TEORIAS DE LA BUROCRACIA

A partir de la dcada de 1940, las criticas hechas tanto a la teora clsica (por su mecanicismo) como a la teora de las relaciones humanas (por su romanticismo ingenuo) revelaron la falta de una teora de la organizacin slida y amplia que orienta el trabajo del administrador. Algunos estudiosos buscaron inspiracin para esa nueva teora de la organizacin en los escritos del economista y socilogo, ya entonces fallecido, Max Weber. As surgi la teora de la burocracia en la administracin. ORIGENES DE LA TEORA DE LA BUROCRACIA La teora de la burocracia su puso en practica en la administracin hacia la dcada de 1940 debido a las siguientes circunstancias: Fragilidad y parcialidad de la teora clsica y de la teora de las relaciones humanas (opuestas y contradictorias entre si) para presentar un enfoque global, integrado y totalizador de los problemas organizacionales, tanto en la estructura como de los participantes de la organizacin. Era necesario encontrar un modelo de organizacin racional capaz de caracterizar todas las variables involucradas, as como el comportamiento de sus integrantes, aplicable no slo en la fabrica, sino en todas las formas de organizacin humana y, en especial, a las empresas. El creciente tamao y la complejidad de las empresas exiga modelos organizacionales mejor definidos. Tanto la teora clsica como la teora de las relaciones humanas se mostraron insuficientes para responder a la nueva situacin, que se hacia cada vez ms compleja. El resurgimiento de la sociologa de la burocracia, a partir del descubrimiento de los trabajos de su creador Max Weber. Segn esta teora, se puede pagar a un hombre con exactitud y minuciosidad, sin permitir por ningn motivo que sus emociones interfieran en su desempeo. ORIGENES DE LA BUROCRACIA La burocracia es un forma de organizacin humana que se basa en la racionalidad, es decir, la adecuacin de los medios a los objetivos pretendidos, con el fin de garantizar la mxima eficiencia posible en la consecucin de esos objetivos. Se origino en los cambios religiosos ocurridos despus del renacimiento. Adems Weber seala que el sistema moderno de produccin, eminentemente racional y capitalista como afirmaba Karl Marx, sino a partir de un nuevo conjunto de normas sociales y morales a las que denomino tica protestante. Weber no consider la burocracia como un sistema social, sino como un tipo de poder. CARACTERSTICAS DE LA BUROCRACIA, SEGN WEBER Segn la concepcin popular, en la empresa u organizacin donde se desarrolla la burocracia, el papeleo crece y se multiplica, e impide dar soluciones rpidas y eficientes. El trmino burocracia tambin se emplea para designar el apego de los funcionarios a los reglamentos y rutinas, lo cual produce ineficiencia en la organizacin.

Segn Weber, la burocracia tiene las siguientes caractersticas: 1. Carcter legal de las normas y reglamentos: La burocracia es una organizacin unida por normas y reglamentos previamente establecidos por escrito. En otras palabras, se basa en una especie de legislacin propia que define con anticipacin como deber funcionar la organizacin burocrtica. Estas normas y reglamentos se ponen por escrito y son bastante detalladas porque buscan cubrir todas las situaciones de la organizacin. 2. Carcter formal de las comunicaciones: La burocracia es una organizacin unida por comunicaciones escritas. Las reglas, decisiones y acciones administrativas se formulan y registran por escrito. De ah el carcter formal de la burocracia: todas las acciones y procedimientos se encaminan a garantizar la comprobacin y la documentacin adecuadas. 3. Carcter racional y divisin del trabajo: La burocracia se caracteriza por la divisin sistemtica del trabajo, en aras de la racionalidad, es decir, se adapta a los objetivos por alcanzar: la eficiencia de la organizacin. De all el aspecto racional de la burocracia. Existe una divisin sistemtica del trabajo, del derecho y del poder, que establece las atribuciones de cada participante, los medios para implementar las normas y las condiciones necesarias. 4. Impersonalidad de las relaciones: La distribucin de actividades es impersonal, es decir, se desarrolla en trminos de cargos y funciones, y no de las personas involucradas, cuya administracin no considera las personas como tales, sino como individuos que desempean cargos y cumplen funciones. 5. Jerarqua de la autoridad: La burocracia establece los cargos segn el principio de jerarqua. Cada cargo inferior debe estar bajo el control y la supervisin de uno superior. Ningn cargo queda sin control o supervisin. De ah la necesidad de la jerarqua de la autoridad para fijar las jefaturas en los diversos niveles de autoridad, los cuales constituyen la estructura jerrquica e la organizacin. La autoridad es inherente al cargo y no al individuo especifico que lo desempea de modo oficial. 6. Rutinas y procedimientos estandarizados: La burocracia fija reglas y normas tcnicas para el desempeo de cada cargo. Quien desempea un cargo no puede hacer lo que quiera, sino lo que la burocracia le impone. Las reglas y normas tcnicas regulan la conducta de quien ocupa cada cargo, cuyas actividades deben ejecutarse con las rutinas y procedimientos fijados por aquellas. Todas las actividades de cada cargo se desempean segn estndares definidos con claridad, en los cuales cada conjunto de acciones se relaciona fundamentalmente con los propsitos de la organizacin, de modo ideal. Estos estndares facilitan la evaluacin rpida del desempeo de cada participante. 7. Competencia tcnica y meritocracia: La burocracia basa la seleccin de las personas en el merito y la competencia tcnica, y no en preferencias personales. La admisin, transferencia y promocin de funcionarios se fundamentan en criterios de evaluacin y clasificacin validos en toda la organizacin, y no en meritos particulares y arbitrarios. 8. Especializacin de la administracin: La burocracia se basa en la separacin de la propiedad y la administracin. Los miembros del cuerpo administrativo deben estar completamente separados de la propiedad de los medios de produccin. En otros trminos, los administradores de la

