Seminario Administracion

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SEMINARIO DE ADMINISTRACION
Lo que usted quera saber para administrar su negocio, pero tema preguntarlo
1 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor
Av. Allende 63 Ote. Int 6 Torren Coah. Mxico Web www.aysconsultores.com Email: hector.ochoa@aysconsultores.com
CONTENIDO DEL SEMINARIO QUE VAS A APRENDER

I. INTRODUCCION 1. Por qu fracasan las empresas?. II. QUE ES UNA EMPRESA? 1. Definicin. 2. Que las distingue 3. Que tienen las empresas III. QUE ES UN EMPRESARIO?. 1. Definicin 2. Caractersticas del empresario. 3. Perfil del empresario. 4. Caractersticas de las actividades del empresario. IV. QUE ES LA ADMINISTRACIN?. 1. Definicin, 2. Es ciencia, tcnica o arte? 3. Caractersticas bsicas de la administracin 4. Importancia de la administracin. 5. Que es un administrador?. V. COMO SE ADMINISTRA?. 1. Que son las reas funcionales de una empresa, organizacin o negocio 2. Que hacer para llevar una adecuada administracin a. Definir objetivos, metas y polticas generales. b. Definir que se hace (programacin) o se debe hacer en cada una de las reas funcionales y como hacerlo (procedimientos). c. Establecer objetivos, metas y polticas por cada rea funcional, encaminadas a cumplir con los propsitos generales de la empresa
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d. Aplicar el ciclo administrativo en cada una de las reas funcionales. e. Proporcionar informacin condensada de cada una de las reas funcionales para apoyar la toma de decisiones. VI. CONSEJOS PARA PRACTICAR UNA EFICIENTE Y EFICAZ ADMINISTRACIN 1. Nunca olvidar los objetivos de la empresa y encausar todas las actividades al logro de sus propsitos 2. Observe, analice, estudie diferentes maneras de lograr sus objetivos o propsitos y determine cual es la mas idnea 3. Estar alerta constantemente a los cambios 4. Optimice y controle su tiempo 5. Norme, reglamente, coordine y sistematice sus actividades
Entremos en accin. Como introduccin respondamos esta pregunta:
I. POR QUE FRACASAN LAS EMPRESAS?

Durante el tiempo que ha trabajado en Asesora y Servicios Consultores, hemos tratado de encontrar el motivo por el que las empresas fracasan. En nuestro mbito de trabajo, hasta el ao 2009 se atendieron a ms de mil empresas, en la mayora de los casos prevalecen problemas de tipo administrativo, sin embargo no se puede decir que existe una frmula o procedimiento que garantice cabalmente que una empresa u organizacin vaya a tener xito en los negocios, ms bien se podra concluir que el xito se basa en la conjugacin de habilidades y factores que tienen que ver con la administracin. Por qu decimos esto? Porque en la mayora de las empresas que hemos atendido han logrado salir adelante, su base principal ha sido el practicar una administracin ms eficiente y eficaz que les ha permitido: Planear y organizarse adecuadamente. Identificar hacia dnde van y cmo llegar a sus propsitos. Encaminar todos sus esfuerzos a lograr objetivos y crear reservas para enfrentar condiciones difciles Utilizar dispositivos de control para valorar sus progresos.
En cambio aquellos que siguen operando con una mala administracin presentan: Errores y fallas repetitivamente a pesar de que la suerte est presente Limitada capacidad para crear utilidades o capital. La incgnita de determinar cuntos recursos econmicos, materiales y humanos se van a necesitar para cubrir las operaciones indispensables. Factores desfavorables como lo son: Recursos financieros insuficientes. Producto o mercanca de mala o dudosa calidad. Desventajas competitivas por falta de estructura y organizacin. Se lleva desorganizadamente cuenta y razn de sus transacciones Reducidas fuentes de informacin que apoyen la toma de decisiones. Desnimo, desinters, inconsistencia por parte del principal y de sus colaboradores. Desconocimiento total de la empresa.
II. QUE ES UNA EMPRESA?

1.- DEFINICIN: Es la unin de personas, objetos fsicos y recursos econmicos con el propsito de producir y vender artculos para obtener utilidades. 2.- QUE LAS DISTINGUE: Giro: Actividad a la que se dedican. que puede ser comercial, industrial o de servicios. Ubicacin: Es el lugar donde se le puede localizar y tratar los negocios, es el domicilio. Tamao: Puede ser micro, pequea, mediana o grande, tiene que ver con los aspectos fsicos y econmicos que se pueden observar como lo son instalaciones, personal, recursos monetarios, etc.
3.- QUE TIENEN LAS EMPRESAS Dueos: Propietarios. Trabajadores: Quienes realizan las actividades. Materiales: Que venden o transforman. Obligaciones: Compromisos adquiridos. Utilidades: La razn de su existencia.
III. QUE ES UN EMPRESARIO?

