Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

1.1 Importancia de la Funcin Informtica1 Cuando se habla de la funcin informtica generalmente se tiende a hablar de tecnologa nueva, de nuevas aplicaciones, nuevos dispositivos hardware, nuevas formas de elaborar informacin ms consistente. Sin embargo se suele pasar por alto o se tiene muy implcita la base que hace posible la existencia de los anteriores elementos. Esta base es la informacin. Es muy importante conocer su significado dentro la funcin informtica, de forma esencial cuando su manejo esta basado en tecnologa moderna, para esto se debe conocer que la informacin:

esta almacenada y procesada en computadoras puede ser confidencial para algunas personas o a escala institucional puede ser mal utilizada o divulgada puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes

Los primeros puntos nos muestran que la informacin esta centralizada y que puede tener un alto valor y los ltimos puntos nos muestran que se puede provocar la destruccin total o parcial de la informacin, que incurre directamente en su disponibilidad que puede causar retrasos de alto costo. Pensemos por un momento que hoy se sufre un accidente en el centro de computo o el lugar donde se almacena la informacin. Ahora preguntmonos: Cunto tiempo pasara para que la organizacin este nuevamente en operacin? Es necesario tener presente que el lugar donde se centraliza la informacin con frecuencia el centro de cmputo puede ser el activo ms valioso y al mismo tiempo el ms vulnerable. 1.2 Importancia de la Administracin de la Funcin Informtica Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el rea de informtica de cualquier organizacin, en administracin existe el concepto de la delegacin de responsabilidades, es decir el administrador no puede, ni debe hacer todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su funcin y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera. En el rea de informtica tambin se aplica este concepto ya que es importante que el lic. En informtica que generalmente funge como administrador de la funcin informtica de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnologa, y entender que no se debe delegar la propia tecnologa (es decir no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus computadoras) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad de el administrador de la funcin informtica el uso de la tecnologa pero si el desempeo y funcionalidad de la misma.
1

Administracin de la Funcin Informtica; Factor AFI; ED. Trillas; Hernndez Jimnez Ricardo

Jos Lus Zavala Rodrguez

Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

1.3 La Funcin Informtica y su Relacin con el Ciclo Competitivo de las Organizaciones Pues bien, si prestamos la suficiente atencin al aspecto que viven las empresas en un deteriorado ambiente informtico plagado de deficiencias y poco funcional para sus verdaderos objetivos de negocio, y advertimos la importante participacin de la informtica en el ciclo de crecimiento competitivo de las empresas, as como el valor de los tres elementos fundamentales para la modernizacin, al tiempo que aceptamos que cada empresa es singular en su forma de desempearse, es posible entonces comprender el esfuerzo de AFI por comunicar a los nuevos egresados la necesidad de un cambio de direccin en la manera de ver y entender a la informtica. He ah la importancia de que una empresa identifique en todo momento con mucha precisin el papel que debe jugar la informtica para sus fines de negocio, lo cual va mucho mas all de solo utilizar la informtica, pues la manera como se use y aproveche en una empresa repercute en todo su mbito interno. Recurdese que la informtica no es solo un apoyo, es una funcin vital para una empresa. Si en una persona un rgano vital se atrofia y no funciona bien, repercute en el resto de su organismo; lo mismo sucede con las empresas. AFI pone mucho inters en la necesidad de determinar con presicion la misin informtica dentro de la empresa. Este es un punto de partida esencial y tambin de referencia que en todo momento avisa del cumplimiento o la desatencin de esta importante funcin. Por eso, siempre sostengo que una de las perspectivas que se le puede encontrar a AFI es la siguiente: el factor AFI puede describirse tambin como: el mecanismo particular con que se debe dotar a una empresa para poder determinar con toda claridad y en todo momento el alcance y acercamiento de la misin informtica a travs de su ciclo de crecimiento competitivo. En cuanto a lo anterior, AFI seala que, cuando menos cada gerente y directivo de una empresa debe saber contestar con presicion lo siguiente: para que queremos exactamente a la informtica en esta empresa? La funcin informtica dentro de las organizaciones es muy importante ya que nos lleva a conocer como se deben delegar las responsabilidades. Las responsabilidades se pueden delegar por departamentos los cuales tienen una funcin especfica para llevar a cabo sus tareas y lograr sus objetivos. Departamentos: Sistemas: En este departamento se llevaran acabo el anlisis, diseo, desarrollo, pruebas y capacitacin para la implantacin de los sistemas que requiera la organizacin, as mismo este departamento se encargar de dar capacitacin a los as como el mantenimiento del software utilizado. Redes: Este departamento tendr a su cargo la administracin de la red central, as como de las diferentes redes internas que existan, tambin llevara acabo la
Jos Lus Zavala Rodrguez Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn 5