burocracia no son los dueos o propietarios de la empresa. 9. Profesionalizacin de los participantes: La burocracia se caracteriza por la profesionalizacin de sus participantes. Cada funcionario de la burocracia es un profesional. 10. Completa previsin del funcionamiento: El objetivo de la burocracia es prever el comportamiento de sus miembros. El modelo burocrtico de Weber parte de la suposicin de que el comportamiento de los miembros de la organizacin es perfectamente previsible: todos los funcionarios debern comportarse de acuerdo con las normas y reglamentos de la organizacin para que alcance la mxima eficiencia posible. En la burocracia, todo se establece con el fin de prever con anticipacin todas las situaciones y rutinizar su ejecucin para que el sistema alcance la mxima eficiencia. VENTAJAS DE LA BUROCRACIA Weber vio innumerables razones para explicar el avance de la burocracia frente a las dems formas de asociacin. Segn l, comparar los mecanismos burocrticos con otras organizaciones es lo mismo que comparar la produccin de la mquina con otros modos no mecnicos de produccin. Segn Weber, las ventajas de la burocracia son: Racionalidad en relacin con el logro de los objetivos de la organizacin. Precisin en la definicin del cargo y de la operacin, por el conocimiento exacto de los deberes. Interpretacin unvoca garantizada por la reglamentacin especifica y escrita. Por otro lado, la informacin es discreta, pues se suministra slo a quien debe recibirla. Uniformidad de rutinas y procedimientos, que favorece la estantadizacin y la reduccin de costos y errores, pues los procedimientos se definen por escrito. Continuidad de la organizacin mediante la sustitucin del personal que se retira. Reduccin de la friccin entre las personas, pues cada funcionario conoce aquello que se exige de l y cuales son los limites entre sus responsabilidades y las de los dems. Coherencia, pues los mismos tipos de decisin deben tomarse en las mismas circunstancias. Subordinacin de los ms nuevos a los ms antiguos, de modo bien riguroso y conocido, para que el superior pueda tomar decisiones relacionadas con los niveles inferiores. Confiabilidad, pues al conducir el negocio de acuerdo con las reglas conocidas, un gran nmero de casos similares se tratan metdicamente de la misma manera. Las decisiones son previsibles, y el proceso decisorio, al ser impersonal, elimina la discriminacin personal.

 Existen beneficios desde el punto de vista de las personas en la organizacin, pues se formaliza la jerarqua, se divide el trabajo entre las personas de manera ordenada, y stas se entrenan para volverse especialistas en sus campos particulares, pudiendo hacer carrera en la organizacin, de acuerdo con los meritos personales y su competencia tcnica. DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA En opinin de Weber, la burocracia es un organizacin cuyas consecuencias deseadas se resumen en la previsin de su funcionamiento para obtener eficiencia de la empresa. Las disfunciones de la burocracia son bsicamente las siguientes: 1. Interiorizacin de las normas y apego a los reglamentos. 2. Formalismo y papeleo excesivos. 3. Resistencia al cambio. 4. Despersonalizacin de las relaciones. 5. Jerarquizacin con base del proceso decisorio. 6. Conformidad extrema con rutinas y procedimientos. 7. Exhibicin de smbolos de autoridad. 8. Dificultad en la atencin a los clientes y conflictos con el publico.