EstructuradeDocumentospara elRelevamientodeProcesos

Mayo2008

EstructuradeunDocumento

OBJETO

Describirenformaclaraelpropsito,razndeser,motivoousopretendidodelprocedimiento.Se debedefinirparaqusecreaelprocedimiento.

ALCANCE
Definirlasactividades,procesosodocumentacindondeseaplicaoalosquealcanzaelprocedimientoy/o culessonlasreasalasquealcanzasuaplicacin. Se puede definir en este captulo (siempre que agregue valor) la amplitud que tiene el procedimiento, especificandodondeiniciaydondeconcluye. Distribucin: se incluye un detalle de la distribucin del procedimiento, citando (abreviadas) las reas o responsablesquerecibencopiadelprocedimiento. Documentosdereferencia:secitanlosdocumentos,procedimientosoinstruccionesoperativasrelacionadas alprocedimientoqueaportenvalorparalamejorcomprensineinterpretacindelmismo.

DEFINICIONESYABREVIATURASDOC.DEREFERENCIA
Incluir todas aquellas definiciones y abreviaturas de funciones o trminos particulares y especficos de la actividad propia de la Empresa, que ayuden a una mejor interpretacin por parte del usuario. Si no se

utilizaestaseccinseindica:NOAPLICABLE.

RESPONSABLES
Listar las reas o funciones responsables de realizar y controlar las tareas y actividades previstas en el procedimiento.

DESCRIPCIN
Describir en forma clara la forma en que deben desarrollarse cronolgicamente las diferentes actividadesylasrelacionesintersectorialesnecesarias,paraalcanzarlosobjetivosprevistospor eldocumento. Indicar para cada actividad quin es el responsable de llevarla a cabo y, de ser aplicable, qu precauciones,equiposuotroselementossonnecesariosparasudesarrollo. Cuando el Procedimiento o Instruccin corresponda a actividades de control, inspeccin o monitoreosedebendefinirclaramenteloscriteriosdeaceptacinaplicables. La descripcin del procedimiento puede realizarse o completarse mediante un diagrama de flujo.

REGISTROS
Listarlosregistrosquegeneranevidenciaobjetivaodocumentaldelasactividadesycontrolesprevistos. Sinoseutilizaestaseccinseindica:NOAPLICABLE.

ANEXOS
SepuedenincluirenAnexos,tablas,diagramasdebloques,diagramasdeflujoodescripcionesqueamplen oclarifiquenelcontenidodelosdocumentos. Cadaanexoseidentificarconunnmerocorrelativo.Sinoseutilizaestaseccinseindica:NOAPLICABLE.

DiagramadeFlujo

EjemplodeunProcedimientoDocumentado ADMISIONDEPACIENTES
INDICE
1 OBJETO 2 ALCANCEDELAAPLICACIN DEFINICIONESYABREVIATURAS

3 4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6

RESPONSABILIDADPORLAAPLICACION

DESCRIPCIN

Generalidades TareasdelpersonaldeAdmisin TareasdelpersonaldeInternacin TareasdelMdicodeAsistenciaInmediata TareasdelaJefaturadeEnfermera TareasdelpersonaldeMucamas

REGISTROS ANEXOS

1 OBJETO Definir la gestin para la Admisin de Pacientes que ingresan al Sanatorio para atencin ambulatoria o internacin. 2 ALCANCEDELAAPLICACIN TodaslastareasdeadmisinrequeridasporsolicitudesdeserviciosdeDiagnsticosporImgenes(Radiologa, Ecografa, etc), Laboratorio, Enfermera, Consultorios Externos, Ciruga, y todo otro servicio prestado por la EmpresaenelmbitodelSanatorio. Distribucin:DA,DM,MJR,JE,AD,FAC,JL,JR. 3 DEFINICIONESYABREVIATURAS BDS:BasedeDatosSigma CI:CuadernodeIngreso CMBD:Conjuntomnimobsicodedatos DA:DirectorAdministrativo DG:DocumentodeGaranta DM:DirectorMdico FI:FichadeIngreso HC:HistoriaClnica HIM:HojadeIndicacinMdica. IH:InformedeHospitalizacin ME:MdicoExterno MG:MdicodeGuardia MJR:MdicoJefedeResidentes MR.:MdicoResidente. OP:OrdendePrctica OE:OfficedeEnfermera OAM:OrdendeAltaMdica OI:OrdendeInternacin OS:ObraSocial 4 RESPONSABILIDADPORLAAPLICACION PersonaldeAdmisin MedicodeInmediatas/MdicodeGuardia JefaturadeEnfermera PersonaldeMucamas

