Conselho Federal de Contabilidade Vice-presidncia de Controle Interno

INSTRUO DE TRABALHO INT/VPCI N 001/2007 1. Apresentao Com o advento da Resoluo CFC n 1.114/07, que instituiu o Controle Oramentrio Informatizado para o Sistema CFC/CRCs, apresentamos as consideraes e esclarecimentos iniciais, para a implantao dos procedimentos de controle oramentrio a partir do exerccio de 2008. 2. Controle Oramentrio A primeira fase para implementao do Controle Oramentrio comea com a Elaborao da Proposta Oramentria, ocasio em que as atividades de diagnstico, programao, projeto e estimativa de custos devem ser planejadas de modo a satisfazer as necessidades do Conselho para o prximo exerccio. Somente aps a homologao do Oramento pelo CFC que os Conselhos Regionais e Federal esto aptos execuo de seu oramento. Nenhuma despesa poder ser realizada sem a existncia de crdito que a comporte, nem quando imputada em dotao imprpria, vedada expressamente qualquer atribuio de fornecimento ou prestao de servios cujo custo exceda os limites previamente fixados na Resoluo que aprovou o oramento do Conselho e suas alteraes. Quando houver reduo ou cancelamento, no exerccio financeiro, de compromisso que caracterizou o empenho, haver anulao parcial ou total do empenho, revertendo a importncia correspondente respectiva dotao. 2.1 Empenho o ato da autoridade competente ou, por delegao de competncia, dos vice-presidentes, do diretor executivo e/ou de outro designado para tal, que cria para o Conselho a obrigao do
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pagamento dentro do limite dos crditos concedidos no oramento para cada despesa. prvio, ou seja, precede a realizao da despesa e est restrito ao limite do crdito oramentrio; conseqentemente, vedada a realizao de despesa sem prvio empenho. A emisso do empenho deduz o seu valor da dotao oramentria, tornando a quantia empenhada indisponvel para nova aplicao. Os empenhos so classificados em: a) Ordinrio ou Normal: utilizado pelo ordenador da despesa quando o valor do empenho igual ao da compra ou do servio, e a liquidao e os pagamentos devem ser efetuados em uma nica vez. Refere-se a um determinado fornecimento de material, prestao de servio ou execuo de obra. No h parcelamento na liquidao da obrigao, nem descontos, nem acrscimos. So perfeitamente definidos o valor e o credor. Como exemplos citamos:

Aquisio de materiais; Manuteno de veculos, etc.

b) Estimativa: quando a obrigao financeira assumida pela entidade ainda no tem o seu valor lquido e certo, o qual determinado no momento da liquidao. O valor total da despesa estimado, podendo ser liquidado e pago em parcelas mensais. Como exemplos citamos: Pessoal e seus encargos; Obras por medio; Energia Eltrica;

Suprimento de fundos;

Telefones; gua e Esgoto;

Combustveis.
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Conselho Federal de Contabilidade Vice-presidncia de Controle Interno c) Global: efetuado para despesas contratuais, ou outras

nas quais o pagamento ser de forma parcelada e fixa, em que j se conhece o valor da obrigao at o final do contrato. Como exemplos citamos:
.

Convnios;

Servios de limpeza; Servios de segurana; Aluguis, etc.

Antes do empenho, entretanto, o executor do oramento ter de verificar:

a) Se h necessidade ou no de efetuar a licitao por

qualquer das modalidades conhecidas, dependendo do limite estabelecido na legislao;

b) Se a despesa foi ou no includa no oramento. Em caso

afirmativo, se a dotao suficiente ou no para suport-la. Obtidas as respostas afirmativas, ordena-se o empenho. Sob o aspecto administrativo, o empenho um mecanismo que permite o controle das dotaes fixadas para as despesas programadas. 2.1.1 Nota de Empenho Para cada empenho, ser extrado um documento denominado Nota De Empenho, que indicar o nome do credor, a especificao e a importncia da despesa, bem como a deduo desta do saldo da dotao prpria, assinada devidamente pela autoridade competente e pelo emissor. O Pr-empenho utilizado para fazer bloqueio de dotaes, com a finalidade de atender s despesas que no esto em condies de serem empenhadas.
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No Sistema informatizado, o Pr-empenho denominado Reserva de Empenho, cujo objetivo o controle dos atos administrativos anteriores ao cadastro do empenho.

