1.

Introduccin a la Administracin de Proyectos

1.1 Estadsticas

Los E.U. gastan cerca de $2.3 trilliones de dlares en proyectos cada ao, un equivalente al producto interno bruto del pas. El mundo entero, gasta cerca de $10 trilliones de su producto interno bruto de $40.7 trilliones en proyectos de todos tipos. Ms de 16 millones de personas se dedican a la administracin de proyectos, en promedio ganando cerca de $82,000 usd. al ao.* Ms de medio milln de proyectos de desarrollo de aplicaciones de tecnologas de la informacin(TI)fueron iniciados durante 2001, cerca de 300,000 en el ao 2000.* Famosos autores y consultores estn enfatizando la importancia de la administracin de proyectos. Como Tom Peters menciona en su libro, Reinventing Work: the Project 50, To win today you must master the art of the project! .

1.2 Motivacin para estudiar Administracin de proyectos de Tecnologas de Informacin (TI)

1.2.1 Los proyectos de TI tiene un record terrible

Un estudio de 1995 realizado por el Standish Group llamado "CHAOS" encontr que slo el 16.2% de los proyectos de TI fueron exitosos y cerca del 31% fueron cancelados antes de ser completados; prdidas por cerca de $ 81 billones de dlares.

1.2.2 La necesidad de proyectos de TI sigue en aumento

En el 2000, hubieron cerca de 300,000 proyecto nuevos de TI En el 2001, cerca de 500,000 Hoy ??

1.3 Ventajas de usar la administracin de proyectos de manera formal

Mejor control de recursos financieros, fsicos y humanos Mejorar las relaciones con clientes Menores tiempos de desarrollo Menores costos Aumentar la calidad, mejorar la confiabilidad Mayores mrgenes de ganancias Mejorar la productividad Mejor coordinacin interna Mayor moral para los trabajadores

1.4 Qu es un Proyecto?
1.4.1 Definicin
Un proyecto es un "esfuerzo temporal ejercido, para llevar a cabo un producto o servicio"(PMBOK Guide 2000, p. 4) Atributos de proyectos

Propsito nico Temporal Requiere recursos, a menudo de varias reas Debe tener un patrocinador (sponsor) principal y/o cliente Envolver incertidumbre

1.4.2 Ejemplos de proyectos de TI

Northwest Airlines desarroll un sistema de reservaciones llamado ResNet Muchas organizaciones actualizan hardware, software, y redes a travs de proyectos Organizaciones desarrollan nuevo software o enriquecen sistemas existentes para realizar distintas funciones de negocios Nota: Proyecto de IT se refieren a proyectos que involucran hardware, software, y redes.

1.5 El " Triple Constraint"

Todo proyecto es restringido de diferentes maneras por sus:

Metas de alcance: Qu es lo que el proyecto trata de cumplir ? Metas de tiempo: Cunto tiempo toma en completarlo ? Metas de costo: Cunto costar ?

Es la tarea del project manager balancear las 3.

El reporte de 2001 del Standish Group mostr apreciables mejoras en el xito de proyectos.

Los tiempos sobrepasados se redujeron del 222% al 163%

El costo excedido bajo de 189% a 145% Caractersticas y funciones requeridas aumentaron de 61% a 67% 78,000 proyectos fueron existosos, comparados con 28,000 28% de proyectos de TI fueron existos, comparados contra el 16%

Por qu las mejoras ?"Las razones del aumento en proyectos exitosos varan. Primero, el costo de un proyecto cortado a la mitad. Mejores herramientas han sido creadas para monitorear y controlar el progreso, y mejores project managers capacitados con mejor administracin de procesos son usados.* *The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001)

1.6 Qu es la administracin de proyectos?

Es la "aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a actividades de proyectos en orden de alcanzar los requerimientos* * (PMI. Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2000, p. 6)

1.7 Project Management Framework

Project Stakeholders Son las personas involucradas o afectadas por las actividades del proyectoIncluyen:

El sponsor y el equipo del proyecto Staff de soporte Clientes Usuarios Proveedores Oponentes

9 Areas de conocimiento en la administracin de proyectos Las reas de conocimiento describen las competencias clave que los project managers deben desarrollar

