OBJECTO DE ESTUDO

O objecto deste trabalho consiste no estudo das tecnologias ERP Enterprise Resource Planning, a sua utilizao em Portugal e o software ERP disponvel no mercado. Pretende-se tambm esclarecer o que o ERP. O estudo foi baseado na pesquisa de informao na Internet. O trabalho foi realizado no mbito da Cadeira de ASI Anlise de Sistemas Informticos do Curso de Informtica de Gesto, leccionada pelo Mestre Francisco Melo Pereira no ISMAG Instituto Superior Matemtica e Gesto de Portimo.
Janeiro de 2004

INTRODUO

medida que o planeta inteiro se tornou numa "aldeia global", onde ningum quer ficar atrasado em relao ao vizinho do

lado e aos concorrentes directos, Estes ltimos dez anos tem impulsionado todo o mercado de negcios de forma dinmica e competitiva. Todas as organizaes enfrentam hoje novos mercados, novos concorrentes e consumidores mais informados e exigentes. Tudo isto levou as empresas a assumirem novos objectivos:
Baixar

o custo total dos produtos; o tempo de produo; a quantidade de produtos em stock; a gama de produtos;

Diminuir Reduzir Alargar

Melhorar a qualidade da produo e atendimento a clientes; a eficincia da distribuio; s leis da procura/oferta a nvel mundial.

Aumentar Resposta

Por isso as organizaes esto em constante reorganizao, com muitas fuses pelo caminho, actualizando as suas polticas e processos de produo, de forma a dar resposta aos concorrentes e s novas leis do mercado. As tecnologias de informao e processos de reengenharia empresarial, usadas em conjunto, deram luz importantes ferramentas estratgicas, ERPs, que as empresas passaram a usar. Estas novas ferramentas, passaram a equipar as empresas com as capacidades necessrias para integrar e sincronizar processos isolados, afim de linearizar todo o processo negocial envolvido, de forma a tornarem-se mais competitivas no mercado actual. O ERP, constitui para as empresas, uma espinha dorsal de software (backbone) para todos os tipos de negcio. Integra todos os processos de gesto para que se tenha uma viso de topo de grande parte do que se passa numa organizao. As empresas, assim, passam a englobar a gesto financeira, recursos humanos, dados e todas as informaes de fabrico, tais como inventrios, stocks, matrias-primas, etc. Hoje em dia, existem vrias empresas especializadas na programao de sistemas de ERP, as quais vou descrever mais frente no meu trabalho. A verdade, que, sempre existiram softwares que geriam esses processos, mas nem todas eram vendidas pela mesma empresa, funcionando como aquelas peas de um puzzle que no encaixam. No existe interligao nem comunicao entre as diferentes aplicaes, por exemplo, o sistema de gesto financeira no comunica com o de gesto de stocks, e isso levou necessidade de se criar uma aplicao que interligasse todos os departamentos, como a contabilidade e os recursos humanos para processamento automtico de recibos de vencimento e subsdios, e, ao mesmo tempo, uma comunicao tesouraria para

processar automaticamente o seu pagamento, tudo isto com o mnimo de burocracia de papis e interveno humana, reduzindo assim o risco de erros. A implementao de ERP fenomenal mas implica um grande investimento em termos de tempo, dinheiro e esforo. Implementar este software numa empresa significa geralmente mudar mtodos de trabalho, sendo os maiores entraves a esta implementao a resistncia mudana, mas com alguma percia e vontade de evoluo, os sistemas ERP tornam melhor a maneira de trabalhar das empresas. Que modo melhor de explicar o que o ERP seno comear pelo prprio nome: ERP Enterprise Resourse Planning de nada tem a ver com o nome que o caracteriza. No planeia, e de modo algum cria recursos, mas a parte da empresa (Enterprise) sim o seu directo objectivo e ambio. a tentativa de integrar todos os departamentos e funes de uma determinada empresa ou instituio para um nico sistema computacional que serve e responde s necessidades particulares de cada departamento. o seu principal objectivo construir um nico programa de software que sirva as necessidades dos funcionrios de contabilidade assim como as dos recursos humanos e ainda do armazm na gesto de entradas e sadas de material e respectivas guias. Normalmente, cada um destes departamentos possui os seus prprios sistemas informticos optimizados para as necessidades particulares de cada sector, mas o ERP combina-os todos num nico, integrado programa de software que lana uma nica base de dados para que os vrios departamentos possam, mais facilmente, partilhar informao e comunicar entre si. Esta aproximao sectorial pode trazer um enorme benefcio para a empresa, se o software for correctamente instalado.

