Reflexiones : Sobre la importancia del tiempo y como emplearlo en todo lo que hacemos (3) Posted at Junio 19, 2009

Quin no ha oido alguna vez aquello de que el tiempo es oro?. Hay veces que consideramos que esto es una exageracin. Sin embargo en otras ocasiones adecuamos esta expresin a la realidad que nos ocurre con perfeccin. Hagas lo que hagas, emplees el tiempo en lo que lo emplees, debes de tener en cuenta que ese momento es nico y no volver, por lo tanto siempre ser recomendable el saber en que lo gastas porque hay cosas que puedes recuperar en esta vida pero el tiempo no es una de ellas. Hasta que no te valores a ti mismo no valoraras tu tiempo. Y hasta que no valores tu tiempo no hars nada de con l. M.Scott Peck Quedarse con la sensacin de que cuando haces algo has perdido el tiempo es un mala cosa. Solamente el hecho de intentarlo ya significa que no has perdido el tiempo aunque el resultado no sea tan positivo como lo esperado. No obstante a veces acometes actos para pasar el tiempo, eso si que no es muy adecuado. Si algo lo acometes que sea por algn motivo. El tiempo no est para ser malgastado. La prdida de la fortuna puede ser recuperada por una empresa, la prdida de conocimiento por el estudio, la prdida de la salud por el cuidado o la medicina, pero la prdida de tiempo jams se puede recuperar. Samuel Smiles Cuando empieces algo, procura aplicarte en ello, sino para qu lo empezaste?. Mejor hubises dedicado ese tiempo en otro cometido. Si quieres alcanzar el xito en lo que empredas, no escatimes esfuerzos y por lo tanto se generoso con el tiempo que utilizas en su consecucin. Nunca te permitas terminar un da en el que puedas decir Lo har mejor maana. Brigham Young

El tiempo est para ser empleado de un modo eficiente, porque relamente no se puede malgastar en actos que no persigan un fin. Incluso el disfrutar de un da de descanso tiene su finalidad. Cuando comienzas algo, no malgastes el tiempo buscando problemas antes de tenerlos. Si los hay, ya los encontrars. Nunca te pongas excusas. No tienes tiempo para ello, porque si usas tu energa de ese modo, no te quedar energa para hacer todas las cosas que necesitas hacer, como superar obstculos y alcanzar objetivos. Alan Key Nuestros actos se extienden en un horizonte temporal, donde cada tiempo presente pasa a ser pasado en un modo instantneo y el futuro se nos hecha encima de un modo inexorable. El presente fue ayer, el futuro es hoy y el maana no existe (esta es de mi creacin). No pierdas el tiempo pensando en lo pasado, te anclars y no prosperars y no dudes en lo que te puede pasar en el futuro, porque eso se sabr en seguida y te llenar de temores. Recuerda, hoy es el maana acerca del cual te preocupabas ayer. Dale Carnegie En el espacio temporal todo sigue un orden cronolgico por lo tanto no busques confluencias extraas de acontecimientos en lo que realizas. Las cosas si han de pasar pasarn pero no pasa todo a al vez, debemos de saber dosificar esfuerzos. Lo mejor acerca del futuro es que nos llega solo un da a la vez. Abraham Lincoln

Una forma de afrontar tus cometidos es moverte t en tu propio tiempo, es decir, promover tu acciones para que tu tiempo sea lo ms eficiente a la hora de realizar algo. Interioriza conductas y hbitos de trabajo. Te ayudarn a establecer controles sobre tu tiempo y como lo aplicas a tu forma de trabajar.

