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Manual del Usuario - Organizador de Ventas

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Contenido
Inventario - Recepcin de inventario - Codificacin de Inventario Informacin diversa Etiquetas - Clientes Etiquetas - Articulos Taller de etiquetas Contraseas pgina 2 pgina 2 pgina 3 pgina 5 pgina pgina pgina pgina 5 5 5 6

Archivos - Cliente - Reconciliacin en efectivo - Estadisticas Mantenimiento - Cuentas a cobrar - Facturacin - Orden de compra - Producto devuelto - Personal - Correo electrnico - Proveedor - Ayuda Solucin de problemas Para terminar, algunos datos

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Inventario
Recepcin de inventario
Este archivo es el punto de partida. Todos los productos deben registrarse aqu. Puede ingresar la informacin que se encuentra en el albarn del proveedor. El icono Nuevo se utiliza para crear un registro nuevo. Un registro puede contener varios artculos recibidos del proveedor. No haga clic en este botn para cada artculo recibido. 1) Para ingresar un nuevo artculo, realice los pasos siguientes: A) Seleccione el nombre del proveedor. B) Especifique un cdigo de producto en el campo Cdigo de producto. C) Especifique informacin adicional acerca del producto en los campos subsiguientes. D) Cuando el cursor parpadea en el campo rojo, haga clic en el botn Nuevo producto.

2) Para actualizar una cantidad de un artculo existente, realice los pasos siguientes: A) Haga clic en el campo Cdigo de producto y seleccione el cdigo de producto que desee actualizar. B) Especifique un nmero en el campo Cant. El software actualizar la cantidad disponible automticamente en el archivo Inventario.

3) Para actualizar los precios de un artculo existente, realice los pasos siguientes: A) Seleccione el cdigo de producto adecuado en el campo Cdigo de producto. B) Especifique los nuevos precios en los campos Precios de costo y Precio de venta. C) Cuando el cursor parpadee en el campo rojo, haga clic en Actualizar precios.
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Puede ingresar nuevos productos y actualizar otros productos en la misma pgina.

Codificacin de Inventario
La codificacin del inventario se puede hacer de varias maneras. El usuario debe decidir cual de ellas es la ms adecuada para sus necesidades. El Cdigo de proveedor, identifica al proveedor del producto. Al buscar el cdigo especfico de proveedor en el inventario, el usuario puede ver los productos comprados a este proveedor. Si ste no es su modo de operar, aqu tiene la forma de saber el costo de un producto. En el men principal del Organizador de Ventas, haga Click en Inventario. En Buscar, ingrese el producto que busca en Cdigo de Producto. Primero presione Tabular y luego Ingresar o Volver. El Cdigo de producto identifica el producto como un tem nico.. El usuario puede buscar en el inventario haciendo clic en el icono . Tome nota que la Cantidad disponible en stock establece un orden decreciente. Permite ver en inventario gran cantidad de productos disponibles.
Consulte el mdulo Facturacin para obtener ms informacin acerca de cundo utilizar el Lector de cdigos de barras. Consulte la Tienda de etiquetas para renovar las existencias de etiquetas.

El botn Exportar datos se utiliza para exportar informacin al archivo Inventario. Esta informacin se almacenar en un archivo denominado INVENTARIO DATOS.XLS. El campo Marcar Poca Existencia es una herramienta que le permite saber cuando existe poca cantidad de un determinado producto en el inventario. Esta es la poca cantidad establecida por el usuario. Cuando el campo "Cantidad Disponible" equivalga o exceda al lmite establecido, cada mircoles se generar un informe impreso con los productos encontrados. Si se deja este campo en blanco, el software no har el seguimiento de este producto.
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Aviso importante
Para algunas empresas, ciertos artculos pueden tener la misma descripcin. Es obligatorio que cada artculo lleve una descripcin exclusiva, aunque ya lleven un cdigo de producto exclusivo. Si dos artculos llevan la misma descripcin, el segundo artculo no aparecer en la lista desplegable en el mdulo Facturacin cuando el usuario seleccione el campo Cdigo de producto.

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Informacin
Etiquetas - Clientes

Diversa

En el archivo Cliente, el usuario puede imprimir etiquetas. Organizador de Ventas ya dispone de una pgina de etiquetas previamente instalada (Avery 5160). Si esta pgina no es la adecuada, pngase en contacto con SYSFAK. Realizaremos la modificacin sin cargo alguno.

Etiquetas - Artculos
Para imprimir las etiquetas de los productos en venta, realice los pasos siguientes: - En el men principal, haga clic en Inventario. - Haga clic en Taller de etiquetas.

Taller de Etiquetas
Esta base de datos se utiliza para renovar la etiqueta de inventario. Puede utilizar el formato disponible en la parte superior de la pgina. Para acceder a la base de datos, haga clic en Inventario en el men principal. En la etiqueta se imprime la informacin siguiente: - Precio - Descripcin - Cdigo de producto (cdigos de barra). La solucin utiliza la fuente Code 39. Para imprimir etiquetas, realice los pasos siguientes: A) Haga clic en Nuevo. B) Seleccione un cdigo de producto en el campo Cdigo de producto. C) Haga clic en Crear Duplicados e indique el nmero que necesita. D) Cuando haya finalizado, haga clic en el formato en el que desea imprimir las etiquetas.