 5 DESCRIPCION

5.1 Generalidades Lastareasypasosgeneralesdelprocedimientosedescribeneneldiagramadeflujo(verAnexo1);encaptulos siguientessedetallanyamplanaspectosquehacenalcumplimientodelosrequisitosestablecidos. 5.2 TareasdelpersonaldeAdmisin: EsresponsabilidaddelpersonaldeAdmisin: RecibiralPaciente,familiarresponsableoserviciodeemergenciaquelotrasladahastaelSanatorioe identificarsolicituddeservicio. SolicitarIndicacionesMdicas,identificaralmdicoquesolicitainternacin(encasospertinentes)yrequerir concurrenciadelMdicodeGuardia. SolicitarcarnetdeObraSocialydocumentacindeidentidadalpaciente(ascomoltimorecibodesueldoy carnetdejubiladoencasosdeOSquelorequiere). ControlarestadodelcrditodelaObraSocial. ObtenerautorizacindeObraSocialenloscasosrequeridos. Controlar y completar Orden de Consulta y obtener conformidad del Paciente en casos de pacientes ambulatorios. Solicitar documentacin (y fotocopiar lo necesario) requerida al Paciente segn requisitos de la OS respectivaydeltipodeservicioaprestar. CumplimentarrequisitosrestantessegnOS(verInstructivoITSSA01:RequisitosdeObrasSociales). CargarConjuntoMnimoBsicodeDatos(CMBD)enBDSparacadapaciente:NDNI,apellidoynombre, fechanacimiento,ObraSocialyNdebeneficiario,condicindetitularopersonaacargo,datosdeltitular requeridosporlabasededatosencasosdeinternacindepersonasacargo,domicilio,localidadyTE. ObtenerconformidaddelPacienteenDocumentodeGarantaenloscasosrequeridos. AsignarcamayhabitacinyregistrarloenBDS. RequeriryregistrarenBDSdiagnsticopresuntivo,horadeingreso,NdeHistoriaClnicaycdigodel Sanatorio(quediferenciaatencindepacientespeditricosdeadultos) EntregaralMdicodeGuardialaHIMimpresaconlosdatoscompletos. InformaringresosdepacientesaJefaturadeEnfermeraysolicitarinternacinaServiciodeMucamas. Gestionarderivacionesaotrosestablecimientosdesaludenloscasosrequeridos. CumplirrequisitosparaadmisindeserviciosdeRadiologa(verPRSSA05). CumplirrequisitosparaadmisindeserviciosdeLaboratorio(verPRSSA06).

DerivaralPacienteasectordetratamientoambulatoriocorrespondiente(DiagnsticoporImgenes, Laboratorio,Consultoriosexternos,etc). AsegurarelregistroenBDSdelosDiagnsticosmdicosdentrodelas24horasdelingresodelpaciente efectuandolosreclamosnecesariosalmdicoresponsable. Asegurarladisponibilidaddetodaladocumentacinrequeridaparalaadecuadagestindelaadmisin, atencinyaltadelpacienteefectuandolosreclamosnecesariosalaOSoalfamiliarresponsabledel paciente. ControlaryactualizarenBDSenturnosmaanaytardeestadodeocupacindecamas. EnviarcopiaactualizadadeestadodeocupacindecamasaDireccinMdicaconunaanticipacinmnima de30minutosantesdecomenzadocadapasedesala. PresupuestaratencindePacientesparticulares(sinOSoconOSsuspendida).

