Papeles de Trabajo

Texto de Consulta

Sistema de Control Gubernamental General

Centro Nacional de Capacitacin

ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO 1 PARTE: INTRODUCCION..............................................................................................4 El Sistema de Control Gubernamental y la Auditora Gubernamental ..................4

1.1 Unidad:

1.1.1-- Qu es el Sistema de Control Gubernamental y cules sus objetivos? .................4 1.1.2-- Cules son los componentes del Sistema de Control Gubernamental? .................4 1.1.3 Qu es la Auditora Gubernamental ? ........................................................................5 1.1.4-- Cul es la caracterstica principal de la Auditora Gubernamental?........................6 1.2 Unidad: La evidencia de Auditora...........................................................................................6 1.2.1-- Qu establecen las Normas de Auditora Gubernamental, respecto a la ejecucin del trabajo? .....................................................................................................6 1.2.2-- Qu es la evidencia de auditora?............................................................................6 2 PARTE: PAPELES DE TRABAJO ...............................................................................11 Definicin y marco normativo.................................................................................. 11 2.1 Unidad:

2.1.1-- Qu son los papeles de trabajo?............................................................................11 2.1.2-- Cual es el marco normativo que rige la preparacin de los papeles de trabajo? .11 2.2 Unidad: Objetivo y caractersticas de los papeles de trabajo............................................. 12 2.2.1-- Cul es el objetivo de la preparacin de los papeles de trabajo? .........................12 2.2.2-- Qu aspectos condicionan la cantidad de los papeles de trabajo? ......................12 2.2.3-- Qu requisitos de calidad deben reunir los papeles de trabajo? ..........................13 2.2.4-- Qu informacin mnima deben contener los papeles de trabajo? .......................13 2.2.5-- A qu se refiere la referenciacin de los papeles de trabajo?...............................14 2.2.6-- A qu se refiere la correferenciacin de los papeles de trabajo? .........................15 2.2.7-- Qu son las marcas de auditora? .........................................................................16 3 PARTE: LEGAJOS DE PAPELES DE TRABAJO .......................................................20 Conformacin y contenido de los legajos de papeles de trabajo ........................ 20 3.1 Unidad:

3.1.1-- Qu son los legajos de papeles de trabajo?..........................................................20 3.1.2-- Qu legajo de papeles de trabajo se conforma en la etapa de Planificacin de la auditora? ......................................................................................................20 3.1.3-- Qu legajo de papeles de trabajo se conforma en la etapa de Ejecucin de la auditora? ......................................................................................................21 3.1.4-- Qu legajo de papeles de trabajo se conforma en la etapa de comunicacin de resultados? ...................................................................................................21

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PARTE: RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR CON RELACION A LOS PAPELES DE TRABAJO......................................................................................................25 Supervisin, propiedad, conservacin y acceso a los papeles de trabajo ......... 25

4.1 Unidad:

4.1.1-- Cmo se evidencia la supervisin ejercida en el trabajo?.....................................25 4.1.2-- Quin tiene la propiedad de los papeles de trabajo? ............................................25 4.1.3-- Cmo se deben conservar los papeles de trabajo? ..............................................25 4.1.4-- Quines tienen acceso a los papeles de trabajo? .................................................26

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PARTE:

INTRODUCCION El Sistema de Control Gubernamental y la Auditora Gubernamental

1.1 Unidad: 1.1.1

Qu es el Sistema de Control Gubernamental y cules sus objetivos?

El Sistema de Control Gubernamental es un conjunto de principios, polticas y normas, procesos y procedimientos, que tiene por objetivo mejorar: La eficiencia en la captacin y uso de los recursos pblicos y en las operaciones del Estado. Mejorar la eficiencia significa promover una gestin que optimice la relacin entre los resultados obtenidos y los recursos invertidos y el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas. La confiabilidad de la informacin generada sobre la captacin y el uso los recursos pblicos. La informacin sobre el uso de los recursos pblicos debe ser transparente y creble, con el fin de procurar una comprensin bsica por parte de la sociedad sobre el uso de los recursos del Estado y de esta forma coadyuvar al ejercicio de la democracia. Los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestin. Los responsables de la gestin de la entidad, deben responder adecuada y oportunamente por los objetivos, la forma y los resultados de la utilizacin de los recursos pblicos que le fueron confiados. La capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado. Significa establecer procedimientos y controles adecuados para asegurar la proteccin del patrimonio pblico, (incluye la informacin) evitando la comisin de irregularidades en la administracin de los recursos pblicos. 1.1.2 Cules son los componentes del Sistema de Control Gubernamental?