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Contraseas
Si no utiliza ninguna contrasea, omita esta pgina. Como ya lo sabe, ha determinado al menos una contrasea al adquirir Organizador de Ventas. Uso de una contrasea Tras iniciar el software, aparecer un cuadro de dilogo en la pantalla. Aqu es donde debe escribir la contrasea. Una contrasea proteger el software contra intrusos. Sin embargo, no proteger los datos mientras se ejecute el software. Cualquier persona podr eliminar registros o realizar otras tareas. Por lo tanto, debe controlar el equipo para asegurarse de que no suceda nada durante el funcionamiento de su negocio. Uso de dos contraseas Dos contraseas protegern los datos contra abuso por parte del personal y personas ajenas. Normalmente, la contrasea de personal se utiliza durante las operaciones diarias. Si el empleador desea obtener acceso a reas restringidas, se recomienda hacerlo durante los horarios de cierre o cuando el personal se encuentre lejos del equipo. No dude en solicitarle al personal que se aleje del equipo mientras usted escriba la contrasea. La contrasea de personal impedir que los empleados puedan eliminar registros y que accedan a los archivos confidenciales como los siguientes: Archivo Cuentas a cobrar. Archivo Reconciliacin de efectivo. Archivo Estadsticas. Archivo Registro de la caja registradora Archivo Personal. Archivo Recepcin de inventario.

Dichos archivos se restringen a la pgina Principal. Si uno de los empleados abre los archivos sin querer, debe hacer clic en el icono Men para regresar al men principal de Organizador de Ventas. Sin embargo, si hace clic en el icono Puerta, aparecer un mensaje de advertencia en la pantalla. Aviso importante El archivo Inventario no permitir que los empleados modifiquen la informacin de los registros. Slo para usuarios de FileMaker Pro (solucin en red) Si el usuario est conectado a una red, debe escribir su contrasea en su equipo. El usuario podr obtener acceso a los archivos de Organizador de Ventas. Si se va de la
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oficina, debe recordar cerrar la puerta y cerrar la sesin de Organizador de Ventas. A medida que pase el tiempo, los empleados se irn familiarizando con FileMaker Pro. A continuacin, slo ser una cuestin de tiempo antes de que uno de ellos descubra la contrasea del empleador.

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Archivos
Cliente
Esta es una base de datos donde el Organizador de Ventas almacena informacin del cliente. El archivo Facturacin alimenta el archivo Cliente. Cada vez que el usuario imprime una factura, Organizador de Ventas verifica si el cliente ya esta en el archivo, si es as, Organizador de Ventas no lo registra. Usted no tiene que preocuparse de actualizar su base de datos, Organizador de Ventas la mantiene actualizada. Cada vez que encuentra una duplicacin, borra la antigua. Para enviar correo siga los siguientes pasos: A) Clic en Etiquetas. B) Clic en Continuar. Aparecer en pantalla el cuadro de dialogo de la impresora. En este punto, usted puede cancelar la impresin, el Organizador de Ventas quiere saber si usted desea continuar con la ejecucin del guin. Haga clic en Continuar. Si usted as lo desea, puede importar clientes de otra base de datos, lo puede hacer sin riesgos. Siga las instrucciones de creacin de FileMaker Pro en el Manual del Usuario. Cuando usted comienza a usarlo, la base de datos tiene solo un archivo. Este archivo se usa para hacer ms rpidas las ventas. Siga los siguientes pasos: A) En la base de datos Factura, haga clic en Nuevo. B) Seleccione el vendedor. C) Ingrese 0 en el campo Telfono. Aparece la palabra Efectivo en el campo Nombre. D) Presione Tabular para continuar. Todos los das, el Organizador de Ventas agregar clientes nuevos a esta base de datos, que puede contener miles de clientes. Para evitar que esta base de datos afecte negativamente la velocidad del programa, le recomendamos que realice un mantenimiento. El programa ya incluye un periodo de mantenimiento de tres aos que se puede cambiar. Siga el paso siguiente para realizar el mantenimiento: Haga clic en Elimine todos los registros hasta el ao ..... Si se encuentran archivos, aparecer un cuadro de dilogo que le solicitar la confirmacin de la accin. De lo contrario, aparecer un mensaje indicndole que no se ha encontrado ningn archivo para el periodo indicado. Nota: El ao que aparece debajo del botn cambiar cada ao.
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El botn Facturas cliente se utiliza para ver las facturas de los clientes. Si hace clic en l, el software recopilar las facturas relacionadas con un cliente en particular. En el archivo Facturacin, utilice los botones de flecha situados en la esquina superior izquierda para ver otras facturas. Cuando haya terminado, haga clic en el pequeo icono situado en el lado derecho del cdigo de factura.