5.3 TareasdelpersonaldeInternacin: EsresponsabilidaddelpersonaldeInternacin: 5.4 TareasyresponsabilidadesdelMdicodeGuardia: 5.5 TareasyresponsabilidadesdelMdicoResponsabledelPaciente: ElMdicoresponsabledelpacientedebe: AtenderpacientesambulatoriosasolicituddelpersonaldeAdmisin. Definircriteriodeinternacin. Controlar,segntipodeservicio,requisitosdeinternacin(requisitosprequirrgicosuotrosrequisitosde internacin). Controlarrequisitosprequirrgicoseninternacionesprogramadas. SolicitarinternacindelpacientealpersonaldeAdmisin. CompletarHCyHIMconsufirmaysello. ObtenerlaconformidaddelpacienteenlaOrdendeInternacin(OI)yenelInformedeHospitalizacin(IH). GestionarlaautorizacindelaOIporpartedelaOSrespectiva. Obtener N de Denuncia de Internacin e informar las internaciones y altas dentro de las 24 horas a las ObrasSocialesquelorequieran(verITSSA01). ActualizardatosenCuadernodeIngreso.

 5.6 TareasdelaJefaturadeEnfermera:

Definircriteriodeinternacinenloscasosrequeridos. Controlar,segntipodeservicio,requisitosdeinternacin(requisitosprequirrgicosuotrosrequisitosde internacin). Controlarrequisitosprequirrgicoseninternacionesprogramadas. EntregaraAdmisindiagnsticomdicodentrodelas24horasdeingresodelpaciente. CompletarHCconlosdatosrequeridosyconformarlamismaconsufirmaysello. CompletarHIMconsufirmaysello.

EsresponsabilidaddelaJefaturadeEnfermera: 5.7 TareasdelpersonalMucamasenelprocesodeAdmisin: EsresponsabilidaddelpersonaldeMucamas: Cumplirconlosrequisitosestablecidosparaelalistamientoylalimpiezadelashabitacionesyespacios comunes. Adecuarcamasyhabitacionessegnrequerimientosmdicosydelpaciente. TrasladaralospacientesalashabitacionesysectoresindicadosporelpersonaldeAdmisinolaJefaturade Enfermera. InformaraJefaturadeEnfermerayaAdmisinquesehacompletadolainternacindelpacienteencama, habitacinosectorasignado.NotificarentodosloscasosaAdmisineventualescambiosdecama, habitacinosectorasignado,demododeregistrartalescambiosenBDS. Asegurartrasladodelpacientealsectorasignado. ActualizardiariamentelaHIMconlasindicacionesmdicas.

6 REGISTROS

BDS:BasedeDatosSigma CI:CuadernodeIngreso DG:DocumentodeGaranta

HC:HistoriaClnica HIM:HojadeIndicacinMdica. IH:InformedeHospitalizacin OI:OrdendeInternacin OP:OrdendePrctica

ANEXOS

Anexo1:DiagramadeflujoAdmisindePacientes

Anexo1:DiagramadeflujoAdmisindePacientes
QUE QUIEN COMO *Recibir solicitud de Servicio por parte del paciente, familiar responsable o Empresa de Emergencias. *Si corresponde al tipo de Servicio requerido, solicitar carnet Obra Social, completar Orden de Consulta y obtener conformidad de paciente o familiar responsable en la misma. * Recibir Documentacin en casos de Internacin Programada. DONDE

Admisin Recibir al paciente

Es una Emergencia? Si Ejecutar Instructivo para Atencin de Emergencias

No

OS con crdito Suspendido? Si

No

OS acepta internacin? No Si Cliente Acepta Particular? No Fin del servicio

Si Admisin

* Solicitar autorizacin OS para internacin * Registrar Autorizacin de OS en BDS

BDS

Admisin

* Informar presupuesto. * Solicitar depsito o firma documento garanta * Registrar depsito o firma documento en BDS

Ver Instructivo para Internacin de Pacientes Particulares

Admisin

No

Es internacin programada? Si Admisin Controlar requisitos para internacin programada Mdico de Atencin Inmediata * Solicitar y controlar documentacin segn requisitos de OS y tipo de servicio. * Controlar, segn el tipo de servicio, requisitos pre-quirrgicos u otros requistos de internacin.

No

Es atencin ambulatoria o consultorios externos?