El Sistema de Control Gubernamental est integrado por: El Sistema de Control Interno, que comprende los instrumentos de control previo y posterior incorporados en el plan de organizacin y en los reglamentos y manuales de procedimientos de cada entidad, y la auditora interna. Los objetivos generales del Sistema de Control Interno son: promover el acatamiento de las normas legales; proteger sus recursos contra irregularidades, fraudes y errores; asegurar la obtencin de informacin operativa y financiera til, confiable y oportuna; Elaboracin de papeles de trabajo 4

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promover la eficiencia de sus operaciones y actividades; y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuestos en concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas. Comprende los instrumentos de: Control Interno Previo, aplicado por todas las unidades de la entidad antes de la ejecucin de sus operaciones o de que sus actos causen efecto. Control Interno Posterior, practicado por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por las operaciones bajo su directa competencia; y por la Unidad de Auditora Interna.

El Sistema de Control Externo Posterior, que se ejecuta por medio de la auditora externa de las operaciones ya ejecutadas. El Control Externo Posterior es independiente, competente e imparcial y en cualquier momento puede examinar las operaciones o actividades ya realizadas por las entidades pblicas. Los objetivos generales del Control Externo Posterior son: Aumentar la eficacia de los Sistemas de Administracin y Control Interno, mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad del Sistema de Informacin Gerencial (registros contables, operativos y estados financieros) contribuir al incremento del grado de eficiencia y economa de las operaciones e informar a las autoridades competentes, cuando fuere el caso, sobre los resultados de las auditoras realizadas. 1.1.3 Qu es la Auditora Gubernamental ? Las Normas de Auditora Gubernamental definen a la auditoria como la acumulacin y evaluacin objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin examinada y criterios establecidos. La Auditora Gubernamental se practica a todas las entidades pblicas comprendidas en los artculos 3 y 4 de la Ley 1178, de Administracin y Control Gubernamentales, promulgada el 20 de julio de 1990 y es ejecutada por:

La Contralora General de la Repblica Unidades de auditora interna de las entidades pblicas Profesionales o firmas de auditora o consultora especializada (cuando realizan auditora a entidades del sector pblico)

Cuando cualquiera de estas entidades ejecutan tareas de auditora en el sector pblico, se los denomina auditores gubernamentales y deben aplicar las Normas de Auditora Gubernamental. En el ejercicio del Control Gubernamental se realizan los siguientes tipos de Auditora: a) Auditora Financiera Elaboracin de papeles de trabajo

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b) c) d) e) f)

Auditora Operacional Auditora Ambiental Auditora Especial Auditora de Proyectos de Inversin Pblica Auditora de la Tecnologa de la Informacin Cul es la caracterstica principal de la Auditora Gubernamental?

1.1.4

La Ley N 1178, en sus artculos 15, para el caso de la Auditora Interna al ejercer el Control Interno Posterior, y 16 para el caso de la Auditora Externa al ejercer el Control Externo Posterior, contempla el carcter de independencia e imparcialidad que debe adoptar la Auditora Gubernamental debido a que las personas e instituciones que lo ejecutan deben estar libres de compromisos y de ideas preconcebidas para tener una actitud mental independiente, evaluando hechos y circunstancias tal como se presentan, comparados con criterios preestablecidos. La independencia permite al auditor actuar con absoluta libertad en la emisin de su juicio profesional, por lo que debe estar libre de cualquier condicionante interno o externo que pueda comprometer su percepcin u opinin. 1.2 Unidad: La evidencia de Auditora

1.2.1 Qu establecen las Normas de Auditora Gubernamental, respecto a la ejecucin del trabajo? La Norma de Auditora Gubernamental N 218 Ejecucin menciona que: Cualquiera sea el objeto del examen y tipo de auditora a ejecutarse, la misma debe ser planificada y supervisada; estar acompaada de evidencia; y sus resultados deben ser comunicados en forma escrita. Para esto se debe aplicar la Norma de Auditora especfica para cada caso. Las Normas Especficas de Auditora Gubernamental nmeros 224, 234, 244, 254, 264 y 274, hacen referencia a la evidencia, como la cuarta Norma que se debe cumplir en cualquier trabajo de auditora. El auditor gubernamental debe obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la naturaleza y objetivos del examen, mediante la aplicacin de pruebas de cumplimiento y sustantivas que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones respecto a la entidad auditada. 1.2.2 Qu es la evidencia de auditora?

La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre un hecho especfico, que nadie pueda racionalmente dudar de ella. En la auditora la evidencia es toda la documentacin elaborada u obtenida por el auditor durante el proceso de la auditora que respalda sus conclusiones y opiniones. Elaboracin de papeles de trabajo 6

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El auditor gubernamental fundamentar su opinin profesional con base en el resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora, revisar y decidir si la evidencia y la informacin obtenida, posee las siguientes caractersticas mnimas de calidad: a. Competente: El concepto de competencia de la evidencia hace referencia al carcter cualitativo de la misma. La evidencia es competente si es vlida y relevante, gubernamental deber evaluar cuidadosamente, si existen estas cualidades. El auditor gubernamental, para cumplir debe agotar los procedimientos necesarios para obtener la todas las fuentes. por lo que el auditor razones para dudar de con esta caracterstica, evidencia disponible en