Reconciliacin en efectivo
Esta base de datos se utiliza para producir un informe de ventas para un perodo especfico. Al cierre, el usuario abre la base de datos Reconciliacin en Efectivo. Para crear un informe de efectivo, realice los pasos siguientes. A) Haga clic en Reconciliacin en Efectivo Diario. B) En el campo Dinero al comienzo, ingrese el importe de la caja registradora para la apertura. Normalmente, este importe es el mismo para todos los das. C) Calcule la cantidad de dinero que se encuentra en la caja registradora, incluido el efectivo y los cheques. D) Ingrese este importe en el campo Dinero al cierre. Si los campos Falta de Caja y Exceso de Caja estn vacos, significa que la caja cuadra. Vaya al paso E. De lo contrario, se ha producido un error y deber volver a realizar el clculo. Es posible que se haya equivocado. Si el error persiste, agregue o quite dinero de la caja registradora para corregirlo. E) Haga clic en Imprimir para obtener un informe impreso. F) Adjunte el informe a las facturas. El informe y las facturas deben enviarse al contador para la contabilidad. El botn Reconciliacin en Efectivo Manual permite al usuario realizar la reconciliacin en efectivo para una fecha concreta. Para producir la reconciliacin en efectivo, realice los pasos siguientes. A) Haga clic en Reconciliacin en Efectivo Manual. B) Ingrese una fecha en el campo Fecha. C) Presione Intro en el teclado. D) En el campo Dinero al comienzo, ingrese el importe de la caja registradora para la apertura. Normalmente, este importe es el mismo para todos los das. E) Calcule la cantidad de dinero que se encuentra en la caja registradora, incluido el efectivo y los cheques. F) Ingrese este importe en el campo Dinero al cierre. Si los campos Falta de Caja y Exceso de Caja estn vacos, significa que la caja cuadra.

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Estadisticas
Este archivo tiene dos secciones: Informes de ventas y Mantenimiento Informes de ventas: el usuario hace clic en uno de los informes. Organizador de Ventas examinar los datos en bsqueda del perodo especfico.

Este botn busca las ventas que se produjeron el da de hoy. Aparece la primera pgina. Puede hacer clic en el bloc de notas situado en el lado izquierdo para ver las distintas pginas. Haga clic en Continuar cuando haya terminado. A continuacin, aparecer el cuadro de dilogo de la impresora. Haga clic en OK para imprimir el informe o en Cancelar.

Este botn busca las ventas que se produjeron durante el mes corriente. Aparece la primera pgina. Puede hacer clic en el bloc de notas situado en el lado izquierdo para ver las distintas pginas. Haga clic en Continuar cuando haya terminado. A continuacin, aparecer el cuadro de dilogo de la impresora. Haga clic en OK para imprimir el informe o en Cancelar.

Este botn busca las ventas que se produjeron durante el mes anterior. Aparece la primera pgina. Puede hacer clic en el bloc de notas situado en el lado izquierdo para ver las distintas pginas. Haga clic en Continuar cuando haya terminado. A continuacin, aparecer el cuadro de dilogo de la impresora. Haga clic en OK para imprimir el informe o en Cancelar.
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Este botn muestra las ventas por mes desde el inicio de las actividades. Aparecer una pgina inicial para previsualizar las ventas. Puede hacer clic en el bloc de notas situado en el lado izquierdo para ver las distintas pginas. Haga clic en Continuar cuando haya terminado. A continuacin, aparecer el cuadro de dilogo de la impresora. Haga clic en OK para imprimir el informe o en Cancelar. Aviso importante La impresin ser un resumen de lo que haya visualizado en pantalla. Seccin de mantenimiento Los archivos Facturacin y Estadsticas almacenan un gran nmero de registros que ralentiza el funcionamiento del software a medida que pasa el tiempo. Una buena manera de solucionar este problema es con la eliminacin de los registros innecesarios. Los dos botones situados en la parte inferior de la pgina se utilizan para eliminar dichos registros. Sin embargo, tenga en cuenta que dejarn los registros que se han creado durante los ltimos seis meses de funcionamiento. Al mismo tiempo. El software actualizar automticamente los registros que se encuentran en el archivo Inventario. Consulte el campo blanco de la fecha. Muestra la fecha en la que se eliminarn los registros. Se recomienda que revise las facturas antes de utilizar dichos botones para asegurarse de no eliminar datos pertinentes. Tras utilizar estos botones, se recomienda eliminar los artculos que ya no se venden.

Este botn se utiliza para eliminar los artculos vendidos y actualizar automticamente los artculos de lnea. Se recomienda que haga clic en ambos botones a la hora de realizar las tareas de mantenimiento. Si hace clic solamente en el primer botn, observar que las facturas anteriores no mostrarn los artculos vendidos.

Este botn se utiliza para eliminar los registros del archivo Inventario.

