16/11/2011

Documentacin Base

Proyecto DARWIN

Puntos de Inters: Mostrar la visin

general del proyecto

PROYECTO DARWIN
Propuesta de metodologa de gestin de proyectos.

Contiene la informacin para el seguimiento del Proyecto

Contiene lo hitos mas

relevantes del proyecto.

Formaliza el inicio del

proyecto.

Dentro de este folleto

Contexto Contexto Fases del Proyecto Entregables Hitos Cronograma WBS Directorio de Stakeholders
Estudiantes de Maestra en Gestin de Proyectos Proyectos UNIVERSIDAD EAN DE COLOMBIA UNIVERSITE DU QUEBEC A CHICOUTIMI

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Plan de comunicaciones

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PROYECTO DARWIN

CONTEXTO
Los estudiantes en curso del programa de Maestra en Gestin de Proyectos con doble titulacin de la Universidad EAN Escuela de Administracin de Negocios y la UQAC Universidad de Quebec en Chicoutimi en desarrollo del mdulo Seminario de aplicacin, como requisito esencial para cumplir con los objetivos de la maestra, deben realizar una aplicacin en la industria real de los conocimientos adquiridos, a una empresa reconocida y de gran trayectoria donde su aplicacin genere beneficios tangibles. En el contexto anterior los estudiantes Fabin Andrs Carrascal (Ingeniero Electrnico), Ricardo Crdenas (Ingeniero Civil), Edilberto Pineda (Ingeniero de Sistema), Lucy Pineda (Contadora), Csar Gmez (Administrador Financiero) y Jeydi Gonzlez (Economista), analizaron diferentes opciones de empresa e ideas de proyecto. Dada la magnitud de aplicabilidad y reconocimiento a nivel nacional e internacional de Schneider Electric se propuso a Schneider Electric de Colombia a travs de su Gerente de Calidad Dr. Carlos Daz, la creacin de una propuesta de metodologa de gerencia de proyectos enfocada a las reas de servicios de las diferentes unidades de negocio.

Metodologas de gestin de proyectos ms aceptadas a nivel mundial.

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Documentacin Base

CONTEXTO
Actualmente los proyectos desarrollados por las reas de servicios en Schneider Electric de Colombia S.A. cuentan con diferentes mtodos para su manejo, los cuales dependen de los criterios que cada Gerente de Proyecto, estas prcticas al no estar alineadas a ningn estndar no permiten realizar seguimientos ni trazabilidad y no son pueden ser avaladas como metodologa de gestin de proyectos, requerimiento cada vez ms frecuente en la contratacin con empresas lderes del sector como Ecopetrol Colombia. La propuesta de metodologa de gestin de proyectos estar desarrollada bajo los parmetros sugeridos en la gua PMBOK (Project Managemente Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute), la cual es la gua ms aceptada e implementada en el mundo en cuanto a gestin de proyectos se refiere. Esta gua presenta tcnicas cuya implementacin aumenta en un gran porcentaje el xito de los proyectos, el PMBOK es una gua de referencia, implementarlo de manera adecuada requiere de anlisis y experiencia, con la informacin suministrada por Schneider Electric de Colombia S.A. y los conocimientos de los estudiantes de Maestra de gerencia de proyectos se identificarn las practicas del PMBOK que sern aplicadas en la metodologa de gestin de proyectos. Estas prcticas sern plasmadas en manuales que expresen las mejores prcticas en la implementacin de esta.

