CODIGO SO-POA-01

PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

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PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO 5S

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1. JUSTIFICACIN El tema del orden y el aseo es sinnimo de organizacin empresarial, de productividad y competitividad dentro del mercado. Al establecer un programa de orden y aseo se aprovechan los recursos que pueden ser reutilizados y reciclados nuevamente. Al mismo tiempo que se minimizan los aspectos negativos que pueden ser causa de incidentes o accidentes laborales. De igual manera, el programa de orden y aseo garantiza el ahorro de tiempo y esfuerzos, la colaboracin y la conservacin de los bienes de la empresa. De ah que, todos los trabajadores de la organizacin sientan que son la pieza clave que permite el desarrollo e implementacin del programa y que los beneficios le proporcionan seguridad, eficiencia, salud y armona en la ejecucin de sus tareas.

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2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL Implementar el programa de orden y aseo en la empresa ABC , de tal manera que se promuevan el cambio de conducta en los trabajadores que garanticen las condiciones ptimas de orden y aseo en el cuidado de las instalaciones y la salud de nuestros colaboradores.

2.2 . OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar los pasos a seguir en el programa de orden y aseo para oficinas, taller, almacn, bodega y reas comunes de la empresa. Reducir las prdidas que se generan por accidentes e incidentes relacionados con el orden y el aseo en los puestos de trabajo, permitiendo as en los colaboradores el auto control en las diferentes reas de trabajo. Reutilizar y reciclar los residuos slidos que salen a diario en la empresa.

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3. GENERALIDADES PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

3.1. CUNDO SE ACONSEJA APLICAR LA METODOLOGA 5S? Se aconseja implementar el programa de orden y aseo 5S cuando: Aspecto de desorden y suciedad en el taller, mquinas, personas, servicios sanitarios, fugas de agua, cajas de cartn, plsticos, poca iluminacin y ventilacin, estanteras, escritorios, etc. Pasillos desordenados, cables sueltos, documentacin amontonada. Falta de espacio en el almacn y oficinas que permitan guardar o archivar correctamente equipos, mquinas, materiales y/o documentos. Soluciones provisionales a los problemas de orden que se presentan en las diferentes reas de la empresa. Falta de instrucciones y sealizacin que sea comprendidas por todos los trabajadores. Desinters del personal por cuidar su rea de trabajo. No se utilizan los Elementos de Proteccin Personal. Mquinas, equipos, herramientas y materiales en mal estado.

3.2. QUE ES EL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO? Es un programa en el que participan todos los integrantes de la empresa en la implementacin de actividades que permiten almacenar de manera segura las diferentes herramientas y elementos de trabajo, garantizando as el orden y el aseo diario en las instalaciones de la empresa. Este programa est basado en la metodologa de las 5S Es importante resaltar que el mejoramiento de los diferentes ambientes de trabajo requiere de una inspeccin directa y una calificacin de las actividades relacionadas con este programa en las diferentes reas de trabajo. As mismo, las directivas de la empresa deben liderar el programa a travs de la creacin de una cultura organizacional de orden y aseo.

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3.2. POR QU IMPLEMENTAR ESTE PROGRAMA EN LA EMPRESA? La implementacin de este programa permite: Disminuir los incidentes y accidentes de trabajo ocasionados por las irregularidades en el mantenimiento de equipos, herramientas y espacios locativos Disminuir las averas ocasionadas por el mal almacenamiento de equipos, mquinas y herramientas. Favorecer la agilidad de los procedimientos asociados a las diferentes actividades que se desarrollan en la organizacin. Generar ambientes confortables de trabajo.

3.3. ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES Para la implementacin del programa, se designan las siguientes responsabilidades: 3.3.1. Los directivos Asignar el presupuesto para el desarrollo del programa de orden y aseo a cargo de personal competente. Liderar el proceso de cambio y creacin de una nueva cultura empresarial.

3.3.2. Comit de orden y aseo El comit de Orden y Aseo de ABC est integrado por: Coordinador Salud Ocupacional, Compras e inventario, Auxiliar de contabilidad, Almacenista, Aseo. El Comit de Orden y Aseo tiene como responsabilidad: Programar mensualmente jornadas de orden y aseo en la empresa. Vigilar el desarrollo de estas jornadas de orden y aseo. Planear, participar y evaluar las inspecciones de orden y aseo que se realizan en la empresa. Revisar la implementacin y mantenimiento del programa de las 5S.