1.- DEFINICIN: Es una persona que crea, organiza y dirige a un ente econmico, organizacin o empresa, para producir bienes o para prestar servicios en un mercado
2. CARACTERSTICAS DEL EMPRESARIO Tiene perspectivas particulares del mundo y de las personas que le rodean, Disfruta lo que hace Reacciona a las circunstancias. Su fin primordial es obtener utilidades. Crea fuentes de empleo. Utiliza su intuicin. Recurre a amigos pero su principal consejero es la experiencia. Financia sus operaciones y evita crditos bancarios. No expone sus proyectos a riesgos innecesarios, asume los riesgos naturales y tiene un gran espritu de superacin.
3.- PERFIL DEL EMPRESARIO: Emprendedor: Idea la creacin y constitucin de una organizacin que produzca bienes, otorgue servicios y/o comercialice, con la finalidad de que pueda obtener utilidades. Perseverante: Es capaz de idear su organizacin y llevarla a cabo, es decir, no solo la piensa si no que tambin la hace. Organizado: Ordena los recursos materiales, econmicos y humanos, los satisfactores que puede ofrecer a sus consumidores, crea su nombre comercial, marca, colores y logotipos, disea los procesos de fabricacin y distribucin de sus productos, etc. Independiente: Se responsabiliza de todas las actividades y los riesgos que ellas implican, es su propio jefe, por lo mismo nadie le indica que, como y cuando hacer las
cosas. Dinmico: Acta inmediatamente en el aprovechamiento de oportunidades o se cubre con rapidez ante los peligros que se le presentan. Innovador: Su principal constante es el cambio, promueve el inters del consumidor, detecta o disea novedades de productos, procesos o servicios, busca optimizar esfuerzos para mejorar beneficios. Audaz: Pone en riesgo tiempo, dinero y esfuerzo en la creacin y crecimiento de su negocio.
4.- CARACTERSTICAS DE LAS ACTIVIDADES DEL EMPRESARIO. Reiteradas: Repite constantemente actividades, adquiere habilidades que mejoran el producto y reducen su costo, beneficiando al consumidor. Habituales: El demandante de un bien o servicio se acostumbra a un satisfactor con la calidad conocida. Especializados: La organizacin atiende a una clase particular de necesidades por su parte el consumidor se habita a comprar determinada marca y en determinado lugar, gracias al satisfactor que ofrece.
Nota: En el mercado, el consumidor se convierte en cliente si obtiene calidad, confiabilidad y servicio, es decir si satisfacen sus necesidades y deseos, por lo tanto, el empresario deber tener conocimiento del producto, entusiasmo por lo que hace e inters por el cliente.
Un negocio prosperar si se esta convencido de la importancia de: Los detalles. Las personas (prospecto-cliente-trabajador). La calidad y el servicio. Innovaciones. Crecimiento econmico de la empresa (utilidades constantes).
IV. QUE ES LA ADMINISTRACIN?