El concepto de evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir, si las informaciones utilizadas para extraer una conclusin tienen una relacin lgica y concreta con respecto a tal conclusin. La evidencia vlida significa que las pruebas en que se sustente la misma sean fiables. Esta caracterstica obliga a que el auditor gubernamental recopile la evidencia exclusivamente relacionada con los hechos examinados. b. Suficiente: El trmino suficiente hace referencia a la cantidad de la evidencia obtenida. Es decir, contar con un nmero suficiente de elementos de prueba que permitan mantener las constataciones y recomendaciones de los auditores. La evidencia ser suficiente cuando por los resultados de la aplicacin de una o varias pruebas, el auditor gubernamental adquiere certeza razonable de que los hechos revelados, estn satisfactoriamente comprobados. Generalmente, un auditor no necesita examinar toda la informacin disponible para alcanzar una conclusin razonable sobre un saldo, una transaccin, un sistema o procedimiento de control. Una evidencia suficiente debe permitir a terceras personas llegar a las mismas conclusiones a las que ha llegado el auditor. El equipo auditor seleccionar la cantidad de evidencia necesaria en funcin de procedimientos de muestreo y atendiendo a su buen criterio y juicio profesional. El juicio del auditor, con respecto a lo que constituye una cantidad suficiente de evidencia, se ve afectado por factores tales como: a) El grado de riesgo de que existan errores o irregularidades. Este riesgo se ve influido por:

La naturaleza del hecho o transaccin La eficacia del control interno La naturaleza de la actividad La situacin financiera patrimonial de la entidad Situaciones especiales que pueden influir en la gestin. 7

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b) La importancia relativa del hecho o partida analizada en relacin con el conjunto de la informacin. c) La experiencia adquirida en auditoras anteriores. d) Los resultados obtenidos a travs de los procedimientos de auditora utilizados, incluyendo fraudes, errores o ineficacias que hayan podido ser descubiertos. e) La calidad de la informacin disponible. f) La confianza que merecen la direccin de la entidad y sus empleados.

La evidencia de auditora queda documentada en los papeles de trabajo, los mismos que son organizados en un archivo completo y detallado del trabajo efectuado y de las conclusiones alcanzadas en el que se incluyen todos los papeles de trabajo. La importancia de documentar el trabajo de auditora es remarcado por las normas que rigen el trabajo de auditora, las cuales se describen en el punto 2.1.2, de la Parte 2 de este texto, por ejemplo citamos el acpite 157 de las Normas de Auditora de la INTOSAI, la cual seala que la documentacin es importante por las siguientes razones: a) Para confirmar y fundamentar las opiniones e informes del auditor. b) Para incrementar la eficiencia y la eficacia de la auditora. c) Como fuente de informacin en la preparacin de los informes o en la respuesta a las preguntas de la entidad fiscalizada o de otras partes interesadas. d) Como prueba del cumplimiento por parte del auditor de las normas de auditora. e) Para facilitarle la planeacin y la supervisin. f) Como ayuda al desarrollo profesional del auditor.

g) Como ayuda para garantizar que los trabajos delegados han sido realizados satisfactoriamente. h) Como prueba del trabajo realizado, para futuras referencias.

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AUTOVALUACION PARTE 1 1. Cul es la caracterstica principal de la Auditora Gubernamental?

2.

Qu establecen las NAG respecto a la ejecucin del trabajo?

3.

Qu es la evidencia de auditora?

4.

Qu caractersticas de calidad debe cumplir la evidencia de auditora?

5.

Qu factores afectan la cantidad de la evidencia?

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RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. 5. La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina 5 5 6 6 6-7

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PARTE: PAPELES DE TRABAJO Definicin y marco normativo

2.1 Unidad: 2.1.1

Qu son los papeles de trabajo?

Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por los auditores, de manera que en conjunto constituyan un compendio de la informacin utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecucin de su trabajo, junto con las decisiones tomadas para llegar a formarse la opinin. Constituyen, por tanto, el nexo de unin entre el trabajo de campo y el informe de la auditora. El propsito de los papeles de trabajo es ayudar en la planificacin y realizacin de la auditora, en la supervisin y revisin de la misma y en suministrar evidencia del trabajo realizado, de tal modo que sirvan de soporte a las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidos en el informe. Los papeles de trabajo deben contener informacin suficiente a los efectos de permitir que un auditor experimentado, sin conexin previa con la auditora, identifique la evidencia que soportan, las conclusiones y juicios ms significativos de los auditores. 2.1.2 Cual es el marco normativo que rige la preparacin de los papeles de trabajo? El marco normativo que rige la preparacin de los papeles de trabajo est dado por: a) Las Normas de Auditora Gubernamental (NAG). En el acpite referido a Evidencia, de cada una de las Normas especficas por tipo de auditora, hacen referencia a la preparacin de los papeles de trabajo. Tal es as que, por ejemplo, La Norma de Auditora Financiera 224 Evidencia, en el punto aclaratorio 09, seala: Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por los auditores gubernamentales, de manera que, en conjunto, constituyan un compendio de las pruebas realizadas durante el proceso de auditora y de las evidencias obtenidas para llegar a formarse una opinin o abstenerse de ella La Norma de Auditora Ambiental 244 Evidencia, en el punto aclaratorio 05, seala que Los auditores gubernamentales deben documentar toda la evidencia acumulada en los correspondientes papeles de trabajo y dejar constancia de la labor realizada en cada una de las etapas de la auditora b) La Norma 1 Normas Bsicas de Auditora de Estados Financieros, del Consejo Tcnico Nacional de Auditora y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia, en el prrafo 2.4 Documentacin, seala que El auditor debe documentar aquellos asuntos que sean importantes para proporcionar evidencia de que la auditora se practic de acuerdo con las presentes normas. Normas Internacionales de Auditora (NIA) Seccin 230: Los papeles de trabajo representan una ayuda en la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo, y proporcionan la evidencia necesaria que respalda la opinin del auditor. 11

c)

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d)

Las Normas de Auditora de la INTOSAI, en los acpites 153 a 158, destacan la importancia de la documentacin del trabajo de auditora, resaltamos lo sealado en los acpites 156 y 158: 156. Los auditores deben justificar documentalmente, de manera adecuada, todos los hechos relativos a la fiscalizacin, incluso los antecedentes, y la extensin de la planeacin, del trabajo realizado y de los hechos puestos de manifiesto.; 158. El auditor debe tener en cuenta que el contenido y la disposicin de los documentos de trabajo reflejan su grado de preparacin, experiencia y conocimiento. Los documentos de trabajo deben ser lo suficientemente completos y detallados como para permitir a un auditor experimentado, que no haya tenido previa relacin con la auditora, descubrir a travs de ellos el trabajo realizado para fundamentar las conclusiones. Normas para el Ejercicio de la Auditora Interna (NEPAI) 420 01.5: Los papeles de trabajo que documentan la auditora deben ser preparados por el auditor y revisados por el Gerente del departamento de auditora interna. Estos papeles deben contener la informacin obtenida y los anlisis efectuados y respaldar adecuadamente las deficiencias y recomendaciones informadas Objetivo y caractersticas de los papeles de trabajo

e)

2.2 Unidad: 2.2.1

Cul es el objetivo de la preparacin de los papeles de trabajo?

La preparacin de los papeles de trabajo, principalmente, tienen tres propsitos: a) b) c) Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas. Facilitar y servir como evidencia de la supervisin y revisin del trabajo de auditora. Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeo tcnico de los auditores y que otros puedan revisar la calidad de la auditora.

Los papeles de trabajo ocupan una funcin excepcionalmente relevante en las auditorias del sector pblico, los mismos que puede ser requeridos por otras instancias a efecto de comprobar los hechos reportados en los informes de auditora. 2.2.2 Qu aspectos condicionan la cantidad de los papeles de trabajo?

La extensin de la documentacin a incluir depender del juicio profesional del auditor. La cantidad y contenido de los papeles de trabajo estarn afectados por los siguientes factores: La naturaleza de la auditora. El tipo de informe a emitir. La naturaleza y complejidad de la actividad de la entidad. 12

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Las caractersticas y condiciones de los respaldos de la informacin a ser auditada. El grado de confianza en la efectividad del control interno.

En cada auditora, los papeles de trabajo deben disearse y organizarse segn las circunstancias y las necesidades del auditor. El uso de papeles normalizados contribuye a mejorar la eficacia en la preparacin y revisin, facilita tambin la delegacin de tareas proporcionando un elemento para controlar su calidad. 2.2.3 Qu requisitos de calidad deben reunir los papeles de trabajo?

Los papeles de trabajo deben reunir las siguientes caractersticas de calidad: a) Claros, de forma que no necesiten aclaraciones adicionales, que cualquiera pueda entender su finalidad, sus fuentes, la naturaleza y alcance del trabajo y las conclusiones alcanzadas por quien los prepar. Completos y exactos, de manera que puedan documentar los hechos comprobados, los juicios y conclusiones y mostrar la naturaleza y alcance de la auditora. Relevantes y pertinentes, es decir, que solamente incluyan aquellos asuntos de importancia para el objetivo que se pretende alcanzar y deben proveer soporte suficiente y competente para la formacin de una opinin. Objetivos, deben reflejar las actividades, operaciones y hechos como han sucedido, siguiendo el criterio de imparcialidad del auditor. Ordenados, debe ser archivados bajo un sistema de ordenamiento que rena las siguientes caractersticas: Uniforme Coherente Lgico 2.2.4 Qu informacin mnima deben contener los papeles de trabajo?