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

administracin de las bases de datos que se acceden a travs de la red central, as como de el espacio en disco de la red, asimismo de el control y mantenimiento de la red en general. Mantenimiento: Su funcin es dar mantenimiento tanto preventivo como correctivo a el hardware y software de la organizacin, este ser el taller de mantenimiento de los equipos, de igual forma proporcionara los antivirus y software necesario para el mantenimiento de los equipos existentes de la organizacin. Administrativo: Se encargara de gestiones ante la direccin de la organizacin, llevar el control de los servicios prestados, controlara la asignacin y distribucin de recursos otorgados para el rea de informtica, y llevara a cabo el control de personal de toda el rea informtica. Servicio a Usuarios: En este departamento se establecer el rea de prcticas de todos los usuarios pertenecientes a dicha organizacin y prestara servicios de impresin, de Internet, de informacin general y salas de capacitacin. Asesores: Estos estarn distribuidos en todas las reas donde se requieran computadoras dentro de la organizacin y darn mantenimiento de hardware y software a los equipos ah instalados, sern los encargados de mantener respaldos, vacunas y dems acciones preventivas y correctivas. Tambin se encargaran de gestionar las necesidades de sus reas ante el administrador de la funcin informtica, otra de sus funciones ser el capacitar a los usuarios que estn dentro de sus reas, para que pueda aprovechar de la mejor manera posible la tecnologa puesta a su disposicin. Redes Internas: Se instalaran en cada una de las diferentes subdirecciones y sern para el manejo de la propia informacin de la subdireccin, y se interconectaran a travs de la red central. Red Central: Interconectara a las redes de las diferentes subdirecciones para evitar duplicidad de datos en los las subdirecciones y se tendr un mayor grado de seguridad en los accesos a la red. 1.4 Tendencias de las Tecnologas de Informacin Cuando se trata de tecnologa de informacin, entramos en un territorio de fronteras cada vez ms amplias y difusas (por la capacidad simbitica de mezclarse con otras tecnologas), y de cambios cada vez ms frecuentes. Hay que entender que desde la invencin del telfono, hasta la era del fax, pasaron casi 80 aos, mientras que de la del fax a la de Internet pasaron solo 15 y que desde entonces hasta ahora, las tecnologas basadas comunicaciones almbricas e inalmbricas e Internet, se desarrollaron a una velocidad tal que se

Jos Lus Zavala Rodrguez

Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

lleg a acuar el concepto del ao Web, el cual dura 3 meses, imprimindole al mercado y a los negocios una dinmica muy especial. 1.4.1 Tendencias de Hardware, Software Datos y Comunicaciones La Tecnologa a travs de los aos Hardware Software Maquina de Mallock (1941) UNIVAC (1975) Computadora Personal (Actualidad) Windows Vista (Actualidad) Screen Touch Internet

Lenguaje MS-DOS Ensamblador Datos Ingreso por ABACO Tarjetas Perforadas Comunicaciones Correo Telfono

El futuro ambiente tecnolgico (que ya comenz), deber considerar la adopcin de modelos de negocio centrados en la Web, que utilizan herramientas y estndares de Internet, y garantizan la omnipresencia de los servicios y la informacin (cualquier momento - cualquier lugar), organizndose en forma federalizada y con una arquitectura de tres niveles claramente separados: la interfase al usuario, la lgica de negocios y la gerencia transaccional de las bases de datos. Para manejar la transicin hacia el nuevo ambiente se tiene que: Revisar el modelo de negocios en funcin de las reglas definidas y analizar constantemente las necesidades de informacin acorde al entorno. Definir una visin tecnolgica que responda a las funciones o procesos organizacionales y no a la estructura organizativa, pues si esta cambia, la visin tecnolgica perdera vigencia o ameritara ser revisada. Considerar a la gente como parte de cualquier estrategia de actualizacin tecnolgica, ayudndolos a adquirir las capacidades para comprender, asimilar y adoptar las nuevas facilidades de transformacin. Evaluar la conveniencia del modelo de contratacin delegada a terceros (outsourcing) en el anlisis de costos y seguridad. Simplificar y unificar la diversidad de plataformas y ambientes de desarrollo, as como consolidar las bases de datos. Identificar oportunidades de racionalizacin y reorganizacin apoyadas en la tendencia convergente de tecnologas de datos, voz y vdeo. Utilizar aceleradores middleware que permitan portar las aplicaciones existentes al nuevo ambiente, minimizando esfuerzos y dedicndolos a satisfacer requerimientos nuevos que no se hayan atendido o que se vayan a presentar en el futuro inmediato. Extender el uso de la tecnologa SAN (Storage rea Network) para el manejo de archivos, revisar los mecanismos de almacenamiento secundario y la evaluacin profunda de las estrategias de Data Warehousing.

