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COORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON CREAD SAHAGUN- CORDOBA FACULTAD DE CONTADURA PBLICA SAHAGUN CORDOBA NOVIEMBRE DE 2011
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO..........................................................................2 INTRODUCCION.....................................................................................3 PROPOSITOS DEL MANUAL...................................................................4 OBJETIVOS DEL MANUAL.......................................................................5 MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN...................................................6 HISTORIA DE LA EMPRESA.................................................................6 MISION.............................................................................................6 VISION...............................................................................................7 VALORES...........................................................................................7 POLITICAS..........................................................................................7 PRODUCTOS Y SERVICIOS.................................................................7 FUNCIONES DE LOS EMPLEADOS.......................................................8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS...........................................................10 PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCIA.................................10 PROCEDIMIENTO: Compras..........................................................10 PROCEDIMIENTO: Ventas.............................................................16 CONCLUSION......................................................................................21 BIBLIOGRAFIA.....................................................................................22
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INTRODUCCION
Por Manual de Procedimientos se puede entender la coleccin sistemtica de todos procesos realizados al interior de la organizacin, que le indique a los empleados cules son las actividades que se deben cumplir y cul es la mejor forma de realizarlas. Permite adems establecer los ejecutores (pudiendo ser dependencias o empleados segn sea el procedimiento), las responsabilidades, los tiempos de ejecucin, los controles y las formas de utilizacin general1. Por esa razn en el presente trabajo se realizara el manual de procedimientos de MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGN con el fin de suministrar a la empresa una herramienta indispensable que les permite a sus empleados familiarizarse de una mejor manera con las actividades que realizan.
www.wikipedia.com
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MISION
Machimbre y Molduras Sahagn se dedica a la comercializacin y venta de molduras y Machimbre as como de todos aquellos productos que se usan para el cielo raso y la marquetera. Provee al municipio de Sahagn con productos de buena calidad y al precio ms competitivo, cubriendo los requerimientos en calidad y tiempo, brindando paralelamente el mayor servicio a los clientes.
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VISION
Llegar a ser en el 2015 una pequea empresa que maneje productos al por mayor para el cielo raso y la marquetera con el fin de llegar a ser mas competitivos en cuanto a los precios.
VALORES
Compromiso Responsabilidad Honestidad Igualad Solidaridad
POLITICAS
Satisfacer al cliente brindndole una excelente atencin Comprar los constituidas Atender de forma inmediata las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes. productos ofrecidos a empresas legalmente
PRODUCTOS Y SERVICIOS
Productos Machimbre de Pino y Chingale (medidas de 1, 1.5, 2; 2.5 y 3 Molduras para cuadros, puertas, ventanas, cielo rasos de diferente estilos y calidad Baretillas de pino de 3m y de madera amarga de 4.5m Sellador
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Barniz Tinner Lijas Puntillas Fresas Triple Tejas Guaduas Servicios Ofrecemos un servicio, para su comodidad, de presupuesto de colocacin de cielos rasos Asesoramos a nuestros clientes sobre la mejor alternativa para su necesidad Brindamos informacin sobre los mejores marqueteros y ebanistas de nuestro municipio.
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Hacer devoluciones y cambios de mercancas Contratar personal Controlar las entradas y salidas del dinero Pagar a los empleados
VENDEDOR Brindar informacin telefnica y personal a clientes sobre artculos, servicios, horarios y precios; Contestar preguntas de clientes procese la informacin
requerida para optimizar la prestacin del servicio Brindar un servicio eficiente al cliente Recibir mercanca Manejar el inventario Realizar ventas. Mantener en buen estado las instalaciones del negocio CONTADOR Elaborar los informes financieros Diligenciar los formularios de IVA y retencin a la fuente as como todos aquellos que sean exigidos al negocio Pagar en el banco los impuestos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCIA
PROCEDIMIENTO: Compras CODIGO: CVO1 OBJETIVO: Buscar proveedores confiables en cuanto a calidad, precio y oportunidad de entregas. ALCANCE: Este procedimiento tales como aplica a toda adquisicin de
requerimientos
materiales,
equipos,
insumos,
herramientas, papelera, entre otros. DEFINCIONES: Proveedor: aquella entidad o persona que ejecuta una obra o suministra algn producto (bien o servicio) por contrato, a cambio de una contraprestacin econmica. Calidad: La calidad de un producto o servicio es la percepcin que el cliente tiene del mismo, es una fijacin mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades
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Servicio: es importante el soporte tcnico, asesora, y servicio al cliente que abarca el valor agregado de los insumos o productos adquiridos. Precio: Se denomina precio al valor monetario asignado a un bien o servicio. Conceptualmente, se define como la expresin del valor que se le asigna a un producto o servicio en trminos monetarios y de otros parmetros como esfuerzo, atencin o tiempo, etc. Para asegurar este requisito, se requiere manejar un listado de proveedores confiables y competitivos a fin de tener alternativas de productos.
ACTIVIDADES ACTIVID AD 1. 2. DESCRIPCIN Se verifica las cantidades de cada producto Enva la informacin al administrador de las existencias y requerimientos de cada producto Se empieza a revisar si se cuenta con un proveedor que pueda surtir el requerimiento que se solicita Si no se cuenta con un proveedor, se hace indispensable empezar la bsqueda de proveedores que puedan cumplir con la exigencia de proporcionar el requerimiento que se presenta. Esto se puede efectuar mediante el directorio telefnico, contactos del sector, etc. Se hace un anlisis de los proveedores nuevos en funcin de calidad, servicio y precio, a fin de seleccionar con cules se desea establecer una relacin comercial. Estos se registran o se actualizan en un listado de proveedores RESPONSABLE Vendedor Vendedor
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Administrador
4.