A Reserva de Empenho dever ser impressa, previamente, quando da necessidade da elaborao de processos licitatrios a serem realizados pelos Conselhos. 2.2 Liquidao o ato da administrao que verifica o direito adquirido pelo credor, tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios. Essa verificao tem por fim apurar: a) A origem e o objetivo do que se deve pagar; b) A importncia exata a pagar; c) A quem se deve pagar a importncia, para extinguir a obrigao. A LIQUIDAO, como verificao fsica da despesa, ter por base: a) O contrato, ajuste ou acordo respectivo; b) A Nota de Empenho; c) Os comprovantes da entrega do material, da prestao de servios e outros. Observao: Todas as despesas, de origem oramentria ou no, passam pelo estgio da Liquidao. 2.3 Pagamento: O pagamento o ltimo estgio da despesa. Por ele se extinguem as obrigaes assumidas com terceiros.
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O pagamento ordenado pela autoridade competente, quando a despesa for considerada liquidada ou processada.

A Ordem de Pagamento s poder ser exarada em documentos processados pelo Setor Financeiro, tais como: emisso de cheques, DOC, TED, depsitos ou outros procedimentos adotados pelos Conselhos, e encaminhados, posteriormente, ao Setor de Contabilidade, para as providncias sob sua responsabilidade. 2.4 Implantao Os Conselhos devem adotar medidas para divulgar, a todos os interessados nas compras de bens ou contratao de servios, as fases da despesa e da obrigatoriedade do Empenho ou de sua reserva prvia. Para a implantao do Controle Oramentrio Informatizado, os Conselhos devem observar, primeiramente: 2.4.1 Definir o responsvel pelo Empenho. Dentro das possibilidades e realidades de cada Conselho, o gestor designar o(s) funcionrio(s) responsvel(is) pela emisso e controle do Empenho, com desejvel conhecimento do Plano de Contas, Centros de Custo e Projetos do Plano de Trabalho do Regional. 2.4.2 Observar a segregao de funes. Atentar para a separao dos responsveis pelos servios de empenho, liquidao e pagamentos, a fim de aumentar o controle sobre as fases da despesa e evitar possveis fraudes. 2.4.3 Definir os Procedimentos de Compras.
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importante que toda compra de bens ou contratao de servios seja precedida da requisio do setor solicitante, devidamente preenchida e assinalada com o nmero do centro de custo, caso o Regional utilize, e ao seu respectivo projeto. Deve-se exigir a Reserva de Empenho ou Empenho para toda e qualquer despesa oramentria, precedida de autorizao prvia.

2.4.4 Controle e acompanhamento do processo de Empenho. Uma vez que a utilizao do empenho reflete diretamente no oramento, o remanejamento de dotao ou a reformulao oramentria por anulao s ser possvel se houver saldo nas rubricas a serem anuladas. Dever ser observada a ordem seqencial dos estgios da despesa de forma a evitar a realizao de despesas sem a devida dotao oramentria. Atentar para a classificao contbil no empenho, para que no haja divergncia quando da escriturao na contabilidade (conciliar). 2.5 Exemplo de Casos Especiais 2.5.1 Empenho de Suprimento de Fundos O Empenho da concesso de suprimento de fundos a funcionrio(a), deve ser por estimativa e por tipo de despesa, mediante Nota de Empenho na dotao prpria, no havendo a necessidade de contabilizar individualmente por funcionrio. Na contabilidade, no ativo, haver o controle do suprido. O fiscal recebe R$ 500,00 de suprimento para as despesas com combustvel, limpeza de veculo e reposio de peas. A Nota de
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Empenho ser emitida por estimativa nas respectivas dotaes. Nesse exemplo, o prestao de contas? Empenho ser na

Resposta: No. Para podermos ter o controle efetivo do oramento, o empenho ser por estimativa, em perodo trimestral, semestral ou anual. prudente que o Conselho realize um levantamento mdio das principais despesas utilizadas pelos supridos.