1.- DEFINICIN: Es el conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar, directa o indirectamente, todas las actividades y transacciones de una empresa. Administrar es hacer a travs de otros (delegar) 2.- Es ciencia? Si. Porque: Es sistemtica. Tiene pensamiento lgico. Tiene universalidad de conocimientos. Tiene principios bsicos (hiptesis operantes). Utiliza el mtodo cientfico a travs de un estudio analtico de experiencias, del comparativo y que da proposiciones. Es Tcnica? Si. Porque: Se aprende en las aulas. Se aplica en el campo de trabajo. Se utilizan mtodos uniformes de desarrollo para la resolucin de problemas. Se requiere practica. Se usan instrumentos y herramientas. Es Arte? Si. Porque: Implica la aplicacin de una destreza. Implica la aplicacin de como hacer las cosas (know how). Se necesita intuicin y previsin. Se requiere sentimientos especiales. Se necesita experiencia y conocimientos. Se necesitan habilidades. Implica esttica.
Implica cualidades personales.
3.-CARACTERSTICAS BASICAS DE LA ADMINISTRACIN: Universalidad: Se da en cualquier organizacin social y en cualquier lugar. Especificidad: Es un fenmeno distinto a otro. Unidad temporal: Es continuamente cambiante, a pesar de haber hecho planes, programas y objetivos predeterminados. Unidad jerrquica: Tiene una estratificaciones de funciones por niveles que forman una sola estructura orgnica.
Nota: Para hacer operativas estas caractersticas, la administracin cuenta con el desempeo de las funciones administrativas que se descomponen en actividades y estas en habilidades operativas y tareas. 4.- IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN. La administracin es importante porque. Se da en cualquier organizacin social. De la buena administracin depende el xito. Mientras mas compleja es la organizacin, mayor necesidad existe de la funcin administrativa. Las empresas pequeas son mas competitivas si tienen una buena administracin. Eleva la productividad empresarial. Permite una continua bsqueda y evaluacin de objetivos empresariales. Satisface las necesidades sociales. Etc.
5.- QUE ES UN ADMINISTRADOR: Es una persona capaz de: Administrar cualquier organizacin o negocio. Aplicar el proceso administrativo. Establecer un alto sentido de tica y moral que propicia las buenas relaciones humanas. Motivar al factor humano que colabora en la organizacin. Manifestar inters y amor a su actividad. Tener equidad profesional. Ejercer energa, firmeza, tacto, iniciativa, sacrificio y dignidad. Comprender, aprender, enjuiciar y desarrollar una agilidad mental. Experiencia practica en negocios. Conocimientos especiales de su ocupacin.
V. - COMO SE ADMINISTRA?
1.- QUE SON LAS REAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA, ORGANIZACIN O NEGOCIO? Son la agrupacin de actividades conforme a sus caractersticas de operacin, se clasifican en: Ventas. Produccin. Personal. Finanzas.
2.- QUE HACER PARA LLEVAR UNA ADECUADA ADMINISTRACIN? En Asesora y Servicios Consultores , el haber atendido a ms de mil empresas hasta el ao 2009, nos ha permitido observar cuales son las actividades que se realizan en una administracin formal y cuales en una informal, de tal suerte que ya nos es posible identificarlas, amn de concluir que la primera es la ms recomendable practicar, puesto que es la que viste mejor a las empresas para enfrentar a la competencia y motivar su crecimiento. Para llevar acabo una administracin con eficiencia y eficacia se requiere de: a) Definir objetivos, metas y polticas generales. b) Definir que se hace (programas) o se debe de hacer en cada una de las reas funcionales y como hacerlo (procedimientos). c) Establecer objetivos, metas y polticas por cada rea funcional, encaminadas a cumplir con los propsitos generales de la empresa. d) Aplicar el ciclo administrativo en cada una de las reas funcionales.
e)
Proporcionar informacin condensada de cada una de las reas funcionales para apoyar la toma de decisiones.
a).- DEFINIR OBJETIVOS, METAS Y POLTICAS GENERALES
OBJETIVOS: Son los fines hacia los cuales se dirige la empresa, negocio u organizacin, su caracterstica principal es que deben ser cuantificables, se clasifican en :
o Individuales: De una persona. ( Participar con el 30 % de las ventas totales de la empresa). Colectivos: De un grupo de personas. ( Incrementar las ventas de la empresa en un 50% respecto al ao anterior) Bsicos: son fundamentales e inalterables. ( Lograr ventas mnimas de un 15% por encima del punto de equilibrio de la empresa ) Secundarios: No interfieren en los bsicos. ( Reducir en un 5% la rotacin de personal ) Colaterales: Coadyuvan al logro de los bsicos. ( Mantener mnimo 10 rutas de venta ) Particulares: De una unidad productiva.( La fuerza de ventas no ser inferior a 5 vendedores ) Generales: De la empresa. ( Crecer en un 15% en utilidades respecto al ao anterior ) Inmediatos: Hasta tres meses. ( Reducir los costos de venta en un 5% ) Mediatos o a mediano plazo: De uno a tres aos. ( Cubrir el 75% del mercado local )
o o
Largo plazo: De uno a cinco aos. ( Incrementar la capacidad instalada en un 50% respecto al ao anterior ) Remotos: Ms de cinco aos. ( Abrir 1 sucursal en cada estado del pas ) De servicio: Consigue la satisfaccin de necesidades. ( Elevar en un 20% el nivel acadmico de los empleados ) Sociales: Logran en la comunidad un fin. ( Generar 15 empleos anuales) Econmicos: Permiten la obtencin de una utilidad. ( Optimizar en un 30% los costos y gastos de la empresa )
o o
o o
RECOMENDACIONES PARA ESTABLECER OBJETIVOS El seguimiento que se realiza a las empresas en el plan de trabajo establecido en la consultora practicada por AySCo, nos ha permitido observar que uno de los problemas que tienen los dirigentes o dueos, es el establecimiento adecuado de objetivos. Tambin esas experiencias nos ha permitido analizar cuales de las recomendaciones emitidas por los consultores han dado mejores resultados. En ese sentido, a continuacin enlistamos una serie de recomendaciones, que de acuerdo a la experiencia adquirida por AySCo, deben considerarse para el establecimiento e implementacin de objetivos: Evitar confundirlos con los medios para alcanzarlos. Definirlos en base a opiniones diversas principalmente de personas cuyos puntos de vista representen ngulos distintos y complementarios. Establecerlos por escrito, sobre todo en los casos de mayor importancia. Definir el que, el como, el quien, el cuando y el porque para establecer objetivos.
Deben ser perfectamente conocidos y eficazmente querido por todos los que han de ayudar a realizarlos.
METAS: Son las acciones o tareas que se alcanzan en un tiempo especifico en la

