EL SERVICIO DE FARMACIA

PLANIFICACION DE UN SERVICIO DE FARMACIA DENTRO DE LA CONSTRUCCION DE UN HOSPITAL

SAIZ FERNANDEZ, L.C. (FIR II), LARA CATEDRA, C. (FIR III)
Coordinador: NEGRO VEGA, E.M. Hospital Universitario de Getafe (Madrid)

INTRODUCCION Las demandas actuales del hospital al Servicio de Farmacia (SF) son muy diferentes a las del pasado. Distintos factores intervienen en este hecho: Aumento del nmero de medicamentos disponibles, as como de su complejidad (medicamentos de nuevas tecnologas) y agresividad. Coste creciente de los tratamientos y necesidad de ajustarse a presupuestos cerrados. Necesidad de utilizar sistemas de informacin giles con el fin de disponer de la informacin mnima necesaria para una buena gestin presupuestaria y tcnica. Mayor demanda al SF tanto de los gestores como de los usuarios en temas relacionados con el medicamento y su utilizacin. Aparicin de importantes normas legales a nivel europeo, nacional y

autonmico que conforman un marco bsico de actuacin que debemos conocer. Es por esto por lo que, a la hora de planificar un SF, tendr tanta importancia nuestra iniciativa personal como el conocimiento en profundidad de la legislacin vigente.

OBJETIVOS Adquirir unos conocimientos bsicos para poder planificar y poner en marcha con xito el SF en un hospital general docente de nueva construccin. Determinar el orden de prioridades del SF definiendo el plan de actuaciones durante el perodo de apertura y en su desarrollo futuro. Establecer la estrategia para argumentar ante la Gerencia del Hospital el modelo y plan de actuaciones elegido.

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Manual de Farmacia Hospitalaria

METODOLOGIA Estudiar los requisitos mnimos marcados por las normas vigentes para la apertura de un SF (a nivel europeo, nacional y autonmico). Identificar las demandas al SF que se generarn desde las distintas reas del hospital (Fuente: Direccin Mdica, Direccin de Enfermera). Definir lo que el SF va a ofrecer al hospital. Elaborar un plan de necesidades del SF para que puedan ser previstas dentro de los gastos del hospital a corto, medio y largo plazo. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
BERMEJO, M.T., y MORELL, A. Montaje de un Servicio de Farmacia: El manual de procedimientos como instrumento de control de calidad. Pharmaklinik, 1989; 3:3-7. American Society of Health System Pharmacists. ASHP guidelines: minimum standard for pharmacies in hospitals. Am J Health-Syst Pharm, 1995; 52:2711-7. Decreto por el que se ordenan los Servicios Farmacuticos de los hospitales de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco de 1992, Pub. BOPV n. 184 (21 de septiembre de 1992). Decreto sobre gestin de residuos biosanitarios y citotxicos en la Comunidad de Madrid de 1994, Pub. BOCM n. 163 (12 de julio de 1994). Instituto Nacional de la Salud. Gua de Gestin de los Servicios de Farmacia Hospitalaria. Madrid: Instituto Nacional de la Salud, 1997. Ley General de Sanidad de 1986, Pub. BOE n. 102 (29 de abril de 1986). Ley del Medicamento de 1990, Pub. BOE n. 306 (22 de diciembre de 1990). Ley de Ordenacin Farmacutica de Catalua de 1991, Pub. BOE n. 32 (6 de febrero de 1992). Orden por la que se regulan las normas de funcionamiento y requisitos de los Centros, Servicios y Establecimientos, que manejan medicamentos citotxicos de 1992, Pub. BOCM n. 105 (4 de mayo de 1992).

Sociedad Espaola de Farmacia Hospitalaria. Farmacia hospitalaria. 2.a ed. Madrid: EMISA; 1993. Sociedad Espaola de Farmacia Hospitalaria. Compilacin de legislacin en Farmacia Hospitalaria, 2.a ed., Madrid: SEFH;1994.

CASO PRACTICO PLANTEAMIENTO En una localidad ubicada en territorio INSALUD est proyectada la construccin de un hospital de 2. nivel, 500 camas hbiles y que deber cubrir las necesidades sanitarias de un rea de 250.000 habitantes. El gerente de dicho hospital le ha seleccionado para que, en base a sus conocimientos como especialista en Farmacia Hospitalaria, planifique y ponga en marcha el futuro SF del hospital.

CUESTIONES Para lograr este objetivo, deber elaborar un proyecto que contenga las lneas maestras por las cuales se va a regir el SF y que presentar al gerente para su discusin, negociacin y posterior aprobacin. No se trata de descender hasta los detalles mnimos del proyecto. Lo fundamental de este ejercicio es imaginar la situacin que se refiere en el planteamiento y sealar todos los aspectos que considere necesario tener en cuenta a la hora de planificar un Servicio de Farmacia. Por otra parte, trate de confeccionar un esquema en el cual queden ordenados en el tiempo los aspectos arriba mencionados, configurando a modo de etapas sucesivas los pasos necesarios para la implantacin de su Servicio de Farmacia.

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El Servicio de Farmacia

DISCUSION En este caso prctico no existe una nica respuesta vlida ya que hay que tener en consideracin muchos factores, tales como las demandas concretas de gerencia, el enclave geogrfico del hospital, las prioridades que cada farmacutico sostenga debidamente justificadas, etc. Una planificacin integral del Servicio de Farmacia, que tuviera en cuenta lo esencial y se desarrollara de manera escalonada, podra ser la siguiente: a) Solicitar al Gerente un informe que contemple los siguientes aspectos: Expectativas que tiene sobre el SF, es decir, qu tipo de SF quiere para el hospital. Datos sobre la actividad asistencial, docente e investigadora que el Gerente va a demandar al SF. Datos sobre los Servicios mdicos y quirrgicos que va a albergar el hospital. Tipo de relacin con Atencin Primaria. Modelo de gestin econmica que va a tener el hospital. Nivel de informacin sobre gestin farmacoteraputica que desea recibir y cadencia con que desea dicha informacin. b) Con esta informacin, elaborar un proyecto de planificacin y desarrollo del SF que indique: Propuesta de actividades a desarrollar en las reas bsicas del SF y su coordinacin dentro del modelo econmico del hospital. Se har especial

mencin del sistema de dispensacin de medicamentos, actividades bsicas de elaboracin y sistema para la gestin de adquisiciones y control de inventario. Se incluir un mnimo Manual de Procedimientos (MP) y necesidades de personal y material. Sistema de informacin para la gestin en cada una de las reas y modelo de Atencin Farmacutica. Se incluir un mnimo MP, as como necesidades de personal y material. Areas tcnico-farmacuticas a desarrollar gradualmente: Informacin de medicamentos dirigida hacia el mdico y otros profesionales sanitarios. Farmacocintica clnica. Farmacovigilancia. Participacin en comisiones clnicas. c) Definir las necesidades de personal de diferentes categoras profesionales justificando su aportacin en las diferentes tareas. Asimismo, definir un presupuesto inicial para personal, material y medicamentos, el cual estar documentado con un Formulario provisional previo. d) Atencin especial se debe prestar a la creacin de documentos consensuados previamente con las personas implicadas, sobre todo en los referentes a tareas bsicas del SF. e) Se deben definir, a continuacin, los perodos de implantacin y desarrollo de cada rea. f) Necesidades e implicacin de la Direccin Mdica en el anlisis de los consumos y las adquisiciones. Definir periodicidad y profundidad de los anlisis.

