MODULUL 5

BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS 2007

prof. Adriana Ilioasa

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

Competene de evaluat
1. 2. 3. 4. 5. 6. Aplicarea operaiilor elementare i a conceptelor de baz ale aplicaiei Access Operarea cu baze de date Crearea i utilizarea formularelor Utilizarea informaiilor dintr-o baz de date Crearea i utilizarea rapoartelor Realizarea unor aplicaii practice

Coninuturi
1. Deschiderea aplicaiei ACCESS 2. Deschiderea, modificarea, salvarea i nchiderea unei baze de date existente 3. Folosirea funciei ajutor 4. nchiderea aplicaiei 5. Moduri de vizualizare 6. Proiectarea unei baze de date 7. Crearea unei tabele 8. Definirea unei chei primare 9. Stabilirea unui index 10. Modificarea proprietilor unui cmp 11. Introducerea de date n tabel 12. Vizualizarea informaiilor dintr-o tabel 13. Modificarea datelor ntr-o tabel 14. Adugarea de nregistrri ntr-o baz de date 15. tergerea de nregistrri ntr-o baz de date 16. Crearea unui formular simplu 17. Introducerea datelor n baza de date folosind formulare simple 18. Formatarea textului 19. Schimbarea culorii fondului ntr-un formular 20. Importul unei imagini sau fiier text ntr-un formular 21. Modificarea modului de aranjare a obiectelor n formular 22. Conectarea la o baz de date existent 23. Cutarea unei nregistrri 24. Crearea unei interogri simple 25. Crearea unei interogri multiple 26. Salvarea unei interogri 27. Filtre: adugare, eliminare 28. Adugarea, eliminarea de cmpuri ntr-o interogare 29. Selecia i sortarea datelor dup criterii sau n baza operatorilor logici uzuali 30. Crearea unui raport 31. Modificarea unui raport 32. Crearea, modificarea unui antet i subsol 33. Gruparea datelor ntr-un raport, total-raport, subtotal-raport 34. Realizarea unei baze de date i interogarea ei

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

1. Utilizarea aplicaiei Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 face parte din pachetul de programe Office 2007 i este o aplicaie pentru crearea i gestionarea bazelor de date.

1.1 Concepte generale privind bazele de date Access

Baza de date - reprezint un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundan minim, accesibile ct mai multor utilizatori n acelai timp; este un ansamblu de colecii de date organizate astfel: a) n tabele pentru bazele de date relaionale b) n obiecte pentru bazele de date obiect Exemple: evidena populaiei la poliie, clienii bncilor, abonaii de la EONgaz, Electrica, RDS Entiti alctuiesc lumea real Exemple: angajat, carte Cmpuri (Atribute, coloanele tabelului) proprieti sau caracteristici ale entitilor care au diferite valori Exemple atribute: pt angajat: nume, vrst, ani vechime, pt carte: titlu, autor, an apariie, editur Tabele n tabele sunt organizate datele, o baza de date este alctuit din mai multe tabele cu diferite legturi ntre ele Exemplu: tabel cri, tabel abonati, tabel edituri Pentru a defini un tabel sunt necesare urmtoarele elemente: a) domeniul de valori ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit b) atributul reprezint o coloan a tabelului Pentru a defini o baz de date este nevoie de: a) tabela (tabel) reprezint un produs cartezian dintre mai multe domenii caracterizat printr-un nume exemplu: un tabel CARTI titlu autor - pe primul rnd sunt trecute domeniile care aparin tabelei Poezii M ihai Eminescu (titlu, autor) Baze de date Access Ioana Pop - n continuare se trec datele corespunztoare acestor Fotografia digitala Dinu Dumbrava domenii (Poezii, M. Eminescu etc.) b) legturile dintre tabele Tipuri de legturi: 1:1 legtura de tip unu la unu unei nregistrri dintr-o tabela i corespunde o nregistrare din alt tabel (exemplu: o clas are un singur diriginte) 1:M legtura de tip unu la mai muli unei nregistrri dintr-o tabela i corespund mai multe nregistrri din alt tabel (exemplu: un angajat are mai multi copii, un autor a scris mai multe crti, ntr-o clas nva mai multi elevi) M:N legtura de tipul multi la multi- mai multor nregistrri dintr-o tabela ii corespund mai multe nregistrri din alta tabel (exemplu: o carte poate fi editat la mai multe edituri iar o editur tiprete mai multe cri) Indexul asigur ierarhizarea datelor ntr-o tabel (exemplu: se poate construi un index care s ordoneze datele din tabel n ordine cresctoare a anilor de vechime) Cheia unei tabele reprezint minimul de atribute care identifica o nregistrare din tabel. Cheie simpl - este alcatuit dintr-un singur atribut (coloan) Cheie compus este alcatuit din mai multe atribute (coloane) Chei candidate pot fi mai multe atribute care pot identifica o nregistrare Cheia primar cheia (coloana) care se foloseste efectiv, identific unic o nregistrare dintr-o tabel