El y

PMBOK

es

una de

coleccin de procesos r e a s conocimie nt o generalmente aceptadas mejores de como las pr ctica s El

dentro de la gestin proyectos. PMBOK es un estndar r e c o n o c i d o i n te r na c io n a l me n te (IEEE Std 1490-2003) que provee de los la fundamentos

gestin de proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo construccin, software, etc. ingeniera,

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PROYECTO DARWIN

FASES
INICIACION La etapa de Iniciacin se centra en definir el alcance del proyecto, los riegos iniciales, hitos y en la definicin y anlisis de stakeholders, esta informacin es plasmada en el Project Charter, documento que resume la informacin relevante del proyecto y cuya firma significa el comienzo del proyecto. Esta etapa ser exclusiva del equipo de proyecto a excepcin de la revisin y aprobacin del Project Charter por parte del Sponsor del proyecto. PLANEACIN Esta fase ser de exclusivo desarrollo del equipo de proyecto. En esta etapa es desarrollado el cronograma de trabajo, la estructura de desglose de trabajo WBS, los planes de calidad, manejo del recurso humano, manejo de stakeholders, identificacin y manejo de riesgos, de gestin del proyecto y de gestin de las comunicaciones. Estos planes permitirn llevar el control de todas las variables involucradas en el proyecto, permitiendo garantizar un mayor porcentaje de xito del proyecto.

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la organizacin PMBOK (Cuarta Edicin)

SEGUIMIENTO Y CONTROL Esta fase del proyecto se desarrollar de manera transversal durante las dems fases del proyecto y permitir evaluar y de ser necesario modificar de manera permanente las actividades y objetivos del proyecto con el fin de completar el proyecto en el tiempo, costos, alcance y nivel de calidad definidos para el mismo. En los informes de avance que sern enviados cada semana al grupo de stakeholders del proyecto Darwin se podrn ver los resultados de esta fase y los indicadores de desarrollo (KPIs).

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EJECUCION Recoleccin de Informacin, con los directores de servicios: Ser realizada una reunin de aproximadamente dos (2) horas con cada uno de los directores de servicios en las cual se contempla la entrega por parte de los directores de servicios de la documentacin, procedimientos, tcnicas y herramientas utilizadas en la gestin de sus proyectos. Durante la reunin sern realizadas una serie de preguntas que permitirn el diligenciamiento de un formulario que permitir analizar el estado de la metodologa de gestin de proyecto en esa rea en particular. Anlisis de informacin obtenida: Sabemos la importancia del conocimiento y la experiencia que da el trabajo continuo, por esto se analizar de manera detenida los procesos de gestin de proyectos que han venido siendo aplicados por cada uno de los gerentes de proyecto en sus respectivas reas, este anlisis permitir extraer informacin y procesos que puedan ser aplicados en la nueva metodologa. Estructuracin de la metodologa: Esta etapa contempla los procesos relacionados al diseo y estructuracin de la metodologa de gestin proyectos. En base a la informacin obtenida en la etapa de recoleccin ser planteada una metodologa alineada con la gua PMBOK del PMI adecuada a las reas de servicios y de desarrollo de sistemas de Schneider Electric de Colombia S.A. Durante esta etapa del proyecto se mantendr una comunicacin constante con el sponsor y los directores de servicios de Schneider Electric de Colombia S.A. con el fin de revisar y aprobar los formatos y documentacin relacionados con la nueva metodologa de gestin de proyectos. CIERRE La fase de cierre contempla la transferencia definitiva de la informacin de la metodologa a Schneider Electric de Colombia S.A. Esta transferencia de informacin incluir formatos, guas, manuales y recomendaciones relacionados con la metodologa de gerencia de proyectos basada en los lineamientos del PMI, enfocada a las reas de servicios y desarrollo de sistemas de Schneider Electric de Colombia

El grado en el cual un resultado es logrado es medido por un Key Performance Indicator (KPI) Cubillos, Juan Manuel

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ENTREGABLES
FASE Iniciacin Planeacin ENTREGABLES Project Charter. Paquete informativo del proyecto. Informes de avance del proyecto (Cada semana luego del Kick Off). Actas de reunin. Informes de avance del proyecto (Cada semana luego del Kick Off). Actas de reunin. Borradores de formatos (para aprobacin por el Sponsor). Manuales de gestin de proyectos. Formatos correspondientes a las fases de Iniciacin, planeacin, ejecucin, control y cierre. Informe final de proyecto. Acta de cierre.

