QUEESSOFTWARELIBRE?

SegnlaFreeSoftwareFoundationFSFsoftwarelibre(eninglesfreesoftware)eselsoftwareque,unavezobtenido, puedeserusado,copiado,estudiado,modificadoyredistribuidolibremente.Seaplicaparaellolassiguienteslibertades: Libertad0:Ejecutarelprogramaconcualquierpropsito(privado,educativo,pblico,comercial,etc.) Libertad1:Estudiarymodificarelprograma(paralocualesnecesariopoderaccederalcdigofuente) Libertad2:Copiarelprogramademaneraquesepuedaayudaraotrosoacualquiera Libertad3:Mejorarelprograma,yhacerpblicaslasmejoras,deformaquesebeneficietodalacomunidad. Hacer uso de las mencionadas libertades conlleva a la posibilidad que tiene cualquier persona de compartir el conocimientoimpulsandounespritudecolaboracindeformaqueelrecursohumanosepotenciacomocreadorde obrasapartirdelconocimientoqueotroshanaportado. EspecficamenteenelcasodeORFEOsepromuevecomoloindicalalicenciabajolacualhasidoregistrado,guardando respetoporlaautoramoraldeloscreadoresoriginalesdelproyecto.

SistemadeGestin
UnaComunidadbasadaenSoftwareLibrelaSociedad.
http://www.correlibre.org QUESORFEO?
ORFEO es un sistema de gestin documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartirelconocimientoymantenerlacreacincolectiva.ActualmentelafundacionCorrelibrejuntoconsusCreadores esquenestaacargodelaadministracionymejorasdelsistema. ORFEOpermitelaincorporarlagestindelosdocumentosalosprocesosdelacualquierorganizacin,automatizando procedimientos,conimportantesahorrosentiempo,costosyrecursostalescomotonersdeimpresora,papel,fotocopias, entreotros,ascomoelcontrolsobrelosdocumentos. AdemsdelaSSPD,ORFEOestsiendoutilizadoy/oimplementadopormsde23entidadesquereunenyamsde 5000usuariosyestsiendoestudiadosuusoporpartedeentidadesyorganizacionesenotraspartesdelmundo,gracias asufilosofadeSoftwareLibre. EstaherramientapuedeinstalarseencualquiersistemaOperativo(Gnu/Linux,Unix,Windows,...),condiferentesbases dedatos(PostgreeSQL,MySQL,Oracle,MSSql,DB2),ademsmanejamltiplestiposdeFormatos(ODT,XML,DOC), lograndoasobtenerindependenciadeplataformatecnolgicayreduccindecostosenlaimplantacin.

QUEESUNACOMUNIDADDEDESARROLLO?
Enlamayoradelosproyectos desoftwarelibresedainicioaldiseoydesarrollodeunasolucinbasados enla necesidaddeunapersonaoungrupo.Sinembargosuelesucederenlamayoradeloscasosqueelresultadodel proyectoinicialmenteplanteadocubrelanecesidad,demuchaspersonas ogrupos esdecirquedichanecesidades compartida por un grupo de usuarios que finalmente obtienen y prueban la aplicacin, retroalimentando al (los) programador(es) con reportes de errores o correcciones de los mismos. Es de esta manera como se forma una comunidadogrupodedesarrollo,dentrodeloscualessedesarrollaypruebaunoovariosproyectos. ParaelcasodelacomunidaddeORFEO,aellahan adherido principalmenteinstituciones, aportando, atravs del recursohumano,conocimientosnosoloenanlisisyprogramacin,sinoademsenorganizacinindustrial,archivstica, documentacin,etc.,queinteractuademanerapermanenteenunsistemaabiertoqueaportainformacindeloserrores y las correcciones de los mismos, las mejoras para optimizar el desempeo de la herramienta, pero tambin la experiencia para implantarla en las organizaciones. De esta forma cuando una organizacin identifica nuevas necesidadesasuplir,seplantealamejorformadesolucinysebuscaestandarizarlascaractersticasdelamismacon elobjetodehacerposiblelareplicacinenotrasorganizacionesquecompartandichanecesidadygarantizarasuvezsu mantenimientoysostenibilidad. En este caso la comunidad transmite a sus nuevos miembros, no solo el conocimiento relacionado con la implementacindelaherramienta,sinoqueasuvezcompartelaexperienciadeaosdeusodelamismaylaaplicacin delosconceptosorganizacionales,documentalesyarchivsticosparasuuso. Lacrecientepopularidaddelsoftwarelibresedebeentreotrasrazonesalaactivacomunidaddedesarrolloquehayasu alrededor,asuinteroperabilidadyalaabundanciadedocumentacinrelativaalosprocedimientos,peroademsala libertad en la que se deja a la entidad usuaria, promoviendo la competencia para proveer nuevos servicios que entreguennuevassolucionesalaorganizacinusuaria,pudiendoestacompartirlasmejorasalrestodelacomunidad, manteniendo una espiral de mejora permanente, sin estar atados a las necesidades corporativas de un proveedor exclusivodetecnologa. EnelcasodeORFEOLacomunidadhacrecidoarazndeunanuevaEntidadcadames.Yason23lasentidadesque enColombiahansuscritosuapoyoalaComunidaddeORFEO,atravsdeconveniosperoademshayinteresesde msde15entidadesincluidas3importantesinstitucionesEcuatorianas.Elintersnoesexclusivodeentidadespblicas, universidadesyempresas,estnempezandoaencontrarlaformadematerializarsuapoyoaestaactivacomunidadque promueve el conocimiento Libre, donde sereconocen los aportes de cada uno de los adherentes a lacomunidad, buscandomantenerelespritudelibertaddelconocimiento.