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

Tipuri de date n Access a) Tipul numeric folosit pentru reprezentarea informaiei numerice, se folosesc cifrele de la 0 la 9, virgula, punctul, %, E, e. E se foloseste pentru notaia tiintific a numarului, exemplu: 120.000=12x104=1,2x105 se poate reprezenta prin 12E4 sau 1.2E5 Subtipuri: 1. Number memoreaz numere care vor fi folosite n calcule matematice (de exemplu pentru cmpul stoc de siguran) 1.1 Byte reprezentarea numerelor naturale din domeniul 0 - 255 1.2 Integer reprezentarea numerelor ntregi din domeniul -32.768 - 32.768 1.3 Long Integer reprezentarea numerelor ntregi din domeniul -2.147.483.648 2.147.483.647 1.4 Single reprezentarea numerelor cu precizie mrit (pn la 7 cifre pentru partea ntreag) a numerelor reale foarte mari (pn la ordinul 1038) 1.5 Double reprezentarea numerelor cu precizie mrit (pn la 15 cifre pentru partea ntreag) a numerelor reale foarte mari (pn la ordinul 10308) 2. AutoNumber creaz identificatori (de exemplu identificatorul unui material), valoarea atribuit cmpului este unic, valoarea numrului introdus nu poate fi tears sau modificat 3. Currency memoreaz valori numerice exprimate n uniti monetare (de exemplu pentru Pre) Prelucrri: calcule i comparaii b) Tipul ir de caractere (text) reprezentarea informaiei alfanumerice (texte n care se gsesc cifre, litere, semne speciale) Prelucrri: concatenarea sirurilor de caractere (alaturarea) si comparatiile c) Tipul logic folosit pentru reprezentarea datelor care pot lua doar dou valori: adevrat(true) i fals(false) Prelucrri: prelucrri logice Yes/No, on/ off, true/false d) Tipul dat calendaristic i timp folosit pentru evoluia n timp a coleciilor de date. Memorarea datei naterii, a datei angajrii etc. Se pot reprezenta date calendaristice cuprinse intre 1 ianuarie 100 si 31 decembrie 9999. Format implicit: ll/zz/aa, hh:mm AM/PM; e) Tipul special - permite stocarea unor entiti create cu alte aplicaii.

Aplicaie practic:
1. Enumerai 3 domenii n care sunt utilizate bazele de date 2. Definii baza de date, atributul, cheia unei tabele 3. Creai o baz de date n care s reprezentai datele dintr-o coal. Baza de date va conine cel puin 3 tabele: Elevi, Clase, Profesori. Fiecare tabel va conine 4 rnduri: Capul de tabel(cmpurile), tipul de date pentru fiecare cmp, dou nregistrri.

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

1.2 Primii pai n lucrul cu baze de date

Deschiderea aplicaiei: Start/All programs/Microsoft Office/Microsoft Access 2007 sau dublu clic pe pictograma de pe Desktop (dac ea exist). nchiderea unui fiier baze de date -Office/Close database(Office/nchidere baz de date) nchiderea aplicaiei Access 2007: Office/Exit sau clic pe butonul de nchidere din colul drept-sus al ferestrei Deschiderea unei baze de date existente: Se deschide MS Access, Bara cu acces rapid/Open (Deschidere) sau Open Recent Database/More... - n fereastra de dialog aparut se precizeaz locul unde este fiierul care trebuie deschis - cu dublu clic pe fiier sau clic i open se deschide fiierul (baza de date) cutat Crearea unei baze de date noi - se deschide MS Access 2007, New blank database/Blank database; - apare seciunea Blank database (Baza de date necompletat); - se precizeaz numele i locul unde va fi salvat baza de date/Create; - extensia fiierelor Access: .mdb (pentru Access 2003), . accdb (pentru Access 2007). Salvarea unui fiier Access Office/Save (Office/Salvare) sau Office/Salvare ca Utilizarea funciei Help a) - se activeaz prin apsarea butonului ? - pe ecran apare fereastra Access Help (Ajutor Access) - n cmpul Search help (Ajutor Cutare) se introduce ceea ce dorim s cutam i se apas butonul Search (Pornire cutare) b) se apas tasta F1; nchiderea asistentului se face de la apsarea butonului Close X Schimbarea modului de vizualizare: Home/View (Pornire/Vizualizare)

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

2. Crearea tabelelor n Access 2007

Cele mai importante obiecte din interiorul unei baze de date sunt: Tabelele - n ele se afl nregistrrile din baza de date; Interogrile - ne ajut s extragem anumite informaii dintr-o baz de date; Rapoartele - ne permit s extragem pe hrtie aceste date (ntr-un raport conteaz i partea estetic, layout-ul, felul cum sunt prezentate acele date); Formularele - ne ajut s introducem sau sa modificm datele din interiorul unei baze de date. Moduri de vizualizare : n meniul Home/View a) Design View (Vizualizare proiect) b) Datasheet View (Vizualizare foaie de date) orice coloan dintr-un tabel se numeste cmp; orice linie dintr-un tabel se numeste nregistrare; intersectia dintre o linie i o coloana se numeste valoare; cea mai important linie dintr-un tabel este acea linie care definete tabelul. Ea se numete cap de tabel sau structura de baz. Acesta este primul lucru pe care l creem atunci cnd proiectm un tabel. capul de tabel contine definiia coloanelor din tabelul respectiv.