consecucin de los objetivos. Son el resultado final que se fija, que requiere un campo de accin definido y que sugiere la orientacin que debe darse a los esfuerzos dirigidos.
Su caracterstica principal, es que determinan en tiempo la consecucin de los objetivos. Ejemplo: Objetivo: Incrementar ventas en un 10% a partir del mes de abril del 2009 Meta: Mensual
ACCIONES O TAREAS Contratar a un gerente del rea Contratar 5 vendedores Establecer y distribuir rutas de venta por vendedor
METAS 1 mes (enero) 2 meses ( enero-febrero) 3 meses ( enero- marzo)
POLTICAS: Son los cursos generales que orientan la accin para la consecucin
de los objetivos, es decir, son guas y cursos de accin que sirven para formular e interpretar los objetivos, a travs de ellas se emiten decisiones que deben de emprenderse para alcanzar los objetivos. LAS POLTICAS DEBEN SER:
Claras y precisas para que sean comprendidas por todos los integrantes de la organizacin. Susceptibles de ponerse en practica en forma de procedimientos, de conformidad con las practicas y peculiaridades de cada divisin o departamento de la compaa. Flexibles con alto grado de permanencia. Amplias que cubran condiciones que puedan anticiparse pero sin tratar de abarcar todas las circunstancia posibles, evitando que sean confusas y sin sentido. Compartibles con el inters de la comunidad, deben reconocer principios econmicos y estar de acuerdo con las leyes respectivas. Aplicadas oralmente y revisadas peridicamente.
Ejemplos: 1.- Se realizarn ventas a crdito y de contado de la siguiente manera: Crdito.- Solo a personas fsicas o morales que aprueben el anlisis de viabilidad, que estn al corriente con sus pagos y hayan realizado cuando menos 3 compras. Contado:- Se le vender a toda persona fsica y moral que requiera de nuestros productos, siempre y cuando sus necesidades requeridas no interrumpan el abasto a nuestra cartera de clientes. 2.- El otorgamiento de descuentos solo aplicar en los siguientes casos:
a).- Descuento de un 10% sobre el precio de lista a clientes que cubran con 5 das de anticipacin a su vencimiento, el pago de lo facturado. b).- Descuento de un 20% a clientes que adquieran productos defectuosos.
CONCLUSIN: Los objetivos fijan las metas y las polticas dan las normas genricas para
alcanzar los objetivos.
b).- DEFINIR QUE SE HACE ( PROGRAMACIN ) O SE DEBE DE HACER EN CADA UNA DE LAS REAS FUNCIONALES Y COMO HACERLO ( PROCEDIMIENTOS ).
Para que una empresa defina el que hacer en cada una de sus reas funcionales, es conveniente tomar en consideracin las siguientes tareas genricas: VENTAS: Se encarga de llevar los bienes y servicios del productor al consumidor, se le conoce como el rea de las cuatro P( Producto, Plaza, Promocin y Precio ). SERVICIOS.- Todas las actividades referentes al abasto de materia prima e insumos necesarios para la realizacin de los trabajos, as como el trato amable y profesional con sus clientes. PRODUCCIN: Se responsabiliza de la transformacin de las materias primas en productos terminados, le corresponde decisiones tales como: o o o o o Localizacin de la planta o taller. Tamao de la planta. Materia primas o insumos a usar. Maquinaria y equipo requerido. Proceso de produccin.
o o o
Lay Out. Costos. Almacenamiento.
PERSONAL: Su funcin es la direccin eficiente del personal de la empresa, suele estar relacionada con: o o o o o o Reclutamiento y seleccin de personal. Capacitacin y motivacin. Cumplimiento de las obligaciones en materia laboral. Sistemas de incentivos y recompensas. Riesgos de accidentes. Pago de salarios, primas, incentivos, etc.
FINANZAS: Tiene la funcin de manejar adecuada y oportunamente los recursos financieros de la empresa, sus actividades principales son: o o o o o Dar cuenta y razn de todas las operaciones. Obtener oportunamente los recursos financieros para que se cumplan los planes de la empresa. Se relaciona con bancos e instituciones financieras. Prev y controla la entrada y salida de recursos monetarios. Organiza todo un sistema contable y de informacin.
PROGRAMAS Son planes que fijan la secuencia de las actividades, as como el tiempo requerido para realizarlas, se clasifican en: Generales: Se refieren a un todo de la empresa. Particulares: A reas especificas de la empresa. Inmediatos: Hasta tres meses.
Mediatos: De tres meses a un ao. Largo plazo distantes: De un ao a cinco aos. Largo plazo remotos: Mas de cinco aos.
PROCEDIMIENTOS Son labores que sealan el curso de determinadas operaciones, una manera de efectuar una actividad en operaciones definidas, planes que sealan la secuencia cronolgica para obtener resultados positivos o verdaderas guas de accin mas que de pensamiento. COMPONENTES DE UN PROCEDIMIENTO Pasos: Son el mnimo de actividades. Al hacerlo por escrito, origina un instructivo. Fase: Esta integrada por el conjunto de pasos. Al hacerlo por escrito origina un manual de procedimientos especficos. Procedimiento: Se constituye del conjunto de fases. Al hacerlo por escrito origina un manual de procedimientos genrico. Sistema: Se forma de un conjunto de procedimientos que contienen aspectos tcnicos denominados mtodos.
Definicin de conceptos Funcin: Conjunto de actividades. Actividad: Conjunto de operaciones. Operacin: Conjunto de tareas.
REQUISITOS PARA IMPLEMENTAR PROCEDIMIENTOS Los procedimientos deben: Fijarse por escrito. Ser peridicamente revisados. Evitarse la duplicidad innecesaria. Ir acompaados por graficas y diagramas de flujos de procesos para hacerlos mas entendibles.
3. ESTABLECER OBJETIVOS, METAS Y POLTICAS POR CADA REA FUNCIONAL, ENCAMINADAS A CUMPLIR CON LOS PROPSITOS GENERALES DE LA EMPRESA. Se deben tomar en consideracin los aspectos mencionados en el punto numero uno, y dirigidos a cada rea especifica encausndolos a los objetivos , metas y polticas generales. 4.APLICAR EL CICLO ADMINISTRATIVO EN CADA UNA DE LAS REAS FUNCIONALES. En cada una de las reas funcionales de la empresa, se debe aplicar el ciclo administrativo que consiste en:
PLANEACION QU QUIERO? CON QUE?