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REESTRUCTURACION DE UN SISTEMA TRADICIONAL DE DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS

POZAS DEL RIO, M.T. (FIR II), GOMEZ CALERO, M.F. (FIR III)
Coordinador: NEGRO VEGA, E.M. Hospital Universitario de Getafe (Madrid)

INTRODUCCION La dispensacin es una de las funciones bsicas de los servicios de farmacia de hospitales, que ha de realizar de acuerdo con la legislacin vigente. Los sistemas de dispensacin habitualmente utilizados son tres: 1. Dispensacin a botiquines de planta: sistema tradicional. 2. Dispensacin de un stock correspondiente a peticin por paciente: la enfermera pide individualmente por paciente, y el Servicio de Farmacia dispensa la totalidad de la medicacin de forma global. 3. Sistema de distribucin de medicamentos en dosis unitarias (SDMDU): el Servicio de Farmacia dispensa rdenes mdicas en cajetines individuales para cada paciente, bajo formas farmacuticas en acondicionamiento unitario. En los ltimos aos han aparecido

otros sistemas de distribucin, como los sistemas computerizados expendedores de medicacin. OBJETIVOS Estudiar y planificar la implantacin del sistema de distribucin de medicamentos en dosis unitarias en un hospital. METODOLOGIA El SDMDU es un sistema que pertenece al hospital en su globalidad, siendo tres las reas implicadas de un modo directo: Direccin Mdica, Direccin de Enfermera y el Servicio de Farmacia. Es necesario estudiar las actuaciones que implican a las distintas reas: DIRECCION MEDICA Tras el planteamiento de cambio del

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sistema es preciso una definicin de objetivos, y estudiar el plan de necesidades: recursos humanos y materiales. Mediante la Comisin de Documentacin se tendr que consensuar un modelo de prescripcin. DIRECCION DE ENFERMERIA Los principales puntos a tener en cuenta se resumen a continuacin: a) Definicin de rutinas de trabajo, seguido del diseo de programas de formacin y concienciacin. b) Remodelacin de los stocks de medicamentos en las unidades de enfermera. Definicin de stocks mnimos. c) Adquisicin de carros con cajetines individuales para cada paciente. SERVICIO DE FARMACIA a) Estudio de necesidades de personal: facultativos especialistas, residentes (considerar posibilidad de docencia), personal de enfermera, personal administrativo y celadores. b) Logstica: Diseo del circuito. Definicin consensuada de tareas. Estructura del Servicio de Farmacia, y comunicacin interna con almacn y unidades de enfermera. Area de dispensacin: zona de trabajo en forma de U o L con estanteras con cajetines para la medicacin, armarios para estupefacientes y psicotropos, y para la medicacin de los ensayos clnicos, y

neveras. Habr de tener fcil accesibilidad. Area de farmacotecnia: adecuacin de una zona para reenvasado, con el utillaje necesario. Area de interpretacin de rdenes mdicas. En ltimo lugar hay que estudiar las aplicaciones informticas y ver cul es la que ms se adecua a los recursos e infraestructura del hospital. Aspectos a tener en cuenta son la conexin con el Servicio de Admisin y con el Servicio de Contabilidad del hospital, la posibilidad de acceso desde las plantas, y las necesidades en cuanto terminales e impresoras. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
ASHP. AHSP Guidelines: Minimum Standard for Pharmacies in Hospitals. Am J Health-Syst Pharm, 1995; 52: 2711-7. McNALLY, KAREN, M. Failure-mode and effects analysis in improving a drug distribution system. Am J Health-Syst Pharm, 1997; 54: 171-7. S.E.F.H. Farmacia Hospitalaria, 2.a ed. Ley 25/1990, de 20 de diciembre. BOE nm. 306, 22 diciembre 1990. Orden de 1 de febrero de 1977. BOE nm. 43, 19 febrero 1977. Orden por la que regulan los servicios farmacuticos de hospitales. Outsourcing Drug Distribution Services. Am J HealthSyst Pharm. 1997; 54: 41-55.

CASO PRACTICO PLANTEAMIENTO Hospital general de tercer nivel de 400 camas que cubre a una poblacin de 200.000 habitantes. Cuenta con 4 plantas, la planta baja est destinada a

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Consultas Externas, Hospital de da, servicios centrales incluido el Servicio de Farmacia. Cada planta est distribuida en tres pasillos. La plantilla del Servicio de Farmacia est formada por dos farmacuticos, una enfermera, tres auxiliares de enfermera, una administrativa y un celador. El horario de los farmacuticos, enfermera y el personal administrativo es de 8,00 a 15,00 de lunes a viernes. Todos ellos han de trabajar un sbado de cada tres. El celador no es exclusivo para el Servicio de Farmacia. Respecto a los auxiliares, dos de ellos trabajan de 8,00 a 15,00 horas de lunes a viernes, y uno de ellos de 15,00 a 22,00 horas. Cada uno de ellos cubre un sbado de cada tres, de 8,00 a 15,00 horas. Fuera de este horario la supervisora general de enfermera puede acceder a la farmacia, aunque es frecuente el prstamo entre plantas cuando precisan medicacin. La distribucin de medicamentos se realiza mediante reposicin de stocks. Cada pasillo cuenta con un pequeo almacn donde se acumula la medicacin. La Gerencia del hospital ha considerado la posibilidad de introducir el sistema de dispensacin en dosis unitarias en el hospital. As pues solicita al Servicio de Farmacia que estudie el proyecto y haga una propuesta. CUESTIONES a) Haga un esquema del informe que presentara a Gerencia. b) Hasta qu nivel se propone implantar el SDMDU? c) Plan de implantacin en el Servicio

de Farmacia y en las plantas. Cronograma de trabajo. Criterios econmicos y de personal. d) Describa los procedimientos de trabajo. e) Defina los planes de educacin y divulgacin. DISCUSION El sistema de distribucin de medicamentos en dosis unitarias ofrece frente a los sistemas tradicionales de distribucin una menor incidencia de errores y una mayor calidad, permitiendo asignar costes de manera individualizada. Asimismo facilita la incorporacin del farmacutico en el equipo sanitario multidisciplinar. La aplicacin de sistemas informticos es fundamental en la optimizacin de la explotacin de datos y su aplicacin en la racionalizacin el consumo y en el anlisis farmacoteraputico. Todo esto demanda al Servicio de Farmacia unas mayores inversiones en medios y personal, comparado con los sistemas tradicionales de stock, y la necesidad de establecer normas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de unos requisitos mnimos. a) Haga un esquema del informe que presentara a Gerencia Definicin del sistema. Principales ventajas. Anlisis de la situacin actual del hospital. Objetivos a cubrir con la

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implantacin de SDMDU. Logstica: recursos materiales y humanos necesarios. Resultados esperados: Explotacin de datos, aplicacin en el anlisis farmacoteraputico y racionalizacin del consumo. b) Hasta qu nivel se propone implantar el SDMDU? Nuestro objetivo es lograr un seguimiento farmacoteraputico de los pacientes y la imputacin de costes de manera individualizada, para ello se ha decidido implantar el SDMDU en el 100% de los pacientes hospitalizados. En el caso de las unidades que no generan estancias como Hospital de da, Hemodilisis y Consultas Externas se mantendr el stock, con un sistema de dispensacin diario por reposicin y paciente. En el caso de la consulta de VIH se harn dispensaciones por paciente con periodicidad mensual. Respecto a las unidades que s generan estancias tendremos que tener en cuenta las necesidades de unidades especiales como UCI. Se ha pensado en un sistema combinado SDMDU y stock. El stock, que recoger medicacin de urgencia, ser repuesto diariamente mediante una dispensacin de la medicacin administrada al paciente durante ese perodo. Esta opcin permite conocer la historia farmacoteraputica global del paciente. Ms adelante se barajar la posibilidad de introducir un sistema computerizado de distribucin. En el resto de unidades se mantendr un stock con medicacin para cubrir

necesidades urgentes y medicamentos, como la fluidoterapia, no susceptible de dispensacin en dosis unitarias. c) Plan de implantacin en el Servicio de Farmacia y en las plantas. Cronograma de trabajo. Criterios econmicos y de personal Uno de los puntos importantes es la priorizacin de la puesta en marcha, y que el desarrollo permita diluir el gasto en el mayor tiempo posible. Una vez definida la orden mdica y el circuito de trabajo en consenso con Direccin Mdica, se decide hacer una prueba piloto en una unidad donde tanto el personal facultativo como de enfermera se muestra colaborador. Para ello el Servicio de Farmacia ha adecuado una zona de trabajo, bien comunicada, en forma de L con cajetines para la medicacin en unidosis. Ha adquirido carros y maletas con cajetines que permiten la distribucin de la medicacin de modo individual para cada paciente. Asimismo ha ampliado su plantilla con un farmacutico y un auxiliar de enfermera, que trabajarn en un horario de 9:00 a 17:00. Se propone ampliar 100 camas cada dos meses, considerando la incorporacin de otro facultativo ms adelante. d) Describa los procedimientos de trabajo Se define de modo consensuado una orden mdica que se valida en la aplicacin informtica por un farmacutico, y tiene validez hasta ser modificada por una nueva orden mdica. La medicacin se prepara por