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Motivar permanentemente al personal para generar y mantener una cultura organizacional basada en el orden y aseo de las personas, equipos, e instalaciones de la empresa. 3.3.4 Los trabajadores Participar activamente en la implementacin y mantenimiento del programa. Valorar la importancia del mismo. Sugerir e informar sobre las diferentes condiciones que afecten el orden y aseo de la empresa y que a su vez pueda ser causa de incidentes o accidentes laborales.

3.4. RESULTADOS TANGIBLES DEL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO 3.4.1. En los trabajadores Se genera la disciplina en los trabajadores permitiendo el mantenimiento del orden y el aseo en sus lugares de trabajo. Se desarrolla el sentido de pertenencia, el trabajo en equipo y se fomenta la participacin de los trabajadores de la empresa. Los trabajadores realizaran prcticas seguras de trabajo, se disminuyen los riesgos asociados a los incidentes y accidentes laborales. Se mejora la productividad y eficiencia. 3.4.2 Para mquinas, equipos y herramientas Se realiza un programa mensual de mantenimiento preventivo en mquinas, equipos y herramientas de trabajo. Se garantiza as, la detencin de daos asociados al uso de las mismas. De esta manera, se extiende la vida til de los equipos, mquinas y herramientas. 3.4.3 Para materiales. Al transportar materiales de un lugar a otro ser ms fcil y seguro. Pisos estar despejados y organizados. Mejor manejo del inventario de materiales. 6

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4. LAS 5S Las instalaciones de la empresa se deben mantener en perfecto estado de orden y limpieza, es por ello que el programa de las 5S pretende involucrar a todos los trabajadores en el cambio de cultura organizacional que trae consigo un cambio de comportamiento en el Ser y el Hacer cotidiano. La metodologa de las 5S responde a las iniciales de cinco palabras japonesas que empiezan con la letra S, estas son: 5S
Seiri (Clasificar)

DEFINICIN
Despejar, seleccionar. Separar lo til de lo intil.

ACCIONES
Es separar los objetos por clases, tipos, tamaos, categora o frecuencia de uso. Es mantener slo lo necesario. Identificacin de documentos y datos e informacin necesaria e innecesaria para decisiones. Consiste en organizar los elementos clasificados como necesarios, de modo que se puedan encontrar con facilidad. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Determinacin de lugar de archivo para la utilizacin de documentos y datos en cualquier momento. Se recomienda tomar de referencia un plazo mximo de 5 minutos para localizar un documento o dato. Es eliminar el polvo y la suciedad de todos los elementos. Implica identificar las fuentes de suciedad y contaminacin para eliminarlas. Mantenga todo limpio. Tambin implica la actualizacin y renovacin de documentos y datos para tomar decisiones correctas. Es la metodologa que nos permite mantener los logros alcanzados. Unifique y cumpla con sus tareas de orden y aseo.

Seiton (Ordenar)

Ordenar, organizar. Colocar lo til en su sitio

Seisoh (Limpiar)

Recuperar, limpiar. Reparar lo que no est bien.

Seiketsu (Estandarizar) Shitsuke (Autodisciplina)

Normalizar, mantener. Establecer los procesos. Disciplina, respetar las reglas. Actuar sistemticamente respetando los criterios establecidos.

Significa convertir en hbito el cumplimiento de los estndares de orden y limpieza en el lugar de trabajo. Conserve el hbito de limpiar y ordenar

La aplicacin de esta metodologa se basa en el Sentido Comn de las personas y se necesita de la colaboracin de todos los trabajadores de la empresa. 7