Jos Lus Zavala Rodrguez

Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

La calidad total en la administracin de tecnologas de la informacin La calidad se refiere a las caractersticas mensurables: cosas que se pueden comparar con estndares conocidos como longitud, color, propiedades elctricas, maleabilidad. Sin embargo, el software en su gran extensin, como entidad intelectual, es ms difcil de caracterizar que los objetos fsicos. La calidad total en la administracin de las tecnologas de la informacin es llevar un buen manejo de lo que se va a utilizar dentro del rea informtica desde los costos hasta el cuidado del equipo que se tendr disponible. Al hablar sobre los costos se refiere a obtener el equipo que sea a las medidas requeridas con un buen precio sin tener un despilfarro computacional, y con relacin al cuidado del equipo es tener en cuenta que se tendrn usuarios de todos los niveles manejando el equipo, entonces se debe de capacitar a todos los usuarios que tendrn acceso a todo equipo asignado al rea informtica y se tendr que llevar un buen programa para el control de mantenimientos tanto de software como el hardware. Reingeniera de la administracin de tecnologas de la informacin La reingeniera es la revisin fundamental y el cambio radical del diseo, para mejorar drsticamente el rendimiento en trminos de costo, calidad, servicio y rapidez. La reingeniera es una especie de reinvencin, ms que un mejoramiento gradual. La reingeniera de la administracin de tecnologas de la informacin, es llevar una revisin continua de la administracin con el fin de implementar nuevas estrategias para cubrir todas las necesidades de la organizacin en cuestiones del rea informtica. 1.5 Nuevas responsabilidades del directivo informtico2 Se Definen las responsabilidades, para el directivo informtico: 1. Administrar y supervisar la planta tcnica y administrativa asignada. 2. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta tcnica y administrativa asignada, manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organizacin, y en especial las funciones, responsabilidades y actividades de los Secretarios Tcnicos que lo asistan.

http://books.google.com.mx/books

Jos Lus Zavala Rodrguez

Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

3. Realizar toda incorporacin y desarrollo de nuevas tecnologas o recursos, ya sea que se adquieran a terceros o se desarrollen en la organizacin, en forma coordinada con los futuros usuarios y receptores de las mismas y con los responsables de las distintas reas a las que estos pertenezcan, involucrando a estos ltimos en forma previa a cualquier incorporacin y desarrollo, para asegurar una correcta y completa evaluacin de los objetivos que se persiguen, de las necesidades a las que se atendern y del impacto que tendr la incorporacin de la nueva tecnologa y desarrollo. 4. Resguardar y aumentar el capital estructural que la organizacin adquiera a travs del desarrollo de las actividades del Departamento, manteniendo a tal fin debida documentacin referida a las tecnologas y recursos existentes y a las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por desarrollos propios. 5. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las dependencias en las que funcione el Departamento y espacios fsicos para alojar equipamiento informtico y de comunicaciones que se ponga a disposicin para uso de usuarios. 6. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del Departamento, aparte de los informes peridicos que se considere necesario formular o que le sean solicitados. 7. Convocar peridicamente las reuniones del Departamento y documentar lo tratado en las mismas. 1.6 Ubicacin en las diferentes estructuras organizacionales. Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y consciente, que a su vez estn sujetas a una serie de restricciones y en base a determinados recursos. La determinacin de objetivos permite a la organizacin contar con una gua en su accionar. Toda organizacin durante su existencia realiza un proceso cclico (por perodos) de formulacin de objetivos. Previo a esto, en el nivel superior se define la misin de la organizacin, cuyo concepto posee mayor relevancia y en el tiempo mayor duracin que el de objetivos. La misin de una organizacin consiste en la expresin de su razn de existir. Posee caractersticas que superan el espacio temporal y espacial de la organizacin, con lo cual, queremos decir que se ubica delante de cualquier objetivo particular. En definitiva, la misin es la definicin precisa de la actividad central de la organizacin y gua el destino de la misma. Si bien, debe estar sujeta a revisiones peridicas, una misin perfectamente definida, debe poder perdurar por mucho tiempo. Una vez que la organizacin haya podido definir con precisin su misin, es posible la determinacin de objetivos que sean especficos, realistas y conducentes de su accionar.
Jos Lus Zavala Rodrguez Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn 9