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Cuentas a cobrar
A) Haga clic en el botn 30 Das. Si no hay ninguna factura con un saldo pendiente, ver un mensaje en pantalla. De lo contrario, ver un diseo de pantalla con el nombre del cliente en el ngulo superior izquierdo. Haga clic en el bloc de notas para visualizar otras cuentas a cobrar. B) Haga clic en Continuar que se sita en el lado izquierdo. Aparecer el cuadro de dilogo de impresin. Aqu tiene la opcin de cancelar la impresin. Puede seleccionar el nmero de copias que desee imprimir para cada cliente: puede imprimir dos copias, una para el cliente y la otra para usted. Si se marca la casilla S, se aplicar un cargo del 4% al importe para las facturas cuyo vencimiento ha superado los 60 das. Tareas que se realizan en el trastero Cuando un cliente se presenta para pagar un saldo pendiente, en el archivo Facturacin se debe realizar lo siguiente... A- Busque el registro mediante el botn Lupa. B- Escriba el importe abonado en uno de los campos rojos para reducir el saldo pendiente. C- Haga clic en el botn Imprimir. D- Haga clic en Cancelar para anular la impresin. En el archivo Cliente se debe realizar lo siguiente... A- Haga clic en los botones Cliente y Archivo. B- Escriba el importe en la segunda lnea del campo Alta. C- Haga clic en Ir a la facturacin. C- Haga clic en el botn Lser/chorro de tinta para imprimir la factura.
Consulte la pgina 12 para saber cmo pagar un saldo pendiente.

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Facturacin
Esta base de datos tiene dos formatos Facturacin y Ventas. El formato Facturacin se usa para emitir facturas cuando se vende un producto. Para una venta siga los siguientes pasos: A) Haga clic en Nuevo. B) Escoja el vendedor. C) Ingrese el nombre del cliente. Si este ya est en la base de datos, Organizador de Ventas mostrar el nombre y toda la informacin relacionada con el cliente. El usuario puede tipear el e-mail del cliente para contactarlo, en el futuro, va internet. D) En el campo Cdigo de producto, escanee una etiqueta o seleccione un producto. E) Seleccione la cantidad y productos a vender. F) Seleccione una de las transacciones, si es necesario. G) Haga clic en Desembolso para hacer un descuento (porcentaje). Escoja una cifra, Organizador de Ventas calcula el descuento y el resultado aparece en Subtotal A. H) Escriba una nota en Nota para cualquier informacin relevante. I) Si el descuento se hace en base a una cantidad fija en vez de un porcentaje, ingrese esa cantidad en Desembolso $. J) Elija una o varias formas de pago para el producto. Vea el diagrama en la pgina siguiente. K) Clic en Imprimir.
Consulte el Inventario para obtener ms informacin sobre cmo utilizar el lector de cdigos de barras con las etiquetas.

A continuacin se proporcionan algunos ejemplos de mtodos de pago: A) Una factura sin saldo pendiente. B) El cliente utiliza su tarjeta de dbito para abonar el importe necesario. C) El cliente utiliza un certificado de regalo para adquirir un producto.

Ingrese la cantidad exacta en Dinero, Cheque, Visa, Mastercard, Discover Card y Amex. En este ejemplo, el vendedor ingres la cantidad de Monto adeudado en Dinero. El cliente pago 50. Esta cantidad fue ingresada en Dinero recibido. El vuelto aparece mas abajo.
Dinero Cheque Visa Mastercard Amex Discover Card

Importe exacto

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El campo Tarjeta dbito no funciona como forma previa de pago. Se puede ingresar une cantidad mayor al Monto a pagar ya que algunos clientes quieren girar efectivo. En este ejemplo, el cliente paga 120. El vendedor ingresa esta cantidad en Tarjeta dbito y en Dinero recibido.

Cualquier cantidad

Tarjeta dbito

Siga los siguentes pasos cuando un cliente pago con un certificado de regalo. 1) Ingrese el monto del certificado de regalo. Ahora hay un saldo. 2) Pregunte al cliente la forme de pago. 3) Ingrese la cantidad en el campo correspondiente.

Aviso importante Los campos Nombre y Telfono son obligatorios, ya que contribuyen al flujo de informacin entre los archivos Facturacin y Cliente. El usuario siempre debe ingresar informacin en dichos campos cuando cree una factura nueva. Adems, se debe asegurar de que se hayan rellenado antes de seleccionar un cdigo de producto. Si por algn motivo no desea introducir dicha informacin, debe seleccionar Simulacin en el campo Nombre. Si alguna vez ha seleccionado un cdigo de producto antes de ingresar un nombre o nmero de telfono, realice los pasos siguientes:
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A) Haga clic en la pequea papelera para eliminar la informacin que se incluye en la fila. No es posible eliminar la informacin de los campos Cdigo de producto, Descripcin, etc. con la tecla Supr. Es necesario hacer clic en la pequea papelera situada en el lado izquierdo del campo Cdigo de producto. B) Especifique un nmero de telfono en el campo Telfono. C) A continuacin, seleccione un cdigo de producto. Si selecciona un cdigo de producto antes de introducir un nmero de telfono, la informacin acerca de los productos comprados no se transferir al registro del cliente (archivo Cliente). Consulte la imagen.

Campos obligatorios

Papelera

Organizador de Ventas necesita informacin para emitir un informe de ventas correcto. Para eso es necesario marcar los campos.