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5. FASES DEL PROGRAMA La implementacin del programa de orden y aseo en la empresa ABC comprende las siguientes fases: 5.1. FASE DE SENSIBILIZACIN En la fase de sensibilizacin con el personal, se determina la necesidad real de implementar el programa de orden y aseo Las 5S. En esta fase se debe desarrollar diferentes actividades pedaggicas que motiven el inters y la participacin en este programa. 5.2. IMPLEMENTACIN 5S 5.2.1 NIVEL UNO - SEIRI En el nivel 1 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Seiri (Clasificar), estas son: a) Hay cosas desordenadas en el lugar de trabajo? b) Se encuentras cajas, papeles y otras cosas en forma desordenada? c) Sobre el piso y sin proteccin se encuentran colocados equipos, soportes, mquinas y herramientas? d) Los equipos, mquinas, soportes y herramientas se encuentran bien almacenadas? e) La materia prima se encuentran bien almacenada? f) Los elementos de trabajo se encuentran en los lugares designados? g) Se encuentran elementos innecesarios o no utilizados sobre el suelo, estantes o encima de los equipos? h) En las diferentes reas de trabajo se encuentran papeles desechados, grasa, objetos o herramientas que no se estn utilizando durante largo tiempo? i) Se encuentra documentos obsoletos? Acciones para pasar al nivel 2. Observacin detallada de las superficies horizontales de la empresa. Eliminacin de todos los desperdicios y/o cosas intiles. Almacenamiento de elementos, equipos, mquinas y herramientas de trabajo. Si algo no tiene un plan de uso definido deschelo vndalo 8

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5.2.2 NIVEL DOS - SEITON En el nivel 2 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Seiton (Ordenar), estas son: a) Se encuentran las reas de trabajo sealizadas claramente? b) Se encuentran separadas las herramientas y la papelera usadas frecuentemente de aquellas que no tienen un uso frecuente? c) Las cajas de archivo se encuentran colocadas adecuadamente? d) Los equipos contra incendio se encuentran ubicados en un lugar de fcil acceso? e) Hay ranuras o elementos sobre el piso, como cables que interfieran el trabajo o la seguridad de los empleados? f) Las paredes se encuentran despejadas, libres de informacin no relacionadas con el trabajo? g) Las rutas de paso se encuentran despejadas? h) Hay elementos que no se utilizan apilados en el suelo contra las paredes y encima de los escritorios? i) Hay canecas para reciclar los residuos slidos que se generan en la empresa? Acciones para pasar al nivel 3. Observe detalladamente las superficies verticales de la empresa (Paredes). Elimine todos los desperdicios (residuos slidos, herramientas no necesarias, etc.), guarde y/o venda lo que no necesite. Haga demarcacin de espacios con pintura o separadores, pinte las paredes (los mismos trabajadores). Limpie y reconstituya el orden, realizando el lavado de reas y paredes. Asignar responsabilidades de orden y aseo a los trabajadores por reas de trabajo. 5.2.3 NIVEL TRES - SEISOH En el nivel 3 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Seisoh (Limpiar), estas son: a. Las superficies del piso se encuentran desaseadas? b. Las mquinas, equipos y herramientas se encuentras desaseados? c. Se encuentran los cables y tuberas desaseados o manchados?

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d. Las mquinas, equipos, herramientas o lugares de trabajo se encuentran sucios debido a las sustancias en uso (tintas, aceite, etc.)? Hay desorden en el almacenamiento y organizacin de los mismos? e. Las lmparas, focos, tejas, paredes, techos, etc., se encuentran con telaraas, sucios y desaseados? f. Las herramientas, mquinas y equipos de trabajo se encuentran mmezcladas? g. En los tarros de desecho se encuentra guantes, zapatos y otros artculos mezclados con objetos tiles? h. En los dos ltimos meses se ha realizado inspeccin de los cajones, lockers y armarios? Acciones para pasar al nivel 4. Revisar el interior de los estantes, cajones, armarios, lockers, despus de la revisin se seleccionan y organizan los materiales, piezas, elementos y herramientas que se encuentren. Se busca un lugar para los mismos. Organizar los elementos de trabajo, de tal manera que sean fciles de hallar. Definir criterios de evaluacin para el orden y el aseo en el lugar de trabajo. Crear un programa de aseo y limpieza, recompensar los esfuerzos de los trabajadores.

5.2.4 NIVEL CUATRO - SEIKETSU En el nivel 4 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Seiketsu (Estandarizar), estas son: a. b. c. d. Los uniformes de los empleados estn sucios o son inadecuados? Existe buena iluminacin en las reas de trabajo? El calor y/o el ruido, estn perjudicando el bienestar y la salud de los trabajadores? Los pisos se encuentran en buen estado y aseados? Los trabajadores comen en el lugar de trabajo? Los sitios de trabajo se encuentran aseados y todas las reas de almacenamiento se encuentran sealizadas adecuadamente?