Si D

Completar Datos de Ingreso

Admisin

*Cargar CMBD en BDS

BDS

Solicitar Mdico de Atencin Inmediata

Admisin

* Localizar Mdico de Atencin Inmediata

Recibir al Paciente

Mdico de Atencin Inmediata

* Controlar Requisitos Internacin

El Paciente tiene criterio de Internacin?

Si

No Dar Indicaciones para tratam. ambulatorio Mdico de Atencin Inmediata * Completar HCCE y entregarla a Admisin * Completar datos mdicos en HIM. HCCE HIM

Fin del Servicio

Admisin Solicitar Internacin del Paciente Mdico Responsable del Paciente

* Asignar cama y registrar en BDS * Solicitar internacin a Servicio de Mucamas * * * * Completar HC. Completar HIM. Controlar en docum requisitos pre-quirrgicos. Conformar requisitos pre-quirrgicos en H.I.M.

BDS HC HIM

Completar datos de ingreso y asignar cama y sector

Admisin

* Completar eventuales datos o documentacin faltante (DNI, Carnet Afiliado, Ultimo Recibo Sueldo y Carnet Jubilado si corresponde) y verificar requisitos segn OS (Ver Instructivos de Obras Sociales). * Informar Ingreso a Jefatura Enfermera * Registrar datos en Cuaderno de Ingreso (CI)

BDS

Se cumplen requisitos de documentacin? No Solicitar Documentacin o Requisitos Faltantes

Si

Admisin

*Reclamar al Paciente o familiar responsable eventuales datos o documentacin faltante o requisitos segn Instructivos de OS

Si

Estn habitacin y cama alistadas?

No Servicio de Mucamas Mdico de Asistencia Inmediata * Adecuar cama y habitacin segn requerimientos Mdicos y del Paciente

Alistar Habitacin y Cama segn requerimientos Mdicos y del Paciente

* Asistir al Paciente durante la espera

Trasladar al Paciente hasta Sector Asignado

Servicio de Mucamas

* Trasladar al Paciente hasta sector asignado * Informar a Jefatura de Enfermera y Admisin que la internacin se ha completado.

Ordenar documentacin y archivar temporalmente (Durante estada del Paciente)

Admisin

* Si el mdico es externo Imprimir y entregar Form. HC y protocolo quirrgico si corresponde. * Ordenar y archivar (temporal) documentacin por Nro. de habitacin (Objeto:acumular otras prestaciones durante internacin y servir como evidencias ante auditoras).

Obtener diagnstico mdico dentro de las 24 hs. de Ingreso del Paciente

Mdico del Paciente

* Entregar a Admisin diagnstico dentro de las 24 horas de ingreso del paciente * Obtener diagnstico dentro de las 24 hs. de ingreso paciente (Reclamar entrega al mdico responsable en caso de incumplimiento)

Admisin

Controlar resultados de de Pases de Salas, Registrar novedades e Informar a Obras Sociales

Admisin

* Controlar y actualizar estado ocupacin de camas en turnos maana y tarde * Registrar novedades en B.D.S. * Obtener nmero de denuncia de internacin en los casos requeridos.

Internacin Obtener conformidad del Paciente o Familiar en OI, IH y OP y gestionar autorizacin de la OI por parte de la OS

* Imprimir OI e IH y obtener conformidad de paciente en ambas * Entregar OI a Familiar del Paciente * Conformar OI e IH * Obtener autorizacin OI en OS respectiva

Paciente o Familiar

Internacin

* Recibir del Familiar O.I. autorizada.

Fin

No

Solicita Servicios de Radiologa?

Si Ejecutar PR-SSA-05 Servicios de Radiologa Admisin

No

Solicita Prcticas de Laboratorio?

Si Ejecutar PR-SSA-06 Servicios de Laboratorio

Admisin

No

Solicita Prcticas de Enfermera?

Si Ejecutar PR-SSA-08 Servicios de Enfermera Admisin

No

Solicita Atencin en Consultorios Externos?

Si Ejecutar PR-SSA-04 Atenc. Cons. Externos

Admisin * Atender los casos en que el Paciente solicita servicios no previstos en este procedimiento.

Atender el requerimiento del Paciente

Admisin