EJERCICIO 9 DE ACCESS

CREACIN Y MODIFICACIN DE TABLAS

Hasta aqu hemos trabajado con los datos ya incluidos en las tablas iniciales. Ahora vamos a suponer que queremos introducir y consultar, adems, informacin acerca de las casas discogrficas responsables de las diferentes grabaciones de la coleccin. Dicha informacin consistir en: el nombre de la casa discogrfica y su sede principal. Ser necesario: A.- Crear una nueva tabla, Casas discogrficas, que contenga los datos referidos a las casas discogrficas. B.- Incluir en la tabla Grabaciones un nuevo campo que contenga el nmero identificativo de la casa discogrfica correspondiente a cada grabacin. Este campo, IdCasa, tambin aparecer en la tabla Casas discogrficas. C.- Relacionar las tablas Grabaciones y Casas discogrficas por medio del campo comn IdCasa. Tambin podramos introducir toda la informacin sobre las casas discogrficas en la tabla Grabaciones. Pero, en tal caso, si hubiera 50 grabaciones de la misma casa discogrfica, estaramos obligados a escribir 50 veces todos los datos de esa casa discogrfica. De esta forma, en cambio, en la tabla Grabaciones slo hemos de introducir el nmero de la casa discogrfica; los dems datos de sta los podemos extraer de la tabla Casas discogrficas. As se evita la repeticin de datos1. EJEMPLO A.- Creacin de la tabla Casas discogrficas 1.- Selecciona la ficha Tablas del panel principal de la base Coleccin de msica. Pulsa el botn Nuevo. 2.- En el cuadro de dilogo Nueva tabla elige Vista diseo y pulsa Aceptar. 3.- En el siguiente cuadro de dilogo aparece una tabla con tres columnas: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripcin.
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Que es uno de los objetivos bsicos de los programas de gestin de bases de datos como el Access.

EJERCICIO 9 DE ACCESS

En la primera fila de esta tabla, en la columna Nombre del campo, escribe IdCasa. Pulsa la tecla de tabulacin para pasar a la segunda columna. De la lista desplegable de esta celda selecciona Autonumrico. 4.- Pulsa dos veces la tecla de tabulacin para pasar a la segunda fila. En la columna Nombre de campo escribe NombreCasa. Pulsa tabulacin para pasar a la columna Tipo de datos; selecciona Texto de la lista desplegable. 5.- Pulsa dos veces la tecla de tabulacin. En la tercera fila, en la primera columna escribe Sede. En la segunda columna, selecciona Texto de la lista desplegable. 6.- Haz clic en la celda que contiene el nombre del campo IdCasa. En la mitad inferior de la ventana en que estamos aparece una serie de apartados, correspondientes a las propiedades del campo seleccionado. En el apartado Ttulo escribe Id de la casa disc. Haz clic en la celda que contiene el nombre del campo NombreCasa; en el apartado Ttulo de sus propiedades, escribe Nombre de la casa disc. 7.- Vuelve a hacer clic en la celda que contiene el nombre del campo IdCasa. En la barra de herramientas del programa pulsa el botn (Clave principal). Con esto convertimos el campo IdCasa en el campo clave o principal de esta tabla 2. 8.- Pulsa en el icono de disquet para guardar la tabla. Llama a la tabla Casas discogrficas. Cierra la ventana de diseo de la tabla. 9.- Lo anterior nos proporciona una tabla con tres campos pero sin datos. Introduce los siguientes datos en la tabla (puedes hacerlo directamente en la tabla o creando un autoformulario y utilizando ste para introducirlos):
IdCasa Se llena automticamente NombreCas a Talentos del rock La Nueva Era Clsicos, S.A. Jazz Company Sede Nueva York Londres Pars Nueva Orleans

Una vez introducidos los datos, cierra la tabla (o el formulario). B.- Modificacin de la tabla Grabaciones. 1.- De la ficha Tablas, selecciona la tabla Grabaciones y pulsa el botn Diseo.
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Ver Ejercicio 3 de Access, pg. 1, aptdo. 2 (campo principal y campo secundario)