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Manual de Farmacia Hospitalaria

paciente con carcter diario por los auxiliares del Servicio de Farmacia, con listados que se imprimen en el Servicio de Farmacia. Es necesario concretar aspectos referentes a estupefacientes, psicotropos y ensayos clnicos. Ninguno de ellos se distribuir mediante el circuito habitual del SDMDU. En el caso de estupefacientes y psicotropos se dispensarn mediante los vales correspondientes que ha de firmar el mdico, siendo registrado en los libros de la planta y del servicio de Farmacia. La medicacin correspondiente a ensayos clnicos ser recogida por el investigador responsable que rellenar y firmar unos impresos donde conste la medicacin retirada. e) Defina los planes de educacin y divulgacin La introduccin del SDMDU en un hospital supone un gran cambio en las rutinas de trabajo del personal sanitario, por ello es necesario establecer un circuito

de comunicacin dirigido al equipo humano donde se presenten los beneficios en trminos de calidad, economa, y rapidez. De este modo lograremos despertar su inters y obtendremos credibilidad en el proyecto. Se convocarn reuniones explicativas a los facultativos, y cursos para el personal de enfermera, empezando con un curso orientado para los supervisores de enfermera. Despus de la puesta en marcha del programa se tendrn reuniones peridicas con facultativos y personal de enfermera para presentacin de resultados, y comparacin entre servicios y con otros hospitales.

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ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS DE CALIDAD EN UN SERVICIO DE FARMACIA

GONZALEZ DEL VALLE, L. (BECARIO H. UNIV. LA PAZ)
Coordinador: JIMENEZ CABALLERO, M.E. Hospital Universitario La Paz (Madrid)

INTRODUCCION Las actividades de evaluacin y Mejora de la Calidad son cada vez ms aceptadas como un componente imprescindible de cualquier empresa o institucin. Hay que aadir las nuevas orientaciones del Sistema Nacional de Salud donde la gestin de la calidad a travs de la protocolizacin y el establecimiento de objetivos de Calidad Asistencial ocupan un lugar preferente. Para gestionar la calidad consideramos que deben aplicarse los cuatro elementos bsicos de la gestin empresarial: Fijacin de objetivos. Planificacin de las actividades y recursos necesarios para el logro de los objetivos. Organizacin de las actividades y de los recursos. Evaluacin de la consecucin de objetivos. Estas herramientas pueden ser utilizadas en la gestin de la calidad a

nivel global en el Hospital y a nivel de los servicios, fijndose objetivos de calidad por perodos, que pueden ser anuales y seleccionando aquellos que tengan una mayor repercusin en el paciente. Podemos definir objetivo como un fin, una meta, un propsito o un estado final que nos proponemos alcanzar. En la definicin debe especificarse el resultado pero no las actividades que se han de realizar para conseguirlo. Los objetivos suelen plantearse como institucionales, que son objetivos generales y de amplio rango. El propio servicio clnico debe desarrollar sus propios objetivos operativos que son aquellos que permiten un accin concreta para la mejora de la calidad y para la consecucin del objetivo institucional principal.

OBJETIVOS Proporcionar la metodologa y terminologa adecuadas para el desarrollo

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Manual de Farmacia Hospitalaria

y consecucin de mejoras de la Calidad en el Servicio de Farmacia del Hospital.

METODOLOGIA, DISEO DE OBJETIVOS a) Objetivo institucional (viene propuesto). b) Objetivos operativos (a desarrollar por el servicio clnico). c) Actividades concretas. d) Cronograma de actividades. e) Diseo de indicadores de resultado. f) Reevaluacin.

un 65% en los ltimos cinco meses en el consumo de anfotericinas lipdicas. Se informa de ello a las comisiones clnicas implicadas (Comisin de Farmacia y Teraputica y Comisin de Infecciones) y a la Direccin del Hospital, ya que se sospecha que hagan uso inadecuado. La Direccin del Hospital solicita nuestra intervencin en la racionalizacin en el uso de este grupo y nos plantea el siguiente objetivo: MEJORAR LA CALIDAD A TRAVES DE LA EFICIENCIA Y CONSEGUIR UNA REDUCCION DEL 20% EN EL CONSUMO DE ANFOTERICINAS LIPIDICAS. CUESTIONES a) Enumerar los objetivos operativos. b) Detallar las actividades a llevar a cabo para cada uno de los objetivos propuestos. c) Elaborar un cronograma de actividades. d) Elaborar indicadores para cada objetivo.

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
DEMING, W.E. Calidad, productividad y competitividad. Madrid. Daz de Santos, 1989. JURAN, J.M. Juran y el liderazgo para la calidad. Madrid. Daz de Santos, 1990. MEHL, B. Defining excellence. Am-J-Hosp-Pharm, 1993; May; 50(5): 921-8 Criterios y Estndares de prctica para Servicios de Farmacia Hospitalaria. Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacuticos, 1990. Indicadores de Garanta de Calidad en Farmacia Hospitalaria. Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacuticos, 1995.

CASO PRACTICO Establecimiento de objetivos Calidad en un Servicio de Farmacia. PLANTEAMIENTO En el seguimiento presupuestario mensual elaborado por el Servicio de Farmacia, se ha detectado un aumento de de

DISCUSION En el caso prctico la puesta en marcha del programa de mejora de la calidad responde a un objetivo institucional. Ya que es la Direccin del Hospital la que solicita nuestra intervencin en el control del gasto de anfotericinas lipdicas. Se entiende por objetivo operativo aquel que permite una accin concreta para la mejora de la calidad. Nosotros

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El Servicio de Farmacia Tabla 1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES Patrn de las caractersticas clnicas de los pacientes Microorganismos responsables Revisin y evaluacin bibliogrfica Personas del Servicio de Farmacia Personas servicios implicados Propuesta de borrador Discusin del borrador Consenso y aprobacin del protocolo Presentacin del protocolo Implantacin del protocolo Registro y seguimiento Revisin y actualizacin ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

X X

X X X

X X X X X X X X X X

proponemos los siguientes objetivos operativos: 1. Poner en marcha un estudio de utilizacin de medicamentos en la profilaxis antifngica en pacientes inmunodeprimidos sometidos a Trasplante de Mdula Osea (TMO).

2. Elaborar un boletn informativo con el espectro antibacteriano de los antibiticos implicados y la posologa recomendada. 3. Analizar las validaciones de las prescripciones de antifngicos en dosis unitaria o a travs de las peticiones individualizadas de medicamentos restringidos.

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Manual de Farmacia Hospitalaria

4. Exponer y discutir los procedimientos a seguir en las comisiones clnicas implicadas (Comisin de Farmacia y Teraputica y de Infecciones). 5. Impartir sesiones informativas de utilizacin de medicamentos en los servicios responsables del incremento en el consumo de antimicrobianos. A continuacin disearemos el cronograma de actividades (ver tabla 1) y describiremos las actividades a realizar para la consecucin de uno de los objetivos propuestos. Objetivo operativo: poner en marcha un estudio de utilizacin de medicamentos en la profilaxis antifngica en pacientes inmunodeprimidos sometidos a Trasplante de Mdula Osea (TMO). a) Comprobar el patrn de las caractersticas clnicas de los pacientes susceptibles de estudio. b) Listar los microorganismos responsables y evaluar su patrn de resistencias en las unidades clnicas implicadas. c) Revisin y evaluacin bibliogrfica. d) Designacin de personas del Servicio de Farmacia que van a formar parte de este estudio. e) Designacin de personas de otros servicios implicados que van a formar parte de este estudio. f) Redaccin de la propuesta de borrador por parte del Servicio de Farmacia. g) Reunin conjunta con los servicios implicados y discusin del borrador. h) Consenso y aprobacin del protocolo. i) Presentacin del protocolo a mdicos

implicados. j) Implantacin. k) Registro y seguimiento de utilizacin. l) Revisin y actualizacin. DISENO DE INDICADORES PARA CADA OBJETIVO Objetivo: poner en marcha un protocolo de utilizacin de medicamentos en la profilaxis antifngica en pacientes inmunodeprimidos sometidos a Trasplante de Mdula Osea (TMO). Criterio: Todos los pacientes sometidos a TMO deben estar incluidos en el protocolo. Estndar: 100% Indicador:
N. de pacientes incluidos en el protocolo 100% N. pacientes con TMO

Fuentes de informacin: Listado de pacientes sometidos a TMO. Historias clnicas. Mtodo: Prospectivo. Muestra: 100% pacientes intervenidos. Responsable: Farmacutico. Frecuencia de evaluacin: Semanal.