3. Funcionalidades: importante prestar ateno na data da realizao do empenho, pois nela que estaro vinculadas as outras emisses de empenho, no podendo sobrepor-se ao dia e ms. Todos os passos sobre a utilizao do Sistema de Controle Oramentrio Informatizado encontram-se disponibilizados no tutorial elaborado pela empresa que desenvolve a poltica de TI para o CFC. 4. Fluxograma Com base nas informaes assinaladas, apresentamos um modelo contendo o fluxograma de compras e as fases para emisso do empenho com o detalhamento do funcionamento das etapas, conforme o Anexo I. 5. Consideraes Finais: a) Esta Instruo de Trabalho tem a finalidade de subsidiar os Conselhos de Contabilidade, no que couber, no acompanhamento e controle do oramento via sistema informatizado, devendo os Regionais fazer as adaptaes dos fluxogramas de acordo com sua realidade.
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b) Os CRCs podero enviar sugestes para o aprimoramento constante desta Instruo, fortalecendo assim o Sistema CFC/CRCs.

IN IO C

S T R O IC A T E O S L IT N E

ANEXOS ANEXO I MODELOS DE FLUXOGRAMA

S L IT S R I OIC A E V O MT R L AE I A

S T R EC M R S EO D O P A A A IS D P D O N L E O E ID E C T O EP E O OA D R S

PD O K E ID O

NO

S IM

D E O IA IR T R AT R A D U O IZ O E P O S G IM N O RSE U ET

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AVISAR SETOR SOBRE O ARQUIVAMENTO AVISAR SETOR SOBRE O ARQUIVAMENTO

ARQUIVAR PEDIDO

ARQUIVAR PEDIDO

SETOR DE COMPRAS

PEDIDO OK?

NO

SETOR DE COMPRAS

SIM

NO CONTABILIDADE ALTERAO DO ORAMENTO OK? SIM RESERVA ORAMENTRIA

DIRETORIA AUTORIZAO PARA REMANEJAMENTO OU CRDITO ADICIONAL NO TEM ORAMENTO?

SIM

DIRETORIA AUTORIZA DESPESA

SIM

ABAIXO DE R$ 8.000,00?

NO

LICITAO

VALOR # QUE O RESERVADO?

SIM PLANILHA

NO

VENCEDOR

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CONTABILIDADE EMITE EMPENHO

SETOR DE COMPRAS RECEBIMENTO DA MERCADORIA E /OU PRESTAO DE SERVIO

RECEBIMENTO OK ?

NO

SIM

SETOR SOLICITANTE ATESTA PEDIDO

NO

PEDIDO OK ?

SIM

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SETOR DE COMPRAS PREPARA PEDIDO DE PAGAMENTO

DIRETORIA AUTORIZAO DE PAGAMENTO

AUTORIZAO OK?