Marque el campo Certificado de regalo cuando se vende un certificado de descuento. Se ingresa el valor en Utiliz. Cupn. Se emite una nueva factura si el mismo cliente compra algn producto. Si el cliente deja un depsito, active la casilla Depsito. El usuario podr ver el importe que se debe abonar en el campo Saldo situado en la parte inferior de la factura. Marque el casillero Pago de depsito cuando un cliente paga su cuenta atrasada. En Nota, puede ingresar el nmero de la factura pagada. Eso facilita recuperarla. Marque Gasto de caja cuando use dinero de la registradora para comprar algn producto. Ingrese esa cantidad en el casillero Gasto de caja. No olvide adjuntar el recibo a la Reconciliacin de efectivo al final del da. Marque el casillero "Crdito de la Tienda" cuando un cliente le devuelva un producto. Seleccione o escanee el cdigo del producto e ingrese un nmero negativo en el campo Cantidad para obtener un monto negativo. Escriba una nota en el campo Nota para indicar que esa factura tiene un crdito en la tienda, no una venta. Imprima la factura. Luego notar que el campo Crdito de la Tienda exhibe un contenido negativo para demostrar que el cliente tiene ese monto en crdito.

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El botn Imprimir ejecuta varias acciones encubiertas. A continuacin, una breve resea. Verifica si se ha elegido un vendedor. Verifica si se ha marcado un campo. Verifica si se ha ingresado una cifra en Dinero Recibido. Ingresa la informacin sobre el cliente en la base Cliente. Escribe un mensaje en la factura impresa Factura. Si hay un saldo pendiente, transfiere la factura en el archivo Cuentas a cobrar. Transfiere los datos al archivo Reconciliacin de efectivo. Imprime la factura.

Para buscar una factura, lleve a cabo los siguientes pasos: A) Haga clic en el botn Buscar. B) Ingrese el cdigo de factura. Presione Intro en el teclado. C) Haga clic en el botn Mostrar todos los registros Al hacer clic en Ventas en la parte superior de la factura. Esta presentacin muestra todas las ventas de la compaa. Se usa para mostrar dos cosas en Estado de cuenta del cliente: Los clientes que tienen una cuenta atrasada y los clientes que compran mucho. Cuando un cliente paga una cuenta atrasada, siga los siguientes pasos: A) En la pgina Facturacin, haga clic en el botn Cliente. B) Busque el cliente. C) En el campo Descarga de la lnea siguiente en la que queda saldo pendiente, ingrese el importe abonado. D) Haga clic en Pago de depsito. Aparecer una nueva factura en la pantalla con los detalles del cliente. E) Active la casilla Pago de depsito en el campo Transaccin. A continuacin, ingrese el importe abonado en uno de los campos de mtodo de pago. F) Haga clic en Imprimir.

Otorgar un crdito de la tienda. A) Marcar el casillero Crdito de la Tienda en el campo Transaccin. B) Seleccione o escanee el cdigo del producto que se devuelve en el campo Cdigo de
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Producto. C) Escriba -1 en el campo Cantidad para reiniciar la existencia en inventario. D) Ingrese informacin en el campo Nota. E) Ingrese 0 en el campo Monto Recibido. F) Imprima la factura. Observe que el campo Crdito de la Tienda exhibir un monto negativo. No ingrese ningn monto en los campos de color rojo usados para la reconciliacin en efectivo. Usar un crdito de la tienda. A) Haga clic en el botn Nuevo B) Seleccione el nombre del cliente desde el men desplegable. C) Seleccione o escanee el producto vendido. D) Ingrese el crdito de la tienda en el campo Usar Crdito de la Tienda. El total de la factura se borrar automticamente.

Orden de Compra
Esta base de datos se usa para ordenar productos a los proveedores. Para ordenar un determinado producto: A) Haga clic en Nueva. B) Seleccione el cdigo del producto en Cdigo de producto. C) Seleccione el nombre del personal. D) Ingrese la cantidad del producto que solicita en Cantidad. E) Haga clic en Imprimir cuando haya terminado.

La informacin que se incluye en la lista desplegable proviene del archivo Inventario. Al seleccionar los cdigos de producto, se mostrarn automticamente la descripcin y el precio de costo. Si se trata de un nuevo producto que no est disponible en los artculos de lnea, puede regresar al archivo Recepcin de inventario para introducirlo o escribir directamente los datos nuevos en los campos adecuados.
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El botn Fax permite al usuario enviar un pedido de compra por fax. Esto se puede llevar a cabo si el equipo est conectado a un mdem y dispone de software para el envo de fax. A continuacin, haga clic en este botn. Organizador de Ventas mostrar la pgina que se enviar por fax. A continuacin, inicie el software para el envo de fax. Si selecciona un artculo de manera accidental, haga clic en la pequea papelera gris situada en el lado izquierdo del campo Cdigo de producto. Aviso importante El usuario debe ingresar todos los detalles del proveedor en la base de datos Proveedor antes de usarla. Si el producto ya existe en el inventario, Organizador de Ventas mostrar los detalles relativos a este producto.