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GESTION DE LA MEJORA DE LA CALIDAD EN EL PROCESO DE ADQUISICION Y DISTRIBUCION DE FLUIDOTERAPIA

VILLAMAAN BUENO, E. (FIR III)
Coordinador: JIMENEZ CABALLERO, M.E. Hospital Universitario La Paz (Madrid)

INTRODUCCION La mejora de la calidad es uno de los objetivos que se persigue desde las distintas estructuras del sistema sanitario. A nivel hospitalario y concretamente el Servicio de Farmacia debe garantizar la calidad de los resultados de la farmacoterapia, a travs de la calidad del propio medicamento y de la alta calidad del conjunto de los subprocesos que constituyen el proceso farmacoteraputico. Segn la OMS, una atencin sanitaria de calidad es la que identifica las necesidades de salud (educativas, preventivas, curativas y de mantenimiento) de los individuos o de la poblacin de una forma total y precisa, y destina los recursos necesarios (humanos y otros) a estas necesidades, de forma oportuna y tan efectiva como el estado actual de conocimiento lo permita. Dado que los servicios sanitarios afectan al bienestar de la poblacin y

consumen importantes recursos, se hace necesario aplicar modelos tcnicos de gestin para que los requerimientos permitan proporcionar servicios de calidad de forma eficiente. Para desarrollar cualquier estudio de evaluacin y mejora de la calidad es necesario definir previamente algunos conceptos: Calidad de un producto o servicio: grado de aproximacin de cada una de sus caractersticas o propiedades a las de su prototipo. Criterios de evaluacin: condiciones que ha de cumplir la prctica para que sea considerada de calidad. Son variables fundamentales a medir durante la realizacin del estudio a fin de detectar, confirmar y evaluar el peso de las diferentes causas de un problema. Estndares: especificacin cuantitativa del nivel deseado de cumplimiento del criterio. Indicadores: parmetros mensurables que especifican las

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Manual de Farmacia Hospitalaria

actividades, hechos, incidentes y resultados que han de ser monitorizados. Es una medida cuantitativa que puede usarse como gua para controlar y valorar la calidad de un determinado aspecto del servicio. La mejora de la calidad se conseguir reduciendo las deficiencias del proceso. La medida de las deficiencias es una fraccin que ha servido de base para la elaboracin de indicadores que permiten comprobar el cumplimiento de los criterios de calidad.
Calidad = Frecuencia de deficiencias Ocasiones de deficiencias

METODOLOGIA Al gestionar la calidad en general deben aplicarse cuatro elementos bsicos: Fijacin de objetivos. Planificacin de actividades y recursos necesarios para el logro de los objetivos. Organizacin de las actividades y los recursos. Evaluacin de la consecucin de los objetivos. Teniendo en cuenta estos cuatro elementos, en la organizacin de cualquier proceso para mejorar la calidad del mismo se sigue el siguiente esquema 1: Estas herramientas pueden ser utilizadas en la gestin de la calidad fijndose objetivos de calidad por perodos y seleccionando aquellos que tengan una mayor repercusin en el paciente. Los procedimientos para la deteccin de posibilidades de mejora son:
MEJORA

OBJETIVO Desarrollar un estudio de evaluacin y mejora de la calidad en el proceso de adquisicin y distribucin de soluciones para fluidoterapia.
DETECCIN

Esquema 1
DE POSIBILIDADES DE

Priorizacin Reevaluacin Anlisis causal

Implantacin

Definicin de criterios

Anlisis de acciones de mejora

Diseo de estudios de evaluacin

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El Servicio de Farmacia

Tcnica de brainstorming. Tcnica nominal de grupo. Estudios de opinin, de satisfaccin o insatisfaccin. Estudios de monitorizacin. Estudios de perfiles. Estudios de registros. Estudios de incidencias. Una vez identificados los problemas se priorizar en funcin del nmero de pacientes afectados, riesgo, coste e influencia externa. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
DEMING, W.E. Calidad, productividad y competitividad. Madrid, Daz de Santos, 1989. ISHIKAWA, K. Introduccin al control de calidad. Madrid, Daz de Santos, 1996. JURAN, J.M. Juran y el liderazgo para la calidad. Madrid, Daz de Santos, 1990. Criterios y Estndares de prctica para Servicios de Farmacia Hospitalaria. Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacuticos 1990. Indicadores de Garanta de Calidad en Farmacia Hospitalaria. Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacuticos, 1995. XII Curso de Metodologa de Garanta de Calidad en Farmacia de Hospital. Vocala Nacional de Hospitales. Madrid, 26-31 de octubre de 1997.

por desabastecimiento de suero glucosado 5% de 250 cc. Ante esta situacin se decide hacer un seguimiento de todo el proceso de gestin de fluidoterapia, analizando las posibles causas y proponiendo soluciones.

CUESTIONES a) Establecer el circuito del proceso, desde la adquisicin hasta la distribucin y analizar en cada paso posibles causas del problema (estructura, organizacin, actitud, etc.). Diagrama causa-efecto de Ishikawa. b) Definir los criterios, estndares e indicadores de buena prctica que permitan proporcionar un servicio eficiente.

DISCUSION Una gestin deficiente de productos para fluidoterapia supone un problema importante a nivel hospitalario debido al gran nmero de pacientes que pueden verse afectados y al alto coste por mala gestin. Para el anlisis causal del problema se propone establecer previamente el circuito de todo el proceso y despus elaborar el diagrama causa-efecto: Una vez completado el diagrama se establecern los criterios, estndares e indicadores, por ejemplo:
Estndares 90% 85%

CASO PRACTICO PLANTEAMIENTO Se detecta un aumento de las reclamaciones desde el Servicio de Ciruga
Criterios

Existir un sistema de control de existencias que asegure la continuidad de la dispensacin de sueros, estableciendo un rango para cada tipo de suero. Se documentarn las roturas de stock, analizndose las causas y el tipo de suero.

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Manual de Farmacia Hospitalaria Circuito Servicio de Farmacia Farmacutico Pedido

Solicitud Fluidoterapia

Servicio Clnico

Orden de dispensacin

Albaranes Laboratorio

Fluidoterapia

Almacn

Fluidoterapia

Diagrama de Ishikawa Adquisicin Gestin de compras inadecuada Almacenamiento Disposicin desordenada Aumento de la demanda Efecto El suero glucosado al 5% no llega al paciente Recepcin El laboratorio enva el producto con retraso Distribucin Se sirve un suero equivocado
de sueros existentes ese mes N. de inventarios de sueros realizados N. de inventarios propuestos

Recogida de datos: de albaranes, solicitud de pedido de las plantas e impreso de inventario de sueros del almacn. Asignacin de un responsable Farmacutico y celadores encargados de los sueros. Indicadores:
N. de tipo de suero fuera de rango en un mes N. total de especialidades

x 100

Una vez calculados los indicadores se analiza la concordancia con los estndares deseados y se proponen acciones de mejora, se implantan y se reevala el proceso con los mismos indicadores propuestos.

x 100

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GARANTIA DE CALIDAD EN LA ATENCION FARMACEUTICA AL PACIENTE VIH

LARRUBIA MUNOZ, O. (FIR III)
Coordinador: JIMENEZ CABALLERO, E. Hospital Universitario La Paz (Madrid)

INTRODUCCION La correcta utilizacin de medicamentos implica el aseguramiento de la calidad en los procesos de prescripcin, dispensacin y administracin de medicamentos, para que al paciente le llegue la terapia ptima para su patologa concreta. El farmacutico debe participar de forma directa en el cuidado de los pacientes y as la Atencin Farmacutica fue definida en 1993 por la American Society of Health-System Pharmacists, como un proceso de cooperacin para la provisin responsable de farmacoterapia con el objetivo de conseguir resultados ptimos que mejoren la calidad de vida del paciente considerado individualmente.

