La funcin de Planeacin

LA FUNCION DE PLANEACION Concepto. Sin importar si planeamos un viaje, unas vacaciones, una fiesta, la produccin de una planta o el desarrollo futuro de la empresa, la planeacin es el proceso bsico de que nos servimos para definir sistemticamente los objetivos por alcanzar y determinar la manera de conseguirlos. La planeacin consiste, por lo tanto, en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de nmeros, necesarios para su realizacin. Gotz ha dicho que planear es hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no habran ocurrido. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura accin. En general, la planeacin est orientada hacia el futuro. La planeacin debe preparar decisiones y acciones futuras. Se planifica cuando se piensa con anticipacin, cuando los objetivos no se fijan arbitrariamente y la ejecucin de las tareas no se abandona a la casualidad. En relacin con la empresa, la necesidad de planificar existe en todos los niveles. Para que cualquier directivo pueda organizar, dirigir y controlar o conducir operativamente la ejecucin de las tareas de su sector, antes debe elaborar planes que den direccin y propsito, que decidan qu debe hacerse, cmo ha de hacerse y quin lo har. Aunque en todos los niveles de la empresa existe la necesidad de planificar, en realidad, es mucho mayor en los niveles superiores, en los cuales la planeacin puede ejercer una gran influencia en el xito de la organizacin. Los directivos de alto nivel por lo general dedican la mayor parte del tiempo de planeacin del futuro distante y a las estrategias de toda la organizacin. Los niveles ms bajos planean sobre todo las tareas de su sector, con un horizonte de tiempo reducido. A medida que se baja de nivel, crece la afinacin o el detalle de los planes, reducindose cada vez ms la inseguridad o riesgo de la planeacin. Solamente con una planificacin detallada se pueden realizar y controlar o conducir operativamente las tareas en forma ordenada. Al planear, se fijan tanto los objetivos como los datos tericos necesarios para la ejecucin de las tareas. Dichos datos tericos sirven, al mismo tiempo, como criterios para el control. Los resultados de la planeacin, los objetivos y los datos tericos se agrupan formando planes, por ejemplo, para determinados sectores de la empresa. Ejemplos de tales planes son: planes de venta, planes de produccin, planes de personal, planes de trabajo, etc. El plan de produccin contiene, por ejemplo, los objetivos y los datos tericos sobre la fabricacin de productos, as como ciertos plazos. Slo con estas informaciones se puede verificar, durante la fabricacin, si se estn realizando o no, y en qu medida, las tareas previstas en la planificacin. Cuanto ms cuidadosa, sistemtica y detallada sea la planeacin en la empresa:

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Tanto mejor se podrn coordinar los objetivos y tareas de las diversas secciones de la empresa, Y tanto se podr verificar y asegurar la ejecucin de las tareas destinadas a alcanzar los objetivos propuestos.

El objetivo se refiere a un estado determinado, al que se aspira, y que ha de alcanzarse mediante el cumplimiento de tareas. Los objetivos generales o globales de una empresa son primordialmente econmicos y humanos, as como tambin las direcciones prioritarias que se requieren para garantizar la satisfaccin de los clientes, los empleados y la comunidad. Los objetivos globales necesitan ser apoyados por subobjetivos. Por tanto, stos se desglosan en objetivos parciales, formando una jerarqua o red de objetivos. Las tareas son las acciones necesarias para alcanzar los objetivos. En una empresa, toda tarea est dirigida hacia un determinado objetivo; la ejecucin de la tarea es un aporte al logro de dicho objetivo. A su vez, los objetivos slo pueden alcanzarse si se llevan a cabo tareas. En la planeacin de tareas se determina quin, con qu y dnde ha de alcanzarse el objetivo en cuestin. Segn lo anterior, la planeacin de tareas abarca: La planeacin de los recursos requeridos y Planeacin del proceso. En la planeacin de los recursos se determinan los recursos humanos, materiales, financieros e informativos que se necesitan para el cumplimiento de las tareas. Los resultados de la planeacin de los recursos son, por ejemplo, planes de personal, planes de materiales, planes de inversiones, etc. En la planeacin del proceso se fijan las operaciones del trabajo necesarias y la duracin de cada una de ellas. Los resultados de la planeacin del proceso son planes de trabajo, planes de montaje, etc. Debido a la variedad de niveles y complejidad que presentan las tareas de planeacin, en la prctica se emplean diversas caractersticas, con el propsito de distinguirlas. Plazos de la Planeacin El plazo de la planeacin es el perodo de tiempo para el cual ha de tener vigencia la planeacin. Con referencia a la empresa se habla de planear a largo, mediano y corto plazo. Estas planificaciones se diferencian en lo referente Al tiempo de validez de la planeacin Al contenido y meticulosidad de la misma Y a la confiabilidad de los datos en que se ha basado.