4 reas de conocimiento centrales para tratar con objetivos especficos del proyecto (alcance, tiempo, costo y calidad)

4 reas facilitadoras de conocimiento a travs de las cuales los objetivos son alcanzados (recursos humanos, comunicacin, riesgo y procuramiento) 1 rea de conocimiento (administracin de la integracin del proyecto) que afecta y es afectada por todas las dems reas

1.8 Herramientas y tcnicas en la administracin de proyectos

Asisten a los project managers y sus equipos en varios aspectosAlgunos especficos incluyen:

Project Charter, scope statement, and WBS (scope) Gantt charts, network diagrams, critical path analysis, critical chain scheduling (time) Cost estimates and earned value management (cost)

1.9 Cmo se relaciona la administracin de proyectos con otras disciplinas

Gran parte del conocimiento es exclusivo de la administracin de proyectos Project managers deben tambin tener conocimiento y experiencia en

Administracin general El rea de aplicacin del proyecto

1.10 Historia de la administracin de proyectos

Algunas personas consideran que la construccin de las pirmides Egipcias o la muralla China fueron el origen La mayora consideran al proyecto Manhattan como el primero en usar la administracin de proyectos "moderna" Este proyecto de $ 2 billones (en 1946) tuvo su propio project manajer y technical manager

1.11 La profesin de Administracin de Proyectos

El empleo de IT Project Manager est en la lista de las 10 profesiones ms demandadas en el contexto de TI Sociedades profesionales como el Project Management Institute (PMI) han crecido tremendamente Programas de investigacin y certificacin siguen aumentando

El Project Management Institute provee la certificacin Project Management Professional (PMP)

15 funciones de la Administracin de Proyectos

Define scope of project Identify stakeholders, decision-makers, and escalation procedures Develop detailed task list (work breakdown structures) Estimate time requirements Develop initial project management flow chart Identify required resources and budget Evaluate project requirements

Identify and evaluate risks Prepare contingency plan Identify interdependencies Identify and track critical milestones Participate in project phase review Secure needed resources Manage the change control process Report project status

Habilidades sugeridas para Project Managers

Se requieren un gran variedad de habilidades o Deben estar cmodos con el cambio, entender las organizaciones (suya y el cliente) y se capaces de liderear equipos para alcanzar las metas del proyecto o Necesitan habilidades "hard" y "soft", las hard incluyen conocimiento del producto y conocer las distintas herramientas y tcnicas de la administracin de proyectos; las habilidades soft incluyen el poder trabajar con distintos tipos de personas

Communication skills: listening, persuading Organizational skills: planning, goal-setting, analyzing Team Building skills: empathy, motivation, esprit de corps Leadership skills: set examples, be energetic, have vision (big picture), delegate, be positive Coping skills: flexibility, creativity, patience, persistence Technological skills: experience, project knowledge

Caractersticas de los Project Managers

Efectivos Project Manager Lead by example Are visionaries Are technically competent Are decisive Are good communicators Are good motivators Stand up to upper management when necessary Support team members Encourage new ideas

Inefectivos Project Manager Set bad examples Are not selfassured Lack technical expertise Are poor communicators Are poor motivators

1.12 Etica en la Administracin de Proyectos

Etica es parte importante de todas las profesiones Project managers frecuentemente enfrentan dilemas ticos La certificacin PMP requiere que los aplicantes acepten el cdigo de conducta establecido

1.13 Software para la Adminitracin de Proyectos

Hoy da existe una gran diversidad de productos para ayudar en la AP Se dividen en 3 categoras principales: o Low-end tools: Manejan pequeos o nicos proyectos, precio menor a $ 200 usd por usuario

o o

Midrange tools: Manejan mltiples proyectos y usuarios, precio entre $ 200 y $ 500 usd por usuario, ej. MS-Project High-end tools: Tambin llamados enterprise project management software, diversos tipos de licenciamiento

1.14 La administracin de proyectos aplica a muchas reas

Tanto a proyectos de trabajo como a proyectos personales Diversas disciplinas (IT, construccin, finanzas, deportes, etc.) Las habilidades de la AP pueden ayudar en actividades de todos los das