1,DESCRIPCIONFUNCIONALDELAHERRAMIENTA DESCRIPCIONFUNCIONALDELAHERRAMIENTA Funcionalidad Radicacindeentrada Mdulodedigitalizacin Descripcin Por medio de este mdulo, se reciben todos los documentos de la entidad, estos son procesadosyenviadosasudestinoinicial(jefaturadecadadependencia).Enesteprocesose digitalainformacinbsicadeldocumento,alcualseleasignarunarchivodigital(imagen escaneada). Es una aplicacin cliente servidor que digitaliza los documentos recibidos y los asocia al registrocreadodesdeelmduloderadicacindeentrada. El cliente es una herramienta de uso intuitivo similar a un WebMail. La herramienta le permitealusuarioadministrardiferentes carpetas predefinidas opersonalizadas,dondese almacenan sus documentos de trabajo. El cliente permite ordenar o filtrar documentos, facilitando la ubicacin rpida de estos. As mismo es posible desde el cliente definir y conformar expedientes que le permitan a la entidad vincular documentos que estn relacionadosentres.Desdeelcliente,elusuariopodraccederalaimagendigitalizadade un documento o ingresar en un mdulo de vista general con el fin de conocer ms informacindelmismo. Atravsdeestemdulo,sepuedeconocerendetalleinformacindeldocumento,elflujode trabajoquehatenidostedesdesuingresoalsistema,sepuedenmodificaralgunosdatos inicialesdelregistro,tipificarlo,clasificarloyasociarloalastablasderetencindocumental relacionadasconlasfuncionesyprocesosdelaentidad.Asmismosepuedeasociaraquun documentoaunexpediente,anexarlenuevosdocumentososolicitarelfsicoquereposaen archivo. Adems es posible programar alarmas para el flujo documental que se reflejan visualmenteenunacarpetadenominadaagendados. La radicacin de salida es un mdulo que puede ser utilizado para dar respuesta a un documentodeentradaoparagenerarunacomunicacinnueva.Estosdocumentosdesalida puedensernotificaciones,pliegosdecargos,yotrosproducidosporlaentidad. Otrafuncionalidaddeestemduloesladegeneracindedocumentosdesalidaenforma masiva,utilizandodocumentos elaborados conformatos .odt.docyunarchivoasociado .csv,generandolosrespectivosradicadosdesdecualquierdependenciayhaciendousodela radicacinunificadadelaentidad. Adicionalalaradicacindesalidaelsistemapuedeserparametrizadopararealizarcualquier tipo de radicacin que permita identificar un grupo general de documentos como los memorandos, resoluciones, circulares, etc., los cuales deban ser numerados para el respectivocontrolenlaentidad. Orfeopermitequecadaentidadparametrizelostiposdocumentalesquequierequeelsistema maneje, controlando las secuencias como la entidad lo estime conveniente. Ej. Resoluciones,Circulares,Memorandos,etc. Losdocumentossepuedentrasladardeunusuarioaotroconnivelesdecontroldefinidospor lasreasqueseestablezcan.Entreestostraslados,seincluyeelenvodecorrespondencia quetieneorigencuandosonradicadosdocumentosparasalida,estospasanaunacarpeta predefinidallamadaimpresin,alacualunaovariaspersonasquetienenestepermisolo imprimenyloenvanalreadecorrespondenciaparasutrmiterespectivo.Unavezrecibido eldocumentoenelreadecorrespondencia,esprocesadoparasuposteriorenvo,teniendo encuentalasespecificacionesdetrabajomanejadasporlaempresadecorreo,generando planillasyguasparalasmodalidadesdecorreonormalocertificado. Cuenta adems este mdulo con una seccin de devolucin de correo, para retomar documentosquenopudieronserentregadosporalgunarazn.Losusuariosencargadosde esteprocesoencadadependencia,decidensilosdocumentossonarchivadosoreenviados. Cada usuario puede conocer los detalles de envo del documento desde su bandeja de entrada.

