PLANIFICACIN Y SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO

CLASE TERICA N 3

OBJETIVOS:
Utilizar diagramas de tiempo

para representar la
planificacin y seguimiento de un proyecto.

Etapas de un Proyecto
Redaccin de la propuesta Planificacin y calendarizacin del proyecto Estimacin de costes del proyecto Supervisin y revisin del proyecto Seleccin y evaluacin del personal Redaccin y presentacin de informes.

Redaccin de propuesta
La primera etapa de un proyecto de implica redactar una propuesta para realizar ese proyecto. La propuesta describe los objetivos del proyecto y cmo se llevara a cabo. Por lo general, incluye estimaciones de coste y tiempo y justifica por qu el contrato del proyecto se le debe dar a una organizacin o a un equipo en particular.

La redaccin de la propuesta es una tarea crtica, ya que la existencia de muchas organizaciones depende de las propuestas aceptadas y los contratos asignados. No existen guas para esta tarea; la redaccin de propuestas es una habilidad que se adquiere con la prctica y la experiencia.

Planificacin y calendarizacin
La planificacin de proyectos se refiere a la identificacin de actividades, hitos y entregas de un proyecto. Determina qu se necesita hacer, quin lo har, cunto tiempo se necesitar y cunto costar.

 La planificacin es el conjunto de actividades necesarias para desarrollar el proyecto. Probablemente es la actividad que ms consume tiempo. Existe una actividad continua desde el concepto inicial del proyecto hasta que este es liberado. Los planes deben de ser revisados regularmente a medida que est disponible nueva informacin

Estimacin de costes
La estimacin del coste es una actividad relacionada con la estimacin de los recursos requeridos para llevar a cabo el plan del proyecto. Anlisis de alternativas de solucin, estimacin de costo-eficiencia, costos de inversin, operacin y mantencin para la etapa de ejecucin, etc.

Supervisin y Revisin
La supervisin del proyecto es una actividad continua. El administrador debe tener conocimiento del progreso del proyecto, y comparar los progresos y costos reales con los planeados. Aunque muchas organizaciones tienen mecanismos formales para supervisar, un administrador hbil podra formarse una imagen clara de lo que pasa llevando a cabo una entrevista informal con el personal del proyecto.

 Con frecuencia, la supervisin informal predice problemas importantes del proyecto y revela dificultades en su momento. Durante el proyecto, es normal tener varias revisiones formales de su administracin. Se hace la revisin completa del progreso y de los desarrollos tcnicos del proyecto, y se toma en cuenta el estado del proyecto junto con los propsitos de la organizacin encargada.

Seleccin y Evaluacin de Personal

Generalmente los administradores de proyectos tienen que seleccionar a las personas para trabajar en su proyecto. De forma ideal, estar disponible personal con habilidades y experiencia apropiada para trabajar en el proyecto. Sin embargo en muchos casos, los administradores tienen que establecer un equipo ideal mnimo para el proyecto.

Debe tomarse en cuenta lo siguiente: El presupuesto no permite la contratacin del personal con salarios altos. Se tiene que contratar personal con menor experiencia y menos salario pero mejor aprovechados. El personal con experiencia apropiada no est disponible dentro o fuera de la organizacin. Es imposible reclutar nuevo personal para el proyecto. Dentro de la organizacin, las mejores personas ya se han asignado a otros proyectos. La organizacin desea desarrollar las habilidades de sus empleados. El personal inexperto puede ser asignado al proyecto para aprender y adquirir experiencia.

Redaccin y presentacin de Informes

Por lo general, el administrador del proyecto es responsable de dar informes del mismo, tanto al cliente como a las organizaciones contratantes. Los informes por escrito son tan importantes como los orales para comunicar informacin sobre un proyecto. Los dos tipos ms comunes de informes de proyectos son: Informes de avances. Informe final.

INFORMES DE AVANCES
Es importante recordar que un informe de avances no es un informe de actividades. No confunda la actividad o la diligencia con el avance y el logro. El cliente est interesado en particular en los logros del proyecto - qu avances se han hecho hacia el logro del objetivo del proyecto, en lugar de en qu actividades estuvo ocupado el equipo.

INFORME FINAL
Por lo general, el informe final del

proyecto es un resumen del proyecto.

No es una acumulacin de los informes

de avances, ni tampoco una historia

paso a paso de lo que ocurri durante el

proyecto.

El informe final puede incluir lo siguiente: La necesidad original del cliente. El objetivo original del proyecto. Requisitos originales del cliente. Beneficios reales para el cliente como resultado del proyecto, en contraste con los previstos.

 Grado hasta el que se cumpli el objetivo original del proyecto. Si no se cumpli, se debe incluir una explicacin. Una breve descripcin del proyecto. Consideraciones futuras. Esta seccin puede incluir las acciones que el cliente posiblemente quiera tomar en cuenta en el futuro para mejorar o ampliar los resultados del proyecto.