Ejecucin

Cierre

HITOS
HITO Desarrollo del Project Charter Identificacin de Stakeholders Kick Off Desarrollo de los planes de proyecto Aprobacin de planes de proyecto Recoleccin de informacin, con los Directores de Servicios Anlisis de informacin obtenida Documentacin por fase Definicin de buenas prcticas en gerencia de proyectos Definicin de mtricas del proyecto Definicin de herramientas y mtodos de seguimiento y control Aprobacin de metodologa. Transferencia de informacin Cierre administrativo Registro de lecciones aprendidas Reunin final FECHA LIMITE 11/11/2011 08/11/2011 15/11/2011 09/12/2011 15/12/2011 05/12/2011 12/12/2011 09/01/2012 09/01/2012 30/01/2012 20/02/2012 20/02/2012 27/02/2012 23/02/2012 27/02/2012 27/02/2012

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Este diagrama de alto nivel muestra las actividades principales del proyecto Darwin con sus fechas limite de inicio y fin.

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PROYECTO DARWIN

WBS

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DIRECTORIO DE COMUNICACIONES
NOMBRE Fabin Carrascal ROL Gerente de Proyecto INFORMACION DE CONTACTO FRECUENCIA DE MEDIO DE COCOMUNICACIN MUNICACIN

fabiancarrascal@gmail.com
Cel. 300 213 62 16

Cuando sea necesario Cuando sea necesario Cuando sea necesario Cuando sea necesario Cuando sea necesario Cuando sea necesario Semanal Semanal Semanal Semanal Semanal Semanal Semanal Cuando sea necesario

Mail/ Celular Mail/ Celular Mail/ Celular Mail/ Celular Mail/ Celular Mail/ Celular Reunin/Mail Reunin/Mail Reunin/Mail Reunin/Mail Reunin/Mail Reunin/Mail Reunin/Mail Mail/ Celular

Ricardo Crdenas Edilberto Pineda

Lder de Comunicaciones Expeditor

ricardocardenas2002@yahoo.es Cel.: 3107610430 epinedag68@hotmail.com

Cel. 310 231 01 27

Jeydi Gonzlez

Lder de Calidad

jeydigonzalez@gmail.com
Cel. 320 232 27 50

Lucy Pineda

Lder de Recursos Humanos Lder de Riesgos

lpineda@refinancia.co
Cel. 317 434 82 67

Cesar Gmez

cesargomezmontoya@gmail.com
Cel. 314 323 07 24

Carlos Daz David Rodrguez Manuel Spinel Norberto Flrez Walace Garca Manuel Bulla Lina Paola Garay lvaro Rodrguez

Gerente de Calidad Schneider Electric Director de Servicios Schneider Electric Director de Servicios Schneider Electric Director de Servicios Schneider Electric Gerente de Ventas Schneider Electric VP Schneider Electric Lider de entrenamiento Schneirder Electric Docente

carlos.diaz@schneider-electric.com
419 84 84

david.rodriguez@schneider-electric.com
419 84 84

manuel.spinel@schneider-electric.com
419 84 84

norberto.florez@schneider-electric.com
419 84 84

walace.garcia@schneider-electric.com
419 84 84

manuel.bulla@schneider-electric.com
419 84 84

Lina.garay@schneider-electric.com
419 84 84

alamsama@yahoo.com

METHOD FREQUENCY SENDER Reuniones de equipo por Dos veces por semana Seguimiento a tareas y actividades Equipo del Pro- video-conferencias via (lunes y jueves 7:00 Gerente Proyecto asignadas yecto skype p.m.) y Expeditor Stakeholders y Seguimiento del progreso del pro- Equipo del ProQuincenal (lunes 8:00 Gerente Proyecto yecto yecto Mail a.m.) y Expeditor Discutir y plantear soluciones de Equipo del Protcnicas de diseo para el proyecto. yecto Informar sobre estado del proyecto Equipo Proyecto (avances, costos y problemas) y Stakeholders Gerente Proyecto Reuniones presenciales Cuando sea necesario y Expeditor Mail Quincenal (lunes 8:00 Gerente Proyecto am) y Expeditor

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