O QUE O ERP?

Por exemplo, uma encomenda de um cliente. Geralmente, quando um cliente faz uma encomenda a uma empresa, essa encomenda inicia uma jornada de prateleira em prateleira, de escritrio em escritrio, de departamento em departamento, sofrendo alteraes sistemticas e codificaes diversas medida que passa por cada sistema informtico de cada departamento da empresa. Ora, todas estas transies e alteraes causam atrasos e perdas de encomendas e todas as diversas codificaes dos vrios softwares levam ao aparecimento de erros. Entretanto, ningum na empresa conhece especificamente qual o estado da encomenda a qualquer altura porque no possvel, por exemplo, o departamento de apoio ao cliente entrar no sistema informtico do armazm para saber se a encomenda X j foi embalada, e se foi, qual a data. A resposta comum Voc tem que telefonar para o armazm.
Principais Queixas de Clientes de Empresas sem ERP

O ERP no surgiu de um momento para o outro, sofreu grandes mudanas e alteraes ao longo dos tempos, os quais vou aprofundar a seguir. Os sistemas de ERP contam com um longo currculo de cerca de 40 anos, acumulando alguns erros e sucessos. A sua evoluo deu-se como uma ferramenta estratgica ao mesmo tempo que as tecnologias

EVOLUO HISTRICA DO ERP

de

informao

tambm

evoluam,

atravs

dos

sucessivos

melhoramentos das tcnicas de gesto. Antes da dcada de 60, e com o objectivo de garantir o correcto funcionamento organizacional das empresas, grande parte dos negcios eram apoiados por tcnicas de gesto de inventrios. A mais popular delas todas era a EQQ Economic order of Quantities (Ordem Econmica de Quantidades). Nesta tcnica, qualquer artigo em stock ser analisado em funo do seu valor de custo face a encomendas e pelo custo de armazenagem, isto , so estimadas as vendas ao ano de forma a optimizar o custo final dos artigos e a quantidade dos mesmos a ter em stock no armazm. A partir dos anos 60, surge uma nova tcnica com o nome MRP Material Resource Planning (Planeamento de Pedidos de Material), tcnica esta que ir conhecer a sua segunda fase, nos anos 80 que falarei a seguir. Era uma forma activa de gerir e planear inventrios, explorando a procura dos produtos finais atravs de um planeamento de produo especfico e a sua transformao numa tabela ordenada de ordens de encomenda e produo, no deixando de parte as quantidades em stock. O MRP simples e de forma lgica, mas numa situao real, gera uma enorme quantidade de dados, o que o torna muito incmodo ao ser implantado num computador. Torna-se muito pesado e demorado, especialmente se o processo for feito manualmente, sendo por isso indispensvel o uso de computadores para o seu devido funcionamento. O MRP obteve excelentes resultados ao nvel de: Reduzir a quantidade dos stocks em armazm; Reduzir os tempos de produo e distribuio, pois melhoravam a coordenao diminuindo assim os atrasos; Aumento da eficincia a todos os nveis.

Esta tcnica provou ser um excelente mtodo de gesto de inventrios, mas pecava em outras distintas reas das empresas ou organizaes. Com a chegada dos anos 70, aparece uma nova tcnica em tudo semelhante ao MRP mas modificada ao nvel da lgica de funcionamento original. Era a CL MRP Closed Loop Material Resource Planning (Planeamento de Pedidos de Material de Ciclo Fechado). Nesta nova tcnica, a capacidade de produo passou a ser tomada em conta, resultando numa nova incluso de um mtodo no sistema, o CRP Capacity and requiring Planning (Planeamento de Requisies e Capacidades). Por volta da dcada de 80, e como j mencionei quando abordei o MRP, surge a evoluo deste, o MRP-II que abordava o conceito do planeamento de recursos de produo e a necessidade de alargar a gesto a outras reas da empresa. Surge assim um mtodo efectivo de gesto de todos os recursos de uma empresa que transforma o planeamento operacional em unidades, o planeamento financeiro em dinheiro e, por sua vez, tem capacidade de efectuar simulaes baseadas em perguntas What If? (e se?). feito a partir de uma variedade de funes que se interligam entre si (Surge aqui j o primeiro conceito de ERP): planeamento de negcios, planeamento de produo, tabelas de tempos de produo, planeamento de material e requisies, planeamento de capacidades e o funcionamento do sistema para capacidades e prioridades. O que resulta deste sistema deve ser integrado com outros relatrios financeiros, tais como balanos, encomendas, compras, stocks, produo, etc. Os MRP II tiveram srios contratempos, pois assumiam por vezes tempos de produo fixos, capacidades infinitas, processamento em batch, etc.