2.1 Operaii principale 1. Crearea unui tabel cu anumite atribute - interfaa Access 2007 se deschide cu un tabel nou; - se lucreaz n modul de vizualizare Design View (Creare tabel n modul Vizualizare proiect); - se d numele tabelului; - se introduc atributele dorite i proprietile acestora. Completarea tabelului: Field name - numele cmpurilor Data type - proprietile atributelor (tipul de dat: numeric, text, dat/timp etc) Format se particularizeaz proprietile atributelor - se nchide tabelul i apare o caset de dialog care salvarea modificrilor din structura tabelului/Ok Adugarea, tergerea, parcurgerea nregistrrilor ntr-o tabel Introducerea datelor: a) dublu clic pe tabel, acesta se deschide n modul Vizualizare foaie de date b) cu formulare (n leciile urmtoare) Parcurgerea nregistrrilor: cu tastele sgei Adugarea unui cmp nou unei tabele existente - se deschide tabelul n modul Vizualizare foaie de date i se adaug cmpul - sau se deschide tabelul n modul Design View(Vizualizare proiect) - sau se selecteaz tabelul i se apas butonul Design Modificarea, tergerea datelor unei nregistrri i salvarea tabelei - se deschide tabelul cu dublu clic - se modific datele din tabel

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

- se nchide tabelul. MS Access va salva automat modificrile fcute. Se poate apsa pt siguran butonul Office/Salvare tergerea unei nregistrri - se pozitioneaz mouse-ul pe nregistrare (n stnga rndului) - clic dreapta pe nregistrare Delete record (tergere nregistrare) Utilizarea comenzii Undo - Bara cu acces rapid/Anulare(Edit/Undo) dac am introdus ceva greit sau am ters din greeal ceva - nu n toate cazurile este activ comanda Undo tergerea tabelului - se selecteaz tabelul i se apas butonul tergere sau: clic dreapta pe tabel/se alege opiunea Delete (Stergere) - se cere confirmarea tergerii i se apas Yes (Da) Aplicaie practic 1. Deschidei aplicaia de baze de date Access 2007; 2. Creai o baz de date n folderul indicat de profesor. Salvai-o cu numele Scoala; 3. Creai un tabel Elevi cu urmtoarele cmpuri: Nume Text de dimensiune 50 CNP Number-Double Data naterii Date/Time Medium Date 4. Adugai atributul Numar_telefon tabelului cu numele Elevi; 5. Salvai modificrile fcute i nchidei aplicaia de baze de date Access; 6. Redeschidei baza de date Scoala i introducei trei nregistrri n tabelul Elevi; 7. tergei a doua nregistrare; 6. Salvai modificrile fcute i nchidei aplicaia de baze de date. Aplicaie practic 2 Rebus https://sites.google.com/site/manualcompetentedigitale/home/6-baze-de-date/evaluare

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

2.2 Definirea cheilor unei tabele Definirea cheii primare a unei tabele Cheia primar a unei tabele reprezint un ansamblu minim de atribute care identific n mod unic o nregistrare dintr-o tabel. - poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpl) sau din mai multe atribute (cheie compus) - stabilirea cheii primare : clic dreapta pe cmpul ales s fie cheie primar /Cheie Primar (Primary key) - daca cheia primar este format din mai multe cmpuri, selectarea acestora se va face innd apsat tasta Shift. Crearea unui index Indexul are rolul de a ordona datele dintr-un tabel. - se deschide tabelul n modul Proiect(Design) - se selecteaz cmpul care dorim s devin index - n dreptul indicaiei Indexat (Indexed) se alege opiunea Da(Yes) - dac se alege opiunea Da(Fara dubluri) Yes(No duplicates) atunci n cmpul respectiv nu se pot introduce dou nregistrri cu aceeai valoare. 2.3 Structura unei tabele Schimbarea proprietilor unui atribut - se deschide tabelul n modul vizualizare proiect (Design) - se selecteaz atributul asupra caruia dorim s aducem modificri - n partea de jos a ferestrei se aleg proprietile dorite. - IMPORTANT: cnd modificm proprietile unui atribut, nu trebuie s alegem o dimensiune mai mic deoarece exista pericolul s pierdem date importante din acel tabel Crearea unei reguli de validare (crearea constrngerilor) Regulile de validare au rolul de a nu permite introducerea datelor eronate - se deschide tabelul n modul vizualizare proiect - se selecteaz atributul pt care dorim aplicarea unei reguli de validare - se alege proprietatea Regula de validare (Validation rule) Exemplificare: n cmpul Numr matricol dorim s fie introduse numere mai mari dect 100 - selectm atributul Numr matricol - n cmpul Regula de validare (Validation Rule) se apas butonul din dreapta ... - se deschide fereastra Generator de expresii ( Expression Builder) n care putem crea propriile reguli de validare (>100) - se pot folosi functii predefinite i butoanele de sub cmpul de editare a regulii de validare pentru crearea regulilor de validare - se apas OK Text de validare - dac se introduc date greite (care nu respect regula de validare) i dorim s fie afiat un mesaj de atenionare ntr-o caset de dialog, acest mesaj se scrie n zona pentru Text de validare, OK Schimbarea dimensiunii unei coloane dintr-o tabel - se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open) - modificarea limii unei coloane: clic dreapta pe numele coloanei/Column Width - se deschide o fereastr n care se cere s se introduc dimensiunea dorit/OK - aceast modificare se poate realiza i manual cu ajutorul mouse-ului - exemplificare