b) c)

d) e)

En general, todo papel de trabajo debe contener como mnimo: Encabezamiento: incluir el nombre de la entidad pblica, ejercicio econmico, tipo de auditora y rea o componente especfico, objeto de la auditora. Referencias: cada papel de trabajo tendr su propia referencia, y deber indicar las hojas de trabajo relacionadas de acuerdo con un sistema de referencias cruzadas o correferencias que permita la revisin. Fecha e Identificacin de quin prepar el papel de trabajo: Mediante rbrica de la persona que ha contribuido a su elaboracin, as como la fecha de realizacin. Elaboracin de papeles de trabajo 13

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Fecha e Identificacin de quin supervis el trabajo: Mediante iniciales de la persona que revis el trabajo realizado, como constancia de la supervisin efectuada. Referencia al paso del programa de trabajo: A fin de conocer el objetivo de preparacin de la cdula. El anlisis realizado: El mismo estar en funcin a la ejecucin de los procedimientos de auditora a fin de cumplir con lo definido en los programas de trabajo. Alcance del trabajo: Relacionando el anlisis realizado con el total del rubro, cuenta u operacin, objeto del examen, indicando el tamao de las muestras y la forma de su obtencin. Mtodo de muestreo: Cuando sea aplicable ser necesario hacer referencia al mtodo de muestreo aplicado. Fuente de la informacin obtenida: Se sealar los registros contables o archivo en base al cual fue preparada la cdula, referencia a los documentos base y las personas que la facilitaron. Explicacin de las marcas de auditora utilizadas: En la parte inferior de la cdula se deber realizar una descripcin del significado de las marcas de auditora utilizadas en la misma, en el caso de que sta explicacin se encuentre en otra cdula se har referencia a la misma. Conclusiones: Cuando corresponda, se realizar una exposicin sucinta de los resultados logrados con el trabajo, una vez finalizado. Documentacin preparada o proporcionada por la entidad: En el caso de que la cdula haya sido confeccionada y proporcionada por la entidad, en sta se deber consignar las iniciales PPE (papel proporcionado por la entidad) y se registrar el trabajo realizado y las referencias y correferencias necesarias, a fin de establecer la utilidad de incluir estas cdulas como parte de los papeles de trabajo. El auditor debe tener en cuenta que el contenido y la disposicin de los documentos de trabajo reflejan su grado de preparacin, experiencia y conocimiento. 2.2.5 A qu se refiere la referenciacin de los papeles de trabajo?

La referenciacin consiste en un sistema de codificacin utilizado para organizar y archivar los papeles de trabajo. Objetivo: El objetivo de la referenciacin es facilitar la identificacin y el acceso a los papeles de trabajo para propsitos de: Supervisin Revisin Consulta Demostracin del trabajo realizado Elaboracin de papeles de trabajo 14

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Reglas: Las referenciacin de los papeles de trabajo debe seguir las siguientes reglas: Las referencias deben ser escritas en un color diferente al utilizado en el resto del papel, usualmente en color rojo. Cuando se usa referenciacin alfanumrica se debe utilizar una misma letra para identificar los papeles de trabajo correspondientes a igual rubro, componente o ciclo de transacciones, asignando un nmero correlativo segn el orden de archivo de los papeles de trabajo: A-1, A-1.1, A-2, ..... Es conveniente usar subndices o quebrados para identificar papeles de trabajo que pertenecen a un mismo anlisis: A-1; A-1/1; A-2/3.1, .... Cuando se haya eliminado un papel de trabajo, debe explicarse en la hoja anterior o siguiente al papel de trabajo retirado que la referencia faltante no fue utilizada: A-1, A-1/1, A-1/3 (A-1/2 no fue utilizada). 2.2.6 A qu se refiere la correferenciacin de los papeles de trabajo?

Son las referencias cruzadas utilizadas para indicar que una cifra o dato dentro de un papel de trabajo tiene relacin directa con igual o iguales cifras o datos que figuran en otros papeles de trabajo. Objetivo: Permite relacionar cifras o datos entre si y hacer un seguimiento al anlisis realizado Reglas: La correferenciacin de los papeles de trabajo debe seguir las siguientes reglas: Es conveniente escribir las correferencias en color diferente al utilizado en el resto del papel, usualmente en color rojo. Las correferencias deben ser escritas alrededor de cada partida o dato trabajado. Las correferencias solamente deben correferenciar cifras idnticas. La correferenciacin siempre utiliza dos referencias, una que va y otra que viene:

A1 A1

A2 A2

La posicin de la referencia debe indicar la direccin en que va la misma: Una correferencia que proviene de una cifra debe colocarse a la izquierda o arriba de dicho importe (viene de....) - Una correferencia que se lleva de atrs hacia delante debe colocarse a la derecha o debajo del importe (va a....) Elaboracin de papeles de trabajo 15 -