Ao longo dos anos, outras importantes ferramentas evoluram automatizando todo o processo de gesto de produo: Desenho auxiliado por computador; Produo auxiliada por computador; Produo integrada por computador; Sistemas de gesto de produo influenciada por clientes. Passado, mais ou menos, uma dcada, por volta de 90, e j com todas as inovaes tecnolgicas da poca e a sua necessidade de expanso a reas to distintas como a Engenharia, Finanas, Recursos Humanos, Gesto de Projectos, Servios e Banca, isto , todas as actividades que so inerentes a qualquer empresa, totalmente integradas numa soluo. Surge o ERP Enterprise Resource Planning (Software de Gesto Empresarial). Um facto importante o de, ao integrarem todos os subsistemas existentes numa empresa, os ERP conseguem resultados melhores que o total dos subsistemas em separado (O todo maior que a soma das suas partes). Os tradicionais sistemas aplicacionais usados geralmente pelas empresas tratam todas as transaces em separado. So feitos e usados para responder a funes especficas que foram destinados. Os ERP deixaram de olhar isoladamente para uma transaco, mas como parte integral de um conjunto de processos interligados que caracterizam e perfazem toda a existncia de uma empresa ou instituio. Quase todos os sistemas de aplicaes tradicionais usados em separado por algumas empresas nada mais so que ferramentas de manipulao de dados. Armazenam dados, processam-os e apresentamnos de forma apropriada sempre que requisitada pelo utilizador. Neste processo, o nico problema no haver ligao aparente entre os diversos sistemas usados pelos diferentes departamentos. Um sistema ERP faz a mesma coisa, mas de uma maneira diferente. Surgem facilmente centenas de tabelas cheias de dados gerados como resultado de diversas transaces, ficando apenas acedveis no departamento que

lhes deu origem, em vez de serem tratados e integrados de forma a serem utilizados por mltiplos utilizadores em mltiplos departamentos e para diferentes fins em que no apenas o objectivo inicial. Foi esta evoluo que nos levou, desde os anos 60 at aos nossos dias, por isso no posso deixar de falar na importncia que a evoluo da tecnologia teve no nascimento do ERP, ou seja, de toda a sua infra-estrutura tecnolgica e que no possvel separar da forma actual de fazer negcios. A constante evoluo da tecnologia e a reduo do preo do hardware fez com que pequenas e mdias empresas pudessem possuir um sistema ERP. Os primeiros ERPs foram inicialmente desenvolvidos para funcionar em mainframes. Com a chegada dos famosos PCs e as arquitecturas cliente/servidor de mltiplas camadas em Unix, AS/400 e Windows NT, a relao com SGBD (Sistemas de Gesto de Bases de Dados) e a sua integrao com tecnologias Web contribuiu em grande parte para a facilidade de utilizao dos sistemas ERP. Tambm importante a transferncia de dados electronicamente pelos diversos stios de uma empresa, visto que as mesmas se encontram distribudas por lojas, postos de distribuio, armazns, e nem Tudo est no mesmo local, alis, podem mesmo se encontrar a mais de 300 km de distncia. Sistemas como o Internet, Intranet, Workflow, Workgroups, Groupware, Datamining, Datawarehousing, etc, influnciaram os ERPs para uma caminhada para o futuro. Os ERP evoluram at aos dias de hoje e continuam em constantes evoluo, pois tentam de uma forma ou outra acompanhar a evoluo das prprias tecnologias computacionais. Tudo isto levou as empresas a acreditar que os sistemas ERP poderiam mesmo melhorar a performance de um empresa. essa performance e o modo como se a atinge que vou explicar.