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

Mutarea unei coloane ntr-o tabel - se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open) - pentru schimbarea ordinii atributelor ntr-o tabel : cu ajutorul mouse-ului tragem de atributul pe care dorim s l mutm i l pozitionm n locul dorit - exemplificare Aplicaie practic 1. Deschidei aplicaia de baze de date; 2. Creai o baz de date n folderul indicat de profesor. Salvai-o cu numele ECDL; 3. n baza de date nou creat construii un tabel cu urmtoarele atribute : Ora Text-dimensiune 20 Data examinrii Date/Time Short Date Nume centru Text- de dimensiune 30 Numr curent Autonumber 4. Stabilii atributul Nume centru ca fiind indexat cu duplicate; 5. Mutai atributul Numar Curent astfel nct s devin primul atribut din tabel; 6. Creai o regul de validare pentru atributul numr curent, astfel nct s nu primeasc valori mai mari decat 256; 7. ntroducei n tabel 5 nregistrri; 8. Modificai limea coloanei Data examinrii la dimensiunea 30; 9. Salvai modificrile fcute i nchidei aplicaia de baze de date. Aplicaie practic 1. Deschidei aplicaia baze de date Access 2007; 2. Creai o baz de date nou cu numele Depozit n folderul indicat de profesor; 3. Creai o tabel cu urmtoarele atribute: Nume_depozit Text-dimensiune 20 Data_curent Date/Time Short Date Nume _material Text-Dimensiune 30 Cod curent Autonumber 4. Stabilii atributul; Data_curent ca fiind indexat cu duplicate; 5. Mutai atributul Cod_curent astfel nct s devin primul atribut din tabel; 6. Creai o regul de validare pentru atributul Cod_curent, astfel nct s nu primeasc valori mai mari de 256; 7. Introducei n tabela creat 5 nregistrri; 8. Salvai toate datele i nchidei aplicaia de baze de date.

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

2.4 Crearea legturilor ntre tabele

a) alegerea tabelelor - Instrumente/Relaii (DatabaseTools/Relationships) - se afieaz fereastra Afiare Tabel (Show Table) - se aleg pe rnd tabelele ntre care dorim s creem legtura i se apas butonul Adaugare (Add) b) editarea legturilor - Design/Editare relaii (Design/Edit Relationship) definim legtura dintre tabele - se afieaz fereastra Editare relaii (EDIT Relationship) - se apas butonul Creare(Create) - se aleg tabelele pe care dorim s le legm i atributele dup care se va realiza legtura/ OK - se definesc restriciile asupra legturii - se bifeaz casua Enforce Referential Integrity (Impunere integritate referentiala) pentru a putea defini restriciile asupra legturii nou create - se apas butonul Creare (Create) - pe ecran n fereastra Relationships (Relatii) va aprea legtura nou creat - semnul este corespunztor tabelei ce conine mai multe nregistrri unei nregistrri din tabela printe IMPORTANT: nu se pot crea legturi ntre dou tabele dup orice cmpuri ci numai dup acele cmpuri care ntrun tabel sunt cheie primar i n cellalt tabel reprezint cheie extern. Cele doua cmpuri dup care se face leatura trebuie s fie de acelai tip. c) tergerea legturilor ntre dou tabele - se d un clic dreapta pe legtura pe care dorim s o tergem; - se alege opiunea tergere (Delete); - pe ecran apare o fereastr de dialog care cere confirmarea tergerii legturii; - se alege Da(Yes) daca dorim tergerea legturii, Nu (No) daca nu mai dorim s tergem legtura

Aplicaie practic
1. Deschidei aplicaia baze de date Access 2007; 2. Creai o baz de date nou cu numele Contabilitate n folderul indicat de profesor; 3. Creai un tabel Cheltuieli cu urmtoarele atribute: Cod Numeric, Byte Nume Text, dimensiune 15 caractere Suma Currency, Euro 4. Creai un nou tabel Colaboratori cu urmatoarele atribute: Nr_crt Autonumber Cod Numeric, Byte Firma Text, dimensiune 20 Adresa Text, dimensiune 25 5. Stabilii n prima tabel ca cheie primar atributul Cod; 6. Creai o legatur ntre cele doua tabele dupa cmpul Cod; 7. Salvai modificrile fcute; 8. Mutai n tabela 2 cmpul Firma dup cmpul Adresa; 9. nchidei aplicaia de baze de date.

10

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

3. Formularele
Crearea i salvarea unui formular - se apas eticheta Create/ More Forms /From Wizard(Creare formular utiliznd expertul) - se parcurg urmtorii pai: pas1: se alege tabelul pentru care creem formularul i atributele tabelului/Next pas2: se alege modul n care dorim s fie afiate atributele n formular/Next (de exemplu columnar = coloane) pas3: se alege un stil dintre stilurile predefinite/Next pas4: se alege numele formularului i se bifeaz dac dorim s introducem date cu ajutorul lui/ se apas Finish Deschiderea unui formular
dac este deja creat, se selecteaz i se apas butonul Open (Deschidere) sau dublu clic pe formularul dorit n fereastra aparut se pot introduce, modifica, terge date din tabela corespunztoare formularului se deschide formularul se introduc pe rnd nregistrarile

Utilizarea unui formular pentru a introduce i modifica datele ntr-un tabel

Exemplificare:

Aplicaie practic
1. Deschidei baza de date Contabilitate; 2. Creai un formular pentru tabelul Cheltuieli, salvai formularul cu numele Formular Cheltuieli; 3. Introducei dou nregistrri n tabelul Cheltuieli cu ajutorul formularului Cheltuieli; 4. Creai un formular pentru tabelul Colaboratori, salvai formularul cu numele Formular Colaboratori; 5. Introducei dou nregistrri n tabelul Colaboratori cu ajutorul formularului Colaboratori.