METODOLOGIA La metodologa de evaluacin y mejora de la calidad incluye la deteccin de problemas o reas de mejora, priorizacin, anlisis causal, propuesta de soluciones, evaluacin de los resultados obtenidos. Dentro de la metodologa de garanta de calidad, se elaboran criterios o condiciones que ha de cumplir una prctica para considerarse de calidad. Para cada criterio se establece un estndar o nivel de cumplimentacin deseado y un indicador que nos mida el resultado real. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
ASHP Guidelines on a Standardizad Method for Pharmaceutical Care. Am J Health-Syst Pharm, 1996; 53:1713-6. DEMING, W.E. Calidad, productividad y competitividad. Madrid, Daz de Santos, 1989. DIANE GOODWIN, S. (De). Pharmaceutical care for patients with HIV infection. The Annals of Pharmacotherapy, 1992; May, vol. 26:698. FARRIS, K.B., KIRKING, D.M. Assessing the quality of pharmaceutical care II. Application of concepts of

OBJETIVO Instaurar un programa de mejora continua de la calidad en la atencin farmacutica a los pacientes en rgimen ambulatorio.

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Manual de Farmacia Hospitalaria

quality assessment from medical care. Ann Pharmacother, 1993; 27:215-23. JURAN, J.M. Juran y el liderazgo para la calidad. Madrid, Daz de Santos, 1990. American Society of Hospital Pharmacist. ASPH statement on pharmaceutical care. Am J Hosp Pharm, 1993; 50:1720-3. Criterios y Estndares de prctica para Servicios de Farmacia Hospitalaria. Consejo General de Colegio Oficial de Farmacuticos, 1990. Guidelines on Pharmaceutical Services for Ambulatory Patients. Am J Hosp Pharm 19 ASHP, 91; 48:3115. Indicadores de garanta de calidad en farmacia hospitalaria. Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacuticos, 1995. Pharmacistsprovision of continuity of care to patients with human immunodeficiency virus infection. Am J Health-Sys Pharm, 1996; 53:1013-7.

que pueden incidir en el incumplimiento teraputico. b) Evaluar el programa de Atencin Farmacutica que estaba implantado, elaborando criterios de calidad, estndares e indicadores. Para una mejor comprensin del problema, se describe el circuito que se lleva a cabo en la dispensacin a pacientes VIH ambulatorios: El mdico realiza la prescripcin en unas hojas especialmente diseadas para estos pacientes, multicopiativas, que permiten con la misma hoja retirar la medicacin para tres meses sin tener que cumplimentar una nueva prescripcin. Cuando el paciente acude por primera vez, o ante un cambio de tratamiento, el paciente es atendido personalmente por un farmacutico, que completa la hoja farmacoteraputica y le suministra informacin verbal y escrita de los frmacos antirretrovirales. Posteriormente, el paciente acudir cada mes a retirar la medicacin al Servicio de Farmacia. Un farmacutico validar que la prescripcin sea adecuada, en dosis, principio activo y que no haya posibles problemas asociados a la medicacin, realizndose en los casos necesarios la intervencin farmacutica, que quedar registrada en la hoja de seguimiento farmacoteraputico y en la base de datos del programa de dispensacin a pacientes externos. DISCUSION

CASO PRACTICO PLANTEAMIENTO Paciente VIH positivo, que acude a la farmacia del hospital a recoger medicacin antirretroviral 1 mes ms tarde de lo que le correspondera. Ante la sospecha de que no se trate de un caso aislado, se realiza un seguimiento de dos meses de duracin, en el que se comprueba el grado de cumplimiento teraputico mediante la evaluacin de la concordancia entre las fechas en las que el paciente viene y las que le correspondera venir. Se detecta un incumplimiento mayor de un 20%, por lo cual se decide evaluar la calidad del programa de Atencin Farmacutica que estaba instaurado, para ver si es preciso modificarlo. CUESTIONES a) Realizar un anlisis de las causas

El incumplimiento teraputico en pacientes VIH es un problema importante que afecta a gran nmero de pacientes y

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El Servicio de Farmacia

que puede conducir a la ineficacia del tratamiento y a la aparicin de resistencias. En el anlisis causal del incumplimiento teraputico hay que pensar en problemas estructurales (horarios que dificultan que el paciente recoja su medicacin), relacionados con el medicamento (efectos adversos frecuentes que motivan un incumplimiento teraputico), problemas de actitud o postura del paciente (falta de valoracin del cumplimiento teraputico, situacin social, nivel cultural). Se establecieron los siguientes criterios, estndares e indicadores: a) Todos los pacientes recibirn el tratamiento adecuado en principio activo, dosis y pauta prescrita por el mdico para un mes. El estndar es del 100% Indicador:
N. total de medicamentos correctamente dispensados N. total de medicamentos dispensados x 100

hoja informativa y farmacoteraputica N. total de nuevos casos o reinicios con ese tratamiento

x 100

La recogida de datos se realizar de forma mensual por el farmacutico responsable de dispensacin a pacientes externos. c) Inters o utilidad de la informacin recibida por el paciente Se realizar por una encuesta retrospectiva. El estndar se fija en un 90%. Indicador:
N. de respuestas favorables N. de respuestas totales x 100

El indicador se calcula en los tres primeros meses de la evaluacin de la Atencin Farmacutica y se realizar por el farmacutico residente de dispensacin. d) Siempre que se sospeche incumplimiento teraputico, se realizar una intervencin farmacutica. El estndar se fija en un 100% Indicador:
N. de pacientes en los que se ha intervenido N. total de pacientes en los que se ha detectado incumplimiento x 100

La recogida de datos es trimestral, (adems de las posibles reclamaciones), por una auxiliar de dispensacin. b) Todos los pacientes recibirn en la primera visita una informacin de los frmacos antirretrovirales de forma verbal y escrita por un farmacutico y se completar la ficha farmacoteraputica. El estndar se fija en 95% Indicador:
N. de tratamientos nuevos que reciben

Se calcular con una frecuencia trimestral, siendo misin del farmacutico responsable de la dispensacin a pacientes externos. e) Grado de satisfaccin de la atencin

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Manual de Farmacia Hospitalaria

farmacutica realizada Se medir mediante una encuesta entre los pacientes que se haya realizado una intervencin farmacutica. El estndar se establece en un 90%. Indicador:
N. total de intervenciones con respuesta favorable N. total de intervenciones farmacuticas x 100

La recogida de informacin se realizar a travs de una encuesta, por el farmacutico residente de dispensacin cada 3 meses (la encuesta puede ser conjunta con la de evaluacin de la informacin recibida). f) Criterio de eficacia del tratamiento Indicador:
N. de reingresos no esperados N. total de reingresos

Mide de forma indirecta el grado de cumplimiento teraputico. Es un indicador difcil de medir y hay que interpretarlo con precaucin ya que puede estar afectado por otros factores. La informacin se recoger cada 3 meses por el mdico que atiende habitualmente al paciente. Posteriormente al clculo de indicadores, se realiza un anlisis de resultados entre los ndices obtenidos y el estndar que habamos establecido, lo cual puede llevarnos a reevaluar el proceso o circuito estableciendo mejoras para resolver posibles problemas.

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GESTION ECONOMICA Y DE RECURSOS. ADQUISICIONES

CASTELLANOS LACAR, C. (FIR III), HERRANZ ALONSO, A. (FIR III)
Coordinador: IDOATE GARCIA, A. Hospital Clnica Universitaria de Navarra (Pamplona, Navarra)

INTRODUCCION Durante los ltimos aos la actividad de los farmacuticos de hospital ha sufrido cambios como consecuencia de una mayor preocupacin por los aspectos econmicos y su repercusin en la gestin asistencial del hospital. Para el desarrollo adecuado de estas actividades, el farmacutico ha tenido que adquirir conocimientos de unas materias de las cuales ha recibido poca formacin durante su etapa universitaria. OBJETIVOS El farmacutico de hospital, al igual que otros profesionales sanitarios, debe buscar la mxima eficiencia en la distribucin de los recursos tanto materiales como humanos que emplea, as como coordinar dichos recursos para que se cumplan los objetivos generales del hospital. Para una buena gestin econmica, debe conocer e interpretar la informacin

econmica general del hospital contemplando tanto los balances de situacin (es decir, la situacin patrimonial neta), como las cuentas de explotacin (incidencia que tienen los frmacos y el material sanitario en los gastos globales) y las memorias anuales del centro. Debe tambin, establecer normas para que el trabajo de las personas del Servicio de Farmacia sea eficiente y eficaz, as como motivar a dicho personal para conseguir los objetivos buscados. METODOLOGIA INTEGRACION DE LAS ACTIVIDADES EN EL CONJUNTO DEL HOSPITAL El farmacutico de hospital tiene una serie de responsabilidades encaminadas a conseguir que la actividad del Servicio de Farmacia est integrada en la actividad global del hospital, con el fin de conseguir el mximo aprovechamiento de los