COMO O ERP PODE AUMENTAR O RENDIMENTO DE UMA

EMPRESA

O ERP tem a particularidade de automatizar as tarefas que processam um negcio, tais como preenchimento de encomendas, que engloba o tomar nota do pedido do cliente e envi-lo para uma conta de cliente. Com o ERP, quando um responsvel pelo servio a clientes recebe uma encomenda, ele ou ela possui toda a informao necessria para completar esse pedido (A ficha do cliente, o crdito e o histrico de encomendas e pagamentos) bem como o inventrio da companhia (estado dos stocks) e a ficha de servios do departamento de transporte. Todos os outros funcionrios da companhia tm acesso a estes mesmos dados e tm acesso a uma nica base de dados que possui a nova encomenda do cliente. Quando um departamento acaba o tratamento da encomenda, esta automaticamente encaminhada pelo sistema ERP para o prximo departamento. Se se pretender saber qual o estado da encomenda a dada altura, basta efectuar o login no sistema ERP e procurar. Geralmente, a encomenda circula rapidamente pela empresa, e assim os clientes recebem os seus pedidos num espao de tempo mais reduzido e com menos telefonemas e preocupaes. Toda esta rapidez tambm pode ser aplicada a todos os outros processos da empresa, tais como recursos humanos e finanas. Este pelo menos o sonho do ERP, o que no quer dizer que na realidade as coisas no sejam mais complicadas! Com o ERP, os funcionrios do servio ao cliente, deixam de ser os tpicos escriturrios e que somente escrevem o nome dos clientes e as encomendas e pressionam o enter, o display do ERP faz com que eles passem a ser tambm homens de negcios pois interferem com o limite de crdito dos clientes desde o departamento de finanas at ao nvel de stocks do armazm. Questes como O cliente pagar a tempo? O transporte ser efectuado a tempo? que no faziam antigamente parte da responsabilidade do servio de clientes e que afectam directamente o cliente e todos os outros departamentos da empresa. Mas no s o

servio a clientes que tem de mudar os seus hbitos de trabalho. O pessoal do armazm que costumava manter o nvel de stocks na memria ou em rascunhos de papel que s eles entendiam o que l estava escrito, agora tem que por toda essa informao on-line, pois se no o fizerem, o pessoal do servio a clientes ir ver o stock baixo nos seus displays e dizer aos clientes que as suas encomendas no existem em stock. A comunicao, a responsabilidade e a gesto nunca tinham sido testadas desta forma.

Resposta pergunta Teve que mudar hbitos de Trabalho ao implementar o ERP?

Existem fundamentalmente trs grandes razes para a implementao do ERP: 1. Para integrar dados a nvel financeiro o departamento financeiro tem uma verso dos nmeros, as vendas tem outra e as diferentes reas de negcio podem por si s ter a sua verso de quanto contriburam. ERP cria uma nica verso dos factos, inquestionvel, pois todos esto a utilizar o mesmo sistema; 2. Para standarizar os processos de produo especialmente aquelas empresas de produo que trabalham para o mesmo objectivo mas usam mtodos e maquinaria diferentes. Standarizar estes processos usando um nico e integrado sistema informtico, pode poupar tempo, aumentar a produtividade e reduzir despesas, aumentando assim os lucros;

3. Para

standarizar

Informaes

de

Recursos

Humanos

Especialmente para empresas com varias unidades de trabalho, os recursos humanos podero no ter um mtodo simples, unificado para tratamento de horrios e comunicao com os funcionrios acerca de benefcios e servios. ERP pode tratar destes casos. Na corrida de resolver estes problemas, as empresas geralmente perdem a noo que o ERP no mais do que representaes genricas das maneiras tpicas que se negoceia. A maioria dos sistemas ERP so desenhados para serem usados por companhias de produo discretas que possam ser fisicamente contadas tais como mobilirio, automveis, etc. Outras empresas como fabricantes de leos, qumicos, que no tem controlo directo, a olho nu, tem se debatido pelos diferentes fornecedores de ERP para modificar a sua estrutura base de acordo com as suas necessidades. Os sistemas ERP no servem apenas para integrar os vrios organismos de uma empresa. Para verdadeiramente ser considerado ERP, o sistema possui algumas das seguintes caractersticas fundamentais: Flexibilidade Um sistema ERP flexvel de forma a responder s constantes transformaes das empresas. A tecnologia cliente/servidor permite ao sistema ERP operar sobre diferentes bases de dados pelas conexes de bases de dados abertas, pois muito provvel que o mesmo produto migre de uma rea de produo para outra durante o ciclo total de produo. Modularidade O sistema ERP um sistema de arquitectura aberta, isto , pode usar um mdulo livremente sem que este afecte os restantes. O sistema suporta plataformas mltiplas de hardware pois muitas empresas possuem sistemas heterogneos. Deve tambm facilitar a expanso e/ou adaptabilidade de mais mdulos posteriormente.

CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DO ERP

 Compreensivo O sistema est apto a suportar diferentes estruturas organizacionais das empresas, bem como a uma vasta rea negcios. Conectividade O sistema no se deve confinar ao espao fsico da empresa mas permitir a ligao com outras entidades pertencentes ao mesmo grupo empresarial. Seleco de diferentes formas negociais deve conter uma seleco das melhores prticas negociais em todo o planeta. Simulao da Realidade deve permitir a simulao da realidade da empresa em computador. De forma alguma o controlo do sistema deve estar fora do processo negocial e deve ser possvel a elaborao de relatrios para os utilizadores que controlam o sistema.
Benefcios da Implementao de um sistema de ERP

O ERP um sistema repleto de potencialidades. Abaixo descrevo algumas das mais importantes: Facilita a existncia de um sistema de informao integrado de todas as reas funcionais de uma empresa; Executa as tarefas crticas de uma empresa, aumenta a qualidade dos servios a clientes melhorando a imagem da empresa; Possibilita a troca de informao em ambienteis distribudos;

POTENCIALIDADES DOS SISTEMAS ERP

 Integrao de informao dos vrios departamentos, escritrios, fbricas de uma empresa bem como das vrias empresas pertencentes a um grupo financeiro; A melhor soluo para uma eficiente gesto de projectos; Ajuste fcil a novas inovaes tecnolgicas: EDI, Internet, Intranet, Ethernet, Vdeo Conferencia, Comrcio electrnico, etc.; Resolve muitos dos comuns problemas numa empresa: gesto de stocks, servios a clientes, gesto financeira, controlo de qualidade, etc.; No se destina exclusivamente s necessidades da empresa pois fornece oportunidades de melhoramento contnuo face s evolues de mercado; Fornece ferramentas inteligentes (suporte deciso, informao executiva, Dataminning, preveno de erros), permitindo maior facilidade na tomada de decises; Os sistemas ERP so ento um conjunto integrado de todos os processos que uma qualquer empresa/organizao leva a cabo. Podem tambm chamar-se de simuladores da realidade, na medida em que simulam os processos necessrios, ao funcionamento da empresa, gerando informao integrada, sempre e da forma que for necessrio. Ajuda uma empresa a interligar todos os seus recursos, gerindo-os da melhor forma possvel em tempo real. Os ERPS permitem s empresas alcanarem ndices de performance invejveis, medida que linearizam e optimizam todos os seus recursos.

COMPONENTES E APLICAES DOS SISTEMAS ERP

Sendo todos os componentes bastante complexos internamente, existiu necessidade de separar as diferentes reas de um qualquer sistema ERP. Por isso todos os sistemas so compostos por mdulos, parameterizveis em funo de um cliente especfico, tendo todos os fornecedores um conjunto de mdulos/aplicaes base: Vendas, distribuio e marketing; Planeamento de capacidades;

 Recursos humanos; Contabilidade; Gesto de produo; Gesto de projectos; Transportes; Gesto financeira; Muitos outros. Aplicaes Os sistemas MRP II Material Resource Planning (Planeamento de Pedidos de Material), primitivos eram apenas vocacionados a empresas industriais, limitao que os sistemas ERP ultrapassaram muito. Os sistemas ERP actuais foram/esto/sero implementados em empresas independentemente da sua estrutura orgnica, tamanho, distribuio fsica, ramo de negcios, dimenso, etc. Aqui fica uma breve lista modelo, de sectores de negcios de implementao de sistemas ERP: Defesa e aeroespacial; Indstria automvel; Indstria metalomecnica e minas; Administrao pblica, sade e educao; Banca, seguros e servios; Agricultura e pescas;

 Produo, distribuio e transportes; Telecomunicaes; Construo; Alimentao, lcool e tabaco; Petrleo, energia e derivados; Indstria qumica e farmacutica; Etc.