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

Por lo tanto, el punto de partida del diseo estructural es la consideracin de la misin de la organizacin, ya que ella fundamentar sus objetivos, estrategias, los planes y sus actividades. A partir de los atributos mencionados, es decir, mecanismos de coordinacin, partes o sistemas, parmetros de diseo y factores de situacin, Mintzberg plantea su hiptesis de configuracin, que postula que las organizaciones efectivas logran una consistencia interna entre sus parmetros de diseo, as como su compatibilidad entre sus factores situacionales.

Organizacin emprendedores Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequea en un medio ambiente de cambio rpido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los sistemas de informacin estn pobremente planeados ya que el personal a cargo solo son dos directivos. Organizacin mquina burocrtica Existen en nuestra sociedad, en particular en el Estado, unas estructuras que se comportan como mquinas afinadas, preparadas para repetir procesos especficos. Son las llamadas burocracias mecnicas o mquinas burocrticas. Peter Drucker, especialista en la organizacin funcional. Es la organizacin que nace con la Revolucin Industrial como consecuencia de la industrializacin, donde se enfatiza la estandarizacin del trabajo y la empresa de produccin en masa. Muchas organizaciones desde fines del siglo XIX hasta nuestros das han mantenido estos tipos de estructuras. Entre otras, podemos mencionar: Fbricas de productos de consumo masivo; Organizaciones de la administracin pblica; Organizaciones de recaudacin de ingresos pblicos; Organismos de control; Organismos de seguridad; Compaas areas; y Bancos. Las caractersticas de estas organizaciones pueden racionalizarse a travs del modelo de control social presentado a principios del siglo XX por Max Weber; la burocracia. Los objetivos originales del modelo eran: * Eficiencia; y * Racionalidad. Para el logro de stos se apoya en una estructura jerrquica, impersonal, fuertemente centralizada e inflexible. Para Max Weber, la burocracia es el tipo ideal de estructura, no en su perfeccin, sino en cuanto a su forma pura. El modelo burocrtico original se basaba en una estructura altamente profesionalizada. Quienes desempean funciones y se les paga por ello deben ser