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Manual de Farmacia Hospitalaria

recursos disponibles. Entre responsabilidades podemos citar:

estas

GESTION DE LOS RECURSOS Conocer lo que comporta la gestin: Manejar, controlar y dirigir. Una de las claves para gestionar econmicamente es poseer informacin, la cual tiene que ser fiable. Saber comunicar la informacin disponible y hacerla inteligible a los dems. Poseer un proceso automatizado para la adquisicin y distribucin de los productos dispensados por el Servicio de Farmacia, as como de todas las actividades que se realizan en el Servicio. Realizar el tratamiento de datos ms oportuno y gil posible. Transparencia en la gestin. Todas las normas de gestin deben constar por escrito. APLICACION A LA GESTION DE COMPRAS Centrndonos en el Servicio de Farmacia, el coste de los medicamentos y del material sanitario suponen el porcentaje ms importante del presupuesto de la farmacia, lo que explica la importancia de una buena gestin de compras. Para una adecuada gestin de compras hay que considerar varios aspectos: Determinacin de objetivos. El objetivo fundamental es satisfacer las necesidades controlando el gasto. Adecuada seleccin de productos. Existencia de una Gua Farmacoteraputica y Gua de Productos Sanitarios que eviten las duplicidades y

Cumplimiento de los objetivos del hospital y desarrollo del personal. Responder a presiones internas y externas (gerentes, estancia de pacientes, utilizacin de medicamentos...). Negociar con otros departamentos (enfermera, departamentos mdicos...). Supervisar el trabajo dentro y fuera de la farmacia. Representar al personal de la farmacia. Dar respuesta a las necesidades del hospital, controlando el gasto. Sera difcil determinar cul de estas actividades tiene mayor importancia que las dems. Aunque el xito en la gestin de un Servicio de Farmacia radica en un equilibrio entre todas ellas, la situacin actual parece que concede mayor trascendencia a la gestin de los recursos econmicos. FACTORES CONDICIONANTES DE LOS COSTES ASISTENCIALES Cuando se habla de gestin econmica, se hace referencia a los costos globales que inciden en un hospital y que vienen condicionados por distintos factores, entre los que cabe destacar: Tipo de paciente. Actividad del hospital. Recursos empleados para atender a los pacientes. Costos por procedimiento.

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El Servicio de Farmacia

productos innecesarios. Criterios de seleccin. Establecimiento de polticas institucionales y departamentales entre las que podemos incluir la existencia de una Comisin de Farmacia y Teraputica en el hospital. Negociacin con proveedores en relacin a los precios con el fin de conseguir los ms bajos posibles sin comprometer la calidad de los productos a comprar. Negociacin de los contratos y cumplimiento de plazos. Establecimiento de un sistema de adquisiciones gil y eficaz. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
MAS, M.P. Evaluacin y mejora de la calidad. En: Sociedad Espaola de Farmacia Hospitalaria. Farmacia Hospitalaria, 2.a edicin, Madrid, EMISA, 1992, pp. 73-90. NORMAN, V. CAROL. Financial Management for Pharmacists: A Decision Making Approach. Philadelphia: Lea-Febiger, 1991. RIBAS, J.; BUENO, V., y NAPAL, V. Gestin econmica de un Servicio de Farmacia. En: Sociedad Espaola de Farmacia Hospitalaria. Farmacia Hospitalaria, 2.a edicin, Madrid, EMISA, 1992, pp. 289-306. VARO, J. Gestin estratgica de la calidad en los Servicios Sanitarios. Un modelo de gestin hospitalaria. Madrid: Ediciones Daz de Santos, 1994.

paciente. El laboratorio ofrece al farmacutico dicho producto al precio de 238 pesetas la dosis, frente a las 69 pesetas de un vial convencional de gentamicina de 80 miligramos. CUESTIONES Para las dosis de 80 miligramos, resulta rentable para el hospital utilizar la nueva presentacin en relacin a la presentacin tradicional? DISCUSION Para conocer el verdadero coste de un producto para el hospital es necesario establecer el coste global independientemente del coste neto de su adquisicin. Para el clculo de los costes asociados a un frmaco, hay que tener en cuenta los procesos que intevienen desde la adquisicin del mismo hasta su administracin al paciente. Los costes incluidos en estos procesos pueden agruparse en: Costes de adquisicin: Coste del producto, preparacin del pedido, recepcin del mismo, almacenamiento... Costes de preparacin y dispensacin de cada dosis a las unidades de enfermera. Costes de administracin del medicamento al paciente (preparacin cuando sta sea necesaria, administracin propiamente dicha, vigilancia de la infusin...).

CASO PRACTICO PLANTEAMIENTO Un laboratorio farmacutico introduce en el mercado una nueva presentacin de un antibitico a dosis estndar (por ejemplo: gentamicina 80 mg) prediluida y preparada para su administracin al

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Manual de Farmacia Hospitalaria

Cuando se comparan dos alternativas, algunos de los costes son comunes (normalmente los referentes a adquisicin), por lo que no es necesario tenerlos en cuenta a la hora de determinar las diferencias entre ambas. Los costes de las actividades no comunes son los que en este caso se deberan valorar y en concreto los relativos a la preparacin de la dosis antes de la dispensacin a la unidad de enfermera Preparacin de una dosis de gentamicina de 80 mg a partir del vial tradicional Dado que el medicamento se administra por va intravenosa y suponiendo una preparacin centralizada de la mezcla en el servicio de farmacia bajo condiciones de flujo laminar horizontal (CFLH), es necesario valorar los gastos directos derivados de la CFLH (amortizacin de la misma, gastos por el recambio de filtros y gastos de electricidad), as como el material fungible que se utiliza para garantizar las condiciones de esterilidad de la preparacin (guantes, mascarilla, gasas para la limpieza...). Como la administracin de gentamicina por va intravenosa se realiza

en perfusin de 30 minutos de duracin, es necesario diluir el contenido del vial en 100 mililitros de una solucin de cloruro sdico 0,9%, y emplear para ello material fungible (aguja de frasco y jeringa de 2 ml). Para completar el coste total de la preparacin de la dosis del antibitico, hay que aadir el coste de los recursos humanos necesarios (tiempo de enfermera). Cuando el antibitico preparado de esta forma llega a la unidad de hospitalizacin no es necesaria ninguna manipulacin previa a su administracin al paciente, y nicamente hay que emplear los equipos adecuados para la infusin (que en la mayor parte de las ocasiones van a depender del estado del paciente). Preparacin de una dosis de gentamicina de 80 mg empleando la nueva presentacin Los costes anteriormente citados no existen, ya que no es necesario realizar ninguna manipulacin al medicamento antes de su dispensacin a las unidades de enfermera.

Tabla 1 Presentacin tradicional Bienes y servicios Compras y suministros Recursos humanos CFLH (amortizacin, filtros, luz) Material fungible (guantes, gasas, mascarilla...) Aguja de frasco, jeringa, envase de NaCl 0,9% Tiempo de enfermera Nueva presentacin Ninguno Ninguno Ninguno Ninguno

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El Servicio de Farmacia

La administracin al paciente se realiza empleando los mismos equipos que en el caso anterior. En consecuencia y comparando las dos alternativas, los costes derivados de la preparacin de una dosis de gentamicina antes de su dispensacin a una unidad de enfermera pueden resumirse en la tabla 1. Si consideramos todos estos aspectos, la utilizacin de la nueva presentacin de gentamicina de 80 mg resulta ms rentable para el hospital en relacin a la

presentacin tradicional (vial 80 mg).

