Escritrio de Projetos e Escritrio de Processos: Diferenas e Tendncias

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Agenda
Algumas confuses prticas As funes bsicas do(s) escritrio(s) de processos e/ou projetos Modelo geral de insero dos escritrios A proposta do CPIO: alm da integrao entre Processos e Projetos Os diferentes modelos de insero do Esc. de Processos Questes prticas para implantao O outsorcing do escritrio de processos... uma tendncia

Objetivos da discusso

Promover uma discusso prtica:

das principais diferenas entre os escritrios de projetos e os escritrios de processos dos diferentes modelos de escritrio de processos e da possibilidade e dos desafios da incorporao destes pelo escritrio de projetos

Algumas confuses prticas

os processos... os projetos... os processos de projeto... e os projetos de processos...

...os projetos e os processos... Um projeto um empreendimento temporrio com o objetivo de criar um produto ou servio nico. PMBOK Uma cooperao de atividades distintas para a realizao de um objetivo global, orientado para o cliente final que lhes comum. Um processo repetido de maneira recorrente dentro da empresa. SALERNO

...os processos de projeto...

Iniciao Iniciao

Planejamento Planejamento

Execuo Execuo Organizaes orientadas projetos

CEO Compras Finanas Produo Marketing Distribuio

Controle Controle

Projeto

Encerramento Encerramento

Projeto

Projeto

Projeto

...os projetos de processos...

Projeto Projeto

Melhoria

Processo
Ao recorrente Ao recorrente no dia a dia no dia a dia

As funes bsicas do(s) escritrio(s) de processos e/ou projetos

Escritrio de Projetos
Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores prticas de gesto de projetos Guardio da metodologia de gesto de projetos (padres, regras, medidas de desempenho etc..) Consolidao dos registros, documentaes, avaliao de melhores prticas e difuso de aprendizados Apoio ao gestor do projeto no acompanhamento e avaliao do projeto Avaliar e gerir o portflio de projetos e a sua governana Realizar a interlocuo entre os gerentes de projetos e a alta administrao Integrao dos mltiplos projetos e gestores de projetos, consolidando suas informaes

Escritrio de Processos
Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores prticas de gesto de processos Guardio da metodologia de gesto de processos (padres, regras, medidas de desempenho etc..) Consolidao dos registros, documentaes, avaliao de melhores prticas e difuso de aprendizados Apoio ao gestor do processo no acompanhamento e avaliao do processo Avaliar e gerir o portflio de processos e a sua governana Realizar a interlocuo entre os gerentes de processos e a alta administrao Integrao dos mltiplos processos e gestores de processos, consolidando suas informaes

As funes bsicas do(s) escritrio(s) de processos e/ou projetos

Escritrio de Projetos
Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores prticas de gesto de projetos Guardio da metodologia de gesto de projetos (padres, regras, medidas de desempenho etc..) Consolidao dos registros, documentaes, avaliao de melhores prticas e difuso de aprendizados Apoio ao gestor do projeto no acompanhamento e avaliao do projeto Avaliar e gerir o portflio de projetos e a sua governana Realizar a interlocuo entre os gerentes de projetos e a alta administrao Integrao dos mltiplos projetos e gestores de projetos, consolidando suas informaes

Escritrio de Processos
Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores prticas de gesto de processos Guardio da metodologia de gesto de processos (padres, regras, medidas de desempenho etc..) Consolidao dos registros, documentaes, avaliao de melhores prticas e difuso de aprendizados Apoio ao gestor do processo no acompanhamento e avaliao do processo Avaliar e gerir o portflio de processos e a sua governana Realizar a interlocuo entre os gerentes de processos e a alta administrao Integrao dos mltiplos processos e gestores de processos, consolidando suas informaes

Funes semelhantes, mas sobre objetos distintos...

...exigindo competncias muito diferenciadas para cada um...

Modelo geral de insero dos escritrios

CEO

Escritrio de Projetos e/ou Processos

VP de Compras

CFO

COO

VP de Marketing

VP de Distribuio

reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing Distribuio

GPc
Gerente de Processo

GPc GPj
Gerente de Projeto

GPj

Modelo geral de insero dos escritrios

As responsabilidades dos CEO As responsabilidades dosescritrios podem variar escritrios podem variar desde um simples suporte at uma atuao desde um simples suporte at uma atuao executiva,VPcomresponsabilizao VP de executiva,com responsabilizaopelos resultados pelos resultados de VP de CFO COO
Compras Marketing Distribuio

Escritrio de Projetos e/ou Processos

reas Funcionais
Compras Finanas Produo Marketing Distribuio

GPc
Gerente de Processo

GPc GPj
Gerente de Projeto

GPj

Institucionalizando a gesto dos processos e dos projetos

Proposta de resposta necessidade de institucionalizar a gesto dos processos e/ou dos projetos tornando-as, de forma efetiva, parte do cotidiano das tarefas e, ainda, da cultura da organizao. H necessidade de internalizao na estrutura do negcio, de forma a buscar resultados organizacionais concretos, como ganhos de eficincia, qualidade, custos e prazos, atravs da adoo de prticas uniformes, controles, consolidao e anlise de informaes, indicadores e capacitao. Seu maior desafio a permanncia Busca manter que a lgica da gesto de processos e projetos vo continuar internalizadas e atualizadas na organizao.
(Grupo de Produo Integrada, 2004)

Definindo a atuao do Escritrio de Processos

Unidade normativa e coordenadora,
Prescreve mtodos e ferramentas que orientem o gerenciamento dos processos-chave da organizao atua como elo de comunicao e negociao entre os diferentes departamentos envolvidos nos processos gerenciados.