Planificacin a largo plazo Generalmente abarca un largo perodo, por ejemplo de 3 a 5 aos. Esta planeacin define el desarrollo futuro de la empresa. Por ello, esta planeacin tambin se le conoce como planeacin de objetivos o plan general. La planeacin a largo plazo establece la lnea general de todas las medidas por tomar en la empresa.
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Ejemplos: Planeacin de construccin, planeacin de desarrollo de nuevos productos, planeacin de expansin de la empresa. Planeacin a mediano plazo Abarca generalmente un perodo de 1 a 3 aos aproximadamente. Contiene la concretizacin de la planeacin a largo plazo, por ejemplo, la forma detallada para cada seccin de la empresa o para determinados proyectos. Ejemplos: Planificacin de inversiones, planificacin de recursos financiero, planeacin del programa de produccin planeacin de adquisiciones. Planeacin a corto plazo Abarca generalmente un perodo de 3 meses a un ao aproximadamente. Precede directamente la realizacin de tareas especficas de la empresa y tiene, por consiguiente, la tarea de proporcionar los datos tericos correspondientes para la conduccin operativa de la ejecucin de las operaciones, por ejemplo, para controlar la produccin. Ejemplos: La planeacin de adquisiciones para el trimestre siguiente, el clculo previo de los costos de un lote de produccin (planificacin de costos), la elaboracin de planes de trabajo para un producto determinado. ETAPAS DE LA PLANEACION En trminos muy generales se conocen dos etapas de la planeacin: planeacin estratgica y planeacin operativa Planeacin estratgica: La planeacin estratgica es el proceso formalizado en virtud del cual la alta gerencia estableces los objetivos de una organizacin y selecciona los medios necesarios para conseguirlos. La planificacin estratgica sigue un procedimiento sistemtico que obliga a analizar el ambiente y la organizacin, a fin de elaborar un plan para proyectarse al futuro. El ambiente se analiza desde el punto de vista social, poltico, econmico, tcnico y jurdico, as como tambin desde el punto de vista internacional, nacional y regional, con el propsito de estimar las oportunidades y amenazas del medio . As mismo, en el anlisis de la organizacin se identifican fortalezas y debilidades de la empresa frente a los competidores. Los objetivos y estrategias competitivas se formulan para aprovechar las fortalezas de la empresa, tratando de vencer sus debilidades, sacando provecho de las oportunidades claves y evitando las amenazas externas. El proceso de planificacin estratgica se ocupa de cuestiones fundamentales y da
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respuesta a preguntas como las siguientes: Cul debe ser el negocio de la organizacin? Quines son sus clientes y quienes deberan ser? Quines son sus competidores y a qu se dedican? Hacia dnde se dirige la organizacin? La importancia de la planificacin estratgica radica en que proporciona un marco de referencia y ayuda a orientar las energas y los recursos de la organizacin hacia las actividades de alta prioridad. En el momento actual, la mayor parte de las empresas reconocen la importancia de la planeacin estratgica para su crecimiento y desarrollo a largo plazo. La planificacin estratgica es la actividad de alto nivel en la cual resulta decisivo el papel de la alta gerencia. Esto se debe a que slo ella tiene la visin necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin. El proceso de planificacin estratgica considera los siguientes elementos: La identificacin de estrategias, objetivos y misin actual, que suministran direccin para el anlisis interno y sirven para revisar, si es necesario, la misin de la empresa (toda empresa posee sus estrategias, objetivos y polticas, aunque no hubieran sido diseados o comunicados en forma consciente) El anlisis del medio ambiente externo, que le permite a la organizacin aprovechar las oportunidades que se le presenten y evitar las amenazas, o convertirlas en oportunidades. El anlisis interno, del cual resulta un perfil de la organizacin y determina lo que puede hacer la empresa, evaluando sus fortalezas y debilidades. La misin, que es la razn de ser de la organizacin; indica el por qu y para qu fue creada, as como el propsito fundamental de la misma. Los objetivos, que son los resultados especficos que la organizacin espera lograr mediante su misin. Las estrategias, que son los medios por los cuales una organizacin pretende lograr sus objetivos.

Planeacin operativa: La planeacin efectuada por niveles ms bajos recibe el nombre de planeacin operativa; tambin se denomina planeacin tctica y suele ser una planeacin a corto plazo. La planeacin operativa se mueve dentro del campo de las acciones concretas. En la planeacin operativa, se ejecuta el plan estratgico; en particular: Se establecen objetivos anuales, Se establecen las estrategias operativas para lograr los objetivos Y se contrata y ubica a las personas y los recursos junto con los procedimientos necesarios para hacer realidad el plan estratgico.
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Para llevar a cabo la planeacin operativa, se deben desarrollar las polticas, establecer los procedimientos, fijar las normas, crear los programas y estipular los presupuestos. Las polticas son guas para tomar decisiones en relacin con lo que se debe y no se debe hacer en la organizacin para implantar la estrategia elegida. Tambin, sirven para fijar un criterio uniforme con el objeto de resolver situaciones similares y frecuentes, para aumentar la eficiencia en la organizacin y coordinar las diversas unidades de la empresa. Existen polticas de produccin, de finanzas,, de comercializacin, de personal. Los procedimientos estn constituidos por una serie detallada de instrucciones para ejecutar un conjunto de acciones que suelen ocurrir con regularidad. Un procedimiento es una secuencia cronolgica de actividades, especifica los pasos que deben seguirse y el orden como se deben dar para lograr un propsito o resolver una situacin. Sirven para evitar problemas, optimizar las labores y ahorrar tiempo y energas. Las normas determinan si una accin se puede realizar o no; es decir, indican lo que se debe o no se debe hacer. Por otra parte, las normas son rgidas y no admiten discusin. Los programas son planes operativos que se utilizan una sola vez. Los programas tienen una secuencia cronolgica y sobre todo tienen un tiempo de duracin. Especifican los pasos, el orden como se deben dar dichos pasos, las fechas de iniciacin y de finalizacin de la actividad, el responsable, el costo de la actividad, las personas que participan y el lugar donde se efectuar. Los presupuestos son planes operativos de una sola utilizacin. Un presupuesto es un plan de ubicacin de personas y recursos en trminos de dinero. Los presupuestos son herramientas para lograr la utilizacin ms rentable, eficaz y productiva de las personas y los recursos de la organizacin. Adems, los presupuestos se pueden considerar como herramientas de planificacin y control. Resumen: La planeacin operativa se mueve dentro del campo de las acciones concretas. Para llevar a cabo la planificacin operativa, se deben desarrollar las polticas, establecer los procedimientos, fijar las normas, crear los programas y estipular los presupuestos.

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