Aplicaie practic
1. Deschidei aplicaia baze de date Access 2007 i creai o baz de date cu numele Secretariat salvat n folderul indicat de profesor; 2. Creai un tabel care s conin urmtoarele cmpuri: CNP text, dimensiunea 13 Nume text, dimensiunea 20 Prenume text, dimensiunea 20 4. Salvai tabelul cu numele Angajati; 5. Creai un formular care s conin cele 3 cmpuri ale tabelului; 6. Salvai formularul cu numele Formular angajati; 7. Introducei 3 nregistrri n tabelul Angajati cu ajutorul formularului Formular Angajati CNP 123 124 Nume Crisan Sas Prenume Bogdan Cristian

11

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

125

Muresan Calin

8. Modificai CNP-ul de la prima nregistrare cu valoarea 222; 9. Modificai prenumele Cristian cu valoarea Cristina; 10. Salvai modificrile fcute i nchidei baza de date. Tem de cas: Creai o baz de date cu numele biblioteca personala format din 3 tabele prin care s inei evidena crilor din biblioteca personal. Tabele: Carti (cod_carte, nume_carte, autor, cod_domeniu, cod_editura) Edituri (cod_editura, nume_editura, adresa_editura) Domenii (cod_domeniu, nume_domeniu) Creai cte un formular pentru fiecare tabel i introducei n fiecare tabel cte 3 nregistrri. Parcurgerea nregistrrilor utiliznd formularele Formularele conin urmtoarele butoane pentru navigare: - buton pt pozitionare pe prima nregistrare a tabelei; - buton pt ntoarcere la nregistrarea anterioar; - buton pt trecere la nregistrarea urmatoare; - buton pt poziionare pe ultima nregistrare a tabelei; - buton pentru adugarea unei noi nregistrri. Adugarea i modificarea textului n antetul i subsolul formularelor - se deschide formularul n modul Design View (Proiect) - pe ecran va aprea constructorul de formulare cu ajutorul cruia putem face modificri: - se afieaz bara cu instrumente - introducerea textului n zona de antet i subsol: se trage de antet i de subsol apoi n spaiul creat se creaz o zon de text cu ajutorul butonului astfel: se apas butonul se selecteaz n antet locul unde dorim s introducem textul se introduce textul dorit se pot introduce i imagini n antetul sau subsolul formularului Insert/Picture (Inserare/Imagine) se nchide formularul i se salveaz modificrile fcute n formular se deschide formularul prin dublu clic pt a vedea rezultatul

tergerea unui formular: - se selecteaz formularul dorit i se apas butonul Delete din partea de sus a ferestrei bazei de date - SAU: clic dreapta pe formular/Delete(tergere) - o caset de dialog va cere confirmarea tergerii formularului, se va alege Yes(Da) pentru tergere definitiv sau No(Nu) pentru a renuna la tergere Salvarea unui formular: Access salveaz automat ceea ce ai modificat. Pentru o mai mare siguran, se d comanda File/Save(Fisier/Salvare) sau butonul Save de pe bara cu instrumente standard. nchiderea unui formular: se apas butonul nchidere din dreapta-sus.

12

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

Aplicaie practic 1. n folderul indicat de profesor creai o baz de date cu numele Agenie alcatuit din tabelele: ANGAJATI (CNP, Nume, Prenume) PRODUSE (Cod_produs, Nume_produs, Pret_produs, Cantitate) Fiecare tabel va avea cmpurile indicate n paranteza alturat; 2. Creai un formular pentru tabelul Produse cu numele Formular Produse; 3. Adugai un Antet formularului n care s apar data de azi iar la Subsol numele elevului; 4. Introducei 3 nregistrri n tabelul Produse cu ajutorul formularului creat.

13

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

4. Prelucrarea datelor n Access 2007

4.1 Operaii de cutare i filtrare
Folosirea funciei de cutare, pentru gsirea unei nregistrri
pentru cutarea n ntreaga tabel: Home/Find (Pornire/Cutare) pentru cutarea ntr-un singur cmp, se selecteaz cmpul respectiv naintea apelrii funciei Find se deschide fereastra Find and replace (Cutare i nlocuire) Find what (De cutat) se introduce ceea ce cutm Look in (Privire n) alegem unde dorim s se efectueze cutarea Search : All cutarea se va face asupra tuturor nregistrrilor Find next(Urmtorul) la apsarea acestui buton, se ncepe cutarea sau se continu dup ce a fost gsit un element cutat.