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GESTION ECONOMICA Y DE RECURSOS. PERSONAL

HERRANZ ALONSO, A. (FIR III), CASTELLANOS LACAR, C. (FIR III)
Coordinador: IDOATE GARCIA, A. Clnica Universitaria de Navarra

INTRODUCCION Los recursos humanos son un aspecto fundamental para el correcto, eficiente y competitivo desarrollo de cualquier actividad. En el sector sanitario este hecho es an ms relevante por la especificidad de sus servicios que exige una clara relacin personalizada en su prestacin y alto grado de capacitacin de sus trabajadores, lo que se traduce lgicamente en la importancia relativa de los costos de personal en el conjunto de los costos sanitarios. Para la planificacin del personal en un Servicio de Farmacia es importante la existencia de un documento escrito que identifique los objetivos e ideas del departamento. Este documento debe abarcar la filosofa de trabajo del departamento y debe ser congruente con la misin del hospital donde se desarrolla. Este debe ser el punto de partida para el diseo y estructura de, nuevos o adaptados, procesos y servicios. Debe identificar las competencias del departamento e

identificar qu valores son esenciales. Deben tenerse claros cules son los objetivos del departamento para poder determinar un personal y una estructura de servicios efectiva. OBJETIVOS Disponer de un programa de recursos humanos y utilizacin de personal adecuado para el nuevo enfoque de farmacia clnica. Maximizar el uso del personal disponible y programarse para futuras necesidades. METODOLOGIA 1.a FASE: Considerar el hospital donde se trabaja y su modelo de financiacin. En la mayora de las instituciones hay polticas de restriccin lo que plantea dificultades para aplicar un programa con expansin de personal, aunque terica-

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El Servicio de Farmacia

mente sea coste-efectivo. En este caso para aumentar la productividad debe examinarse cmo usar el personal existente y el sistema de procesos y procedimientos en el departamento. 2.a FASE: Examinar las tendencias actuales en la prctica de la farmacia clnica. No existen dos servicios iguales, pero en el planteamiento debe ser considerada la nueva orientacin de la profesin. Hay que ver cmo se organizan los recursos para introducir estos nuevos conceptos. Anticiparse a las tendencias en la formacin. En la mayora de las universidades se tiende a poner nfasis actualmente en los aspectos clnicos de la profesin. 3.a FASE: Considerar el presupuesto del departamento. Cuando se plantean necesidades de personal debe valorarse la flexibilidad disponible para cambiar el presupuesto existente para implantar o cambiar servicios. En la mayora de los casos, cambios significativos de personal nicamente son posibles durante la preparacin anual del presupuesto. Debe reflejarse de forma clara cmo el cambio propuesto afecta desde el punto de vista clnico y econmico al cuidado del paciente. 4.a FASE: Identificar los conocimientos requeridos para ocupar un puesto segn el

cometido del departamento, para servicios clnicos y/o de distribucin. 5.a FASE: Evaluar las competencias del personal actual. Hacer un inventario de los niveles de competencia del personal existente (tanto profesionales como tcnicos) y determinar la diferencia entre lo que se tiene y lo que se necesita. 6.a FASE: Discutir cmo se puede utilizar al personal existente de forma efectiva. Revisar la delegacin de responsabilidades y discutirla a todos los niveles en la prctica de la farmacia. 7.a FASE: Valorar las necesidades inherentes al cambio y sus consecuencias. Proyectar los mnimos requeridos para implantar cambios en el servicio. No son absolutos. Si la misin incluye funciones clnicas debe asegurarse suficiente equipamiento y personal de soporte para asegurar que los farmacuticos sean capaces de desarrollar actividades clnicas. Tener en cuenta el espacio disponible para acomodar al personal y los elementos fsicos (frmacos, ordenadores, cabinas de flujo laminar) necesarios para realizar el cuidado farmacutico.

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Manual de Farmacia Hospitalaria

Valorar el coste del equipamiento necesario. Necesidad de adquirir por ejemplo teminales de ordenador para introducir rdenes mdicas desde una planta. 8.a FASE: Emitir la propuesta de necesidades de forma coherente, completa y clara. Orientarla hacia aquel que debe tomar la decisin. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
CHASE, P.A. Human resources management for a Hospital Pharmacy Department. Am J Hosp Pharm, 1989; 46: 1162-1169. GORDON, D. y RICH, D.S. Human resources management a carreer development: a shared responsability. Top Hosp Pharm Manage, 1986; 6: 74-79 LEE, P. THPM viewpoint: a philosophy for management. Top Hosp Pharm Manage, 1984; 4: 75-80. SMITH, J. Integration human resources and programplanning strategies. Am J Hosp Pharm, 1989; 46: 1153-1161. Sociedad Americana de Farmacuticos de Hospital. Tcnicas Bsicas para el Ejercicio de la Farmacia Clnica. Health Sciences Consortin, Inc., 1991. Society of Hospital Pharmacy. Human Resources Management. Pharmacy Management Curriculum. ASHP, 1991. Universidad de Navarra. Curso de Administracin de Servicios Hospitalarios de la Clnica Universitaria: El Servicio de Farmacia. Eurograf, S.L. Pamplona, 1992.

tiempo parcial. CUESTIONES Porqu resulta necesaria la presencia de un farmacutico en el Servicio de Oncologa? Qu funciones va a desarrollar? Qu aporta la integracin de un farmacutico en el proceso asistencial del paciente oncolgico? DISCUSION Se requiere enviar a la Direccin del hospital un escrito justificando la peticin de personal. La documentacin que se presente debe ser completa, entendible y en un formato aceptable para aquellos que deben tomar la decisin. Asunto Solicitud de un nuevo farmacutico especialista en Farmacia Hospitalaria para integrarse en el Servicio de Oncologa a tiempo parcial. Justificacin de su necesidad Beneficio potencial de su incorporacin. Nuevas actividades y/o solucin de problemas existentes. Cuantificacin de la actividad oncolgica en el hospital y sus condicionantes. Objetivos de su trabajo Mejorar la farmacoterapia en el paciente oncolgico realizando actividades clnicas, de distribucin, de educacin y

CASO PRACTICO PLANTEAMIENTO El Director de un Servicio de Farmacia quiere incorporar un nuevo farmacutico a su equipo de trabajo. Este farmacutico se integrar en el Servicio de Oncologa a

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El Servicio de Farmacia

administrativas. Responsabilidades a) Responsable de la utilizacin y distribucin de medicamentos en el rea de oncologa. Control del proceso de utilizacin de los frmacos citostticos en las unidades de hospitalizacin, para asegurar una terapia costo-efectiva, una buena administracin de los medicamentos, una eficiente distribucin, mnimos stocks de planta. Asumir la responsabilidad, la valoracin y toma de decisiones relativas a los servicios del farmacutico en el rea asignada. Revisar las rdenes mdicas para verificar y confirmar que los frmacos, dosis y vas de administracin son los adecuados, as como terapias concomitantes, incompatibilidades e interacciones. Optimizar la farmacoterapia. Asesorar al personal sanitario en los procesos de manipulacin y administracin de los medicamentos citostticos. Identificacin de problemas relativos a la utilizacin de los medicamentos. Iniciativas de mejora. Asegurarse del cumplimiento de las normas y procedimientos relativos a los frmacos citostticos. b) Asegurarse del uso seguro y efectivo de los medicamentos en todo el proceso. Realizar programas de control de

calidad y velar por su cumplimiento Monitorizacin de frmacos mediante su integracin en el rea de hospitalizacin. Estar cerca del paciente, ver sus problemas mdicos, datos de laboratorio y procedimientos que se realizan en su entorno. Comunicar sus observaciones a otros responsables del paciente, con el fin de mejorar la cadena asistencial. Dar consejo, tanto escrito como oral, sobre consultas en las reas de hospitalizacin sobre ajustes de regmenes de dosificacin segn criterios farmacocinticos, o soporte nutricional. Participar en las urgencias mdicas relacionadas con los efectos adversos de los medicamentos. Deteccin de reacciones adversas y comunicacin de acuerdo al procedimiento establecido en el hospital. Ayudar al personal de enfermera en la educacin del paciente en lo relativo al uso apropiado de los medicamentos. c) Participar en las actividades de educacin relativas a la medicacin del paciente oncolgico, para motivar al personal y mejorar la asistencia. Ofrecer informacin a enfermera y mdicos sobre el uso coste-efectivo de los medicamentos y su administracin. Participar en programas de formacin con otros especialistas de la salud. Participar en la formacin de farmacuticos residentes, estudiantes y otro personal que se incorpore al servicio. Mantener al da sus conocimientos a travs de la asistencia a cursos, conferencias, lectura de revistas de

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Manual de Farmacia Hospitalaria

inters profesional. c) Participar en actividades administrativas y de mantenimiento de la calidad del departamento. Supervisar al personal implicado en la preparacin y distribucin de medicamentos. Participar en estudios de utilizacin de medicamentos. Asegurarse de que se mantienen las prcticas dentro de los mrgenes legales, segn las normas y procedimientos del propio hospital: medicamentos de uso especial, ensayos clnicos. Asegurarse de que las reas de almacenamiento de los medicamentos cumplen las condiciones de limpieza y orden. d) Participar en los objetivos generales del Servicio de Farmacia y de Oncologa.

