INTRODUCCIN Nos asombra la velocidad con que avanzan hoy en da los negocios, en sus tcnicas de ventas, produccin y administracin.

Esta aceleracin ha sido un paso obligado por la creciente demanda masiva de artculos para un consumidor cada vez ms exigente en la calidad y en el precio de lo que compra. Esta tecnologa va a la par de la investigacin cientfica de las necesidades y hbitos del consumidor; va al mismo paso del descubrimiento de nuevos materiales para hacer ms funcional y bella la mercanca, y da a conocer la invencin de nuevos artculos para usos antes desconocidos y de procedimientos ms cientficos para producirlos y distribuirlos en los mercados. En la misma carrera y con el mismo paso acelerado est el desarrollo intelectual y cultural del hombre, est su capacitacin como dirigente profesional y est su propio bienestar econmico para integrarse al ritmo que sigue la prosperidad de la comunidad de la cual es miembro. El papel de los almacenes en la organizacin En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, produccin y distribucin. Tambin se le da al almacn la altura que debe de tener dentro de la organizacin en la seleccin de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacn o de control de inventarios, hasta el ltimo puesto de mozo o cargador. Se estudia cientficamente su localizacin, las medidas adecuadas de su rea y la divisin de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseos ms indicados de estantera y, muy especialmente, los procedimientos y prcticas administrativas que han de normar su funcionamiento econmico y eficiente. Todo esto debe partir de la definicin y establecimiento de objetivos y polticas. La funcin del almacn se integra en el concepto de gestin general de la empresa. La gestin se define como la administracin y direccin de una empresa atendiendo a una serie de procedimientos y reglas que, mediante la coordinacin y organizacin de los recursos disponibles, persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera ms eficaz posible. En el caso de la gestin de almacn su objetivo no es solamente el citado de salvaguardia de los materiales all guardados sino, y muy especialmente, la de actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases (ejemplo: compras o salidas de lneas de produccin) y los de entrada de las siguientes (ejemplo: entradas en lneas de

produccin o ventas). Es, en segundo lugar, el agente del sistema que garantiza que la cobertura de los procesos productivos o comerciales no se detenga ni sufran trastornos indeseables, denominndose entonces gestin de existencias. Hay que indicar que el proceso productivo puede ser de cualquier ndole. Desde lo ms intuitivo de comprender, como es la actividad de una fbrica, hasta cualquier servicio prestado, como puede ser un parque temtico de atracciones. El almacn debe garantizar el funcionamiento constante y preciso de todas las atracciones del parque, tanto desde la venta del servicio o productos (juegos, comidas, regalos, productos de las tiendas) hasta el mantenimiento de las propias atracciones. Los inventarios o stocks, definidos como una provisin de materiales con el objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfaccin de los pedidos de consumidores y clientes, se presentan prcticamente en cualquier organizacin, y en particular, en las empresas industriales, sean stas pequeas, medianas o grandes. En el caso de una empresa comercial, el aprovisionamiento consiste en la compra a los proveedores de los productos terminados que la empresa va a vender a sus clientes sin mayor transformacin. En empresas con lneas de produccin, los inventarios se amplan y adquieren naturalezas diversas (materias primas, productos en proceso de elaboracin, productos terminados, piezas y repuestos, etc.). DEFINICIN DE ALMACN: el almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. EL ALMACN EN LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN. Una de las habilidades ms importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud constante, entre los miembros de su empresa, para mejorar las operaciones administrativas y productivas, buscando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menos inversin y esfuerzo. A su vez, la administracin de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una compaa, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, adems es una funcin primordial en el plan general de la operacin de la empresa, donde cada actividad embona en un patrn calculado para producir una accin conjunta y dirigida a una meta. Una administracin as integrada tiene como fin la unificacin y coordinacin de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con una mayor efectividad y un menor costo. Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la informacin precisa y comprensible de tales objetivos para que l y su

personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacn. Ejemplos de funciones del almacn: 1. recibir para su cuidado y proteccin todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricacin, para mantenimiento y para la oficina. 2. proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieran. 3. controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias primas que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar (madera verde, cerveza, etc.) 5. mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados segn los sistemas aprobados para clasificacin y localizacin. 6. mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidos de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para y un flujo continuo de trabajo. 7. custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. 8. realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo de tiempo y costo posible. 9. llevar registros al da de sus existencias. 5.1 FUNCIONES DEL ALMACN Como ya se dijo anteriormente, la manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