Productos Devueltos
Esta base de datos se usa para devolver productos a los proveedores. Para ordenar un determinado producto: A) Haga clic en Nueva. B) Seleccione el nombre del proveedor. C) Escriba un cdigo de autorizacin. D) Seleccione el cdigo del producto en Cdigo de producto. E) Seleccione el motivo de la devolucin. F) Ingrese la cantidad del producto que solicita en Cantidad. G) Haga clic en Imprimir cuando haya terminado.

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Algunos proveedores proporcionan un nmero de autorizacin antes de permitir la devolucin de artculos. Introduzca dicha informacin en el campo Cdigo de autorizacin. Aviso importante El usuario debe ingresar todos los detalles del proveedor en la base de datos Proveedor antes de usarla. Si el producto ya existe en el inventario, Organizador de Ventas mostrar los detalles relativos a este producto.

Personal
Esta base de datos se usa para guardar informacin del personal. Esta informacin es confidencial. Se requiere la contrasea del empleador para tener acceso a esta informacin. Esta aplicacin tiene tres presentaciones. Para crear un registro para un empleado, realice los pasos siguientes: A) Haga clic en Nuevo. B) Presione la tecla Tabulador e introduzca la informacin pertinente. C) Haga clic en Informacin personal para agregar ms informacin.

Correo electrnico
Este archivo permite al usuario preparar sus correos electrnicos sin tener que transferir las direcciones de correo electrnico de sus miembros a un cliente de correo electrnico como, por ejemplo, Outlook Express o Netscape. La lista de miembros contiene informacin acerca de los miembros incluidos en el archivo Cliente. Para visualizar una direccin entre los smbolos < >, el usuario debera introducir la direccin al completar una factura. Si, posteriormente, el usuario crea una direccin de correo electrnico, realice los pasos siguientes: A) Dirjase al archivo Cliente. B) Seleccione el cliente. C) Haga clic en Archivo. D) Introduzca la informacin en el campo adecuado. El campo Buscar permite buscar rpidamente un miembro. Introduzca una o dos letras y presione la tecla del Tabulador. Cuando haya terminado, elimine las letras del campo Buscar y presione la tecla del Tabulador.
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Para enviar un mensaje, realice los pasos siguientes: A) Haga clic en Nuevo. B) Haga clic en A, Cc o Cco en la lista de miembros. C) Presione la tecla del Tabulador. D) Escriba un asunto y un mensaje. E) Haga clic en el botn Enviar situado en el lado derecho. A continuacin, se abrir la aplicacin de correo electrnico. F) Compruebe los detalles y haga clic en el botn Enviar y recibir.

En los campos de destinatario, puede eliminar todas las direcciones haciendo clic en el crculo rojo. Adems, puede eliminar una direccin a la vez. Para ello, seleccione la direccin con el ratn y pulse la tecla Supr. En la parte inferior de la pantalla, el software mostrar el nmero de caracteres que se transferirn. Este nmero es importante porque existe un lmite establecido en funcin del cliente de correo electrnico. Este lmite es de 32.000 caracteres para Outlook Express y de 64.000 para Netscape Navigator. Entre estos caracteres se incluyen direcciones de correo electrnico, el asunto y el mensaje. Nota para los usuarios de Windows: es posible que tenga dificultades para utilizar esta funcin si el equipo utiliza Microsoft Outlook como el cliente de correo electrnico predeterminado. De manera predeterminada, debe utilizarse Outlook Express para poder utilizar esta funcin correctamente.

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Proveedor
Esta base de datos se usa para obtener informacin sobre los proveedores de la compaa. Algunos proveedores tienen diferentes direcciones para su cuenta ingresos. Para un nuevo proveedor, haga los siguiente: A) En el men principal del Organizador de Ventas, haga clic en el botn Proveedor. B) Haga clic en Nuevo. C) Ingrese la informacin en los campos. Presione Tabular para moverse al campo siguiente. Aviso importante Los archivos Orden de compra y Producto devuelto utilizan la informacin almacenada en el archivo Proveedor.

Ayuda
Esta aplicacin da acceso a informacin sobre el Organizador de Ventas. Esta informacin es slo una breve resea. Mantenga este Manual del Usuario en lugar seguro. Le recomiendo mantener una copia en la memoria de su computador. Se puede obtener informacin sobre el Organizador de Ventas de dos maneras. A) Ingrese por el men principal del Organizador de Ventas con un clic en Ayuda, una vez dentro use los botones para recorrer el diagrama. B) Una vez en la aplicacin, haga clic en Ayuda. Organizador de Ventas mostrar informacin relacionada con la base de datos. En la base de datos de Ayuda, haga clic en Volver en la esquina superior derecha para volver a la base de datos anterior. Tambin recomiendo leer cuidadosamente esta informacin. Es un complemento a este manual.