Fija los propsitos de la empresa, as como los recursos econmicos, materiales y humanos para lograrlos.
ORGANIZACION CMO?
Establece el orden de los recursos y las funciones que deben de realizar los colaboradores para lograrlos.
DIRECCION
ORDENA
Consiste en hacer que el personal trabaje para que se logren los objetivos de la empresa.
CONTROL
SUPERVISA
Examina si se esta siendo eficaz y eficiente en el logro de los propsitos fijados en la planeacin.
Veamos cada una de ellas:
PLANEACION
Indica que se desea lograr en la empresa y con que medio de planea alcanzarlo, permite conocer con claridad los propsitos de la empresa, orientar las actividades en las cuatro reas funcionales, reduce el desperdicio de recursos en actividades ineficaces, apoya en la toma de decisiones sobre formas alternas de realizar alguna actividad y elimina los efectos del asar derivados de la improvisacin.
COMO PLANEAR EN LAS AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA?
I. VENTAS
Se refiere a todas las caractersticas que afectan la venta de los productos o servicios a la clientela, por lo tanto, la planeacin de las ventas incluyen: Conocimiento del comportamiento del consumidor. Decisiones sobre el producto. Precio. Canales de distribucin, promocin.
La planeacin de las ventas se realiza cuando se terminan los siguientes aspectos: o o Que se va a vender. Producto. Servicio. Donde se va a vender. o o Plaza o lugares. Entrega a domicilio.
Promocin.
o o
Tipo de publicidad. Medios a utilizar.
A cunto se va a vender. o o o o o A que precio. Cuanto se puede ofertar. Cuanto se nos puede demandar. Que calidad ofrecemos. Que cantidad tenemos.
Cundo se va a vender. o o o Fechas fijas. Fechas peridicas. Ventas constantes.
Nota: Toda la informacin anterior, le da la oportunidad al empresario de planear sus ventas que desea alcanzar en forma realista y en el tiempo que tiene considerado, para poder comprobar el grado de eficiencia, se debe registrar por escrito los planes que se vaya elaborando.
II. PRODUCCIN
Se refiere a las operaciones mediante las cuales los recursos humanos y materiales dan lugar a la produccin de bienes y servicios, a travs del empleo de maquinaria y otros equipos, incluye: o o o o o o Previsin de ventas. Nivel de existencias. Efectivos de personal. Medios de transporte. Existencia de materia primas. Control de la produccin (cantidad y calidad).
o o
Determinacin del proceso de fabricacin. Mantenimiento del sistema.
La planeacin de la produccin se realiza cuando se determina: Donde se va a producir: o o o o Problemas de distribucin. Transporte. Acceso de empleados. Transporte de materia prima.
Cuanto se va a producir: o o o Ventas reales. Ventas estimadas. Pedidos a futuro.
Tamao de la planta: o o o Cuanto se va a producir. Utilizacin de la maquinaria. Clases de equipo.
Necesidades de materia prima: o o Existencia de materia primas. Disponibilidad de proveedores.
Disponibilidad de inventarios: o o Almacenamiento de productos. Estimacin de necesidades.
Estimacin de mano de obra: o Personal capacitado.
o o o
Personal por capacitar Reclutamiento de personal Seleccin de personal.
>Proceso de produccin: o o Disposicin de la maquinaria y equipo. Funciones del personal.
Nota: La cantidad de detalles que se han de abarcar, demanda que se registre los datos del rea de produccin, a fin de poder constatar el grado de eficacia alcanzado.
III. PERSONAL
Se refiere a las relaciones humanas internas, en una empresa pequea hay posibilidades de tener contactos personales muy estrechos, se pueden atender necesidades individuales con una direccin mas humana y flexible. En la planeacin es posible incluir las oportunidades de desarrollo de personal, incentivos, delegacin de responsabilidades, etc., para lo cual, se requiere de que el personal conozca los propsitos que tienen cada una de las actividades laborales. La planeacin de personal, se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos: Cantidad de gente requerida: o o Preparacin necesaria. Momento en que se necesita.
Bienestar del trabajador: o o o Salario adecuado. Incentivos. Atmsfera de trabajo.
Necesidades de capacitacin: o o o Existencia de instructores. Disponibilidad de tiempo. Recursos didcticos disponibles.
Evaluacin del trabajador: o o o o Control de calidad del trabajo. Control de la cantidad de trabajo. Retardos. Faltas.
IV. FINANZAS
Consiste en satisfacer las necesidades de dinero que tendr la empresa en el periodo planeado, incluye: Restricciones financieras. Volumen optimo de composicin e activo y del pasivo. Fuentes alternas de financiamiento. Mtodos de obtenerlo.
La planeacin de las fianzas se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos: Necesidades de dinero para lograr el objetivo: o o o Restricciones financieras. Dimensin de la empresa. Necesidades de ampliacin.
Obtencin de recursos externos. o o De la banca. De entidades de fomento.
De proveedores.
Volumen optimo de composicin de activo y pasivo: o o o o o Solvencia. Liquidez. Capital de trabajo. Ciclo financiero. Apalancamiento.
Obtencin de utilidades: o o o Rentabilidad sobre ventas. Rentabilidad sobre activos. Rentabilidad sobre capital.
Gestiones de crdito: o o o o o Obtencin oportuna de dinero. Monto adecuados. Plazos adecuados. Tasas de inters convenientes. Garantas.
Nota: El rasgo distintivo de la actividad financiera, es especial atencin al rendimiento optimo de los fondos invertidos ( rentabilidad).
ORGANIZACIN
Consiste en establecer un orden, cuyo propsito es hacer eficaz y eficiente el trabajo, aprovechando de manera optima los recursos econmicos, financieros y humanos para lograr los propsitos de la empresa. La clave para una organizacin es: Dar un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Una adecuada organizacin administrativa requiere de: La existencia de un conjunto de recursos fsicos, econmicos u humanos. La estructura de la organizacin que se deriva de las relaciones entre los recursos. Una base de organizacin u orden y su cumplimiento. El conocimiento de los propsitos de la empresa.
Existen dos tipos de organizacin que se manifiestan en todo tipo de empresa: I. Organizacin informal: Surge en forma libre y espontnea, afecta la unin del grupo, la relacin entre jefes y subordinados y se mantiene en organizaciones formales. Organizacin formal: Precisa, aclara y determina cuales funciones debe realizar cada integrante de la empresa, en ella se establecen procedimiento explcitos de coordinacin para lograr los propsitos de la empresa, la manera de implementar este tipo de rganizacin son: o o Dividiendo la empresa en reas funcionales O repartiendo la empresa por sus divisiones econmicas:
II.
Ambos tipos de organizacin formal, permiten visualizar la empresa, hacer anotaciones que evidencien su parte informal para estar en condiciones de corregirla, hacer conciencia del trabajo que le corresponde a cada uno de los participantes, los niveles de autoridad y de responsabilidad asignados, que darn como resultado el logro de los objetivos, por o tanto, una adecuada organizacin depende de:
o o o o
Conocer los propsitos de la empresa. Determinar el que hacer en cada rea funcional. Disear un esquema que exprese su estructura que permita alcanzar fcilmente sus objetivos. Distribuir equilibradamente las cargas de trabajo autoridad responsabilidad, es decir, establece lneas de subordinacin y dominio, aclara quien obedece a quien y a quin pueden dar ordenes los responsables.