1. recepcin de materiales en el almacn 2. registro de entradas y salidas del almacn 3. almacenamiento de materiales 4. mantenimiento de materiales y del almacn 5. despacho de materiales 6. coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad
5.1.1 MANEJO FSICO DE INVENTARIOS

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE. El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras. El inventario fsico es importante por las siguientes razones:

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias fsicas (cantidad real en existencia). 2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios. 3. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislacin. 2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real. 5.1.2 RECEPCIN Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres reas en el almacn, como base de su planeacin. Recepcin Almacenamiento Entrega El tamao y distribucin de estas reas depende del volumen de operaciones y de la organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado. Cuando se presenta este ltimo caso, basta con sealar las reas en el piso o levantar divisiones. REA DE RECEPCIN: El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. Condiciones que impiden el flujo rpido: 1. espacio de maniobras

2. medios de manejo de materiales deficientes 3. demoras en la inspeccin y documentacin de entrada El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible. El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. Una planeacin es correcta cuando los cambios del flujo de los materiales y productos se han reducido al mnimo. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de de recepcin debe ser lo ms corto posible pues el espacio requerido y el costo de operacin dependen de la fluidez con que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones del rea de recepcin pueden ser los siguientes: 1. el costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye: a. patios de maniobra de los vehculos b. andenes c. zona de maniobras de estiba d. zona de inspeccin e. zona de la oficina de control f. zona de medicin (bscula) 2. otros costos incluyen: a. el mantenimiento del rea y de su equipo y maquinaria b. los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo. 3. los gastos indirectos de: a. personal

b. registros c. proteccin de los materiales. Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin. Estas maniobras pueden realizarse en un andn elevado a la altuara aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al ras del piso de almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar la mercanca. En cualesquiera de estas instalaciones los medios mas usuales son: el montacargas elctrico (de gasolina o diesel) la carretilla neumtica la carretilla manual las tarimas de madera los contenedores los carros especiales los transportes de rodillos ZONA DE INSPECCIN: El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentacin de entrada. ANDN Y PATIO DE MANIOBRAS DE LOS VEHCULOS El almacn y su andn, elevados del piso de trnsito como lo esta el edificio de la planta. Se sugiere un andn de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o trailers. En l la parte trasera de los vehculos queda arrimada diagonalmente al andn. De esta manera se ahorra el espacio que ocuparan los vehculos si se colocaran perpendicularmente al andn. El patio de maniobras de los vehculos requiere 25 metros de largo para trailers arrimados perpendicularmente al andn y slo 22 si lo hacen diagonalmente.

5.1.3 ORGANIZACIN REA DE ALMACENAMIENTO La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancas con caractersticas similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, proteccin y manejo. En seguida se dan algunas recomendaciones: 1. para aminorar el riesgo de incendio: a. aislar los productos inflamables como cartn, papel, estopa, trapo, telas, tintas, tner, pintura, etc. b. Prevenir la combustin de espontnea de estopa, trapo o papel impregnados de aceite o grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de fuego, y donde haya una libre ventilacin. c. Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacn. d. Revisar peridicamente los extinguidotes. e. Despejar los pasillos de acceso a los extinguidotes; separar los materiales de fcil combustin con un espacio mnimo de 45 cm. 2. para evitar la corrosin y el enmohecimiento. a. Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubera de agua o vapor. b. Corregir las goteras de techos y tuberas c. Evitar la humedad en pisos y paredes. d. Alejar los productos y materiales de los recipientes con cidos que despidan gases corrosivos. e. Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial. f. Colocar productos qumicos absorbentes de humedad en las reas de almacenamiento de aceros.