Aplicarea unui filtru asupra unei tabele

- o alta modalitate de a gsi anumite date ntr-o tabel este prin intermediul crerii unui filtru asupra tabelei Tipuri de filtre: a) Home/Selection (Filtrare prin selectare: filtreaz datele dintr-o tabel n funcie de nregistrrile selectate ; Filtrare cu excluderea seleciei : realizeaz filtrarea excluznd datele selectate) b) Home/Advanced/Filter by form (Filtrare dupa machet) utilizatorul alege ce s caute c) Home/Advanced/Advanced Filter (Filtrare/Sortare complex) realizeaz un mod de filtrare foarte complex - se deschide o fereastr n care se creaz opiuni de filtrare - se pot gsi nregistrri care ndeplinesc mai multe criterii, aceste condiii sunt construite sub forma unor expresii Exemplu de filtrare by form Pas 1: se deschide tabela creia i se aplica filtrul Pas 2: din meniul Records/nregistrri se alege tipul de filtrare dorit (Filter/Filter by form) Pas 3: se creeaz filtrul dorit din meniul Records(Inregistrari)/Apply filter /Sort (Se aplica filtrare/Sortare) sau se apas butonul sortare existent pe bara de instrumente a aplicaiei Pas 4: la nchiderea tabelului, filtrul creat este salvat odat cu tabelul, daca se salveaz modificrile fcute, astfel nct la urmtoarea deschidere a tabelei se poate aplica din nou filtrul respectiv

tergerea unui filtru

- meniul Advanced/Clear all filters - se salveaz modificrile fcute Aplicaie practic 1. Deschidei aplicaia de baze de date Access 2007; 2. Creai o baz de date nou n directorul indicat de profesor i salvai-o cu numele Schimb Valutar; 3. Creai o tabel Valuta cu urmtoarele cmpuri: Cod_valuta Number Valuta Currency (Monetar) - Euro Curs Number 4. n tabela creat stabilii Cod_valuta ca fiind cheie primar; 5. Creai un formular nou Formular Valuta; 6. Cu ajutorul formularului introducei 5 nregistrri n tabel 2 3 1 5 4 Euro Dolar Franc lira Forint 35000 33000 1200 50000 300

14

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

Creai un filtru de tipul Filter by selection pentru tabela creat (indicaie: se deschide tabelul, se selecteaz un element al tabelei cod_valuta=2, se aplic filtrul Filter by selection i se observ c va fi afiat doar nregistrarea euro care conine elementul selectat) 8. Deschidei tabela creat n modul proiectare; 9. Mutai cmpul 3 naintea cmpului 1; 10. Salvai datele i nchidei aplicaia de baze de date. 7. Aplicaie practic 1. Deschidei aplicaia de baze de date Access 2007; 2. Creai o baz de date nou n directorul indicat de profesor i salvai-o cu numele Depozit; 3. Creai o tabel Produse cu urmtoarele cmpuri: Numr_intrare Number Dat_intrare Date Cantitate_intrat Number Denumire_produs Text 4. n tabela creat stabilii atributul Numar_intrare ca fiind cheie primar; 5. Creai un formular nou Formular produse; 6. Cu ajutorul formularului introducei 5 nregistrri n tabel; 7. Creai un filtru de tipul Filter excluding Selection (indicaie: se deschide tabelul, se selecteaz un element al tabelei, se aplic filtrul Filter excluding selection i se observ c vor fi afiat toate nregistrrile n afar de nregistrarea care conine elementul selectat); 8. Salvai datele i nchidei aplicaia de baze de date.

15

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

4.2 Interogarea bazei de date

Crearea unei interogri (Query)
se apas butonul Interogri (Queries) se alege opiunea Create query in design view (Creare interogare n modul vizualizare proiect) se alege tabela sau tabelele aspura crora vrem s creem interogarea se aleg criteriile pentru interogare

Exemplu: n baza de date de la Exercitiul 1 Creai o interogare Interogare 1 asupra ambelor tabele n care afiai cmpurile Nume_elevi, Varsta, Clasa, Media Rezolvare: n constructorul de interogare se aleg tabelele i cmpurile dup care facem interogarea o interogare se poate crea asupra unei tabele sau asupra mai multor tabele, n funcie de anumite criterii dac dorim ca datele s fie sortate crescator sau descrescator, din cmpul Sort (Sortare) se alege una din opiunile Ascending(Ascendent) sau Descending(Descendent)

Exemplu: Elevii s fie afiai n ordine alfabetic dup cmpul Nume_elev n cmpul Show (Afiare) selectai csua dac dorii ca acest cmp s apar n interogare sau nu; n cmpul Criteria (Criterii) se pot defini propriile restricii. Acestea pot fi de genul: mai mare dect o anumit valoare (>), mai mare sau egal(>=), mai mic(<), mai mic sau egal cu o anumit valoare(<=), se poate alege i opiunea Egal cu o valoare sau diferit (<>) de o valoare. Se pot crea i expresii logice utiliznd operatorii logici. And (Si) si Or (Sau) dup salvarea i nchiderea interogrii deschidei aceast interogare cu ajutorul butonului Open (Deschidere). Interogarea va contine numai acele nregistrri care corespund restriciei create. Exemplu: Interogarea s conin elevii cu vrsta mai mare de 18 ani i din clasa mai mare dect clasa a 10-a. -

Modificarea unei interogri

- o interogare poate fi modificat: se pot aduga restricii noi, se pot aduga tabele noi - se selecteaz interogarea dorit i se apas butonul Proiect(Design) va aprea constructorul de interogri Exemplu: modificai interogarea astfel nct s fie afiai doar elevii care au vrsta de 19 ani( =19) pentru a adauga un tabel nou interogrii, se selecteaz Interogri/Afiare tabel (Query/Show Table) sau apsai butonul corespunztor de pe bara de instrumente a aplicaiei; se va afia pe ecran fereastra din care se poate alege tabela dorit; legatura dintre tabele apare aici dac ea a fost definit anterior, daca nu, se poate lucra cu tabelele fr a avea definite legturi ntre ele.