En lugar de esperar a que las cosas sean mejores, haz una lista de todas las cosas que puedes hacer hasta que la situacin mejore y hazlas. Danielle Kennedy El xito se suele decir que es cuestin de constancia. Si es as, para alcanzarlo en el futuro (que ser rpidamente el presente) deber de hacer lo necesario para ello hoy mismo. No perder el tiempo en anteponer los problemas a que ocurran, no divagar ni buscar excusas es una buena forma. El nico limite a nuestros logros de maana est en nuestras dudas de hoy. Franklin D. Roosevelt Si quieres hacer un buen uso de tu tiempo y quieres tener xito en lo que empredas, tienes que saber que es lo ms importante y entonces poner en ello todo lo que tienes. No escatimar esfuerzos es algo fundamental. Y para terminar una idea cargada de Psicologa Positiva El da ideal nunca llega. Hoy es el da ideal para aquellos que han decidido que as sea. Oratio Dresser IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN DEL TIEMPO La utilizacin de nuestro tiempo debe de estar en funcin de la importancia de nuestras metas y actividades. Si jerarquizamos apropiadamente nuestras metas y actividades, y las realizamos en orden de importancia haremos un excelente uso de nuestro tiempo pues siempre nos enfocaremos a aquello que tiene mayor trascendencia aunque para ello debamos sacrificar otras que sean de mayor relevancia. Uno de los primeros pasos es la planeacin de actividades de acuerdo con un horario. Encontramos frecuentemente personas que todo lo quieren grabar en su memoria y cuando esta falla quedan mal con los compromisos contrados. Las personas que aprovechan mejor su tiempo y cumplen con los compromisos son aquellas que tienen programadas sus actividades utilizando herramientas como: Planeacin y distribucin del tiempo. Esta actividad es lateral a la planeacin del esbozo y guin de la reunin as como la planeacin de la organizacin. Una de las cuestiones ms serias que se afrontan en nuestra poca consiste, al parecer, la falta de tiempo para hacer las cosas. Contar con el tiempo suficiente, sin presiones, es fuente de beneficios incalculables, que van desde la tranquilidad personal hasta el logro de resultados es forma optima. El tiempo es independiente de nuestra conciencia.

De tal manera, acontece que generalmente no se hace un anlisis acucioso de los hechos que afectan el tiempo de cada persona. Como organizar el tiempo que reglas hay para lograr que las cosas se hagan y se aproveche bien el tiempo son: Definir sus metas: Es importante que uno mismo se comprometa a cumplirlas una vez determinadas, e incluso anunciarlas a las personas que estn cerca, como una manera de obligarse a respetarlas. Desarrollar un programa definido. Es conveniente establecer submetas, relacionarlas con los requerimientos y convertirlas en programas diarios, semanales, mensuales. Formular tablas de tiempo. Utilizar eficientemente el calendario no solo de compromisos. Establecer fechas limite razonables, verificarlas estimaciones de tiempo, y contar con algunas tolerancias utilizando agendas de trabajo. Concentrase en lo esencial. Esto significa tratar de simplificar nuestro trabajo, al afecto, pueden relacionarse por escrito los pasos a preveer que sucedera si se eliminan algunas cosas o si cambia a su consecuencia.

Registrar las horas de trabajo puede ser uno de los grandes desafos cuando trabajas para varios clientes: qu pasa si te olvidas? Si te levantas para descansar, responder emails, etc. y no recuerdas pausar el reloj? Y si chequeas tu reloj y ves que se ha detenido, o si se traba tu computadora y no sabes cuanto tiempo ha transcurrido? Si bien a veces surgen inconvenientes, la eficiencia con la cual registras el tiempo que le brindas a cada proyecto y cliente depende de ti y cuan organizada ests. Considera lo siguiente para evaluar tu situacin y elegir el mejor software para tu negocio: siempre trabajas desde la misma computadora? Trabajas sola o tienes socias? Cuntos clientes tienes? Cunto puedes pagar por mes para utilizar un servicio que registra tus horas? Quieres que el software incluya un servicio de facturacin? No te preocupes! Hoy existen fantsticos recursos que nos ayudan a llevar registro exacto del tiempo que trabajamos para cada cliente, y algunos vienen con funciones extras muy interesantes para tu negocio y tambin para tus clientes! Con tus respuestas a las preguntas anteriores en mente, lee mis crticas sobre programas recomendados y No recomendados -en base a mi experincia, para registrar tu tiempo:

Mejora el uso de tu tiempo. Registra tus actividades

Julio 10, 2008 in gestin de tiempo

Un paso muy importante antes de asumir una metodologa de gestin de tiempo suele ser conocer en que invertimos el nuestro o en que lo gastamos. Esta prctica es muy poco utilizada y suele parecer completamente tediosa a muchas personas. Para saber como invertimos nuestro tiempo es importante registrar de manera sistemtica todo lo que hacemos durante el da. Esto suele ser llamado sistema de Time Tracking o registro de tiempo. En este post lo denominar como registro de actividades (Yo prefiero llamarlo as porque este registro o seguimiento de tiempo no solo lo uso para tomar tiempos, sino historial de actividades y doy mucha importancia a las notas tomadas en cada tiempo.). Esto es, debemos de tener un log instantneo de las actividades que estamos haciendo sean de trabajo o no. Segn algunos expertos en el tema esto debera hacerse por lo menos durante una semana continuada. Yo particularmente aconsejo hacer del registro de actividades una prctica habitual. Ahora se preguntar que registro?, y yo digo, en lo posible TODO de manera cronometrada porque necesitas saber EN QUE DESPERDICIAS tu TIEMPO. Por ello debes registrar cuanto tiempo ests trabajando (y que haces), cuanto tiempo vas a comer, a fumarte un cigarrillo, al bao, cuanto tiempo duermes, juegas o compartes con tus hijos. (Este nivel de detalle es aconsejable solo por un tiempo, luego debes registrar el tiempo durante las horas laborales y peridicamente repetir el ejercicio). Como hacerlo?. Pues la forma ms bsica es con un cronmetro y un papel haciendo anotaciones clasificadas de las actividades, por ejemplo, trabajo, ocio, comida, llamada, reunin, etc. y tomando una pequea nota de lo que realizas y cuanto tiempo te lleva. Ahora bien, puedes usar un sistema de registro automtico de tiempo si tu trabajo lo realizas en un ordenador, esto te permite semiautomatizar el inicio y fin de las tareas y la toma de notas y clasificacin. Que puedo ganar?. Al final del ejercicio (diario, semanal, mensual, etc) podrs sacar indicadores del tiempo que inviertes en las diferentes actividades que realizas y con ellas puedes determinar que actuaciones puedes tomar para optimizar el uso de tu tiempo. Por ejemplo, puedes deducir que el nmero de horas que dedicas al trabajo es excesiva y las de ocio mnimas y esto puede ser contraproducente y afectar el rendimiento, o lo contrario. Para que ms me puede servir?. El registro de actividades sirve para llevar una bitcora propia de cosas que haces y que en dos semanas ya ni te acuerdas (Sobretodo si usas un sistema semiautomtico no intrusivo). Este registro le puedes usar para:

Hacer informes de actividades. Ayudar a recordarte que ya has hecho algo. Para ayudar a controlar o gestionar tu todolist cuando no lo has actualizado a tiempo. Para determinar cuanto tiempo efectivo inviertes en una tarea en la que habas planificado un tiempo X. Para determinar el tiempo que inviertes en ti mismo y en tu formacin personal. Para determinar el tiempo que has invertido en un proyecto de manera cuantitativa ms excta.

Para validar el grado de exactitud con el que haces tus predicciones de cuanto tiempo puedes invertir en un trabajo y de esta manera mejorar esos estimativos. Para darte cuenta que muchas predicciones de tiempo hacen pasar por alto muchos detalles que debes tener en cuenta para analizar el tiempo que llevara hacer algo. Para conocerte a ti mismo. etc, etc, etc.

Planificar Indiscutiblemente y en efecto si queremos rendir y sacar la mayor cantidad de cosas en el tiempo adecuado, es lo que tenemos que hacer. La planificacin solo tiene sentido si se hace de manera continuada, con metodologa y efectivamente somos capaces de cumplir con un alto grado lo que hemos planificado. La planificacin de tu tiempo exige como mnimo: 1. Llevar una lista de tareas. 2. Priorizar las tareas basado en el grado de importancia y la urgencia de las tareas. 3. Planificar las tareas (Ponerlas en un calendario). Mi experiencia Como experiencia propia puedo comentar que dentro de mi metodologa de planificacin tengo: 1. Una gran lista de tareas organizada por proyectos que tambin incluyen las tareas personales y las relacionadas con objetivos personales. 2. Realizo una planificacin mensual, semanal y diaria. 3. De manera ms o menos peridica le doy un repaso a la lista de tareas global y tacho lo que efectivamente veo que ya no puedo hacer y que no es relevante.