g. Evitar derrames de aguas o lquidos en el piso. 3. para que no se estropeen a. evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales b. no permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artculos. c. Los materiales de cristal o frgiles deben quedar lejos de mquinas o trfico dentro del rea de almacenamiento d. Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes con alguna tela. 4. Para evitar el deterioro a. Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca iluminacin los materiales o productos que se decoloren con la luz. b. Evitar que se ensucien o manchen las mercancas ya materiales al manejarlos o almacenarlos. c. Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras. CONDICIONES PARA LA DISPOSICIN DEL REA DE ALMACENAMIENTO 1. anlisis del artculo: a. tamao del artculo: largo, ancho y alto b. peso del artculo c. nmero de unidades que habr de almacenar a un mismo tiempo, por lote econmico de compra o de produccin d. recipiente o envase que contiene al artculo (si se emplea) e. clase de estantera, casilleros o bastidores necesarios f. mtodos de almacenamiento o apilamiento

g. mtodos para manipular el material h. riesgos especiales de accidente i. frecuencia con que se pide el artculo j. sistema empleado para controlar la calidad 2. objetivos de la planeacin: a. facilidad de localizacin de los materiales almacenados, cuando se necesiten b. flexibilidad de la disposicin del rea de almacenamiento; es decir, esta deber estructurarse de manera que puedan introducirse modificaciones o ampliaciones con una inversin mnima adicional. c. Disposicin del rea de almacenamiento de forma que facilite el control de los materiales d. El rea ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin. rea total= espacio til de almacenamiento + rea de pasillos y servicios Porcentaje= rea de pasillos y servicios * (100)
rea total

3. Dimensiones de los espacios de almacenamiento: a. Afectan la relacin entre el rea de los pasillos y la del almacenamiento b. Afectan la flexibilidad de la disposicin del almacn 4. pasillos: a. el pasillo principal debe correr a lo largo del rea de almacenamiento b. los pasillos transversales, perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de grandes artculos c. punto de recepcin en su extremo del pasillo principal y punto de distribucin en el otro.

CONOCIMIENTO DE FACTORES QUE MODIFICAN LA DISPOSICIN DEL REA DE ALMACENAMIENTO 1. la distancia entre las tres reas del almacn 2. la dificultad en el transporte. Los artculos que necesitan aparatos, mano de obra o cuidados especiales para su transporte deben moverse lo menos posible 3. la necesidad de emplear aparatos especiales para la entrega. Los lquidos que hayan de medirse, los artculos que tengan que pesarse, etc. Tienen derecho preferente a ocupar los espacios de almacenamiento contiguos a los aparatos de medicin. 4. la frecuencia de las solicitudes. Para las partidas que se solicitan con frecuencia y en cantidades pequeas, la distancia desde el rea de entrega a la estantera en que se almacenan debe ser ms corta que para los artculos que se retiran menos a menudo o en grandes cantidades. Este principio es tambin aplicable a la altura a la cual se almacenan las partidas y a su ubicacin en el almacenamiento sobre el suelo. El empleado del almacn debe poder obtener con un mnimo de esfuerzo los artculos que se soliciten con mucha frecuencia. PASOS PARA LA PLANEACIN DEL REA DE ALMACENAMIENTO 1. Hgase un plano del piso considerando el ancho y largo de las columnas y la distancia entre una y otra, as como el ancho de las puertas y el espacio que ocupan las escaleras, elevadores y oficinas. 2. disese la estantera de acuerdo con el nmero y dimensiones de las tarimas, envases o artculos. 3. Disense las tarimas en funcin de los artculos o sus envases. Las ms comunes, las estndar, son de 1.20 x 1.20 m 4. disense las divisiones, cajas metlicas y cajones para partes pequeas, y defnase su colocacin en la estantera. 5. seleccinese el tipo de estantera entre los fabricantes locales; no hay que conformarse con una estantera convencional, sino con la que se apegue al diseo, solidez y tamao que se requiere de acuerdo con los estudios sobre los productos.. 6. Estdiense y seleccinense los medios de transporte

PRINCIPIOS BSICOS ALMACENAMIENTO.

