actividades que implican cambios significativos. Si existe SGR . Evaluacin de los mismos.
Caractersticas:
Procedimiento muy estandarizados y manualizados. Implican el conocimiento del rea. Adems de analizar las desviaciones observadas sobre los procedimientos, deben aportar valor para la mejora de los mismos. Los ms habituales: Vinculados a las reas funcionales suelen priorizarse las actuaciones en funcin de su relacin con los derechos de los contribuyentes y con los resultados globales de la Auditoria.
PROGRAMAS DE AUDITORA
4) Programas de auditora de reas horizontales o instrumentales (Recursos humanos, administracin econmica, informtica, servicio jurdico, organizacin y planificacin, etc.) Objeto: Similar a los programas de las reas funcionales. Con o sin SGR. Condicionados por el nivel de autonoma de la Auditoria. A mayor autonoma ms alta la importancia de estas actuaciones. En general, evaluacin y anlisis del desarrollo de sus tareas. En particular:
Caractersticas:
Los ms habituales:
Informtica: Procesamiento de datos, sistemas no automticos, Intranet. Administracin econmica: No actuaciones en relacin a presupuestacin o contratacin. se la incluyen las contabilidad,
PROGRAMAS DE AUDITORA
5) Programas de auditora de seguridad informtica
PROGRAMAS DE AUDITORA
Los ms habituales: Supervisin del funcionamiento y del cumplimiento de objetivos por los rganos y unidades de informtica.
PROGRAMAS DE AUDITORA
6) Programas de auditora de conductas del personal
Objeto: Dar cumplimiento a las funciones en relacin a la prevencin, deteccin e investigacin de conductas incorrectas o irregulares del personal de la organizacin.
Caractersticas: Dado el tamao de la organizacin, suelen basarse en instrumentos informatizados, as como en las denuncias o quejas recibidas. Carcter permanente. Reserva genrica de carga de trabajo. Los ms habituales: Uso exclusivamente (Accesos). profesional de la informacin
PROGRAMAS DE AUDITORA
7) Programas de auditora de seguimiento de programas estratgicos de la Auditoria Objeto: Analizar y evaluar las medidas adoptadas para la organizacin directamente vinculadas al logro de un objetivo estratgico. Caractersticas: Por su contenido pueden ser muy variados.
Mayor valor en funcin de que sirvan para poner de manifiesto desviaciones o disfunciones en plazo para su adecuacin a los objetivos previstos.
PROGRAMAS DE AUDITORA
8) Programas de auditora de colaboracin con otros rganos de auditora Objeto:
Cumplimiento de las obligaciones y/o acuerdos con los rganos de control externos a la organizacin, tanto si tiene dependencia funcional como si no (Coordinacin). Analizar y evaluar aspectos comunes en distintas Administraciones.
PROGRAMAS DE AUDITORA
Caractersticas:
En este grupo se incorporan las actuaciones que no tienen acomodo en los anteriores.
Realizacin. Disear los procedimientos para la toma de decisiones Control. Disear un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.
BARRERAS IMPLICADOS
DIAGNSTICO
OBJETIVOS AO 3
SITUACIN ACTUAL
OBJETIVOS AO 2
PLANES DE ACCIN
OBJETIVOS AO 1
MISIN
PLANES DE ACCIN
PLANES DE ACCIN
ENTORNO
VALORES COMPARTIDOS
AHORA
BARRERAS
FUTURO
MISIN
ESTRATEGIA
VISIN
DIAGNSTICO ESTRATGICO
PROBLEMAS ESTRATGICOS
SOLUCINES ESTRATTICAS
OBJETIVOS ESTRATGICOS
PLANES DE ACCION
ESCENARIO
INDICADORES DE MEDIDA
Enfoque Estratgico
Ver la organizacin como un sistema abierto e insertado en un escenario social, econmico y poltico Priorizar su forma de relacionarse con la sociedad: productos y servicios Pensar estratgicamente: clara visin de futuro, solucin de problemas principales, logro de los objetivos estratgicos y control de funciones esenciales Ampliacin de las interacciones y participacin humana Descentralizacin en la toma de decisiones: Principios orientadores tica y valores humanos Pertinencia a necesidades especficas. Atencin personalizada/regionalizada