CARACTERSTICAS DE IMPLEMENTAO DE UM SISTEMA ERP

As empresas, por serem de diferentes ramos, os sistemas tm

que ser implementados de maneiras diferentes. Para flexibilizar este facto, os sistemas ERP foram desenvolvidos para produzir uma soluo genrica de forma a que possa ser parametrizada em certo grau. Mas tendo em ateno que esta parametrizao acaba por ser um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades oferecidas pelo sistema. Desta forma necessrio que alguns processos de negcio das empresas precisem de ser redefinidos para que os seus requisitos se encaixem nas funcionalidades oferecidas pelo sistema. Um pacote de software ERP, composto de vrios mdulos que podero ser instalados em separado, e a primeira medida a tomar ser a de efectuar a seleco dos mdulos que sero instalados numa primeira fase. Contudo possvel que sejam integrados novos mdulos no futuro. Seguidamente, cada mdulo instalado parametrizado para que se adeqe da melhor forma ao processo de negcio da empresa. Mas mesmo com esta parametrizao, a soluo final poder no corresponder aos requisitos da empresa, e nesses casos, as empresas necessitam de utilizar outros sistemas complementares ou abandonar

por completo a instalao deste tipo de sistema e optar por processos genricos. Por este motivo, a deciso de implantar um sistema ERP s dever ser tomada no seguimento de uma anlise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades oferecidas pelas solues ERP. As empresas em geral tm uma srie de problemas que as incomodam, em baixo encontram-se alguns dos problemas mais comuns: Informao integrada, actualizada, facilmente partilhada e acessvel; Melhoria da qualidade dos servios; Reduo e controlo dos custos; Reduo do tempo de produo; Melhoria na relao/satisfao dos clientes finais; Aumentar a produtividade; Quando uma empresa supe a implementao de um sistema desta natureza, novos problemas podem aparecer, como por exemplo: Custos elevados; Processo muito demorado; Possibilidade de resultados aqum dos esperados; O retorno do investimento ser muito demorado; So estas as principais barreiras a ultrapassar se se pretender implementar um sistema de ERP. aqui que se d a separao entre as empresas que seguem em frente com o projecto e as que o abandonam.

Um estudo recentemente efectuado por uma empresa Americana de nome Meta Group revelou os custos totais de implementao, incluindo hardware, software, servios profissionais, formao e custos internos com staff. O valor dos custos totais incluem instalao de software e os dois anos seguintes implementao, que so quando os custos reais de manuteno, upgrades, e optimizao do sistemas so realmente sentidos. O estudo foi efectuado a 63 empresas, entre as quais, pequenas, mdias, e grandes no ramo da indstria. O custo mdio foi determinado em 15.000.000 (o valor mais elevado foi de 300.000.000 e o mais baixo de 400.000) dependendo da empresa e do ramo. Mas que no se espere que o dinheiro investido na implementao do ERP (ROI, que falarei em detalhe a seguir) seja reembolsado a curto prazo, o mesmo estudo descobriu que nas 63 empresas investigadas, o reembolso foi de 8 meses aps a implementao total do sistema e 31 meses para conseguir ver alguns benefcios, mas a mdia anual de poupana e controlo de custos causada pelo ERP de 1.600.000. Uns dos problemas so os custos escondidos do ERP. Embora isto varie de empresa para empresa, quem implementou sistemas ERP concorda que certos custos so facilmente esquecidos ou no estimados. Alguns desses custos so: 1. Formao Formao o custo mais elevado do ERP, pois os trabalhadores tem que aprender todo um novo conjunto de processos, e no s um simples novo interface de software. 2. Integrao e teste Teste ligao entre ERP e outras aplicaes de software empresarial, que tem que ser aplicados caso a caso, e nem todas as empresas fornecedoras de software possuem aplicaes add-on.