Administrador
5.
Administrador
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disponibles. Siempre se le pide una muestra al proveedor para examinar el producto. 6. Se solicitan cotizaciones a los proveedores (tanto nuevos como antiguos). En la cotizacin se manifiesta las especificaciones de los productos que se ofrece, la calidad y garanta de los materiales, y las condiciones de pago y de entrega. Se escoge la mejor alternativa Se verifica que se disponga de recursos para la obtencin del producto Si se dispone de los recursos se hace el pedido. Si no se dispone de recursos se negocia con el proveedor si financia el producto si acepta se hace el pedido sino se espera obtener recursos disponibles para realizar el pedido Se elabora la orden de compra, en la cual se especifica la identificacin y las cantidades de producto requerido por medio de fax o internet y se enva al proveedor Se consigna el dinero estipulado y se enva copia de consignacin al proveedor y de la orden de compra El proveedor recibe consignacin y enva la mercanca de acuerdo a las condiciones previamente acordadas Se inspecciona y revisa la mercanca, a fin de verificar que cumple con las especificaciones. Si no las cumple se devuelve a manos del proveedor. Se efecta la entrada del material al almacn. Se hace el registro en el libro de egresos por el valor de la factura correspondiente. Los soportes de la Administrador
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Administrador
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Administrador
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Proveedor
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Vendedor
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Vendedor Administrador
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCA PROCEDIMIENTO: COMPRAS VENDEDOR ADMINISTRADOR PROVEED OR
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INICIO
Verifica las cantidades de cada producto Enva informacin al administrado r Revisa si cuenta con proveedor
Existen proveedo res registrad os SI Busca proveedor Pide cotizaciones a los Compara y escoge mejor alternativa
NO
Espera recursos
obtener NO
Verifica si hay recursos econmic os SI Recibe, inspecciona y verifica la mercanca Hace el pedido Elabora orden de compra y consigna
NO
Enva mercanca
NO
Devuelve al proveedor
Recibe y la cambia
FIN
DOCUMENTACION RELACIONADA Formato de registro de proveedores CV0101 Formato tabla comparativa de proveedores CV0102 Formato de orden de compra CV0103 Formato entrada del material CV0104
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MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN REGISTRO DE PROVEEDORES CV0101 ARTICUL O PROVEEDO R NOMBRE CONTACTO DIRECCI N TELEFON O FA X
MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN TABLA COMPARATIVA DE PROVEEDORES CV0102 N PROVEEDO R PRECIO FORMA DE PAGO CALIDAD SERVICIO TIEMPO DE ENTREGA TOTA L
MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN ORDEN DE COMPRA CV0103 FECHA DIA ORDEN DE COMPRA N: PROVEEDOR: DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDADES REQUERIDAS CANTIDAD SOLICITADA VALOR UNITARI O
AO
VALOR TOTAL
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E R G OPO : NT E AD R R C ID PO : E IB O R
PROCEDIMIENTO: Ventas
CODIGO: CV02 OBJETIVO: Satisfacer a los clientes en cuanto a calidad y precio ALCANCE: este procedimiento aplica a toda la venta de los productos ofrecidos por el negocio. DEFINICIONES: Cliente: es quien accede a un producto o servicio por medio de una transaccin financiera (dinero) u otro medio de pago.
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Producto: es cualquier cosa que se puede ofrecer a un mercado para satisfacer un deseo o una necesidad. Factura: es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar.
ACTIVIDADES ACTIVID AD 1. 2. 3. Recibir al cliente Preguntar por un producto especifico Atender al cliente mostrndole el Vendedor Cliente Vendedor DESCRIPCIN RESPONSABLE
producto solicitado 4. Se observa el producto. Si es el buscado y gusta si negocia no con el administrador, observa otro Cliente
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del negocio 5. 6. Comprar el producto Se expide la factura con los Cliente Administrador
descuentos realizados. La original se le entrega al cliente, una copia para la DIAN y otra para el negocio 7. 8. 9. Se Cancela la factura Se empaca el producto Se entrega factura y producto al Cliente Vendedor Administrador
cliente 10. Se recibe y verifica el producto y factura si esta todo correcto se marcha satisfecho si no devuelve el producto 11. Fin del proceso Cliente
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCA PROCEDIMIENTO: VENTAS VENDEDOR CLIENTE ADMINISTRA DOR
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INICI O
Pregunta por un producto Recibe al cliente Observa el producto NO Le gusta? SI Negocia SI NO Le gusta? Observa otro producto
Atiende al cliente
NO No compra
de
Est bie n?
SI Se va satisfech o
FIN
FACTURA N:
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AO
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CONCLUSION
Una vez realizado el manual de procedimientos de MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGN del proceso de compra y venta de la mercanca nos podemos dar cuenta que esta es una herramienta importante que nos permite detallar paso a paso cada procedimiento dentro de la empresa, lo que facilita al empleado desempear de una mejor manera sus funciones
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BIBLIOGRAFIA
www.google.com.co www.wikipedia.org
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