Jos Lus Zavala Rodrguez

Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn

10

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

funcionarios profesionales, para asegurar la objetividad en el desempeo del puesto y evitar la interferencia de otros factores. En la cobertura de cargos dar prioridad a los funcionarios de nivel inferior inmediato, siempre que cuenten con idoneidad para ello. Esto requiere de un sistema permanente de capacitacin y adoctrinamiento en todos los niveles, para que en cualquier momento un funcionario pueda reemplazar a otro, sin que ello afecte la eficiencia organizacional. La mquina burocrtica es una organizacin cuyo comportamiento es predeterminado o predecible, es decir, estandarizado; en particular, estandariza los procesos de trabajo. El ncleo de operaciones es amplio y racionalizado. Los trabajos son rutinarios y repetitivos. Se enfatiza la divisin del trabajo, o especializacin tanto horizontal (cantidad de tareas) como vertical (si el control est en manos de quien realiza la tarea operativa). Requiere de los empleados comportamientos altamente formalizados, con trabajos muy estandarizados. Sin libertad para elegir qu hacer, cmo hacerlo y cundo hacerlo. Por su sencillez, requieren poca capacitacin, la que puede adquirirse en la misma organizacin. Las unidades que forman la estructura son amplias. El agrupamiento elegido es de tipo funcional. Este tipo de organizacin requiere una estructura administrativa compleja, pues los numerosos niveles jerrquicos la necesitan a efectos de lograr coordinacin entre los sectores funcionales. La estructura posee una clara diferenciacin entre lnea y staff. Es decir, estricta separacin entre los que realizan el trabajo (personal de lnea) y los que planifican y disea el trabajo (personal de staff). Si bien la autoridad est centralizada, los empleados tecnocrticos, cuya responsabilidad es la estandarizacin de las tareas operativas, se reservan cierta autoridad de tipo informal (reas de Personal, por ejemplo), por cuanto son necesarios para disear y mantener sus sistemas de estandarizacin. Surge una amplia jerarqua en la lnea media para la supervisin del trabajo y para solucionar los conflictos que nacen inevitablemente de la departamentalizacin. Lnea de mandos medios muy desarrollada. Los ejecutivos del nivel medio estn al frente de grandes unidades funcionales. No trabajan por lo general en equipo y tienen una visin parcial de los problemas de la organizacin. Esto alienta a la llamada cultura de reinos. El mximo nivel de la organizacin es el nico que tiene una perspectiva global. En general, centralizada verticalmente, con la autoridad formal concentrada en la cumbre. La toma de decisiones sigue la lnea de autoridad formal, a travs de reglamentaciones, normas, disposiciones, de modo tal que se centraliza la toma de decisiones. Autoridad formal. La autoridad circula en sentido descendente y existe el respeto al principio de unidad de mando. Clara distincin entre lnea y personal de apoyo. Obsesin por el control. La administracin se preocupa por el cumplimiento de las reglas y procedimientos que deben seguir los empleados, quienes tienen escasa autonoma en la ejecucin de sus tareas. Esto intenta eliminar cualquier tipo de contingencia. Todo tiene que estar previsto para que la organizacin burocrtica funcione sin sobresaltos, como una mquina aceitada. Por ello, la organizacin
Jos Lus Zavala Rodrguez Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn 11

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

intenta aislar a los empleados del ncleo operativo de toda influencia externa o hecho nuevo. Otra de las manifestaciones del control es en lo relacionado con la contencin de conflictos. Esta estructura no resuelve conflictos, por su cerrada atmsfera laboral, utiliza mecanismos por los cuales los trabajos pueden realizarse, a pesar de la presencia de conflictos. Organizacin burocracia divisionalizada La idea central es la concentracin. La coordinacin se lleva a cabo mediante la estandarizacin de productos de distintas unidades de produccin. La lnea media de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonoma. Las divisiones dirigen en forma autnoma los negocios. Es la forma tpica que adoptan las organizaciones grandes y maduras, especialmente grandes corporaciones. Aunque en forma creciente, en esferas pblicas y universidades. Organizacin burocracia profesional La idea central es la capacitacin. Las actividades giran en torno de un conjunto de unidades semiautnomas dentro de las cuales los profesionales individuales trabajan en forma autnoma, sometidos a los controles de la profesin. Coordinacin a travs del conocimiento de los mismos profesionales. Por ello, la necesidad de que stos estn altamente entrenados en el ncleo operativo y con considerable personal de apoyo. La Tecnoestructura y lnea media no son muy elaborados. S el staff de apoyo, para dar asistencia a los profesionales. Organizacin adhocracia La idea central es el aprendizaje. Organizaciones ms complejas, en que se requiere la combinacin de trabajos a travs de equipos interdisciplinarios y coordinados mediante el compromiso comn en proyectos innovadores. Tienden a desaparecer la lnea y el personal de apoyo. La direccin ms bien moldea que dirige. Actualmente en todas las empresas ya sea,micro, mediana, grande o transnacional,incluyen el uso de tecnologas de informacion en sus procesos de administracion,produccin,manejo de recursos humanos, capacitacin, desarrollo de sistemas etc. A tal grado que si se suspende la funcin informtica se paralizan automaticamente las dems funciones de la empresa, e incluso puede afectar a otras empresas asociadas a esta. EL FACTOR AFI Se introduce en el ao de 1992 cuando las areas informaticas con su estructura centralizada, ya no responden a las necesidades de las organizaciones tremendamentes cambiantes en la actualidad.

Jos Lus Zavala Rodrguez

Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn

12

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad 1

1.- El desarrollo informatico en Mexico ha sido lirico. se construto son absoluta ligereza e improvisacion, debido al poco interes de las autoridades academicas ya la carencia de inversion en el desarrollo de nuevas tecnologias. 2.- Debido al desconocimiento que habia respecto de las ventajas competitivas de la tecnologia, se genera un despilfarro computacional.

Jos Lus Zavala Rodrguez

Lic. Rocio Gabriela Barrientos Lujn

13