En toda empresa se manifiestan dos clases de autoridades: I. Autoridad administrativa: Es el derecho que tiene una persona a mandar, dar ordenes o dirigir en base a la posicin que guarda en la empresa y cuya finalidad es lograr los propsitos pretendidos. II. Autoridad por experiencia: Son personas que saben como debe de funcionar una o todas las reas de la empresa, asesoran la realizacin de una funcin, sugieren formas alternativas de obtener los mismos resultados con un menor costo y pueden recomendar la manera en que se deben evitar riesgos y accidentes, este conocimiento es adquirido por la vida, por experiencias o a travs de las escuelas.
Nota: La combinacin de ambas autoridades, es fundamental para aquellas persona que estn al frente de los negocios, es decir, personas que saben lo que hacen.
DIRECCIN
Es el conjunto de habilidades para conseguir que el elemento humano lleve a cabo sus actividades encaminadas al logro de objetivos, se considera eficiente cuando mantiene una atencin equilibrada al logro de propsitos, a la solucin de problemas y al aprovechamiento de sus colaboradores. Tipos de direccin: 1. Orientada a la produccin: a. Propicia la organizacin informal. b. Lucha contra la autoridad.
c. Provoca dependencia y sumisin. d. Motiva la inconformidad del personal. e. Obstruye la creatividad. f. Obliga autoritarismo. g. Hace resaltar las represiones, obedecen y callan. h. Exige controles externos. i. Es rgida. j. Todos se interesan en realizar tareas. 2. Centrada en el bienestar de los trabajadores: a. Incrementa los costos de produccin. b. Motiva la dependencia excesiva. c. Requiere de autoridad complaciente. d. Permite privilegios. e. Descuida los objetivos de la empresa. f. La flexibilidad es excesiva. g. Carece de controles. h. Es mayor el bienestar de la gente que la supervivencia de la empresa. i. Exige rectificar a tiempo o destruir la empresa.
Nota: Si una se desarrolla a expensas de la otra, nulifica la direccin administrativa de la empresa, por lo tanto, es conveniente, buscar un equilibrio.
FORMAS DE DIRIGIR
Autoridad: Es la forma de dirigir al factor humano, por lo tanto, el empresario debe tener estilos de direccin personal diferentes de acuerdo a la clase de trabajador que tenga, esto es: 1. Al responsable: Se le comunica los propsitos de la empresa. Se le indica cuando se le supervisar. Se le pregunta por el progreso alcanzado. Se le reconoce sus meritos.
2. Al negligente: o o o o Se le supervisa constantemente. Se le supervisa sin que se le notifique. Se le exige rendimiento. Se le evidencia los efectos de su negligencia.
Flexible y productiva: Consisten en : 1. Comunicar a los subordinados los objetivos que pretende lograr la empresa. 2. Enlazar los objetivos de la empresa con las actividades de los subordinados. 3. Permitir la creacin de un clima de libertad. 4. Evitar marcar fallas e imperfecciones. 5. Estimular el potencial de sus colaboradores y en apreciar sus esfuerzos. 6. Solucionar problemas de una manera objetiva exenta de autoridad y poder, mas bien basada en hechos, motivando el deseo de comprometerse y colaborar amen de proporcionar seguridad. 7. Mantener un equilibrio entre estructura y libertad, es decir, ser estricto en principios pero flexible en procedimientos. 8. Controlar la informacin formal e informal que circula en la organizacin y mantenerla en un buen nivel. 9. Comprometer a todos los que componen la plantilla laboral en el progreso y desarrollo de la empresa del grupo y de cada uno en particular. 10.Considerar y tratar a las personas como tal.
CONTROL
Es la actividad que permite examinar si los objetivos fijados en la planeacin se estn cumpliendo o no. La planeacin y el control mantienen una relacin directa, debido a que el control nos informa: o Si lo realizado es igual a lo planeado.
Si lo realizado es mayor que lo planeado o viceversa.
Por lo tanto, proporciona informacin que permite reiniciar el ciclo administrativo, haciendo las correcciones necesarias para realizar lo planeado. En empresas micro y en ocasiones en pequeas, no se requiere de controles rigurosos, por lo mismo, se dificulta identificar que si y que no es el control.
Que no es el control? o o o o o o Oportunidad para castigar o para humillar. Bsqueda de un culpable. Una provocacin al antagonismo entre el personal. Una obligacin rutinaria. Un pretexto para acumular rumores. Gasto intil.
Que si es el control? o o o o o Comprobante de que las cosas se estn haciendo bien y oportunamente. Certifica la calidad, cantidad y tiempo de realizacin del producto o servicio. Un medio para evaluar el desempeo del personal. Detector de errores. Ratifica el conocimiento que tienen los empleados acerca del objetivo de la empresa.
Cuales son los factores que regularmente requieren ser controlados en una empresa? o o o o Calidad y cantidad del producto. Forma de realizacin. Costos. Uso del tiempo.
Que actividades se deben realizar en un proceso de control? 1.- Definicin del objetivo 2.- Informacin requerida 3.- Implementacin de Formatos de registro 4.- Recoleccin de informacin 5.- Anlisis de la informacin y comparacin con lo planeado 6.- Corregir el rumbo hacia el objetivo pretendido
En donde se aplica el proceso de control? En todas las reas funcionales y se le conoce como control de ventas, produccin, personal y finanzas.
Como se puede determinar si un control es adecuado? Depender de: o El momento en que se realiza: Deben planearse las actividades de control y efectuarse en la fecha programadas, anticiparse a los errores constituye una forma aceptable de supervisin y control. El costo de las actividades a controlar: Si el control provoca aumentos sustanciales en el costo de los procesos, reduce considerablemente su eficiencia. La claridad y precisin del control: No se trata de demostrar errores o aciertos, sino de interpretar los datos que se registran para encausar las actividades hacia los objetivos pretendidos.
f)
PROPORCIONAR INFORMACIN CONDENSADA DE CADA UNA DE LAS REAS FUNCIONALES PARA APOYAR LA TOMA DE DECISIONES.
Se debe emitir en forma simplificada, informacin de relevancia por parte de los responsables de cada rea y proporcionrsela semanal, quincenal o mensualmente a la Gerencia General o al responsable del negocio, para que se apoye de ella en la toma de decisiones, en la realizacin de planes y estrategias encaminadas a un crecimiento ms slido y constante que lo encausen a lograr los objetivos y metas predeterminadas, como por ejemplo: o o o o o Informacin que le permita conocer la situacin financiera del negocio. Cuanto cuesta cada uno de los productos. Cuales son los ms demandados. Que nivel de ingresos le genera cada uno de ellos. La cantidad de recursos monetarios que se requieren para sufragar gastos, necesidades de material, de recursos humanos, etc.
Es recomendable realizar cuando menos cada mes juntas de trabajo orientadas a cotejar los resultados estimados contra los reales y en su momento realizar las adecuaciones pertinentes. De ser necesario se deber conjuntar un grupo de trabajo para la toma de decisiones, sin perder de vista su oportunidad, constituido por 2 o ms colaboradores y el dirigente, en el que se analicen y discutan las decisiones sin restricciones jerrquicas, creando un clima de confianza, de plena libertad para discutir o cuestionar con sinceridad los temas a tratar. Esto los motiva e involucra en los problemas y sus soluciones, tienen metas en comn, se eliminan conflictos internos, se crea un buen clima laboral, vnculos de confianza y se eleva la productividad.
VI. CONSEJOS PARA PRACTICAR UNA EFICIENTE Y EFICAZ ADMINISTRACIN