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Una cifra o dato no puede tener mas de dos correferencias (de donde viene y a donde va) 2.2.7 Qu son las marcas de auditora? Son seales o tildes utilizados para indicar brevemente el trabajo realizado sobre importes, partidas, saldos y/o datos sujetos a revisin. Es importante sealar que estas marcas no tienen significado por si mismas y por ende, siempre que se utilicen deben ser explicadas. En cualquier caso, es conveniente llegar a establecer una convencin de signos que permitan su normalizacin, lo que es ventajoso desde el punto de vista en el cual todos los usuarios interpretarn de manera idntica e inequvoca el significado de un determinado smbolo. Objetivo: Las marcas de auditora se utilizan para explicar en forma sucinta, la aplicacin de una determinada tarea o tcnica de auditora, inherente al trabajo mismo o las tareas de revisin del trabajo. Reglas: Al emplear las marcas de auditora deben tenerse presente las siguientes reglas: Es conveniente escribir las marcas en color diferente al utilizado en el resto del papel. Deben ser escritas al margen derecho o izquierdo del dato que ha sido revisado. Para referenciar un conjunto de cifras y evitar la repeticin de la marca en cada una de ellas, es conveniente utilizar signos de agrupacin que los engloben. El significado de la marca debe ser anotada en forma clara y concisa en la parte inferior de los papeles de trabajo o hacer referencia al papel de trabajo donde se explica la misma. No se debe utilizar una misma marca para representar asuntos diferentes. Debe evitarse recargar el papel con el uso excesivo de marcas, ya que ello crea confusin y dificulta la supervisin. Ventajas: Entre las ventajas del uso de marcas pueden citarse las siguientes: Se pueden escribir rpidamente, lo cual implica ahorro de tiempo Eliminan la necesidad de aclaraciones extensas Evitan repetir explicaciones similares y detalladas en diferentes papeles de trabajo Facilitan la rpida y eficiente supervisin de los papeles de trabajo

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AUTOVALUACION PARTE 2 1. Qu son los papeles de trabajo?

2.

Qu sealan las Normas Internacionales de Auditora respecto a la preparacin de los papeles de trabajo?

3.

Qu aspectos condicionan la cantidad de papeles de trabajo en una auditora?

4.

A qu se refiere la claridad de los papeles de trabajo?

5.

A qu se refiere la relevancia y pertinencia de los papeles de trabajo?

6.

Seale cuatro elementos que deben contener los papeles de trabajo

7.

En qu consiste la referenciacin de los papeles de trabajo?

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8.

Cul es el objetivo de la correferenciacin de los papeles de trabajo?

9.

Seale cuatro reglas de la utilizacin de las marcas de auditora

10. Cules con la ventajas de la utilizacin de marcas de auditora?

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RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina 9 9 10 11 11 11-12 12 13 14 14

10. La respuesta la encontrar en la pgina

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PARTE: LEGAJOS DE PAPELES DE TRABAJO Conformacin y contenido de los legajos de papeles de trabajo

3.1 Unidad: 3.1.1

Qu son los legajos de papeles de trabajo?

Durante todo el proceso de la auditora (Planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados) se van generado papeles de papeles de trabajo con caractersticas especiales, considerando la etapa de la auditora en la que se originaron, por lo que se hace necesario archivar los mismos, contemplando cada una de estas etapas, a estos archivos se los denomina Legajos de papeles de trabajo. Cada organizacin de auditora tiene normalizado la forma y contenido de estos legajos, a continuacin describimos de manera general, el contenido de los legajos de papeles de trabajo, considerando la etapa de la auditora en la que se originan. 3.1.2 Qu legajo de papeles de trabajo se conforma en la etapa de Planificacin de la auditora? a) Legajo permanente: Durante la etapa de planificacin se debe obtener informacin relevante sobre las actividades de la entidad. El objeto de la auditora no puede ser examinado sin que se cuente con un conocimiento cabal de las actividades de la entidad, en especial aquellas que tienen un impacto significativo en la informacin a examinar, gran parte de la informacin obtenida en esta etapa se archivar en un legajo de papeles de trabajo denominado, generalmente, Legajo permanente; este debe contener informacin y documentacin para consulta continua de los auditores, a fin de brindar datos tiles durante todas las etapas de la auditora y en exmenes futuros. A continuacin mencionamos algunos ejemplos de la informacin que se archiva en este legajo: Legislacin vinculada especficamente a la entidad Relaciones de tuicin y vinculacin institucional Estructura organizativa de la entidad Contratos con vigencia mayor a un ao Registros de propiedades inmuebles y de vehculos Normativa vigente para la ejecucin de las operaciones De acuerdo a lo establecido en la Norma de Auditora Gubernamental 217 Relevamiento de informacin, en ciertos casos se puede requerir la realizacin de un relevamiento de informacin a efectos de establecer el grado de auditabilidad o en la prctica tambin se lo utiliza para definir el tipo de auditora a realizar, al ejecutar este trabajo de relevamiento, tambin se conforma este legajo permanente. En el caso de las Unidades de Auditora Interna, las mismas ya cuentan con un legajo permanente, el mismo que debe ser actualizado en funcin a las modificaciones que se presenten tanto de la normativa legal como interna de la entidad. Elaboracin de papeles de trabajo 20