OS CUSTOS DE IMPLEMENTAO DO ERP

3. Converso de dados Mover dados de registos de clientes e empresas custa dinheiro, considerando que muitos dados mostram-se corruptos ao efectuar a sua transferncia. 4. Analise dos dados Os dados do ERP, geralmente, tem que ser cruzados com dados externos. Actualizar os dados numa grande empresa muito difcil, pois necessrio efectuar um programa interno que faa a actualizao diria ao fim do dia. 5. Consultadoria Para evitar que o planeamento falhe, a soluo arranjar uma empresa de consultadoria que lidere o staff no processo de transio para o ERP. 6. Substituio Manter pessoal especializado na empresa custa muito dinheiro, quer seja para evitar que o pessoal saia para outras empresas, quer seja a contratao de funcionrios especializados vindos de outras empresas. 7. Implementao contnua de equipas Depois da implementao do ERP, no se pode simplesmente mandar o staff para casa, eles so demasiado valiosos, pois eles trabalharam intimamente com o ERP e sabem mais de vendas do que o pessoal das vendas e mais de fabrico do que o pessoal de fabrico. Para os manter na empresa basta po-los a escrever relatrios para retirar informaes do ERP. 8. Depresso ps ERP Algumas empresas, por no se conseguirem habituar s novas implementaes do ERP, no conseguirem mudar os seus mtodos caseiros e tradicionais de trabalho, e no terem a noo de que os lucros provenientes do ERP aparecem muito depois do esperado, entram em pnico e abandonam simplesmente o projecto. So estes alguns dos custos mais elevados e tambm mais comuns provenientes da implementao de um sistema de ERP, que as empresas que estejam interessadas tem que suportar. Mas a noo final de custos vai-se atenuando ao longo dos tempos de implementao, pois

a reduo dos custos, por outro lado vai, aos poucos, desvanecendo o pnico inicial do elevado oramento necessrio por parte das empresas.

Infelizmente, 90% das empresas que implementaram ERP no foram bem sucedidas primeira tentativa. Pois, que ter em conta diversos factores como: O ERP deve ser conduzido por um processo correcto e estratgico de melhoramento objectivo, acompanhado de documentao assente em vlidas estatsticas de ROI. Os processos devero ser implementados rpida e eficientemente de modo a corresponder s expectativas do ROI e que este se torne rapidamente analisvel. Estes dois itens podem parecer bvios, mas a verdade que so facilmente esquecidos na primeira implementao de ERP, provocando problemas a nvel de implementao e requerem posteriormente parameterizao. Com esta taxa de sucesso to baixa, o ROI praticamente inatingvel e o ERP visto como uma soluo cara, levando mesmo algumas empresas a adoptar uma politica anti-ERP. H quem diga que os segredos do ROI so to bem guardados que no esto acessveis a qualquer empresa que pretenda implementar um ERP, mas para se ter sucesso no retorno do ROI temos que ter as respostas s seguintes questes: O ERP ir aumentar a satisfao do cliente? Como? Quanto? Ir contribuir para aumentar a quota de mercado? Como? Quanto? Quando? Ir diminuir as despesas de gesto? Como? Quanto? Quando? Ir diminuir o inventrio em stock? Como? Quanto? Quando? Ir ser capaz de reduzir os custos de material atravs de melhorias de gesto de compras? Como? Quanto? Quando? maior esforo de re-implementao ou

ROI RETURN OF INVESTMENTS (RETORNO DO INVESTIMENTO)

 Foi definida uma estratgia com vista a aumentar a performance da empresa? Todas as pessoas que formam uma empresa tm que compreender que o ROI aparece positivamente se as mesmas alterarem o modo como fazem negcios, ou seja, de modo mais rpido e com menos custos, servindo da melhor maneira o cliente. Se isto for conseguido, a empresa ser uma vencedora! Existem inmeros fornecedores de sistemas ERP, os quais fornecem todo um conjunto de produtos e solues. Desde a venda, instalao e parametrizao, manuteno e actualizaes, existe todo um leque de diferentes opes a serem tomadas pelos clientes. Bastante comum hoje em dia o Outsourcing parcial ou total de todo o processo de instalao/parametrizao, devido a falta de tcnicos especializados nas empresas ou mesmo para aumentar a rapidez de todo o processo. Algumas das grandes empresas fornecedoras de sistemas ERP a nvel mundial so: SAP Foi fundada em 1972 na Alemanha por cinco engenheiros da IBM, sendo hoje em dia a maior empresa do seu ramo. O seu sistema R/3 foi optimizado para gerir os processos de produo e gesto, logstica e recursos humanos. Hoje em dia, passados mais de 30 anos, conta j com mais de 12 milhes de utilizadores, 64.500 instalaes, 1.500 parceiros e 23 solues informticas. considerada a maior empresa fornecedora de ERP a nvel mundial, contribuindo para isso, ter sido uma das pioneiras. PeopleSoft o segundo maior fornecer mundial, sendo a sua imagem de marca os mdulos de gesto de recursos humanos. A companhia Peoplesoft est actualmente a direccionar os seus produtos para as reas dos servios, com produtos de auxlio de controlo de custos. A Sap e a Peoplesoft tm mantido um sucesso contnuo devido a oferta de novas potencialidades aos