A viso sistmica do Escritrio sobre o processo permite uma anlise mais eficaz e integrada
Recebe sugestes de melhoria que beneficiem o processo como um todo. Instncia organizacional responsvel por inserir e gerir a prtica de gesto de ou por processos no escopo de atuao e na cultura da organizao.

Promove o consecuo dos objetivos da Engenharia e Gesto de Processos,

Integrao atravs da uniformizao do entendimento da forma de trabalho, anlise e melhoria do fluxo de informaes e explicitao do conhecimento sobre os processos, armazenando know how organizacional.
(Grupo de Produo Integrada, 2004)

A proposta do CPIO: alm da integrao entre Processos e Projetos

Atuao do Escritrio de Processos

Gerenciando o Ciclo do Processo
Identifica o processo; Modela, estuda, analisa e identifica problemas; Identifica formas de melhorar o processo; Projeta um processo melhorado; Implanta o novo processo; Implementa o novo processo; Registra e avalia os resultados; Acompanha os resultados; Registra os caminhos percorridos e gera aprendizado.

Atuando de forma normativa e coordenadora

No executa os processos; Prescreve os mtodos e ferramentas que orientam a atuao durante o Ciclo do Processo; Representa o elo de comunicao entre os diferentes departamentos envolvidos nos processos gerenciados.
(Grupo de Produo Integrada, 2004)

O Escritrio de Processos em uma organizao (completamente) funcional

Presidncia

Escritrio de Processos

reas Funcionais
TI RH Compras Finanas Produo Marketing Distribuio

Processo 1

GF1

GF2

GF3

GF4

Processo 2

GF5

GF6

GF7

Processo N

GF8

GF9

GF10

GF = Gestores Funcionais

(Grupo de Produo Integrada, 2004)

O Escritrio de Processos em uma organizao matricial

Presidncia

Escritrio de Processos

RH

TI

Compras

Finanas

Produo

Marketing

Distribuio

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo N

(Grupo de Produo Integrada, 2004)

Modelo 1
VP de Compras CFO

CEO

COO

VP de Marketing

VP de Distribuio

CPIO

reas Funcionais
TI Escritrio de Processos RH Compras Finanas Produo Marketing Distribuio

Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo

(Grupo de Produo Integrada, 2004)

Modelo 2
CPIO VP de Compras CFO

CEO

COO

VP de Marketing

VP de Distribuio

reas Funcionais
TI Escritrio de Processos RH Compras Finanas Produo Marketing Distribuio

Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo

(Grupo de Produo Integrada, 2004)

O Escritrio de Processos em uma organizao funcional

Presidncia

Escritrio de Processos

reas Funcionais
TI RH Compras Finanas Produo Marketing Distribuio

GP Processo 1 GP Processo 2 GP Processo 3 GP Processo N

GP = Gestores de Processos

(Grupo de Produo Integrada, 2004)

O funcionamento do Escritrio de Processos

Processos Gerenciais Defi ni o do escopo de atuao do escritrio Definio dos nveis de servio do escri tri o Definio do Plano de Ao do escritrio

Gest o do escritrio Gest o de relacionamento (definio de cargas de com a alta direo da trabalho, prioridades, etc) empresa

Definio do Oramento do escritrio

Processos Finalisticos Definio de mtodos, padres para model agem, melhoria e gesto d... Suporte aos gestores na gesto dos processos Capacitao da organi zao nos temas afetos gesto d...

(clculo dos indicadores de (projeto de melhoria, tcnicas processos, anlis e dos resultados, de anlise e melhoria de ide ntificao de pontos de melhoria) processos, Six Sigma, Modelagem, etc.)

Promoo da difuso das Prospeco e apoio a Gesto de compliance e melhores prt icas (entre adoo de modelos de atendimento a certificados reas) referncia (ITIL,SCOR,etc.) de quali dade, SOX, etc.

Gesto dos projetos de mel horia dos processos

Avali ao da maturi dade dos processos

Gest o da Mudana

Gesto da Interface entre Processos

Gest o da qualidade e layout dos model os

Divulgao dos processos para a organizao (intranet, etc.)