La labor de un empresario o administrador depende de las decisiones que tome constantemente a todo lo largo del proceso administrativo, por lo tanto, es necesario: 1. Nunca olvidar los objetivos de la empresa y encausar todas las actividades al logro de sus propsitos.
Esto le permitir tener un apoyo en la aplicacin del proceso administrativo. o o o En la planeacin: Para prever los trabajadores y materiales necesarios. En la organizacin: Para aprovechar de mejor manera los recursos disponibles. En la direccin: Para mantener motivado al personal, integrarlo a la empresa y lograr su mayor productividad. En el control: Para identificar que controlar y cuando y especificar criterios adecuados de control.
Tambin en cada una de sus reas funcionales. o En ventas: Para tomar decisiones sobre el producto, sobre los canales de distribucin y ventas. En produccin: Para resolver problemas y atender necesidades oportunamente. En personal: Para atender necesidades de capacitacin y satisfacer sus requerimientos de personal. En finanzas: Para obtener oportunamente efectivo y hacer un mejor uso del mismo.
o o
2.
Observe, analice, estudie diferentes maneras de lograr sus objetivos o propsitos y determine cual es la mas idnea.
El realizar formas diferentes para lograr sus propsitos conduce a grandes beneficios, mismos que orientan el cambio pudiendo lograr: o En la Planeacin: La identificacin de oportunidades de desarrollo, ampliacin e ventas y la variedad de artculos o servicios que se oferten.
o o
En la Organizacin: Se optimizan o reducen costos y se ahorran tiempos. En la Direccin: responsabilidades. Incentiva o estimula al personal y se delegan
En el Control: Se presenta una combinacin de control y capacitacin y se reducen los costos.
Tambin en las reas funcionales se presentan beneficios tales como: o o En las ventas: Atencin tanto a las peticiones como a las quejas del cliente. En la produccin: Se presenta una combinacin de produccin y capacitacin, se reducen costos, se mejora calidad tanto del producto terminado como de los insumos requeridos. En personal: Se incita o estimula al factor humano a participar en actividades de la empresa, se atienden sus sugerencias para mejorar cualquier procedimiento. En finanzas: Se respalda formalmente los requerimientos de recursos y se mejora su uso y aprovechamiento.
3.
Estar alerta constantemente a los cambios.
Si es una empresa pequea es mas fcil adaptarse a los cambios, la gran mayora de las innovaciones en el mercado son provocados por ellas, gracias a que tienen un contacto mas directos con sus clientes, quien al final de cuenta son los que determinan que modificar o que lanzar al mercado, no obstante las grandes empresas posteriormente generalizan esas innovaciones, sin embargo, todo cambio no deja de ser una gran oportunidad. 4. Optimice y controle su tiempo.
Esto no se puede lograr si no se esta consciente que el principal recurso del empresario es el tiempo, por lo tanto, es de suma importancia aprender a delegar, dado que no se pueden
atender todos los detalles por una sola persona, tambin es conveniente postergar lo menos necesario y realizar de inmediato las actividades prioritarias. Que debemos hacer para controlar el tiempo? Es necesario identificar: o o o o o Lo que no debe de hacerse y eliminarlo. Actividades que pueden ser realizadas por otra persona, evitando que el principal realice las cosas menos importantes. Los tiempos muertos que generan la carencia de recursos materiales o financieros, la mala organizacin y la falta de informacin. Las necesidades de capacitacin. La carencia de registro de informacin importante y de comunicaciones oportunas.
5.
Norme, reglamente, coordine y sistematice sus actividades.
El controlar y llevar un registro de sus actividades, no implica hacer a un lado la intuicin y la imaginacin, mas bien, a estas solo se les har un llamado cuando se requiera de tomar decisiones difciles y desafiantes, evitando ser usadas en actividades rutinarias e intrascendentes.
Este seminario de administracin es a manera de introduccin acerca de nuestros servicios, te recomendamos los siguientes cursos: Espera los siguientes cursos: innovando tus ideas (creacin de nuevos negocios)
ganas o pierdes (finanzas, conocer si tu negocio gana o pierde) lista para crecer (contabilidad, conocer si ests preparado para crecer te costea saberlo (controles administrativos, para mejor manejo de tu pyme)