PRINCIPAIS FORNECEDORES DE ERP

seus clientes, bem como o constante aumento das listas de clientes com empresas conhecidas mundialmente. Oracle produz e vende aplicaes ERP desde 1987, sendo a maioria dos seus clientes empresas ligadas a produo e consumo de produtos, sendo assim um adversrio directo da SAP. Curiosamente em cerca de 80% dos casos, o software da SAP opera sobre uma base de dados da Oracle. No entanto a Oracle tem resistido a alguns problemas nos ltimos anos, devido mudana da estrutura do grupo, bem como alguns produtos que ficaram aqum das expectativas. Baan uma empresa holandesa e uma forte concorrente da SAP. Recentemente, tal como outros fornecedores, tem dedicado especial ateno ao mercado de pequenas e mdias empresas, facto que tem resultado numa enorme variedade de produtos que oferece bem como um rpido retorno financeiro. JDEdwards. Apesar de vender software j a largos anos, s se tornaram conhecidos mundialmente poucos anos. Desde que lanaram o OneWorld, software ERP, conseguiram uma importante cota dentro do mercado mundial de ERP.
Distribuio dos sistemas ERP

Nos ltimos anos, uma vasta gama de software tem vindo a entrar no nosso pais, recrutando novos e, cada vez mais, adeptos do ERP. Entraram no nosso mercado, levando a maioria das grandes e/ou mais conhecidas empresas a implementar ERP. Nem todas as implementaes deram j resultados visveis, embora seja grande a expectativa de sucesso futuro que os ERP possam trazer s empresas envolvidas. Tem que se ter em conta que os nossos empresrios, ao contrrio do que acontece noutros pontos do globo, por exemplo na Amrica ou no Japo, onde existe todo um processo de investimento a mdio e longo prazo, c tm uma noo de lucro fcil e rpido, e, deve notar-se que os ERPS no so nenhuma ferramenta mgica, no transformam todo o processo do dia para a noite, onde a implementao uma longa caminhada em direco ao sucesso da empresa nos mais variados aspectos. Podemos em baixo observar um grfico sobre um inqurito efectuado a algumas das maiores e mais importantes empresas nacionais sobre se utilizavam algum sistema ERP nas suas empresas:
Resposta pergunta: Utiliza algum sistema ERP na sua empresa?

ERP EM PORTUGAL

CONCLUSO

Para tentar, de certa forma, resumir sucintamente todo o meu trabalho e apresentar uma concluso, nada melhor do que comear, dando uma ideia de futuro. Com a chegada da Internet de alta velocidade (cabo, ADSL, etc.), os ERP tem vindo a apresentar solues orientadas Internet para que se possa comunicar atravs dela entre clientes, e fornecedores garantindo que o comprador tenha acesso directo e instantneo ao prprio fornecedor do produto. Um aspecto importante que o futuro no se imaginar sem esta possibilidade, e, tanto as empresas compradoras de ERP, como as fornecedoras, tem vindo a se actualizar de modo a no ficarem para trs. Quando o professor me seleccionou para este trabalho, no tinha qualquer conhecimento sobre a sigla ERP, qual o seu funcionamento e objectivo. A verdade que, e agradeo desde j por me ter dado a oportunidade de enriquecer o meu conhecimento, que no s fiquei com a noo em si do que este sistema, mas tambm penso que, atravs da minha pesquisa, poderei explicar alguns dos aspectos fundamentais para outros colegas mais tarde tambm poderem pesquisar. Para terminar quero realar a extrema importncia que estes sistemas alcanaram nos dias de hoje para as empresas que os usam, bem como a dependncia que provocaram por parte das empresas compradoras e dos seus clientes que j se foram habituando crescente melhoria dos servios.

BIBLIOGRAFIA
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