Processos de suporte Gesto de recursos (alocao de pessoas, etc.) Criao dos artefatos para Seleo e prospeco de a aplicao na gesto ferramentas de (t emplates, formulrios... model agem de processos

Organizao de workshops Organi zao e Controle de e eventos reuni es

Gesto de verses e diretrios do projeto

Registro de l ies aprendi das

Questes prticas para implantao

importante que seja bem definido (e comunicado) o papel do escritrio ! A seleo de profissionais com perfil alinhado ao papel desejado crucial para o sucesso ! O escritrio deve ficar em uma posio de linha, permitindo um bom trnsito com todas as reas da organizao ! Apesar de atribuies gerais semelhantes, os conhecimentos necessrios para os escritrios de processos e projetos so distintos! Os objetos so diferentes! Os escritrios de processos e projetos podem compor a mesma unidade organizacional, mas cuidado, cada objeto exige conhecimentos especficos. Garanta a capacitao necessria !

O outsorcing do escritrio de processos... uma tendncia

Cliente
O que a organizao deseja? Documentao de processos e procedimentos sempre atualizada Controles e Matrizes de Risco atualizadas Processos, modelos e documentao compliance Planos de Ao para melhoria Benefcios para a organizao Foco no core business !! Reduo de custos para manuteno do staff para gesto de processos Acesso a competncia especializada e sempre atualizada Acesso aos principais modelos de referncia e melhores prticas

Process Factory

O que a Process Factory pode fazer para sua organizao? Atualizao da Base de Modelos de Processos Atualizao dos Controles Internos e Matrizes de Risco Adequao aos modelos de referncia Anlise de Resultados Acompanhamento dos planos de ao

O outsorcing do escritrio de processos... uma tendncia

Cliente
O que a organizao deseja? Documentao de processos e procedimentos sempre atualizada Controles e Matrizes de Risco atualizadas Processos, modelos e documentao compliance Planos de Ao para melhoria

Process Factory

uma tendncia !!Process Factory pode fazer uma tendncia a!! O que
para sua organizao? Atualizao da Base de Modelos de Processos Atualizao dos Controles Internos e Matrizes de Risco Adequao aos modelos de referncia Anlise de Resultados Acompanhamento dos planos de ao

Outsourcing das atividades do Outsourcing das atividades do escritrio de processos escritrio de processos

Benefcios para a organizao Foco no core business !! Reduo de custos para manuteno do staff para gesto de processos Acesso a competncia especializada e sempre atualizada Acesso aos principais modelos de referncia e melhores prticas

O que a ELO pode fazer por voc...

Modelo de referncia do escritrio de processos
Processos mapeados do escritrio de processos que servem como referncia para a implantao de um escritrio de processos na sua organizao.

Projeto e implantao do escritrio de processos

Definio de atribuies para o Escritrio Organizao interna do Escritrio Implantao de artefatos (templates, ferramentas etc.) para suporte as aes do escritrio de processos Relacionamento com demais reas da organizao Definio de mecanismos de governana

Capacitao da equipe do escritrio de processos Outsourcing da gesto de processos

Lgica de relacionamento Fbrica de processos Service level agreements

Suportada pelo ELO BPM Framework

Projeto dos processos

Controle dos processos

Implantao dos processos

Execuo e coordenao

Governana e suporte gesto dos processos

Estratgia de BPM

ELO BPM Framework

Desdobrar estratgia de negcios Definir a cadeia de valor Definir a identidade de processos Definir os direcionadores de desempenho Mapear objetivos organizacionais Definir poltica de risco Mapear e documentar os processos Diagnosticar os processos Priorizar processos Avaliar modelos de referncia Elaborar as matrizes de risco Redesenhar processos Simular e selecionar processos ideais
Estratgia de BPM

Acompanhar medidas de desempenho Auditar o compliance dos processos Monitorar os riscos e perdas Registrar lies aprendidas Divulgar processos e resultados

Projeto dos processos

Controle dos processos

Implantao dos processos

Execuo e coordenao

Definir governana de processos (atores e responsabilidades) Avaliar maturidade no BPM Definir mtodos e padres Coordenar as aes de alinhamento (TI, RH etc.) Planejar e gerir projetos de BPM Manter documentao do BPM

Garantir a gesto da mudana Adequar estrutura organizacional Adequar sistema de indicadores e incentivos Adequar os sistemas de TI Adequar competncias Capacitar os profissionais nos novos processos

Promover a coordenao do processo Garantir a integrao entre as reas Acompanhar a execuo de ponta a ponta

Governana e suporte gesto dos processos

Principais produtos e servios

ELOstrategy matrix Elo strategy matrix ELOprocess identity Elo process identity
Roadmap para implantao de poltica de risco

BPM Risk
Process Performance Management BPM compliance
Implantao de escritrio de processos
Governana e suporte gesto dos processos
Estratgia de BPM

ELO process framework

ITIL / ISO 20.000 - Gesto de Servios de TI

BPM Maturity Model

Process factory e BPM Process factory outsourcing

Projeto dos processos

Controle dos processos

Modelagem e redesenho de processos Mapeamento de riscos e projeto de controles

Implantao dos processos

Execuo e coordenao

Riscos em BPM outsourcing outsourcing

ELO project planning

Framework de integrao Automao de processos

Implantao de elementos de coordenao lateral

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OBRIGADO !!!