Promover y contribuir positivamente al trabajo en equipo. Participar en las sesiones clnicas, comisiones y reuniones. e) Desarrollar sus actividades de acuerdo con la filosofa asistencial del hospital. Demostrar respeto y dar seguridad a los pacientes y a sus familiares. Actitud de cortesa con todo el personal. Mantener la confidencialidad sobre el paciente. Promover de forma positiva las relaciones intra y extradepartamentales. Adecuarse a las normas del hospital. Demostrar puntualidad y atencin en el trabajo para asegurar que es operativo dentro del hospital.

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GESTION DE APROVISIONAMIENTO Y GESTION DE STOCKS

ALVAREZ RUBIO, LUIS (ADJUNTO S. FARMACIA), CALLEJON CALLEJON, GADOR (FIR III)
Coordinador: MARTIN CONDE, J.A. Hospital Ntra. Sra. de Candelaria (Sta. Cruz de Tenerife)

INTRODUCCION Los gastos en los servicios de salud representan el captulo de mayor crecimiento en el presupuesto social de los pases desarrollados. Debemos gestionar los recursos mediante unos parmetros de gestin que nos permitan establecer una poltica de compras y de stocks eficaz y rentable para la institucin considerada como empresa.

como materiales. 4. Costes por procedimiento. La responsabilidad y capacidad de control debe estar identificada en el organigrama que viene esquematizado de la siguiente manera:
Director Gerente

Dtor. Mdico

Dtor. Enfermera

Dtor. Dtor. Recursos Gestin Humanos

REQUISITOS PREVIOS PARA LA IMPLANTACION DEL MODELO DE GESTION Cuando se habla de gestin econmica de un Hospital, nos referimos a los costes globales que inciden en l y que vienen condicionados por: 1. Tipo de pacientes que atiende el Hospital; 2. Actividad del Hospital; 3. Recursos empleados para atender a los pacientes tanto humanos

Subdtores. Adjuntos Subdtores. Mdicos Enfermera Gestin

CAPITULOS ECONOMICOS DEL HOSPITAL Captulo I: Nminas o personal, 75%; Captulo II: Compras de bienes y Servicios. Farmacia representa entre 20-35%;

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Manual de Farmacia Hospitalaria

Captulo III: Intereses; Captulo IV: Transferencias corrientes; Captulo V: Amortizaciones; Captulo VI: Inversiones.
Presupuesto del Hospital (100%)

Costes Personal (65%)

Costes suministros 22%

Otros Costes 13%

sustenta una buena gestin de compra: a) Calidad del producto (material de acondicionamiento, presentacin...). b) Servicio del proveedor (tiempo y calidad de entrega.). c) Precio justo (forma de pago, mx. calidad, mn. coste, descuentos otros productos). En la gestin de compras se debe seguir las siguientes premisas: Planificacin y organizacin de las compras. Control de los pedidos recibidos: Agilidad y anlisis ABC de compras. La gestin de adquisicin y stock supone: 1. Suministrar el medicamento adecuado en tiempo adecuado. 2. Reducir al mnimo los costes de existencias, reducir, por tanto, los gastos y recursos invertidos. La informacin referente a los consumos de las unidades del Hospital son: estudio y control de los consumos en el hospital y consumos ambulatorios. Cunto y qu se consume mensual y acumulado, comprobando desviaciones ocurridas y causas. INDICADORES APLICABLES AL SERVICIO DE FARMACIA Es necesario definir unos parmetros que nos permitan conocer y explicar la gestin econmica del servicio de la forma ms objetiva posible. Indicadores asistenciales: dan informacin sobre la actividad del Hospital. N. estancia/ao, N. enfermos/ao, etc. Indicadores de Gestin

Suministros 15%

Farmacia 7%

Es absolutamente imprescindible, disponer de sistemas de informacin centralizados que nos permitan conocer la actividad desarrollada tanto desde el punto de vista asistencial como logstico. El Servicio de Farmacia utiliza un mtodo de anlisis til y sencillo en las gestiones de compras, stocks y consumos. Consiste en aplicar el mtodo de Anlisis ABC. Este anlisis clasifica a los productos en 3 grupos: Producto A: un 20% de los artculos representa un 80% del valor de las existencias. Producto B: un 15% de artculos representan un 15% del valor. Productos C: Un 65% de artculos representan un 5% del valor.

GESTION DE APROVISIONAMIENTO Y DE STOCKS La Farmacia compra los medicamentos por delegacin del Hospital. Los pilares bsicos que

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El Servicio de Farmacia

Econmica. Indicadores del coste farmacutico: Coste medicamento/paciente o estancia o enfermedad. Indicadores de aprovisionamiento del Servicio de Farmacia: Indice rotacin stock (IRS): Indica la rotacin de los productos, cuanto ms alto, reflejar una rotacin mayor. Se calcula realizando el cociente entre el importe del consumo y el importe del inventario promedio. Valor ptimo 7-12. Indice de Eficacia (Ratio): Indica la relacin entre las salidas y entradas, su valor ideal ser 1. Se calcula por el cociente entre el importe de consumos y el importe de compras. Indice de stocks/consumos (ISC): Indica la previsin mensual del stock en relacin con el consumo. Clculo: el cociente entre importe/inventario al mes y el importe consumo mes. Valor ptimo 1-2. Indice de crecimiento: Indica cmo crece el stock mes a mes. Se calcula por el cociente entre compras-consumos y el stock inicio de mes. Valor ptimo 0-0,1 Indice de cobertura: Indica el tiempo que nos cubre el stock disponible. Se calcula por el cociente entre stock fin de mes y consumo medio mensual. Valor ptimo 1 < 1. Indice de aprovisionamiento: Indica si las compras repercuten en el aumento de stock. Se calcula por el cociente entre compras y stock. Valor ptimo 1 < 1. Indice de regularizaciones: Se calcula por el cociente entre el valor en pesetas regularizadas por mes y el consumo mensual todo multiplicado por 100. OBJETIVO Conocer la importancia y peso de la

gestin de recursos asignados al Servicio de Farmacia. METODOLOGIA Identificar el equipo directivo dentro del hospital. Conocer la distribucin del presupuesto del hospital. Determinar las necesidades para poner en marcha la gestin de los recursos del propio servicio. Definicin de los indicadores de gestin de compras y gestin de stocks. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
BUENO CAMPOS. Economa de la Empresa. Ed. Pirmide, 8.a edicin, 1986. FERRIN GUTIERREZ, A. Gestin de stocks de almacenes. Optimizacin de almacenes, 1998. SUAREZ SUAREZ, A. Decisiones ptimas de inversin y financiacin en la empresa. Ed. Pirmide, 1991.

CASO PRACTICO PLANTEAMIENTO Nos encontramos con el Hospital de nivel terciario con 864 camas y con los siguientes datos econmicos en un perodo comprendido de 3 aos sucesivos:
199X3 Compras Consumos Stock Promedio ao199X1 ao199X2 a 1.228 1.105 123 1.267 1.167 100 1.317 1.236 81 o

El ndice de regularizacin del 1.er ao fue de 1,2%, el del 2. ao 1,01% y el 3.er ao 0,8%.
IRS1= 8,9 R1= 1,11 I Cobertura1= 1,33

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Manual de Farmacia Hospitalaria (40 das) I Cobertura2= 1,02 (31 das) I Cobertura3= 0,78 (23 das)

IRS2=11,67 IRS3=15,25

R2= 1,08 R3= 1,06

CUESTIONES Calcular los dems ndices de gestin. Qu estrategia establecera para mejorar la gestin de compras y stocks en este hospital? DISCUSION Para continuar disminuyendo el ndice de regularizacin sera necesario establecer

inventarios rotativos con arreglo al siguiente esquema: Productos A: frecuencia trimestral; Productos B: secuencia semestral; Productos C: frecuencia anual. Esto permite detectar ms fcilmente los errores de asignacin del consumo, de los productos que ms peso del coste tienen. El IRS e IC podran mejorarse transfiriendo a los proveedores el stock que necesitamos, negociando con ellos una disminucin del tiempo de aprovisionamiento para obtener as el producto en el momento que se necesite. Al mismo tiempo se consigue una disminucin de los stocks.

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