 Por ejemplo, si el proyecto era construir un edificio de oficinas, las consideraciones futuras podran ser: aadir una zona de estacionamiento, un gimnasio o una guardera junto al edificio. Si el proyecto era organizar un festival artstico, las consideraciones futuras podran ser cambiar la poca del ao o llevar a cabo acciones para mejorar el flujo de trnsito de peatones.

 Una relacin de todas las partidas por entregar (equipos, materiales, programas de computacin, documentos como dibujos e informes, etc.) que se proporcionan al cliente. Informacin de pruebas, tomadas de la prueba de aceptacin final de un sistema o de un equipo, sobre la base por la que el cliente acept el resultado del proyecto.

Procedimiento para la obtencin de los datos iniciales

Difundir informacin lo ms completa y extensa posible sobre los objetivos, mtodos, procedimientos y herramientas del

equipo de planificacin a todos los niveles de los entes

implicados, comenzando preferentemente por los ms elevados. Se recurrir a reuniones, conferencias, cursillos,

folletos, manuales, demostraciones, etc. El objetivo es

sensibilizar a todos los participantes y hacerles comprender los fines perseguidos.

 Descomponer el proyecto en partes o sub proyectos coherentes. Los criterios de descomposicin ms

utilizables son: la funcionalidad, el tipo de tecnologa involucrada en el diseo o en la construccin y la

situacin geogrfica en la realizacin. El organigrama

tcnico puede servir de gua en la descomposicin. Cada parte se estudia aisladamente en detalle antes de

proceder a las consideraciones finales de conjunto.

Obtener datos sobre cada una de las partes, relativos a la descripcin del sub proyecto, su funcionalidad, actividades principales que comprende su realizacin, plazos de realizacin, problemas principales probables o posibles, etc.

La forma de obtener esta informacin es a travs de la informacin y documentacin existente relativa a otros proyectos semejantes y que sin duda habr sido recogida en la fase de definicin. El objetivo es tener un nivel de conocimiento suficiente sobre el proyecto, para que las entrevistas que se celebren a continuacin con los responsables de los distintos departamentos sean fructferas, gracias al empleo de un mismo lenguaje.

 Celebrar

entrevistas

con

los

diferentes

responsables de la construccin del proyecto

para recabar la informacin correspondiente a la

descomposicin en actividades, precedencias y duracin. En las primeras entrevistas puede centrarse el inters en las dos primeras cuestiones, a fin de evitar el efecto pernicioso

que puede tener la superposicin de los

conceptos duracin y plazo.

Conceptos de Planificacin de Proyectos

PROYECTO: Define una combinacin de actividades interrelacionadas que deben ejecutarse en un cierto orden antes que el trabajo completo pueda terminarse. Las actividades estn interrelacionadas en una secuencia lgica en el sentido que algunas de ellas no pueden comenzar hasta que otras se hayan terminado.

ACTIVIDAD:
Una actividad en un proyecto, usualmente se ve como un trabajo que requiere tiempo y recursos para su terminacin. Es la descripcin de cada una de las tareas que deben realizarse para que el proyecto pueda ser finalizado.

Los estimados de tiempo para un proyecto incluyen dos tipos de seguimientos de tiempo:

Requerimientos proyecto Requerimientos calendario.

de de

horas

del

tiempo

Los estimados de tiempo para un proyecto incluyen dos tipos de seguimientos de tiempo: Requerimientos proyecto de horas del

Requerimientos calendario.

de

tiempo

Para planear los requerimientos de tiempo de calendario se utilizan:

Grficas de puntos de referencia

Grficas de barras (Gantt)

Grficas PERT

Grficas de Puntos de Referencia

Ilustran acontecimientos significativos al completar un proyecto y la secuencia en que se deben terminar. Tomar acontecimientos representativos que representan etapas difciles que deben pasarse o tareas crticas que es necesario completar en tiempo.

 Difieren del grfico de barras porque representan puntos en que algo se completa y no tareas individuales que se deben llevar a cabo. El progreso de un proyecto se mide al comparar la situacin de una actividad con la fecha del punto de referencia o terminacin que permite al gerente mantenerse en el tiempo.

Grficas de puntos de referencia

Por ejemplo tomar en cuenta la llegada del equipo, instalacin, terminacin de la capacitacin de usuarios, conversin de archivos y cambio al nuevo sistema.

Tiene la ventaja de que permite a los gerentes mantenerse en tiempo, cuando se compara la situacin de una actividad con la fecha del punto de referencia o de terminacin. Su desventaja es la importancia total que se le da al tiempo y no a la interdependencia entre tareas y acontecimientos de control de los costos del proyecto.

Foro de discusin:
Cul es la importancia de la buena planificacin de un proyecto?