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b)

Legajo de programacin: Los papeles de trabajo relacionados con la planificacin del examen de auditora se incluyen en un legajo denominado generalmente Legajo de programacin. El objetivo de este legajo es documentar el proceso de planificacin de la auditora, el contenido mnimo de este legajo es el siguiente: Memorndum de planificacin de auditora Programas de trabajo Procedimientos de diagnstico y actividades previas a la planificacin (1) Correspondencia recibida y expedida (1) En este acpite se archivar el anlisis de los riesgos inherentes y de control, anlisis de materialidad, evaluacin de los sistemas de control interno, revisiones analticas e informacin administrativa referida a la asignacin de personal y las horas programadas.

3.1.3 Qu legajo de papeles de trabajo se conforma en la etapa de Ejecucin de la auditora? El Legajo corriente: Incluye toda la informacin y documentacin obtenida y/o preparada por el auditor durante el examen. En este legajo se documenta el cumplimiento de los procedimientos programados y la obtencin de evidencias suficientes y competentes que sustenten las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidos en el informe de auditora. El contenido de este legajo variar considerando el tipo de auditora realizada, sin embargo de manera general en este legajo se puede archivar la siguiente documentacin: Conclusiones sobre el trabajo realizado Planilla de deficiencias o hallazgos Programas de trabajo Documentacin respaldatoria del anlisis realizado Detalle de funcionarios de la entidad auditada relacionados con las operaciones sujetas al examen Planillas de pendientes emergentes de la supervisin efectuada 3.1.4 Qu legajo de papeles de trabajo se conforma en la etapa de comunicacin de resultados? El legajo resumen: Incluye toda la informacin significativa relacionada con la emisin del informe de auditora, resultante del examen realizado y la conclusin del trabajo. Este legajo se lo conforma con el propsito de: Obtener una visin global sobre los resultados del trabajo, comprobar el cumplimiento de las Normas de Auditora Gubernamental y conocer en forma sinttica los principales hallazgos y limitaciones presentadas durante la ejecucin del trabajo. El contenido mnimo de este legajo es el siguiente: Copia de los informes emitidos Certificacin sobre aclaracin de puntos pendientes Informes tcnicos (abogados, expertos, etc.) Elaboracin de papeles de trabajo 21

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Resumen de asuntos de importantes detectados en el trabajo, con la disposicin de su tratamiento por parte de los niveles superiores Carta de representacin o Certificacin de la entidad sobre la entrega de documentacin e informacin a la comisin de auditora Actas de reuniones sostenidas con los funcionarios de la entidad Sugerencias para futuros exmenes Formularios de evaluacin del desempeo del personal Comentarios sobre el tiempo insumido y variaciones con relacin al presupuesto de horas asignado Actas de devolucin de la documentacin Listado de verificacin de conclusin de la auditora (1) (1) Es conveniente que cada organizacin de auditora (Contralora General de la Repblica, Unidades de Auditora Interna, Firmas de auditora externa) prepare un listado de verificacin a fin de comprobar que todo el trabajo se ha desarrollado cumpliendo con las Normas de Auditora Gubernamental.

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AUTOVALUACION PARTE 3 1. Qu son los legajos de papeles de trabajo?

2.

Qu informacin incluye el Legajo Permanente?

3.

Qu documentos conforman el Legajo de Programacin?

4.

Qu informacin se incluye en el Legajo Corriente?

5.

Cul es el propsito de la conformacin del Legajo Resumen?

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RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. 5. La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina 18 18 19 19 19

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4 PARTE: RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR CON RELACION A LOS PAPELES DE TRABAJO 4.1 Unidad: trabajo 4.1.1 Supervisin, propiedad, conservacin y acceso a los papeles de

Cmo se evidencia la supervisin ejercida en el trabajo?

El trabajo de auditora debe ser apropiadamente supervisado a efecto de asegurar su calidad tcnica y profesional para cumplir con los objetivos propuestos. La supervisin es un proceso tcnico que consiste en dirigir y controlar la auditora, desde su inicio hasta la aprobacin del informe, por el nivel competente. El logro de los objetivos de auditora en su integridad, depende de la efectividad de la direccin y supervisin del trabajo realizado. Los papeles de trabajo del auditor gubernamental deben incluir evidencia de las labores de supervisin y revisin que el supervisor y el titular de la organizacin de auditora deben efectuar. Esta evidencia de supervisin se documenta a travs de listados de verificacin (planilla de pendientes), comentarios en los propios papeles de trabajo, firmas o rbricas en las cdulas de trabajo y tildes de identificacin de supervisin. En consecuencia, los legajos de papeles de trabajo deben contener toda la documentacin que permita evidenciar la participacin de los niveles de supervisin establecidos en la organizacin. 4.1.2 Quin tiene la propiedad de los papeles de trabajo?