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Solucin de problemas
Organizador de Ventas no puede colgarse ni congelar el equipo. No obstante, es posible que algunos problemas provoquen un error en el equipo mientras se utiliza el software. Temas sobre la memoria: en primer lugar, es posible que una baja cantidad de memoria provoque errores en el equipo. Asegrese de disponer de al menos 256 MB de memoria. A medida que pasa el tiempo, Organizador de Ventas crecer y requerir cada vez ms memoria para funcionar correctamente. Si utiliza Organizador de Ventas con mucha frecuencia, es posible que necesite hasta 512 MB de memoria. Anteriormente, las tarjetas de memoria eran muy costosas, pero hoy no es as. Es mejor estar seguro y disponer de memoria suficiente para minimizar la posibilidad de errores. Temas de los virus: si accede a Internet, se recomienda enfticamente que adquiera software antivirus. Esto es una obligacin ya que no puede arriesgar la prdida de datos o que el software no se pueda utilizar durante varias horas o das. La solucin es muy obvia.

Solamente para usuarios independientes

Temas de errores del equipo: es posible que se produzca un error en el equipo debido a un error interno del procesador. Este tipo de error no est relacionado con Organizador de Ventas, sino con el mismo equipo. La principal funcin del equipo es el funcionamiento del negocio. Por lo tanto, no almacene demasiados programas en el disco duro. Asegrese de mantener el disco duro limpio y con espacio disponible. Si se produce un error al utilizar Organizador de Ventas, es posible que los archivos abiertos se daen, por lo que ser necesario recuperarlos. Realice los pasos siguientes para recuperar archivos: Primera Opcin: Reemplazo de archivos daados por otros nuevos desde la copia de seguridad. Usuarios de Windows A) Abra la carpeta de la copia de seguridad. B) Haga clic en el botn derecho del ratn y Copie el archivo que reemplazar al archivo daado. C) Haga clic en el botn derecho del ratn sobre la carpeta del software. D) Pegue el nuevo archivo. Su PC le solicitar que reemplace el archivo daado. Haga clic en OK. E) Cuando termine con el reemplazo, inicie la aplicacin. F) En el men principal, haga clic en Facturar G) Haga clic en Nuevo y seleccione el nombre del cliente desde el men desplegable. Por favor observe que el registro de ventas volver automticamente cuando haga clic en Nuevo. Repita los pasos previos para las facturas que falten. H) Haga clic en el icono de la impresora y cancele la impresin.

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Usuarios de Macintosh A) Abra la carpeta de la copia de seguridad. B) Presione Opcin en el teclado y arrastre el archivo sin daar a su escritorio. C) Suelte el archivo sin daar sobre la carpeta del software. Su Macintosh le solicitar que reemplace el archivo daado. Haga clic en Reemplazar. Segunda Opcin: Recuperacin de la informacin a travs de SYSFAK. A) Abra la carpeta del software. B) Haga clic en el botn derecho del ratn y seleccione WinRAR para comprimir el archivo daado. Repita este paso para otros archivos daados. C) Inicie Outlook Express y adjunte los archivos. Envelos a soportetecnino@sysfak.com Aviso importante Este servicio es gratis durante el perodo de soporte tcnico. A partir del momento en que dicho perodo de soporte tcnico caduque, el mismo tendr un costo.

Solamente para usuarios de FileMaker Pro

Temas de errores del equipo: lea la gua del usuario de FileMaker Pro para obtener informacin sobre cmo recuperar archivos daados.

Archivos relacionales
Organizador de Ventas es un conjunto de archivos relacionales. Cuando dos archivos comparten los mismos datos, otros datos pueden compartirse al mismo tiempo. Esto se aplica a los archivos Facturacin y Cliente. En el archivo Cliente, si modifica el nombre de un cliente, perder la otra informacin relacionada con dicho cliente especfico. Por ejemplo, si cambia el nombre de un cliente debido a que ha percibido un error en el nombre, debe realizar la misma operacin en el archivo Facturacin y corregir el error en cada factura que pertenece a dicho cliente. De este modo, toda la informacin se volver a colocar en el archivo Cliente.

Temas del escner y las fuentes

Organizador de Ventas es compatible con cualquier escner. No obstante, este software se ha configurado para funcionar con la fuente Code 39 (tambin denominada Code 3 of 9). Si no puede visualizar los cdigos de barra en las etiquetas o tarjetas de ID, significa que no dispone de la fuente correcta. Tenga en cuenta que las demostraciones de fuentes no funcionarn con Organizador de Ventas. Si adquiri la fuente de otra empresa, es posible que tenga dificultades. No obstante, le ayudaremos con eso. Simplemente
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envenos la fuente y nos aseguraremos de que funcionar correctamente con Organizador de Ventas. Se aplicarn cargos para personalizar el software.

Botn Buscar
El usuario experimentar problemas con dicho botn al realizar esta accin. Tras hacer clic en el botn Buscar en el archivo Facturacin, el usuario hace clic inmediatamente en cualquier otro botn sin realizar ninguna bsqueda. Al utilizar dicho botn, debe realizar una de las opciones siguientes: Opcin A A) En el campo Cdigo de factura, introduzca un cdigo de factura. B) Presione Intro del teclado para realizar la bsqueda. o bien Opcin B A) Si hizo clic en el botn accidentalmente, presione Intro del teclado para regresar al modo de navegacin.