QUE SE DEBEN

SEGUIR

EN EL REA DE

1. primera entrada, primera salida 2. colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano cerca de las puertas de recepcin y entrega-. La ley de Pareto o regla 8020 dice que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artculos. Es a stos a los que se refiere este principio. 3. reducir las distancias que recorren los artculos, as como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra. 4. reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una ocasin ms para estropearla. 5. prohibir la entrada al rea de almacenamiento a personal extrao a l. Solamente personal autorizado para inventario u otra razn podra entrar. 6. controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de documentacin autorizada. 7. llevar registros de existencias al da 8. eliminar el papeleo superfluo. 9. reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida de lo que se almacena. 10. el rea ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin. 11. el pasillo principal debe correr a lo largo del almacn. Los transversales, perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artculos. 12. el punto de recepcin en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en el otro.

EL PROBLEMA DE ESPACIO EN LAS REAS DE ALMACENAMIENTO. Si el espacio de un almacn es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente: a. Una mejor colocacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc. b. Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente. c. Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado. d. Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entrepisos, tapancos o estantera de varios niveles sobrepuestos. e. Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estantera compacta, movible o en bloque. f. Eliminacin del almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn. g. Reduccin de existencias por medio de los sistemas y frmulas das en el estudio de control de inventarios. h. Entrega de materiales a produccin en cantidades o lotes mayores de acuerdo con una buena programacin de la produccin. i. Sistemas de distribucin de materiales en espacios vacos o semivacos de acuerdo con el control sistemtico de entradas y salidas y de localizacin metdica.

La organizacin del inventario El inventario se puede organizar en papel, en soporte informtico o en ambos. Dado que la informtica est forjando los actuales sistemas culturales, es aconsejable utilizar, donde sea posible, tambin las modernas tecnologas con el fin de realizar una elaboracin de las fichas ms dctil, mucho ms aprovechable y fcilmente integrable. En la organizacin del inventario es de suma importancia la reglamentacin del acceso a las informaciones, ya que no todos los datos se deben poner a disposicin de cualquier persona, por obvios motivos de seguridad del patrimonio histrico-artstico. Por esta razn, se impone la distincin entre el inventario completo (en papel o informtico) y el

eventual inventario introducido en redes informticas. Adems, incluso los datos de la red deben ser consultables de manera diversificada y gradual, utilizando diversos cdigos de acceso. Para estructurar las fichas de inventario es oportuno servirse de las metodologas en uso, tanto en el mbito nacional como en el internacional. En el trabajo se puede comenzar con una organizacin elemental que permita rellenar una ficha esencial, para pasar a otra ms elaborada, que nos lleve a recoger y articular un mayor nmero de datos. Por esto, es necesario que la organizacin del trabajo de inventario permita posteriores desarrollos e integraciones. El inventario debe conservarse en un lugar idneo y seguro. Se puede pensar en la realizacin de una unidad central y otras perifricas, segn las exigencias generales y locales. Para la elaboracin de las fichas es necesario servirse, dentro de lo posible, de personal adecuadamente preparado. Los responsables deben saber comprender la finalidad del inventario, el proceso organizativo y la reglamentacin del acceso. Es necesario que cada operador sea capaz de realizar las fichas (en papel o informatizadas), recogiendo los datos e introducindolos en las mismas. Por tanto, en la organizacin del inventario de una Iglesia particular pueden buscar el asesoramiento profesional externo, con el fin de obtener las directrices esenciales segn las cuales se debe desarrollar concretamente el trabajo. 5.1.4 DESPACHO REA DE ENTREGA: La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe: a. Ser trasladada con el medio mecnico adecuado b. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura o una factura remisin c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el documento de salida. d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn de material auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad.

e. Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles necesarios debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque. Registro de Inventario Existen dos mtodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artculos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes: 1. Sistema de registro de Inventario Peridico o Fsico. 2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo. En el sistema de inventario peridico, la mercanca que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada. En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercanca que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este mtodo de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artculos en existencia, es decir, los cargos o crditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se registran segn vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. 5.2 LOCALIZACION Y DISTRIBUCION DE ALMACENES La localizacin de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restriccin fundamental el tiempo mximo de respuesta a los pedidos de los clientes. Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una proteccion adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacen aprovechando al mximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una cuidadosa planeacion. 5.3 SELECCIN DE MOVILIARRIO Y EQUIPO SELECCIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones fsicas y situacin legal. Por su Naturaleza:

Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto, ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin en el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total que tienen un periodo de vida corto y que adems no pueden ser inventariados en forma individual. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo 2000 del clasificador por Objeto del Gasto ejemplo: Mouses, licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples, desengrapadoras, papeleras, perforadoras simples, accesorios, refacciones, etc. Por su aprovechamiento: Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algn dispositivo para su operacin. Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para su operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas de escribir, calculadoras, etc.) Por su Origen: Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros o producidos por la misma institucin. Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas fsicas y morales) y que a travs de un contrato o convenio. Transitoriamente estn a disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento. Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores pblicos del Instituto para su uso personal, (radios, cmaras fotogrficas, computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos. Por sus Condiciones Fsicas: Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin con seguridad. Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mnimas de seguridad para su operacin.

Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitacin es mayor o casi igual que su valor de reposicin o que su mantenimiento es muy alto. Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones fsicas prcticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitacin. Nota: Las ltimas tres clasificaciones de estos bienes necesariamente deben darse de baja, por lo que el usuario tendr que ponerlos a disposicin del Departamento de Servicios Generales para los trmites procedentes. Por su situacin legal: Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicacin por extravo, y cuya causa puede ser imputable a l. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin violencia. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufri un deterioro a causa de un accidente y que puede ser reclamada su indemnizacin a la compaa de seguros.
5.4 SISTEMAS INFORMATICOS DE ADMINISTACION DE INVENTARIOS

En la prctica se dispone de una gran variedad de, sistemas de informacin que soportan los aspectos administrativos y de control de las organizaciones: por ejemplo, en una fbrica se tendran los siguientes sistemas principales: Funcin Sistema Almacn. Control de inventarlos. Produccin. Planeacin y control de la produccin. Compras. Proceso de rdenes y seguimiento de las compras. Ventas Facturacin y control de crditos. Contabilidad. Registro de afectaciones contables y emisin de informes. Personal. Nminas y administracin de personal. Por lo general, en estos sistemas los datos se registran en documentos fuente que representan las actividades y acontecimientos ocurridos durante el flujo de operaciones de la organizacin. Estos sistemas pueden pasar por un flujo que permita su procesamiento electrnico y con ello tratar de satisfacer las necesidades de informacin de la organizacin. Cabe hacer notar que estos sistemas normalmente estn relacionados unos con otros; las salidas de un sistema pueden ser transacciones de entrada de otro

sistema y durante el diseo de sistemas es de vital importancia identificar estas relaciones. Los sistemas, segn su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes: Determinsticos. Probabilsticas. Abiertos. Cerrados. Hasta cierto punto la clasificacin no tiene mayor importancia, pero es imperativo que dentro de los sistemas exista la dinmica suficiente para responder a los cambios que emanan, ya sea de forma externa y/o interna. Esto es esencial en las organizaciones modernas, pues en la poca actual se registran cambios sustanciales, ya sean sociolgicos, tcnicos, econmicos o legales, que modifican las polticas y funciones de las organizaciones. El proceso de diseo de los sistemas de informacin comprende tanto el diseo de uno nuevo como el rediseo de un sistema que se encuentre en operacin. Un nuevo sistema se requiere cuando la organizacin inicia sus operaciones o cuando una nueva divisin solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en operacin normalmente necesitan ser rediseados o modificados parcialmente en forma peridica para asegurar que estn acordes con lo actual y no con los requerimientos histricos. Una organizacin se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son: Subsistema administrativo. Subsistema operativo. Subsistema de informacin. stos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organizacin. El subsistema de informacin tiene una funcin muy importante dentro de la organizacin: Debe proporcionar informacin confiable y oportuna para que el subsistema administrativo tome un nivel adecuado de decisiones.