Rularea unei interogri

dup crearea interogrii, pentru a vedea rezultatele acesteia, interogarea trebuie rulat se deschide interogarea prin apsarea butonului Design(Proiect) se apeleaz meniul Query/Run (Interogare/Executare) sau apsnd butonul SAU prin dublu clic pe interogarea dorit

! de pe bara de instrumente a aplicaiei

nchiderea unei interogri:

- se apas butonul X din dreapta ferestrei interogrii SAU File/Close (Fisier/nchidere)

16

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

tergerea unei interogri:

-se selecteaz interogarea - se apas butonul din fereastra bazei de date SAU clic dreapta pe interogare/Delete(Stergere) SAU se apas butonul Delete de pe tastatur - va aprea o fereastr de dialog care va cere confirmarea tergerii interogrii. Pentru tergerea ei definitiv se apas Yes(Da)

4.3 Sortarea nregistrrilor

- pentru a gsi datele mai uor n cadrul unei tabele sau a unei interogri, datele se pot sorta cresctor sau descrescator - se selecteaz atributul dup care se va realiza sortarea metode: a) Records/Sort (Inregistrari/Sortare) cresctor sau descresctor b) se apas unul din butoanele de sortare pe bara de instrumente a aplicaiei c) Clic dreapta pe atributul selectat i din meniul contextual se alege tipul de sortare dorit Exemplu: Sortai tabelul Clasa descresctor dup atributul Medii

Aplicaie practic 1. Descrcai baza de date Vanzari IT de pe site-ul Manual online de competene digitale i salvati-o n folderul vostru de pe partiia D; 2. Deschidei aplicaia Access 2007 i deschidei baza de date Vanzari IT (Office/Open); 3. Creai o interogare utiliznd toate cmpurile din tabelul Vanzari care va arta toate vnzrile cu preul peste 400 Euro. Salvai interogarea ca Mai mare ca 400E; 4. Utiliznd cmpul Nume din tabela Clieni i Data vnzrii din tabela Vanzari, creai o interogare care va arta numele tuturor clienilor i data la care au cumparat. Salvai interogarea ca Data cumprrii. nchidei interogarea Data cumprrii; 5. Deschidei interogarea Pret i tergei criteriul #27/06/2004# din design view i salvai. nchidei interogarea Pre; 6. Deschidei interogarea Livrare i tergei cmpul Pre. Salvai i nchidei interogarea Livrare; 7. tergei interogarea Prod. 8. Deschidei tabela Vanzari i sortai descendent tabela dup cmpul Nume produs. Salvai i nchidei tabela Produs. nchidei baza de date Vanzari IT.

17

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

5. Crearea Rapoartelor
5.1 Lucrul cu rapoartele
Crearea i salvarea unui raport
- Create/ Report Wizard (Expert Rapoarte) - creare raport utiliznd expertul pas1: se alege tabela sau interogarea pentru care dorim s realizm raportul i atributele pe care dorim s le conin raportul pas2: alegem structura raportului pas3: gruparea datelor din tabel sau interogare prin selectarea atributului dup care dorim s grupm datele pas4: sortarea datelor din raport i alegerea modului n care vor fi sortate datele (cresctor sau descresctor) pas5: alegerea modului n care vor fi reprezentate datele i orientarea paginii raportului: Portrait sau Landscape pas6: alegerea unui stil predefinit pentru raportul creat pas7: alegerea unui nume pentru raport/ Finish Exemplu : Creai un raport Raport elevi asupra tabelului Elevi.

Adugarea, modificarea antetului i a subsolului unui raport

se deschide raportul n modul Design(Proiect) pe ecran va aprea constructorul de rapoarte i o bar de instrumente se procedeaz ca la formulare pentru adugarea textului sau imaginilor se salveaz raportul pentru a vedea modificrile fcute se deschide raportul utiliznd butonul Open(Deschidere)

Salvarea unui raport

Access salveaz automat ceea ce modificm. Pentru o mai mare siguran se poate apsa butonul File/Save (Fisier/Salvare) SAU apsarea butonului Save de pe bara cu instrumente

tergerea unui raport

prin selectarea raportului/apsarea butonului Delete (Stergere) de pe bara cu instrumente SAU clic dreapta pe raport/ Delete (tergere) se va cere confirmarea tergerii: Da(Yes) pentru tergere, Nu(No) pentru anularea tergerii

nchiderea unui raport

- prin apsarea butonului de nchidere x din dreapta sus - SAUFile/Close (Fisier/nchidere)

Gruparea datelor dup anumite atribute

dac atunci cand ai creat raportul nu ai selectat gruparea datelor dup diferite atribute, acest lucru se poate realiza cu ajutorul comenzii Format/ Group and Sort (Format/grupare i sortare) - SAU prin clic dreapta n bara din partea stnga a constructorului de meniuri - Va aprea fereastra Sorting and Grouping(Sortare si grupare) n care putem alege cum s fie grupate datele: dup ce atribute i modul de sortare a datelor (cresctor sau descresctor). Exemplu: se deschide raportul Clase n modul Proiect, se selecteaz Vizualizare/Sortare i grupare i se alege un criteriu de sortare/grupare, de exemplu descresctor dupa clas, i cu antet. -