Funcionalidad
ArchivoyPrstamode Documentos

Descripcin
Estemdulopermiteprocesarlassolicitudesdedocumentosfsicos,paraentregarlosalosfuncionarios solicitantes,controlandodeestaformadondeestcadadocumentoyeltiempoqueduraenpoderdelos funcionarios,atravsdediferentesreportes. Brindatambinlaposibilidaddeclasificarlosdocumentosfsicosdependiendodelosdatosingresados porelusuariodesdelaseccindeexpedientesenelmdulogeneral,elcualincluyeentreotrosdatos ubicacinfsicadeldocumentoylaconformacindelexpedientefsico. Permitealosusuariosconsultarcualquierdocumento,atravsdediferentesmecanismosdefiltrado, dependiendodelniveldeaccesoquetengaelusuarioqueefectalaconsulta. Sepuedenobtenerreportesparaestablecerelnivelderendimientoenlosdiferentesprocesoscomo Nmerodedocumentosradicados,digitalizados,trmiteendependencia,radicadosactualessintramitar, etc.loscualespermitendetectarposiblesretrasosdurantesutrmiteyasestablecerunosnivelesde controlyposiblescontingenciasdesernecesario. ElmdulodeExpedientesvirtualesquepermitealosusuariosobservarenlnealasimgenesdelos documentosquereposanenelarchivofsicocumpliendoconelprincipiodeordenyprocedencia, es decirqueseconservanenelordenenquesucedenloshechos.Conestafuncionalidadselograquela unidaddocumentaloexpedientevirtualseconserveenelmismoordendelexpedientefsico,selograla aplicacindinmicadelasTablasdeRetencinDocumental,haciendopartcipealosproductoresde documentosdentrodelprocesodocumental.Estedesarrollohafacilitadoelseguimientoalasdiferentes series documentales (por ejemplo las series de contratos, investigaciones, Silencios Administrativos, entreotras). ElmdulodeFlujosdeTrabajo(WorkFlow),permiterealizarseguimiento,generarestadsticasyalertas sobre cada uno de los procesos que se manejan en la entidad. Estamos empezando a desarrollar herramientasqueintegranlosdocumentosyexpedientesvirtualesaProcesos.DeestamaneraLograr ConvertiraOrfeoenunaHerramientadeGestinporProcesos(BPM). MduloquegarantizainteroperabilidaddelOrfeoconotrasHerramientas. Deestamanerasellevaa OrfeoaunsistemaOrientadoalosServicios.Lasaplicacionesexternaspodrnenviardatosovariables querequieraorfeoparagenerarRadicados,Expedientes,AdjuntarArchivos,etc.. Enlasversionesa partirde2008,seencontraradisponiblelaimplementacindeWebservicesyformulariosdevariables dinmicosquepermitirnqueOrfeoalmaceneycomparta informacindevariablesquerequieranlos Procesosquesegeneranenlaaplicacin. Estemdulopermiteaprovecharlaventajadedocumentoestndardeformatoabierto(Conformealos estndares ISO), haciendo posible editar el documento en mltiples herramientas ofimticas como OpenOffice,Koffice,AviWord,Office,etc.LiberandoalciudadanodelaadquisicindeSoftwareparaver yeditarlosdocumentosproducidos. Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y administracin de las Tablas de Retencin Documental,previamenteaprobadasporelAGNparacadaEntidad,realizandounaaplicacindinmica coneladministradorylosusuariosdelsistema,conenfoquedeprocesos. De un aldo permite colocar en la pgina de la entidad formularios para recibir solicitudes o documentacindelosusuariosatravsdelareddeInternet,generandolesundocumento(porejemplo unpdf),connmerodelasolicitudparaqueelusuariopuedaconsultarelestadodeltrmitevaweb. De otra parte, es posible consultar Expedientes en lnea para facilitar a terceros, previamente autorizados,laconsultaenlneadeexpedientescompletossintenerquedirigirsealaEntidad.

Consultas

EstadsticasyReportes

InterfazdeUsuarioFinal

ExpedientesVirtuales

GestindelDocumento

FlujosdeTrabajoy Procesos(WorkFlow)

InterOperabilidadconotros aplicativos(WebServices)

RadicacindeSalida

ModulodeManejode PlantillasenODTyXML TablasdeRetencin Documental

ConsultasWebenLnea

Radicacionesde DocumentosAdicionales

Puede obtener informacin de la comunidad en:

http://www.orfeogpl.org
yoapoyo@orfeogpl.org dono@correlibre.org

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