Los papeles de trabajo son propiedad de la organizacin de auditora (Contralora General de la Repblica, Unidades de Auditora Interna y Firmas de Auditora Externa). Sin embargo, el derecho de propiedad est sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la tica profesional, establecidas para prevenir la revelacin indebida por parte del auditor sobre asuntos confidenciales relativos a la entidad. Solamente debern entregarse en cumplimiento de normas de control y por razones legales. 4.1.3 Cmo se deben conservar los papeles de trabajo?

La organizacin de auditora debe adoptar las medidas adecuadas para garantizar la seguridad en la conservacin de los papeles de trabajo. Mientras se realice la auditora, el auditor es responsable por la conservacin y proteccin de los papeles de trabajo, estos no deben quedar expuestos al acceso de terceros. Una vez concluido el examen, los papeles deben ser conservados en archivos seguros. Estos no deben destruirse antes de haber transcurrido el tiempo preciso para satisfacer las exigencias legales y las necesidades de futuras auditorias. La forma de conservacin, el tiempo, los responsables de su custodia, as como el acceso a los mismos est Elaboracin de papeles de trabajo 25

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formalizado en un documento (instructivos, procedimientos, etc.) definido por cada organizacin. Las Normas de Auditora Gubernamental Especficas a cada tipo de auditora, referidas a la Evidencia, sealan que cada organizacin de auditora debe mantener los papeles de trabajo, como mnimo, por el perodo de tiempo establecido en el ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables o por la Contralora General de la Repblica, el plazo que resulte mayor. Para el caso, se puede tomar como referencia los plazos de prescripcin establecido en la Ley N 1178, y los establecidos en el Cdigo Civil, siguiendo los siguientes parmetros. a) Los papeles de trabajo relacionados con exmenes de auditora en los cuales no constan responsabilidades previstas en la Ley N 1178, se conservarn como mnimo 5 aos, de acuerdo a lo establecido en artculo 1507 del Cdigo Civil. Los papeles de trabajo de auditorias que involucren aspectos relacionados con responsabilidad civil, definidas en la Ley N 1178, se conservarn 10 aos como mnimo, concordante con lo establecido en el artculo 40 de la mencionada Ley. Quines tienen acceso a los papeles de trabajo?

b)

4.1.4

Los archivos de los papeles de trabajo permanecen generalmente bajo control de la organizacin de auditora, y deben ser accesibles nicamente al personal autorizado. En el caso de la Unidad de Auditora Interna, puede ser que ejecutivos u otros miembros de la entidad soliciten acceso a los papeles de trabajo, el cual ser necesario para explicar las conclusiones de auditora o para utilizar la documentacin para otros propsitos de trabajo. Estas solicitudes de acceso estarn sujetas a la aprobacin del titular de la unidad de Auditora interna y previo al cumplimiento de procedimientos establecidos. Existen circunstancias donde las solicitudes de acceso a los documentos de trabajo e informes vienen de partes externas de la entidad. Antes de revelar dicha documentacin, el titular de la Unidad de Auditora interna deber obtener la aprobacin de la direccin ejecutiva de la entidad o del asesor legal, segn corresponda. En el caso de la Contralora General de la Repblica, el requerimiento de acceso a los papeles de trabajo por parte de personas naturales o colectivas externas, se lo realiza de manera formal, y la unidad responsable de su custodia evaluar si el solicitante demuestra un legtimo inters con el tema en cuestin. Este anlisis se lo realiza conjuntamente la unidad legal, dependiendo de la complejidad de la solicitud presentada. El acceso a terceros sobre los papeles de trabajo slo ser procedente bajo las siguientes circunstancias: a) b) Existe autorizacin escrita de la entidad Existe un deber tico y profesional (otros auditores) 26

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c)

Es requerido por ley (Fiscala).

De acuerdo a lo establecido en el inciso c) del artculo 42 de la Ley N 1178, de Administracin y Control Gubernamentales, la Contralora podr conocer los programas, las labores y papeles de trabajo de las auditorias que realicen las entidades pblicas (Unidades de Auditora Interna) y las firmas o profesionales independientes, sin afectar la responsabilidad de los mismos.

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AUTOVALUACION PARTE 4 1. Quin tiene la propiedad de los papeles de trabajo?

2.

Quin es responsable de la custodia de los papeles de trabajo durante la ejecucin de la auditora?

3.

Quines tienen acceso a los papeles de trabajo?

4.

Bajo qu circunstancias se debe permitir el acceso a los papeles de trabajo?

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RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina 23 23 24 24-25

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