18

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

Aplicaie practic 1. Descrcai baza de date Magazin IT de pe site-ul Manual online de competene digitale i salvati-o n folderul vostru de pe partiia D; 2. Deschidei aplicaia Access 2007 i deschidei baza de date Vanzari IT (Office/Open); 3. Creai un raport utiliznd toate cmpurile din tabela Clieni. Salvai raportul cu numele Cumprtori; 4. Schimbai orientarea raportului Cumprtori n landscape (vedere). Salvai i nchidei raportul Cumprtori; 5. Creai un raport bazat pe tabelul Vanzari grupat dup cmpul ID Client, care va arta suma total cheltuit de fiecare client. Salvai raportul ca Suma total; 6. Mutai cmpul de dat calendaristic din colul stnga jos a seciunii de subsol (footer), n colul din dreapta-sus a seciunii de antet (header) a raportului. Salvai i nchidei raportul Suma total; 7. tergei raportul Stoc vechi. Salvai i nchidei baza de date Magazin IT.

Aplicaie practic 1. Deschidei aplicaia de baze de date Access 2007; 2. Creai o baz de date cu numele Exercitiul 2 i salvai-o n folderul indicat de profesor; 3. Creai o tabel denumit Televizor cu urmtoarele cmpuri: Cod_televizor Number-Double Nume_televizor Text dimensiune 20 Data Date/Time Medium date; 4. Creai un formular nou asupra tabelei Televizor; 5. Introducei patru nregistrri n tabela Televizor cu ajutorul formei create Cod_televizor 102 98 la alegere la alegere Nume_televizor Daewoo LG Data 19-Jun-94 18-Feb-2002

6. Creai o interogare cu date din tabelul Televizoare n care afiai doar televizoarele cu marca LG; 7. Sortai datele din tabela televizoare dup cmpul Nume_televizor n ordine alfabetic; 8. Creai un raport asupra tabelului Televizoare.

19

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

6. Pregtirea rezultatelor
6.1 Pregtirea pentru imprimare
Vizualizarea nainte de imprimare a unui raport, formular, tabel
Se selecteaz tabelul, interogarea sau formularul Se alege comanda Quick access/Print preview(Bara cu acces rapid /Examinare naintea imprimrii sau Office/Print/Print Preview Se pot vizualiza datele din tabele, formulare, rapoarte Exemplificare

Modificarea orientrii i a dimensiunii paginii unui raport

- se utilizeaz comanda View/Layout View/Format/Page Setup - se poate alege: * orientarea scrisului n pagin: pe lung Portrait(Portret) sau pe lat: Landscape(Tip vedere) * dimensiunea paginii: A4, letter, legal, executive si altele - Exemplificare

6.2 Opiuni pentru imprimare

Imprimarea unei pagini, a nregistrrilor selectate sau a ntregii tabele
pentru a imprima coninutul unei tabele, sau doar anumite nregistrri din acesta se deschide tabela, se selecteaz nregistrrile dorite Office/Print (Office/Imprimare) - Name se alege imprimanta cu care dorim sa imprimm, daca sunt instalate mai multe - Print Range (Interval de imprimare) se alege ce dorim s imprimam: a) toate inregistrrile b) anumite pagini c) nregistrrile selectate - Print to file - pentru a imprima n fiier - Number of copies se alege numrul de copii dorite - se poate printa i cu ajutorul formularelor create pentru tabele - cu comanda Office/Print (Office/Imprimare) se poate alege imprimarea datelor din diferite interogri sau rapoarte - se pot imprima doar anumite nregistrari prin selectarea acestora i alegerea din fereastra Print (Imprimare) a opiunii Selected records (nregistrri selectate)

Aplicaie practic 1. Deschidei aplicaia de baze de date Access 2007; 2. Creai o baz de date cu numele Magazin i salvai-o n folderul indicat de profesor; 3. creai o tabel denumit Casete cu urmtoarele cmpuri: Cod_caset Number-Double Nume_film Text dimensiune 20 Tip_film Text-20; 4. Creai un formular nou asupra tabelei Casete; 5. Introducei patru nregistrri n tabela Casete cu ajutorul formei create; Cod_caseta Nume_film Tip film 122 Vulcanul aciune 52 Cum se fabric documentar 73 Invincibilul aciune 22 Pe aripile vntului romantic 6. Creai o interogare asupra tabelei Casete n care afiai doar Cod_caseta i Nume _Film; 7. Rulai interogarea creat; 8. Creai o interogare asupra tabelei Casete n care afiai doar cmpurile pentru care atributul Tip_film are valoarea Actiune; 9. Creai un raport asupra tabelei Casete; 10. Imprimai raportul n fiier.

20

M5 Baze de date Microsoft Access 2007

prof. Adriana Ilioasa

Bibliografie:
1. Mariana Pantaru, Tehnologia informatiei si comunicatiilor, , Editura Bic All 2. Ana Dulu, ECDL Baze de date Access, Editura Andreco Educaional, Bucureti, 2006 3. Intel@Teach - Instruirea n societatea cunoaterii, CD cu resurse curriculare, Siveco Romnia SA 4. Steve Johnson, Microsoft Office Access 2007, Teora, Bucureti, 2008 5. http://educate.intel.com/ro/projectdesign 6. http://educate.intel.com/ro/assessingprojects 7. Manual online de competene digitale

21