NO

SIM

TESOURARIA EXECUTA PAGAMENTO

FIM

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1 - Fase SETORES SOLICITANTES So todos os setores envolvidos com o ciclo operacional dos Conselhos: a Presidncia, as Vice-presidncias, o Conselho Diretor, a Diretoria, as Coordenadorias, a Auditoria, o Departamento de Informtica, o Departamento Jurdico, a Biblioteca, a Comisso Permanente de Licitao, o Departamento de Comunicao Social, os Servios Gerais, etc. 2 Fase SETOR DE COMPRAS O setor de compras recebe as solicitaes de aquisies de bens e/ou prestao de servios e providenciar a cotao de preos junto aos fornecedores cadastrados, identificando o menor preo e a emisso do mapa comparativo com as respectivas cotaes. Posteriormente encaminhar Diretoria, a qual ir analisar e aprovar ou no a solicitao. No sendo aprovada/admitida a solicitao, o setor de compras providencia a anulao do pedido, comunica ao setor solicitante e arquiva em seguida a solicitao. Nos casos em que os valores cotados ficarem acima de R$ 8.000,00, o setor de compras encaminha a solicitao para a comisso permanente de licitao analisar e tomar as providncias cabveis. Nos casos em que os valores cotados ficarem abaixo de R$ 8.000,00 e havendo aprovao da Diretoria, o setor de compras encaminha, aps a coleta de preos, a solicitao para informao da dotao oramentria pela contabilidade. 3 Fase ANLISE DA CONTABILIDADE Depois de definida a viabilidade do processo que trata da solicitao de aquisio de bens e/ou prestao de servio pela Diretoria, o setor de compras realiza o encaminhamento do mesmo processo ao setor de contabilidade. De posse do processo, a contabilidade averigua a disponibilidade oramentria, buscando a integralizao da execuo do oramento em vigncia, com a
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contabilidade e os atos de gesto, por meio da confiabilidade das informaes. Diante desses dados, havendo dotao oramentria, o processo retorna Diretoria com Despacho contendo informaes que daro suporte continuidade do andamento do processo para as fases seguintes. Porm, no havendo disponibilidade oramentria, o processo retorna Diretoria, que verificar a necessidade ou no de remanejamento de dotaes ou abertura de crdito adicional, conforme a legislao em vigor, com base tambm em dados fornecidos pela contabilidade. 4 Fase AUTORIZAO DE DESPESA A Diretoria, ao apreciar o processo, j averiguada todas as formalidades legais para execuo da despesa, autoriza e encaminha o mesmo ao setor ou responsvel pelo controle do empenho para emisso da Nota de Empenho. 5 Fase EMPENHO Aps a despesa autorizada pela Diretoria, o setor ou pessoa responsvel pela emisso da Nota de Empenho verifica a categoria do empenho, se Ordinrio, por Estimativa ou Global. 6 fase RECEBIMENTO DA MERCADORIA E/OU PREST. SERVIO Aps a execuo do servio ou entrega do produto, o responsvel pela conferncia do pedido/compra verifica:
a) O

recebimento da mercadoria e/ou servio, a fim de detectar possveis alteraes quando do recebimento, tais como danos s mercadorias ou servios executados de forma no estipulada no contrato. processo, verificando se so idneos, juntamente com os respectivos empenhos.
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b) Confere a Nota Fiscal e outros documentos apensos ao

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Observao: 1 Caso tenha alguma alterao ou correo, bem como ausncia de informaes que norteiam dvidas quanto veracidade de dados, a solicitao retorna ao setor de compras para que este, junto ao fornecedor e/ou prestador de servios, providencie os ajustes necessrios para o andamento do processo. 7 fase ATESTO DO PEDIDO No havendo restries, o recebedor da mercadoria ou prestao de servios providencia o atesto e encaminha a NF e empenho para pedido de autorizao de pagamento junto ao responsvel ou setor competente. 8 Fase PEDIDO DE PAGAMENTO O funcionrio responsvel ou setor competente, de posse do processo devidamente formalizado, encaminha para a Diretoria autorizar o pagamento. 9 Fase AUTORIZAO DO PAGAMENTO A Diretoria, de posse do processo formalizado por todas as vias de execuo contendo anexa a NF e a Nota de Empenho, despacha ao setor financeiro autorizando o pagamento, o qual realiza as rotinas que so de sua responsabilidade. 10 Fase EXECUO DE PAGAMENTO O setor financeiro, responsvel pela guarda de valores, recebe e verifica os documentos relativos despesa, realiza a emisso de cheques ou outra forma de pagamento (DOC, Depsito, em espcie, etc), colhe as assinaturas autorizadas e, em seguida, executa o pagamento. De posse da documentao diria, encaminha contabilidade para as providncias sob sua responsabilidade.

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