Debe monitorear el subsistema operativo para conocer los resultados reales obtenidos y proporcionar informacin sobre las operaciones que da con da tiene que realizar la organizacin. Debe comparar los resultados reales con los planeados y proporcionar informacin que ayude a corregir las desviaciones incurridas. Tradicionalmente los sistemas computacionales de informacin se han desarrollado bajo metodologas distintas, producto de la experiencia del personal especialista; sin embargo, en los ltimos aos ha nacido una serie de nuevas disciplinas (tecnologa de informacin, ingeniera de software, etc.) que tienen como finalidad proporcionar una metodologa formal e ingenieril para desarrollar sistemas computacionales de informacin de manera eficiente y efectiva. 4.1.3 Tipos de sistemas de informacin. Aunque muchas compaas y organizaciones estn haciendo grandes esfuerzos para extender las aplicaciones de las computadoras fuera de las zonas que actualmente se consideran comprobadas y de rutina, de todos modos la gran mayora de los sistemas de informacin (ya sean manuales o basados en computadoras) continan en las categoras que veremos a continuacin. Ordinariamente la obtencin y diseminacin de la informacin es el problema ms difcil de la compaa. La informacin es voluminosa, esparcida, y a menudo difcil de obtener. Si los gerentes quedan envueltos en el papeleo, no tendrn tiempo para llevar a cabo la valoracin, el planeamiento o la toma de decisiones. Su trabajo ser una constante bsqueda de informacin para manejar las diversas crisis que se presenten, adems del flujo normal del trabajo. Con el transcurso del tiempo las empresas tpicas han desarrollado los sistemas principales de informacin que muestra la tabla 11, para proporcionar informacin de planeamiento, de operacin y de control para los tomadores de decisiones de toda la organizacin. Esos sistemas principales son los siguientes: financiero, de produccin o de operaciones, de mercadotecnia, de personal, de control de proyectos y otros sistemas secundarios. Como lo veremos ms adelante, esos sistemas no son separados ni distintos, sino que conectan, interactan y renen los subsistemas de la organizacin con el medio de la informacin. Tambin hay que notar en la tabla 11 que aunque esos sistemas principales sirven para integrar las funciones bsicas de planeamiento, operacin y control, la mayor parte de los mismos se disean y utilizan primordialmente para una o dos de esas funciones. Aunque virtualmente toda la informacin de planeamiento puede usarse para el control posterior, aqu nos ocuparemos de los usos principales.

Informacin financiera Todas las compaas tienen algn sistema de informacin financiera. Esta categora de la informacin es la que ahora se usa ms comnmente. La base del sistema es el flujo de dlares en toda la organizacin, y si estn diseados correctamente los sistemas de contabilidad, de costeabilidad y de responsabilidad, siguen la estructura de la organizacin. Esos sistemas comprenden grandes cantidades de datos, relacionados primordialmente con informacin histrica e interna, aunque en algunas zonas del planeamiento financiero el sistema proporciona el criterio futurista asociado, con el planeamiento. La presupuestacin es totalmente futurista. En general la conversin de un sistema, financiero, manual a otro basado en computadoras, no podr tener tantas mejoras como mecanismo administrativo como ocurre en otros tipos de sistemas de informacin. Desde un punto de vista de manejo de datos y de costo, ordinariamente los* sistemas financieros son los que se prefieren para conversin, pero no hay la misma oportunidad de mejorar el sistema de informacin debido a la naturaleza de sus operaciones, que ordinariamente se ocupan sobre todo del control presupuestal. La mejora consistir en la prontitud y la exactitud de los informes. Peridicamente la administracin aprueba algn tipo de plan financiero (el presupuesto principal), que asigna la responsabilidad del mantenimiento de ingresos, las inversiones y los costos dentro de los lmites normales. Luego ese plan se convierte en la base de los informes peridicos de actuacin comparados con el plan, y esos informes constituyen el mecanismo con el que se ejerce el control. En esa clase de sistemas los principales problemas son los siguientes: determinacin de normas equitativas de control, determinacin de la necesidad de accin, y obtencin de informacin rpida y actualizada, y de sus variaciones. No es probable que el automatismo de los registros financieros disminuya los problemas asociados con los dos primeros atributos, aunque sin embargo, ser de gran ayuda para acelerar la produccin de informes. Es probable que el sistema financiero sea el ms importante sistema de informacin aislado de la compaa, y en la mayor parte de las empresas, es el ms antiguo y el mejor desarrollado. La principal preocupacin de ese sistema consiste en las actividades necesarias de diseo para convertirlo en un importante instrumento para la operacin y el planeamiento.