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1 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

CONTENIDO DEL SEMINARIO QUE VAS A APRENDER

3 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

Entremos en accin. Como introduccin respondamos esta pregunta:

I. POR QUE FRACASAN LAS EMPRESAS?

4 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

II. QUE ES UNA EMPRESA?

5 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

III. QUE ES UN EMPRESARIO?

IV. QUE ES LA ADMINISTRACIN?

8 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

Implica cualidades personales.

9 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

10 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

11 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

a).- DEFINIR OBJETIVOS, METAS Y POLTICAS GENERALES

12 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

13 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

METAS: Son las acciones o tareas que se alcanzan en un tiempo especifico en la

METAS 1 mes (enero) 2 meses ( enero-febrero) 3 meses ( enero- marzo)

14 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

16 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

Lay Out. Costos. Almacenamiento.

17 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

18 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

PLANEACION QU QUIERO? CON QUE?

19 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

Veamos cada una de ellas:

COMO PLANEAR EN LAS AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA?

20 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

Tipo de publicidad. Medios a utilizar.

Cundo se va a vender. o o o Fechas fijas. Fechas peridicas. Ventas constantes.

21 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

Determinacin del proceso de fabricacin. Mantenimiento del sistema.

Cuanto se va a producir: o o o Ventas reales. Ventas estimadas. Pedidos a futuro.

Tamao de la planta: o o o Cuanto se va a producir. Utilizacin de la maquinaria. Clases de equipo.

Necesidades de materia prima: o o Existencia de materia primas. Disponibilidad de proveedores.

Disponibilidad de inventarios: o o Almacenamiento de productos. Estimacin de necesidades.

Estimacin de mano de obra: o Personal capacitado.

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Personal por capacitar Reclutamiento de personal Seleccin de personal.

>Proceso de produccin: o o Disposicin de la maquinaria y equipo. Funciones del personal.

Bienestar del trabajador: o o o Salario adecuado. Incentivos. Atmsfera de trabajo.

23 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

Necesidades de capacitacin: o o o Existencia de instructores. Disponibilidad de tiempo. Recursos didcticos disponibles.

Obtencin de recursos externos. o o De la banca. De entidades de fomento.

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26 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

28 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

29 Asesora y Servicios Consultores, S. C. Innovacin en Valor

Si lo realizado es mayor que lo planeado o viceversa.

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VI. CONSEJOS PARA PRACTICAR UNA EFICIENTE Y EFICAZ ADMINISTRACIN

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En el Control: Se presenta una combinacin de control y capacitacin y se reducen los costos.

Estar alerta constantemente a los cambios.

Norme, reglamente, coordine y sistematice sus actividades.

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