EJERCICIO 9 DE ACCESS

En la columna Nombre del campo sita el cursor en la celda inmediatamente inferior al campo Notas (utiliza la barra de desplazamiento vertical). En dicha celda escribe IdCasa. Pulsa la tecla de tabulacin y, en la columna Tipo de datos, selecciona Numrico de la lista desplegable. En el apartado Ttulo de las propiedades del campo, escribe Id de la casa disc.. 2.- Pulsa el icono de disquet de la barra de herramientas para guardar los cambios realizados. Cierra la ventana de diseo de la tabla. 3.- Abre la tabla Grabaciones y llena los datos correspondientes al nuevo campo de la siguiente manera: Id de la casa disc. 1 1 1 2 3 4 1 4.- Cierra la tabla Grabaciones. C.- Relacionar la tabla Casas discogrficas con la tabla Grabaciones. 1.- Dado que la nueva tabla Casas discogrficas tiene un campo en comn con la tabla Grabaciones3, el ltimo paso consistir en relacionar ambas tablas (para poder hacer consultas que combinen datos de las dos). Ve a Herramientas (del men principal) y selecciona la opcin Relaciones. Aparecer una ventana con todas las tablas que tienen alguna relacin. 2.- Para que aparezca la nueva tabla, pulsa el botn (Mostrar tabla) de la barra de herramientas. Del cuadro de dilogo selecciona la tabla Casas discogrficas y pulsa Agregar. Luego, cierra el cuadro de dilogo. 3.- En la ventana Relaciones aparece ahora el cuadro-resumen de la tabla Casas discogrficas. Se trata de relacionar el campo IdCasa de esta tabla con el campo IdCasa de la tabla Grabaciones. Para eso, en
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El campo principal de la primera es un campo secundario en la segunda

EJERCICIO 9 DE ACCESS primer lugar, haz que en el cuadro-resumen de la tabla Grabaciones sea visible el campo IdCasa (usa la barra de desplazamiento vertical). A continuacin, arrastra con el ratn el campo IdCasa de la tabla Casas discogrficas sobre el campo IdCasa de la tabla Grabaciones y sultalo all. 4.- En el cuadro de dilogo que aparecer, activa la casilla de verificacin Exigir integridad referencial (hacia la mitad del cuadro de dilogo). Esto har que no podamos introducir en el campo IdCasa de la tabla Grabaciones ningn dato que no aparezca previamente en el mismo campo de la tabla Casas discogrficas. Con ello se asegura la coherencia entre los datos de la base de datos. Activa tambin las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los campos relacionados. Pulsa Crear. Ahora tambin la tabla Casas discogrficas aparece relacionada con la tabla Grabaciones. 5.- Pulsa el botn con el icono de disquet para guardar la nueva relacin creada. Luego, cierra la ventana Relaciones. 6.- Con el fin de comprobar que se ha creado la relacin correctamente, crea una consulta que muestre los ttulos de todas las grabaciones y las casas discogrficas respectivas. Gurdala con el nombre Casas discogrficas 1. ACTIVIDAD Crea una nueva tabla, llamada Locales de compra, para introducir los datos relativos a los locales donde se han comprado las diferentes grabaciones. Los campos a crear, y los datos correspondientes, sern los siguientes:
IdLocal 1 2 3 NombreLocal Msica total Pistas A todo ritmo Direccin Telfono Blanquerna, 5 971298646 Jaime III, 32 971714390 Plaza. San Antonio, 3 971296919

Modifica luego la tabla Grabaciones e introduce los datos correspondientes al nuevo campo creado. Relaciona ambas tablas, por el procedimiento visto en el ejemplo. Finalmente, haz una consulta que muestre los ttulos de las grabaciones compradas en los locales Pistas y A todo ritmo, as como el nombre de dichos locales. Guarda la consulta con el nombre Pistas y A todo ritmo.