Acciones para pasar al nivel 5. Limpiar, ordenar y organizar las reas de trabajo. Identificado los elementos, equipos, mquinas y herramientas en las reas de almacenamiento. Clasificar los desechos (Residuos slidos). Programa de reciclaje. 10

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5.2.5 NIVEL CINCO - SHITSUKE En el nivel 5 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Shitsuke (Autodisciplina), estas son: a) El programa de las 5S es chequeado regularmente? b) El programa de limpieza se realiza a diario sin que se le recuerde al personal? c) Los trabajadores siguen y acatan las reglas e instrucciones que corresponden al programa de las 5S? d) Los trabajadores usan sus uniformes e implementos de seguridad adecuadamente? e) La limpieza es permanente, es decir, las reas de trabajo se encuentran limpias y aseadas? f) Los equipos, mquinas y/o herramientas de trabajo se encuentran almacenados, limpios y en buen estado? g) Lo que origina la suciedad en la fuente se ha eliminado? h) Los trabajadores de la empresa han asumido de manera positiva la filosofa de orden y limpieza, haciendo de esta un hbito diario? i) Se lleva a cabo una verificacin peridica de la implementacin de las 5S, es decir, inspecciones de orden y aseo?

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6. INSPECCIONES PARA EVALUAR LAS CONDICIONES DE ORDEN Y ASEO Se realizaran inspecciones peridicas en las diferentes reas de trabajo. Estas inspecciones son programadas en el cronograma de actividades (SO-CAPOA-01). En las inspecciones se diligenciaran los formatos Evaluacin Programa Orden y Aseo donde se identificaran las condiciones reales de cada rea de trabajo y se plasmaran las acciones necesarias para mantener el orden y el aseo en las mismas. Es importante que al realizar las inspecciones se observen los detalles en cada lugar de trabajo, se debe llevar un registro de los aspectos negativos y positivos observados, al mismo tiempo que se proponen sugerencias y recomendaciones por parte de los empleados. En las inspecciones se debe tener en cuenta la observacin directa de los procesos de almacenamiento, aseo, seguridad y orden al interior de la empresa. El almacenamiento es entendido como: El conjunto de actividades que permiten ubicar y organizar los diferentes elementos de trabajo en un sitio previamente destinado para ese fin. Por lo tanto, la inspeccin debe verificar que el almacenamiento sea acorde a su naturaleza fsica y qumica, volumen, dimensiones y valor. El aseo es entendido como: El conjunto de actividades que van a permitir el mantenimiento de las reas de trabajo libres de residuos slidos (orgnicos e inorgnicos) que pueden llegar a afectar la salud y al mismo tiempo el bienestar de los trabajadores. La seguridad es entendida como: El conjunto de actividades que son destinadas a prever, identificar y controlar las acciones relacionadas con el orden y el aseo en el lugar de trabajo y que pueden ocasionar incidentes y/o accidentes laborales. Las inspecciones que se realizan deben determinar el estado de las mquinas, equipos, herramientas, espacios fsicos y elementos de proteccin personal. De esta manera se disminuyen las consecuencias negativas que estos factores de riesgos puedan generar en la salud de los trabajadores y en la calidad y productividad de la empresa. El orden es entendido como: El conjunto de actividades que nos ayudan a ubicar los elementos de un rea de trabajo en el lugar asignado para su almacenamiento. 12

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7.

MEDICION DE LA GESTION

El cumplimiento de las acciones que son sugeridas en las inspecciones al programa de las 5S y las actividades de intervencin deben ser medidas peridicamente a travs de:

Cumplimiento actividades de sensibilizacin: # de actividades de sensibilizacin ejecutadas -----------------------------------------------------------# de actividades de sensibilizacin programadas Identificacin avances concretos de orden y aseo # de mejoras sugeridas en la inspeccin ---------------------------------------------------# de mejoras implementadas X 100 X 100

Observaciones inspecciones que aun no han sido corregidas. # de mejoras no corregidas ----------------------------------# de mejoras planteadas X 100

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