Temas de la impresora
Para los usuarios que requieren el uso de una impresora de recibos y una impresora lser/chorro de tinta, se recomienda que instale en primer lugar el controlador de la impresora de chorro de tinta. Esto resuelve el problema de la impresin de informes en una pgina 8.5x11 o A4. De lo contrario, se forzarn los mrgenes predeterminados de la impresora de recibos al imprimir el informe en el archivo Estadsticas. Por lo tanto, los informes se imprimirn en una pgina de 7,6.

Memoria de Cach
Este software utiliza mucha memoria. Por eso recomendamos que acelere la memoria cach al mximo para evitar que se caiga el sistema y que se daen los archivos.

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Para terminar, algunos datos

1- FileMaker Pro es un software que guarda automticamente. No debe preocuparse de guardar. 2- Para evitar la prdida de datos, sera una buena idea ejecutar copias de seguridad peridicamente. Para crear una copia de seguridad, comprima todos los archivos que se encuentran en las carpetas de software. Utilice la fecha actual (04-17-2003) como nombre de archivo. De este modo, sabr la ltima vez que se cre una copia de seguridad. Cree una copia de seguridad utilizando la opcin DropStuff (usuarios de Macintosh) o WinRAR (usuarios de Windows). Al final del proceso, deber disponer del software original y un archivo comprimido. Usuarios de Macintosh y Windows: uso de una unidad Flash Se recomienda enfticamente el uso de un dispositivo denominado Flash Drive o Jump Drive para realizar una copia de seguridad del software. Este pequeo dispositivo se puede conectar a un puerto USB. Es fcil de utilizar y no requiere conocimientos tcnicos. Realice los pasos siguientes para el software. A) Conecte el dispositivo a cualquier puerto USB. Aparecer un icono en el escritorio. Usuarios de Windows B) Haga clic con el botn derecho del ratn en el botn Inicio del escritorio. Seleccione Examinar de la lista y, a continuacin, desplcese hasta Archivos de programa. Ver el software en esta carpeta. Haga clic con el botn derecho del ratn en la carpeta del software y seleccione Copiar. C) Minimice la ventana. D) Haga clic con el botn derecho del ratn en el icono Flash Drive y seleccione Pegar de la lista. Usuarios de Macintosh B) Abra la carpeta en la que instal el software. C) Arrastre y suelte la carpeta de software en el icono Flash Drive. Tenga en cuenta que debe crear una copia de seguridad de la carpeta completa. No guarde solamente archivos especficos. Se debe crear una copia de seguridad de todos los archivos.

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Usuarios de Windows - Uso de WinRAR - www.rarsoft.com Organizador de Ventas se instala en la carpeta Archivos de programa. Para comprimir el software, realice los pasos siguientes: A) Haga clic con el botn derecho del ratn en el botn Inicio de Windows. B) Seleccione Examinar de la lista desplegable. C) Haga clic en Archivos de programa. D) Haga clic con el botn derecho del ratn en la carpeta del software. E) Seleccione Add to archive (Archivar). Usuarios de Macintosh - Uso de Drop Stuff - www.stuffit.com Organizador de Ventas se guard en una carpeta que usted ha seleccionado. Para comprimir el software, realice los pasos siguientes: A) Busque la carpeta de Organizador de Ventas en el disco duro del equipo Macintosh. B) Con el ratn, arrastre la carpeta de Organizador de Ventas en el alias DropStuff situado en el escritorio de Mac. C) DropStuff comprimir la carpeta. D) Haga clic una vez en el archivo de la etiqueta. E) Cambie el nombre de archivo a la fecha actual. Se recomienda grabar la copia de seguridad en un CD regrabable. Si se produce algn problema con el disco duro, podra corregirlo y volver a estar en funcionamiento rpidamente. Usuarios de Windows: no se debe grabar un archivo sin comprimir en un CD. El archivo se convertir en slo lectura. Todos los archivos deben comprimirse mediante WinRAR. 3- Imprima varias copias de las facturas: una para el cliente y las dems para los registros. Si elimina un registro accidentalmente, no se podrn recuperar los datos. 4- A continuacin se proporcionan algunos consejos acerca del inventario. A) Reduzca al mnimo el inventario de la tienda antes de introducirlo en Organizador de Ventas. B) Introduzca los productos sin la cantidad en mano. Una vez finalizado, cierre la tienda durante un da o menos e introduzca las cantidades en mano exactas. C) Si la tienda vende productos de temporada, preprese para la temporada siguiente. 5- Algunas palabras sobre la eliminacin de registros. El usuario puede eliminar registros en la mayora de los archivos sin afectar los datos de Facturacin.
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6- No descargue de Internet cualquier tipo de archivos en el equipo. Los virus informticos pueden daar Organizador de Ventas o el disco duro. 7- Tmese el tiempo de capacitar a los empleados. Enseles que no deben hacer clic en los botones cuando no saben qu deben hacer. 8- Utilice la herramienta Mantenimiento del archivo Estadsticas para agilizar el funcionamiento del software. 9- No apague nunca el equipo sin haber cerrado el software.

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